Le comité de gestion de Rhône Alpes Bois Bûche

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1 Règlement intérieur de gestion de la marque «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» (à usage interne pour le comité de gestion régional et pour les ayants droit) I. Introduction A l initiative des Interprofessions régionales de la filière forêt-bois regroupées au sein d IRB (Inter Région Bois) et du Syndicat National du Bois de Chauffage (SNBC), en partenariat avec l Agence de l Environnement et de la Maîtrise de l Énergie (ADEME) et avec les professionnels de la production, de l exploitation et de la distribution du bois bûche, une marque collective simple pour le bois bûche qui s appuie sur un cahier des charges, déclinée, animée et pilotée régionalement a été créée. Elle est dénommée : En Rhône-Alpes, FIBRA (Fédération Forêt Bois de Rhône-Alpes), le Conseil régional de Rhône Alpes, l Agence de l Environnement et de la Maîtrise de l Énergie (ADEME) Rhône-Alpes, la Direction Régionale de l Alimentation, l Agriculture et la Forêt (DRAAF) pour Rhône Alpes et un groupe de producteurs/négociants de bois bûche ont décidé de créer une marque collective simple pour le bois bûche en Rhône Alpes. Elle est dénommée : Rhône-Alpes Bois Bûche règlement intérieur de gestion Page 1 février 2011

2 Rhône-Alpes Bois Bûche est en fait une déclinaison régionale de la marque nationale France Bois Bûche. La marque a pour objectifs : de promouvoir un bois bûche de qualité en termes de rendement énergétique et d impact environnemental, de favoriser l augmentation du volume de bois bûche sec mis en vente, de valoriser le bois régional, d assurer le développement des entreprises locales de récolte, de production, et de commerce de bois en bûche, d informer le client sur les règles de base à respecter en matière de bois bûche, de clarifier le marché pour fortifier les entreprises existantes et donner toute la transparence nécessaire dans l intérêt des consommateurs et des entreprises du secteur. Le Comité de gestion national de la marque «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent» a concédé à FIBRA le droit de créer la marque «Rhône Alpes bois Bûche». En conséquence, «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» intègre nécessairement les principes et les engagements de «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent». «Rhône Alpes Bois Bûche» intègrent les engagements de la marque «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent». En utilisant «Rhône Alpes Bois Bûche», un ayant droit s engage donc automatiquement à respecter les engagements de la marque «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent» et peut donc se prévaloir de celle-ci. De ce fait, un ayant droit de la marque «Rhône Alpes Bois Bûche» devient de plein droit ayant droit de la marque «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent». L utilisation de la marque «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent» se fait ainsi uniquement au travers des ayants droit des marques régionales. Aucune adhésion en direct à la marque «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent» n est donc possible. Il est indispensable de passer par une marque régionale pour pouvoir utiliser la marque «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent». Rhône-Alpes Bois Bûche règlement intérieur de gestion Page 2 février 2011

3 II. Propriété intellectuelle La marque «Rhône-Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» et le logo associé, ont été déposés auprès de l Institut National de la Propriété Industrielle (INPI). Ils sont la propriété de FIBRA qui en assure la gestion via un comité de gestion. Le droit d utiliser la marque et le logo «Rhône-Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» est uniquement concédé aux ayants droit de la marque régionale validés par le comité de gestion régional conformément à son règlement intérieur de gestion. Les ayants droit s engagent à respecter le cahier des charges de la marque. Ainsi, une utilisation sans autorisation pourra être réprimée par la loi, car de nature à tromper la vigilance du consommateur. III. Le comité de gestion de Rhône Alpes Bois Bûche Un Comité de gestion régional assure la bonne application et le bon usage de la marque «Rhône- Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent». III.1. Composition du comité de gestion de Rhône Alpes Bois Bûche La marque «Rhône-Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» est animée par un Comité de gestion régional composé de 2 collèges : 1. Le collège des ayants droit de Rhône Alpes Bois Buche (ou de leurs représentants élus au sein de l ensemble des ayants droit de Rhône Alpes Bois Bûche) 2. Le collège des partenaires régionaux composé d un représentant par structure : ADEME : Agence de l Environnement et de la Maîtrise de l Énergie DRAAF-SERFOBE de Rhône Alpes Conseil Régional de Rhône -Alpes FIBRA FIBOIS Ardèche - Drôme Au sein des collèges, chaque représentant dispose au moins d une voix. Toutefois, le 1 er collège représentera au minimum 60% des voix, quelque soit le nombre d ayants droit Rhône Alpes Bois Bûche, et le 2 ème collège au maximum 40% des voix. Le comité de gestion régional définit donc un nombre maximum ou minimum de voix pour chaque collège, indépendamment du nombre de votants. La présence de la moitié au moins de ses membres (présents ou représentés) est nécessaire pour que le Comité de gestion régional puisse délibérer valablement. Par ailleurs, une structure ne peut représenter qu une seule autre structure. Toutefois, différentes personnes physiques peuvent représenter la même structure lors de différentes réunions. Le comité de gestion élit en son sein pour une durée de 2 ans, un Président du comité de gestion régional qui aura pour fonction : de représenter la marque «Rhône-Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» et le Comité de gestion régional, de présider et d animer les réunions du Comité de gestion régional, de représenter la marque régionale au niveau national. III.2. Renouvellement du Comité de gestion régional 1. Le collège des ayants droit désigne tous les deux ans ses 15 représentants au plus pour le comité de gestion régional. 2. Les 10 représentants au plus du collège des partenaires régionaux sont désignés tous les deux ans. III.3. Missions du comité de gestion régional Le rôle du Comité de gestion régional est le suivant : Rhône-Alpes Bois Bûche règlement intérieur de gestion Page 3 février 2011

