Atelier B9. Expatriation : Devoir des entreprises/ong

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1 Atelier B9 Expatriation : Devoir des entreprises/ong

2 Intervenants Laurent Cochet Directeur Exécutif Mobilité internationale Béatrice Ogée Directeur Général France Modérateur Catherine Pissel Risk Manager adjoint VEOLIA Propreté

3 Atelier B9 Expatriation Devoir des entreprises Prévention Protection MSH International

4 Introduction La mobilité internationale est un outil essentiel de développement de l entreprise (nouveaux marchés; transfert de savoir et d expertise ) et des individus (développement de compétences professionnelles et personnelles dans des conditions de vie et d emploi différentes ). Cependant, les incidences de ces transferts sont importantes et les conditions des mobilités doivent être encadrées. Il ne s agit pas d un simple changement de lieu de travail et de résidence. Afin de limiter les risques liés à la mobilité internationale les étapes suivantes peuvent être suivies : L entreprise identifie et évalue les risques par rapport à son profil de salariés/d'activités/de localisation Cartographie des risques Elle définit une politique et des procédures (unité ou variétés de politiques d expatriation - par zone géographique? par activité? par population? ), les couvertures apportées et leur niveau couverture maladie avec quel niveau de remboursement? retraite? assistance fiscale? pour quel budget?.. ) L entreprise informe et forme les expatriés, les RH, les managers sur cette politique et ces procédures Elle s assure enfin que la politique et les procédures sont respectées 1

5 Quels sont les risques spécifiques liés à la mobilité internationale à examiner d un point de vue RH? Identification des risques et mise en place de moyens de prévention et de protection en suivant le cheminement d une mobilité internationale : Au départ en mission ou au retour de transfert Durant la mission Prévention liée à la sécurité des personnes physiques Prévention liée à la sécurité financière, fiscale, juridique 1

6 Quels sont les risques spécifiques liés à la mobilité internationale au moment du départ en mission et/ou au retour de transfert? Nature du risque Points de vigilance Prévention Risque médical S assurer que conditions de santé du salarié (voire de sa famille) au départ sont compatibles avec pays de destination et conditions d emploi Visite médicale préalable Risque pays Instabilité politique, insécurité, risque sanitaire (grippe aviaire ), catastrophes naturelles (typhons, séismes ) dans pays d accueil Mettre en place une formation des salariés avant le départ puis un moyen d'accès aux informations en continue sur la situation locale 1

7 Quels sont les risques spécifiques liés à la mobilité internationale au moment du départ en mission et/ou au retour de transfert? Nature du risque Points de vigilance Prévention Risque transport Déplacements du salariés entre le pays d'origine et le pays d'accueil (départ et retour) Politique interne de transport : quelles compagnies aériennes sont autorisées? quelle procédure de réservation suivre? combien de personnes de la société sur un même vol en cas de transferts groupés? Suivre les salariés en déplacements, s'assurer qu'ils ne se déplacent pas dans des zones à risques dans la zone d accueil sans autorisation et information (outils/procédures à mettre en place) 1

8 Quels sont les risques spécifiques liés à la mobilité internationale au moment du départ en mission et/ou au retour de transfert? Nature du risque Points de vigilance Prévention Risque juridique Risque fiscal et financier Risque financier Documents contractuels entre le salarié et l'employeur / documents administratifs pour le transfert, en conformité avec les législations Impact fiscal du transfert pour le salarié (départ et retour). Incidences financières du transfert entre coût entreprise et package salarié Assistance juristes en droit du travail et de l'immigration (compétence interne ou externe). Assistance fiscale au départ/retour peut être mise en place. Méthode de calcul de la rémunération et des avantages tenant compte du contexte local Risque sur les biens Déménagement des biens et effets personnels du salarié 1 Organisation du déménagement et assurance

9 Quels sont les risques spécifiques liés à la mobilité internationale pendant la mission? Nature du risque Points de vigilance Prévention Risque pays Risque transport Instabilité politique, insécurité, risque sanitaire (grippe aviaire ), catastrophes naturelles (typhons, séismes ) Politique de transport locale en fonction de la sécurité routière (voitures individuelles? chauffeurs? voitures blindées?...), ferroviaire... 1 Continuer la formation et l information des salariés pendant la mission (restreindre ou interdire déplacements dans zones dangereuses, rappel règles sanitaires ). S assurer qu il sont logés dans des endroits sécurisés. Mettre en place les mesures de sécurité sur le lieu d activité professionnelle... Pouvoir les localiser/contacter. Avoir des politiques locales de transport et déplacements adaptées au niveau de sécurité et de pratiques locales pour les expatriés

