PRÉSENCE AUX ASSEMBLÉES GUIDE PRATIQUE

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1 GÉNÉRALITÉS ET PRINCIPES : Le processus de gestion des présences aux assemblées se compose de trois étapes (décrites ci dessous dans la section UTILISATION), à savoir : AVANT l assemblée, PENDANT l assemblée, APRÈS l assemblée. VOUS DEVEZ OBLIGATOIREMENT COMPLÉTER CES TROIS ÉTAPES POUR CHAQUE DATE D ASSEMBLÉE DISTINCTE. Le module de gestion des présences et votes aux assemblées est accessible depuis le menu habituel de gestion syndicale. Le module fonctionne en mode connecté (en présence d Internet et du VPN) ou déconnecté (sans Internet et sans VPN, ce qui sera le cas le plus habituel lors de l assemblée). Il est impératif de n utiliser qu un seul ordinateur par assemblée. L utilisation du lecteur de carte de membre est optionnelle mais vivement recommandée. Il accélère la saisie du matricule du membre. UTILISATION : Étape 1 AVANT l assemblée. Le plus tard possible avant de vous rendre à l assemblée et alors que vous avez accès à Internet et au VPN (bureau du syndicat, domicile, hôtel ) vous devez exécuter le programme pour synchroniser les données : Démarrez le programme de gestion syndicale : Il aura l apparence habituelle. Cliquez sur le bouton Assemblées. Le programme s ouvre sur la fenêtre suivante : SCFP2000 Page 1 sur 11

2 Vérifiez en bas à gauche de l écran que vous êtes bien connecté au serveur du syndicat à Montréal : Les messages «Système connecté au VPN du 2000» et «La base de données distante est en ligne» doivent être affichés. Si ce n est pas le cas, fermez le programme en cliquant sur le bouton rouge en bas à droite libellé «Arrêter le module» puis fermez le menu de Gestion syndicale. Réglez votre problème d accès à Internet et recommencez au début de cette étape. Cliquez sur le bouton animé bleu en forme de planète en bas à gauche libellé «Synchroniser» L ordinateur portable se synchronise avec le serveur du syndicat à Montréal. L écran affiche la progression de la synchronisation : La synchronisation comporte 6 étapes et peut durer de quelques secondes à plusieurs minutes. Étape 1 : Étape 2 : Étape 3 : Étape 4 : Étape 5 : Étape 6 : Synchronisation de la liste des membres (changements divers). Synchronisation des dates et lieux d assemblées. Synchronisation des présences Envoi (assemblées de votre région). Synchronisation des présences Réception (assemblées des autres régions). Synchronisation des votes Envoi (votes aux assemblées de votre région). Synchronisation des votes Réception (votes aux assemblées des autres régions). La synchronisation est ESSENTIELLE au bon fonctionnement du processus et ne peut être interrompue. Une fois la synchronisation terminée le message «SYNCHRONISATION EFFECTUÉE AVEC SUCCÈS» apparait brièvement. Fermez le programme en cliquant sur le bouton rouge en bas à droite libellé «Arrêter le module», fermez le menu de Gestion syndicale et éteignez votre portable. Vous êtes maintenant prêt à vous rendre sur le lieu de l assemblée! SCFP2000 Page 2 sur 11

3 Étape 2 PENDANT l assemblée. Une fois rendu sur le lieu de l assemblée il est hautement probable que vous n aurez pas d accès à l Internet ni au VPN. Veuillez noter que, si vous tenez une assemblée dans les locaux du syndicat ou proche d un endroit où vous vous avez vos habitudes, il est possible qu Internet soit disponible. Cela ne pose aucun problème et ne nuira pas à vos opérations. Connectez le lecteur de cartes à votre portable dans l une des prises USB disponibles. Il est recommandé de ne pas utiliser votre souris externe et d utiliser plutôt le «TouchPad» intégré. Démarrez votre ordinateur. Le lecteur de carte émet un ou deux bips et des lumières rouges s allument. Connectez vous avec le mot de passe habituel. Démarrez le programme de gestion syndicale. Si vous avez accès à l Internet et au VPN (improbable), Il aura l apparence habituelle: Sinon, il aura cette apparence: Cliquez sur le bouton Assemblées. Le programme s ouvre sur la fenêtre suivante : SCFP2000 Page 3 sur 11

