Séminaire GED Open Source

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1 Paris - Lyon - Nantes - Montpellier - Casablanca - sdc@smile.fr Séminaire GED Open Source Principes et solutions simple > utile > performant le 19 juin 2007 Vos interlocuteurs Intervenants Patrice Bertrand Directeur Général Smile Thomas Choppy Consultant Smile L équipe de Smile

2 Ordre du jour Première partie (9h15 10h45) Smile et la gestion de contenu CMS / DMS, convergences et différences Enjeux Retours d expérience Courte pause Seconde partie - (11h00 12h30)! Typologie d outils Présentation produits Questions / réponses Smile : identité société Un partenaire solide 16 années d expérience 185 Collaborateurs CA 2006: 9 M Un cœur de métier : Ingénierie Internet Une expertise spécifique : Gestion de contenus, Gestion de documents et Portail, en particulier open source Une vision : simple, utile, performant Des résultats : Des systèmes d'information construits pour durer, des sites très haut de gamme, des sites à forte audience

3 Agences et Offres Smile est implanté à : Paris Lyon Montpellier Casablanca Et bientôt Nantes Smile apporte aussi : Agence média Exploitation et TMA Consulting Smile Consulting En amont des projets Avant-projet Choix de solutions Recueil de besoin, cahier des charges En accompagnement des projets Assistance Maîtrise d Ouvrage Pilotage, accompagnement, recette Pour la veille technologique en particulier autour des solutions open source et des technologies innovantes

4 Smile et la gestion de contenus Une expertise spécifique et enrichie Un large éventail de produits Alfresco, ez publish, Spip, Jahia, InfoGlue, Typo3, Cofax, Apache Lenya, OpenCms, Jetspeed, UPortal, Liferay Des ingénieurs et des consultants qui maîtrisent les outils et les concepts De nombreuses références dans des domaines variés Des projets d envergure Quelques références de réalisation Les solutions de gestion documentaire Renault F1 Team, Ministère de la Communauté belge francophone, Leroy Merlin, UCFF Les grands portails de l Internet Cadremploi, MeilleurTaux, Explorimmo, Annonces Jaunes (PagesJaunes) Les applications métier Référentiels Sparc Renault, Bureau Veritas, SI DGAC Laboratoires Merck, CFRT, Croix Rouge Française Les sites e-commerce E-boutiques Dior, Longchamp, Projectif, Medistore, Yves Rocher, Nestlé

5 Ordre du jour Première partie (9h15 10h45) Smile et la gestion de contenu CMS / DMS, convergences et différences Enjeux Retours d expérience Courte pause Seconde partie - (11h00 12h30) Typologie d outils Présentation produits Questions / réponses! contenus et documents Qu est-ce qu un contenus, qu est-ce qu un document? Contenu est le terme le plus général, pour désigner une entité d information numérique, qui peut être de natures très diverses: texte, images, films, musiques Les documents sont une forme particulière de contenus Un document est un fichier associé à une application. Le fichier est porteur d information, et l application donne accès à cette information. Les fichiers bureautiques sont les plus communs, mais aussi Autocad, Photoshop, Final-Cut-Pro,

6 Les domaines Terminologie: distinguer les domaines et les outils Domaine CM Content Management la Gestion de Contenus Sous-domaine WCM, Web Content Management Outils: CMS, W-CMS, Web-CMS, " Outils de Gestion de Contenus (OGC) Priorité à l éditorial, plus ou moins structuré Orientation diffusion, restitution Domaine EDM Electronic Document Management La Gestion Electronique de documents Outils: DMS, Document Managt System " Outils de GED Priorité: documents-fichiers Orientations stockage, partage, travail, cycle de vie Domaine ECM Enterprise Content Management Gestion Globale des contenus de l entreprise Outils E-CMS Orientation : GED + WCM + Workflow + Collaboratif Le WCM concrètement? La gestion des contenus Web On rencontre souvent CMS pour WCM W-CMS: Système permettant la conception de contenus structurés, la validation, la mise en forme et la diffusion, principalement sur le web Une caractéristique importante est la séparation de la forme et du fond des contenus générés L objectif est de permettre de s affranchir de la technique pour la publication des contenus sur différents médias