10 Quels sont les risques spécifiques liés à la mobilité internationale pendant la mission? Nature du risque Points de vigilance Prévention Risque médical et invalidité décès S assurer de la couverture médicale du salarié dans le pays d accueil et de la qualité de l accès aux soins, des conditions de rapatriement si nécessaire, de la couverture en cas d invalidité décès (quels sont les cas d exclusion? ) Prévoir une couverture santé et définir les soins remboursés et le niveau des remboursements. Prévoir une couverture prévoyance internationale 1

11 Quels sont les risques spécifiques liés à la mobilité internationale pendant la mission? Nature du risque Points de vigilance Prévention Risque fiscal Risque financier S assurer que le salarié remplit ses obligations fiscales et connaitre les incidences fiscales de son transfert (sur les stockoptions, sur le rapatriement de fonds ). Risque établissement stable pour entreprise Vérifier que le package du salarié lui assure un niveau de vie satisfaisant par rapport à son pays d origine et conforme au marché local et en équilibre avec le budget de l entreprise 1 Assistance fiscale déclarative ou conseils plus large Mettre en place des méthodes de détermination de package de rémunération qui tiennent compte d un contexte local (hardship, cost of living allowance si nécessaire split pay, évolution taux de change, sortie de devises, compétitivité

12 Quels sont les risques spécifiques liés à la mobilité internationale pendant la mission? Nature du risque Points de vigilance Prévention Risque comportemental S'assurer que dans des pays à risques (corruption, fraude ) tous les moyens sont mis en œuvre dans l'intérêt de l'entreprise, du salarié et des tiers Formation, sensibilisation aux pratiques, mise en place d un code de conduite afin d éviter atteinte à l'image de l'entreprise et risque pénal 1

13 Quels sont les risques spécifiques liés à la mobilité internationale pendant la mission? Nature du risque Points de vigilance Prévention Risque évènement ou phénomène exceptionnel Se préparer à la réalisation d'un évènement ou d un phénomène exceptionnel: catastrophe naturelle, attaque individuelle, attaque d'un site, guerre civile, pandémie Avoir à disposition une politique et une procédure de rapatriement/évacuation (dans quel délai? avec quelles priorités? ), pouvoir mettre en place efficacement une cellule de crise, une cellule de soutien aux victimes; accompagner des familles dans la relocalisation; continuation ou non de l activité professionnelle, dans quelles conditions (arbitrage). S'assurer que le risk management dispose de la liste de tous les expatriés actualisée et que ces derniers disposent d informations. Identifier et évaluer les risques, mesurer les enjeux et réagir vite 1

14 Avec qui travaillent les RH Mobilité Internationale sur ces aspects? D autres RH pour sélectionner les candidats à l expatriation et les accompagner Les responsables Risk Management/Sécurité pour identifier, évaluer les risques, définir des politiques et procédures pour les éviter, organiser les mesures en cas d évènements et assurer la coordination avec les autorités L audit interne pour s assurer du respect des politique et procédures Le service achat / service Assurance pour négocier les contrats Groupe Les assureurs Les cabinets fiscaux, juridiques Les agences de relocation, déménagement * * * 1

15 Prévention Protection Préambule. Risque sanitaire Risque pays / politique Mobilité Internationale Cartographie des risques à gérer Risque médical Risque financier non adéquation des garanties de protection sociale Risque de non intégration Accompagnement du salarié et de la famille Risque juridique Information incomplète du salarié sur ces risques, son statut, son package

16 Prévention Protection Le support des acteurs du Conseil et du Courtage Soutien sur la construction et le pilotage d une politique C&B Mobilité Équitable et au marché, Respectant les obligations locales / d origine le cas échéant «bien assurée» «protégeant également le retour» Alerte / Information sur les évolutions jurisprudentielles et contractuelles l émergence des nouveaux risques l exclusion de garanties l adaptation des garanties et des tarifs aux pays de résidence Contrôle de budgets et de Risques par des prestations spécifiques Repricing des factures Référencement de prestataires de soins locaux Prévention fraude /normes médicaments Bilans de santé / retraite Soutien «RPS» Wellness

