Allocation pour adjoints de circonscription et rémunération du personnel au titre de l allocation de circonscription

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1 Allocation pour adjoints de circonscription et rémunération du personnel au titre de l allocation de circonscription Admissibilité Un député à l Assemblée législative peut embaucher un ou des adjoints de circonscription pour que soit assurée la représentation apolitique de sa circonscription. Les adjoints de circonscription fournissent en général des services de secrétariat, d affaires, de réception ainsi que d autres services afférents. Un député a droit à une allocation pour adjoints de circonscription à partir de son élection jusqu à sa démission ou à la dissolution de l Assemblée. Le député doit être déclaré élu par Élections Manitoba avant de présenter une demande de remboursement des frais autorisés. Pour en savoir plus long sur les incidences de la dissolution sur l allocation pour adjoints de circonscription, veuillez consulter la partie du Guide qui y est consacrée. Allocation La rémunération des adjoints de circonscription fait partie des frais admissibles à une allocation pour adjoints de circonscription et à une allocation de circonscription. La rémunération des adjoints de circonscription est d abord imputée à l allocation pour adjoints de circonscription, jusqu à concurrence d un montant maximal aux deux semaines, puis à l allocation de circonscription. Si votre demande de remboursement est inférieure au montant maximal aux deux semaines, le solde inutilisé s ajoute à la période de deux semaines suivante et ainsi de suite jusqu à la fin de l exercice financier. Si votre demande de remboursement est supérieure au montant maximal aux deux semaines, la différence est considérée comme des frais liés à la rémunération du personnel au titre de votre allocation de circonscription. Les avantages sociaux des adjoints de circonscription sont accordés conformément aux politiques d emploi concernant les adjoints de circonscription établies par la Commission de régie de l Assemblée législative (la Commission). Les frais liés aux avantages sociaux des adjoints de circonscription sont pris en compte dans l allocation pour adjoints de circonscription. Guide sur les allocations des députés 2-1

2 Veuillez consulter la partie de ce chapitre consacrée aux frais autorisés liés à la rémunération pour obtenir la liste des frais autorisés liés à la rémunération du personnel au titre de l allocation pour adjoints de circonscription et de l allocation de circonscription. Veuillez consulter la partie de ce chapitre consacrée aux frais autorisés liés aux avantages sociaux pour obtenir la liste des frais autorisés liés aux avantages sociaux au titre de l allocation pour adjoints de circonscription. Un tableau intitulé «Allocations admissibles pour l exercice financier» se trouve au début du Guide et indique le montant maximal aux deux semaines actuel se rapportant à l allocation pour adjoints de circonscription. Les adjoints de circonscription ne peuvent travailler à des élections fédérales, provinciales, locales, municipales ou scolaires tout en étant rémunérés à même l allocation pour adjoints de circonscription ou l allocation de circonscription. Les adjoints de circonscription ne peuvent travailler à des élections que pendant leur temps libre. L allocation pour adjoints de circonscription ne s applique pas aux services professionnels comme la tenue des livres et la comptabilité. Les frais liés à ces services doivent être remboursés directement à même l allocation de circonscription par l entremise du Bureau des allocations des députés. Il est important de faire la différence entre les services professionnels et l emploi. Si l Agence du revenu du Canada considère la personne qui assure un service comme votre employé, vous devez alors payer cette personne par l entremise du Service des ressources humaines. Vous pourriez avoir à embaucher plus qu un adjoint de circonscription et à embaucher un employé à titre occasionnel si le travail l exige. Calcul des montants Montants calculés le 1 er avril Le montant maximal aux deux semaines des frais liés à la rémunération du personnel au titre de l allocation pour adjoints de circonscription est établi le 1 er avril de chaque nouvel exercice financier. Rajustement en fonction du coût de la vie Un rajustement en fonction du coût de la vie s applique au montant maximal aux deux semaines des frais liés à la rémunération du personnel le 1 er avril de chaque exercice financier. Le rajustement se fait en fonction de l'augmentation ou de la diminution en pourcentage de l'indice des 2-2 Guide sur les allocations des députés

