DOSSIER D APPEL A CANDIDATURES N : COI/AC/2013/011

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1 DOSSIER D APPEL A CANDIDATURES N : COI/AC/2013/011 Intitulé du poste : Niveau : Supervision : Lieu d affectation : Poste financé par : Assistant Administratif et Financier - AAF Catégorie 3 cadre intermédiaire Directement placé sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier de la COI. Projet Partenariat mondial pour les océans, Ebène, Maurice Banque Mondiale 1. DESCRIPTION DU POSTE I. Context La Banque mondiale a octroyé 1,1 million de dollars à la Commission de l océan Indien (COI) pour renforcer durablement l économie et la gestion de l écosystème des océans et des ressources vivantes dans la région Afrique. Ce don s inscrit dans le cadre d une collaboration avec le «Partenariat mondial pour les océans» pour une durée de 3 ans. Ce fonds sera géré par la COI au profit de la Commission des thons de l océan Indien (CTOI) et de la Commission des pêches du sud-ouest de l océan Indien (SWIOFC). Grâce à cet appui, les récipiendaires vont renforcer leur acquis sur l application des mesures de conservation et de gestion des pêches dans la zone conventionnelle CTOI, la promotion des bonnes pratiques dans la gouvernance des pêches dans les pays SWIOFC. La COI, gestionnaire du financement de la Banque mondiale, assurera la coordination des activités et sera en charge du suivi financier et de l évaluation. 2. Description des tâches Au sein du Projet «Partenariat mondial pour les océans», placé sous la direction du Chef de service administratif & financier pour les aspects financiers et sous la supervision du Chargé de mission pour les aspects administratifs, l Assistant administratif et financier aura les attributions principales suivantes : COI/AC/2013/011 1/5

2 A. Tenir les comptes du Projet Suivi des dépenses en conformité avec budget et programmation et à la soumission des rapports budgétaires du Projet. S assurer quotidiennement que la comptabilité du Projet est conforme aux normes, exigences, et procédures établies par la COI. Veiller jour par jour, opération par opération, à l établissement de toutes les pièces comptables requises par les procédures ci-dessus mentionnées: bons de commande, lettres de commande, contrats, engagements et liquidations, ordres de mission, remboursements de frais, conventions ou protocoles. Saisir dans le logiciel comptable du Projet toutes les opérations afin d en établir un livrejournal, et établir sur une base mensuelle annuelle et ad hoc un état de cette saisie, à destination de la COI et de la Banque Mondiale. Effectuer le rapprochement bancaire des comptes en tenus par le Projet, consolider les états financiers et préparer des rapports financiers pour les différents donateurs. Préparer et transmettre les dossiers de réapprovisionnement de la régie d avance. Assister les missions d audit des comptes du Projet. Toute autre tâche qui pourrait lui être confiée et qui entre dans son domaine de compétence. B. Contribuer à l Administration du Projet Assister le Chargé de mission dans toutes ses taches et assurer temporairement le suivi du Projet lors de son absence. Contribuer à l élaboration du budget et de la programmation. Contribuer à la dactylographie de tous les documents relatifs à l exécution du Projet (lettres, documents de travail, rapports etc..), y compris leur mise en forme (correction, mise en page, reliure, copie.). Effectuer une gestion quotidienne et ad hoc du projet (réception des visiteurs, suivi des appels téléphoniques et des dossiers sur les activités). Tenir à jour le classement des dossiers administratifs et financiers. Assurer l enregistrement, le suivi, le classement, l archivage du courrier et des documents. Gérer le stock des fournitures et en assurer la réalimentation ; Tenir à jour l inventaire du matériel du bureau. Contribuer à l organisation des ateliers nationaux, régionaux et internationaux, aux séminaires. C. Organiser les missions et déplacements des personnes qui travailleront pour le Projet Organiser les voyages du chargé de mission et/ou des missionnaires qui seront contractés par le Projet: réservation et achat de billets auprès d agences de voyage, demande de visa, réservation d hôtel, contacts avec les bureaux de destination, paiement de per diem. Organiser les voyages des participants aux ateliers nationaux et régionaux (lettre à l immigration, réservation billets d avions et hôtel, salle de conférence, transfert, suivi de factures, paiement des per diem etc.). COI/AC/2013/011 2/5

3 3. Qualifications et aptitudes Le profil requis pour ce poste est le suivant : - Etre titulaire d un diplôme universitaire en gestion, finance et comptabilité ou équivalent; - Justifier d une expérience d au moins cinq (05) ans au sein d une entreprise privée, de la fonction publique, d une organisation internationale ou régionale dont 3 ans en tant que cadre financier et administratif avec des responsabilités progressivement importantes; - Avoir une bonne expérience et connaissance dans la préparation des budgets (aspects financiers et contractuels) ; - Avoir une bonne connaissance et expérience dans la vérification des dépenses, de l exécution des paiements et des recouvrements ; - Avoir une bonne connaissance et expérience de la tenue de la comptabilité et de l utilisation d un logiciel comptable (SAGE ou autres); - Maîtriser l outil informatique de base (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, logiciel de navigation Internet, logiciel de gestion de messageries, ) ; - Maîtriser la langue française et avoir une bonne connaissance de l anglais. - En matière de savoir-être : o Esprit méthodique, dynamisme, adaptabilité, sens du contact, esprit d équipe ; o Qualité rédactionnelle, esprit d analyse et de synthèse, esprit d initiative ; o Grande moralité et discrétion. Le/La candidat(e) doit être une personne d un niveau professionnel capable de travailler sans une supervision constante. Il/elle doit être capable de traduire des documents dans les deux langues (français et l anglais). Le/La candidate devra pouvoir justifier d une ou (préférablement) plusieurs expériences de travail avec des bailleurs internationaux, et en particulier la Commission européenne et la Banque Mondiale. Il devra avoir une expérience pratique de leurs procédures. 4. INSTRUCTIONS AUX CANDIDATS 4.1. Eligibilité COI/AC/2013/011 3/5

