Directive visant l application de critères de tri de documents contenus dans des fonds d archives de parlementaires

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1 Directive visant l application de critères de tri de documents contenus dans des fonds d archives de parlementaires Par le comité sur les archives privées de BAnQ Le 14 mai 1874, Oscar Dunn écrivait dans L Opinion publique : «Songeons donc à sauver de l injure du temps la mémoire de ceux qui honorent la patrie.» Voilà un conseil judicieux de la fin du XIX e siècle que notre génération devrait s empresser de suivre ( : par Michel Bissonnet et Jocelyn St-Pierre). Objectif Les critères de tri des archives de parlementaires 1 ont pour objectif de permettre au personnel de la Direction générale des archives de BAnQ de constituer un patrimoine documentaire répondant tant aux besoins des chercheurs qu aux courants de recherche prévisibles. Ces critères tiennent aussi compte des questions soulevées par plusieurs institutions patrimoniales qui se traduisent, entre autres, par la réévaluation des normes et des pratiques quant à la nécessité d adapter et de redéfinir leur espace documentaire. Une réponse à ces préoccupations réside entre autres dans une révision du contenu de l ensemble de leurs fonds et collections. À partir du plan de classification tiré de la publication Vos archives, une contribution à la mémoire du Québec : Guide à l intention des parlementaires et de leur personnel (3 e édition), publiée par l Assemblée nationale du Québec (AN), une série et trois sousséries ont été identifiées et pour lesquelles des critères de tri ont été élaborés : 1. les archives de partis politiques (série 3000) 2. les dossiers des commettants (sous-série 4500) 3. les dossiers d organismes, d entreprises et d associations (sous-série 4600) 4. les demandes de subventions approuvées (sous-série 4800) 1 Dans le présent document les termes «parlementaire» et «député» ont le même sens et sont utilisés comme des synonymes. 1

2 Mise en contexte 1983 : Promulgation de la Loi sur les archives qui : considère les archives des parlementaires comme des archives privées (art. 12); reconnaît un statut particulier à l AN qui assure elle-même la garde de ses archives (art. 14; par. 2 de l annexe) : Invitation par le Comité des archives de l Amicale des anciens parlementaires du Québec (AAPQ) lancée auprès de l AN et des Archives nationales du Québec (ANQ) afin d assurer une concertation en matière d archives de parlementaires : Signature d un protocole entre l AN et les ANQ qui reconnaît que : les archives produites par un membre de l AN ou du Conseil législatif de Québec dans le cadre de l exercice d une fonction parlementaire visée à l article 7 de la Loi sur les conditions de travail et de régime de retraite des membres de l Assemblée nationale (L.R.Q., chapitre C-52.1) sont complémentaires des archives de l AN et elles doivent être conservées par l Assemblée; les archives privées produites par un membre de l AN ou du Conseil législatif de Québec dans le cadre de l exercice d une fonction ministérielle telle que définie par l article 4 de la Loi sur l exécutif (L.R.Q., chapitre E-18) sont complémentaires des archives des ministères concernés et elles doivent être conservées par les ANQ; les archives privées d un membre de l AN ou du Conseil législatif de Québec qui n ont pas été produites dans le cadre d une fonction ministérielle ou parlementaire et qui ont été produites au cours de sa vie personnelle ou professionnelle devraient être conservées dans le milieu où elles ont été créées puisqu elles témoignent de l implication de la personne dans ce milieu; lors de l acquisition d archives, les parties au présent protocole d entente prendront en considération l intention des membres de l AN ou du Conseil législatif de Québec en matière de lieu de conservation de ces archives privées : Reconduction du protocole d entente de : Publication par l Assemblée nationale de l ouvrage Vos archives, une contribution à la mémoire du Québec : Guide à l intention des parlementaires et de leur personnel (3 e édition). Cet ouvrage présente un plan de classification et un calendrier de conservation adaptés aux besoins de gestion des documents produits ou reçus par les parlementaires. 2

