Témoignage client SAP Construction HVAC Multiclima+Ferlin. SAP Business One offre à Multiclima+Ferlin une vue à 360

Transcription

1 SAP Business One offre à Multiclima+Ferlin une vue à 360

2 Entreprise Multiclima+Ferlin Secteur Construction Produits et services HVAC Site web s SAP SAP Business One 9.0 Partenaire Sym3 ( Spécialisée dans les systèmes de chauffage et de ventilation économes en énergie, Multiclima+Ferlin est née d une fusion entre ETW, Multiclima Industries et Ferlin. Ces deux dernières années, l entreprise d installation a doublé son chiffre d affaires et ses effectifs. Comme les capacités de son outil de gestion de projets devenaient progressivement insuffisantes, ses gérants ont cherché avec le partenaire d implémentation Sym3 une solution ERP qualitative. Le choix s est porté sur SAP Business One. 2

3 En quête d une solution ERP qualitative «Jusqu à l année dernière, nous avions un outil de gestion de projets spécifique au secteur de la construction», explique le gérant Johan Vansteelandt. «Cet outil nous permettait de tenir à jour les données clients et de suivre les projets, mais en matière de rapports, les possibilités étaient limitées.» À mesure que l organisation s est développée, Johan Vansteelandt et ses deux collègues gérants ont eu le sentiment de n avoir ni informations en temps réel ni vue d ensemble sur l entreprise. «La comptabilité, par exemple, était entièrement confiée à une société externe, de sorte que nous n avions qu une fois par mois une vue globale sur notre situation financière. Et comme la gestion de stock et la recherche dans les systèmes sans connexion entre eux se faisaient manuellement, nous perdions du temps.» Le partenaire d implémentation Sym3 a analysé ces besoins et proposé aux gérants une démonstration de SAP Business One. «Le déroulement logique de la solution, l outil de planification puissant et le module de scanning pour la gestion d entrepôt nous ont immédiatement impressionnés», dit Johan Vansteelandt. «SAP Business One permet aussi d obtenir de précieux éclairages pour gérer l entreprise. Le système génère en un clic de nombreux bilans et analyses détaillés : chiffre d affaires par fournisseur, coût des matériaux par projet, pré- et post-calculs, etc.» Forts de leurs expériences positives en matière d implémentation ERP dans des entreprises où ils avaient travaillé auparavant, les gérants ont tranché : «Compte tenu de nos desiderata et des processus spécifiques à notre entreprise, nous avons commencé à élaborer la solution Business One sur mesure, en collaboration avec Sym3.» «Nous avons immédiatement été impressionnés par le déroulement logique de la solution, l outil de planification puissant et le module de scanning pour la gestion d entrepôt. SAP Business One permet également d obtenir de précieux éclairages pour la gestion de l entreprise.» Johan Vansteelandt, gérant chez Multiclima+Ferlin 3

4 ERP à la mesure d une entreprise d installation Adapter l ERP aux processus spécifiques d une entreprise de construction a été une gageure. «Qu il s agisse de pré- et de post-calculs, d offres, de la gestion des matériaux, de la facturation ou des bons de commande, dans notre secteur, tout tourne autour des projets», précise Johan Vansteelandt. «Donc non seulement les données de contact de nos partenaires d affaires les sociétés de construction devaient être reprises dans le système, mais aussi, par exemple, les coordonnées de chaque chantier distinct. Et pour chaque projet, il existe plusieurs états de créance.» Grâce à Business One, la comptabilité est à présent effectuée en interne. Et en scannant les codes-barres des matériaux entrants et sortants, Multiclima+Ferlin a une vue parfaite sur son stock. «Alors que jadis, nous devions tout aller vérifier dans l entrepôt, le système nous dit à présent ce qui doit être commandé», souligne le gérant. «Il est vrai que classifier tous nos articles, avec leurs spécifications et leur prix, a été un véritable exploit.» Les collaborateurs ont commencé à travailler avec l application début «La plupart des modules sont opérationnels ; seuls le tableau de bord de planification et le module de post-calcul doivent encore être customisés», dit Johan Vansteelandt. «Vu que l ensemble du processus de changement a déjà demandé beaucoup d énergie aux personnes intéressées, nous souhaitons marquer une courte pause.» Entre-temps, Sym3 continue à customiser le tableau de bord de planification et le lien entre ce module et le système de traçage existant. Toutes les heures prestées sur chantier sont enregistrées. «Ces données partent automatiquement vers le module de post-calcul, afin que nous puissions facturer immédiatement les missions en régie et évaluer la rentabilité de chaque dossier.» 4

5 Plus de contrôle et vue d ensemble SAP Business One permet avant tout à Multiclima+Ferlin de travailler beaucoup plus efficacement. «Nous pouvons désormais générer des vues d ensemble actualisées que ce soit sur notre carnet de commandes, les factures en souffrance ou une liste de stock, par exemple», explique Johan Vansteelandt. Le gérant estime que c est surtout d avoir un meilleur contrôle sur les flux de matériaux qui permettra à terme de réaliser des économies considérables. «Faire nous-mêmes notre comptabilité réduit aussi fortement nos coûts», précise-t-il. «Ensuite, le module de post-calcul nous permettra de distinguer les projets rentables de ceux qui le sont moins.» L ensemble du processus d implémentation a également amené les gérants à réfléchir aux processus métier existants : «Sur certains points, nous avons adapté le système, mais nous avons également revu quelque peu notre méthode de travail en fonction de la structure logique de la solution.» La solution intégrée réunit pour la première fois tous les processus métier dans un seul grand flux et les harmonise entre eux. Johan Vansteelandt : «Désormais, nous pourrons disposer d une vue à 360 C et réagir en cas de besoin. SAP Business One est une étape importante pour la professionnalisation et la croissance de notre organisation.» «Sur certains points, nous avons adapté le système, mais nous avons également revu quelque peu notre méthode de travail en fonction de la structure logique de la solution.» Johan Vansteelandt, gérant chez Multiclima+Ferlin 5