7 La GED concrètement? La Gestion Électronique de Documents Système permettant l indexation, la validation, l organisation, la recherche de documents électroniques Une caractéristique importante est l utilisation des métadonnées de documents L objectif des systèmes de GED est de faciliter l accès et d optimiser la gestion de l information CMS, DMS: les recouvrements Gestion des utilisateurs et habilitations - Qu il s agisse de contenus ou de documents, les concepts et outils sont les mêmes: Utilisateurs, groupes Permissions, rôles Domaines, héritages

8 CMS, DMS: les recouvrements Organisation, rangement, catégorisation - Ici aussi, mêmes principes, mêmes outils Organisation arborescente Catégorisation Mais des fonctionnalités souvent plus riches dans le monde documentaire CMS, DMS, recouvrements, différences Gestion de la validité de l information - semblable dans le principe: Contribution vs Validation Etat du contenu Dates de validités Mais en matière de documents, la qualification de l information est en général plus critique: Workflows plus élaborés, véritable BPM Gestion plus complète du cycle de vie et de l état d applicabilité Gestion des versions

9 CMS, DMS: différences La forme et le fond Un principe fondamental de la gestion de contenus est la séparation du fond et de la forme. Pouvoir modifier l un indépendamment de l autre Publier sur différents médias Il n a pas d équivalent dans la gestion de documents: l outil de GED gère, mais c est l application qui crée, modifie, et restitue. En conséquence, les notions fondamentales de gabarits, liées à la publication, ne se retrouvent pas dans la GED. CMS, DMS: différences Métadonnées: principe identique, implémentations différentes Dans le WCM, métadonnées et données sont entremêlées, de même nature Dans le DMS, les métadonnées sont ajoutées aux documents, attachées au document. Elles sont tout ce que le DMS connaît du document Elles ont donc une plus grande importance: un document sans métadonnées redevient opaque, presque inutilisable.

10 CMS, DMS: différences Métadonnées: principe identique, implémentations différentes Dans le WCM, métadonnées et données sont entremêlées, de même nature Dans le DMS, les métadonnées sont ajoutées aux documents, attachées au document. Elles sont tout ce que le DMS connaît du document Elles ont donc une plus grande importance: un document sans métadonnées redevient opaque, presque inutilisable. Diffusion vs. Gestion Dans le périmètre W-CMS, le document est principalement restitué, publié Il existe des interfaces de contribution pour insérer, valider, ranger, les documents, mais l outils est surtout tourné vers la diffusion Les interfaces de mise à jour sont sensiblement plus lourdes, ne conviennent pas à un travail quotidien Dans la GED, lecture et écriture sont deux facettes également importantes de la gestion Or les interfaces web conviennent moins bien pour la mise à jour d un document

11 Diffusion vs Gestion Diffusion vs Gestion

12 D autres interfaces vers les docs Pour une utilisation quotidienne, dans une gestion incluant diffusions et modifications intensives, l environnement web offre un moindre niveau de confort " Les utilisateurs souhaitent naviguer dans le référentiel, ouvrir les documents et les modifier, avec le même niveau de confort que sur leurs serveurs de fichiers Il existe pour cela des interfaces gérées par les outils CMS/DMS, principalement webdav et cifs. Webdav / Cifs: interfaces gérées

13 Webdav / Cifs: interfaces gérées Webdav / Cifs: interfaces gérées

14 Document en pièce-jointe Une gestion simple en pièce jointe, attachée à un contenu: contenu structuré, le document est un des composants du contenu Le document n a pas d existence indépendante: les habilitations et le versionning sont ceux du contenu Le document ne peut pas être référencé par plusieurs contenus " C est une voie qui trouve vite ses limites Documents dissociés Gestion avancée: base de documents distincte Gestion indépendante des habilitations et versionning sur les documents Gestion d une association document-contenus Utilisation multiple Pour les documents bureautiques, mais aussi images ou multimédia

15 Documents et méta-données Deux approches: Document-fichier, sans valeur ajoutée, que l on inclut à un contenus. Le document n a pas de méta-données Document-contenus, c est à dire entité structurée réunissant le fichier et ses méta-données La seconde voie est beaucoup plus puissante, c est celle qui rejoint la GED. Interagir avec le document

16 Interagir avec le document Interagir avec le document

17 Documents ouverts, la convergence Document fermé: qui ne peut être lu et modifié que par l application associée Document ouvert: qui peut être lu par différentes applications, car son format est documenté et autorisé Avec les documents ouverts, il n y a pratiquement plus de différence entre un contenu semi-structuré et un document C est une révolution: les outils de GED peuvent avoir une vraie interaction avec les documents Ordre du jour Première partie (9h15 10h45) Smile et la gestion de contenu CMS / DMS, convergences et différences Enjeux Retours d expérience Courte pause Seconde partie - (11h00 12h30) Typologie d outils Présentation produits Questions / réponses!

