Garder le contact AVEC VOTRE ÉQUIPE EN TEMPS RÉEL

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1 Garder le contact AVEC VOTRE ÉQUIPE EN TEMPS RÉEL Guide pratique sur la formation et la gestion d une équipe virtuelle

2 Guide pratique sur la formation et la gestion d une équipe virtuelle Comprendre les différents aspects d un bureau virtuel : les avantages et les inconvénients Utiliser la technologie pour mettre sur pied un bureau virtuel efficace L importance de la connectivité : Choisir la solution Internet appropriée Nouveaux systèmes téléphoniques pour les entreprises modernes Protéger vos données d entreprise Gérer votre équipe virtuelle Fixer des objectifs et organiser des rencontres régulières Fixer des heures de travail régulières et essayer de vous y tenir Créer des liens et bâtir une équipe En résumé À propos de Rogers MC Rogers, son image, Un seul numéro Rogers et IntelliGENS sont des marques de commerce de Rogers Communications. 2013

3 1 Table des matières» GUIDE PRATIQUE SUR LA FORMATION ET LA GESTION D UNE ÉQUIPE VIRTUELLE Le concept de télétravail est apparu durant les années 80, époque à laquelle un grand nombre de gens se sont procuré des ordinateurs personnels. L arrivée d Internet a toutefois changé le mode de fonctionnement des entreprises et a fait en sorte que les gens ont pu devenir plus productifs à partir de leur domicile que de leur espace de bureau traditionnel. L idée d une équipe entièrement virtuelle a véritablement pris forme. Mais comme c est souvent le cas, les nouvelles tendances sont accompagnées de leur lot de difficultés, dont doivent tenir compte les propriétaires d entreprises avant de se lancer. Que vous souhaitiez mettre sur pied un bureau entièrement virtuel ou simplement gérer certaines de vos équipes de façon virtuelle, ce guide pratique de Rogers vous aidera à mieux comprendre les avantages et les inconvénients que cela comporte. Il vous donnera des renseignements utiles sur la façon dont la technologie peut vous aider à surmonter les obstacles associés à l exploitation de ce type d entreprise. Vous y trouverez également de judicieux conseils portant sur l emploi d outils de productivité et sur la gestion efficace de votre équipe virtuelle, si vous déterminez que cette solution répond aux besoins de votre entreprise. Que vous souhaitiez mettre sur pied un bureau entièrement virtuel ou simplement gérer certaines de vos équipes de façon virtuelle, ce guide pratique de Rogers vous aidera à mieux comprendre les avantages et les inconvénients que cela comporte.

4 2 Table des matières» COMPRENDRE LES DIFFÉRENTS ASPECTS D UN BUREAU VIRTUEL : LES AVANTAGES ET LES INCONVÉNIENTS Au fil des ans, de nombreuses entreprises ont adopté un modèle de gestion virtuel, et n ont donc aucun siège social ou adresse fixe. Voici les avantages d exploiter un bureau virtuel : Économies de loyer. Réduction des coûts indirects, par exemple les frais liés aux services publics et au soutien administratif. Plus écologique. Possibilité pour les entreprises d embaucher des gens qui se trouvent dans différentes régions géographiques. Productivité accrue; les employés peuvent travailler plus d heures puisqu ils n ont pas à se déplacer. Des employés plus heureux grâce à un horaire de travail souple. Le dernier avantage, mais non le moindre; travailler en pyjama. D un autre côté, les propriétaires d entreprises font face à de réels obstacles lors de la mise en place de ce type de bureau : Il se peut que les clients vous prennent moins au sérieux, vous et votre entreprise. Vous serez moins en contact avec votre équipe. Les employés passent moins de temps ensemble, ce qui risque de nuire à l esprit d équipe. Il sera difficile de collaborer efficacement. Ces obstacles sont bien réels, mais plusieurs d entre eux peuvent être surmontés à l aide d une bonne planification et des outils appropriés.

