Fiche pratique n 3 : Les documents

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1 Fiche pratique n 3 : Les documents janvier 2001 Eric Ecoutin et Nathalie Even [email protected] Les documents pédagogiques sont une composante essentielle des dispositifs de formation à distance. Ils y sont omniprésents et leur qualité contribue à l efficacité de la formation à distance et la rend comparable au présentiel. Cette fiche expose trois démarches possibles pour élaborer des documents pédagogiques dans un dispositif de formation utilisant une plate-forme : produire des ressources, acquérir des ressources, utiliser Internet et les intranets comme une bibliothèque. Pour chacune d elles, seront présentées les implications en termes organisationnels, en terme de compétences associées, les chiffres clés ainsi que les points problématiques. Cette fiche vise, dans l esprit de ce guide, à fournir aux concepteurs d un dispositif de formation utilisant une plate-forme des éléments lui permettant de dimensionner un projet. Sommaire 3.1 La production de documents Les différents types de documents et de médias Le processus de production Les chiffres-clés Problématiques L acquisition de ressources L offre de produits L acquisition de ressources : acheter une ressource pédagogique, sélectionner un portail Les chiffres-clés Problématiques L utilisation de l Internet et des intranets comme une bibliothèque en ligne Les sources d information Outils et compétences Problématiques Conclusion Questions à se poser Bibliographie Points de méthode 1/ Dans ce chapitre, ont été dissociées ces différentes démarches afin de montrer pour chacune d entre elles leur valeur ajoutée. Cependant, en pratique, elles sont le plus souvent présentes et combinées dans les dispositifs de formation. 1

2 Cette situation est illustrée par les études de cas qui ont été rassemblées dans le cadre de ce projet. 2/ On peut cependant, avec des logiciels comme les plates-formes, concevoir des dispositifs de formation à distance n utilisant pas de documents. C est un choix de conception. On peut également isoler entièrement la gestion de documents et la plate-forme ellemême. Cela dit, les plates-formes sont des logiciels dont les fonctionnalités sont orientées vers la mise à disposition, l archivage et la construction de documents. L introduction d une plate-forme ajoute des dimensions nouvelles à la gestion des documents : des contraintes techniques supplémentaires (formats numériques répondant à des standards et à des normes) et des outils permettant de gérer et d utiliser une bibliothèque de documents. Une réserve doit cependant être faite : dans l état actuel des technologies plates-formes (janvier 2001), la gestion des documents reste peu élaborée. Mais, il faut s attendre à des évolutions significatives de l offre à court terme. 3/ Ce chapitre mettra autant en valeur des démarches de production ou de recherche de documents très proches de documents imprimés (même s ils ont un format électronique) que des démarches concernant des documents multimédias élaborés. C est un choix de méthode qui vise à montrer l intérêt pratique de cette première catégorie de documents : moins longs à produire, moins coûteux, d utilisation connue par les apprenants. Conformément à l esprit de ce guide qui est d aider à dimensionner un dispositif de formation utilisant une plate-forme, ce choix n implique pas une préférence pour une stratégie de production «lourde» par rapport à une production «légère». Il invite seulement à envisager l éventail des possibles et à définir, par rapport aux documents, une stratégie dans le temps. Point de départ : former avec une plate-forme Une plate-forme est un logiciel qui assiste la conduite des enseignements à distance. Ce type de logiciel regroupe les outils nécessaires aux principaux utilisateurs d un dispositif qui a pour finalités la consultation à distance à distance de contenus pédagogiques, l individualisation de l apprentissage et le télétutorat. Dans ce système, le formateur crée des parcours pédagogiques types et individualisés, incorpore des ressources pédagogiques multimédias et effectue un suivi des activités des apprenants. L apprenant consulte en ligne ou télécharge les contenus pédagogiques qui lui sont recommandés, organise et a une vue de l évolution de son travail, effectue des exercices, s auto-évalue et transmet des devoirs à corriger. Formateurs et apprenants communiquent individuellement ou en groupe, créent des thèmes de discussion et collaborent à des documents communs. Un administrateur technique installe et assure la maintenance du système, gère les accès et les droits des uns et des autres, crée des liens avec les systèmes d information externes (scolarité, catalogues, ressources pédagogiques, etc.). 2

3 Autour de ces premières finalités, peuvent s ajouter d autres fonctionnalités et d autres rôles. Une plate-forme permet de visualiser des documents au format HTML, de suivre des liens entre les documents internes et des documents externes, situés dans des intranets ou sur Internet. Elle permet de télécharger des fichiers à tout format texte ou image : PDF, DOC, GIF. Elle autorise en outre l utilisateur à les imprimer et à les utiliser de façon interactive. L ensemble des documents pédagogiques peut être organisé de façon hiérarchique (à la manière du plan d un livre) ou séquentielle. Un agenda peut être paramétré par le formateur. Une plate-forme permet de faire passer des tests en ligne. Dans la situation actuelle, il est difficile de faire utiliser des contenus audiovisuels, en raison des performances limitées des réseaux de télécommunication. Dans le futur, les plates-formes intégreront des fonctionnalités de gestion documentaire, d aide à la création collective de documents et de suivi des utilisations de ressources pédagogiques externes (interopérabilité). 3

4 3.1 La production de documents La production de documents est une option parmi d autres pour la mise en œuvre de formations utilisant une plate-forme. Sa valeur ajoutée est, idéalement, de faire converger au mieux les ressources pédagogiques et le dispositif de formation. Cependant cette option implique du temps, des moyens et des compétences. Avant de se lancer dans la production, il s agira donc de réaliser un diagnostic des documents internes et de les confronter d une part aux contraintes techniques de la plate-forme, d autre part à la pédagogie du dispositif, ainsi qu aux compétences existantes. Dans cette partie seront abordés : Les différents types de documents et de médias (qui sont utilisés par les enseignants dans une plate-forme et les contraintes à leur élaboration). Du document préexistant au document à distance Les médias utilisés Le processus de production, L organisation du workflow documentaire La production Les différentes fonctions (le modèle spécialisé dans la production des documents et le modèle internalisé). L atelier de production : ses fonctions et compétences Les chiffres clés (quel temps de production pour quel type de documents?) : Documents à imprimer Documents interactifs Production de séquences audio, vidéo et Flash Autres informations : le marché américain, la mise en ligne d un cours universitaire, les précautions de méthode nécessaires Problématiques : Les stratégies de production «lourde» ou «légère» L actualisation L évaluation L externalisation Les compétences techniques des auteurs de contenus 4

5 3.1.1 Les différents types de documents et de médias Les types de documents Différents types de documents sont habituellement produits en interne pour être utilisés avec une plate-forme. Ce sont : des documents méthodologiques, des tests, des documents d autoformation. Le tableau qui suit propose de montrer la valeur ajoutée et les contraintes concernant le choix des documents. Les types de documents 1 - Documents méthodologiques Description Proposent des objectifs à atteindre, des travaux à effectuer. Accompagnent d autres documents. Utilisent le plus souvent le média texte. 2 Tests Questions à choix multiples (QCM), Questionnaires à trous, Questionnaires avec des réponses ouvertes 3 - Documents d autoformation Divers formats : imprimé, bureautique sous différentes versions, Cassettes audio, vidéo. Ouvrages, livres, classeurs, polycopiés Contraintes d élaboration L élaboration de ces documents relève très souvent également des compétences de la fonction de la personne assurant le tutorat. Leur mise en ligne entraîne la maîtrise de certaines compétences techniques. Elles peuvent être simples quand il s agit d adresser un document aux apprenants par la messagerie. Elles peuvent être plus complexes s il s agit d accompagner un document de cours par exemple (incorporer des liens hypertexte, ). Le traitement des résultats des tests peut être automatisé, manuel ou enfin automatisé avec la possibilité d une intervention manuelle. Il existe de nombreux outils de construction de tests, souvent intégrés dans les plates-formes elles-mêmes. Un travail important doit être consacré à la validation des tests. Les documents d autoformation sont destinés à être d utilisation claire par les apprenants. Ils n exigent pas de documents méthodologiques annexes. L apprenant sait précisément ce qu il doit faire, les objectifs à atteindre, le temps pour traiter les documents. Ces documents pourront être soit intégrés à la plateforme soit utilisés tels quels en évitant un nouveau coût de production, principalement s il s agit de cédéroms ou de cassettes vidéo, néanmoins, cela exige d adresser ces documents au travers des voies postales. Selon les cas, les contenus sont repris de l existant et mis aux formats standards des technologies Internet ou bien sont créés spécialement pour l occasion. Tous ces documents peuvent être conçus avec différents types de multimédia, texte, images fixes, son, image vidéo, image de synthèse, simulation, hyperliens, Du document préexistant au document d autoformation Les documents existants nécessitent une adaptation et le plus souvent une transformation pour être utilisés à distance. Les transformations pourront être telles qu il s agit alors de la création d un nouveau document. 5

6 L auteur de contenu doit penser son document selon un usage à distance, en autoformation. Il aura à définir un «scénario», c est-à-dire l enchaînement des activités d apprentissage et des diverses ressources pédagogiques utilisées par les apprenants. Ce scénario servira aussi de base à l équipe de production multimédia avant la mise en ligne des contenus. L équipe multimédia adjoindra à ce scénario son expertise technique. S agissant de documents fondés sur le texte, deux types de transformation sont généralement à prévoir : l organisation des utilisations et l organisation des contenus. Ces transformations consistent à expliciter : les objectifs à atteindre et le travail à faire, globalement et partie par partie, la méthode d utilisation du document et les différents types d activités, le temps normal de travail d apprentissage par section ou partie, une présentation préalable, avec un exposé des objectifs, un résumé, particulièrement si l on renvoie à des documents longs ou si l on renvoie à un lien Intranet ou Internet (voir partie Web), la distinction entre niveaux de difficultés, entre l essentiel et les suppléments, le lien avec d autres documents, l identité du document (auteur, date, contexte, version, ), la bibliographie et un glossaire. L utilisation d une plate-forme permet d avoir deux versions des documents :une version imprimée et une version électronique. Deux formats sont habituels : PDF, qui est l exacte image du format imprimé, et qui sous sa forme électronique fournit des moyens de navigation entre les parties du document, HTML, un format qui a pour caractéristique de ne plus être structuré selon les formats de page (bien qu il puisse être imprimé) et de proposer des liens électroniques vers d autres documents. S agissant des multimédias interactifs, la transformation est complète : il faut prévoir une autre structuration appuyée sur l interactivité. On retrouvera en partie les caractéristiques listées ci-dessus et d autres viennent s y ajouter. L élaboration des documents implique la mise en place d une charte de production qui précise l organisation du workflow documentaire : le scénario rédigé par l auteur de contenu les délais de réalisation à destination de l équipe multimédia la charte graphique Autres sources d information : Ouvrage : Christian Depover, Max Giardina, Philippe Marton «Les environnements d apprentissage multimédia, Analyse et conception» Edition l Harmattan, collection Education et formation Ouvrage : Susan Sheerin «Self-Access», Edition Oxford University Press, coll. Oxford English, série Alan Maley : Resource books for teachers, 1991, 200 p. Le tableau suivant présente les contraintes à l élaboration de documents repris et de documents spécialement créés pour le dispositif. 6