4 Si vous avez accès à Internet et au VPN les messages «Système connecté au VPN du 2000» et «La base de données distante est en ligne» seront affichés. Vous devez maintenant sélectionner l assemblée pour laquelle vous relevez les présences en cliquant sur la boite de sélection en haut à droite : La date et le lieu de l assemblée sélectionnée s affichent. RELÈVE DES PRÉSENCES : Comme vous êtes en début d assemblée et que vous relevez les présences cochez la case «Présences». Cliquez sur OK, une fenêtre de confirmation est affichée. Confirmez ou infirmez votre sélection. Vous êtes maintenant en mode de saisie des présences, l écran suivant s affiche : SCFP2000 Page 4 sur 11

5 Attention : Vérifiez souvent que le curseur clignotant se trouve bien dans le champ No Matricule. Glissez une carte de membre dans le lecteur (code barre en bas et vers la droite) : OU entrez un matricule complet (8 caractères avec les zéros de gauche). Si vous utilisez le lecteur de carte : Il devrait émettre un bip à chaque lecture. S il n émet pas de bip vérifiez qu il est bien connecté (lumières rouges allumées). Si c est le cas il est possible que vous ayez introduit la carte à l envers. Recommencez. Si la carte est correctement insérée, qu un bip a été entendu mais qu aucune information n est affichée, vérifiez que le curseur clignotant se trouve bien dans le champ No Matricule. Recommencez. Les informations les plus récentes relatives au membre dont nous disposons s affichent dans la partie gauche de l écran (la zone floutée contient l adresse du domicile du membre): Une liste des 15 derniers membres dont la carte a été lue est maintenue dans la partie droite de l écran. Si une anomalie concernant le statut du membre est détectée il est possible qu une fenêtre de confirmation s affiche et notamment celle ci : SCFP2000 Page 5 sur 11

6 Continuez la lecture des cartes ou l entrée des matricules. Quand toutes les présences ont été enregistrées cliquez sur le bouton rouge au centre libellé «Terminer la saisie». L écran de base suivant s affiche : Si vous avez terminé la saisie des présences et que de nouveaux membres se présentent vous pouvez reprendre la saisie des présences (vérifiez que la bonne assemblée est sélectionnée, que la case «Présences» est cochée puis cliquez sur OK). Si un vote est prévu lors de l assemblée suivez la procédure ci dessous (RELÈVE DES VOTES). Sinon fermez le programme en cliquant sur le bouton rouge en bas à droite libellé «Arrêter le module», fermez le menu de Gestion syndicale, éteignez votre portable et effectuez dès que possible l étape 3 (APRÈS l assemblée). SCFP2000 Page 6 sur 11

7 RELÈVE DES VOTES : Si un vote est prévu, assurez vous que la bonne assemblée est sélectionnée et cochez la case «Votes». Cliquez sur OK, une fenêtre de confirmation est affichée. Confirmez ou infirmez votre sélection. Vous êtes maintenant en mode de saisie des votes, l écran suivant s affiche : Attention : Vérifiez souvent que le curseur clignotant se trouve bien dans le champ No Matricule. Glissez une carte de membre dans le lecteur (code barre en bas et vers la droite) : OU entrez un matricule complet (8 caractères avec les zéros de gauche). Si vous utilisez le lecteur de carte : Il devrait émettre un bip à chaque lecture. S il n émet pas de bip vérifiez qu il est bien connecté (lumières rouges allumées). Si c est le cas il est possible que vous ayez introduit la carte à l envers. Recommencez. Si la carte est correctement insérée, qu un bip a été entendu mais qu aucune information n est affichée, vérifiez que le curseur clignotant se trouve bien dans le champ No Matricule. Recommencez. SCFP2000 Page 7 sur 11