5 3 Table des matières» UTILISER LA TECHNOLOGIE POUR METTRE SUR PIED UN BUREAU VIRTUEL EFFICACE Une fois que vous aurez surmonté quelques obstacles, vous verrez que les avantages d un bureau virtuel en valent la peine. Vous aurez plus de facilité à relever les défis en utilisant les outils appropriés. L IMPORTANCE DE LA CONNECTIVITÉ : CHOISIR LA SOLUTION INTERNET APPROPRIÉE Opter pour les bons outils pourrait bien être la décision la plus importante que vous prendrez quand viendra le temps de mettre sur pied votre bureau virtuel. Lorsque vous n êtes pas dans un bureau traditionnel, votre connexion Internet est votre cordon vital pour rester en contact. Votre équipe a besoin d une connexion fiable et rapide, où qu elle soit. Pensez à vous procurer un service Internet filaire pour entreprises, qui offre des vitesses élevées en matière de bande passante de même que des options de sécurité. Si certains membres de votre équipe ont beaucoup à se déplacer, par exemple les équipes de vente, les équipes sur le terrain ou les grands voyageurs d affaires, vous pourriez avoir à considérer également une solution Internet mobile pour une portabilité et une productivité sans pareilles. La Clé Internet ou un point d accès mobile peut vous offrir une connexion haute vitesse dans les aéroports, les hôtels, le bureau du client ou même votre chalet, sans dépendre des points d accès Wi-Fi. Si les services Internet sans fil vous intéressent, renseignez-vous au sujet des forfaits Internet sans fil qui offrent un généreux volume de données, des tarifs souples qui s ajustent au gré de votre utilisation ou ceux qui vous permettent de partager votre forfait Internet entre votre appareil Internet sans fil et votre téléphone intelligent, vous éviterez ainsi de gaspiller des données tous les mois. Il est également important de s intéresser aux solutions en matière d itinérance et de déplacement, puisqu elles permettent à vos employés de garder le contact et d être productifs partout où les affaires les mènent. Il est essentiel de choisir la bonne option d itinérance, par exemple un Passeport Données en itinérance ou une trousse Voyage, pour permettre à vos employés qui voyagent occasionnellement ou régulièrement de travailler sur la route de manière abordable et transparente. Lorsque vous n êtes pas dans un bureau traditionnel, votre connexion Internet est votre cordon vital pour rester en contact. Votre équipe a besoin d une connexion fiable et rapide, où qu elle soit.

6 4 Table des matières» NOUVEAUX SYSTÈMES TÉLÉPHONIQUES POUR LES ENTREPRISES MODERNES Vos clients n ont pas besoin de savoir que vous travaillez d un bureau à domicile. Vous devez choisir le service de connectivité vocale qui répond à vos besoins lorsque vous mettez sur pied votre bureau virtuel. Il s agit non seulement d un outil indispensable pour permettre à vos employés de garder le contact, mais il laisse également croire que votre bureau est plus gros qu il l est en réalité ce qui peut être important pour certains clients. En optant pour la bonne plateforme de communications, vous ferez en sorte que vos clients profitent toujours d une expérience professionnelle, peu importe où se trouve votre équipe. Lorsque vient le temps de choisir un système téléphonique, pensez à une plateforme téléphonique d affaires en nuage qui offre toutes les fonctions d un téléphone traditionnel, sans les coûts liés à l installation et la configuration de l équipement. Un service Voix sur IP hébergé par Rogers est compatible avec les téléphones et appareils sans fil que vous possédez déjà, vous pouvez donc travailler à votre bureau ou partout où les affaires vous mènent. Recherchez des services qui vous permettent d établir des règles de réponse ou de transfert pour vous assurer que vos clients ne tombent jamais sur une ligne occupée. Le bon système vous permettra également d accéder aux portails de gestion en ligne pour gérer vos fonctions d appel, au moyen de votre ordinateur, de votre tablette ou de votre téléphone intelligent. Vous pourriez aussi considérer une solution en ligne, par exemple Un seul numéro Rogers MC pour affaires qui vous permet de répondre à des appels à partir de votre sans-fil, ou de votre tablette ou votre ordinateur compatible avec le service, et de passer d un appareil à un autre pendant un appel, sans perdre un mot de la conversation. Un forfait Un seul numéro Rogers vous permet de parler avec tous les membres de votre équipe, de les texter et de leur envoyer des messages photo et vidéo. Grâce aux solutions web, créez facilement des règles afin de rediriger certains appels et de mieux gérer vos minutes de temps d antenne sans-fil, profitez de la liberté de mouvement pendant un appel et ayez l assurance de ne jamais rater un appel. Vos clients n ont pas besoin de savoir que vous travaillez d un bureau à domicile. Il est très important de choisir le service de connectivité vocale qui répond à vos besoins lorsque vous mettez sur pied votre bureau virtuel.