4 Examiner les demandes d adhésion à la marque Rhône Alpes Bois Bûche ainsi que les contrôles Veiller au respect du cahier des charges de la marque par les ayants droit Traiter les réclamations, les suspensions et les exclusions concernant les ayants droit de la marque Rhône-Alpes Bois Bûche, Animer la marque «Rhône-Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent», Coordonner la marque Rhône-Alpes Bois Bûche avec la marque France Bois Bûche, Proposer à France Bois Bûche les évolutions du cahier des charges et du règlement intérieur de Rhône Alpes Bois Bûche, Communiquer et promouvoir la marque «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» au niveau régional, Définir et valider les montants des adhésions et le budget. Il se réunit au moins 2 fois par an pour remplir ses missions. Il est assisté dans ses missions par le secrétariat de la marque qui est assuré par FIBRA. Il peut soutenir par ailleurs tout initiative visant à améliorer la commercialisation et l utilisation d un bois bûche de qualité. IV. Secrétariat de la marque Le comité de gestion est assisté dans ses missions par le secrétariat de la marque qui est tenu par FIBRA. Il assure : l enregistrement et le suivi des ayants droit, l animation de la marque, la gestion administrative et financière de la marque, les actions de promotion et de communication. Le siège de Rhône Bois Bûche est donc fixé au siège de FIBRA. Sur décision du Comité de gestion, ce siège pourra être transféré. V. Adhésion Le Comité de gestion régional assure la bonne application et le bon usage de la marque «Rhône-Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent». V.1. Modalité d adhésion Le secrétariat de la marque Rhône Alpes Bois Bûche envoie à chaque candidat à l adhésion de la marque, un dossier comprenant : un exemplaire du cahier des charges de la marque Rhône Alpes Bois Bûche, un exemplaire du règlement intérieur de la marque Rhône Alpes Bois Bûche, un bulletin d adhésion, une convention de partenariat FIBRA/Ayant droit Rhône Alpes Bois Bûche, le tableau des cotisations annuelles en cours de validité, un courrier d accompagnement. A la réception d un dossier d adhésion, FIBRA enregistre les inscriptions et vérifie les pièces à fournir au dossier d adhésion, à savoir : le bulletin d adhésion complété et signé, la convention d adhésion complétée et signée, la copie de l inscription au registre du commerce et des sociétés (K Bis) (sauf si non ressortissants : propriétaires forestiers,...), le chèque correspondant au paiement de la cotisation (non encaissé avant la confirmation de l adhésion) Une fois la candidature complète réceptionnée : le secrétariat informe le comité de gestion de cette candidature le secrétariat rend visite au candidat et rédige un rapport de visite le secrétariat envoie ce rapport de visite au comité de gestion Rhône-Alpes Bois Bûche règlement intérieur de gestion Page 4 février 2011