3 Objet La série 3000 «Militant politique» témoigne des relations que le parlementaire entretient avec son parti politique et ses diverses instances. Outre la correspondance personnelle qu entretient le député avec les représentants du parti ou ses membres, ces dossiers contiennent aussi des circulaires et autres documents envoyés massivement aux membres. Ces documents concernent principalement l administration du parti, les cotisations et les souscriptions (membership) et les élections. Pour leur part, les sous-séries 4500, 4600 et 4800 de la série 4000 «Député» regroupent les documents témoignant des relations du député avec des citoyens, des organismes, des entreprises et des associations de sa circonscription. Ces dossiers, principalement composés de correspondance, témoignent des types de demandes qu un citoyen ou un organisme peut adresser au député de son comté. À l inverse, ces documents témoignent des actions posées par un député pour favoriser certains dossiers de sa circonscription, notamment par l attribution de subventions. C est l ensemble de ces dossiers qui fait l objet de la présente directive. Justifications En considérant que : Les fonds des parlementaires sont susceptibles de documenter les activités de certains partis politiques disparus ou tiers partis actuellement peu documentés dans les collections de BAnQ et d autres centres d archives au Québec; La série et les sous-séries visées par ces critères de tri sont constituées de masses documentaires considérables impliquant des coûts d entreposage importants; La série et les sous-séries visées par ces critères sont d un intérêt limité pour la constitution du patrimoine documentaire et sont des sources peu consultées par les chercheurs 2 BAnQ souhaite se doter d outils assurant une représentativité adéquate des activités parlementaires des députés en prenant en considération les autres sources patrimoniales disponibles (fonds d archives privées et gouvernementales, les documents publiés, etc.); Le Guide à l intention des parlementaires et de leur personnel mentionne notamment qu «il se peut que les documents remis ne soient pas conservés dans leur totalité et qu un tri soit effectué» 3 ; 2 Entre 2000 et 2009, la très grande majorité des demandes de recherche relatives aux fonds d archives de parlementaires concernait leur vie familiale et personnelle, leurs carrières autres que politique (journalisme, fonction publique, etc.) et leurs activités ministérielles. Par contre, une faible proportion (9 %) des demandes avait comme objet de recherche la vie militante et la fonction de député des parlementaires. Concernant cette dernière série, le personnel à la référence des salles de consultation des centres d archives de Québec et de Montréal de BAnQ confirme que les informations recherchées par les chercheurs concernent les dossiers culturels, communautaires et économiques ayant eu un impact important sur une localité ou une région. 3 Assemblée nationale du Québec, Vos archives, une contribution à la mémoire du Québec : Guide à l intention des parlementaires et de leur personnel, 3 e édition, 2011, p. 9. 3

4 Les critères de tri actuels 4 permettent ni de réduire la masse documentaire de manière importante, ni de rentabiliser l effort fourni dans le processus de traitement des dossiers; Le traitement sommaire ou définitif de ces séries peut exiger d importantes ressources humaines; BAnQ peut compter sur la présence de partenaires institutionnels (AN, services d archives privées agréés, sociétés d histoire, etc.) collaborant à la conservation et à l accessibilité des archives de parlementaires; Les dossiers de relations avec les citoyens (sous-série 4500) sont restreints à la consultation pour 100 ans puisqu ils sont susceptibles de contenir des renseignements personnels. Recommandations Le Comité sur les archives privées formule des recommandations en tenant compte de la capacité de BAnQ à mettre en valeur les fonds des députés. Cette capacité dépend, entre autres, de l état de conservation et de la masse documentaire concernée, des conditions d acquisition, des conditions d accessibilité et des ressources financières, humaines et matérielles disponibles pour effectuer les opérations de traitement. Recommandation 1 : Conservation des archives de partis politiques disparus ou tiers partis se retrouvant dans les fonds de députés (série 3000). En conservant les archives émanant de partis politiques disparus ou tiers partis se retrouvant dans les fonds de députés, on s assure de combler les lacunes dans les collections de BAnQ. En contrepartie, on détruira les documents circulaires adressés à toute la députation et les autres documents envoyés massivement par le Parti québécois et le Parti libéral du Québec se retrouvant dans les fonds de députés puisque les activités de ces partis politiques sont largement documentées à même leurs fonds d archives institutionnels. Dans tous les cas, on conservera la correspondance spécifiquement adressée à un député et les documents annotés jugés suffisamment significatifs ou témoignant de l implication du député au sein de son parti. Afin de s assurer que tous les partis politiques, inscrits au registre des partis auprès du Directeur général des élections du Québec, soient sensibilisés à la sauvegarde et à la conservation de leurs archives, BAnQ s assurera de leur transmettre régulièrement une version électronique du document Guide de gestion des archives de partis politiques (2005). 4 Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Normes et procédures archivistiques de la Direction générale des archives de BAnQ : Chapitre sur le tri d archives, 2005 (révisé en 2010). 4