3 prix à la consommation au Manitoba au cours de l'année civile précédente. Le montant rajusté est arrondi au dollar près. Calcul au prorata En période électorale, le montant maximal aux deux semaines des frais liés à la rémunération du personnel est calculé au prorata pour tous les députés à partir du premier jour de la période de rémunération de deux semaines jusqu au jour suivant l émission du bref électoral, puis du jour de l élection jusqu à la fin de la période de rémunération de deux semaines comprenant le jour de l élection. Avant d embaucher un adjoint de circonscription Veuillez consulter le guide sur la rémunération et les avantages sociaux des députés. La partie II, qui porte sur la rémunération et les avantages sociaux du personnel de circonscription, fournit des renseignements sur votre responsabilité en tant qu employeur et sur les décisions que vous devez prendre avant d embaucher un adjoint de circonscription. La partie III du guide énumère les politiques d emploi concernant les adjoints de circonscription. Vous devez être au courant de ces politiques qui établissent les responsabilités de l employé et de l employeur. Avant d embaucher un adjoint de circonscription, vous devez établir si vous dépasserez le montant de l allocation pour adjoints de circonscription et, si c est le cas, établir le montant de votre allocation de circonscription affecté à la rémunération du personnel. D autres éléments doivent être pris en compte, comme le loyer du bureau de circonscription, les services publics et les biens loués (p. ex., télécopieur et affichage) ainsi que les frais courants pour assurer le fonctionnement et la représentation du bureau. Veuillez consulter la partie qui suit pour en savoir plus long. Frais autorisés liés à la rémunération du personnel au titre de l allocation pour adjoints de circonscription et de l allocation de circonscription Vous devez comptabiliser au budget les frais liés à la rémunération ci-dessous qui s appliquent au montant maximal aux deux semaines des frais liés à la rémunération du personnel au titre de l allocation pour adjoints de circonscription. Ces frais s appliqueront d abord à votre allocation pour adjoints de circonscription, puis, une fois le montant maximal aux deux semaines atteint, à votre allocation de circonscription. Guide sur les allocations des députés 2-3

4 Taux horaire de rémunération Il s agit du taux horaire que vous avez établi, multiplié par le nombre d heures de travail rapportées. Comme les pauses-repas ne sont pas rémunérées, elles ne sont pas comptabilisées dans le nombre d heures de travail rapportées. Jours fériés Votre adjoint de circonscription sera rémunéré pendant tous les congés de la fonction publique. Veuillez consulter l annexe 5 Congés de la fonction publique, dans la liste des annexes du Guide. Indemnité de vacances Votre adjoint de circonscription a droit à une indemnité de vacances conformément aux politiques d emploi des adjoints de circonscription. L indemnité de vacances correspond à 4 % de la rémunération accordée aux deux semaines pendant les quatre premières années, puis à 6 % par la suite. Une période électorale n est pas considérée comme une interruption de service pour le calcul des années de service. Congé de maladie Votre adjoint de circonscription est admissible à un congé de maladie à un taux correspondant à 3,625 heures pour chaque 72 heures et demie de service accumulé, ce qui équivaut, pour un travail à temps plein, à 1 journée de congé de maladie par mois. Après 4 ans de service, le taux augmente à 7 heures et quart pour chaque 72 heures et demie de service accumulé, ce qui équivaut, pour un travail à temps plein, à 2 journées de congé de maladie par mois. Une période électorale n est pas considérée comme une interruption de service en ce qui a trait au calcul des années de service. Un congé de maladie prolongé fait partie des frais liés aux avantages sociaux et entre dans cette catégorie dans l allocation pour adjoints de circonscription. Si un adjoint de circonscription est malade pendant plus de cinq jours de travail consécutifs, le congé de maladie supplémentaire entre dans la catégorie des frais liés aux avantages sociaux jusqu à ce que l employé reprenne le travail. Par exemple, si votre adjoint de circonscription travaille tous les lundis, mercredis et vendredis, le deuxième vendredi qu il manquera n entrera plus dans la catégorie des frais liés à la rémunération de l allocation pour adjoints de circonscription ou de l allocation de circonscription. Heures supplémentaires Votre adjoint de circonscription sera rémunéré pour ses heures supplémentaires conformément aux politiques d emploi des adjoints de circonscription. Les heures supplémentaires sont payées à temps et demi pour chaque heure supplémentaire travaillée après 7 heures et quart de travail par jour. Un adjoint de circonscription qui est tenu de travailler pendant sa première ou sa deuxième journée de repos sera payé à temps double pour 2-4 Guide sur les allocations des députés