18 Les phases de vie de l information Création conception numérisation saisie bureautique Validation indexation Usage recherche Archivage Archive Archivage historique Ré archivage Destruction / Destruction consultation destruction stockage l'organisation tri tri workflow diffusion communication Pérennisation / préservation destruction Temps Technos WCM GED ECM Votre projet L orientation GED par rapport au WCM : Un contenu = document + métadonnées Outil de gestion, plus que de diffusion Nombreux contributeurs L orientation ECM ajoute des besoins : Collaboratif Workflow élaboré (BPM) Portail Recherche fédérée

19 Smile pour votre projet Notre objectif Vous aider à sélectionner la bonne solution en fonction de vos besoins, par rapport à une short list de solutions validées Notre approche Identifier les qualités et fonctionnalités les plus importantes et discriminantes Positionner chacun des outils de notre panel au regard de ces critères Ce n est pas une comparaison objective Elle porte notre jugement personnel Mais qui s appuie sur des retours d expériences Les domaines connexes Moteur de recherche, un domaine à part entière Les processus métier orienté BPM COLD et «Imaging» Asset management (gestion des actifs immatériels) Reconnaissance automatique (OCR, LAD..) Archivage et valeur probante Travail collaboratif Data Mining Outils linguistiques

20 Et l ECM alors? La gestion de contenus d entreprise La gestion de contenu d'entreprise couvre les aspects de la GED, du WCM ainsi que : L intégration avec les applications métier La dimension de travail collaboratif La prise en compte de la conservation à moyen/long terme La dimension de portail d information L ECM appréhende tous les «contenus informatifs» : une facture, une fiche produit, un compte-rendu, une page web, une procédure, un fax, un , un blog Constat Trois types de projets de gestion de contenu : Documentaire / Web / Globale (d Entreprise) Des domaines convergents Record Management Intégrations aux applications du SI GED Collaboratif WCM Archivage COLD «Imaging» ECM Moteur de recherche Remonté d information du SI portail

21 Points clés Les points d attentions Intégration à l existant Formats des documents Convivialité des interfaces Structuration des métadonnées Gestion des référentiels de classement Ergonomie de la recherche Les facteurs de réussite Fonctions en adéquation au besoin Conduite du changement Possibilité d extension trop génériques pour être détaillés ici Indexation Interface de saisie intuitive Automatiser l alimentation Extrapolation (user, date ) Extraction (des propriétés de fichiers, de la LAD) Facilité de saisie Nombre de clic minimal, aides à la saisie Retrouver le document Champs de recherche et de tri Exploiter le document Champs de recherche Informations opérationnelles état d avancement, status, date de réponse

22 Référentiels de classement Pour la structuration du/des corpus Plan de classement, tableau de gestion, thésaurus, ontologie Possibilité d utiliser plusieurs référentiels Plan de classement Arborescence Enrichissement : synonyme, traduction Règles métier associées (archivage) Utilisation pour la navigation, la recherche Moteur de recherche Fonctions principales Opérateur de recherche (booléen, proximité ) Recherche documentaire (sur champs) Recherche en texte intégral (sur documents) Calcul de pertinence : statistique / sémantique Fonctions avancées : Approximation et aide à la saisie Enregistrement de stratégie de recherche Recherche cross lingue Extraction contextuelle et résumé automatique Exploitation des relations (thésaurus - ontologie) Clustering : regroupement thématique Extraction des entités nommées