5 Recommandation 2 : Sélection (qualitative et/ou quantitative) en vue de la conservation minimale de 5 % des dossiers de relations avec les citoyens (sous-série 4500) 5 Le créateur des documents et/ou l archiviste 6 effectuent une sélection garantissant la conservation d au moins 5 % des dossiers en appliquant l une et/ou l autre des deux méthodes suivantes : 1. la sélection qualitative (dossiers qui se démarquent et ayant eu un impact important sur une localité ou une région) 2. la sélection quantitative 7 Le résultat de cette sélection permettra de documenter les types de demandes 8 qu un citoyen adresse à son député. La sélection devra être effectuée en s assurant que tous les mandats effectués par un parlementaire soient représentés adéquatement. Recommandation 3 : Sélection qualitative en vue de la conservation minimale de 5 % des dossiers de relations avec les organismes, entreprises et associations (sous-série 4600) 9 Le créateur des documents et/ou l archiviste 10 effectuent une sélection qualitative garantissant la conservation d au moins 5 % des dossiers en appliquant les critères suivants : Les dossiers d organismes, entreprises et associations significatifs pour les milieux culturels, communautaires et économiques de la circonscription. Les dossiers relationnels témoignant de l implication soutenue du député relatant ses efforts à la défense des intérêts de la circonscription, à la réalisation de projet d importance pour la région et son développement. 5 Conserver intégralement le contenu d une base de données existante procurant de l information entre autres sur les auteurs, les dates et les sujets de la correspondance. 6 L implication du créateur des documents dans le processus de sélection est assurément la situation la plus avantageuse. Dans l impossibilité d une telle participation, il revient à l archiviste qui, par ses connaissances de la région et ses recherches, effectuera lui-même la sélection. 7 Une méthode simple d identifier 5 % des dossiers consiste à conserver un dossier sur vingt. L archiviste peut ainsi sélectionner tous les dossiers dont les numéros, par exemple, se terminent par les chiffres 16, 36, 56, 76, et 96. Il est aussi possible de sélectionner certaines lettres alphabétiques (ex. : les dossiers classés à A, L et M). 8 D après une étude effectuée en Estrie, les types de demandes qu un citoyen adresse à son député concernent l un des cinq sujets suivants : accès à l emploi, accès aux soins de santé, soutien au revenu, protestations, requêtes spéciales (y compris des demandes de représentations du député). 9 Voir note Voir note 6. 5

6 Recommandation 4 : Associer la conservation des dossiers de subventions reçues (sous-série 4800) avec les dossiers sélectionnés à la recommandation Seules les demandes de subventions associées aux dossiers de relations avec les organismes, entreprises et associations sélectionnées pour conservation permanente (recommandation 3) seront conservées. Conclusion : L adoption d un ensemble de critères de tri aux séries 3000 et 4000 (spécifiquement les sous-séries 4500, 4600 et 4800) assurera la constitution d un patrimoine documentaire représentatif du travail des députés de l AN. Rappelons les éléments essentiels : La conservation des archives émanant de partis politiques disparus ou tiers partis se retrouvant dans les fonds de parlementaires. Le tri par une sélection quantitative et qualitative assure la conservation de plus de 10 % des relations avec les particuliers, les organismes, les entreprises et les associations permettant de constituer un ensemble documentaire témoignant des fonctions des parlementaires et de répondre tant aux besoins des chercheurs qu aux courants de recherche prévisibles. Répondre aux préoccupations du milieu archivistique quant à la réévaluation des normes et des pratiques de sélection en vigueur. Par le Comité sur les archives privées de BAnQ 18 avril Voir note 5. 6

7 BIBLIOGRAPHIE Archives nationales du Québec, Guide de gestion des archives de partis politiques, 2005, 50 p. Assemblée nationale du Québec, Vos archives, une contribution à la mémoire du Québec : Guide à l intention des parlementaires et de leur personnel, 3 e édition, 2011, 99 p. Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Chapitre sur le tri d archives : normes et procédures archivistiques de la Direction générale des archives de BAnQ, 2005 (révisé en 2010), 14 p. De Grand Maison, Michel. «La méthode d échantillonnage : les travaux du sous-comité sur l échantillonnage». Archives, numéro 22.4 (été 1991), p Guyotjeannin, Olivier. «Tris et échantillonnage : empirisme et théorie». Gazette des archives, 124, 1984, p Hull, Félix. Utilisation des techniques d échantillonnage dans la conservation des archives : études RAMP et principes directeurs. Paris : UNESCO, 1981, 77 p. 7