Vérification de la TPS/TVH Première partie : la préparation à la vérification

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1 Vérification de la TPS/TVH Première partie : la préparation à la vérification par TERRY G. BARNETT Introduction Questions de vérification Exigences de documentation Pouvoirs du vérificateur Divulgation volontaire Démission des administrateurs Conclusion Cette série de trois articles donne un aperçu des problèmes qui peuvent se poser lorsque l Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) procède à une vérification de la conformité en matière de TPS/TVH, et elle offre des suggestions sur la façon de gérer le processus. Les trois articles correspondent aux trois grands moments de la vérification, à savoir la préparation à la vérification, l exécution de la vérification et le suivi de celle-ci. Introduction Tous les ans, l ADRC procède à la vérification de nombreux types d entreprises pour établir si elles se sont conformées à la Partie IX de la Loi sur la taxe d accise (LTA). L ADRC entreprend ces vérifications par rotation et/ou en fonction de l évaluation du risque, mais les facteurs suivants peuvent également être pris en considération : des circonstances de déclaration ou de production inhabituelles, p. ex. une demande de remboursement plutôt qu une remise, ou un défaut de production; des sources de renseignements externes et internes 1 ; des initiatives sectorielles précises en matière de vérification, p. ex. dans les secteurs de la construction et du tourisme. En règle générale, l ADRC vérifie les inscrits, soit les entreprises qui sont soit inscrites, soit tenues de l être aux fins de la TPS/TVH. Cependant, tout type d entreprises peut faire l objet d une vérification, y compris les entreprises qui exercent des activités exonérées de TPS/TVH et celles qui n ont pas encore dépassé le plafond de «petit fournisseur», qui s élève à $. La politique actuelle de l ADRC consiste à procéder à la vérification de l exercice écoulé et du précédent (la politique dite «1 + 1»). Habituellement, les périodes de vérification coïncident avec les exercices utilisés aux fins de l impôt sur le revenu. Cette politique ne s applique toutefois pas aux grandes entreprises, à l égard desquelles l ADRC a un autre protocole de vérification. Il y a lieu de noter que, tandis que l échantillon de vérification ne couvre que deux ans, l article 298 de la LTA prévoit une période de cotisation de quatre ans ou encore une période illimitée en cas de déclaration trompeuse ou de fraude. Il est avantageux de tenir compte des problèmes communs de vérification et d examiner les exigences de documentation prévues dans la LTA. Si la non-conformité devient manifeste, il est utile d avoir une connaissance pratique des pouvoirs de vérification prévus dans la LTA pour que l entreprise puisse prendre une décision éclairée sur la pertinence de procéder à une divulgation volontaire à l ADRC ou, dans les cas extrêmes, que les administrateurs d une entité constituée en société puissent déterminer s ils devraient démissionner. 1 Par exemple, les bureaux provinciaux d enregistrement immobilier, une «information» anonyme sur un défaut de conformité, la comparaison de l information fiscale et financière communiquée à d autres entités gouvernementales fédérales ou provinciales, et une demande de remboursement pour habitations neuves.

2 Questions de vérification Les questions suivantes sont fréquemment prises en compte par les vérificateurs de l ADRC et elles devraient être examinées dans le cadre de toute préparation à la vérification. Elles ne sont pas présentées dans un ordre particulier. Erreurs de calcul et d écriture erreurs d addition ou de soustraction, chiffres inversés, difficulté à lire les chiffres sur la déclaration Avantages accordés aux employés et crédits de taxe sur les intrants (CTI) limités location d automobile et allocation pour usage d une automobile, stationnement, repas et divertissements, abonnements Vente d actifs d une entreprise défaut d admissibilité au choix prévu à l article 167, formulaires de choix produits en retard ou défaut de production des formulaires de choix Droit au CTI absence de pièces justificatives, les pièces justificatives ne portent pas le nom de la personne qui demande le CTI (même si le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de CTI prévoit expressément le nom «de son mandataire ou de son représentant autorisé»), des CTI sont demandés pour la TPS/TVH payée lors de l importation de produits d une autre personne Ventilation des CTI contestation du calcul des CTI au titre des dépenses liées à des activités taxables et à des activités exonérées (institutions financières, organismes de services publics) Opérations intersociétés utilisation inappropriée des choix prévus aux articles 156 et 150 Défaut d inscription de nouvelles sociétés risquent de perdre les CTI qui se rapportent aux périodes antérieures à l inscription Subventions