GUIDE : RÉDIGER UN CAHIER DES CHARGES

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1 GUIDE : RÉDIGER UN CAHIER DES CHARGES CRÉATION OU REFONTE D UN SITE INTERNET Expert indépendant en web et en communication digitale depuis allée Armonville, appt Poitiers contact@mehdi-benyounes.com +33(0) SIRET

2 PRÉFACE Ce guide a été rédigé suite à un constat : même si de nombreuses ressources et modèles existent sur internet, la rédaction d un cahier des charges reste une chose complexe. Ainsi, ce guide se veut simple et compréhensif. Il a pour vocation d aider les porteurs de projets de création ou de refonte d un site internet à la rédaction de leur cahier des charges en clarifiant les éléments à formaliser. Guide rédigé par Mehdi Benyounes le 23 juin Dernière mise à jour le 27/06/2015 à 14:21 2/14

3 SOMMAIRE 01. LE CAHIER DES CHARGES STRUCTURE LA PRÉSENTATION LES INTERVENANTS LE CONTEXTE... 6 a. Quoi?... 6 b. Pourquoi?... 6 c. Comment?... 7 d. Qui? LE PÉRIMÈTRE... 7 a. Pour le porteur de projet... 7 b. Pour le prestataire LES SPÉCIFICATIONS... 8 a. Spécifications techniques... 8 b. Spécifications ergonomiques... 9 c. Spécifications graphiques... 9 d. Spécifications fonctionnelles L arborescence Les pages a. Présentation et contenu b. Fonctionnalités spécifiques c. Comportements spécifiques d. Contenus administrables e. Référencement naturel (SEO) Les fonctionnalités CONCLUSION NOTES /14

4 01. LE CAHIER DES CHARGES Le cahier des charges ou CDC est un document de gestion de projets. Il est considéré comme un passage obligé dans la réalisation d'un projet : c est un document de référence qui permet de cadrer le projet en amont de sa réalisation. Ce n'est qu'une étape dans le processus de réalisation d'un projet : - Idée d un nouveau projet - Désignation d'un responsable du projet - Exploration des possibilités et diagnostic des besoins - Définition et cadrage du projet : rédaction du cahier des charges - Envoi du cahier des charges - Choix du prestataire - Signature du contrat avec le prestataire - Mise en œuvre et suivi - «Livraison» du projet - Évaluation des résultats du projet Un cahier des charges a pour objet de caractériser un besoin afin que ce dernier soit compris par l'ensemble des acteurs impliqués dans le projet. Il précise et décrit en détail et de façon compréhensive les besoins et les spécifications techniques et/ou fonctionnelles attendues. Il contient ainsi tous les éléments permettant au prestataire de juger de la taille du projet et de sa complexité afin d'être en mesure de proposer une offre adaptée en matière de coût, de délai, de ressources et de qualité. Le cahier des charges permet donc, en levant toute ambiguïté, d'une part, de garantir au porteur de projet que les «livrables» sont conformes à ce qui est défini et, d'autre part, d'éviter que le porteur de projet demande des modifications non prévues initialement. Ainsi, même s il ne constitue pas à lui seul le contrat commercial, le cahier des charges est considéré comme un document contractuel entre le porteur de projet et le prestataire. Il convient de rappeler que la réussite d'un projet passera impérativement par la définition écrite, détaillée, précise, exhaustive et évaluable. 4/14

5 02. STRUCTURE Afin de vous guider dans la réalisation de votre cahier des charges pour la création ou la refonte d un site internet, voici ci-dessous la liste des éléments composants un cahier des charges. À noter que la liste définie ci-après est une structure générale simplifiée reprenant les principaux composants d un cahier des charges pour la création ou la refonte d un site internet. Cette liste, non exhaustive, peut être complétée et détaillée en fonction des besoins, des spécificités et des exigences particulières de chaque projet. 1. LA PRÉSENTATION Un cahier des charges peut commencer par une présentation synthétique du porteur de projet. On peut y détailler : - Ses caractéristiques o Date de création o Forme juridique o Dirigeant(s) o Effectif o Chiffre d affaires o Croissance - Ses activités o Prestations o Services o Produits - Ses valeurs - Son positionnement - Ses concurrents - Ses cibles À noter que cette partie n est pas à négliger, car elle peut permettre au prestataire de mieux connaître le porteur de projet et de s'imprégner de son univers. 2. LES INTERVENANTS Afin d assurer une visibilité et une communication efficace entre les différents acteurs du projet, il est nécessaire de définir un référent projet et d indiquer les rôles et les coordonnées de chaque intervenant. 5/14