5 toutes les heures travaillées. Les heures supplémentaires sont payées en fonction du nombre d heures de travail que vous rapportez. Congé de décès, congé de paternité, congé d adoption et congé pour obligations familiales Votre adjoint de circonscription est admissible à un congé de décès, à un congé de paternité, à un congé d adoption et à un congé pour obligations familiales conformément aux politiques d emploi des adjoints de circonscription. Ces congés sont rémunérés. Congé de maternité, congé parental et congé de soignant (aucun coût) Votre adjoint de circonscription est admissible à un congé de maternité, à un congé parental et à un congé de soignant conformément aux politiques d emploi des adjoints de circonscription. Ces congés ne sont pas rémunérés. Frais autorisés liés aux avantages sociaux au titre de l allocation pour adjoints de circonscription Les frais liés aux avantages sociaux des adjoints de circonscription sont pris en compte dans l allocation pour adjoints de circonscription. Vous n avez toutefois pas à les comptabiliser dans votre budget. Services de santé Votre adjoint de circonscription est admissible au régime de soins dentaires, au régime de soins ophtalmologiques, au programme de remboursement des médicaments délivrés sur ordonnance, au compte gestion-santé (sauf s il est nommé pour une période déterminée) et au régime prévoyant des soins ambulanciers et des soins hospitaliers dans une chambre semi-privée conformément aux politiques d emploi des adjoints de circonscription. Congé de maladie Si un adjoint de circonscription est malade pendant plus de cinq jours ouvrables consécutifs, le congé de maladie supplémentaire entre dans la catégorie des frais liés aux avantages sociaux plutôt que dans la catégorie des frais liés à la rémunération jusqu à ce que l employé reprenne le travail. Invalidité de longue durée Votre adjoint de circonscription est admissible au régime de rente d invalidité de longue durée conformément aux politiques d emploi des adjoints de circonscription. Indemnisation des accidentés du travail Votre adjoint de circonscription est admissible au régime d indemnisation des accidentés du travail. Guide sur les allocations des députés 2-5

6 Régime de pensions du Canada et assurance-emploi Votre adjoint de circonscription est admissible au régime de pensions du Canada et à l assurance-emploi. Régime de retraite et d assurance Les adjoints de circonscription peuvent joindre ces régimes en tout temps. Votre adjoint de circonscription doit le faire après deux ans de service tout dépendant de son revenu. Avis de mise à pied ou de licenciement Votre adjoint de circonscription a droit à un avis de mise à pied ou de licenciement, conformément aux politiques d emploi des adjoints de circonscription. En l absence d avis, une indemnité de préavis peut être versée. Lorsqu une élection générale est déclenchée, la mise à pied prend effet le jour suivant l émission du bref électoral et votre adjoint de circonscription reçoit une indemnité de préavis. Comme cette indemnité est considérée à titre de frais liés aux avantages sociaux, vous n avez pas à la comptabiliser dans votre allocation pour adjoints de circonscription ou allocation de circonscription. Indemnité de départ Votre adjoint de circonscription peut être admissible à une indemnité de départ, conformément aux politiques d emploi concernant les adjoints de circonscription. Comme cette indemnité est considérée à titre de frais liés aux avantages sociaux, vous n avez pas à la comptabiliser dans votre allocation pour adjoints de circonscription ou allocation de circonscription. Demande de remboursement La rémunération de l adjoint de circonscription doit lui être versée directement par le Service des ressources humaines de l Assemblée législative. Date limite de fin d exercice Les demandes de remboursement des frais liés à la rémunération de l adjoint de circonscription (rapportés sur la feuille de présence) doivent être déposées au plus tard à la date limite du calendrier de rémunération, soit le mardi suivant un jour de paie. Hormis cette date limite se rapportant à la rémunération du personnel, les demandes de remboursement de tous les frais engagés au cours d un exercice financier au titre de l une ou l autre des allocations doivent être déposées au plus tard le 30 juin suivant l exercice qui a pris fin. 2-6 Guide sur les allocations des députés

7 Avis d embauche Pour que votre adjoint de circonscription puisse être rémunéré, vous devez remplir un avis d embauche. Veuillez consulter l annexe 6 Adjoint de circonscription Avis d embauche, dans la liste des annexes du Guide. L avis d embauche doit contenir ce qui suit : - le nom de votre adjoint de circonscription et ses coordonnées; - le taux horaire de rémunération; - la situation professionnelle; - la fréquence de travail; - la date d entrée en fonction; - votre signature. Vous devez transmettre le document original dûment signé au Service des ressources humaines ainsi qu une copie à votre adjoint de circonscription. Pour accélérer les choses, vous pouvez aussi envoyer la formule par télécopieur au Avis de changement Avant qu un changement ne prenne effet, comme un changement touchant le taux horaire de rémunération, vous devez remplir un avis de changement. Veuillez consulter l annexe 7 Adjoint de circonscription Avis de changement, dans la liste des annexes du Guide. L avis de changement concerne un ou plusieurs des aspects suivants : - le taux horaire de rémunération; - la situation professionnelle; - la fréquence de travail. Vous devez transmettre le document original dûment signé au Service des ressources humaines ainsi qu une copie à votre adjoint de circonscription. Pour accélérer les choses, vous pouvez aussi envoyer la formule par télécopieur au Inscription de l employé Pour que votre adjoint de circonscription puisse être rémunéré, vous devez remplir des formules prescrites comme la formule d inscription de l employé, la formule d inscription donnant droit aux avantages sociaux et la formule d impôt. Le Service des ressources humaines aide les adjoints de circonscription à remplir ces formules en personne ou au téléphone. S il s avère difficile pour Guide sur les allocations des députés 2-7