23 Ordre du jour Première partie (9h15 10h45) Smile et la gestion de contenu CMS / DMS, convergences et différences Enjeux Retours d expérience Courte pause Seconde partie - (11h00 12h30) Typologie d outils Présentation produits Questions / réponses! Projet type : Contenu multimédia Enjeux : Des formats de fichiers (images, vidéo, son) très nombreux obligent à normaliser leur stockage en vu de leur exploitation future Objectifs : Stocker Retrouver Ré exploiter Moyens : Prendre garde à leur indexation il existe des solutions d indexation «intelligente» mais onéreuses et pas toujours satisfaisantes

24 Projet type : Gestion de courrier Enjeux : Les courriers entrants et sortants Objectifs : Fluidifier les procédures de traitement Stocker pour retrouver Consolider ces informations avec d autres Moyens : Organiser la capture des courriers (méthode et accompagnement) Proposer une interface de gestion ergonomique pour les différentes étapes Projet type : Gestion d Enjeux? 1. Pérenniser (archiver) certains mails 2. Consolider les mails avec d autres documents 3. Retrouver mails et documents de façon identique Objectifs : Intégrer le mail comme un support d information à part entière Moyens 1. Stockage systématique et catégorisation des s 2. Import sélectif et catégorisation 3. Indexation des s par le moteur de recherche La problématique est très proche de celle d une intégration à une application de gestion

25 Projet type : Gestion de fichiers COLD Enjeux : 1. Pérenniser (archiver) 2. Consolider ces informations (facture ou autres) 3. Retrouver ces informations via le moteur de recherche Objectifs : Exploiter ces informations souvent vitales Moyens : 1. Sans valeur légale, ceci à peut de sens 2. Import massif avec découpage et catégorisation 3. Indexation des outputs par le moteur de recherche Pour 2 et 3, la capture des flux qui servent à générer le COLD peut être plus simple du résultat. Projet type : Gestion de dossiers Enjeux : Consolider les informations par une logique métier Intégrer des informations du SI globale Objectifs : Identification du dossier Fonctions des métiers (de traitement) Moyens : Métadonnées de dossier Processus (BPM) lié aux dossiers

26 Ordre du jour Première partie (9h15 10h45) Smile et la gestion de contenu CMS / DMS, convergences et différences Enjeux Retours d expérience Courte pause Seconde partie - (11h00 12h30) Typologie d outils Présentation produits Questions / réponses! Ordre du jour Première partie (9h15 10h45) Smile et la gestion de contenu CMS / DMS, convergences et différences Enjeux Retours d expérience Courte pause Seconde partie - (11h00 12h30) Typologie d outils Présentation produits Questions / réponses!

27 Choisir une solution GED Le domaine de la gestion de contenu est dominé par les solutions open source Les solutions de GED et d ECM open source sont de plus en plus crédibles et performantes Les plus grandes organisations ont fait ces choix Mais : L open source fait encore réfléchir La GED est une application critique Il n y a pas un produit dominant Les utilisateurs sont donc inquiets quant au choix de solution Outils de GED Caractéristiques et fonctions principales Stockage de tout type de fichier Interface avec le matériel de numérisation Intégration avec les outils de reconnaissance automatique de type OCR, LAD Métadonnées contrôlées Référentiel de classement Classement (semi-)automatique Gestion de versions Sécurité des contenus

28 Schéma fonctionnel Capture Création Import Transformation Classement Processus de gestion Gestion des droits Conservation Production Gestion Consultation Recherche Alerte / Profil Réutilisation Utilisation Outils d ECM Caractéristiques et fonctions principales Au delà de la GED et du WCM Portail d information (consolidation / syndication) Technologie (Webservice, import ) pour intégrer des flux métiers Outils de conception collaborative Politique de conservation des contenus

29 Ordre du jour Première partie (9h15 10h45) Smile et la gestion de contenu CMS / DMS, convergences et différences Enjeux Retours d expérience Courte pause Seconde partie - (11h00 12h30) Typologie d outils Présentation produits Questions / réponses! Différentes solutions Alfresco ( Nuxéo ( Jahia ( ez publish ( Knowledge tree ( Maarch (sourceforge.net/projects/maarch) contineo (sourceforge.net/projects/contineo) Et quelques autres

30 Les solutions Alfresco Alfresco ECM Développé par des anciens de Documentum et Business Object avec des et Interwoven Smile est partenaire Gold Déjà plusieurs dizaines de références Versions : «Community» gratuite «Entreprise» redevance annuelle pour un support de haut niveau, des garanties et des mises à jours intermédiaires (2 branches CVS) Forte dynamique de développement, communication importante Un outil complet de gestion de contenu, principalement documentaire, avec une partie WCM encore jeune

