Bureau du vérificateur général du Canada. Suivi des recommandations formulées dans les audits internes. Avril 2013

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1 Bureau du vérificateur général du Canada Suivi des recommandations formulées dans les audits internes Avril 2013 Revue des pratiques et audit interne

2 Sa Majesté la Reine du Chef du Canada, représentée par le Ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux, ISSN

3 Table des matières Résumé 1 Contexte 1 Objectif, étendue et méthode 1 Constatations 1 Vérification interne de la classification et de la rémunération décembre Vérification interne de la gestion de la fonction des ressources humaines et du perfectionnement professionnel avril Vérification interne Évaluation de la conception du Système de gestion de la qualité du Bureau du vérificateur général octobre Introduction 4 Contexte 4 Mission 4 À propos du suivi 4 Objectif 4 Étendue et méthode du suivi 4 Évaluation de la mise en œuvre des recommandations 5 Vérification interne des voyages janvier Vérification interne de la classification et de la rémunération décembre Vérification interne des frais d accueil décembre Vérification interne de la fonction des ressources humaines et du perfectionnement professionnel avril Vérification interne de la dotation en personnel mai Vérification interne Évaluation de la conception du Système de gestion de la qualité du Bureau du vérificateur général octobre Vérification interne des contrôles sur les opérations financières et sur le système financier GX novembre Audit interne des frais d accueil décembre Conclusion 10 Réponse de la direction 10 Revue des pratiques et audit interne iii

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5 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes Avril 2013 Résumé Contexte 1. L Équipe de la revue des pratiques et de l audit interne a recommandé dans son Plan pluriannuel pour les exercices à de procéder à un seul audit interne pour : un suivi des recommandations formulées dans les audits internes antérieurs. Objectif, étendue et méthode 2. Le suivi avait pour objectif de déterminer la mesure dans laquelle les gestionnaires responsables avaient su mettre en œuvre les recommandations formulées dans les onze audits internes réalisés au cours des dix dernières années. 3. Nous avons sollicité les commentaires des membres de la direction et examiné les documents justificatifs qui nous ont été remis. Nous avons aussi consulté les documents pertinents sur le site INTRAnet du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). Constatations 4. Nous avons constaté que la direction du Bureau avait entièrement mis en œuvre toutes les recommandations formulées dans huit des onze audits internes que nous avons examinés. Nous avons aussi constaté que la direction avait mis en œuvre partiellement certaines recommandations issues des trois audits internes ci-après. Vérification interne de la classification et de la rémunération décembre Une des quatre recommandations n a pas été entièrement mise en œuvre. 6. Des progrès limités ont été réalisés en vue de doter le Bureau d un système d information moderne pour la gestion des ressources humaines. Nous avons en effet constaté que le Bureau avait présenté une demande en vue d intégrer le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada (SGRH GC). Il s agit du système partagé d information et de gestion des ressources humaines parrainé par le Secrétariat du Conseil du Trésor dans le cadre de son Initiative de partage des systèmes. Cependant comme le Revue des pratiques et audit interne 1

6 Avril 2013 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes gouvernement a retardé l implantation du SGRH GC, le Bureau n a pas été en mesure de mettre en œuvre entièrement cette recommandation. Vérification interne de la gestion de la fonction des ressources humaines et du perfectionnement professionnel avril Deux des neuf recommandations de cet audit n ont pas été entièrement mises en œuvre. 8. La direction avait accepté de comparer ses capacités aux pratiques exemplaires d autres organisations et de recenser les écarts afin de les combler. Nous avons constaté que le Bureau avait participé à une analyse comparative de la gestion des ressources humaines (RH) effectuée dans l ensemble de l administration publique par le cabinet Deloitte. Nous avons aussi constaté que le personnel chargé de la gestion des RH procédait actuellement à sa propre analyse comparative entre les pratiques en matière de gestion des ressources humaines et de perfectionnement professionnel du Bureau et celles du Bureau de reddition de comptes du gouvernement des États-Unis (GAO). Il faut cependant noter que le service des RH du BVG n a pas encore analysé les résultats de cette analyse comparative en vue de recenser les écarts et de prendre les mesures correctives qui s imposent. 9. La direction avait accepté la recommandation d inscrire les agents de dotation du Bureau aux cours de formation offerts par un organisme central compétent. Après avoir examiné les dossiers de formation des agents de dotation, nous avons constaté que deux des trois agents du Bureau avaient suivi avec succès la formation offerte. La direction nous a fait savoir que le dernier agent de dotation suivrait la formation en Vérification interne Évaluation de la conception du Système de gestion de la qualité du Bureau du vérificateur général octobre Deux des 19 recommandations de cet audit n ont pas été entièrement mises en œuvre. La direction avait indiqué que les rôles et responsabilités à l égard des audits conjoints et des audits menés en collaboration étaient bien compris, mais que des directives officielles à l intention des équipes seraient tout de même élaborées avant juin Nous avons constaté qu aucune directive à ce sujet n avait été élaborée en 2010 et que l élaboration de telles directives n avait pas été inscrite dans le projet de Renouvellement des méthodes d audit (RMA), qui a été lancé en deux temps, en novembre 2011 et en octobre L Équipe des méthodes d audit annuel (EMAA) a indiqué que des directives complémentaires sur les audits conjoints seraient intégrées au Manuel d audit annuel lors de la mise à jour annuelle des méthodes à l été Revue des pratiques et audit interne