7 Les documents à produire Options Descriptif Contraintes d élaboration Reprise de documents existants Reprise de documents réalisés par les apprenants Création Divers formats : imprimé, traitement de texte sous différentes versions, Cassettes audio, vidéo. Ouvrages, livres, classeurs, polycopiés Divers formats Documents créés pour le dispositif Ces documents sont archivés ou non, avec une collecte plus ou moins difficile. Les opérations de reprise peuvent en partie ou totalement être automatisées. Cette automatisation est limitée quand est nécessaire une transformation des contenus. Des documents d accompagnement, ressources méthodologiques, peuvent être nécessaires si les documents réutilisés sont repris sans être transformés. Ils permettent de décharger les formateurs-tuteurs d une partie du travail de préparation des documents. Mais ils demandent une validation systématique des formateurs-tuteurs et peut-être des ajustements car les élèves n ont pas de compétence pédagogique. Ce qui requiert du tuteur un travail en aval du processus de production. Requiert du temps de création en fonction des objectifs visés, du degré d interactivité, des médias utilisés, etc. Quelles que soient les options choisies, il s agit au préalable de réaliser un diagnostic sur la documentation existante, son classement, le travail de traitement à y effectuer, et de prendre en considération l aspect relatif à leur actualisation (voir partie Problématique). Dans les trois hypothèses, une gestion spécifique des droits d auteur et des droits d usage est à prévoir. Les médias utilisés Les documents peuvent combiner du texte, des images fixes ou animées, des séquences audio, vidéo, de liens Internet ou intranet, des infos bulles, etc. Les types de média Conditions d élaboration 1 - Textes et images fixes Les contenus sont souvent existants dans l institution même s ils doivent être remédiatisés. Le média texte souffre souvent d une mauvaise image mais il peut être aussi le plus adapté ou bien le seul disponible. S ils doivent être créés, le temps de création dépendra du nombre de pages à réaliser par son auteur. Le temps de médiatisation reste comparativement faible comparé à celui des autres médias. Mais peut être important en fonction du degré de scénarisation des contenus. Les documents peuvent être assez naturellement restructurés, réutilisés, redécoupés. 2 - Audio et vidéo Audio : Les contenus préexistent souvent dans l établissement. Ils correspondent à une pratique pédagogique usuelle (le cours ou l intervention). Le média peut convenir aux contenus d actualité. Il est assez facile à traiter. Les réseaux de communication les supportent (à voir) Vidéo : Les contenus sont plus rarement préexistants. L équipement nécessaire est plus lourd. Les réseaux de communications ont des capacités insuffisantes, notamment dans leur partie terminale. L audio et la vidéo sont utilisables en temps réel et en temps différé : ils peuvent être rejoués. Les opérations de restructuration, redécoupage, granularisation sont 7

8 3 Animation par logiciel 4 - Simulation par logiciel complexes (mais, elles sont pratiquées couramment dans les laboratoires de langues). Permet de mettre en scène et d animer un document. L animation peut être très facile à maîtriser avec certains logiciels en fonction du résultat que l on souhaite obtenir. Une animation peut être par exemple une flèche qui s anime, un personnage qui bouge. Ainsi, selon les logiciels utilisés (type Flash) il n est pas nécessaire d avoir des compétences en paramétrage. Les contenus existent sous forme imprimée mais ne peuvent être repris naturellement, il n y a pas de transfert direct. Sert à la représentation de phénomènes non visibles, etc. Induit des activités d apprentissage fondées sur les essais-erreurs. Ces produits peuvent incorporer de l analyse de réponse, autoriser des données modifiables, prévoir des fonctions d appréciation de l efficacité de la réponse de l apprenant. La production est nettement plus coûteuse. Achat d équipements spécifiques. Quelle que soit la stratégie documentaire choisie, il s agira de déterminer comment les documents seront mis en ligne, quelles personnes interviendront dans le parcours documentaire. Source d information : Des logiciels pour élaborer des contenus sur Internet. Thot est un site Web francophone qui propose de nombreuses informations sur la formation à distance. Il a répertorié «la centaine d outils et de ressources de l an 2000 pour réaliser les cours en ligne». Cette liste se divise en cinq parties : outils pour produire des cours, outils pour produire des quizz et des activités, outils complémentaires (notamment pour faire de l audio et de la vidéo), aide et mise en marché. Indispensable source d information. 8

9 3.1.2 Le processus de production La production de document est onéreuse, compte-tenu des compétences nécessaires et du temps à y consacrer. L organisation de la production de document est une nécessité qui se fait rapidement sentir. L organisation Un workflow documentaire, c est le parcours réalisé par un document depuis sa création jusqu à sa mise en ligne. Dans ce parcours, des compétences diverses interviennent. Les études de cas rassemblées dans ce projet présentent un éventail de situations allant du simple au complexe : un workflow simple associera peu de personnes, en général l auteur du document et une aide technique pour la mise en ligne des documents sur la plate-forme. Il peut s agir par exemple d un auteur-tuteur qui décide d élaborer un contenu (texte plus images fixes) et qui s aide d une personne-ressource dont le rôle sera de mettre le document en ligne. un workflow complexe associera plusieurs personnes aux compétences et rôles divers. Par exemple, si un auteur propose un texte qu il souhaite enrichir d images et de son, et avec un test automatisé et qu il n a pas de compétences dans ces domaines, il lui faudra avoir recours à des compétences présentes à l interne soit sous-traiter, ou bien acquérir ces compétences mais là encore sous réserve du temps à y consacrer. La production Produire des documents de formation à distance nécessite une préparation spécifique. La production des documents n allant pas de soi, il sera nécessaire dans les premiers temps de l expérience de garder la mémoire des procédures utilisées. Il est conseillé dans la mise en place des contenus de capitaliser dès le départ les différentes étapes d élaboration. Cette capitalisation, déclinée sous formes de procédures permettra un gain de temps dans la recherche d élaboration de contenus. Note : les plates-formes et la création de contenu Dans l état actuel de l offre (janvier 2001), es plates-formes intègrent des fonctionnalités d importation de contenu (pages, textes, images, tests). Elles sont plus rares à proposer des fonctionnalités pour l organisation de workflows documentaires. SylFIDE, la plate-forme développée par Initiative Développement SA propose un système de workflow documentaire. Les formateurs élaborent les plans de formation et les contenus directement sur la plate-forme. La plate-forme est partagée par l ensemble de l équipe (selon des droits attribués). Les contenus ou les plans de formation construits par les formateurs sont validés par les chefs de projet. Des messages d alerte préviennent les destinataires qu ils ont une validation à faire. La plate-forme permet ainsi de travailler en équipe de manière asynchrone sans se préoccuper du lieu, chaque personne pouvant en effet se connecter à distance. 9

10 Voir l étude de cas sur Triad sur ce site. Les différentes fonctions Il est courant de voir décrites une multiplicité de fonctions concourrant à la production de produits multimédias. On observe deux modèles, l un privilégiant la spécialisation de la production et l autre privilégiant la production en interne de l organisme. Dans le modèle d un opérateur spécialisé dans la production des documents, on observe le recours à de multiples acteurs aux compétences bien définies. Ils peuvent être d une même institution ou non. A contrario dans le modèle internalisé, une personne peut tenir différentes fonctions. Dans les études de cas rassemblées dans ce projet, une majorité de dispositifs sont internalisés. Ils résultent d une stratégie privilégiant, souvent dans le cadre d une expérimentation, le recours à des compétences internes. C est pourquoi beaucoup de formateurs ou d enseignants, souvent porteurs du projet innovant, ont acquis des nouvelles compétences en devenant à la fois tuteur, ingénieur pédagogique, ingénieur de formation, médiatiseur, etc. Dans le modèle internalisé, la polyvalence et la proximité entre les acteurs est pensée comme la stratégie la plus flexible et la moins chronophage comparée à une externalisation. L auteur de contenu doit pouvoir être rapidement aidé par l expert technique. Dans tous les cas de figure, les différents acteurs devront travailler ensemble. Le modèle de l opérateur spécialisé Dans ce modèle, on trouve les fonctions suivantes : le responsable du projet coordonne et organise le projet, assure les liens avec les parties tierces l expert du domaine fournit un contenu précis et à jour le rédacteur élabore le texte, les dialogues et les scénarios l instructional designer est responsable de l analyse des besoins, de l élaboration des objectifs, des stratégies pédagogiques et de la réalisation technique et pédagogique du document et du scénario le concepteur graphique est responsable des éléments graphiques et prépare l ensemble des matériaux nécessaires le programmeur est responsable de toute programmation nécessaire dans les langages tels que PHP, Java, Perl, etc. l auteur est responsable de l assemblage des matériaux les spécialistes de l audio-visuel produisent ou préparent les contenus audio et vidéo les testeurs effectuent les tests techniques l assistant de production assure le support administratif et logistique le tuteur chargé de la conduite des formations 10

11 Source : la liste des fonctions ci-dessus est tirée de Taking Training Online, Exploiting the potential for Web-based training in the UK, Epic Group PLC, accessible sur Une autre fonction se révèle importante et qui n est pas citée plus haut, celle de médiatiseur, elle pourrait correspondre en partie à l instructional designer. Le médiatiseur est garant de la qualité des productions tant sur le contenu que sur la forme graphique et technique. Il doit définir et viser l articulation la plus adéquate des différents documents utilisés. Il joue un rôle de coordinateur méthodologique et supervise plusieurs personnes, les experts de contenus, les supports techniques, etc. Il intègre dans ses fonctions, dans le cas où la division du travail est moins importante, jusqu à la médiatisation pédagogique. Tous les documents n exigent pas pour leur élaboration une telle réunion de compétences ou une telle division du travail. L observation des pratiques de dispositifs de formation montre que ce n est pas le cas le plus fréquent, la liste ci-dessus correspondant plutôt aux métiers rassemblés pour une production multimédia lourde. Le modèle de la production internalisée Une segmentation des tâches peut être opérée en restant souvent à un degré réduit de division du travail. En effet, dans les modèles internalisés souvent une même personne est en charge de différentes fonctions décrites précédemment. La difficulté est d optimiser le processus en prenant en considération les éléments suivants : les compétences présentes en interne susceptibles de répondre aux contraintes techniques, les outils existants, les contraintes générales : délais, coûts de production, Il s agira ainsi d opter pour différents choix, soit externaliser tout ou partie de la production, soit acquérir les compétences nécessaires en interne. Les conditions de ces choix sont proposées dans la partie problématique. Autres sources d information : «Les nouveaux métiers de la e-formation», Onlineformapro, téléchargé le 13/01/ Description de 7 nouvelles perspectives pour le formateur : scénariste, intervenants, développeurs, intégrateurs, intervenants, fournisseur de contenus, tuteur en ligne. Une étude sur les métiers de la production multimédia, sans référence explicite au monde de la formation : réalisateur multimédia, concepteur de formation, Webmestre, Producteur, Gestionnaire de projet, Concepteur-scénariste, analyste de contenus, directeur artistique, infographiste (débutant expérimenté), animateur 2D et 3D (niveaux débutant expérimenté), intégrateur, web designer, directeur du marketing, directeur des ventes. Source : L atelier de production 11

12 L atelier de production concentre les compétences nécessaires avec l objectif d offrir aux auteurs de contenu des services pour la production, le stockage et la mise en ligne de leurs ressources. Exemple Vidéoscop est le centre de production vidéo et multimédia de l Université Nancy 2. Il intervient essentiellement dans le domaine de la médiatisation des savoirs pour l'enseignement et la formation. Son champ de compétence est double : ingénierie de la formation et technologies de la communication. Son activité s'insère dans la politique de développement de la Formation Ouverte et à Distance menée par l'université (Lorraine Université Ouverte). Elle s'insère également dans des actions nationales ou européennes (Les Amphis de La Cinquième). Vidéoscop apporte à ses partenaires ses compétences aux différents stades d avancement des projets. Ingénierie de dispositifs de formation intégrant les technologies éducatives (ingénierie de la médiatisation des enseignements) Conseil - élaboration de cahiers des charges Élaboration de projets Réponse à des appels d offres nationaux et européens Mise en place de dispositifs innovants Expérimentation de dispositifs innovants Production (gestion et administration de la production) Management de projets Élaboration de devis - plans de financement Organisation, gestion et administration Gestion des droits Conception De scénarios linéaires De scénarios interactifs De scénarios s'inscrivant dans une logique de "convergence des médias" (exemple : un même contenu est médiatisé sous 3 formes : vidéo, cédérom, serveur Web) Réalisation technique Vidéo : tournage, postproduction, captations Infographie, images de synthèse tridimensionnelles Publication assistée par ordinateur Développement de cédéroms, DVD-Rom Développement de serveurs Web et intégration de contenus dans des platesformes Internet de formation. Diffusion (directs sur le Web, visioconférence, hertzien, etc.) Industrialisation et amélioration des méthodes de travail. 12