17 Prévention Protection Un produit Santé adapté et limitant les risques c est? Un régime global 1er euro? (pilotage plus simple mais coûts) Un complément global aux régimes locaux? Un mix selon les pays de résidence? Une solution spécifique aux Français (complément CFE)? Un régime spécifique USA Des cotisations mutualisées ou par zone de résidence?! points d attention CFE ou pas CFE pour les départs de France? Zone de soins imposée ou pas Problème de Prise en charge Délai de Carence/Justif assurance au 1 retour Délais de remboursements Assistance Médicale / langue maternelle

18 Prévention Protection Un plan de prévoyance global ou une couverture pays d origine? Plan global : semble attractif en termes d équité mais solution peu choisie par les grands groupes Contrainte de coûts Contrainte d obligation liée au pays d origine (si expat ) Couverture par contrat d origine Surprime modeste Pas de travail de clonage de garantie Français : création d un plan substitutif du régime sécurité sociale pour que cela fonctionne. 1

19 Prévention Protection La politique retraite des mobiles. un sujet moins maitrisé, de portée long terme, avec des risques financiers importants RISQUES Chine Inde Non respect des obligations légales ou des clauses retraite du contrat de de mobilité Législation mouvante «Ratés» d affiliation» «Différentiels de prestations / cotisations» Négociation des salariés au départ : Renonciation au package retraite versus cash (non documenté au contrat) Contentieux des salariés au retour «défaut de package ou défaut d information claire» Peu de solutions de rattrapage. Pour les Français. CFE = affiliation dans les 10 ans Rachat de cotisations très onéreux depuis 2011 Arrêt Sodexho

20 Prévention Protection L arrêt Sodexho Un salarié expatrié indemnisé pour n'avoir pas été informé par son employeur qu'il ne cotisait pas à l'assurance-vieillesse. L'employeur qui manque à son obligation d'informer le salarié expatrié de sa situation au regard de la protection sociale et du fait que son activité ne donne pas lieu au versement de cotisations au régime d'assurance-vieillesse pendant la durée de son expatriation lui cause un préjudice consistant en une perte de chance de s'assurer volontairement contre le risque concerné, que l'employeur doit réparer par le versement de dommages et intérêts (Cass. soc., 25 janvier 2012, n ). Un salarié travaille à partir de 1983 pour plusieurs filiales du groupe Sodexho avec qui il conclut divers contrats de travail, exerçant à l'étranger les fonctions de cuisinier, de chef de cuisine, de chef chargé, puis de «camp boss», pour réaliser des prestations hôtelières sur des chantiers maritimes ou terrestres. Il saisit la justice pour réclamer des dommages-intérêts en réparation du préjudice résultant de la perte de ses droits à la retraite. L'employeur fait valoir notamment que «nulle disposition ne fait obligation à l'employeur d'informer particulièrement le salarié sur le régime de retraite auquel il cotise ou ne cotise pas, en sus des mentions obligatoires afférentes aux cotisations de sécurité sociale qui doivent figurer sur le bulletin de paie en application des articles R et R du code du travail». La cour d'appel, approuvée par la Cour de cassation, donne tort à l'employeur et le condamne à verser au salarié euros au titre de son manquement à ses obligations d'information. «Le salarié n'avait pas été informé de ce que son activité ne donnait pas lieu au versement de cotisations au régime d'assurance vieillesse de la sécurité sociale, ni averti de la faculté d'adhérer volontairement à ce régime, d'autant que sa formation et son expérience professionnelle ne lui conféraient aucune qualification particulière pour apprécier lui-même l'étendue de sa couverture sociale», constatent les juges d'appel. L'employeur soutenant que cette information ressortait des bulletins de paie, la cour d'appel considère que «ceux-ci ne mettaient pas suffisamment en évidence l'absence de cotisation au régime général pour éclairer de manière claire et exhaustive le salarié sur sa situation, des cotisations étant prélevées au titre de la retraite complémentaire, de sorte que le salarié pouvait légitimement considérer qu'il cotisait à l'assurance retraite». Cass. soc., 25 janvier 2012, n , FS-P+B 1

21 Prévention Protection La politique retraite des mobiles. Repenser la politique et les packages pour mieux prévenir les risques D un maintien des packages pays d origine. à une politique «équitable «quelles que soient les nationalités La redéfinition des packages : CFE / pas CFE ; niveaux de cotisations cibles notamment pour des populations sans packages ou sans référence origine. La priorisation des régimes de cotisations : les régimes qualifiés localement, les régimes d origine, les plans internationaux 1