7 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes Avril 2013 En 2008, la Direction des méthodes professionnelles (DMP) avait convenu qu une grille de renvois contenant des renvois entre chacune des normes du Système de gestion de la qualité et les documents d audit pertinents et permettant de fournir des preuves du fonctionnement de chaque élément du Système serait établie avant juin 2010 et mise à jour à compter de cette date. L établissement de cette grille a été inscrit sur la liste des résultats attendus pour l ensemble du Système de contrôle qualité du BVG dans le cadre du projet de RMA, qui a été lancé en novembre Nous avons constaté que la DMP avait créé un dossier TeamMate, où ont été consignés des renseignements sur la planification et la réalisation, en vue de documenter le processus de suivi de Nous avons aussi constaté que la DMP avait commencé à rédiger son premier rapport de suivi annuel pour l exercice , qui devrait être terminé en juin Le dossier TeamMate sera repris au début du processus de suivi de 2013 afin de documenter le processus et ses résultats. 11. L annexe A présente une évaluation des progrès réalisés quant à la mise en œuvre de chacune des recommandations formulées dans les onze audits internes. Revue des pratiques et audit interne 3

8 Avril 2013 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes Introduction Contexte 12. L audit interne porte sur la gestion et l administration interne au sein du Bureau du vérificateur général (BVG). L Équipe de la revue des pratiques et de l audit interne (RPAI) vise à fournir au vérificateur général des évaluations indépendantes attestant que les processus et services du Bureau sont bien conçus et fonctionnent efficacement. Elle formule aussi des recommandations en vue de les améliorer. Les rapports d audit interne donnent aussi au vérificateur général l assurance que les principaux secteurs du Bureau sont bien gérés. 13. Au cours des dix dernières années, l Équipe de RPAI a réalisé onze audits internes. Les résultats de ces audits ont permis de confirmer l efficacité du fonctionnement des processus et services audités et comportaient un certain nombre de recommandations visant leur amélioration. Mission 14. L Équipe de RPAI a recommandé dans son Plan pluriannuel pour les exercices à , qui a été recommandé par le Comité d audit du BVG et approuvé par le vérificateur général, de procéder à un seul audit interne pour : un suivi des recommandations formulées dans les audits internes antérieurs. À propos du suivi Objectif 15. Le suivi avait pour objectif de déterminer la mesure dans laquelle les gestionnaires responsables avaient mis en œuvre les recommandations formulées dans les audits internes antérieurs. L Équipe de RPAI suit la mise en œuvre de chacune des recommandations jusqu à ce que celle-ci soit terminée. Étendue et méthode du suivi 16. Le suivi visait toutes les recommandations en suspens formulées dans les onze audits internes réalisés entre 2000 et 2012, notamment : Vérification interne des voyages janvier 2004; Vérification interne de la classification et de la rémunération décembre 2004; 4 Revue des pratiques et audit interne