13 Composition de l équipe Direction Gestion de production Poste Descriptif de la fonction Nombre de personnes Prévoir le budget sur plusieurs années, faire des rapports d activité, diriger l ensemble du personnel, monter des partenariats, initier de nouveaux projets. Administrateur de production : s occupe de l organisation générale des productions, en particulier la gestion du planning et du personnel, la planification et la vérification des travaux, la création des devis, 1 1 Chargé de production : prépare les tournages et la postproduction ; met en place les équipes de personnes pour tourner, monter, mixer ; suit la réalisation effective des devis 3 Secrétariat et comptabilité Accueil, facturations, traitement des papiers administratifs 3 Développement de projets Chef de projet : il est en contact avec les auteurs et établit un cahier des charges du projet ; il réunit l ensemble des éléments nécessaires au projet et coordonne son équipe de travail ; il veille à respecter les délais et le cahier des charges. Chargés de projets : suit la réalisation effective et le développement du projet en lien avec l équipe. 3 8 Développement technique Infographiste- responsable multimédia : réalise les chartes ergonomique et graphique des produits et organise le développement technique. Responsable vidéo : s occupe des tournages et du montage vidéo. Technicien audio vidéo : s occupe de la prise de son et du mixage dans le cadre de la post production. Ingénieur informaticien : s occupe des développements informatiques lourds (programmation Java, Javascript, ) Développeur : création de sites Internet et de cd rom. 6 Enseignant -conseiller pédagogique Joue le rôle de médiateur et conseiller auprès des formateurs porteurs d un projet multimédia 2 Vidéoscop - décembre personnes composent l'équipe permanente de VIDEOSCOP (5 sur budget de l Etat et le reste sur fonds propres). 13

14 3.1.3 Les chiffres-clés Les chiffres-clés présentés ci-dessous ont vocation à aider à dimensionner un projet de production de documents. Sont présentées ci-dessous des valeurs rapportant l heure d activité-apprenant avec un document au temps nécessaire pour élaborer ces documents. Deux types de documents électroniques ont été distingués : ceux que l on imprime ou que l on consulte à l écran (A/), et ceux qui sont interactifs (B/). Sont ajoutées des données sur la production de séquences et matériaux interactifs (C/) et de données d origine nord américaine (D/). Ces chiffres varient d un dispositif à l autre. Il n est pas possible à partir de ces quelques exemples de fixer des gammes de fabrication systématiques. En effet, les facteurs à prendre en compte sont trop nombreux : choix pédagogiques et didactiques, domaines et discipline, organisation du travail de production et d un atelier de production, existence d une base de ressources disponibles, support de diffusion. Cependant, les exemples cités mettent l accent sur plusieurs points : la gamme des options possibles est large on peut élaborer des documents pédagogiques faits pour être consultés en ligne et pour être imprimés avec un coût relativement modéré (hors coûts supportés par l utilisateur) le coût de production des sites interactifs, d après les estimations obtenues sur les marchés étrangers, est à la baisse A/ Documents à imprimer Un document à imprimer ou à consulter est par exemple un texte avec des images fixes sans hyperliens, des graphiques non animés. Pour les documents à imprimer, on a distingué quatre phases : élaboration pédagogique du document, médiatisation, intégration dans la plate-forme, validation. Les trois exemples suivants donnent des chiffres clés en fonction des différentes phases : Exemple 1 : INPL, chiffres clés pour la phase d élaboration pédagogique Exemple 2 : Vidéoscop, chiffre clés pour les phases de médiatisation, intégration et validation Exemple 3 : Dafco de Lille, chiffre clés pour les phases d élaboration pédagogique, médiatisation et intégration Exemple 1 : Conception de supports de cours à distance à l Institut National Polytechnique de Lorraine (phase d élaboration pédagogique) L INPL réalise ses documents pédagogiques en interne. Les contenus sont de type scientifique (mathématiques, physique) et tirés de polycopiés déjà existants. Les documents sont distribués en format PDF ; ce format autorise une navigation simple entre les parties du document. Un document correspond à 10 heures de travail 14

15 apprenant, durée maximale envisagée chaque semaine pour l étude d un module. La granularité n est pas recherchée : un support pourra faire 70 pages A4. L organisation de la chaîne de production vise à rendre les concepteurs de contenus indépendants des contraintes techniques : le niveau de compétence exigé pour les concepteurs de modules est la maîtrise d un logiciel de traitement de texte. Les concepteurs doivent suivre une charte fixant des règles de présentation, de signalétique et de conditions d usage. La médiatisation (transfert du traitement de texte au format PDF) est faite par une équipe spécifique, tout comme l intégration dans la plate-forme (TopClass). Les temps de production pour une ressource pédagogique de la «phase 1» uniquement sont les suivants : Type de ressource Temps de production ressource pour 1 heure d activité stagiaire Niveau 1 : conception d un document directement tiré d un polycopié et d exercices sans médiatisation Niveau 2 : conception d un polycopié réorganisé avec des aides pédagogiques («coup de pouce») et des solutions commentées aux exercices sans médiatisation Source : étude de cas sur l INPL sur ce site 3 à 4 h 8 à 10 h (environ 70% conception initiale, 15% relecture et correction, 15% modifications après une session annuelle) INPL : Cycle préparatoire ingénieur octobre 2000 NB : pour chaque module hebdomadaire (10 heures de travail apprenant), s ajoutent 3 à 6 heures de médiatisation et de mise en ligne des documents. Exemple 2 : Médiatisation d un module de cours à Vidéoscop (phases médiatisation, intégration, validation) Il s agit ici d une estimation de médiatisation pour un module de cours équivalent à environ 50 à 60 HETD (heure équivalent travaux dirigés, présentiel). Les documents sont disponibles sous forme exploitable (documents Word avec hypertexte et animations PowerPoint), c est-à-dire que les contenus sont définitifs. Vidéoscop estime les temps de développement pour les opérations de médiatisation, intégration et validation de la manière suivante : Phase de travail Temps de développement pour 50 à 60 heures équivalent TD Récupération des documents (y compris enregistrement de commentaires en voix off sur les diapositives Power Point, découpage des textes, organisation des fichiers, travail préparatoire (réunions de travail, planification) Mise au format adapté au Web (transformation en html, retouche des liens, agencement des fichiers, finalisation globale) Mise en ligne sur le serveur WebCT et tests Tests et validation par l auteur (si tout se passe bien) 50 heures De 200 à 300 selon les difficultés rencontrées et l expérience du développeur (30 à 40 jours de développement) Environ 50 heures Une dizaine d heures 15

16 Vidéoscop - décembre On obtient donc au final un ratio de 1 à 5 (voire 6) dans une configuration optimale, soit 5 à 6 heures de développement pour une heure équivalent TD (comportant sur certaines parties de la voix off). Exemple 3 : Réseau de production de ressources à la Dafco de Lille (phases d élaboration pédagogique, médiatisation, intégration) La Dafco de Lille utilise une plate-forme développée pour ses besoins propres à partir de la technologie Lotus Notes (Gef Expert). La production des documents est réalisée au sein du réseau des GRETA de la région Nord Pas de Calais. L équipe qui élabore les documents est composée de formateurs ayant acquis des connaissances de base en ce qui concerne les technologies. Les documents doivent être à la fois simples (textes à imprimer) et être utilisables pour plusieurs actions de formations : ils sont produits en format traitement de texte et sont directement incorporables dans la plate-forme. Pour la réalisation de ses documents, la Dafco de Lille a établi plusieurs chiffres-clés intégrant les phases d élaboration pédagogique, médiatisation et intégration. Temps de production des ressources Type de ressource Temps de production ressource pour 1 heure d activité stagiaire La ressource est de type méthodologique et fait appel à une ressource externe La ressource est la mise en ligne d'une ressource antérieure La ressource en ligne est nouvelle mais de type ressource à imprimer (même si on y introduit des liens) Source : voir étude de cas sur Massive sur ce site 1 h 2 h 3 h Dafco Lille octobre 2000 B/ Documents interactifs Les documents interactifs sont des documents avec lesquels l apprenant peut interagir. Ce sont par exemple un formulaire à remplir, un test dont l apprenant aura les réponses de manière automatique, fonctionnalités auxquelles peuvent s ajouter des hyperliens à consulter. Exemple 1 : La production de documents multimédias interactifs dans le réseau des collèges québécois Les données ci-dessous reposent sur l'hypothèse que la production est assurée avec une équipe composée de ressources internes. Nous avons attribué plusieurs tâches à certaines personnes-ressources. Il va de soi que ces tâches pourraient être réparties entre plusieurs spécialistes. Type de document visé et contexte Temps de production ressource pour 1 heure d activité stagiaire 16

17 Documents pour 1h d activité de démonstration multimédia : Conception des formulaires à remplir par les élèves. Il s agit d activités de type conception d une banque d image, suivi d un événement en direct, recherche dans Internet à l aide d un questionnaire à remplir, visualisation de documents à valeur pédagogique. Soutien à l enseignement. Il s agit de concevoir des graphiques, des gabarits de leçons, des présentations visuelles, des séquences animées, des tableaux. Consulter des rapports de recherche, des comptes rendus de conférence. Préparer des notes de cours Documents pour 1 h d activité d apprentissage sur tutoriel Les tutoriels comportent une séquence de présentation de matière, suivie d exercices. Cela permet une démarche autonome grâce à laquelle l élève peut évaluer ses lacunes. Ils peuvent être des pré-tests (compilation évaluation automatique des connaissances) Fournir des exercices répétitifs afin d appliquer des règles ou de vérifier des connaissances Documents pour 1 h d activité d apprentissage sur simulateur Il s agit d activité de type : manipulation d objets virtuels (dissection humaine, manipulation chimique, ), simulation d un processus, d une transformation, d un mouvement (évolution démographique ) ; simulation de procédure d examens d hypothèses (diagnostics médicaux) 3 types d usages : Simuler une manipulation un mouvement. Déambuler à travers une réalité virtuelle (un cite antique) Tableurs électroniques : fonctions de calculs, afin de modifier des graphiques 20,3 h de production dont : Conception pédagogique : 4 h Scénarisation : 2 h Conception de l interface : 1 h Production graphique : 3 h Analyse informatique + programmation : - Assemblage de page Web : 4 h Test, gestion, supervision (10%, 20%, 20%) : 6,3 h Matériels et services : p.m. 37,7 h de production dont : Conception pédagogique : 8 h Scénarisation : 2 h Conception de l interface : 1 h Production graphique : 3 h Analyse informatique + programmation : 2 h + 5 h Assemblage de page Web : 5 h Test, gestion, supervision (10%, 20%, 20%) : 11,7 h Matériels et services : p.m. 60 h de production dont : Conception pédagogique : 3 h Scénarisation : 3h Conception de l interface : 2 h Production graphique : 3 h Analyse informatique + programmation : 4 h + 24 h Assemblage de pages Web : 2 h Test, gestion, supervision (10%, 20%, 20%) : 19,1 h Matériel et services : p.m. ministère de l Education du Québec 2000 NB : Non compris le temps de production des séquences audio ou vidéo. Source : NB : un raffinement de l analyse consisterait à différencier le premier exemplaire produit des autres exemplaires d une série. Exemple 2 : Production de tests en ligne Dafco de Lille Pour 10 questions, l élaboration (conception des questions et des réponses) et la médiatisation d un test demandent 2 heures, en utilisant un générateur de tests et dans les domaines de la bureautique et des langues. Exemple 3 : Production de tests interactifs à l ECIT, école de formation professionnelle de GIAT Industrie 17

18 L ECIT école de formation professionnelle de GIAT industries a mis en place, au sein de son offre, un dispositif d auto-formation en ligne avec tests conduisant sur des documents de l Intranet. La construction de 75 tests d évaluation a nécessité le recours à des experts du contenu (quatre experts), un ingénieur pédagogique pour la lisibilité des questions et une équipe chargée de saisir les tests dans la plate-forme (Librarian). La production d un test de 40 questions dont 20 seront tirées de manière aléatoire au moment de la passation requiert un effort de 1 à 2 journées, réparties dans le temps. Il faut pouvoir réunir les experts et organiser une coopération pour la rédaction des questions. A noter qu il n y a pas de réponse aux tests mais plutôt un renvoi automatique sur le document relatif à la procédure étudiée présent sur le site Intranet de GIAT. C/ Production de séquences audio, vidéo, Flash La valeur ajoutée des nouvelles technologies est de pouvoir associer au texte, des images, de l audio et de la vidéo. L exemple suivant propose des chiffres clés sur les coûts de développement de l audio. Cependant il subsiste certaines limites liées à l évolution des logiciels et versions dont la rapidité est telle qu elle entraîne des problèmes de compatibilité. Exemple 1 : Vidéoscop, intégration de l audio Coûts de développement de l audio Enregistrements voix off (pour environ 30 minutes de voix off) Studio et ingénieur du son pour enregistrement Studio et technicien pour transfert, découpage des sons Lecteur/lectrice (Appropriation du texte et enregistrement) 3 heures 2 heures entre 2 heures et 4 heures Vidéoscop - décembre 2000 L évolution des techniques Internet permet de diffuser de mieux en mieux de l audio. Des limites techniques sont encore très sensibles pour les utilisateurs. Exemple 2 : Production de séquences vidéo Les documents vidéos sont classés en 3 types : micro-trottoir, reportage et scientifique. Scénario Tournage (2 pers) Dérushage Découpage Montage Micro-trottoir (10 mn) 0.5 jour 2 jours 1 jour 2 jours Reportage (20 mn) 3 jours 8 jours 2 jours 1 jour 6 jours Scientifique (15 mn) 3 jours 4 jours 1 jour 1 jour 6 jours Source : CUEEP Des comédiens, la location d un plateau peut être en supplément. Pour les documents scientifiques, de l animation peut être prévue. 18