7 5 Table des matières» PROTÉGER VOS DONNÉES D ENTREPRISE La plupart des chefs d entreprise comprennent qu il est essentiel de pouvoir communiquer avec leurs employés et d accéder aux données de leur entreprise, mais oublient l importance de protéger ces dernières. Vous ne conduiriez pas une voiture ou n achèteriez pas une maison sans avoir une assurance qui vous protège des accidents ou des catastrophes, alors pourquoi ne pas protéger les renseignements sacrés de votre entreprise? Il existe des outils exceptionnels qui vous aident à protéger votre entreprise des catastrophes et de la cybercriminalité. Recherchez un fournisseur qui peut offrir à votre entreprise des solutions de sauvegarde de données sécurisée, de façon à ce que vos données soient automatiquement sauvegardées et stockées hors site. Assurez-vous de respecter les règles relatives au mot de passe et au cryptage, au cas où un employé perdrait son appareil. Envisagez de mettre en œuvre une solution de sécurité pour entreprises qui comprend un antivirus, un anti-logiciel espion, le filtrage du contenu, la protection contre la fraude et la sécurité Wi-Fi pour vous et tous les membres de votre équipe. Vous ne conduiriez pas une voiture ou n achèteriez pas une maison sans avoir une assurance qui vous protège des accidents ou des catastrophes, alors pourquoi ne pas protéger les renseignements sacrés de votre entreprise?

8 6 Table des matières» GÉRER VOTRE ÉQUIPE VIRTUELLE Maintenant que vous savez comment mettre sur pied un bureau virtuel et que vous disposez des outils pour y arriver, voici quelques conseils qui vous aideront à mieux gérer votre équipe et à garder le contact avec vos employés. FIXER DES OBJECTIFS ET ORGANISER DES RENCONTRES RÉGULIÈRES Lorsque les membres d une équipe ne travaillent pas dans un même endroit, il peut arriver qu ils aient trop de liberté. En fixant des objectifs et en organisant des rencontres régulières, vous vous assurerez que tous travaillent dans un but commun. Et ainsi, les membres de votre équipe sauront ce que vous attendez d eux. Bien que les courriels soient une bonne façon de communiquer, les réunions hebdomadaires en direct sont plus efficaces. Non seulement elles seront plus courtes et plus efficaces, mais elles vous permettront également de sonder la motivation de vos employés relativement aux tâches qui leur sont assignées. Lorsque les membres d une équipe ne travaillent pas dans un même endroit, il peut arriver qu ils aient trop de liberté. En fixant des objectifs et en organisant des rencontres régulières, vous vous assurerez que tous travaillent dans un but commun. Les services d audioconférence et de conférence sur le web sont une solution parfaite pour ce type de réunions. Ils vous permettent de communiquer en temps réel avec votre équipe par l entremise du clavardage, de l annotation de documents et le partage d applications. Tout ce dont vous avez besoin, c est d un accès Internet et d une ligne téléphonique de base pour tenir des réunions électroniques en collaboration. Et si vous disposez d une caméra web, faites une rencontre face à face grâce à la vidéoconférence, peu importe la distance qui vous sépare.