22 Prévention Protection La politique retraite des mobiles. Repenser la politique et les packages pour mieux prévenir les risques L appréhension de la fiscalité des régimes de retraite pour les mobiles Le recours à des études chiffrées pré-post expatriation pour les cas sensibles, les situations «mal ou non gérées» L application stricte de politiques par les différents intervenants RH Une information claire des bénéficiaires (entretien, chiffrage.) Une nécessaire protection de l employeur dans les contrats vis-à-vis d une législation retraite particulièrement instable 1

23 Prévention Protection Le risque invalidité en expatriation et son impact en matière de retraite Pour les français : la CFE protège l acquisition de trimestres et la CRE/IRCAFEX. L acquisition de points. Un régime par capitalisation pure n offre pas ses garanties 1

24 Prévention Protection Des garanties «chômage» de plus en plus demandées GARP Garantie collective privée «Chômage international» 1

25 Prévention Protection Conclusion L Equipement conseil / courtage varie selon la taille de l entreprise Un pilotage centralisé des couvertures et politiques est mis en place dans beaucoup d entreprises (Pilote «expert» ; comité de décisions pensions /prévoyance mobilité) La formation de l ensemble des responsables mobilité à tous ces sujets de protection sociale reste important toutefois

26 Atelier B9 Expatriation Devoir des entreprises Santé et Sûreté International SOS

27 Les temps ont changé

28 Quelle perception de l avenir?

29 Risques perçus

30 Risques réels

31 Perception des destinations à haut risque

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34 A quoi les entreprises et les ONG sont-elles confrontées? Situations imprévisibles Ressources sollicitées à l extrême Différents fuseaux horaires Recherche d informations exactes Difficultés à communiquer avec le personnel sur le terrain Situations sécuritaires changeantes Complications médicales rapides Concurrence pour les ressources disponibles Responsabilité vis à vis de leur Codir Implications financières

35 Définition du Devoir de Protection Les individus et les organisations ont une obligation légale d agir envers les autres d une façon prudente et d éviter tout risque d incident qui aurait pu être empêché. Un employeur a l obligation d assurer la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être de ses salariés. Il est tenu responsable des incidents auxquels peuvent être confrontés expatriés, entourage et voyageurs internationaux. Quand les employés travaillent à l étranger, le Devoir de Protection de l employeur intègre la gestion du risque qui va au delà de l obligation de protection de la santé, sureté et sécurité connue dans le pays d origine.

36 En France, les obligations de l employeur vis-àvis de ses voyageurs et expatriés sont issues : du code du travail, de la jurisprudence, des conventions collectives applicables.

37 L obligation de prévention de l employeur Article L du Code du travail «L'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent : 1 Des actions de prévention des risques professionnels et de la pénibilité au travail ; 2 Des actions d'information et de formation ; 3 La mise en place d'une organisation et de moyens adaptés. L'employeur veille à l'adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances et tendre à l'amélioration des situations existantes».

38 A l international : l accident de mission est un accident du travail Cour de cassation Chambre sociale 19 juillet 2001 pourvoi n Framatome, elle décide que : «Le salarié effectuant une mission a droit à la protection prévue par l article L du Code de la sécurité sociale pendant tout le temps de la mission qu il accomplit pour son employeur, peu important que l accident survienne à l occasion d un acte professionnel ou d un acte de la vie courante, sauf la possibilité pour l employeur ou la caisse de rapporter la preuve que le salarié avait interrompu sa mission pour un motif personnel». Cour de cassation Chambre sociale 19 juillet 2001 pourvoi n Salomon : La Haute juridiction casse une décision rendue par la Cour d'appel de Lyon, pour avoir violé les dispositions de l article L du Code de la sécurité sociale, en écartant la thèse de l accident du travail au motif «qu en statuant comme elle l a fait, après avoir constaté que le décès était survenu au cours de la mission, ce dont il résultait que la présomption d imputabilité au travail était acquise». Cour d appel de Rennes 27 novembre 2002 : Séropositivité déclarée quatre années après une injection lors d une mission au Sénégal à l aide d une seringue reconnue non stérile : absence de lien entre l injection et la séropositivité reconnue. Impact financier pour l employeur : Augmentation de la cotisation accident du travail.