19 La vidéo peut être diffusée en téléchargement soit en streaming soit en utilisant d autres modes. Les coûts ci-dessus ne concernent qu une partie de l élaboration du document vidéo, et non les coûts liés au traitement des vidéos pour un usage sur une plate-forme. Exemple 3 : données d animations Flash Animations Flash (données pour 10 séquences de 30 secondes chacune, soit 5 minutes d animations) Travail préparatoire récupération des scénarios, création des éléments graphiques (images de synthèse) Réalisation technique 5 jours 6 jours de développement Vidéoscop - décembre 2000 Les animations Flash sont des graphismes animés utilisant les technologies Internet. L expérience montre cependant que dans l état actuel des techniques, les animations de type Flash peuvent ne pas fonctionner sur un grand nombre de configuration utilisateur. Une des raisons étant que les versions de navigateur et de logiciels changent rapidement. D/ Autres estimations Exemple : Le marché américain du développement de services Internet pour l apprentissage Des estimations pour le marché américain de la production de ressources pédagogiques multimédias sont accessibles sur : An overview of online learning, Saul Carliner Pour l élaboration des documents interactifs pour l apprentissage sur le Web, la valeur basse est fixée à 75 heures de développement pour une heure d activité d apprentissage (la valeur haute est fixée à 450 heures) Des estimations plus récentes, toujours d origine nord-américaine, fixent cette valeur basse à 25 heures pour une heure d apprentissage, sous réserve de ne pas utiliser de contenus multimédias élaborés. Making e-learning more affordable, Henry Stewart novembre Exemple : Mise en ligne d un cours universitaire (Etats-Unis) Des estimations du temps nécessaire pour la mise en ligne d un cours universitaire sur le Web sont données dans «How Much Does It Cost to Develop a Distance Learning Course? It All Depends», Judith V. Boettcher, Corporation for Research and Educational Networking (CREN), juillet 1999 Téléchargé le 21 novembre 2000 sur L auteur estime à 18 heures en moyenne le temps nécessaire pour porter sur le Web le contenu correspondant à 1 heure d intervention orale de l enseignant (elle-même conçue en moyenne pour être complétée par deux heures de travail autonome des étudiants), des activités d accompagnement pédagogique restant à la charge d assistants. 19

20 Précautions de méthode nécessaires Une analyse de la variabilité des coûts permet de différencier les différents types de paramètres influant sur le calcul des coûts : un ensemble de facteurs est lié à la nature du produit (objectif de formation, médias, etc.) et un autre ensemble est lié aux méthodes de travail, aux outils et aux compétences des développeurs. Estimating time to develop interactive courseware in the 1990s, décembre 1993, Golas K. C. Téléchargé le 21 novembre 2000 sur Un autre facteur d incertitude est la motivation des formateurs impliqués dans la mise en place et le temps de travail qu ils y consacrent sans valorisation ni rétribution. 20

21 3.1.4 Problématiques La production de document soulève de nombreuses questions. Certains points apparaissent problématiques : Production «lourde» ou «légère» L actualisation L évaluation par les apprenants L externalisation Les compétences techniques des auteurs de contenus Production «lourde» ou «légère» : quelle stratégie adopter? L éventail des coûts suggère que deux stratégies peuvent être poursuivies : une stratégie de production légère et une stratégie de production lourde. Face à ces deux possibilités, les organismes se posent la question du choix à opérer. Faut-il faire un choix? Ne faut-il pas plutôt raisonner en terme de stratégies à court terme et à long terme et ainsi ne pas abandonner l une au profit de l autre? Une organisation de la production légère s inscrit dans le court terme. Elle permet une élaboration des documents plus rapide en récupérant notamment les documents existants, en limitant le nombre d intervenants dans la production. Elle requiert néanmoins d acquérir de nombreuses compétences dans des domaines parfois éloignés des acteurs traditionnels d une formation. La production légère est aussi compatible avec un développement rapide de compétences nécessaires pour la formation en ligne et la mise en œuvre de démarches d apprentissage coopératif. Cette stratégie ne permet pas d inscrire une offre de formation dans un environnement concurrentiel plus large que celui des clients actuels. En effet, compte tenu de la concurrence en matière de e-learning sur le plan international, il sera nécessaire à terme d aborder la production d une manière beaucoup plus industrialisée. Sans stratégie de production plus industrialisée telle que le propose une production lourde, l organisme risque d être marginalisé. La production lourde doit être pensée au moins à long terme. Elle repose sur un modèle industrialisé susceptible de répondre au même niveau d exigences que celui atteint par des concurrents. Dans cette optique, il est nécessaire d obtenir des moyens importants pour élaborer des contenus. Cette stratégie requiert par conséquent d imaginer des partenariats, des consortiums pour produire mais aussi pour capitaliser. Elle doit reposer par exemple sur la mise en commun de ressources inter-organismes. Avantages et inconvénients des deux situations se complètent plus qu ils ne s opposent. C est dans un contexte de moyens limités que s impose la définition d une stratégie. L actualisation des documents 21

22 Les documents créés à un moment donné nécessiteront une actualisation. Cette actualisation dépend de plusieurs facteurs :le domaine de formation, les avancées technologiques aussi bien sur les logiciels que sur la présentation des documents, l évolution des usages et des pratiques des apprenants. Il s agit de l intégrer dans sa stratégie et de l organiser. Selon les domaines de formation, l actualisation sera plus ou moins fréquente : une actualisation d une année sur l autre, d une session de formation sur l autre, directement liée à l actualité. Au delà du contenu informationnel, l actualisation pourra concerner les activités (exercices) et les évaluations (sujets d examen). Outre l actualisation du contenu, des actualisations liées à l évolution des technologies doivent être prises en compte : elles concernent les technologies réseau, les outils de développement, les normes et formats concernant les documents pédagogiques. Il y a également une évolution des interfaces et en lien, des habitudes de navigation sur le Web. Les sites Internet sont de plus en plus interactifs et animés, et leur mise en page change rapidement. L internaute change, il s agira de s adapter à son niveau d exigence. Une organisation est donc à trouver : quelles personnes réactualisent, les auteurs de contenus, des tuteurs, d autres personnes? Avec quelle périodicité : journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle? Ces adaptations entraînent des coûts supplémentaires à ne pas négliger dès la préparation du budget. L évaluation Les apprenants en situation d apprentissage à distance sont exigeants dans la mesure où ils souhaitent avoir des documents faciles à comprendre, faciles à utiliser et suffisamment attractifs. L évaluation d un document porte sur de multiples critères : le fond, la forme, les usages. La difficulté repose sur l évaluation a priori du document. En effet, la mise en ligne sur une plate-forme et la situation de formation à distance compliquent l élaboration d un document. L expertise de chaque personne intervenant dans le workflow doit contribuer à l efficacité du document. Mais c est l apprenant qui jugera le document et la manière dont il sera utilisable. D où la nécessité d organiser une évaluation des documents dès leur utilisation. Sur le fond Les documents qu ils soient repris ou créés spécialement doivent être autosuffisants, c est-à-dire que l apprenant doit pouvoir le comprendre, le situer dans le parcours de formation, réaliser le travail à faire à partir de celui-ci. Pour savoir si le document a été compris, il s agit d organiser un «feed-back». Ce «feed-back» qui signifie la remontée d informations des apprenants doit être organisé par l auteur du contenu ou par un tuteur. Ce «feed-back» pouvant être mis en place dans le cadre d un chat, d un forum, des échanges au travers de la messagerie. Il sera nécessaire que les réponses soient suffisamment rapide afin que les apprenants ne perdent pas de temps dans l exploitation des documents. Certaines dispositifs prévoient des réponses aux questions des apprenants qui ne doivent pas être supérieures à 48 heures. Si le document n est pas autosuffisant il sera nécessaire de le modifier. 22

23 Sur la forme L internaute change, l apprenant change aussi. Les documents encore présentés de manière rustique (texte) devront s adapter aux présentations animées des sites Web plus attractives. Sur les usages La plupart des documents des études de cas sont conçus pour être imprimés par les apprenants. Ceci pour plusieurs raisons : pour minimiser les coûts de communication pour les apprenants, les documents existaient sous une forme de texte permettant uniquement un traitement à la main et non une lecture à l écran (texte long de 70 pages, tests ). les apprenants préfèrent lire les documents imprimés que l on peut annoter, que lire à l écran. Ainsi, il s agit de repérer les usages : les documents seront-ils lus à l écran ou imprimés? proposeront-ils des liens Internet nécessitant un mode connecté? seront-ils composés de plusieurs pages à consulter simultanément? auront-ils des séquences sonores et de la vidéo? S il les documents sont faciles à manipuler : ne seront-ils pas trop volumineux? ne nécessiteront-ils pas un temps de chargement trop important? permettront ils de capter l attention? Dans tous les cas, il s agira de mettre en place une grille d évaluation de l utilisation des documents et des appréciations des apprenants. En effet, dans un des dispositifs observés, les apprenants n acceptaient pas de lire les documents à l écran compte tenu des coûts de communication on-line, ils préféraient des documents imprimés. L amélioration de la présentation des documents et de leur interfaçage doit donc être prise en compte dans le processus de production. Source d information Des outils pour évaluer un dispositif de formation à distance sur une plate-forme : «Evaluating interactive learning systems (forthcoming 1999) chapter 3 Reeves T.C. (university of Georgia) et Hedberg J.G. Les auteurs présentent leur évaluation du dispositif de formation utilisant le Web pour l apprentissage. Cet article propose de lister tous les points pour évaluer le projet. Notamment au travers des besoins, de l évaluation formative, de l efficacité vis-à-vis de l apprentissage, de l impact au point de vue institutionnel. Il s articule autour d une série de questions et de grilles d analyses concernant les outils et documents interactifs L externalisation de la production des documents 23

24 L externalisation peut concerner le contenu et les aspects techniques. L externalisation de la production de contenus s impose quand en interne les ressources ne sont pas disponibles, quand les compétences du domaine ne sont pas présentes. Il est alors possible d envisager plusieurs options. Un partenariat peut être mis en place auprès d éditeurs, d institutions (organisme de formation, université, école ) qui ont le même domaine de formation, ou bien une entreprise. Avantages : le partenariat permet de partager les coûts de production, d associer des compétences que l on n a pas en interne, d éviter de refaire ce que les autres ont déjà fait. Inconvénients : le partenariat requiert une organisation complexe puisqu il fait intervenir une à plusieurs institutions. Cette complexité sera visible sur deux plans : l homogénéisation des contenus et les relations juridiques. En effet, les opérations d élaboration de charte graphique, de validation des contenus, de formalisation des droits de chaque partie sont plus longues. L externalisation des aspects techniques, concerne par exemple la sous-traitance du graphisme des contenus, leur mise en page et leur mise en ligne. Là encore, elle comporte des avantages et des inconvénients : Avantages : recours à des compétences techniques n existant pas dans l institution d origine organisation de travaux sur commande Les auteurs de contenus n ont pas à se former de manière poussée à l usage des logiciels et des technologies, puisque le prestataire maîtrise ces compétences. La sous-traitance permet d établir une relation de client-fournisseur et de spécifier les caractéristiques du service rendu. Inconvénients : gestion d un projet impliquant un opérateur extérieur temps nécessaire pour familiariser l opérateur extérieur aux problématiques internes coût direct plus élevé. L externalisation requiert une organisation structurée des échanges entre les auteurs de contenus et le prestataire de service. Il s agit d éviter l oubli d envoi des documents, les transits incessants de documents navettes sous diverses corrections, les quiproquos sur les possibilités et les impossibilités techniques, les erreurs de planification. Les coûts d externalisation doivent être confrontés aux coûts entraînés par un développement en interne. Plusieurs critères doivent être pris en compte : la formation des auteurs, la formation ou le recrutement d une équipe multimédia, l organisation, l achat d équipement de logiciels, les coûts de maintenance, etc. Compétences techniques des auteurs de contenus 24