6 Voici les questions auxquelles le porteur de projet doit répondre dans cette section afin de formaliser correctement la liste des intervenants : - Qui est le référent du projet? - Qui intervient sur le projet? - Quels sont les rôles de chacun? - Quelles sont les coordonnées de chacun? Ce qui donne, par exemple, pour chaque acteur intervenant sur le projet : - Prénom Nom o Société : - o Fonction : chargé de mission o Rôle : référent du projet o Coordonnées : Téléphone : - Adresse - Identifiant Skype : - 3. LE CONTEXTE La description du contexte est le véritable point de départ du projet. Il s agit d expliquer quelle est l'exigence fondamentale qui justifie le projet : a. Quoi? - De quoi s'agit-il? - Quelles sont les principales caractéristiques? - Y a-t-il un existant? Ici, le but est de présenter le projet et de décrire ses caractéristiques principales. b. Pourquoi? - Quel est l'état de la situation? - Quelles sont les problématiques? - Quels sont les enjeux et les objectifs attendus? - Quelles sont les attentes? Très rapidement, le cahier des charges doit permettre de comprendre le but recherché, le niveau d attentes et les résultats attendus, afin de permettre au prestataire d'en saisir le sens. 6/14

7 c. Comment? - Comment procéder? - Quelles sont les contraintes? - Quels sont les moyens? - Quels sont les délais? - Quel est le budget? d. Qui? - Qui est-ce que cela concerne? - Quel est le public visé? - Quel est le cœur de cible? Les réponses à ces questions peuvent être complétées : zones géographiques, langues, centres d intérêt, etc. 4. LE PÉRIMÈTRE Le périmètre du projet correspond à la délimitation précise des actions à mener pour réaliser le projet. Il importe donc de préciser dès le début ce qui sera et ne sera pas dans le périmètre du projet. Voici, à titre d exemple simplement, les actions à mener dans le cadre de la création d un site internet : a. Pour le porteur de projet - Rédiger le cahier des charges - Rédiger les contenus textuels du site internet - Préparer et fournir les accès relatifs à l hébergement, aux noms de domaines et aux différents services web nécessaires à la réalisation du projet - Préparer et fournir les documents et les fichiers nécessaires à la conception du projet - Suivre la réalisation du projet en ligne o Valider les phases de choix (graphisme, ergonomie, technique, etc.) o Valider le respect du cahier des charges o Veiller au respect des délais et de la qualité o Vérifier et valider le site internet avant sa mise en ligne 7/14

8 b. Pour le prestataire - Installation et configuration : o Hébergement o Noms de domaine o Bases de données - Conception graphique et ergonomique : o Création du «moodboard» o Création de «zonings» o Maquettage des pages du site internet - Conception technique : o Développement technique front-end o Développement technique back-end - Intégration : o Ajout des contenus textuels et visuels - Référencement : o Optimisation SEO o Mise en place d outils de mesure et d analyse - «Recettage» o Test et débogage du site internet - Mise en ligne du site internet - Accompagnement : o Formation du porteur de projet o Remise d un guide d utilisation et d administration 5. LES SPÉCIFICATIONS a. Spécifications techniques Les spécifications techniques concernent un ensemble de points listés ici de façon non exhaustive : - L hébergement - Les noms de domaines - Les bases de données - L architecture et l environnement technique - Les langages de développement - Les modes d accès - La compatibilité (navigateurs, écrans et terminaux) - Les solutions de paiement - Les liaisons avec d autres applications existantes - Les performances - La sécurité 8/14

9 - La maintenance et mise à jour - Les sauvegardes - L évolutivité Selon le projet, les besoins, l'état de connaissance des solutions potentielles et le niveau de compétences du porteur de projet, deux points de vue différents peuvent être envisagés pour cette section : laisser le choix des solutions techniques à adopter ou l imposer. b. Spécifications ergonomiques Dans cette section, le but est de décrire les attentes en ce qui concerne l ergonomie générale du site internet, notamment en ce qui concerne : - L accessibilité (utilisabilité et accès aux contenus) - La navigation («parcours» de l utilisateur) - L expérience utilisateur (ressenti de l'utilisateur) - L interactivité (interactions utilisateur/utilisateur ou utilisateur/système) - La viralité (promotion de l information utilisateur/utilisateur) c. Spécifications graphiques Ici, l objectif est de transmettre au prestataire les informations nécessaires à la création ou la refonte graphique ; on parle alors de «brief créatif». Ainsi, le porteur de projet peut préciser ses choix et ses attentes : - Le logotype (règles d utilisation) - La charte graphique (à fournir en annexe si existante) - Le «moodboard» (à fournir en annexe si existant) - Le thème colorimétrique - La typographie (polices de caractères) - Les éléments graphiques spécifiques (illustrations, images, pictogrammes, etc.) - Le «style» (sous forme de mots-clés, par exemple : épuré, moderne, etc.) - Le ton (sous forme de mots-clés, par exemple : pédagogique, sérieux, etc.) - Le message à véhiculer - Le ou les axes de communication Il peut être judicieux de donner quelques exemples des sites internet appréciés et des contre exemples afin de guider le prestataire. 9/14