31 Alfresco ECM Alfresco ECM

32 Alfresco ECM Alfresco ECM Interface prête à l emploi, mais parfois laborieuse Accès CIFS et Webdav aux espaces et documents Moteur de règles (alerte, copie, déplacement, transformation) Moteur de recherche intégré (Lucene) Workflow élaboré avec l intégration de jbpm Intégration Kofax Ascent Capture Gestion d espaces partagés, de forums, de post-it Gestion des contenus structurés (WCM) Catégorisation multiple Support de l ODF en plus des formats Office pour l extraction de métadonnées Respect de la JSR 170 (JCR) Intégration simple à un portail JSR 168

33 Alfresco ECM feuille de route Version 2.1 prévue pour l été : Ajout du protocole NFS, amélioration du CIFS Ajout de portlet JSR 168 dans le dashboard. Il pourra recevoir en plus des templates freemaker des portets Chaque "composant" d Alfresco sera «portletisé» (JSR 168) Plugin MS Office et OpenOffice (en v3) Version 3.0 prévue pour fin 2007 Intégration accentuée avec liferay Meilleure intégration du WCM Integration de Media Wiki Integration d'un webmail Integration avec le chat Jabber Integration de calendrier Gestion du Clustering Federation de différents repository alfresco Les solutions Nuxeo

34 Nuxeo - ECM Développé par une société française depuis 2000 De grandes références, essentiellement de grandes organisations françaises Anciennement sous Zope (CPS) et transcrit en Java depuis peu Licence LGPL le business model est basé sur le support des intégrateurs et la maintenance Une optique plateforme dotée d une architecture très extensible Communauté en croissance dissociée de la communauté précédente / Python Un outil complet de gestion de contenu Nuxéo - ECM

35 Nuxéo - ECM Nuxéo - ECM

36 Nuxéo - ECM Nuxeo ECM Moteur de personnalisation de l interface Architecture en agrégation de plugin facilement extensible via des points d extensions Utilisation d Eclipse RCP comme client riche Moteur de notification Moteur de recherche intégré (Lucene / Compass) Intégration Adobe LiveCycle Workflow élaboré avec l intégration de jbpm Gestion des contenus structurés (WCM) plugin pour l intégration MS Office et SharePoint Personnalisation avancée (abonnement, look & feel ) Gestion de calendriers, de lettre d information Respect de la JSR 170 (JCR) Intégration simple à un portail JSR 168

37 Nuxeo ECM feuille de route Nuxeo Runtime 2.0 (September 2007) Java 6 support.net support through IKVM XQuery support Multi-repository support Repository synchronization Web publishing (WCM) Enterprise Blog and Wiki engine Instant Messaging WebDAV support Integration with a groupware server PDF Forms support Digital signature of documents and workflow actions Full support of Microsoft Office 2007 collaboration features Connector for SAP ERP Automatic document analysis and classification Geo-location support Les solutions Jahia

38 Jahia - ECM Solution éditée par une société d origine Suisse Beaucoup de références en France Orientation Portail et CMS dans un ensemble cohérent et uniforme Versions : Jahia n est pas strictement open source, mais les sources sont diffusées librement ( «Licence collaborative» pour financer les développements du produit Smile est partenaire de Jahia Dynamique de développement importante et portée par les projets Jahia - ECM

39 Jahia - ECM Jahia - ECM

40 Jahia - ECM Jahia - ECM Approche composite par «page» : contenu WCM, Fichiers (GED), portlet (Portail) Portail J2EE, par l intégration de Jetspeed2 Contribution sur site («in site editing») Moteur de recherche intégré (Lucene) Utilisation de Webdav Gestion multisite native Gestion multilingue des contenus Workflow via des moteurs compatibles BPML Respect de la JSR 170 (JCR) (import export) Intégration de portlet JSR 168

