Conditions d accès Horaires exposants

Transcription

1

2 SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 6 Conditions d accès Horaires exposants Accès au Parc des Expositions de Paris Porte de Versailles Lieu : PARIS Porte de Versailles / Pavillons 1 et 2.2 Plan d'accès Horaires visiteurs Mercredi 03 février : 10h00 22h00 Jeudi 04 février : 10h00 19h00 Vendredi 05 février : 10h00 22h00 Samedi 06 février : 10h00 19h00 Dimanche 07 février : 10h00 19h00

3 Conditions d accès Horaires exposants Accès Piétons Métro : Ligne 12, station Porte de Versailles Tramway : Ligne T3 et ligne T2, arrêt Porte de Versailles Bus : Ligne 80 et ligne 39, arrêt Porte de Versailles Accès Voiture Depuis le périphérique Sortie Porte de Versailles ou Porte de Brancion Stationnement Montage / Démontage : stationnement gratuit le long des pavillons. Voir Consignes d accès page 11. Pendant le salon : VIPARIS Porte de Versailles propose aux exposants des abonnements forfaitaires de parking (Pavillon 1 Accès Porte R Parking R, Pavillon 2.2 Accès Porte C Parking C). Commande des cartes parking disponible dans votre Espace Exposant, rubrique Ma Boutique, sur SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 7

4 Montage Venir en avion au Salon Rétromobile Réductions sur une très large gamme de tarifs publics sur l'ensemble des vols Air France et KLM du monde, pouvant aller jusqu'à - 47% sur les lignes de France métropolitaine (Corse incluse)**. Code identifiant : 25161AF Valable pour un transport entre le 29/01/2016 et le 12/02/2016 Connectez-vous sur pour : Obtenir les tarifs préférentiels consentis*, Effectuer votre réservation, Faire émettre votre billet électronique**, Choisir votre siège à bord* Si vous réservez via le site AIR FRANCE & KLM Global Meetings, un justificatif sera joint à votre billet électronique. Si vous préférez traiter votre réservation et achat de billet par l'intermédiaire d'un point de vente AIR FRANCE KLM, ou par une agence de voyage habilitée, vous devez garder ce document pour justifier l'application des tarifs préférentiels. Veillez à être en possession de l'un ou l'autre des justificatifs selon votre mode de réservation car il peut vous être demandé à tout moment de votre voyage. Les programmes de fidélisation des compagnies partenaires d'air France et KLM permettent d'accumuler des miles en utilisant des vols Air France ou KLM. * soumis à conditions ** non disponible dans certains pays Hébergement ORGANISEZ VOTRE SÉJOUR Une sélection d'hôtels vous est proposée pour votre confort. Comexposium a mandaté B Network en tant qu'agence officielle d'hébergement. B Network a sélectionné un panel d'hôtels idéalement situés autour du parc des expositions. Des tarifs préférentiels ainsi que des politiques d'annulation flexibles ont été négociés pour le Salon Rétromobile dans l'optique de faciliter votre processus de réservation. RÉSERVATIONS INDIVIDUELLES (MOINS DE 5 RÉSERVATIONS): Rendez-vous sur la sélection d'hôtels officiels choisis pour vous et réservez facilement online (paiement sécurisé online ou virement bancaire). Vous recevrez automatiquement une notification confirmant votre statut de réservation et une confirmation officielle sous 24h maximum. RÉSERVATIONS DE GROUPES (À PARTIR DE 5 RÉSERVATIONS): Nous vous invitons à faire votre choix parmi la liste d'hôtels proposés et à nous envoyer votre demande d'hébergement à l'adresse retromobile@b-network.com. N'oubliez pas de nous indiquer le nombre de chambres ainsi que les dates de séjours souhaitées. Vous serez contactés dans les 12h maximum par un chef de projet hébergement qui finalisera votre réservation. Nous avons hâte de vous accueillir à Paris en Février 2016! Bénéficiez de tarifs préférentiels, et réservez dès maintenant. Accès au salon Les badges exposants permettent l accès au salon une heure avant l ouverture public. Les badges exposants sont établis au nom des sociétés ayant directement souscrit le stand. La demande de badges exposants se fait dans votre Espace Exposant sur le site internet dans l espace «demande de badge». SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 8

5 Montage Remboursement de la TVA TEVEA International 64, rue du Ranelagh Paris France Tél : + 33(0) Fax : + 33(0) mail@tevea.com Conformément à la législation européenne, l organisateur d un salon est obligé de facturer les prestations majorées de la TVA française. Les sociétés étrangères des pays de l UE et les sociétés venant des pays tiers de l UE peuvent, sous certaines conditions, être remboursées de cette TVA. Pour toutes les informations et démarches concernant une demande de remboursement de la TVA, les exposants peuvent s adresser à notre représentant fiscal, TEVEA International. TEVEA International est spécialisée dans les demandes de remboursement de la TVA et s occupera entièrement de votre demande, jusqu au paiement du montant remboursé. Pour toute information complémentaire, contacter la société TEVEA International. SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 9