10 d. Spécifications fonctionnelles Dans cette grande section, le porteur de projet doit présenter et préciser l ensemble des fonctionnalités spécifiques à son projet de création ou de refonte de site internet. 1. L arborescence L arborescence ou plan de site se présente sous la forme d un schéma qui organise les pages du site internet en rubriques et définit les différents niveaux de navigation. C est un élément d une importance cruciale, car il permet d avoir une vision globale du site internet et des parcours de navigation. Voici un exemple d arborescence : L arborescence peut être commentée afin de la rendre plus compréhensive par le prestataire. 2. Les pages Ici, l objectif est de présenter et décrire en détail chaque page composant le site internet (contenus, fonctionnalités, etc.). S il le souhaite, le porteur de projet peut également ajouter pour chaque page un «zoning». Le «zoning» - ou «wireframe» - est un schéma définissant les zones d'une page. 10/14

11 Afin de formaliser efficacement la description de chacune des pages, voici, dans la proposition de structure pour chaque page, des questions auxquelles le porteur de projet doit répondre : a. Présentation et contenu - Qu est-ce que cette page? o De quoi traite-t-elle? o Quel est son objectif? o À qui s adresse-t-elle? - De quoi cette page est-elle composée? o Quel est son contenu (statique/dynamique)? o Quels sont les éléments à mettre en avant? o Quelles sont les informations à mettre en valeur? - Comment accéder à cette page? - Qui peut accéder à cette page? - Quels sont les éléments de navigation spécifiques à cette page? b. Fonctionnalités spécifiques - Quelles sont les fonctionnalités de cette page? o Comment fonctionnent-elles? o Quelles sont leurs caractéristiques? c. Comportements spécifiques - Qu est-ce que les utilisateurs peuvent y faire? d. Contenus administrables - Quels sont les éléments et les contenus administrables? - Comment ces éléments sont-ils administrés? e. Référencement naturel (SEO) - Comment cette page doit-elle être référencée (SEO)? o Doit-elle être visible sur les moteurs de recherche? o Quel est le titre à afficher? o Quelle est la description à afficher? o Quels sont les mots-clés à utiliser pour optimiser son référencement? 11/14

12 3. Les fonctionnalités Dans cette section, le porteur de projet peut présenter et décrire les fonctionnalités générales présentes sur le site internet. Voici, à titre d exemple, une liste de fonctionnalités pouvant être insérées et présentées dans cette section : - menu de navigation principale - menu de navigation secondaire - fil d Ariane - moteur de recherche - module de partage - système pour du multilingue - système de gestion de «newsletters» - tunnel de commande (e-commerce) Pour chaque fonctionnalité, le porteur de projet doit décrire son fonctionnement et ses caractéristiques de façon claire et précise. 03. CONCLUSION Il est important de noter que, comme indiqué dans la préface, ce guide se veut avant tout simple et compréhensif. La structure proposée reprend les éléments principaux à mentionner dans un cahier des charges pour la création ou la refonte d un site internet. Selon les besoins du projet, le cahier des charges peut contenir des «sections» qui n ont pas été indiquées ici, par exemple : - Les scénarios utilisateurs - L interface d administration - Le référencement naturel (SEO) - Les normes et standards à respecter - Le planning ou le rétroplanning - La méthodologie de suivi - Les clauses juridiques - La cession des droits - Le support et l accompagnement Si, après la lecture de ce guide, vous avez toujours des difficultés à rédiger votre cahier des charges pour la création ou la refonte de votre site internet, n hésitez pas à contacter votre spécialiste en web et en communication digitale : Mehdi Benyounes par à l adresse : contact@mehdibenyounes.com - ou par téléphone au +33(0) /14

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14 La passion du web, l expertise d un professionnel! À VOTRE SERVICE! EXPERT INDÉPENDANT DEPUIS 2009 Grand passionné et autodidacte, je suis un professionnel du web et de la communication digitale. Exigeant, j ai le sens du détail, l esprit aiguisé et j aime le travail bien fait. Mon secret? Une excellente capacité d analyse, un sens aigu de la logique et un dosage parfait entre stratégie, créativité et technicité. Complet, j ai un profil multidisciplinaire et d excellentes compétences : stratégie de communication, gestion de projet, développement web, design graphique, référencement, campagnes webmarketing, production de contenus, et bien plus encore! Entrepreneur indépendant depuis 2009, je suis toujours prêt à relever de nouveaux défis et je suis à votre écoute pour vous accompagner, mettre mon savoir-faire en pratique et donner vie à vos projets. 14/14 SIRET