déterminer si le financement d une activité constitue la contrepartie d une fourniture, et les conséquences fiscales qui en découlent Exportations incapacité de prouver le statut de fourniture détaxée, habituellement à cause de l absence de pièce justificative Commerce électronique l application des règles sur le lieu de la fourniture peut entraîner un défaut de perception et de remise de la taxe Créances irrécouvrables défaut de conformité à l article 231 de la LTA (les créances irrécouvrables n ont pas été radiées de la bonne façon), défaut de remise en cas de recouvrement de créance irrécouvrable Autocotisation défaut d autocotisation au titre des services et biens incorporels acquis auprès de non-résidents (touche les entités qui n ont pas droit aux pleins CTI, p. ex. les institutions financières, les organismes de services publics) Exigences de documentation L article 286 de la LTA exige la tenue de registres par quiconque : a) exploite une entreprise au Canada; b) exerce une activité commerciale au Canada; c) est tenu de produire une déclaration de TPS/TVH; d) présente une demande de remboursement. Cette exigence s applique peu importe la nature de l entreprise ou le statut d inscrit aux fins de la TPS/TVH. Vérification de la TPS/TVH, Première partie 2

3 La forme (imprimée ou électronique) des registres et la quantité de renseignements qui s y trouvent doivent permettre d établir les obligations et responsabilités de la personne en matière de TPS/TVH, ou le droit de la personne à un remboursement. De plus, les registres doivent être conservés pendant une période minimale de six ans après la fin de l année à laquelle ils se rapportent. Cette période de six ans peut de fait être prolongée; une personne qui produit un avis d opposition ou qui est partie à un appel ou à un renvoi doit conserver les registres pertinents jusqu à ce qu il en soit décidé. On doit aussi tenir des registres adéquats à l appui des demandes de CTI. Il est très important de faire en sorte que ces registres soient disponibles pendant la vérification, puisqu un vérificateur de la TPS/TVH risque de refuser des demandes de CTI qui seraient légitimes par ailleurs. Un refus de CTI a le même effet qu une cotisation pour défaut de perception de la taxe. En effet, il fait augmenter la taxe nette exigible de la période de déclaration pour laquelle les crédits sont demandés, et les intérêts et pénalités sont calculés à compter de la date à laquelle la déclaration de cette période a été produite. La règle générale relative au droit au CTI est énoncée au paragraphe 169(1) de la LTA. Toutefois, le paragraphe 169(4) prévoit que le CTI d une période de déclaration ne peut être demandé que si certains documents ont été obtenus, habituellement du fournisseur. L article 223 exige généralement que la personne qui effectue une fourniture taxable indique le montant de la taxe payable, ou que le montant payé ou payable comprenne la taxe. L article prévoit également que les renseignements requis pour justifier une demande de CTI soient remis sur demande. Le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de CTI décrit expressément la documentation et les renseignements à fournir pour étayer une demande de CTI. Les exigences de documentation 2 ne sont pas lourdes, pas plus que les exigences en matière d information. Ces dernières peuvent varier selon le montant à payer, mais elles comprendront généralement le nom du fournisseur, la date, le numéro d inscrit du fournisseur aux fins de la TPS/TVH, le montant à payer, le montant de TPS/TVH total payé ou payable, une description du bien ou du service fourni, le nom du client (ou le nom de l entreprise ou du mandataire ou représentant autorisé) et les modalités de paiement. Il y a lieu de noter que le droit au CTI prévu à l article 169 dépend de la mesure dans laquelle le bien ou le service est acquis pour consommation, utilisation, ou fourniture dans le cadre d activités commerciales. L article exige que la documentation nécessaire soit disponible au moment où le CTI est demandé, mais non qu elle soit produite ou mise à la disposition de l ADRC. Par conséquent, l absence de la documentation requise au moment de la vérification ne devrait pas nécessairement entraîner le refus du crédit s il existe d autres preuves qui montrent que la documentation était disponible au moment où le CTI a été demandé. Pouvoirs du vérificateur Les pouvoirs d inspection et de vérification de l ADRC sont énoncés dans les articles 286 à 295 de la LTA. L article 288 prévoit qu «une personne autorisée» peut inspecter, vérifier ou examiner les documents, les biens ou les procédés d une personne dont l examen peut aider à déterminer les obligations en matière de TPS/TVH de cette personne ou d une autre personne ou son droit à un remboursement. Les représentants de l ADRC peuvent pénétrer dans tout lieu où est exploitée une entreprise, est exercée une activité commerciale, est gardé 2 Le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants définit comme suit le terme «pièce justificative» : a) une facture, b) un reçu, c) un bordereau de carte de crédit, d) une note de débit, e) un livre ou registre de comptabilité, f) une convention ou un contrat écrits, g) tout registre faisant partie d un système de recherche documentaire informatisé ou électronique ou d une banque de données, et h) tout autre document signé ou délivré en bonne et due forme par un inscrit pour une fourniture qu il a effectuée et à l égard de laquelle il y a une taxe payée ou payable. Vérification de la TPS/TVH, Première partie 3

