POSITION DESCRIPTION DESCRIPTION DE TRAVAIL

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1 Position Number: Numéro du poste : Supervisor Titre du poste de la superviseure ou du superviseur : Supervisor Position Number: Numéro du poste de la superviseure ou du superviseur : Director, Collective Bargaining Branch Chef, Direction de la négociation collective Bil. Des. / Dés. bil. : PURPOSE OF POSITION Under the direction of the Director of the Collective Bargaining Branch, this position plays the lead role in maintaining record management services for the Collective Bargaining Branch. The position contributes to improving records management within the Branch and throughout the organization and works closely with administrative and officer staff to ensure that records are collected, maintained and stored in a manner which is secure, accessible, and in accordance with the needs of the PSAC s negotiations and representation work. STATEMENT OF RESPONSIBILITIES Records maintenance OBJET DU POSTE Sous la direction du chef de la Direction de la négociation collective, la ou le titulaire du poste est responsable de la gestion des documents à la Direction de la négociation collective (DNC). La ou le titulaire contribue à l amélioration de la gestion de documents dans la Direction, ainsi qu ailleurs dans l organisation, et collabore étroitement avec le personnel administratif et les agentes et agents, afin que les dossiers soient recueillis, rangés de manière à en assurer la sécurité et l accessibilité et tenus de façon à répondre aux besoins du personnel de la négociation et de la représentation. ÉNONCÉ DES FONCTIONS Tenue de dossiers The position is required to: La ou le titulaire du poste doit : Maintain the records of the Collective Bargaining Branch, including records submitted by Regional Offices related to negotiations and representation work of the Branch; Evaluate and preserve records for administrative, financial, legal or historical purposes; tenir les dossiers de la DNC, y compris les dossiers soumis par les bureaux régionaux portant sur les activités de négociation et de représentation de la Direction; évaluer et conserver les dossiers à des fins administratives, financières, juridiques ou d archivage; Create new subject files or categories of subjects within the CBB Records System by reviewing the material to determine the most logical and user créer de nouveaux dossiers par sujet ou de nouvelles catégories de sujets dans le système de classement de la DNC, en procédant à l examen du Page 1 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\CBB\CBB Administration\ \2015 Last updated: April 2012 by David.O

2 friendly grouping; matériel dans le but d établir la structure la plus logique et conviviale possible; Classify documentation by determining the appropriate subject(s) of documents and files and ensure that the most complete copy of the document is filed; Open and close volumes by verifying that material on the file is correct; in chronological order; and that duplicate copies are removed; Ensure that the records database is quickly and accurately updated and that all volumes are returned to the appropriate CBB staff or file room in a timely fashion; Close Representation Section case files and ensure that file information in the UnionWare database is up-to-date and accurate; Update databases which track the records inventory of on-site and off-site records; Update statistical information on records functions on an ongoing basis; Analyze, cull or add archival material to official HQ files when sent to CBB from officers in the field. Ensure that files are kept or destroyed in accordance with file retention polices; Update alphabetical/cross-reference and numerical indices; classer les dossiers après en avoir établi le ou les sujets et veiller à ce que le dossier qui est classé soit le plus complet possible; ouvrir et fermer les volumes après avoir vérifié l exactitude et l ordre chronologique de la documentation en dossier et s être assuré que les exemplaires en double en ont été retirés; s assurer que la base de données des archives est mise à jour rapidement et avec précision et que tous les volumes sont retournés au personnel approprié de la DNC ou à la salle des dossiers dans les délais voulus; fermer les dossiers de la Section de la représentation et s assurer que l information dans la base de données UnionWare est à jour et exacte; mettre à jour les bases de données qui font l inventaire des dossiers conservés au bureau national et ailleurs; mettre à jour continuellement les données statistiques concernant les fonctions de gestion des dossiers; analyser, éliminer ou ajouter du matériel d archives aux dossiers officiels du Centre, lorsque ceux-ci sont envoyés à la DNC par les agentes et agents en région. s assurer que les dossiers sont conservés ou détruits conformément aux politiques régissant la conservation des dossiers; tenir à jour les indices numériques et alphabétiques ou de correspondance; Page 2 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\CBB\CBB Administration\ \2015

