NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: EXECUTIVE MANAGEMENT BUDGET, PLANNING AND ANALYSIS TITLE: Officer, Operational Performance Measurement (OPM) GRADE: A.4 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY Budget, Planning and Analysis (BPA) Section, within Executive Management Division, analyses, proposes for approval and discusses the NATO Civil Budget. It monitors the execution of the Civil Budget, in conjunction with the NATO Office of Financial Controller. The NATO Civil Budget operates in an Objective-Based Budgeting (OBB) system, which requires the sustainable development of an International Staff Operational Performance Measurement (OPM) system. Under the general direction of the Head of BPA, the OPM Officer will assist in compiling, analysing and consolidating data in relation to the civil budget. He/she will identify and consolidate deliverables and services to be performed during the financial year by budget holders, including target setting, key performance indicators and the definition of units of measurement. The incumbent will have an in-depth knowledge of Data Management. The OPM Officer will build and maintain constructive customer relations with the full scope of parties involved in performance and financial management of the civil budget. The incumbent will show initiative in providing solutions to performance measurement challenges, show responsibility and take ownership in reporting on performance related topics to the customer and senior leadership communities, and will integrate and contribute to the constructive and positive team spirit of the Section. He/she will have to report on a regular basis to Senior Leadership and to the Nations. -1-

2 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have an economic or business administration degree from a recognised university; possess at least five years of relevant experience, or three years of directly related experience; be conversant with modern budget methods, including Enterprise Resource Planning (ERP) software applications; have a good knowledge of various types of budgets; have a knowledge of cost evaluation and analytical methods; have knowledge and/or experience in data management and matrix management; have knowledge and/or experience with an OBB methodology; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; III ( Intermediate ) in the other; be prepared to work unsocial hours and to perform occasional travel on duty. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Project Management Design, plan and implement the Operational Performance Measurement (OPM) process for the International Staff (IS) and the Civil Budget. Integrate OPM processes in the ERP System. Establish a sustainable methodology linked to the OBB method in use in the civil budget, which will identify core deliverables and services at both strategic and management levels. Core deliverables and services should be predefined by budget holders and clear outcomes, targets, key performance indicators and units of measurement should be set to allow objective measurement of successful achievement or not at the end of each financial year. Financial Management Work with Senior Leadership, budget holders and customers and work out effective and fruitful solutions to all operational performance measurement issues (collection of data, consolidate information reporting design and implement relevant technology), linking the consolidated OPM information and data to relevant financial data. Planning and Execution Efficiently plan, organise and coordinate the activities of staff involved in the delivery of OPM. Organise and handle all aspects of cooperation and coordination with Budget Holders and Senior Leadership. Ensure that the execution of OPM-related policies and procedures meets requirements towards the implementation and development of an effective OPM process. Replace and represent the Head of the Section as required in his/her absence. Organisational Efficiencies Continuously monitor, enhance, improve and analyse OPM work methods, flows and processes to identify possible organisational or financial improvements and efficiencies. Recommend, implement and communicate changes required. -2-

3 Knowledge Management Screen, analyse and consolidate performance proposals and information received from and negotiated with Divisions and Independent Offices. Maintains a constant focus on the provision of information and knowledge to both internal (IS) and external (Nations) stakeholders. Initiate and write up HR, financial, budgetary and performance documents in a complete, accurate, structured, well communicated and transparent way. Information Management Determine processes and procedures for the management of information relevant to OPM across the IS. Collaborate with other Sections of the IS to keep up-to-date documentation for reference purposes and statistical/financial/performance analysis. Contribute to the development and maintenance of all budgetary, financial and personnel databases and applications required for BPA s business development, in particular those related with the ERP system and OPM processes. Expertise Development Examine in detail, advise and make recommendations to the requesting services, their performance proposals in relation to the achievement of their mission. Participate in medium- and long term planning and decision making support through the provision of OPMderived recommendations. Initiate and carry out specific studies on performance measurement and its financial implications including to establish planning scenarios and medium and long term strategic forecasting models. Stakeholder Management Build and maintain a close relationship with members of the Budget Committee by providing information and clarification, contributing to building trust. Maintain regular contacts with the Office of the Financial Controller concerning all budgetary and financial matters of the Civil Budget. Maintain close relationships with NATO Senior Leadership, customers and Budget Holders, and, provide support and services in relation with HR, financial, budgetary and performance measurement matters. Policy Development Develop and implement Policies in the Budgetary and operational performance domains, including the establishment of sustainable data collection, reporting and operational performance measurement processes. People Management Supervise and direct the work of the OPM Assistant and other team members, as required. Assess progress and recommend development opportunities to improve performance as well as promoting staff motivation and engagement. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Head of Budget, Planning and Analysis Section as a member of a small team. He/she will participate as a supporting staff member in Budget Committee meetings, participate in various ad hoc Committees and working groups dealing with -3-