5 Une présentation rapide de l entreprise est faite par son responsable devant les membres du comité de gestion durant une réunion La délibération se fait en comité de gestion en l absence du candidat Le secrétariat informe le candidat par courrier de la décision du comité de gestion (acceptation ou refus d adhésion). L adhésion se fait pour une durée indéterminée. Elle peut toutefois être interrompue : sur demande de l ayant droit par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au secrétariat de la marque, à laquelle est joint le dernier document de confirmation d engagement, sur demande du Comité de gestion pour non respect des obligations induites par la marque. V.2. Enregistrement des adhésions Lorsque la demande d adhésion est acceptée, FIBRA édite en 2 exemplaires une confirmation d adhésion. L une est envoyée comme justificatif, l autre est conservée avec le bulletin d adhésion par FIBRA qui tient à jour la liste des ayants droit. Cette confirmation est valable une année. Chaque année, une nouvelle confirmation d engagement valable 1 an est éditée à la réception de la cotisation annuelle. Elle précise la date initiale d engagement de l ayant droit. Dans le cas d une entreprise qui a suspendu momentanément son adhésion ou qui a été exclue par le Comité de gestion, la date initiale prise en compte est celle de la nouvelle adhésion suite à la période de non adhésion. La suspension d une entreprise par le Comité de gestion ne modifie pas la date initiale d engagement de l ayant droit. Un numéro d ayant droit est attribué à chaque ayant droit utilisant la marque. Les ayants droit sont enregistrés dans un tableau qui contient l ensemble des informations concernant leur adhésion. La liste des ayants droit est régulièrement mise à jour (au moins une fois par mois) et est consultable et téléchargeable sur les moyens de communication développés par FIBRA (site Internet,...). VI. Réclamation Pour qu une réclamation puisse être examinée et portée à connaissance du Comité de gestion, elle doit systématiquement faire l objet d un constat écrit, identifiant la personne ou l entreprise mise en cause, la personne ou l entreprise faisant le constat, la date, le lieu, et l objet de la réclamation, en se référant à l engagement non respecté de la marque. Une réclamation n entrainera pas une gestion d un litige entre les 2 parties, mais seulement un porté à connaissance au Comité de gestion, qui pourra décider ultérieurement des suites éventuelles à donner. Il n existe donc pas une chaîne systématique de cause à effet entre une plainte et des décisions prises à l encontre des ayants droit. VII. Suspension - exclusion Le Comité de gestion régional assure la bonne application et le bon usage de la marque «Rhône-Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent». Il est donc seul habilité à supprimer le droit d utilisation de la marque à un ayant droit. Cette décision peut être prise suite à un non respect des engagements constatés lors d un contrôle ou à la réception de réclamations jugées recevables. Un ayant droit dont le droit d utilisation de la marque a été supprimé ne peut plus prétendre à utiliser la marque durant les 2 années qui suivent la décision, sauf avis contraire du Comité de Rhône-Alpes Bois Bûche règlement intérieur de gestion Page 5 février 2011

6 gestion. Les ayants droit suspendus et/ou exclus sont enregistrés dans un tableau qui contient l ensemble des informations concernant leur suspension. En cas de suspension/exclusion et sur avis motivé du comité de gestion, le secrétariat de la marque informe l ancien ayant-droit de cette décision par courrier en Recommandé avec Accusé de Réception. Une information de cette suspension/exclusion peut-être demandée par le comité de gestion. Dans le cas d une suspension et/ou exclusion, la totalité de la cotisation reste acquise. Une suspension est une suppression temporaire du droit d utilisation de la marque, en général pour complément d information et contact avec l ayant droit mis en cause. Une exclusion est une suppression durable du droit d utilisation de la marque, au moins pour deux ans. Un dossier d adhésion doit être à nouveau déposé après cette durée. VIII. Contrôles Chaque année, des contrôles sont effectués chez les ayants droit pour vérifier de manière objective : l adéquation de la marque par rapport au fonctionnement et à la production de bûches des ayants droit, le respect des engagements liés à la marque par les ayants droit. VIII.1. Généralités Les auditeurs sont nommés par FIBRA en fonction de leur qualification et de leur indépendance sous le contrôle du comité de gestion. Les conditions générales de ces contrôles sont présentées dans la convention de partenariat ayants droit FIBRA. Les contrôles sont effectués dans le cadre de la marque et les auditeurs sont tenus à la plus stricte confidentialité. Le rapport de contrôle est un document qui reste au secrétariat de la marque sauf en cas de contrôle négatif. VIII.2. Audits des ayants droit Dans la mesure du possible, tous les ayants droit sont audités une fois par an. A la demande du comité de gestion, des contrôles complémentaires pourront être réalisés si nécessaire. VIII.3. Déroulement des contrôles Lorsqu un contrôle est programmé, un courrier est envoyé aux ayants-droit pour les informer. Ce courrier précise le but et le déroulement du contrôle. Par la suite, l auditeur prend contact avec l ayant droit pour fixer d un commun accord une date et un lieu de rendez-vous. Le contrôle interne (de 1 à 3 heures) se déroule en plusieurs étapes : - présentation par l auditeur des objectifs et du déroulement du contrôle interne, - présentation de l ayant droit de son entreprise, - vérification sur le site de l entreprise, de la connaissance et du respect des engagements liés à la marque, - possibilité de rencontre avec un client de l ayant droit (lors d une livraison), - bilan de la visite et rédaction d un rapport signé par les 2 parties. Après son contrôle, une copie du rapport est envoyée à l audité. VII.4. Traitement des rapports de contrôle Les rapports de contrôles sont traités, analysés, classés et archivés de façon individuelle par le secrétariat de la marque. Puis un tableau synoptique général reprenant les principaux commentaires et remarques est réalisé de façon anonyme. Ce tableau est présenté au comité de gestion. Le Comité de gestion analyse les résultats des contrôles internes et les suites à donner proposées pour les éventuels écarts constatés. Ce tableau synoptique est la base du rapport synthétique réalisé chaque année par le secrétariat de la marque, présentant de façon anonyme les résultats des contrôles internes et les suites données à ces derniers. Le plan de diffusion de ce rapport, qui peut être large, est décidé Rhône-Alpes Bois Bûche règlement intérieur de gestion Page 6 février 2011

