SYNCHRONISATION D AGENDA PERSONNEL AVEC LE PLANNING ADE VERSION ÉTUDIANTS. Table des matières

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1 SYNCHRONISATION D AGENDA PERSONNEL AVEC LE PLANNING ADE VERSION ÉTUDIANTS Christophe NOGUES Table des matières ÉTAPE 1 : CRÉATION DE L URL (ADRESSE WEB) CORRESPONDANT À VOTRE AGENDA ADE PERSONNEL 2 1. RÉCUPÉRER VOTRE CODE RESSOURCE PERSONNEL 2 2. MODIFIER LE CODE RESSOURCE DANS L URL DE L AGENDA ADE 3 Méthode 1 : Saisie manuelle de l URL 3 Méthode 2 : «Copier/Coller» l URL depuis un fichier Txt 3 ÉTAPE 2 : ABONNEMENT ET SYNCHRONISATION DE VOTRE CALENDRIER ADE SUR VOS DIFFÉRENTS SYSTÈMES 4 1. SYNCHRONISATION AVEC OUTLOOK 2013 ET SYNCHRONISATION AVEC MOZILLA THUNDERBIRD 5 3. SYNCHRONISATION AVEC OUTLOOK.COM, YAHOO SUR INTERNET 6 4. SYNCHRONISATION AVEC GOOGLE AGENDA SUR INTERNET 7 5. SYNCHRONISATION SUR SMARTPHONE OU TABLETTE ANDROID 8 Installation de l application «ICalSync2» sur smartphone et tablette 8 Intégration du planning ADE sur Google Agenda pour Android 9 6. SYNCHRONISATION SUR IPHONE ET IPAD 13 1

2 Étape 1 : Création de l URL (adresse web) correspondant à votre agenda ADE personnel Cette étape est commune à toutes les plateformes (Windows, Android, Mac, IPhone, IPad ) et tous les agendas. La base de données d ADE qui regroupe un grand nombre de plannings utilise un index composé de plusieurs chiffres pour accéder à chaque planning individuel appelé «Code ressource». Ce code ressource permet de pointer vers le calendrier des différents groupes d étudiants. Le lien internet qui permet d accéder à ADE sur un navigateur web utilise ce «code ressource» afin de pointer vers le planning de votre choix. Vous pouvez retrouver ce code dans la barre d adresse de votre navigateur après «&resources=». Afin de rendre l adresse compatible avec le plus grand nombre de systèmes et de la personnaliser en fonction de votre groupe, quelques ajustements sont rendus nécessaires. 1. Récupérer votre code ressource personnel Ouvrez le fichier «Codes ressources des groupes» sur Moodle et cherchez votre groupe dans le tableau. Notez votre code ressource inscrit dans la dernière colonne. Nb. Utilisez de préférence les groupes détaillés qui afficherons vos emplois du temps personnalisés. Cependant, ces groupes étant classés par semestre, il faudra modifier le code ressource dans l URL de votre application d agendas lors du passage au semestre suivant. 2

3 2. Modifier le code ressource dans l URL de l agenda ADE webcal://ade-web- 6.unilim.fr:8080/jsp/custom/modules/plannings/direct_cal.jsp?calType=ical&resources= 10353&firstDate= &lastDate= &login=iut-brietud&password=&projectId=3 Attention : ne pas copier/coller l URL ci-dessus depuis ce PDF. Cela provoquerait des erreurs (voir méthode 2) L URL présentée ci-dessus est «l adresse internet» de l agenda du département GEA pour l année universitaire 2015/2016. Il vous faudra l adapter en remplaçant le code ressource «10353» par votre code personnel. Nb. Pour les années suivantes, il sera également nécessaire de modifier les dates de début et de fin du calendrier dans l URL de vos applications. Attention à ne pas modifier les autres éléments de l adresse. Méthode 1 : Saisie manuelle de l URL Si vous n êtes pas trop à l aise dans le transfert et la manipulation de fichiers notamment en direction des smartphones et autres tablettes, il vous suffira de saisir simplement le moment venu cette adresse à l endroit qui vous sera spécifié. Vous n avez donc rien à modifier pour l instant. Méthode 2 : «Copier/Coller» l URL depuis un fichier Txt Ouvrez le fichier «URL ADE IUT Etudiants» (fichier Txt) sur Moodle depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette et modifiez l adresse en fonction de votre code ressource personnel. Enregistrez le fichier ainsi modifié. Vous pourrez le moment venu faire un «copiercoller» du texte inclut dans ce fichier. 3