6 Montage Planning horaires LE GUICHET UNIQUE UN SERVICE POUR MIEUX VOUS SERVIR Passez toutes vos commandes, y compris les prestations du Parc des Expositions dans votre Espace Exposant, rubrique Ma Boutique, sur Pré-ouverture du Salon à la Presse Mardi 02 février : 19h00 22h00 Horaires d ouverture du Salon aux visiteurs Mercredi 03 février : 10h00 22h00 Jeudi 04 février : 10h00 19h00 Vendredi 05 février : 10h00 22h00 Samedi 06 février : 10h00 19h00 Dimanche 07 février : 10h00 19h00 Planning du Salon Dates Horaires exposants MONTAGE Horaires de mise sous tension Samedi 30 janvier 14h00-20h00 Pas d'électricité Stands Nus Dimanche 31 janvier 8h00-20h00 Pas d'électricité Lundi 1 er février 8h00 22h00 14h00 20h00 Stands Equipés Lundi 1 er février 14h00 22h00 14h00 20h00 Tous types de stands Mardi 02 février Mardi 02 février (pré-ouverture Presse) 8h00 18h00 19h00 23h00 8h00 minuit Mercredi 03 février 8h30 23h00 8h30 22h30 OUVERTURE Jeudi 04 février 9h00 20h00 9h00 19h30 Vendredi 05 février 9h00 23h00 9h00 22h30 Samedi 06 février 9h00 20h00 9h00 19h30 Dimanche 07 février 9h00 19h00 9h00-19h30 DEMONTAGE Tous types de stands Dimanche 07 février 19h00 minuit Pas d'électricité Stands Nus Lundi 08 février 8h00 12h00 Pas d'électricité SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 10

7 Montage * En dehors des horaires indiqués, le travail dans les pavillons est interdit pour des raisons de Sécurité. Conseil Pour avoir de l électricité en dehors de ces horaires, n oubliez pas de commander un branchement permanent dont l alimentation est 24h/24. Pour avoir de l électricité pendant le montage ou le démontage avant et après la mise sous tension, il faut commander un coffret de chantier (prestation sur devis). Important : Certains équipements nécessitent un branchement électrique permanent 24h/24h. SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 11

8 Circulation et stationnement Circulation Circulation dans le Parc des Expositions de la Porte de Versailles : Respect du code de la route, Vitesse limitée à 20 km/h, Arrêt et stationnement interdits sur les couloirs de circulation. La circulation est interdite dans les pavillons à tous véhicules. Camping et caravaning interdits. Nous vous remercions par avance de vous conformer à ces mesures et nous vous demandons de bien vouloir en aviser vos installateurs, transporteurs et fournisseurs divers. N oubliez pas de leur communiquer votre numéro de stand et de pavillon. Stationnement Pendant le montage et le démontage, le stationnement des véhicules léger est gratuit dans le parking R. La gratuité des parkings cessera le mardi 02 février 2016 à 17h00 pour le montage. Pour le Pavillon 2.2 les véhicules légers pourront stationner librement aux abords du Pavillon 2.1. Nos conseils : Pendant le montage, évitez la période 10h / 13h, Évitez les livraisons la veille de l ouverture du Salon, Faites repartir vos véhicules dès qu ils sont déchargés. Des agents sont mis en place par le Parc des Expositions pour vous aider à circuler et à stationner, suivez attentivement leurs consignes. Consignes d accès, de circulation et de stationnement pendant la période de montage. MONTAGE Période Type de véhicules Stationnement Porte d'accès Observations pour les stands nus : du 30 au 31 janvier tous types Auprès du Pavillon 1 Auprès du Pavillon 2.2 Porte M et T Sortie portes M et T tous types de stands du 1 er au 2 février VL hauteur < 1,90 m Pavillon 1 parking R gratuit Pavillon 2.2 aux abords du Pavillon 2.1 Parking R possibilité de livraison limitée à 1 heure : retirer une autorisation à l'entrée du parking Autres Véhicules Auprès du Pavillon 1 Auprès du Pavillon 2.2 Porte M et T Sortie portes L et S Consignes d accès, de circulation et de stationnement pendant la période d ouverture au public. Livraisons autorisées de 7 h 00 à 9 h 30 à la porte M pour le Pavillon 1 et par la porte D pour le Pavillon 2.2. Durée de livraison limitée à 1 heure avec un laissez-passer horodaté remis aux portes d accès. Aucun stationnement, ni stockage d aucune sorte ne sont autorisés à l intérieur du Parc des Expositions de Paris Expo. Arrêt et stationnement interdits sur les couloirs de circulation. SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 12