3 Contribute to the maintenance of electronic records (common drives, databases and UnionWare) as part of overall records strategy; Coordinate and schedule the transfer of records to off-site storage or for final disposition, and requests retrieval of files. s occuper de la conservation des dossiers électroniques (bases de données, lecteurs communs et UnionWare), dans le contexte de la stratégie générale de gestion des documents; coordonner et prévoir le transfert de dossiers au site externe d archivage, leur élimination ainsi que les demandes de récupération de dossiers; Provide access to CBB records to aid the work of the union: Permettre l accès aux dossiers de la DNC, pour faciliter le travail du syndicat The position is required to: La ou le titulaire du poste doit : Assist staff in accessing, retrieving and working with records; Control access to confidential information and recommend codes of practice and procedures for accessing confidential records. Contribute to research and provide reference services to CBB and PSAC by facilitating access to records and searching records databases and records for relevant information. aider le personnel à avoir accès aux dossiers, à les récupérer et à les utiliser; régir l accès aux renseignements confidentiels et recommander des codes de pratique et des marches à suivre à l égard de l accès aux données confidentielles; participer aux recherches menées par la DNC et l AFPC en offrant des services de référence, en facilitant l accès aux données et en effectuant des recherches dans les bases de données et les dossiers pour en extraire des données pertinentes; Training and guidance to staff in the Branch: The position is required to work with the Administrative Assistants to the Coordinators of Representation and Negotiations, to provide records management leadership and training to staff in the Branch: Formation et orientation du personnel de la Direction La ou le titulaire doit travailler avec les adjointes et adjoints administratifs des coordonnatrices et coordonnateurs des sections de la représentation et des négociations afin d offrir au personnel de la Direction une formation et une orientation. Cela implique : Provide records training as required. offrir une formation sur la gestion de documents, selon les besoins; Page 3 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\CBB\CBB Administration\ \2015

4 Provide records orientation training to new CBB staff as they arrive to ensure that staff members obtain maximum benefit from the records management system and that the CBB s records are controlled. Provide functional advice, assistance, interpretation and direction to Coordinators and staff on information and records management issues (including security/privacy of information) and on the relevant procedures and guidelines as the subject-matter specialist. Train staff on records management policy, procedures, and systems. Update all CBB Records Procedures and Records Retention Schedules and ensure that staff understand and follow the procedures. Records policies and procedures The position contributes to improving records management within the Branch and throughout the organization : Contribute to the ongoing development and adaptation of records management procedures and systems within the Branch, and throughout the organization, and to both paper and electronic forms of record keeping. Update records management procedures, guidelines and systems for all aspects of records management functions in line with branch objectives and organizational directions; offrir une orientation en matière de gestion de documents aux nouveaux membres du personnel de la DNC à leur arrivée, afin qu ils puissent tous profiter du système de gestion des documents et que les dossiers de la DNC puissent être bien contrôlés; en sa qualité de spécialiste en la matière, encadrer et conseiller les coordonnateurs et le personnel sur des questions liées à la gestion des documents et de l information (y compris la sécurité et le caractère confidentiel de l information) et sur la procédure et les lignes directrices pertinentes; et interpréter cette information; offrir au personnel une formation sur la politique, la procédure et les systèmes de gestion des documents mettre à jour toutes les procédures et les calendriers de conservation et s assurer que le personnel les comprend et s y conforme. Politiques et procédures de gestion de documents La ou le titulaire contribue à l amélioration de la gestion des documents à la Direction et dans l ensemble de l organisation, par les gestes suivants : contribuer à la mise en valeur et à l adaptation continues des politiques, procédures et systèmes de gestion de documents dans la Direction et dans l ensemble de l organisation, tant pour les dossiers papier que pour les dossiers électroniques; mettre à jour les politiques, procédures, lignes directrices et systèmes de gestion des documents régissant tous les aspects de la gestion des documents, conformément aux objectifs et aux orientations organisationnelles de la Direction; Page 4 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\CBB\CBB Administration\ \2015