9 7 Table des matières» FIXER DES HEURES DE TRAVAIL RÉGULIÈRES ET ESSAYER DE VOUS Y TENIR L un des principaux avantages d un bureau virtuel est que vos employés ont la liberté de travailler où qu ils se trouvent. Fournissez-leur les outils nécessaires afin qu ils soient le plus productifs possible. Les tablettes, les téléphones intelligents et les appareils Internet sans fil vous permettront de garder le contact en tout temps et rendront vos employés heureux et productifs. Toutefois, un des risques d un bureau virtuel est la difficulté de respecter un horaire de 9 à 5. Exprimez clairement vos attentes envers vos employés et tentez de respecter autant que possible les heures durant lesquelles ils ne travaillent pas. Réduisez au minimum le nombre d appels et de courriels lorsque les employés sont en congé, et vous en serez récompensé; ils seront plus productifs durant leurs heures de travail. L un des principaux avantages d un bureau virtuel est que vos employés ont la liberté de travailler où qu ils se trouvent. Fournissez-leur les outils nécessaires afin qu ils soient le plus productifs possible. CRÉER DES LIENS ET BÂTIR UNE ÉQUIPE Un des problèmes majeurs en ce qui concerne la gestion d un bureau et d une équipe virtuelle, c est qu il n y a pas de pause-café pour échanger entre collègues. Ainsi, il peut être difficile pour les membres d une équipe de créer des liens et de développer le type de camaraderie que l on voit entre collègues qui travaillent dans un même lieu réel. Faites un effort pour apprendre à connaître vos employés personnellement et encouragez-les à en faire de même. Commencez les conférences web en leur demandant si leurs enfants vont bien ou en souhaitant joyeux anniversaire à l un d entre eux, le cas échéant. Les petites choses peuvent faire toute la différence. Par exemple, pensez à envoyer des petits gâteaux à votre équipe pour célébrer un anniversaire ou l atteinte d une étape, et assurez-vous de leur faire régulièrement part des succès de l entreprise. Vous encouragerez ainsi l esprit d équipe. Vous pourriez également vouloir utiliser une application de messagerie instantanée qui vous permet d enregistrer vos conversations, de les mettre en signet et de faire une recherche pour les récupérer ultérieurement. De plus, souvent les forfaits de transmission de la voix, Internet et de messagerie texte pour les équipes permettent aux membres d un groupe équipés de téléphones intelligents de communiquer de façon illimitée. Ils peuvent ainsi garder le contact et devenir amis.

10 8 Table des matières» EN RÉSUMÉ La création et la gestion d un bureau virtuel comportent des enjeux, mais Rogers dispose d outils qui peuvent vous aider. Une configuration adéquate est la clé pour faire en sorte que votre équipe se surpasse au sein d une structure virtuelle - tout ce dont elle a besoin, c est de la bonne connectivité. Nos experts peuvent vous fournir des outils et des conseils pratiques pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Vous voulez plus de conseils pour votre entreprise? Consultez notre Centre du savoir-faire. Apprenez-en plus sur les forfaits Internet de Rogers, Un seul numéro Rogers pour affaires, les forfaits d itinérance de Rogers, et les forfaits Partage IntelliGENS MC, et sachez s ils conviennent à votre entreprise. Communiquez avec un conseiller pour affaires de Rogers. À PROPOS DE ROGERS Rogers Communications met les petites entreprises en communication avec leurs clients, fournisseurs, partenaires et employés grâce à ses services rapides et fiables de sans-fil, de téléphone, d Internet et de télévision. Plus de un million et demi de clients d affaires nous font confiance en raison de nos outils qui ont fait leurs preuves et de notre savoir-faire. Nos services abordables fonctionnent au moyen de nos réseaux éprouvés et sont appuyés par un soutien technique 24 heures sur 24, sept jours sur sept.