4 Étape 2 : Abonnement et synchronisation de votre calendrier ADE sur vos différents systèmes 1. Synchronisation avec Outlook 2013 et 2016 Sur votre ordinateur connecté à internet, lancez l application «Outlook 2013» ou «Outlook 2016» Cliquez sur «Dossier» - «Ouvrir le calendrier» - «A partir d internet» Entrez l URL de votre calendrier dans la zone ci-dessous : Méthode 1 : Saisissez manuellement l intégralité de l adresse Méthode 2 : Ouvrez le fichier «URL ADE IUT Etudiants» modifié sur votre ordinateur et «copiez/collez» l URL Cliquez sur «OK» puis sur «Options avancées» Nommez votre calendrier à votre guise puis cliquez sur «OK» puis «Oui» pour lancer la création Votre planning ADE s affiche sur votre application et sera synchronisé automatiquement. 4

5 2. Synchronisation avec Mozilla Thunderbird Sur votre ordinateur connecté à internet, lancez l application «Thunderbird». (Le module «Lightning» doit avoir été installé avec l application, sinon téléchargez le sur le site de Mozilla ou en cliquant ici et installez-le) Dans l onglet «Agenda», faites un clic droit sur «Mon agenda» puis cliquez sur «Nouvel agenda» Sélectionnez l option «Sur le réseau» et cliquez sur «Suivant» Sélectionnez le format «icalendar (ICS)» Entrez l URL de votre calendrier dans la zone ci-contre : Méthode 1 : Saisissez manuellement l intégralité de l adresse Méthode 2 : Ouvrez le fichier «URL ADE IUT Etudiants» modifié sur votre ordinateur et «copiez/collez» l URL Cliquez sur «Suivant» pour continuer 5

6 Nommez votre calendrier à votre guise Choisissez une couleur Cliquez sur «Suivant» puis sur «Terminer» pour lancer la création Votre planning ADE s affiche sur votre application et sera synchronisé automatiquement. NB. : Si vous utilisez une autre application PC de gestion des calendriers, le principe général reste le même : créer un nouvel agenda depuis internet ou s abonner à un agenda puis renseigner l URL de votre agenda ADE. Sur l application ical/calendrier sur Mac OS, il faut s abonner à un «agenda distant» en cliquant sur «Fichier» puis sur «Nouvel abonnement Calendrier» 3. Synchronisation avec Outlook.com, Yahoo sur Internet La synchronisation ne fonctionne pas sur ces agendas. 6

7 4. Synchronisation avec Google Agenda sur Internet Connectez-vous à votre compte Google Agenda sur Internet Dans la colonne de gauche, cliquez sur la flèche juste à droite de «Autres agendas» puis sélectionnez «Ajouter par URL» Entrez l URL de votre calendrier dans la zone ci-dessous : Méthode 1 : Saisissez manuellement l intégralité de l adresse Méthode 2 : Ouvrez le fichier «URL ADE IUT Etudiants» modifié sur votre ordinateur et «copiez/collez» l URL Google vous indique que l agenda a été importé avec succès et le rajoute à la liste «Autres agendas». 7

8 5. Synchronisation sur smartphone ou tablette Android Afin de synchroniser automatiquement votre agenda ADE sur un smartphone ou une tablette Android, il est nécessaire d utiliser une application tierce. Nous utiliserons «ICalSync2» qui est gratuite. Cette application pourra être utilisée avec différents logiciels d agendas. Installation de l application «ICalSync2» sur smartphone et tablette Commencez par télécharger sur votre appareil le fichier «ICalSync2-org.kc.and.ical-47- v2.01-final.apk» présent sur Moodle (ou cliquez ici pour l obtenir depuis le cloud de l Université) (Vous pouvez le télécharger sur votre ordinateur et le transférer par câble, par en pièce jointe ou autres dispositifs sur votre smartphone ou votre tablette ou bien le télécharger directement depuis votre appareil mobile en vous connectant à internet). Profitez-en si ce n est pas encore fait pour télécharger, modifier et transférer le fichier «URL ADE IUT Etudiants» pour faciliter la saisie de l URL ultérieurement Ouvrez sur votre appareil mobile le dossier des téléchargements et appuyez sur le nom de l application «ICalSync2» Cliquez sur «Installer» pour lancer l installation Cliquez enfin sur «OK». L application est maintenant installée sur votre appareil. 8