8 Les informations les plus récentes relatives au membre dont nous disposons s affichent dans la partie gauche de l écran (la zone floutée contient l adresse du domicile du membre): Une liste des 15 derniers membres dont la carte a été lue est maintenue dans la partie droite de l écran. Si une anomalie concernant le statut du membre qui pourrait affecter son droit de voter est détectée, il est possible qu une fenêtre de confirmation s affiche. Parmi celles ci notons particulièrement : Le membre n a pas le droit de vote (nom membre, inactif ). Vous pouvez accorder le droit de vote si vous disposez d informations crédibles plus récentes que celles du système. Le membre a déjà voté à cette assemblée ou une assemblée précédente.il ne peut EN AUCUN CAS voter 2 fois : SCFP2000 Page 8 sur 11

9 La présence du membre à l assemblée en cours n a pas été validée avant le vote. Vous pouvez alors marquer automatiquement le membre comme présent tout en comptabilisant son vote: Continuez la lecture des cartes ou l entrée des matricules. Quand tous les votes ont été enregistrés cliquez sur le bouton rouge au centre libellé «Terminer la saisie». L écran de base suivant s affiche : Fermez le programme en cliquant sur le bouton rouge en bas à droite libellé «Arrêter le module», fermez le menu de Gestion syndicale et éteignez votre portable et effectuez dès que possible l étape 3 (APRÈS l assemblée). SCFP2000 Page 9 sur 11

10 Étape 3 APRÈS l assemblée. Le plus tôt possible après être revenu d une assemblée et dès que vous avez accès à Internet et au VPN (bureau du syndicat, domicile, hôtel ) vous devez exécuter le programme pour synchroniser les données (la procédure est identique à celle de l étape 1. Elle vous est rappelée ci dessous) : Démarrez le programme de gestion syndicale : Il aura l apparence habituelle. Cliquez sur le bouton Assemblées. Le programme s ouvre sur la fenêtre suivante : Vérifiez en bas à gauche de l écran que vous êtes bien connecté au serveur du syndicat à Montréal : Les messages «Système connecté au VPN du 2000» et «La base de données distante est en ligne» doivent être affichés. Si ce n est pas le cas, fermez le programme en cliquant sur le bouton rouge en bas à droite libellé «Arrêter le module» puis fermez le menu de Gestion syndicale. Réglez votre problème d accès à Internet et recommencez au début de cette étape. SCFP2000 Page 10 sur 11

11 Cliquez sur le bouton animé bleu en forme de planète en bas à gauche libellé «Synchroniser» L ordinateur portable se synchronise avec le serveur du syndicat à Montréal. L écran affiche la progression de la synchronisation : La synchronisation comporte 6 étapes et peut durer de quelques secondes à plusieurs minutes. Étape 1 : Étape 2 : Étape 3 : Étape 4 : Étape 5 : Étape 6 : Synchronisation de la liste des membres (changements divers). Synchronisation des dates et lieux d assemblées. Synchronisation des présences Envoi (assemblées de votre région). Synchronisation des présences Réception (assemblées des autres régions). Synchronisation des votes Envoi (votes aux assemblées de votre région). Synchronisation des votes Réception (votes aux assemblées des autres régions). La synchronisation est ESSENTIELLE au bon fonctionnement du processus et ne peut être interrompue. Une fois la synchronisation terminée le message «SYNCHRONISATION EFFECTUÉE AVEC SUCCÈS» apparait brièvement. Fermez le programme en cliquant sur le bouton rouge en bas à droite libellé «Arrêter le module». Vous pouvez alors fermez le menu de Gestion syndicale et éteindre votre portable ou travailler normalement. N OUBLIEZ PAS QUE VOUS DEVEZ EFFECTUER LES 3 ÉTAPES DÉCRITES CI DESSUS POUR CHAQUE DATE D ASSEMBLÉE DISTINCTE. SCFP2000 Page 11 sur 11