9 Montage Stationnement interdit sur les périmètres de sécurité, dès l heure d ouverture au public. Tout véhicule en infraction sera enlevé sans préavis et aux frais et risques de son propriétaire. Consignes d accès, de circulation et de stationnement pendant la période de démontage. DÉMONTAGE Période Type de véhicules Stationnement Porte d'accès Observations tous types de stands le 07 février à partir de 19h00 tous types Auprès du Pavillon 1 Auprès du Pavillon 2.2 Porte M et T Sortie portes L et S pour les stands nus : le 08 février jusqu à 17h tous types Auprès du Pavillon 1 Auprès du Pavillon 2.2 Porte M et T Sortie portes L et S SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 13

10 Montage Mise à disposition des emplacements Stands nus : le pavillon sera accessible aux exposants et à leurs installateurs de 14h00 à 20h00 le samedi 30 janvier 2016, de 8h00 à 20h00 le dimanche 31 janvier, de 8h00 à 22h00 le lundi 1 er février et de 8h à 17h le mardi 02 février Stands équipés : la livraison des stands sera effectuée le lundi 1 er février à partir de 8h00. L évacuation des marchandises et des emballages vides devra être terminée le mardi 02 février 2016 à 17h00. Dans le cas contraire, les palettes et autres matériels identifiés et non débarrassés seront stockés à l extérieur du bâtiment. L enlèvement et la livraison de ces éléments jusqu au stand de l exposant seront à la charge de l exposant. Les opérations finales de montage y compris le nettoyage devront être terminés le mardi 02 février 2016 à 17h00. En dehors des horaires indiqués, le travail dans les pavillons est interdit pour des raisons de sécurité. Livraison des marchandises et matériels Les expéditions de marchandises destinées à l installation du stand doivent être faites de telle manière qu elles parviennent au Parc des Expositions impérativement 48 heures avant l ouverture de la manifestation. La veille doit être considérée comme délai de rigueur. Les expéditions sont effectuées aux risques et périls de l exposant, directement sur son stand. Il lui appartient d être présent ou représenté à l arrivée des colis. Ceux-ci doivent être bien étiquetés sur chaque côté à l adresse suivante : PAVILLONS 1 et 2.2. SALON RETROMOBILE Lettre d allée / nom du Stand Parc des Expositions -1 place de la Porte de Versailles Paris Le Commissariat Général du salon ne peut en aucune façon en assurer la réception. Déchets d installation de stands durant la période de montage Les exposants ont l obligation de ne laisser aucun détritus résultant de l installation des stands (emballages vides, chutes de bois, caisses vides, pots de peinture vides ). Tout stockage d emballages vides à l intérieur des stands comme dans les allées est formellement interdit. Les exposants ou leurs sous-traitants doivent prendre toute disposition pour les faire enlever par leurs propres moyens. Surveillance des stands L organisateur du salon se charge de la surveillance générale de la manifestation dans les meilleures conditions, mais ne peut assurer le gardiennage particulier de chaque stand. Nous attirons l attention des exposants sur le fait que les risques de vol sont grands, pendant la période de montage et de démontage. Pendant les heures d ouverture des pavillons, les exposants doivent assurer constamment la garde de leurs biens exposés. SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 14

11 Montage Accroche et alimentation aériennes - Ponts et kits lumière COMEXPOSIUM vous accompagne avec son partenaire VERSANT De l accroche à la mise en lumière, VERSANT réalise une prestation globale pour la mise en scène de votre espace. Son stock de structure scénique varié permet de répondre à toutes vos demandes. De la surface la plus petite à la plus élaborée, VERSANT vous accompagne à tous les stades de votre projet : conseils, études techniques, choix des structures, mise en lumière. Votre contact VERSANT : Didier BEAUFRETON Chargée de développement / Responsable Paris Porte de Versailles GSM comex@alpinistes.com SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 15