39 Le Continuum du Devoir de Protection

40 Une Checklist du Devoir de Protection

41 Des Responsabilités entre les différentes fonctions Direction Générale Chefs de Projets Direction Sûreté/ Sécurité DRH Direction Juridique Devoir de Protection QHSE PR/Communication Assurance/ Risques Direction Médicale Travel Managers

42 Dix Bonnes Pratiques

43 Atelier B9 Expatriation Devoir des entreprises Témoignage Groupe VEOLIA

44 L exemple du Groupe VEOLIA 792 personnes en mobilité internationale dans 74 pays - dont 127 personnes réparties dans 21 pays à «hauts risques», - plus forte présence en Chine : 186 personnes La direction de la Sureté de VE créée il y a environ 1 an est en charge de la cartographie des risques et des processus permettant de préparer les collaborateurs à leurs séjours à l étranger et de les assister, tant pour les missions courtes que pour les missions d expatriation. Eviter / Anticiper la gestion de crise c est : Avoir les informations utiles disponibles Connaître le dispositif d alarme

45 Informations à recenser préalablement AVOIR UN RECENSEMENT PRECIS DES EFFECTIFS SURPLACE : - Nombre de personnes : salariés + familles avec informations sur enfants (âge...) - Localisation : adresses, coordonnées GPS.. - Suivis précis et fréquents des agendas : déplacements y compris week-end, vacances hors du pays de résidence IDENTIFIER PRECISEMENT LES COLLABORATEURS ET LEURS FAMILLES : - Noms, nationalités, numéros d enregistrements consulaires, toutes informations indispensables aux autorités diplomatiques pour pouvoir intervenir. POUVOIR CONTACTER IMEDIATEMENT LES PERSONNES SUR PLACE : - Avoir leurs contacts téléphoniques et géographiques (pour reconnaissance physique éventuelle sur place si plus de communication) - dans les zones à risques, notamment sismique ou cyclonique, munir les équipes d un téléphone satellitaire.

46 Dispositif d alerte crise sûreté QUAND DONNER L ALERTE? En cas de situation d urgence = Tout événement compromettant la sécurité physique du collaborateur : - Troubles sociopolitiques graves - Actes de terrorisme, - Catastrophes naturelles QUI DONNE L ALERTE? Tout collaborateur en contactant : - Alerte groupe VE - International SOS - Sa DRH QUI GERE L ALERTE SÛRETE? La direction de la Sûreté VE - Contactée par l Alerte Groupe ou International SOS - Contactée par une division - Mise en alerte autonome

47 Appuyer l action du groupe en cas de crise c est : Comprendre les 4 niveaux de gestion de crise sûreté (Bleu Vert Orange Rouge) Veiller à ce que les personnels en mobilité soient assurés de la bonne coordination de leur gestion par VE Préparer en amont les conditions d un éventuel rapatriement des personnels en mobilité dans leur pays d origine.

48 Gestion de crise sûreté : NIVEAU BLEU : Mise en pré-alerte par la décision du directeur de la sûreté VE : mise à jour et transmission des données essentielles. NIVEAU VERT : Evacuation préventive des familles et de tous les salariés non indispensables au service (listes préétablies), à la demande de la cellule de crise sûreté VE. NIVEAU ORANGE : Regroupement des salariés menacés dans des lieux sécurisés et préalablement identifiés à la demande de la cellule de crise de VE ou des autorités militaires et/ou diplomatiques. NIVEAU ROUGE : Evacuation du pays des salariés menacés. Cette opération est décidée par la cellule de crise VE et/ou par les autorités militaires et diplomatiques.

49 Gestion de l information structurée à tous niveaux LES EQUIPES DES DIVISIONS SUR PLACE doivent mettre en place une cellule de crise locale commune et structurer la circulation de l information auprès des collaborateurs en mobilité. Si le pays a un correspondant sûreté, il aura la responsabilité de la mise en place de cette cellule. LES DIRECTIONS DES RESSOURCES HUMAINES Assurent un contact régulier avec les équipes sur place (toutes les 3 heures environ) et éventuellement avec les familles hors du pays, en liaison avec la direction de la Sûreté VE. LA DIRECTION DE LA SÛRETE VE : Echange avec les DRH et le correspondant sûreté du pays le cas échéant, afin de coordonner l information sur la situation des collaborateurs dans le pays pour la cellule de crise Sûreté VE, la direction générale du groupe et les autorités diplomatiques.

50 Gestion post-crise des collaborateurs EN CAS DE RETOUR DES COLLABORATEURS - Sous la responsabilité du directeur général de leur division - Organisée par la direction des ressources humaines avec coordination si plusieurs divisions concernées, désignation d un référent Groupe dès la décision de rapatriement prise. EN CAS DE TRAUMATISME SUR PLACE Identification des traumatismes par la direction des ressources humaines : mise en place de mesures de soutien (soutien psychologique, expertise médicale, vacances )

51 Conclusion