25 L usage des technologies implique pour les auteurs de contenus de les maîtriser pour pouvoir intégrer les documents dans la plate-forme. Les pratiques révèlent des compétences qui varient d un dispositif à l autre en fonction des stratégies opérées par les organismes ou les auteurs de contenus eux-mêmes. Les compétences techniques observées sont de deux niveaux : Compétences de base dans les logiciels de traitement de texte, usage de tests en ligne et des fonctionnalités de base de la plate-forme. Compétences techniques de telle sorte à être autonome dans l usage des fonctionnalités de la plate-forme (messagerie, forums ), celui des logiciels de création et dans l intégration de contenus. Ce tableau propose les compétences techniques de base et celles nécessaires pour être autonome.. Compétences TIC Niveau 1 - Compétences de base - Savoir maîtriser : le traitement de texte, tableur, PowerPoint, etc. imprimer un document construire un test automatisé naviguer sur internet et intranet les fonctionnalités de base de la plate-forme Niveau 2 - Compétences pour être autonome - Savoirs maîtriser : les usages de base les logiciels permettant l incorporation de graphiques. les logiciels permettant le traitement de l audio et vidéo un lien hypertexte sur le document adapter les contenus au format supporté par la plate-forme exemple HTML utiliser la plate-forme assistance technique de premier niveau Les compétences de base sont nécessaires à l auteur de contenu même s il a à disposition une équipe support. Dans l idéal, il devrait savoir utiliser la plate-forme et son module d installation seraient un plus. Si ce n est pas le cas, la production des documents risque d être plus coûteuse que prévue dans la mesure où sans ces compétences cela : complexifie le workflow, augmente le délai de production et de mise à disposition des contenus, entraîne des quiproquos sur les usages techniques possibles (on ne doit viser que la simplicité et ne pas chercher le chef d œuvre technique). De plus, maîtriser les compétences de base est nécessaire dans la plupart des cas pour les tuteurs (voir fiche : les fonctions d accompagnement). Le tuteur élabore aussi des documents, mais il ne se situe pas forcément dans les mêmes conditions de travail que l auteur de contenus. Il doit travailler vite pour pouvoir mieux illustrer une explication dont le besoin est à court terme. Il lui faut créer un document suffisamment explicite pour aider au mieux l apprenant. Il peut aussi avoir recours à des documents déjà existants. Dans le premier cas, l objectif est de répondre à la question dans un délai limité. Le document sera simple. Dans le second cas, il doit pouvoir mobiliser les documents et par conséquent les connaître ainsi que leur emplacement. 25

26 Il est donc nécessaire qu il maîtrise parfaitement les compétences techniques de base et de niveau 2 pour créer, trouver, utiliser les documents dont il a besoin. Variabilité des compétences Les compétences nécessaires varient d un dispositif à l autre. Si une maîtrise des usages de base est nécessaire aujourd hui pour ces dispositifs, nous ne pouvons savoir quelles compétences seront nécessaires dans les années à venir. En effet, selon les organisations choisies, les auteurs de contenus qui auront à leur disposition un atelier de production pourront se satisfaire des compétences de base. Cependant, on observe que les auteurs de contenus sont souvent attachés à leur autonomie dans la création de leur contenu et ont fait le choix d augmenter leurs compétences. Ainsi, ils sont non seulement autonomes mais maîtrisent les logiciels de création et les fonctionnalités des plates-formes. La plupart de ces «techno-mordus» sont au cœur du montage du dispositif souvent expérimental et acceptent de se former, souvent de manière informelle, pour que le dispositif puisse perdurer. A l avenir, les auteurs de contenus seront-ils très performants dans l usage des TIC pour garder leur autonomie ou bien dépendront-ils des stratégies des organismes de formation qui valoriseront la mise en place d une équipe support? Stratégie d investissement dans la formation des auteurs de contenus Investir dans les compétences techniques des auteurs de contenus dépend de plusieurs critères : le temps de formation et les moyens que l organisme de formation ou l entreprise sont prêts à investir, les contraintes de délais pour arriver aux objectifs fixés, la volonté des auteurs de compléter leurs compétences ou non. Il semblerait que le choix d une équipe support à court terme soit l option privilégiée par les organismes conscients des résistances et du niveau modeste des compétences TIC des auteurs de contenus. Dans les études de cas, il ne s agissait pas de faire des auteurs des experts en informatique ou en réseau ni de leur demander d acquérir des compétences d éditeurs car ils auraient changé de métier ; mais de veiller à ce qu ils puissent s intégrer au mieux dans un dispositif de formation à distance utilisant une plate-forme. Mis à part les «techno-mordus» la plupart des auteurs étaient accompagnés par une équipe support pour la mise en œuvre des documents sur la plate-forme. L usage des technologies apporte la dimension multimédia et d interactivité dans l élaboration des documents. Les documents pédagogiques des études de cas observées sont souvent rustiques et ont une faible interactivité. Le scénario est par conséquent peu compliqué. Mais avec la pratique des internautes, les scénarios pédagogiques devront peut-être être plus sophistiqués et exiger des compétences en graphisme, en animation audio et vidéo, en scénarisation (Cf. fiche scénario). Or, les auteurs de contenus devront avoir recours aux experts. Non seulement pour combler des lacunes mais aussi par souci de productivité. Cette aide ne peut provenir que d une équipe support multimédia dont 26

27 les compétences permettront de réaliser, en adéquation avec les auteurs de contenus, les documents pédagogiques souhaités. Source d information 5 conseils sur l art de ménager les susceptibilités des experts du contenu. Ce texte de C. Deneen s adresse aux équipes multimédias et semble particulièrement approprié quand les experts sont des salariés d entreprise, des intervenants extérieurs. 27

28 3.2 L acquisition de ressources Avant de se lancer dans la production, il peut être utile de prendre connaissance de l offre de ressources pédagogiques multimédias existantes (cédéroms, logiciels, progiciels ). Bien que développées en dehors de toute considération de mise en œuvre dans des plates-formes, celles-ci peuvent constituer une base des activités d apprentissage. L acquisition de ressources pédagogiques soulève de nombreuses questions : comment sélectionner les produits? correspondront-ils aux objectifs de formation visés, à la démarche pédagogique choisie? vais-je utiliser toute la ressource ou bien une partie seulement? devrais-je faire des adaptations? L acquisition est un choix parmi d autres et peut compléter une démarche de production ou de collecte d information. Elle requiert, compte tenu du marché sans cesse en mouvement, une veille permanente sur les nouveautés et sur les offres associées. Dans cette deuxième partie seront présentées : L offre de produits Les communautés de production de produits, L offre commerciale de ressources pédagogiques multimédias, Les «portails» de formation commerciaux L acquisition de ressources : acheter une ressource, sélectionner un portail? Sélectionner une ressource Sélectionner un opérateur de portail Les compétences nécessaires Les chiffres clés Problématiques L achat répond-il à tous mes besoins? Le suivi des apprenants Les négociations avec les éditeurs 28

29 3.2.1 L offre de produits Les communautés de production Les communautés de production élaborent des produits et les mettent à disposition d utilisateurs ciblés selon des formules se rapprochant du logiciel libres. Ariadne est un réseau qui vise le développement d outils et de méthodologies pour la production, la gestion et la mutualisation de matériaux pédagogiques médiatisés et de programmes de formation distribués sur Internet ( en anglaise. En français : et ; d autres sources existantes si l on utilise un moteur de recherche). Educasup est un système national d'information sur les outils pédagogiques multimédias pour l'enseignement Supérieur. Son principe est d'accroître la visibilité sur les ressources éducatives, en s'appuyant sur les compétences de groupes de coordination disciplinaires, et en utilisant le réseau Internet pour la diffusion de cette information. Le RUCA, Réseau Universitaire des Centres d'autoformation, a été créé en C est un regroupement d Universités qui a pour visée d introduire dans l'enseignement Supérieur, des pédagogies nouvelles, plus centrées sur l'apprentissage autonome de l'étudiant et s'appuyant sur les technologies modernes de communication. Une part de son activité concerne les ressources pédagogiques multimédias. Le PCSM, Premier Cycle sur Mesure, est un programme du ministère de l Education nationale visant à offrir des réponses multiples et diversifiées afin de mieux répondre à la demande des apprenants de premier cycle en termes de : contenus (diversification des filières) modalités d entrée (validation des acquis, multiplicité des points d entrée dans l année) orientation et réorientation progressive (idem+modularité des cursus, remises à niveau) modalités d études (présentiel / à distance, face-à-face/ multimédia) visant l acquisition progressive de l autonomie dans l apprentissage et s adaptant aux différents styles cognitifs des apprenants. procédures de certification, En optimisant qualitativement et quantitativement l usage des ressources disponibles (humaines, logistiques, documentaire) ceci dans une perspective coopérative destinée à un meilleur aménagement du territoire. Des cours dans divers domaines sont mis en ligne sur des sites universitaires dans cette optique PCSM de formation à distance. Source : «Vers un premier cycle sur mesure» (08/12/97) document de 97 pages téléchargé le 08/01/01 sur le site ( 29

30 Les Amphis de La Cinquième : les Vidéocours. Le ministère de l Education nationale, de la recherche et de la Technologie, a mis en place en septembre 98 un dispositif «de soutien au développement des ressources multimédias et audiovisuelles pédagogiques», dont le texte est paru au Bulletin Officiel N 9. L une des conditions pour en bénéficier est d avoir «acquis les droits pour une diffusion hertzienne dans le cadre des Amphis de La Cinquième». La Cinquième propose 420 vidéocours dans différents domaines d enseignement. ( Il convient de vérifier que les droits d usages sont également valables pour des étudiants à distance travaillant à domicile, en entreprise et/ou hors de sites de l Education nationale. L offre commerciale de ressources pédagogiques multimédias Il existe, en France comme dans les pays étrangers (Royaume-Uni et Etats-Unis principalement) une offre commerciale de ressources pédagogiques multimédias. L offre éditoriale de produits éducatifs est présente dans plusieurs domaines : langues, bureautique, remise à niveau dans des disciplines générales pour adultes, ludo-éducatif et soutien scolaire, et plus largement culture et vie quotidienne. Chaque éditeur a son propre catalogue et mène lui-même ses démarches marketing. Des catalogues communs existent. Des distributeurs généralistes proposent des catalogues étendus. Sources d information Outre les éditeurs eux-mêmes, plusieurs sites Web diffusent une information sur les ressources pédagogiques à destination des étudiants et des adultes. Formasup : c est un portail qui offre aux acteurs de la formation supérieure ouverte et à distance un accès aux ressources et aux formations existantes. Il recense les modules et les cursus des formations à distance proposés par les établissements d'enseignement supérieur et le Centre national d'enseignement à distance (CNED). Educasup recense les ressources éducatives pour l enseignement supérieur. Le site Web d Algora recense des ressources multimédias à destination des adultes en formation. Certains des produits recensés ont été évalués par des formateurs. Télé-éducation Nouveau Brunswick propose notamment une banque de ressources en formation à distance pour les formateurs. 30

31 Les «portails» de formation commerciaux Les portails commerciaux déclinent une offre à plusieurs niveaux : documents services d accompagnement offre de formation mixte présentiel / à distance services d assistance (mise en place de technologies, production de documents, assistance technique, assistance à la maîtrise d ouvrage, reprise de stocks documentaires) services divers (formation de e-formateurs ) La mode du e-learning a fait apparaître le terme nouveau de «portail», terme peu distinguable dans la littérature des «Online education centers» ou des «Corporate universities». Il est justifié de regarder ces opérateurs comme des prestataires de services qui ont une ou plusieurs compétences de base : compétences en matière de formation, en matière de technologies, en matière d édition multimédia et de conseil. Il n y a pas (janvier 2001) de source d information structurée sur l offre des portails de formation commerciaux. On peut suivre l actualité dans les listes de diffusion sur le Web (Edubyweb, Atelier de la Compagnie Bancaire, Cyperus, etc.). Liste non exhaustive des portails de formation commerciaux : Le tableau ci-dessous répertorie les portails de formation en fonctions des différents domaines et du mode de formation (Offre mixte soit à distance et présentiel, offre de documents et de tutorat, offre de documents). 31