5 Contribute to the modernization of records management through electronic forms of records management, and helping establish good practices around the creation, sharing, storage and retention of electronic records; Ensure that records management services are in line with information needs of the Branch by liaising with staff. Promote the RM system as one of excellence to CBB staff, including RO S and other branches within the organization. Make recommendations to streamline and simplify information and records management services based on service request and staff input; Maintain knowledge of records management practices and principles by reading industry materials; attending RM workshops, conferences, and participating in RM associations. Work with staff from other branches, Executive Office, and Records Centre to develop and renew inter-related information and records management services. QUALIFICATIONS Records management training or certified Archival or Records Management Diploma; 3-5 years archival or records management experience, including electronic RM skills; contribuer à moderniser la gestion des documents, au moyen d outils électroniques; participer à l élaboration et à la mise en application des bonnes pratiques concernant la création, le partage, le stockage, et la rétention de dossiers électroniques; S assurer que les services de gestion des archives sont alignés avec les besoins en information de la Direction en communiquant avec le personnel. promouvoir le système de gestion de documents comme système d excellence auprès du personnel de la DNC, des bureaux régionaux et des autres directions du syndicat; Recommander des mécanismes qui simplifieront les services de gestion de l information et des documents en se basant sur les demandes de services et les commentaires du personnel; se tenir au courant des progrès au chapitre des principes et pratiques de gestion des documents en lisant le matériel produit par le secteur, en participant aux ateliers et conférences sur la gestion de documents et en faisant partie des associations du secteur; collaborer avec le personnel d autres directions, du bureau de direction et du Service des archives à l établissement et au renouvellement de services intégrés d information et de gestion des documents. QUALITÉS REQUISES Une formation en gestion de documents ou un diplôme reconnu en gestion de documents ou en technique d archivage. De 3 à 5 années d expérience en archivage ou en gestion de documents, incluant l usage d un système électronique de gestion de documents. Page 5 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\CBB\CBB Administration\ \2015

6 Excellent ability to review, update, integrate and efficiently disseminate physical and electronic archiving or document management procedures; Excellent analytical skills, thoroughness and attention to detail; Ability to work with computer technology (word processing, , database, etc); Initiative to set/complete work priorities; Une excellente aptitude à revoir, à mettre à jour, à mettre en place et à diffuser efficacement les procédures d archivage ou de gestion de documents physiques et électroniques. D excellentes aptitudes en analyse, de la rigueur et de la minutie. La capacité de travailler à l ordinateur en utilisant des logiciels de bureautique (traitement de texte, courriel, base de données, etc.). L initiative voulue pour établir et respecter les priorités du travail. Ability to work independently as well as to work cooperatively with others in a team environment; High degree of initiative, good judgment and tact; Good knowledge of the organization, functions and policies of the PSAC; Good interpersonal and communication skills; Strong ability to communicate verbally and in writing in English; Strong ability to comprehend written material in both English and French; La capacité de travailler de manière autonome et de collaborer avec les autres lors de travaux en équipe. Un degré élevé d initiative, un bon jugement et du tact. Une bonne connaissance de l organisation, des fonctions et des politiques de l AFPC. De l habileté en communications interpersonnelles et de bonnes aptitudes à communiquer. Une grande habileté à communiquer verbalement et par écrit en anglais. Une grande compréhension des documents écrits en anglais et en français. Page 6 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\CBB\CBB Administration\ \2015

7 Employee s Statement / Déclaration de la ou du titulaire: I have been given the opportunity to comment on this work description. J ai eu l occasion d exprimer mon avis au sujet de cette description de travail. Employee s signature Signature de la ou du titulaire Date Supervisor s Statement / Déclaration de la superviseure ou du superviseur: This work description accurately describes the activities and demands of the position. Cette description de travail reflète fidèlement les activités et exigences du poste. Supervisor s signature Signature de la superviseure ou du superviseur Date Authorization / Autorisation: Manager s signature Signature de la ou du gestionnaire Date Page 7 of/de 7 Q:\PERS_GRP\STAFFING\POSITIONS\CBB\CBB Administration\ \2015