MODULE 6 ELABORER DES STRATEGIES DE COMMUNICATION INTERNES ET EXTERNES

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1 UFOLEP USEP MODULE 6 ELABORER DES STRATEGIES DE COMMUNICATION INTERNES ET EXTERNES Réponses proposées -Communiquer sur nos valeurs -Identifier les cibles -Améliorer les outils Références outils Supports de communication existants -Dossier de presse : le p'tit tour -Outils de communication (plaquettes, affiches ) Sites internet : ; Fiches jointes -Quelles valeurs dans notre mouvement? -Communiquer -Relations avec les médias

2 QUELLES VALEURS DANS NOTRE MOUVEMENT? VALEURS NOS COMMUNIQUER SUR SOCIALE EDUCATIVE CULTURELLE CIVIQUE PLAISIR BIEN ETRE EPANOUISSEMENT EFFETS CITOYENNETÉ FINALITES SPORT POUR TOUS VIE SPORTIVE VIE ASSOCIATIVE SUPPORTS DEMARCHE

3 SOLIDARITÉ - LAÏCITÉ Module 6 COMMUNIQUER POUR QUOI? VERS QUI? Pour informer l ensemble de ses adhérents Pour mobiliser les acteurs de l association Pour se faire connaître - sur ce que fait l association (prestations proposées, manifestations ) - sur ce que va faire l association (nouvelles prestations, nouvelles manifestations ) adhérents grand public médias institutions collectivités Pour augmenter le nombre d acteurs dans l association - nouveaux adhérents - nouveaux bénévoles grand public Pour informer les partenaires de l association et en trouver de nouveaux partenaires Pour trouver des financements partenaires

4 LE DOSSIER DE PRESSE POUR QUI? Comme son nom l indique, ce dossier est destiné aux journalistes. Mais, il peut également convenir à d autres personnes concernées par l événement ou le produit que vous souhaitez promouvoir. REMARQUE : Le dossier présenté lors d un démarchage de partenaires ne sera pas le dossier de presse, mais pourra contenir des informations communes avec ce dernier. POUR QUOI? - il doit fournir une information très précise sur l événement ou le produit sachant que les principaux destinataires sont les journalistes - il doit également contenir, s il s agit d une compétition sportive, des informations concernant leur accueil, leur mode de fonctionnement - il peut contenir des informations plus générales sur votre département ou votre région (en fin de dossier) QUAND? - distribué par courrier - distribué à l occasion d une conférence de presse si vous voulez donner plus d impact à votre action - lors d une précédente manifestation ATTENTION : Pour les quotidiens et les radios, la date la plus propice à l envoi de ce dossier semble être la quinzaine précédant l événement. Pour les hebdomadaires et les mensuels, adaptez votre planning aux leurs (Cf. date de bouclage). Les contacts avec la télévision seront toujours envisagés au minimum 3 mois à l avance mais de fréquentes relances seront nécessaires tant qu une certitude de retransmission ne vous sera pas donnée. Si vous souhaitez informer la presse longtemps à l avance, un communiqué de presse annonçant l événement suffit. Vous y préciserez qu un dossier plus complet suivra ultérieurement.

5 COMMENT? 1. RETENIR L ATTENTION Les journalistes sont énormément sollicités par des informations de toutes sortes. Pour cela, soigner tout particulièrement la première page (couverture de votre dossier) en utilisant : Un support de bonne qualité, papier glacé, cartonné Un visuel esthétique ou original ou énigmatique ; la couleur est conseillée mais le coût sera plus élevé 2. CREER LE REFLEXE D IDENTIFICATION Habituez votre lecteur à identifier du premier coup d œil les dossiers qui émanent de vous Faites toujours figurer le logo de votre Fédération, c est à dire le logo National auquel s ajoutera à côté, votre «signe personnel» ATTENTION! les logos de l UFOLEP, de l USEP et de la LIGUE DE L ENSEIGNEMENT seront utilisés dans le respect de la charte graphique 3. INCITER A LA LECTURE Le texte sera clair, aéré, sobre, avec des phrases courtes Il ira à l essentiel : quel contenu intéresse vraiment le journaliste? éviter les «mots» de untel ou untel, les discours pédagogiques, etc. Il est parfois intéressant de ne pas tout dévoiler afin d inviter le journaliste à vous contacter pour de plus amples informations 4. LE CONTENU PREAMBULE : - le sommaire - les adresses utiles + téléphone avec le nom de l interlocuteur le Délégué Départemental ou Régional, l Agent Régional de Développement, le le responsable presse le spécialiste technique a) La manifestation - le lieu, la date - le sport - la formule sportive - les catégories d âge, de sexe - le programme sportif - le programme des cérémonies - le programme des animations Conseiller Technique Sportif Sa finalité - épreuve promotionnelle - compétition débouchant sur une qualification, à quel niveau?