4 management, HR, financial, budgetary or performance matters. He/she will liaise with all International Staff services, Senior Management and Leadership, with National Delegations, Partner Nations and other NATO Bodies as required. Direct reports: 1 Indirect reports: N/a 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement; Analytical Thinking; Clarity and Accuracy; Conceptual Thinking; Customer Service Orientation; Impact and Influence; Initiative; 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3- year period. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. -4-

5 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -5-

6 NOTIFICATION DE LA VACANCE D UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L OTAN LIEU D AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : GESTION EXÉCUTIVE PLANIFICATION ET ANALYSE BUDGÉTAIRES INTITULÉ : Administrateur/Administratrice (mesure de la performance opérationnelle (OPM)) GRADE : A.4 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N : RÉSUMÉ Au sein de la Division Gestion exécutive, la Section Planification et analyse budgétaires (BPA) est chargée d'analyser, de proposer pour approbation et d'examiner le budget civil de l OTAN. Elle s'assure de la bonne exécution de ce budget, conjointement avec le Bureau du contrôle financier de l OTAN. Le budget civil de l'otan est établi suivant un système de budgétisation par objectifs (OBB), qui requiert la mise en place d'un système viable de mesure de la performance opérationnelle du Secrétariat international (SI). Sous la direction générale du/de la chef de la Section BPA, l administrateur/administratrice OPM aide à préparer, à analyser et à consolider les données relatives au budget civil. Il/Elle détermine et regroupe les livrables et services attendus des titulaires de budget au cours de l'exercice financier, et définit dans ce cadre les objectifs, les indicateurs clés de performance ainsi que les unités de mesure. Le/La titulaire du poste doit avoir une connaissance approfondie de la gestion de données. Il/Elle noue et entretient des relations constructives avec l ensemble des clients que sont les parties prenantes à la gestion de la performance et des ressources financières relatives au budget civil. Il/elle apporte de façon proactive des solutions aux problèmes liés à la mesure de la performance. Faisant preuve de responsabilité, il/elle se charge de rendre compte aux clients et aux responsables de haut niveau pour les questions liées à la performance. Il/Elle veille à s'intégrer à la Section et à y contribuer à un esprit d'équipe constructif et positif. Il/Elle rend régulièrement compte aux responsables de haut niveau ainsi qu'aux pays. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : être titulaire d'un diplôme en économie ou en administration d'entreprise délivré par une université de valeur reconnue ; -6-

7 avoir au moins cinq années d expérience en rapport avec la fonction, ou au moins trois années d expérience en rapport direct avec la fonction ; bien connaître les méthodes budgétaires modernes, y compris les progiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP) ; avoir une bonne connaissance de divers types de budget ; avoir une connaissance des méthodes d évaluation et d'analyse des coûts ; avoir des connaissances et/ou une expérience dans la gestion de données et la gestion matricielle ; avoir des connaissances et/ou une expérience dans l'utilisation d'une méthode OBB ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français) et le niveau III («intermédiaire») dans l'autre ; être prêt(e) à travailler en dehors des heures normales de service et à effectuer des déplacements occasionnels pour des missions. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Gestion de projet Élabore la procédure de mesure de la performance opérationnelle relative au SI et au budget civil, et planifie et gère sa mise en application. Intègre les processus OPM dans le système ERP. Établit, en lien avec la méthode OBB applicable au budget civil, une méthodologie viable qui définisse les principaux livrables et services tant au niveau stratégique qu'au niveau des gestionnaires. Il convient que ces livrables et services soient prédéfinis par les titulaires de budget et que soient clairement fixés les résultats attendus, les objectifs, les indicateurs clés de performance et les unités de mesure pour permettre de déterminer en toute objectivité si la performance est satisfaisante ou non à la fin de chaque exercice financier. Gestion financière Travaille avec les responsables de haut niveau, les titulaires de budget et les clients et élabore des solutions efficaces et fructueuses à tous les problèmes de mesure de la performance opérationnelle (recueil de données, consolidation d'informations, modalités du compte rendu et recours aux outils technologiques utiles) en faisant le lien entre les informations et données OPM consolidées et les données financières pertinentes. Planification et exécution Planifie, organise et coordonne avec efficacité les activités des agents associés à l'exécution de l'opm. Organise et gère tous les aspects de la collaboration et de la coordination avec les titulaires de budget et les responsables de haut niveau. Veille à ce que l'exécution des politiques et procédures relatives à l'opm réponde aux exigences qu'imposent la mise en œuvre d'un processus OPM efficace et son perfectionnement. Remplace et représente le/la chef de la Section en son absence, s'il y a lieu. Efficacité organisationnelle Contrôle et analyse continuellement les méthodes de travail, les flux et les processus OPM en vue de déterminer et de mettre en œuvre les améliorations et les gains d'efficacité possibles sur le plan organisationnel ou financier. Recommande les modifications à apporter, les met en application et communique à leur sujet. -7-