9 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes Avril 2013 Vérification interne des frais d accueil décembre 2005; Vérification interne de la fonction des ressources humaines et du perfectionnement professionnel avril 2006; Vérification interne de la dotation en personnel mai 2008; Évaluation de la conception du Système de gestion de la qualité du Bureau du vérificateur général octobre 2008; Vérification interne des contrôles sur les opérations financières et sur le système financier GX novembre 2009; Audit interne des frais d accueil décembre En 2008, l Équipe de RPAI a présenté au Comité d audit du BVG les résultats d un suivi portant sur cinq audits internes. Il en est ressorti que les recommandations formulées dans deux des cinq audits avaient été partiellement mises en œuvre. Ces recommandations ont été évaluées dans le cadre du présent suivi. Toutes les recommandations formulées dans les trois audits internes ci-après ont été entièrement mises en œuvre : Vérification interne des marchés de services professionnels décembre 2001 Vérification interne de la sécurité à l administration centrale août 2003 Vérification interne de la sécurité aux bureaux régionaux janvier Nous avons reçu les rapports de gestion sur les progrès réalisés à l égard des recommandations en suspens que nous avions demandés et tous les documents justificatifs importants à l appui de ces rapports. Nous avons aussi examiné les documents pertinents sur le site INTRAnet du BVG. Évaluation de la mise en œuvre des recommandations Vérification interne des voyages janvier Lors de son évaluation de 2008 des progrès réalisés, l équipe de RPAI avait constaté qu une recommandation que le Bureau surveille de près l utilisation des tarifs aériens réduits n avait pas été mise en œuvre. L Équipe avait alors formulé quatre nouvelles recommandations en vue de favoriser le recours aux vols à tarif réduit et leur suivi. Les nouvelles recommandations avaient été élaborées à la suite de l examen de 35 des 227 déplacements recensés dans un rapport de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour lesquels le personnel du BVG avait refusé un vol à tarif réduit. 20. Nous avons constaté que la Direction du contrôleur avait entièrement mis en œuvre les quatre nouvelles recommandations : Revue des pratiques et audit interne 5

10 Avril 2013 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes La direction a officialisé et diffusé des directives sur les vols à tarif réduit, notamment les situations où des exceptions peuvent être tolérées. La Direction du contrôleur a publié des directives officielles sur les déplacements sur le site INTRAnet du BVG. De plus, le personnel de la Direction du contrôleur et l agent de voyage du BVG ont fait des exposés sur les vols à tarif réduit à l intention des employés du BVG qui doivent généralement voyager dans le cadre de leurs fonctions. Par ailleurs, l agent de voyage du BVG a sollicité au besoin l approbation du vérificateur général adjoint (VGA) concerné lorsque des employés n avaient pas réservé des vols à tarif réduit. La direction a fait un suivi des vols à tarif réduit réservés, conformément aux directives applicables, et a consigné ces informations en dossier. Elle a aussi consigné les cas où un vol à tarif réduit avait été refusé et les motifs du refus. L agent de voyage du BVG a surveillé et noté les cas où un vol à tarif réduit n avait pas été utilisé et établi un rapport trimestriel à l intention de la Direction du contrôleur. La direction a souligné l importance d optimiser les ressources financières du Bureau et a encouragé les employés à envisager d autres moyens de transport pour se déplacer sur des distances raisonnablement courtes. Elle a aussi confirmé les exceptions qui avaient été officiellement approuvées. La direction a reconnu qu il était essentiel que les employés du BVG puissent concilier vie familiale et vie professionnelle et a tenu compte de ce point lorsqu elle a proposé aux employés des solutions de déplacement économiques et efficaces. La direction a élaboré et publié sur le site INTRAnet du BVG, sous la rubrique Voyages, Le guide sur le tarif aérien le plus bas qui renferme la liste des transporteurs aériens recommandés par le BVG pour les vols internationaux. À titre de membre du Conseil national mixte, le Bureau respecte les directives sur les voyages internationaux du Conseil. Ces directives prévoient des déplacements en classe économique et la réservation de vols au meilleur tarif possible, lorsque cela convient; la réservation de vols le plus en avance possible; et, lorsque cela est possible et autorisé, la réservation de sièges en classe affaires pour les vols de plus de neuf heures. Vérification interne de la classification et de la rémunération décembre Trois des quatre recommandations qui, selon le suivi de 2008 de l Équipe de RPAI, étaient en suspens sont désormais entièrement mises en œuvre. Nous avions constaté en 2008 que le vérificateur général avait instauré un mécanisme officiel de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines. Ce mécanisme portait sur la classification des postes, la rémunération, les avantages sociaux et d autres éléments et précisait les 6 Revue des pratiques et audit interne