4 un bien, est faite une chose en rapport avec une entreprise ou une activité commerciale, ou sont tenus, ou devraient l être, des documents. Les représentants de l ADRC sont également autorisés à requérir le propriétaire ou gérant du bien, de l entreprise ou de l activité commerciale, ainsi que toute autre personne présente sur les lieux de lui donner toute l aide raisonnable et de répondre à toutes les questions pertinentes à l application ou à l exécution de la LTA. Le représentant de l ADRC peut même demander au propriétaire ou au gérant de l accompagner sur les lieux 3. L article 289 de la LTA ajoute aux pouvoirs d inspection décrits à l article 288 et prévoit que le ministre peut «pour l application ou l exécution» de la Partie IX de la LTA, par avis signifié à une personne, exiger d une personne qu elle lui livre tout renseignement ou des documents dans un délai raisonnable. Lorsque l avis concerne une personne non désignée nommément (un tiers), le ministre doit obtenir l autorisation d un juge. Une personne à qui un tel avis a été signifié peut demander à un juge la révision de l autorisation, et celui-ci peut annuler, confirmer ou modifier l autorisation. En vertu des articles 291 et 326, toute personne qui perturbe ou empêche les activités autorisées par l article 288, ou qui fait défaut de se conformer à la demande de renseignements prévue à l article 289 commet une infraction passible d une amende et/ou d une peine d emprisonnement. Divulgation volontaire Souvent, les entreprises savent ou apprennent qu elles ne se sont pas conformées à leurs obligations en matière de TPS/TVH. Dans ce cas, il pourrait être approprié qu elles envisagent la divulgation volontaire à l ADRC de leur défaut de conformité. Le principal avantage d une divulgation volontaire réside dans le fait que l ADRC renonce généralement aux pénalités imposées sur les montants en souffrance et ne porte pas d accusations au criminel. On doit contacter l ADRC le premier contact peut être anonyme en révélant le(s) problème(s) de conformité et en exposant les obligations. La circulaire d information 00-1R décrit la politique actuelle de l ADRC en matière de divulgation volontaire d erreurs ou d omissions. Pour qu une divulgation volontaire soit valide, l ADRC exige que les conditions suivantes soient réunies : La divulgation est volontaire. La divulgation doit être faite sans que le client soit au courant d une vérification, d une enquête ou d une autre mesure d exécution; La divulgation est complète. Le client doit faire un compte rendu complet et exact de tous les renseignements auparavant inexacts, incomplets ou manquants au terme de toute législation fédérale sur les revenus. Une divulgation qui contient des erreurs ou omissions importantes ne sera pas admissible à titre de divulgation volontaire; La divulgation comprend une pénalité; La divulgation doit porter sur des informations dont la production est en souffrance d au moins un an. Autrement, si les informations sont en retard de moins d un an, elles ne doivent pas avoir été communiquées par le contribuable pour se soustraire aux pénalités pour production tardive ou aux pénalités relatives aux acomptes provisionnels. Une divulgation volontaire valide du défaut de conformité entraîne la renonciation à la pénalité de 6 % prévue à l article 280 de la LTA (et à la pénalité de 25 % pour faute lourde prévue à l article 285), et annule la possibilité de poursuite au criminel dans les cas de défaut grave de conformité. Cependant, l intérêt prescrit continuera de s appliquer aux sommes 3 Lorsque le lieu à inspecter est une maison d habitation, le représentant de l ADRC ne peut y pénétrer sans la permission de l occupant, à moins d y être autorisé par un mandat décerné en application du paragraphe 288(3) de la LTA. Vérification de la TPS/TVH, Première partie 4