9 Intégration du planning ADE sur Google Agenda pour Android «ICalSync2» sert uniquement d interface de synchronisation entre votre application d agenda et ADE. Votre appareil mobile doit avoir une connexion à internet active. Si vous avez téléchargé sur votre appareil le fichier «URL ADE IUT Etudiants», ouvrez-le et «copiez» le texte de l URL dans le presse papier afin de le «coller» le moment venu. Lancez Google Agenda et ouvrez le menu en appuyant sur les trois traits horizontaux en bas de votre appareil Appuyez sur «Calendrier à afficher» La liste des calendriers existants s affiche Appuyez sur les 3 traits horizontaux en bas à gauche de l écran et appuyez sur «Comptes et synchronisation» Assurez-vous ici que l option «Synchronisation automatique» soit cochée Appuyez sur «Ajouter un compte» Nous allons associer un compte «ICalSync2» à Google Agenda. Appuyez sur l icône correspondante Il ne reste plus qu à paramétrer le compte de synchronisation 9

10 Ci-contre une partie de la page de paramétrage du compte «ICalSync2» Commencez par nommer le calendrier en appuyant sur «Name» Sélectionnez la couleur de votre calendrier afin de le différencier de vos autres plannings en appuyant sur «Color» Dans «Calendar type», sélectionnez «New calendar» Vérifiez dans «Source type» que l option «URL» est bien cochée Affichez la suite du menu en le faisant glisser vers le haut de l écran Appuyer alors sur «URL» pour régler les paramètres d accès au planning ADE Assurez-vous que «Protocol» soit réglé sur «http(s)» L option «Use login» doit être décochée Appuyez sur «URL / Enter address to a ical-file» 10

11 Il s agit ici de renseigner l URL modifiée de votre planning personnel ADE Méthode 1 : Saisissez manuellement l intégralité de l adresse Méthode 2 : Collez l URL que vous aviez précédemment copiée depuis le fichier «URL ADE IUT Etudiants» (appuyez 2 secondes sur l emplacement de l adresse pour afficher le menu «Coller») Appuyez sur «OK» L URL apparaît dans la zone ci-contre. Vérifiez la une dernière fois et appuyez sur la «flèche retour» en bas à droite de l appareil Affichez la suite du menu en le faisant défiler vers le haut de l écran Décochez «Keep local changes» Dans «Interval», réglez l intervalle de synchronisation à votre convenance Réglez les paramètres «Wifi» à votre convenance Décochez «Event alarms» Décochez «Défault alarm» Appuyez sur «Save» en haut de l écran et patientez quelques instants 11

12 Si tous les paramètres sont corrects, vous revenez sur la fenêtre des «Comptes et synchronisations» de l application Google Agenda et un compte «ICalSync2» a été créé et synchronisé avec ADE Appuyez sur la «Flèche retour» en bas de l écran pour revenir à l écran «Calendrier à afficher» Appuyez encore sur la «Flèche retour» en bas de l écran pour afficher le calendrier. Votre planning «ADE IUT» apparaît alors dans la couleur que vous aviez sélectionnée et sera synchronisé suivant vos paramétrages Vous pouvez forcer une synchronisation en appuyant sur les 3 traits horizontaux et sur «Synchroniser maintenant» NB. : Si vous utilisez une autre application mobile Android de gestion des calendriers, la manipulation reste la même : installer ICalSync2 puis créer et paramétrer un nouveau compte dans votre application calendrier. 12

13 6. Synchronisation sur IPhone et IPad Sur la page d accueil de votre IPhone ou votre IPad connecté à internet, appuyez sur la roue crantée pour afficher les réglages Dans la colonne de gauche, sélectionnez «Mail, Contacts, Calendrier» Puis dans la colonne de droite sélectionnez «Ajouter un compte» Dans la liste qui apparaît, sélectionnez «Autre» 13

14 Sélectionnez «Ajouter un Cal. Avec abonnement» Entrez l URL de votre calendrier dans la zone ci-dessous : Méthode 1 : Saisissez manuellement l intégralité de l adresse Méthode 2 : Collez l URL que vous aviez précédemment copiée depuis le fichier «URL ADE IUT Etudiants» 14

15 Dans la description, vous indiquerez le nom que vous souhaitez attribuer au planning Cliquez sur «Suivant» pour continuer La fenêtre «Abonnement» récapitule les paramètres. Contrôlez une dernière fois l URL et appuyez sur «Enregistrer» 15

16 Vous revenez sur la page des réglages. Le nouvel abonnement que vous venez de créer apparaît dans la colonne de droite Revenez sur la page d accueil et lancez l application «Calendrier» Votre planning ADE de l IUT est maintenant synchronisé sur votre appareil Enjoy 16