32 Offre mixte Documents et tuteurs Documents Entreprise en général Activ Learning : Online Formapro : Comptanoo Form Atout : Demos : LearnSolution SmartForce : EFE TV : Formaguide : Cegos : GlobalKnowledge : Langues Universités Plusieurs services* English Town BBC Online : Netlangues.com, Tertia tech 3000: GoFluent : Tell Me More e learning : Globalenglish : Quefacile.com (espagnol) : Bureautique, informatique M2S Technologies Interact. : E Learning On Tap Studi.com : Docent entreprise : Computer Channel : Iprogress : ORT : Editions ENI : NetG : Scolaire et Tout public 9C.Com : Beewiz.com : CoolTeach.com : ToutApprendre.com : Packard Bell Net Training Paraschool : Aubahut.net : AbcBac : StudOK : Prepaweb : Brainpollen.com : 32

33 Ruedesecoles : Etudes supérieures Universités* Ecoles de commerce* Ecoles d ingénieur* CNAM* WebCT Tutor : Ntraining : CNED : Formation professionnelle tout au long de la vie Professions médicales ILEP Groupe IF: AFPA : CNAM* ADBS CNED : Edentist.com : Formasanté Primanat : Dentaire-village.com Secteur Bancaire Assurances Economie Format Finance First Finance Skillsoft Formation client Sun Learning : Computer Associate Educ Cross Systems : Oracle Learning Network : CIEL : Lectra Online : Informations - décembre 2000 *L information sur les universités et les Ecoles d ingénieurs et de commerce peut être trouvées sur les sites de Formasup ( ) et de la Fied ( NB : informations collectées en décembre Des évolutions sont possibles. 33

34 3.2.2 L acquisition de ressources : acheter une ressource pédagogique, sélectionner un portail Les ressources pédagogiques multimédias sont diffusées avec des licences d usage monoposte, multiposte ou de sites. L éditeur décrit dans son catalogue les objectifs de formation visés et le public auquel la ressource s adresse. Sélectionner une ressource Plusieurs points sont à vérifier lors d une sélection de ressources. Que faut-il regarder de plus à ce moment : le produit est-il conçu pour l apprentissage? le contenu correspond-t-il aux objectifs d apprentissage et sinon, ce contenu peutil être adapté? le produit est-il conçu pour de l autoformation, pour des travaux d accompagnement de formation classique ou les deux? l interface est-elle facile à utiliser? les médias et graphiques sont-ils présentés de façon professionnelle? le texte est-il clairement écrit? le prix convient-il à votre budget, à votre niveau probable d utilisation et à son évolution? l éditeur propose-t-il un service utilisateur et un support technique? Les ressources sont consultables dans les salons professionnels. Les éditeurs fournissent généralement des versions en tests. Un double test, par des formateurs et par des apprenants, est une démarche habituelle. Sélectionner un opérateur de portail Sélectionner un opérateur de portail demande de ne pas se limiter à l évaluation des documents. Il faut évaluer les services associés, les prestations d assistance technique, les mettre en perspective dans le long terme, d analyser leur relation avec les moyens et structures existant en interne. Plusieurs axes d analyse en interne, préalable au choix d un opérateur, sont à adopter : les objectifs de l opération, sa stratégie dans le temps, sa perspective à terme, le champ couvert par l opération (s agit-il d information, d externalisation?), la faisabilité de l opération et/ou les contraintes techniques actuelles, les facteurs critiques et indicateurs de réussite, la communication interne. Les critères d évaluation de l opérateur porteront sur une série de thèmes : la nature de l opérateur, sa solidité financière, son expérience dans les différentes techniques impliquées (formation, édition, technologies) ou ses partenariats, 34

35 sa stratégie par rapport aux acteurs principaux des industries de l information technologies et de la normalisation, son évolution technique prévue (mise à jour des produits), sa clientèle, ses réalisations, l offre proposée dans chacun des domaines pressentis (démarche pédagogique, documents, plate-forme technologique, etc.), la capacité à intégrer vos propres moyens (documents, personnes) et son offre, les services proposés et leur définition en terme de niveau de service, le prix des prestations. Les compétences nécessaires Les compétences nécessaires pour un acheteur relèvent de plusieurs domaines : analyse et définition du projet en interne, veille technique, sélection et évaluation achat et négociation intégration, conduite générale de l opération. Compte-tenu de plusieurs raisons, la nouveauté du domaine, son caractère innovant et les changements qui sont impliqués, la mauvaise image qu ont les technologies en formation, des démarches marketing et communication interne sont aujourd hui nécessaires. La part prise par les activités de communication interne est importante : le fait pour une idée d être pertinente, ou digne d être essayée, ne garantit pas la réussite d un projet ou de son expérimentation. 35

36 3.2.3 Les chiffres-clés Les ressources pédagogiques ont des prix dispersés sur un éventail large, de 100 F (produits grand public) à plusieurs dizaines de milliers de francs. Les opérateurs de portails proposent des prestations à géométrie variable, ont des systèmes de licence difficile à résumer en termes de prix type. Ces opérateurs sont très souvent en train de chercher leur «business model». Certains offreurs mettent ainsi gratuitement des documents à disposition mais commercialisent les services associés tels que le tutorat, l évaluation. 36

37 3.2.4 Problématiques L acquisition de ressources pédagogiques ou de services concerne le recours à des compétences externes. Ces compétences externes doivent être capables de répondre à mes besoins, d adapter cette réponse, d analyser de l évolutivité dans le temps de la réponse, de définir des niveaux de services, d être en interdépendance avec d autres services ou départements de l organisation. Le recours à des organismes extérieurs pose aussi la question de la dépendance vis-à-vis des bénéficiaires (ceux qui ont des besoins). L achat répond-il à tous mes besoins? Bien que se présentant comme des opérations séparées, acquisition et production de ressources pédagogiques n ont jamais été indépendants. Cette tendance n est pas destinée à se réduire. En effet, l offre commerciale de produits multimédias n a jamais été une offre systématique : à côté de quelques domaines assez bien pourvus (bureautique, langues, niveau 5) subsistent des pans entiers de besoins pour lesquels aucun produit n existait. De plus, avec la diversité des approches pédagogiques existant en formation ou en éducation, des produits semblant répondre aux besoins n étaient guère acceptés. Il a toujours été normal de compléter des produits extérieurs par des produits internes. Cet ajout était aussi nécessaire pour des produits achetés car l achat d un contenu peut nécessiter une adaptation. Si les contenus s auto-suffisent et correspondent à votre concept pédagogique, il ne sera pas nécessaire de transformer ou d accompagner ces ressources avec d autres productions. A contrario, si certaines parties de la ressource vous intéressent mais qu elles ne sont pas découpées selon les contraintes de votre dispositif, dans ce cas il s agira peut-être de créer des documents d accompagnement. Le suivi des apprenants Une difficulté avec les produits achetés concerne le suivi des utilisations et des apprentissages. Les ressources pédagogiques multimédias traditionnelles (de 1990 à aujourd hui) ne peuvent pas être facilement être utilisées sur réseau et ne répondent pas aux normes actuelles de l interopérabilité (voir fiche n 2 : l infrastructure logicielle). Elles ne permettent pas de savoir quelles utilisations ont été faites par les apprenants. Les technologies d interopérabilité commencent à être opérationnelles sur les documents proposés par les portails. Les négociations avec les éditeurs Les éditeurs de ressources pédagogiques multimédias traditionnelles (de 1990 à aujourd hui) n ont généralement pas élaboré de licences adaptées à la formation à distance ou sur réseau. 37

38 3.3 L utilisation de l Internet et des intranets comme une bibliothèque en ligne L Internet et les intranets sont, par principe, des supports de documentation. Le Web (www) est une bibliothèque mondiale principalement en accès libre ; quel que soit le lieu ou le moment, il peut ainsi être utilisé comme une ressource documentaire. Les intranets d une entreprise sont des réseaux fermés, mais ils peuvent jouer ce même rôle de documentation virtuelle. Dans le premier cas de figure, collecter des informations sur le Web peut paraître une solution moins chronophage, exiger moins de moyens que la production et peut faciliter la mise en place de nouveaux scénarii pédagogiques, tels le travail collaboratif. Plusieurs exemples illustrent cependant le fait que la collecte d information implique d y consacrer du temps et d avoir de nouvelles compétences. Dans le second cas de figure, utiliser l Intranet de l entreprise comme support documentaire est un moyen d accéder à l information liée au métier sans avoir à la concevoir. L Intranet peut supporter d autres types de formation (langues, management, etc.) si on lui ajoute une plate-forme par exemple, mais les formations mises en place nécessiteront néanmoins un travail de production de documents méthodologiques. Cette partie abordera ces deux options en faisant ressortir pour chacune d elle, les contraintes, les outils et compétences associées et la problématique Les sources d information Internet Les listes de diffusion et forums Les intranets Les SAT Outils et compétences Des outils et des techniques : des plates-formes à l outillage de la chaîne documentaire Internet Les intranets Problématiques La validation des informations collectées L actualisation des données Les droits d utilisation 38

39 3.3.1 Les sources d information Internet Internet est un réseau mondial reposant sur des normes et des technologies uniformes, qui permet à un utilisateur quelconque, situé à quelque endroit que ce soit dans le monde, d accéder aux documents et informations que d autres ont bien voulu placer. Internet peut servir à des fins pédagogiques, à tout niveau de formation, aussi bien pour le scolaire que pour les adultes, sur tout thème y compris la recherche d emploi. Il inspire tout particulièrement des idées de démarches pédagogiques. Une méthode pédagogique habituelle consiste à faire explorer un dossier pour en tirer des éléments clés et les présenter à ses collègues, ses pairs ou les formateurs. Elle est essentielle dans plusieurs domaines, formations et concours. A son échelle, le World Wide Web est un dossier documentaire. Mais la recherche d information n est pas la seule activité d apprentissage de cette démarche : peuvent être impliquées aussi des activités de communication entre apprenants, de collaboration, de production de documents et de publication. L ensemble illustre la notion d apprentissage coopératif. Exemple : DEUST Conseiller pour l intégration des TIC et MST Chef de projet ensemblier de l Université de Limoges Les deux diplômes à distance créés par l université de Limoges, le DEUST Conseiller pour l intégration des TIC auprès des acteurs du développement local et la MST Chef de projet ensemblier des TIC, sont fondés sur cette démarche d apprentissage. En suivant les consignes présentées dans des pages Web, les étudiants doivent trouver l information sur Internet. Des adresses de sites en ligne leur sont données, d autres sont à trouver. Il est conseillé de télécharger les sites, les pages, les documents pour en prendre connaissance hors connexion, de mutualiser ses recherches, d échanger des informations et de faire des envois groupés. Source : voir étude de cas Université de Limoges Exemple : Apprentissage par problème et recherche d information au CHU de Rouen «L objectif est de rendre l'étudiant actif, contrairement à ce qui se passe dans un cours magistral. L'apprentissage par problème est la base de l'enseignement de la sémiologie médicale. Par groupe de 8, les étudiants se penchent sur les situations médicales banales. Accompagnés d un tuteur, ils essaient de dresser un schéma d explication des phénomènes, forcément incomplets, à partir duquel ils se déterminent les objectifs d apprentissage. Ils cherchent ensuite chez eux les informations (sur Internet) qui leur sont nécessaires avant de se retrouver pour corriger les erreurs c est le même fonctionnement que le raisonnement clinique. 39