5 impayées. L ADRC s attend à ce que la taxe en souffrance soit payée même si les parties peuvent en arriver à des ententes mutuellement acceptables. Un autre avantage de la divulgation volontaire réside dans le fait que dans le cas des «opérations sans effet fiscal» («wash transactions»), tous les intérêts et pénalités peuvent être annulés. Selon le mémorandum sur la TPS/TVH, intitulé Réduction des pénalités et des intérêts dans les cas d opérations sans effet fiscal, «il y a " opération sans effet fiscal " lorsqu une fourniture qui est taxable à 7 % ou à 15 % est effectuée et que le fournisseur n a pas versé un montant de taxe nette parce qu il n a pas dûment facturé et perçu la taxe auprès de l acquéreur qui est inscrit et qui aurait eu droit à un crédit intégral de taxe sur les intrants (CTI) si la taxe avait été dûment appliquée». Le mémorandum dresse la liste de diverses conditions à respecter pour que l ADRC applique la politique sur les «opérations sans effet fiscal». Lorsque ces conditions sont réunies, l ADRC envisage de renoncer à la partie des intérêts et pénalités en sus de 4 % de la taxe non perçue. Élément plus important encore, le mémorandum révèle que «la pénalité de 4 % ne s appliquera pas à l opération qui est identifiée comme opération sans effet fiscal et déclarée dans le cadre d une divulgation volontaire. Dans de tels cas, l ADRC percevra seulement les taxes qui auraient dû être perçues au départ par le fournisseur relativement à cette opération». Démission des administrateurs Conclusion Selon l article 323 de la LTA, lorsqu une société est en défaut de verser un montant de taxe nette au moment où elle est tenue de le faire, les administrateurs de la société sont solidairement tenus, avec cette dernière, de payer la taxe ainsi que les intérêts et pénalités afférents. Le paragraphe 323(5) prévoit cependant qu un administrateur ne peut faire l objet d une cotisation plus de deux ans après qu il a cessé d être administrateur. Par conséquent, si un administrateur apprend que la société n a pas respecté ses obligations en vertu de la LTA, il voudra peut-être envisager de démissionner le plus rapidement possible. Le processus de vérification et d appel de toute cotisation pouvant en résulter peut être long et dépasser fréquemment deux ans, de sorte que le délai de cotisation des administrateurs peut expirer avant que l ADRC commence à envisager leur obligation potentielle. Par ailleurs, on ne devrait jamais ignorer la législation régissant la société. En effet, elle peut prévoir que la démission d un administrateur est sans effet si la société se trouve sans un nombre minimal d administrateurs, ou que la démission d un administrateur constitue une infraction si la société est laissée sans administrateurs. De même, on devrait tenir compte de l obligation imposée par la loi aux administrateurs de produire un avis de démission auprès de l organisme de réglementation approprié, puisque l ADRC obtient habituellement la liste des administrateurs des sociétés. Toutes ces questions devraient être examinées avec soin lorsque les administrateurs envisagent de démissionner dans ces circonstances. Les entreprises seront mieux préparées à une vérification de la TPS/TVH si elles ont déjà pris connaissance des problèmes de vérification et des pouvoirs des vérificateurs, examiné et amélioré la conformité à l égard des diverses exigences de documentation, et évalué la pertinence d une divulgation volontaire ou de la démission des administrateurs. Au cours de la vérification, les entreprises devraient connaître les techniques de vérification standard et l incidence que peuvent avoir l entreprise et son conseiller professionnel sur le montant de la cotisation. Une fois la cotisation établie, la connaissance des mécanismes d appel et de perception prévus dans la LTS favorisera une résolution efficace des problèmes de taxe non réglés. Vérification de la TPS/TVH, Première partie 5

6 Terry G. Barnett est associé du cabinet d avocats Thorsteinssons, à Vancouver et à Toronto, où il exerce principalement ses activités dans les domaines de la taxe sur les produits et services (TPS), les taxes de vente et autres taxe à la consommation. Membre de l Association canadienne d études fiscales et de la section sur les taxes de vente et à la consommation de l Association du Barreau canadien, il est fréquemment appelé à prononcer des conférences sur la TPS/TVH et d autres questions liées à la taxe à la consommation, et il a rédigé de nombreux articles sur ces sujets. Il collabore à la rédaction de la publication de la Federated Press, «Sales and Use Tax» et représente l Association du Barreau canadien au Revenue Programs Advisory Committee du gouvernement de la C.-B. Le nom de M. Barnett figure dans le 2003 Lexpert Legal Dictionary comme l un des chefs de file dans le domaine des douanes et taxes à la consommation. Le présent article est le premier d une série de trois articles préparés par Terry Barnett. L article du mois prochain sera consacré à la deuxième étape du processus de vérification l exécution de la vérification. Remerciements Le présent article a été adapté d un document préparé à l origine par l auteur en collaboration avec James Warnock (qui fait maintenant partie du cabinet McCarthy Tetrault) en L auteur tient à remercier David P. Owen et Jeannette W. Wang, de Thorsteinssons, pour leur précieuse collaboration à la préparation de cet article. Vérification de la TPS/TVH, Première partie 6