6 - attribuant quel titre? - le règlement technique (grandes lignes)

7 b) Les organisateurs / les jurys - Adultes - Jeunes c) La liste des qualifiés - Nom, prénom - Année de naissance - Sexe - Établissement scolaire ou association - Ville - Comité Départemental d) Les conditions mises à disposition de la presse - Tribune presse - Salle de presse - Équipement : téléphone, télécopie e) Le formulaire d accréditation Afin d estimer le nombre de journalistes présents donc le matériel nécessaire f) L historique le palmarès g) Une information sur l UFOLEP et l USEP - Départementale Régionale - Nationale - Le sport concerné h) Les partenaires - Institutionnels - Economiques

8 LE COMMUNIQUE DE PRESSE POUR QUI? Il est destiné aux journalistes. Mais il peut également convenir à d autres personnes concernées par l événement ou le produit que vous souhaitez promouvoir. POUR QUOI? Ce document doit fournir les points essentiels de l information sur un sujet précis. QUAND? - longtemps avant un événement de façon à devancer le dossier de presse - pour une information qui ne nécessite pas l élaboration d un dossier complet, joint au dossier de presse, le communiqué en résume l essentiel ; il permet ainsi une prise d information rapide REMARQUE : Il arrive assez fréquemment que le contenu d un communiqué de presse soit repris intégralement dans les pages d un journal. C est pourquoi, ce document vaut la peine qu on le soigne tout particulièrement. COMMENT? - son titre doit être percutant (évitez les titres «passe-partout») - le contenu doit être court : 2 pages maximum, dactylographiées - le texte doit être clair phrases courtes - la présentation doit être aérée - les chapitres ont des sous-titres - la personne à contacter pour obtenir des informations complémentaires est toujours identifiée

9 LA CONFERENCE DE PRESSE Pour mieux vous faire connaître Pour mieux connaître vos interlocuteurs Pour présenter vos objectifs de début d année Pour présenter un événement nécessitant plus que le simple dossier de presse QUELQUES REGLES 1. Ne pas improviser votre conférence de presse doit être pensée longtemps à l avance la date retenue doit être libre de tout événement concurrentiel (évitez le vendredi, le week-end!) l invitation doit être communiquée 2 à 3 semaines à l avance - aux journalistes - aux chefs des services sportifs qui pourront pallier toute défaillance de leur journaliste 2. Bien cibler son objet Vous êtes nouveau nommé dans vos fonctions? alors, faites vous connaître rapidement. Présentez vos objectifs, votre calendrier sportif Vous êtes «déjà connu»? dans ce cas, vous pouvez : - faire votre conférence classiquement en début d année scolaire - la placer quelques temps avant un événement important (10 à 20 jours plus tôt) afin de commencer à sensibiliser les médias sur le thème ET Dans tous les cas : si vous organisez une action particulièrement originale et novatrice, inviter la presse qui aura forcément «matière à article». 3. Réfléchir à la fréquence des dates Deux stratégies peuvent être retenues : a) LES POINTS PRESSE Plusieurs rendez-vous dans l année pour des bilans et des perspectives à court terme, à des dates fixes (n ième jour du mois, etc.) Vous fidélisez ainsi vos interlocuteurs mais vous n aurez probablement qu un nombre restreint de journalistes. Il ne s agit dont pas, à proprement parler, d une conférence de presse, mais plutôt d un point presse.

10 b) LA CONFERENCE DE PRESSE Une seule conférence, voire deux dans l année où vous chercherez un maximum de présence pour un impact important. Dans ce cas : 4. Ajouter un «plus» - Le cocktail, l apéritif ou le buffet et les petits cadeaux sont des traditions qui seront toujours appréciées - Plus votre proposition sera originale, plus elle incitera aux commentaires (découverte d un site, d une région, d une activité sportive etc ) - Le dossier de presse reste de rigueur mais remettez-le de préférence à la fin de la conférence (on vous écoutera au lieu de feuilleter le document) 5. Préparer le contenu de l exposé - outre la présentation de votre manifestation, vous pouvez y aborder tous les problèmes de fond qui vous paraissent appropriés - vous maintiendrez l intérêt de vos auditeurs en diversifiant les orateurs et en alternant les temps de parole avec des projections diapos, vidéos, présence toujours appréciée d athlètes de haut niveau - réservez toujours un temps aux «questions réponses» - prévoyez un complice qui va amorcer ces «questions-réponses» 6. Contrôler les présences - ne vous limitez pas au seul envoi de votre invitation - demandez une confirmation de participation (coupon réponse ou téléphone) - si celle-ci n arrive pas, relancez le journaliste par téléphone, ceci vous permettra : de lancer d autres invitations s il se désiste d adapter votre réception au nombre effectif de présents - enfin, dressez une liste des présents effectifs 7. Informer les absents - En leur faisant parvenir un exemplaire du dossier de presse

11 LE FICHIER PRESSE PREAMBULE : Il existe dans certaines régions des clubs de la presse susceptibles de vous aider grandement dans la création de votre fichier presse. RENSEIGNEZ-VOUS! IL COMPREND 1. LA PRESSE T.V. : La station FR3 de votre région Certaines T.V. câblées (quelques grandes villes) 2. LA PRESSE RADIO : La station Radio France de votre région (si elle existe) Les radios périphériques 3. LA PRESSE ECRITE : Les quotidiens de votre région ou département Les pigistes, correspondants des quotidiens nationaux ou de certains hebdomadaires Les journaux municipaux Les bulletins de comités ou associations Les journaux scolaires 4. LES AGENCES DE PRESSE : (sous réserve de leur existence) Dans certains cas des agences de presse alimentent de nombreux supports locaux 5. LES RUBRIQUES TYPES L ORGANE DE PRESSE : - Nom - Adresse - Téléphone (standard) - Télécopie (service des sports) LES DESTINATAIRES : - Pour la presse quotidienne : le Chef du Service des Sports et le Journaliste sportif - Pour la presse hebdomadaire, mensuelle : le Rédacteur en Chef - Pour les radios et T.V. : voir en fonction des organigrammes de chacun des médias 6. DIVERS : Les journaux lumineux (de certaines municipalités) Les services télématiques Les centres de documentation, etc IL EST INFORMATISE

12 pour une mise à jour et une consultation aisées pour permettre de faire des mailings