40 ( ) En terme de résultats aux examens traditionnels, nos étudiants ne font ni mieux ni pire que les autres. Mais un an après, ils ont retenu 70% des items, contre 20% pour ceux qui ont suivi un enseignement traditionnel. ( ) Cette méthode exige une forte implication et une masse de travail accrue pour tous, mais elle nous a appris à travailler ensemble ; il y a beaucoup plus de respect et de solidarité entre les enseignants et entre les élèves. ( ) Les étudiants se connectent à Internet La difficulté c est le contrôle et la validité de l information et les liens entre les différentes sources. Mais notre méthode pédagogique permet à l étudiant d établir les liens entre ces différentes connaissances» Interview de Jacques Weber, vice-doyen pédagogie au CHU de Rouen pour esanté Actu accessible sur Autre source d information Dans l ouvrage «L Ecole à l heure d Internet, Les enjeux du multimédia dans l éducation» Edition Nathan pédagogie, Paris 1998, Serge Pouts-Lajus et Marielle Riché Magnier illustrent de nombreux usages avec Internet. Internet peut se révéler un bon outil pour faire travailler les élèves ensemble. Néanmoins, son usage nécessite d organiser le groupe et les recherches. Les élèves, lorsqu ils ont un projet à réaliser (par exemple publier le journal de l école en ligne), apprennent à travailler ensemble à condition que l enseignant gère au mieux la répartition des tâches des élèves. Dans la répartition des tâches, il s agit de vérifier que tous participent et acquièrent les mêmes compétences disciplinaire, technique et organisationnel. Il s agit aussi d organiser un groupe tout en suivant les difficultés des individus à l intérieur de ces groupes. Les auteurs montrent aux travers de nombreux exemples que faire collaborer les élèves dans une démarche de projet où ils doivent trouver par eux-mêmes les informations est bénéfique. En s appuyant sur les travaux de Piaget, de Freinet, ils soulignent ainsi que l apprentissage est pertinent s il s insère dans un projet où les apprenants peuvent faire ressortir un usage concret de leur démarche. Exemple : rédiger un texte dans le cadre d un journal en vu d être lu par d autres personnes que l enseignant. Cependant, ils nous font remarquer par ailleurs que ces méthodes de travail exigent beaucoup plus de temps dans la préparation et la validation des informations sélectionnées sur le Web par les élèves. De plus, elles exigent des compétences techniques et organisationnelles qui vont au-delà des compétences demandées à un enseignant. Enfin, certains projets qui rassemblent une équipe d enseignants ne vont pas de soi. Le travail collaboratif entre enseignants n est pas encore une habitude de travail. Les listes de diffusion et forums Ce sont, par création, des sources d information accessibles sur le Web. Exemples : Trois sites personnels de partage sur les ressources 40

41 Kate Britt, Kathy Schrock et Eva Easton ont créé des sites personnels afin de mettre en partage gratuitement les informations utiles repérées sur Internet pour les enseignants. L une d elle a construit ce site personnel pour pouvoir mieux gérer ses propres liens URL. En effet, enregistrer des liens Internet dans ses favoris ne lui permettait pas au bout de quelque mois de se souvenir de la pertinence du lien. Les trois enseignants montrent que réaliser des sites personnels requiert des compétences : Technique : maîtriser la navigation, les possibilités techniques, l installation de logiciels, Organisationnelle : prendre en considération le temps de collecte des informations leur actualisation, et la réponse aux mails qu on leur adresse. 3 heures sont nécessaires par jour. Juridique : connaître les lois sur le copyright Documents accessibles en anglais. Source : OTL Newsletter, Independent Websites : Educators Sharing Resources Online OTLN staff. Les intranets Les entreprises installent leur documentation technique interne sur des intranets, nativement aptes à la recevoir. Cette documentation n est habituellement pas accessible de l extérieur de l organisme. On peut y trouver : des manuels de procédures, des manuels techniques, des documentations produit, des informations sociales, des informations organisationnelles. L intranet peut être utilisé pour informer mais aussi pour former les salariés. De grandes entreprises se sont lancées dans l usage de leur intranet auquel elles ont ajouté une plate-forme de formation à distance. Certaines proposent par exemple de s appuyer sur les diverses informations contenues dans l intranet pour former les salariés. Mais s appuyer sur l intranet ne dispense pas de la création de documents pédagogiques annexes, de documents méthodologiques et de tests. Exemple : OFTIM France Télécom Formation OFTIM de France Télécom Formation propose des modules de formation aux commerciaux répartis dans les agences en s appuyant sur les informations concernant les produits présentes sur l intranet. Les documents pédagogiques sont des quizz réalisés sur les produits qui permettent d évaluer le niveau de connaissance des commerciaux ou d actualiser leur connaissance. Sur place, les tuteurs, qui sont des hiérarchiques ou des collègues, ont été préalablement formés à l usage des quizz et de la plate-forme. Dans ce contexte les quizz sont dépendants des informations contenues dans l intranet. Exemple : GIAT Industries 41

42 GIAT Industries, entreprise spécialisée dans l armement, a engagé une politique de certification ISO Dans ce cadre, il est nécessaire de garantir que les employés maîtrisent le manuel qualité de son processus de travail. Les salariés doivent passer des tests d auto-évaluation. La plate-forme permet de tester les connaissances de ces publics en leur faisant passer des QCM (Questionnaires à choix multiples). Le score au test est indiqué. La plate-forme leur indique les erreurs commises mais ne donne pas la solution. Toutefois, elle renvoie le salarié au chapitre du document d autoformation ou au document de l intranet GIAT traitant de la question. A noter que la population des salariés de GIAT est segmentée en impliqués, c est-à-dire directement concernés par un processus de travail, et concernés, indirectement concernés par ce processus. A la suite du test, les premiers vont suivre une formation en présentiel de 1 ou 2 jours et les seconds une autoformation de 2 heures. Source : voir étude de cas sur ECIT GIAT sur ce site Les SAT Un SAT, système d aide à la tâche (EPSS, Electronic Performance Support System) est un programme qui a pour valeur ajoutée de proposer une aide en ligne sur le poste de travail, aide susceptible de se transformer en une formation rapide de quelques minutes ou dans un système de démonstration complexe. Il se compose d une base de donnée informative, d une offre de formation en ligne, d un système expert, d outils personnalisés. Les SAT semblent présenter un potentiel intéressant pour la formation. A l heure actuelle cependant, les bilans restent mitigés. Aux Etats-Unis, de grandes entreprises se sont lancées dans l implantation de SAT mais peu d informations sont disponibles. Sur un plan plus théorique, des interrogations subsistent sur le domaine d efficacité de technologies qui ont du mal à prendre en compte le contexte de travail, les buts de l apprenant et les démarches de compréhension globales. Source d information Gloria Gery, Opening Keynote, Online learning 2000, Denver Colorado téléchargé le 19 janvier

43 3.3.2 Outils et compétences Les outils et les techniques : des plates-formes à l outillage de la chaîne documentaire Les outils de la collecte de l information vont des plates-formes aux logiciels de la chaîne documentaire. Dans l état actuel de l offre, il y a peu de produits qui associent plate-forme et outils documentaires. Le principe d une plate-forme pour la téléformation est d organiser un parcours de formation qui aura vocation à être suivi par les apprenants, même si des variantes individuelles sont possibles. Les fonctionnalités concernent la dimension d organisation des apprentissages : un parcours défini avec un début, des activités et une fin ; une référence de ce parcours à des référentiels de diplômes, de compétences ; des outils de supervision, tests, etc. Les plates-formes sont aujourd hui centrées sur le côté organisation pédagogique et nettement moins sur le côté apport et recherche d information. C est une autre catégorie d outils, aujourd hui peu associés aux plates-formes, qui instrumente ces pratiques. Ils ne sont pas mieux connus que les plates-formes, en dehors des métiers documentaires. Certains outils ont vocation à être utilisés individuellement alors que d autres font partie de l infrastructure ou de l outillage concernant une organisation toute entière. Les liens ou hyperliens sont la technique de base du Web. Un lien permet à partir d une page Web d accéder à une autre page pouvant être située sur un serveur distant du premier. Les aspirateurs (Download manager) permettent de télécharger les pages Web de n'importe quel site Internet ainsi que tous les graphismes et sons associés et de les sauvegarder sur un PC. Le site téléchargé peut être consulté plus tard, hors ligne. Les aspirateurs ont plutôt vocation à un usage individuel. Les gestionnaires de données personnels permettent d assembler des pages Web (ainsi que d autres formats), le plus souvent en donnant à l ensemble la structure d un livre, d un carnet d adresse ou d un organiseur. On y trouvera des possibilités de créer une table des matières, des annotations et d échanger les données. Les logiciels de messageries (côté utilisateur) offrent aussi des fonctions de filtrage personnalisé ; ils peuvent être un des outils de la chaîne documentaire qui va de la collecte à l utilisation. Les bureaux virtuels rassemblent un groupe de fonctionnalités allant du stockage et de la présentation de liens et pages, aux fonctions d organisation personnelle, de boîte aux lettres électroniques, de création de pages. Les bureaux virtuels sont des fonctionnalités parfois offertes par certaines plates-formes de télé-formation. Les bases de données et moteurs d indexation sont des outils plus traditionnels de la documentation informatisée, nés avant la généralisation des technologies Internet. Les moteurs de recherche (Search engine) permettent de retrouver un document à partir de mots qui y sont contenus. Il existe des nombreux moteurs de recherche, plus ou moins généralistes, plus ou moins spécialisés. Les portails et hub, à la fois agrégateurs de données externes et gestionnaires d envoi d informations («push») rassemblent ces diverses fonctionnalités. Ils sont à l heure actuelle souvent pensés pour les flux d information en entreprise. Ils 43

44 comportent des fonctionnalités de gestion, comptage des utilisations et de facturation Des outils d échange réciproque de documents (Napster, Gnutella, Groove) vont faire partie de l outillage à disposition des équipes multimédias. L ensemble de cet outillage fonctionne dans une chaîne qui part de la collecte d informations, prévoit leur stockage et leur structuration, organise leur diffusion et leur filtrage. La gestion de cette chaîne demande toujours un pilotage de détail entre des besoins diversifiés d utilisateurs, le risque de donner trop d information ou pas assez, l apparition permanente de nouvelles sources d information. La cohérence technique et fonctionnelle, sinon idéologique, entre tous ces outils est loin d être établie. Compétences Les compétences à maîtriser sont doubles. Il s agit d avoir des compétences liées au métier de documentaliste et à celui de pédagogue, afin de pouvoir effectuer les recherches, valider les informations collectées, composer les informations et les traiter, assurer la mise à jour et la veille. Ces compétences sont différentes en fonction de l usage de l Internet ou de l intranet. Internet Sur Internet, le tuteur, le formateur, doivent maîtriser (voir fiche accompagnement) : des compétences techniques relatives aux TIC et à l usage d Internet : savoir naviguer, connaître les moteurs de recherche, enregistrer des liens, copier des liens, etc. ; Connaître les contraintes techniques des documents mis à disposition sur Internet : HTML, PDF, GIF, streaming (voir la fiche Infrastructure) pour évaluer le temps de chargement des documents, savoir s ils sont modifiables, imprimables, etc. des compétences liées au droit d auteur : distinguer les documents libres de droit des autres, connaître les lois relatives au droit de protection des œuvres. des compétences pédagogiques : l utilisation du Web peut être envisagée selon divers scénarii (cf. fiche sur les Utilisations des plates-formes). En effet, le tuteur peut demander aux apprenants d aller collecter des informations en effectuant eux-mêmes la recherche, soit d aller directement sur les liens proposés par le tuteur. Dans les deux cas il faudra que le tuteur prépare le travail à faire par les apprenants. des compétences méthodologiques : savoir organiser la recherche, mettre en place un planning pour la recherche d informations, l actualisation des URL, la validation des informations qui peuvent être partagés. S abonner à des listes de diffusion qui sont riches d informations, de débats pouvant intéresser les tuteurs comme les apprenants. des compétences organisationnelles : la recherche d informations peut être faite par les documentalistes. Dans ce cas, elle implique que les documentalistes aient une double compétence dans l analyse de contenu et dans la technique. 44