8 Gestion des connaissances Examine, analyse et rassemble les projets de performance et autres informations reçus des divisions et des bureaux indépendants ou négociés avec eux. Veille à maintenir l accent sur la communication d informations et de connaissances aux parties prenantes tant internes (SI) qu'externes (pays). Demande ou assure l établissement de documents relatifs aux ressources humaines, aux ressources financières, aux budgets et à la performance qui permettent de communiquer les informations de manière exhaustive, précise, structurée et transparente. Gestion de l'information Détermine les processus et procédures applicables à la gestion des informations concernant l'opm pour l'ensemble du SI. Collabore avec d autres sections du SI de façon à disposer en permanence de documents actualisés à des fins de référence et d analyse statistique/financière/de performance. Contribue au développement et à la tenue à jour de toutes les bases de données et applications relatives aux budgets, aux ressources financières et aux ressources humaines utiles au développement des activités de la Section BPA, en particulier celles liées au système ERP et aux processus OPM. Développement de l'expertise Pour les services qui en font la demande, examine en détail leurs projets en matière de performance au regard du degré d'accomplissement de leur mission, donne un avis et fait des recommandations. Participe au soutien de la planification à moyen et à long terme et de la prise de décisions en formulant des recommandations fondées sur l'opm. Demande ou assure la réalisation d études spécifiques sur la mesure de la performance et sur ses incidences financières, y compris pour établir des scénarios de planification et des modèles de prévision stratégique à moyen et à long terme. Gestion des parties prenantes Noue et entretient des relations étroites avec les membres du Comité des budgets en leur communiquant des informations et des éclaircissements, contribuant ainsi à établir la confiance. Se tient en contact régulier avec le Bureau du contrôle financier concernant toutes les questions budgétaires et financières liées au budget civil. Cultive des liens étroits avec les responsables de haut niveau, les clients et les titulaires de budget au sein de l'organisation et fournit un soutien et des services pour ce qui concerne les questions liées aux ressources humaines, aux ressources financières, aux budgets et à la mesure de la performance. Élaboration des politiques Élabore et met en œuvre des politiques en matière de budgets et de performance opérationnelle, notamment en établissant des processus viables pour le recueil de données, le compte rendu et la mesure de la performance opérationnelle. Gestion des personnes Supervise et dirige les travaux de l assistant(e) OPM et d autres membres de l équipe, comme il convient. Évalue les progrès réalisés et recommande des possibilités de perfectionnement dans une optique d'amélioration des performances, et renforce la motivation et la détermination des agents. -8-

9 S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève, au sein d une petite équipe, du/de la chef de la Section Planification et analyse budgétaires. Il/Elle participe en qualité de représentant(e) du Secrétariat international aux réunions du Comité des budgets, aux travaux de divers comités ad hoc et groupes de travail traitant de questions liées à la gestion, aux ressources humaines, aux ressources financières, aux budgets ou à la performance. Il/Elle assure la liaison avec tous les services du Secrétariat international, les gestionnaires et les responsables de haut niveau, les délégations nationales, les pays partenaires et les autres organismes OTAN, comme il convient. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 1 Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence Réflexion analytique Clarté et précision Réflexion conceptuelle Souci du service au client Persuasion et influence Initiative 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu a l Organisation d exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. -9-

10 Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d un agent détaché n excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -10-