41 Jahia - Feuille de route Développement des activités de GED : gestion de fichiers par Jack Rabbit (Slide actuellement) record management / volumétrie de ficher accrue Amélioration de la couche portail : Développement d un portail «à la Netvibes» pour v5.1 BPM Evaluation de l intégration du BPM Apache ODE Search Intégration des API de search développés par JackRabbit Compatibilité avec des standards : OpenSearch API Suite Collaborative Instant messaging server, webmail, forum, serveur de calendrier Suite de Project Management (Timesheets, todo list, Planning) Content repository Etudes préparatoires à Jahia v6.0 Les solutions KnowledgeTree

42 KnowledgeTree GED avancée Editée par une société sud-africaine Solution récente : première version commerciale début 2006 (avant full open source) Des références en Amérique du Nord Versions : Open source, avec fonctions limitées Des versions payantes qui incluent : Intégration MS Office et Outlook, drag & drop, client riche et une garantie/support Communauté presque uniquement portée par l éditeur La tarification raisonnable des versions non open source, mais une licence est nécessaire pour une GED d entreprise KnowledgeTree GED avancée

43 KnowledgeTree GED avancée KnowledgeTree GED avancée

44 KnowledgeTree GED avancée Support WebDav Workflow paramétrable, mais pas de BPM Client riche, façon explorateur Windows Fonction d import / export en masse Navigation par métadonnée (au choix) Recherches élaborées : construction et mémorisation Ergonomie avancée (dashboard) Fonctions d échange ( , discussion sur document, abonnement sur dossier et document) Les solutions ez publish

45 ez publish CMS tendance ECM Edité par ezsystem, société norvégienne, depuis 2003 Une présence française forte, présence de l éditeur depuis 2006 ez publish est totalement open source et gratuit La communauté est très dynamique, des milliers de références Orienté sur la gestion de contenu Web, c est le plus avancé sur ce créneau Sur la gestion documentaire, il permet de gérer les documents comme des contenus à part entière Smile est partenaire Gold ez publish CMS tendance ECM

46 ez publish CMS tendance ECM ez publish CMS tendance ECM Approche homogène : contenu et document sont des objets, sur lesquels sont peut appliquer : workflow, modification, versionning, prévisualisation, stockage, copie ez publish se caractérise par une très bonne architecture logicielle, gage d une bonne extensibilité Structuration multiple : arborescence, catégories, sections Workflow éditorial configurable (en PHP) Accès WebDav pour les documents et les contenus structurés Interfaçage via web services

47 Les solutions Maarch Maarch GED «pure» Solution française, créée par Maerys, très peu de références affichées Orientée vers le stockage (archivage) d importants volumes de fichiers (COLD, facture ) Version : «cœur», open source en PHP 5 Une solution de gestion de courrier (fin 2007) Modules complémentaires : intégration Kofax Ascent Capture, import de File system, archivage Z sur disque optique Communauté restreinte, portée par la société Aucun aspect collaboratif Moteur de recherche intégré (intégration Lucene en projet)

48 Maarch GED «pure» Maarch GED «pure»

49 Maarch GED «pure» Les solutions contineo

50 contineo GED simple Projet Open source lancé en 2003, licence GPL Orienté sur le partage de document Dynamise intéressant, mais communauté réduite Fonctions principales accessibles en Web service Visualisation cartographique des résultats de recherche Fonctions d échange ( et forum sur document) Moteur de recherche intégré Gestion de mots-clés Une GED mais pas un ECM Pas de check in check out Pas de Workflow Pas de support LDAP contineo GED simple

51 contineo GED simple Les solutions DocMGR

52 DocMGR Licence GPL, une version payant avec des fonctions complémentaires Très similaire à un exploiteur Windows Utilisation de Webdav OCR intégré Communauté restreinte DocMGR

53 DocMGR InfoGlue CMS jeune et moderne CMS JAVA open source, d origine suédoise Orientation Portail et CMS 4 ans d existence et plusieurs versions mineures chaque année Peu de référence en France, mais une communauté active Architecture technique très performante, notamment dans l utilisation de standard Stockage des données en XML dans une BDD Traduction française réalisée par Smile

54 InfoGlue CMS jeune et moderne InfoGlue CMS jeune et moderne Structuration très fine des contenus via l interface d administration Arborescences de catégorisation, de contenus et de restitution différentes Intègre l identification SSO avec CAS Propose l intégration de portlets JSR 168 Gère les workflows avancée avec Opensymphony, outil de BPM XML L arborescence de restitution permet de configurer les gabarits, «à la souris» Gère des versions de contenus, mais aussi des versions de site InfoGlue est réellement «multi-sites», càd qu un contenu peut être aisément publié sur plusieurs sites.