11 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes Avril 2013 pouvoirs délégués à chaque échelon et les responsabilités connexes. Le directeur des RH a ensuite donné une formation à tous les VGA et directeurs principaux (PX) qui s étaient vu déléguer des pouvoirs en matière de ressources humaines, en fonction de leur direction. Cette formation a aussi été intégrée à la formation de transition des directeurs (DX) et des PX qui sont promus. En octobre 2011, des agents de dotation des RH ont commencé à se servir du guide sur la détermination de la rémunération et les formulaires s y rattachant pour étayer les salaires négociés avec les employés au moment de leur nomination. Selon les observations de l audit interne sur la rémunération et la classification, les politiques de classification des postes du Groupe des services à la vérification n étaient pas à jour. Nous avons constaté que la Politique sur la classification des postes du Groupe avait été instaurée en 2005 et qu une norme de classification avait été mise en œuvre en Certains progrès ont été réalisés en vue de donner suite à la recommandation d acquérir un système moderne de gestion de l information en matière de ressources humaines. Nous avons constaté que le BVG avait demandé à intégrer le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada (SGRH GC). Il s agit du système partagé d information et de gestion des ressources humaines parrainé par le Secrétariat du Conseil du Trésor dans le cadre de son Initiative de partage des systèmes. En 2009, l administrateur du SGRH GC a indiqué au Bureau qu il pouvait utiliser le système. Comme les responsables du SGRH GC procédaient alors à la conversion des membres existants qui utilisaient l ancien système d information vers la plateforme PeopleSoft, le Bureau avait décidé de ne pas utiliser tout de suite le service partagé, voulant ainsi éviter une double conversion du système du BVG vers l ancien système d information, puis vers la plateforme PeopleSoft. En 2012, le Bureau a de nouveau demandé à se joindre au SGRH GC, mais il a été informé qu aucun nouveau ministère ou organisme ne pouvait avoir accès au système avant la fin de la conversion des utilisateurs existants vers la plateforme PeopleSoft. Des retards dans la conversion des données du SGRH GC ont empêché le Bureau de mettre en œuvre entièrement cette recommandation et d acquérir un système d information moderne en matière de RH. Vérification interne des frais d accueil décembre Il y avait deux recommandations de ce rapport en suspens : Le Bureau devrait revoir la catégorie «activités officielles liées au travail». Revue des pratiques et audit interne 7

12 Avril 2013 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes Le Bureau devrait surveiller de près l avancement de l ébauche de la politique du Conseil du Trésor et la respecter pleinement lorsqu elle aura été approuvée par le Conseil du Trésor. Ces deux recommandations ont été intégrées au rapport d audit interne sur les frais d accueil de décembre 2010, qui est évalué plus loin dans le présent rapport. Vérification interne de la fonction des ressources humaines et du perfectionnement professionnel avril Sept des neuf recommandations de ce rapport ont été entièrement mises en œuvre. Les deux autres ont été mises en œuvre partiellement : Nous avons constaté que la direction de la fonction des ressources humaines et du perfectionnement professionnel avait partiellement mis en œuvre la recommandation qui prévoyait la comparaison de ses capacités aux pratiques exemplaires d autres organisations et le recensement des écarts afin de les combler. En 2010, le Bureau a participé à une analyse comparative visant l ensemble de l administration publique qui était menée par le cabinet Deloitte. Selon cette analyse, le BVG serait bien au-dessus de la moyenne pour ce qui est de son rôle d intendance et il se situerait au-dessus de la moyenne en matière de stratégie. La Direction des RH avait fait savoir qu elle procéderait à sa propre analyse en mars 2013 en comparant les méthodes de gestion des RH et du perfectionnement professionnel du BVG avec celles du Bureau de reddition de comptes du gouvernement des États-Unis. À la fin de nos travaux, la Direction des RH n avait pas encore analysé les résultats de son analyse comparative en vue de recenser tout écart et de prendre les mesures correctives nécessaires. Nous avons aussi constaté que la direction de la fonction des ressources humaines et du perfectionnement professionnel avait partiellement mis en œuvre la recommandation visant à obliger le personnel des RH à suivre une formation destinée aux agents de dotation donnée par un organisme central. En 2006, la direction avait accepté cette recommandation et indiqué que le personnel suivait les cours de formation offerts. Nous avons examiné les dossiers de formation des agents de dotation en date du 28 février 2013, et nous avons constaté que deux des trois agents de dotation avaient réussi la formation donnée par l organisme central de formation (École de la fonction publique du Canada : Dotation pour spécialistes en dotation Parties I et II). La direction a fait savoir que le dernier agent de dotation suivrait la formation en Vérification interne de la dotation en personnel mai Les cinq recommandations ont été entièrement mises en œuvre. 8 Revue des pratiques et audit interne