8 votre adjoint de circonscription de remplir les formules au bureau du Service des ressources humaines, les formules peuvent être postées à l adresse suivante : 405, av. Broadway, bureau 1035, Winnipeg (Man.) R3C 3L6. Pour accélérer les choses, vous pouvez aussi envoyer les formules par télécopieur au Feuille de présence Toute demande de remboursement des frais liés à la rémunération du personnel doit se faire sur la feuille de présence des adjoints de circonscription. Veuillez consulter l annexe 8 Feuille de présence de l adjoint de circonscription, dans la liste des annexes du Guide. La feuille de présence : - porte sur une période de deux semaines commençant un samedi et se terminant un vendredi; - doit être signée par le député (s il s agit d une demande au titre de l allocation pour adjoints de circonscription, elle est assujettie au montant maximal admissible aux deux semaines, puis devient une demande au titre de l allocation de circonscription); - doit parvenir au Service des ressources humaines avant midi le mardi, conformément au calendrier de rémunération. Veuillez consulter l annexe 9 Calendrier de rémunération, dans la liste des annexes du Guide. Le numéro de télécopieur est le fixe le jour de paye au deuxième vendredi suivant la période de deux semaines rapportée sur la feuille de présence. Avis de mise à pied En cas de mise à pied de votre adjoint de circonscription en dehors d une période électorale, vous devez l aviser par écrit conformément aux politiques d emploi des adjoints de circonscription. Veuillez consulter la partie II de votre guide sur la rémunération et les avantages sociaux des députés pour connaître le délai d avis exigé. Vous devez aussi remettre un avis de mise à pied dûment signé au Service des ressources humaines. Votre adjoint de circonscription pourra ainsi recevoir toute indemnité de préavis fondée sur la durée indiquée dans l avis écrit que vous avez fourni. Il pourra aussi obtenir un relevé d emploi à des fins d assurance-emploi. Veuillez consulter l annexe 10 Adjoint de circonscription Avis de mise à pied, dans la liste des annexes du Guide. Avis de renvoi 2-8 Guide sur les allocations des députés

9 En cas de renvoi de votre adjoint de circonscription, vous devez l aviser par écrit conformément aux politiques d emploi des adjoints de circonscription. Veuillez consulter la partie II de votre guide sur la rémunération et les avantages sociaux des députés pour connaître le délai d avis exigé. Vous devez aussi remettre un avis de renvoi dûment signé au Service des ressources humaines. Votre adjoint de circonscription pourra ainsi recevoir toute indemnité de préavis fondée sur la durée indiquée dans l avis écrit que vous avez fourni. Il pourra aussi obtenir un relevé d emploi à des fins d assurance-emploi. Veuillez consulter l annexe 11 Adjoint de circonscription Avis de renvoi, dans la liste des annexes du Guide. Situation de conflit d intérêts Aucun montant à titre de rémunération du personnel ne peut être versé à : a) votre conjoint ou conjoint de fait; b) un de vos parents ou parents de votre conjoint ou conjoint de fait; c) le conjoint ou conjoint de fait d un autre député, ou l enfant d un autre député ou du conjoint ou conjoint de fait d un autre député. Veuillez noter que la définition de «parent» englobe non seulement les parents des députés, mais aussi ceux des conjoints ou conjoints de fait des députés. «Parent» d un député : a) enfant, petit-enfant, frère, sœur, parent ou grand-parent du député ou de son conjoint ou conjoint de fait; b) conjoint ou conjoint de fait d un enfant, d un petit-enfant, d un frère, d une sœur, d un parent ou d un grand-parent du député ou de son conjoint ou conjoint de fait. «Conjoint de fait» Personne qui vit dans une relation maritale d une certaine permanence avec une autre personne sans être mariée avec elle. Veuillez consulter l annexe 4 Diagramme des liens de parenté définis par le terme «parent», dans la liste des annexes du Guide, qui illustre les liens précités. Déclaration et communication La partie du Guide consacrée à la déclaration et à la communication fournit des renseignements au sujet des rapports afférents aux allocations des députés, comme les rapports mensuels et les rapports annuels que les députés Guide sur les allocations des députés 2-9

10 doivent déposer, ainsi que des exigences relatives à la communication des renseignements au public, dont celles se rapportant aux publications sur le site Web de l Assemblée législative. Incidences de la dissolution sur l allocation pour adjoints de circonscription La partie du Guide consacrée aux incidences de la dissolution fournit des renseignements au sujet des incidences de la dissolution sur l allocation pour adjoints de circonscription. Définitions Les termes ci-dessous sont définis dans la partie du Guide consacrée aux définitions : «apolitique» «Commission» «conjoint de fait» «frais autorisés» «parent» Liste des annexes Veuillez consulter la liste des annexes du Guide qui énumère et reproduit toutes les annexes mentionnées dans le chapitre portant sur l allocation pour adjoints de circonscription Guide sur les allocations des députés