55 Freedom GED collaborative Porté par la société française Anakeen Business plan autour du support et de l intégration Solution PHP Open source, v1 en mars 2004 Utilisation de WebDav Fonctions collaborative Agrégation d information (RSS) Agenda partagé et de groupe Carnet d adresse Gestion de notes sur les document Gestion des versions, des verrous, liens entre documents, structure d indexation évolutive Workflow (définit en PHP) Freedom GED collaborative

56 Freedom GED collaborative OpenGED Open source, portée par la société Naos Technologie Solution créer à l initiative de 2 mairies pour partager des documents administratif Communauté quasi inexistante Produit n évoluant plus

57 Autres solutions Magnolia CMS avec des fonctions de gestion documentaire qui n en font (encore) pas un véritable outil de GED InfoGlue CMS qui pêche par l ergonomie et le manque d un moteur de recherche Freedom GED collaborative portée par un éditeur Ne partez par sur : OpenGED Solution simpliste MyDMS (sourceforge.net/projects/mydms) Projet peu actif / Problème de sécurité edms, NO-SOD Project (sourceforge.net/projects/no-sod) Pas d évolution depuis un an Les solutions Notre évaluation

58 Gestion des fichiers Check in - check out / transformation en PDF / intégration MS et Open Office / Recherche en texte intégral / front office de contribution / intégration en lot Alfresco Nuxéo ez publish Jahia Maarch contineo Knowledge tree!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Gestion des contenus structurés Structuration / multilinguisme / multi positionnement / liens entre contenus / recherche structurée / agencement des contenus Alfresco Nuxéo ez publish Jahia Maarch contineo Knowledge tree!!!!!!!!!!!! - - -

59 Indexation des contenus Extensibilité des métadonnées / extraction automatique / catégorisation multiple / assistance à la saisie / chaine de numérisation Alfresco Nuxéo ez publish Jahia Maarch contineo Knowledge tree!!!! (Kofax)!!!!!!!!! (Kofax)!!!! Workflow Workflow éditorial et/ou métier via l intégration d un outil de BPM Paramétrage des flux / moteur de règles / représentation graphique des workflow / intégration du BPM Alfresco Nuxéo ez publish Jahia Maarch contineo Knowledge tree!!!!!!!!!!(!!!!) (prochaine version) - -!!!

60 Collaboratif Délégation des habilitations / versionning / forum / post-it / alertes et notifications / personnalisation des droits / «chat» Alfresco!!! Nuxéo!!! ez publish! Jahia!!! Maarch - contineo Knowledge tree! Ergonomie Ergonomie générale / facilité d adaptation / page d accueil / navigation par les catégories / possibilité de personnalisation Alfresco!! Nuxéo!(!!!!) (client lourd) ez publish!(!) (adaptation nécessaire) Jahia!! Maarch!! (simple) contineo! Knowledge tree!!!

61 Respect des normes et standard C est-à-dire notamment l exploitation : des composants techniques existants en open source, les recommandations (JCR - JSR 170, et par ex.) des normes métier : Z42-013, Dublin core, IPTC Alfresco Nuxéo ez publish Jahia Maarch contineo Knowledge tree!!!!!!!!!!!! (z )! Dynamisme de la communauté Activité des forums / nombre de contribution / de projets / de références / d intégrateurs Alfresco!!(!) (solution jeune) Nuxéo!(!!!!) (forte évolution) ez publish!!!! Jahia!!! Maarch contineo! Knowledge tree!

62 Conclusion Pas de grand gagnant! Des leaders, des solutions spécialisées, des solutions prometteuses Pour choisir, considérez votre propre besoin Ai-je besoin d une orientation ECM? Ai-je besoin de fonctions collaboratives? Ai-je besoin d intégration technologique de type WebDav, CIFS, SSO, LDAP? De quel type de workflow ai-je besoin? Demandez des démos, installez, manipulez Ordre du jour Première partie (9h15 10h45) Smile et la gestion de contenu CMS / DMS, convergences et différences Enjeux Retours d expérience Courte pause Seconde partie - (11h00 12h30) Typologie d outils Présentation produits Questions / réponses!