12 Pendant l ouverture Horaires d entrée et de sorties des exposants dans les pavillons En période d ouverture, les pavillons 1 et 2.2 sont accessibles aux exposants munis d un badge de 8h30 à 23h00 le mercredi 03 février, de 9h00 à 20h00 les jeudi 04 et samedi 06 février, de 9h00 à 23h00 le vendredi 05 février et de 9h00 à 19h30 le dimanche 07 février. Jours et horaires d ouverture au public Le Salon RETROMOBILE se tient du mercredi 03 au dimanche 07 février 2016 inclus, à Paris Porte de Versailles, Pavillons 1 et 2.2. Horaires : tous les jours de 10h à 19h, sans interruption. Nocturnes : les mercredi 03 et vendredi 05 février jusqu à 22h00. ATTENTION : préouverture du salon à la PRESSE le mardi 02 février de 19h à 22h. Nettoyage entretien des stands Remise en état veille d ouverture et Entretien quotidien des stands Cette prestation n est incluse dans le prix de location de votre stand nu ou équipé. Vous pouvez la commander dans la rubrique «Ma boutique» sur votre Espace Exposant La prestation comprend une remise en état du stand et un nettoyage quotidien (Enlèvement des polyanes de protection, essuyage des cloisons, aspiration des sols, vidage des poubelles à papier, dépoussiérage des meubles à hauteur d homme) du stand tous les matins avant l ouverture. Les exposants devront s abstenir de jeter dans les allées des papiers ou détritus divers. S ils sont amenés, au cours des dégustations par exemple, à distribuer des papiers ou plateaux cartons aux visiteurs, ils devront prévoir le long de leur stand un récipient où ces accessoires pourront être jetés. Obligatoire : Le stockage de caisses et/ou emballages vides dans les stands sont interdits. Pendant le montage, l exposant doit avoir pris les dispositions pour l enlèvement de ses déchets de stands. Tous les déchets enlevés par l organisateur seront directement facturés à l exposant. Lors du démontage, l enlèvement de la moquette des stands nus n est pas prise en charge sauf si vous avez commandé cette moquette auprès du salon RETROMOBILE. L exposant doit s assurer que son devis de démontage comprend le poste «enlèvement des décors, constructions et moquettes». Dans le cas contraire, ces prestations seront facturées par l organisateur à l exposant. SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 16

13 Pendant l ouverture Prévention des vols En raison de la recrudescence des vols qui on été constatés lors des salons, tant en période de montage, de démontage, que d ouverture au public, des règles élémentaires doivent être appliqués par l exposant : Évitez de laisser vos cartons d invitation sur les meubles d exposition, rangez-les dans un meuble fermé à clef Ne pas laisser vos effets personnels en évidence (porte- feuilles, sacs à main, sacoches ) Ne pas laisser les téléphones portables, ordinateurs, tablettes sans surveillance Le soir, ranger tous les objets de valeur (micro-ordinateurs, portables ) dans un lieu fermant à clés ou emportez-les Pendant les périodes de montage et de démontage, une personne doit être continuellement présente sur le stand. Le non respect de ces dispositions pourra entraîner la déchéance de la garantie vol. Nous recommandons aux exposants un gardiennage particulier sur leur stand, à leur charge. Nos prestataires de gardiennage sont également sensibilisés sur cette recrudescence de vols et pratiqueront une vigilance accrue dans les zones communes. En ce qui concerne les parkings, ces derniers n étant pas gardés, il est donc préférable de ne pas laisser d objets de valeur à l intérieur des véhicules, ni d objets apparents, susceptibles d attirer les convoitises. SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 17

14 Démontage Déménagement L évacuation des stands pourra démarrer à partir du dimanche 07 février 19h00 et devra être terminée à 24h00 ce même jour pour les stands équipés et à 12h00 le lendemain pour les stands nus (voir planning de montage et démontage) Attention : les engins motorisés ne pourront intervenir qu à partir de 20h00 dans les pavillons le dimanche 07 février Remise en état des lieux - Déchets de stands pour le démontage Les exposants doivent impérativement respecter les périodes de démontage. L emplacement doit être totalement libre de tous décors, matériels et déchet (emballages vides, chutes de bois, caisses vides, pots de peinture vides...). ATTENTION Tous les matériels et décors devront être impérativement enlevés des pavillons aux dates et horaires prévus. Dans le cas contraire, toutes les installations et structures de décoration seront déposées et mise en décharge par l organisateur, par les entreprises désignées par le Commissariat, aux frais, risques et périls de l exposant. Les emballages seront toujours considérés vides et aucune réclamation ne sera admise pour pertes ou vols des objets, outils, accessoires, etc., qui pourraient s y trouver. NOTRE CONSEIL Si vous utilisez les services d un décorateur extérieur à votre société, assurez-vous que son devis comporte bien les notions de «pose», de «dépose» de la décoration de votre stand et d enlèvement des déchets. Si l indication «dépose» ne figure pas, imposez-la. SALON RETROMOBILE 03 AU 07 FEVRIER 2016 PARIS PORTE DE VERSAILLES 18