45 La validation peut mêler diverses compétences, notamment celle de pairs. Il s agira de l organiser de manière à répondre aux contraintes de travail de chaque personne impliquée. Et, de l organiser dans le temps suivant les plannings des apprenants. Les intranets Utiliser les intranets dans le cadre d une formation nécessite de savoir quels sont les documents qui sont répertoriés et quelles formations ils pourraient concerner. Il s agit donc de dresser un inventaire et un diagnostic en relation avec le dispositif pédagogique qui va être monté. Les personnes qui ont élaboré les documents présentés sur l intranet ne les ont pas construits comme des documents de formation. Il faudra donc un ajustement. Cet ajustement peut se concrétiser par divers scénarii pédagogiques tels que des quizz, des documents méthodologiques, à utiliser en autoformation, avec le tuteur d entreprise, etc. Dans tous les cas, il s agit de mêler des compétences métier différentes, celles de ceux qui ont élaboré les contenus et celle des pédagogues. Une organisation est donc à mettre en place pour organiser la production des documents pédagogiques qui serviront pour la formation. Les compétences techniques à maîtriser sont relatives à la plate-forme et aux outils de production. Une équipe support sera donc nécessaire. 45

46 3.3.3 Problématiques La validation des informations collectées Les informations présentes sur le Web ne sont pas validées par des comités spécialisés même si cette question a déjà été portée devant les juridictions et autorités compétences. Le formateur ou l enseignant doit donc prendre en considération le temps de validation des données collectées. Plusieurs options peuvent s offrir : soit le formateur utilisera ses propres compétences et ne validera que les informations qu il connaît, soit il soumettra ces informations à des collègues. Ces opérations sont chronophages d autant si l on y additionne le temps pour trouver l information. Il existe des moteurs de recherche qui sélectionnent les informations par critères mais ils ne valident pas les contenus proposés. Il existe des réseaux mutualisant les informations et, dans certains domaines, des outils de certification (par exemple, en médecine, Net Scoring). L actualisation des données L une des pratiques lorsque l on utilise Internet pour garder de l information est d enregistrer les URL dans les favoris c est-à-dire dans un dossier qui les répertorie. Or, au bout de quelques mois les URL enregistrées à un moment peuvent avoir été supprimées ou modifiées par les sites qui les administrent. Il s agit pour la personne qui gère ces liens de passer en revue les différentes URL car aucun message d alerte averti de leur modification. Les moteurs de recherche font ce travail en permanence, une fonction de Netscape permet de retrouver l URL, des outils sont présents sur le marché. Les droits d utilisation Mettre du contenu trouvé sur le Web dans une classe virtuelle («l intranet du groupe») nécessite de prendre en compte les règles de la protection des données personnelles et du droit d auteur. Dans les deux cas, et même si l accès au site est contrôlé et limité à des apprenants dûment inscrits, il faut obtenir des autorisations. Dans un intranet de classe, on trouvera des organigrammes, des articles de presse, des sites Web complets, des papiers de recherche. Tous les contenus concernés disposent de règles de protection particulières. Les données personnelles sont les données qui permettent d identifier les personnes physiques. Pour placer ces données dans un intranet, quel qu il soit, il est nécessaire d obtenir l autorisation préalable de la personne concernée et de lui signaler qu elle dispose d un droit d accès et de rectification des données les concernant. De plus, il faut procéder à une déclaration préalable de son intranet auprès de la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés. 46

47 S agissant des droits d auteur, le principe en France est que l exploitation d une œuvre protégée doit être autorisée par le titulaire de droits. Les exceptions à ce principe sont limitées (copie privée, cercle de famille) et un intranet de classe n en fait pas partie : ce n est pas une exception au droit d auteur. Les articles, revues et panoramas de presse, photographies sont protégés comme les autres œuvres. Il existe depuis 1996 un accord cadre concernant la reproduction sur support imprimé des documents (la photocopie) ; mais ceci ne concerne pas les reproductions électroniques. La prudence s impose ; même si dans bien des cas, il y a peu d enjeux économiques et même si les auteurs ont mis leur texte sur le Web justement pour qu on aille le chercher et pour qu on le recopie, le principe de la protection des œuvres subsiste. Il faut noter que les solutions déjà connues (législation, accords internationaux, accords cadres, guichets uniques) ne sont pas à l échelle d une classe virtuelle ou d un dispositif. En attendant des solutions générales, autant suivre quelques recommandations : obtenir les autorisations, conclure des accords d hyperliens avec les sites extérieurs et négocier des contrats avec les éditeurs pour la mise en ligne d articles, mettre en place des chartes d usage honnête, créer une fonction de gestionnaire des droits d utilisation. Sources d information «Le multimédia dans l enseignement supérieur, Petit guide juridique à l usage des responsables et des enseignants» janvier 1997 Site a été mis en place avec l appui du ministère de l Education nationale. «Droits d auteur et ressources pédagogiques multimédias» coordonné par E. Ecoutin Oravep,

48 3.4 Conclusion S agissant de la mise en œuvre de documents dans des dispositifs de formation à distance sur Internet, on peut considérer que deux conceptions s opposent : une conception axée sur un guidage des apprentissages et une conception fondée sur des activités de recherche d information et de documents. Cette opposition est illustrée autant par les études de cas rassemblées dans ce projet que par la littérature internationale. Elle reprend les oppositions connues entre les démarches instructivistes et les démarches constructivistes ou les analyses en termes de mode de travail pédagogique. Dans la première conception, les documents sont utilisés pour concrétiser et supporter un guidage de détail : ils fournissent aux apprenants les moyens pour leur progression, des étapes d évaluation, un support de communication entre formateurs et apprenants. Le travail d apprentissage est plutôt vu comme un travail isolé. Dans cette perspective, il faut aller directement au document pour éviter de faire perdre du temps à l apprenant, un apprenant qui n a pas le temps de chercher de multiples informations. Il lui faut l information en «juste à temps». Cet apprenant, particulièrement exigeant, préférera une formation qui sera centrée sur son propre parcours, plutôt que sur un travail en groupe plus chronophage. Dans la seconde conception, c est la production à réaliser qui pilote des apprentissages, à charge pour les apprenants de trouver par eux-mêmes les documents qui leur permettront de réaliser cette production, le tout au prix d un temps de recherche pouvant être important, mais c est ce temps de recherche est une valeur. Le travail d apprentissage est vu plutôt comme un travail collectif. Demander aux apprenants de rechercher les informations leur permettant de faire un diagnostic, de résoudre un problème, de trouver de nouvelles approches aura le mérite d être plus authentique, plus proche de situations professionnelles (certaines situations professionnelles), de faire développer des compétences de recherche et de traitement de l information. Mais cette démarche est chronophage. Cette opposition entre deux extrêmes est cependant trop simple : on constate parfois un mélange des deux approches, mélange qui est en partie rendu possible par la continuité apportée par les technologies Internet. On peut ainsi concevoir, parce que des outils comme les plates-formes en organisent l ensemble, des alternances de phases de travail très guidé sur documents préparés et de phases de recherche ouverte, les documents de l apprentissage étant ceux que les apprenants auront trouvé. Cette vision idéale de l optimisation entre deux démarches fait cependant fi de bien des difficultés : les difficultés d ordre technique, et leur cortège de contraintes d organisation, qui sont omniprésentes aujourd hui, les effets de contexte, qui contraignent les apprenants ne disposant pas de temps, la difficulté et l incertitude des démarches d apprentissage fondée sur l ouverture, le coût initial et le risque d inefficacité des démarches fondées sur des documents tout préparés, 48

49 la nature de la demande de formation, plutôt axée sur le développement personnel ou sur la validation des apprentissages, la possible incompatibilité entre idéologies et représentations de la formation et de l apprentissage. Il n y a donc pas de modèle type, chaque dispositif s est inscrit dans une démarche tenant compte à la fois de ses visées et de ses moyens. 49

50 3.5 Questions à se poser Cette rubrique rassemble comme un «best off» certains des points à observer quand on veut mettre en place une stratégie documentaire. Elle a pour objectif d aider au dimensionnement du projet. A/ Objectifs visés et champs 1 Le Mix entre les trois stratégies Production-Acquisition-Collecte. Il s agit de se poser la question si l on souhaite introduire les trois stratégies ou bien privilégier l une par rapport aux autres. Selon la stratégie adoptée, elle impliquera forcément des moyens, des coûts et des délais différents à prévoir. 2- La capacité budgétaire. Quels sont les moyens à disposition pour adopter la stratégie souhaitée? Correspondent-ils à la stratégie imaginée, et aux délais impartis? Est-il possible d envisager d accroître la capacité budgétaire, en réalisant des partenariats, des consortium? 3- Le recours au multimédia. Il s agit de se poser la question de la nécessité du recours au document multimédia (vidéo, audio, interactivité etc ). D autres solutions telle que les textes à imprimer, à consulter sont peut-être moins chronophage, moins coûteuses, et plus facile à utiliser par les apprenants. 4- Les infrastructures. Ont-elles été diagnostiquées? Permettent-elles de supporter les choix techniques imaginés (force du réseaux, comptabilité des matériels, achat de logiciels, ) par l organisme et par les apprenants. (Cf. Fiche 2 Infrastructure). 5- Les documents d autoformation. Les documents seront-ils suffisamment autosuffisants? Il s agit de repérer dans les documents existants, ou achetés s ils sont utilisables ou bien s ils nécessitent d être accompagnés de documents méthodologiques complémentaires, qu il s agira par conséquent de produire? B/ Les moyens La mise en œuvre du dispositif requiert de nouvelles fonctions et de nouvelles compétences. Ont-elles été envisagées? Les nouvelles fonctions : Collecte des informations Production Médiatisation Mise à jour Veille technique sur les outils, les documents Evaluation de produits Cellule d achat Droit d auteur Etc 50

51 Les nouvelles compétences : Doivent-elles être internes, externes? quelles conséquences en terme de coûts de temps? C/ A moyen terme : La mise en œuvre du dispositif impliquera de considérer la constitution d une équipe support (équipe multimédia, techniciens etc.). Cela a t-il été envisagé dans le projet? 51

52 3.6 Bibliographie Bourguignon Christiane Comment intégrer l ordinateur dans la classe de langues Centre National de la documentation pédagogique, Collection Micro savoirs documents, 1994, 108 p Caspar Pierre et DGEFP «Nouvelles technologies éducatives et réseaux de formation : des entreprises parlent de leurs expériences» Editions d Organisation 1998, 232 p «Code de la propriété intellectuelle» partie législative Journal officiel de la République Française, CSC Commission supérieur de codification, Edition mai 1994,157 p Délégation à la formation professionnelle Ministère du travail de l emploi et de la formation professionnelle. «Formations Multimédias : La formation dont vous êtes le héros», Actes du colloque européen des 4, 5 et 6 avril 1990, La Documentation française, Paris 1992, 152 p Depez Pierre, Fauchoux Vincent, «Lois, Contrats et Usages du Multimédia» Editions Dixit, mai 1997, 344 p Depover Christian, Giardina Max, Marton Philippe, «Les environnements d apprentissage multimédia ; Analyse et conception», Editions L Harmattan Collection Education et formation, Série Références, 1998, 264 p Dieuzeide Henri «Les nouvelles technologies, outils d enseignement», Editions Nathan Collection pédagogie, série formation, Paris, 1994, 247 p Gil Philippe «e Formation : NTIC et reengineering de la formation professionnelle» Editions Dunod, Paris, 2000, 180 p Huet Pierre, Maisl Herbert, Huet Jérôme, Lucas André, «Le droit du multimédia : de la télématique à Internet», Editions du Téléphone, Paris, octobre 1994, 290 p INA C2C Mediactiv «Facteurs-clés de Succès des Produits Multimédias ; étude-guide destinée aux acteurs et commanditaires ou prescripteurs de l offre multimédia». INA, , 205 p Kaye Tony, «La télématique comme outil de formation à distance» p 43 dans le Bulletin de l IDATE, Education, formation et nouveaux médias, Mai 1996, N 23 Pouts-Lajus Serge et Riché-Magnier Marielle «L école à l heure d Internet : les enjeux du multimédia dans l éducation. Edition Nathan collection Nathan pédagogie, Paris 1998, 223 p Renaud G., Jacquinot G., Soriano V., Gueneau M., Paquelin D. «Ressources éducatives et systèmes de formation : les ressources éducatives et leurs usages dans l enseignement agricole public» Editions ENESAD-CNERTA-GREP, septembre 1996, 56p Sheerin Susan «Self-access» Resource books for teachers, Series editor Alan Maley, Edition Oxford University Press, Oxford English1989, 200p 52

53 Vuillemin Alain, Treffel Jacques «Les centres de documentation et les nouvelles technologies de l information» Edition La documentation Française, Paris, 1994, 371 p 53