7 par le comité de gestion de la marque. Au-delà des éventuels écarts constatés, le rapport synthétique peut être la base d un plan annuel d amélioration pour les ayants droit de la marque Rhône - Alpes bois Bûche. IX. Communication Sous la responsabilité du Comité de gestion, FIBRA développe les outils de communication de Rhône Alpes Bois Buche en accord avec France Bois Bûche. IX.1. Kit de communication Chaque nouvel ayant droit Rhône Alpes Bois Bûche, reçoit lors de son adhésion un kit de communication qui comprend : le logo de la marque «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» en format informatique, le logo «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent» en format informatique, les plaquettes de communication à distribuer systématiquement à chaque livraison, Un facturier de la marque «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent»... Lorsque son stock arrive à épuisement l ayant droit peut demander des plaquettes de communication supplémentaires. De plus, le kit de communication de la marque est amené à évoluer en fonction de l actualité de «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent». IX.2. Site internet Un site national France Bois Bûche existe, le secrétariat régional de la marque se charge de la partie «Rhône-Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» de ce site (notamment liste et position géographique des ayants droit de la marque Rhône Alpes Bois Bûche», cahier des charge de la marque,...). Il est prévu que Rhône Alpes Bois Bûche développe largement ce site ou son propre site. IX.3. Autres actions de communication Avec l accord du comité de gestion, Rhône Alpes Bois bûche pourra développer ou soutenir toute initiative de communication visant à améliorer la commercialisation et l utilisation d un bois bûche de qualité. X. Ressources Aucune cotisation n est perçue au niveau national. En effet, la marque «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent» ne perçoit pas de cotisation puisque les ayants droit paient le montant du droit d utilisation de la marque directement aux marques régionales. Rhône Alpes Bois Bûche a comme ressource : les cotisations des ayants droit, les autres recettes provenant de son activité les subventions (notamment celles qui auront pu être sollicitées au nom de la marque «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent»), les recettes diverses et exceptionnelles dont elle pourra bénéficier après accord du comité de gestion X.1. Montant des cotisations Le montant des cotisations est décidé annuellement par le comité de gestion sous réserve d être dans la fourchette (plus ou moins 20%) de la proposition faite par France Bois Bûche. Cependant, afin de laisser le temps de l harmonisation, un délai de cinq ans sera donné à «Rhône Rhône-Alpes Bois Bûche règlement intérieur de gestion Page 7 février 2011

8 - Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent», à titre exceptionnel, pour atteindre le cadre proposé par le Comité de gestion national France Bois Bûche. Le montant ainsi que le mode de calcul des cotisations est décidé annuellement par le comité de gestion et rappelé dans la convention annuelle de partenariat ayant droit /FIBRA. Le coût de l adhésion correspond aux droits pour l utilisation du logo, du nom «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» et de la marque associée, ainsi que du logo et du nom «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent», du 1 er janvier de l année au 31 décembre de cette même année. Quelque soit la date d adhésion, la part fixe de l adhésion est dûe dans sa totalité ; la part variable est calculée au pro rata temporis de l année civile. NB : une contribution financière exceptionnelle pourra être sollicitée par la marque «France Bois Bûche : des entreprises françaises qui s engagent» auprès des marques régionales dont «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent», après accord unanime de l ensemble de ces dernières. Toutefois, cette contribution ne devra pas engendrer d augmentation des montants des droits d utilisation de la marque auprès des ayants droit. Cette contribution exceptionnelle pourra par exemple servir à des mises à jour du site Internet national. X.2. Gestion Dans un premier temps, la marque «Rhône Alpes Bois Bûche : des entreprises rhônalpines qui s engagent» sera intégrée dans FIBRA, qui en assurera par conséquent la gestion financière. La marque fera donc partie intégrante du budget total de l interprofession FIBRA. Néanmoins, elle fera l objet d une comptabilité spécifique, afin de pouvoir appréhender le montant des pertes ou des recettes éventuelles. L objectif étant que la marque puisse acquérir à terme son autonomie financière. De plus les budgets devront être présentés et approuvés par le Comité de Gestion de Rhône Alpes Bois bûche. Rhône-Alpes Bois Bûche règlement intérieur de gestion Page 8 février 2011