4 Les candidats doivent être ressortissants de l un des Etats membres de la COI Dossier de candidature Chaque dossier de candidature doit comporter : - Une lettre de motivation du candidat ; - Un curriculum vitae (CV) préparé conformément au modèle annexé à cet avis d appel à candidatures ; - Les copies des certificats et diplômes; - Une copie du passeport ou de la carte d identité du candidat Informations complémentaires avant la date limite de dépôt de candidatures Si la COI fournit des informations complémentaires sur l avis d appel à candidatures, elle communique ces informations à travers le site Internet de la COI ( avant le 20 novembre Date limite de dépôt de candidatures 27 novembre 2013 à 16h00 (heure de Maurice). Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération Soumission des candidatures Les candidatures peuvent être envoyées par courriel, par courrier ou par porteur, à l adresse suivante : Département des ressources humaines Secrétariat Général de la COI Blue Tower, 3ème étage, Rue de l Institut, Ebène, Maurice Tél : (230) , Fax : (230) shayaree.moorooven@coi-ioc.org Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent figurer sur l'enveloppe extérieure: - l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises; - la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en l'occurrence COI/AC/2013/011); - le nom et le pays du candidat. Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du candidat Sélection des candidatures Le recrutement se déroule comme suit : COI/AC/2013/011 4/5

5 - Une phase de présélection sur dossier effectuée par le Département des Ressources Humaines qui pourrait être assisté par un Bureau de recrutement ; - Une phase de sélection des candidats présélectionnés : entretien par téléphone, Skype ou entretien en personne. - Approbation du résultat de la sélection par les autorités compétentes ; - Notification au candidat retenu. Il est à noter que la confirmation du recrutement d un candidat est également soumise aux conditions suivantes : - le candidat retenu a satisfait aux aptitudes médicales en vigueur ; - le candidat retenu n a pas fait l objet d une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée (c est-à-dire, contre lequel il n y a plus de recours possible) pour tout délit mettant en cause sa conduite professionnelle Durée du contrat Le premier contrat (avec 3 mois de période d essai) sera conclu dans le cadre du devis programme du projet. La durée du contrat sera calée sur la durée du Projet Rémunération La rémunération sera basée sur les qualifications et l expérience du / de la candidat (e). Une couverture contre les accidents de travail et maladie sera assurée. 5. EVALUATION DES CANDIDATURES - Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées. - Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés. - Les candidatures soumises par des candidats non éligibles (cf. point 4.1) seront rejetées. - Chaque dossier de candidature (non rejeté) sera évalué conformément à la grille d évaluation ci-après : Maximum Qualification et compétence 20 Expérience professionnelle générale 20 Expérience professionnelle spécifique 50 Expérience dans la région COI 10 Total 100 NB : Seuls les candidats ayant obtenu le score minimum de 75 / 100 seraient qualifiés à l interview ou au concours sur épreuves. COI/AC/2013/011 5/5

6 CURRICULUM VITAE 1. Nom de famille: 2. Prénoms: 3. Date de naissance: 4. Nationalité: 5. État civil: 6. Sexe : 7. No de Carte D identité No de Passeport : 8. Adresse : 9. Téléphone (Domicile) : Portable : Education Photo Institution Date début Date Fin certificat(s) obtenu(s): 12. Diplôme: Institution Date début Date Fin Diplôme(s) obtenu(s): 13. Connaissances Linguistiques Langue Lu Parlé Écrit Commentaires COI/AC/2013/011 6/5

7 N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire) 14. Expérience Professionnelle Date Debut Date Fin Position Organisation/ Compagnie Brève Description du poste N/B : A indiquer également votre situation actuelle 15. Références Nom Prénom Position Organisation/ Compagnie coordonnées de contact Justification : N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence.si vous êtes dans l impossibilité de fournir cette référence, veuillez apporter une justification 16. Affiliation à une organisation professionnelle: Date Debut Nom Adresse Domaine (Mgt- Recherche-RH etc ) Apport a votre personne COI/AC/2013/011 7/5

8 17. Autres compétences: Domaine (Ex : Connaissances informatiques-formateurgestion de projets etc...) Détails 18. Expérience spécifique dans la région: Date début Date fin Pays Actions 19. Autres informations pertinentes Items (Ref de publication etc ) Details COI/AC/2013/011 8/5