13 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes Avril Nous avons constaté que le Conseil de direction avait discuté d une des recommandations, à savoir que le Bureau réexamine l exigence selon laquelle les supérieurs des candidats doivent appuyer par écrit les candidatures soumises dans le cadre du processus de promotion. Le Conseil a indiqué, à la suite de cette discussion, qu il était convaincu que le processus comportait un nombre suffisant de contrôles et d examens pour empêcher tout abus de pouvoir. Étant donné que le Conseil de direction a décidé de maintenir le statu quo après avoir étudié la recommandation, nous considérons que la recommandation a été entièrement mise en œuvre. Vérification interne Évaluation de la conception du Système de gestion de la qualité du Bureau du vérificateur général octobre La direction a mis en œuvre dans leur intégralité 17 des 19 recommandations formulées. Voici les deux recommandations dont la mise en œuvre n est pas terminée : La première recommandation porte sur l élaboration et l approbation de directives à l intention des équipes de mission qui participent à des audits conjoints ou à des audits menés en collaboration. Les directives devraient notamment traiter de la répartition du travail, des communications exigées entre les auditeurs et de l accès aux feuilles de travail. La recommandation indiquait que le Bureau se devait de préciser dans des directives écrites que le praticien (directeur principal) doit confirmer sa compréhension de la répartition des tâches et responsabilités. En 2008, dans sa réponse à cette recommandation, la direction avait indiqué qu elle était convaincue que les rôles et responsabilités à l égard des audits conjoints et des audits menés en collaboration étaient bien compris. Elle a ajouté que des directives officielles seraient néanmoins établies au plus tard en juin Nous avons constaté qu aucune directive n avait été diffusée en 2010 et que l établissement de telles directives ne faisait partie d aucune des deux phases du projet de Renouvellement des méthodes d audit (novembre 2011 et octobre 2012). L Équipe des méthodes d audit annuel (EMAA) nous a fait savoir que des directives complémentaires sur les audits conjoints seraient intégrées au Manuel d audit annuel lors de la mise à jour des méthodes à l été La deuxième recommandation porte sur la préparation et la mise à jour d une grille de renvois entre chacune des normes du Système de gestion de la qualité et les documents pertinents du dossier d audit de manière à fournir des preuves du fonctionnement de chaque élément du Système. En 2008, la Direction des méthodes professionnelles avait indiqué que la grille serait prête au plus tard en juin 2010 et qu elle serait tenue à jour à compter de cette date. L établissement de la grille a par la suite été inscrit sur la liste des résultats attendus pour l ensemble du Système de contrôle qualité du BVG dans le cadre du projet de RMA, qui a été lancé en novembre En juin 2012, la Direction des méthodes professionnelles Revue des pratiques et audit interne 9

14 Avril 2013 Suivi des recommandations formulées dans des audits internes a indiqué qu un dossier TeamMate serait créé pour documenter le processus annuel de suivi de Nous avons constaté que la Direction avait de fait créé un dossier TeamMate où avaient été consignées des informations sur la planification et l exécution du suivi de Nous avons aussi constaté que la Direction des méthodes professionnelles s employait à rédiger son premier rapport de suivi annuel, contenant des recommandations préliminaires. La Direction a indiqué que le rapport de suivi serait terminé en juin Le dossier TeamMate sera ensuite repris au début du processus de suivi de 2013 afin de documenter le processus et les résultats. Vérification interne des contrôles sur les opérations financières et sur le système financier GX novembre Nous avons constaté que la recommandation de cet audit avait été entièrement mise en œuvre. Audit interne des frais d accueil décembre Nous avons constaté que la recommandation formulée lors de cet audit interne avait été entièrement mise en œuvre. Nous avons aussi constaté que la Direction du contrôleur avait mis à jour la Politique sur l accueil du BVG en fonction de la Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d accueil et de conférence du Secrétariat du Conseil du Trésor. La politique du BVG précise les divers types d événements admissibles, conformément à la Directive, et élimine les notions d «activités liées au travail» et d «activités d accueil officielles liées au travail». Conclusion 30. Nous avons constaté, lors de notre revue des huit audits internes, que 41 des 46 recommandations formulées avaient été entièrement mises en œuvre et que cinq recommandations étaient encore en suspens. Réponse de la direction 31. Après avoir examiné le présent rapport, la direction en accepte les conclusions. 10 Revue des pratiques et audit interne