Saisie des congés et absences Utilisateur standard

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1 Saisie des congés et absences Utilisateur standard PHP_CONGES est une application web créée, à l origine, par l Université de Montpellier. Elle permet au personnel de faire une demande de congé payé par courriel à un responsable, qui la valide (ou non) par cette application. Elle permet la visualisation de l historique et d éditer le planning de son groupe. Toute la partie administrative est gérée par l application Ressources Humaines : gestion des groupes, des responsables, des jours fériés, des fermetures et changement d exercice. Cela permet uniquement la saisie des congés payés et des absences mission et formation, les autres congés (maladies, maternité, ) n apparaissent que pour information avec l intitulé banalisé autre. Ces autres congés sont enregistrés exclusivement par les Ressources Humaines. I. Connexion L application est accessible à l adresse suivant : Vous pouvez conserver cette adresse dans vos favoris. La connexion se fait avec le login et mot de passe habituels (ouverture de session, de courriel). Toute personne titulaire d un compte informatique peut se connecter, elle a accès à ses absences personnelles et au calendrier de son groupe. La déconnexion est automatique au bout de 10mn d inactivité. L application par mesure de sécurité n est pas accessible directement depuis l extérieur. Il faut soit être connecté en VPN, soit passer par les serveurs interactifs du laboratoire. Sous Windows il faut se connecter en bureau à distance sur le serveur ipnnts3. Le bureau à distance se lance depuis le menu Programmes/Accessoires ou Programmes/Accessoires/Communication selon les versions. Donnez le nom de machine en entier : ipnnts3.in2p3.fr, votre login en précisant le domaine : IPN\VotreLogin et votre mot de passe d ouverture de session. Les utilisateurs linux utiliseront leur moyen de connexion habituel par exemple, par Free NX sur ipnorsay. Saisie des congés et absences 1/9

2 II. Historique des congés L utilisateur est accueilli par son solde et la liste de ses congés payés validés ou refusés pour l exercice en cours. Il peut revenir à la liste d un exercice antérieur. Pas de modification possible sur l historique. Les absences saisies par les Ressources Humaines comme les congés maladie ou congés paternité, apparaissent avec l intitulé autre. Le solde rappelle la quotité, le nombre de jours de congés attribués pour l année, le nombre de jours restant à prendre. On a uniquement le solde de l année en cours. Si l on fait défilé l historique des congés vers un exercice passé (ou vers l année suivante si l on a posé en avance des congés en fin d année), le solde affiché ne change pas. Les trois autres onglets permettent l accès aux formulaires Nouvelle absence Demandes en cours Historique autres absences, il est similaire à l historique des congés mais ne concerne que les missions, formations et les absences gérées par le service RH. Déconnexion immédiate, celle-ci se fera aussi automatiquement au bout de 10mn d inactivité. En fermant simplement la fenêtre, la déconnexion n est pas immédiate, vous devrez patienter avant une reconnexion. Mise en forme de ce formulaire pour une édition papier, voir ci-dessous. Planning du groupe, voir chapitre Planning. Saisie des congés et absences 2/9

3 Toutes les demandes validées par le responsable sont conservées indéfiniment. Les autres demandes annulées ou refusées sont aussi conservées un certain temps puis supprimées pour ne pas polluer inutilement l historique. Les commentaires ajoutés par vous, le responsable ou les ressources humaines sont aussi conservés. Saisie des congés et absences 3/9

4 III. Nouvelle absence Choisir la date de début et de fin, changer les demi-journées s il y a lieu. Il est possible de donner un commentaire qui sera joint à la demande. Le nombre de jours est calculé automatiquement, en tenant compte des week-ends et jours fériés ; il ne peut y avoir de recouvrement de périodes. Comme il ne peut y avoir de recouvrement, s il y a déjà un congé de fermeture du laboratoire, posé automatiquement par les Ressources Humaines, il faudra ajouté un congé complémentaire si vous voulez prolonger. Les absences mission et formation ne prêtent pas à validation de la part du responsable, et ne sont pas décomptées. Un congé entrainant un solde négatif est refusé, ce cas est du ressort des Ressources Humaines, qui peut l accepter. Dans le cas particulier d un congé de fin d année à cheval sur les deux exercices, si le solde est négatif il faudra le découper en deux périodes, une par exercice. Si le solde est positif en fin d année, ce reliquat est reporté sur l exercice suivant, mais il doit être épuisé impérativement avant le premier mars, date à laquelle il est mis à zéro. Saisie des congés et absences 4/9

5 IV. Demandes en cours Tant que la demande n est pas traitée, elle peut être modifiée ou supprimée par le demandeur. Le solde n est pas modifié tant que le congé n est pas validé. Après validation (ou refus) par le responsable, la ligne de congé n est plus modifiable par le demandeur. Elle n apparaît plus sur cette liste mais dans l historique des congés. Même refusée une demande apparaît un certain temps dans cet historique. Il est possible pour le responsable de modifier une ligne de congé à venir. Les congés passés ou du type congé maladie sont du ressort des Ressources Humaines. Saisie des congés et absences 5/9

6 V. Planning L utilisateur a la possibilité de visualiser le calendrier de l ensemble de son groupe. Saisie des congés et absences 6/9

7 Jour travaillé Jour férié ou week-end Absence hebdomadaire (temps partiel). Jour de congé payé validé (décompté). Jour de congé payé en attente, non validé (non décompté). Jour d absence hors congés payés : mission, formation saisies par la personne ou absences saisies par le service du personnel (maladie, maternité, ). Absence sur une demi-journée (ici temps partiel, absence hebdomadaire l après-midi). Non utilisé : les jours de fermetures sont générés par le service du personnel, puis considérés comme des jours de congés ordinaires. Mise en forme de ce formulaire pour une édition papier, voir pré-requis ci-dessous. Il n est possible que d afficher son propre groupe, ou pour un valideur tous ceux étant sous sa responsabilité. Pour l impression, la première fois, il est impératif de suivre les instructions qui suivent Saisie des congés et absences 7/9

8 Pour imprimer le calendrier la première fois Par défaut l impression se fera sans les couleurs, sans cette opération à faire au moins une fois, le document sera inutilisable. La première fois, avant de sélectionner une imprimante : Cliquez sur Annuler En utilisant Internet Explorer Par le bouton droit de la souris sélectionner Aperçu avant impression Cliquer sur la mise en page Cocher Imprimer les couleurs et les pages d arrièreplan. Valider OK. Une fois fait cela reste permanent et ce pour toutes les imprimantes (sauf si vous refaites l opération en décochant l option). Saisie des congés et absences 8/9

9 En utilisant Mozilla Firefox Dans le menu, sélectionner Aperçu avant impression Cliquer sur Mise en page Cocher Imprimer le fond de page Valider OK Une fois fait cela reste permanent et ce pour toutes les imprimantes (sauf si vous refaites l opération en décochant l option). Saisie des congés et absences 9/9

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