ADE. Documentation Grenoble INP Procédure pour récupérer son emploi du temps dans son agenda. Version 1.30 Juillet Historique des versions

Transcription

1 Procédure pour récupérer son emploi du temps dans son agenda Version 1.30 Juillet 2015 Historique des versions Version Date Auteur Contenu janvier 2014 Hélène Veuillet Version initiale mars 2014 Hélène Veuillet Sécurité et smartphone Applications pour smartphones Android avec abonnement à agenda privé juin 2014 Hélène Veuillet Actualisation Préconisations sur la fréquence de synchronisation Construction automatique de l URL Construction manuelle de l URL avec plusieurs types de paramètres juin 2014 Hélène Veuillet Correction sur la fréquence de synchronisation agenda : Il est préférable de mettre la fréquence la moins élevée et de lancer une synchronisation manuelle en cas de besoin juillet 2015 Bruno Teyssier Ajout de la synchronisation avec Zimbra, utilisé par les enseignants de l Esisar

2 Sommaire 1 Introduction 3 2 Export agenda 4 3 Abonnement agenda Construction de l'url 4 a) Construction automatique de l'url dans directplanning 4 b) Construction manuelle de l'url Création du compte avec abonnement 6 a) Créer un compte avec abonnement dans Lightning de Thunderbird 6 b) Créer un compte avec abonnement dans Zimbra c) Créer un compte avec abonnement sur un smartphone Android 9 d) Créer un compte avec abonnement sur un iphone 10 A propos de ce document La version la plus à jour de ce document est accessible par les utilisateurs du client de planification d'ade à partir du menu 'Documentation/Documentation INP' d'ade, client lourd ou client web. Ce document s'adresse aux enseignants de Grenoble INP. 2 / 10

3 1 Introduction L'emploi du temps ADE peut être consulté dans un navigateur web grâce à la fonctionnalité directplanning d'ade. Il est possible dans directplanning, d'exporter son emploi du temps ADE dans un fichier ics que vous pourrez importer manuellement dans votre outil d'agenda. Cette fonctionnalité sera décrite plus loin dans le paragraphe 'Export agenda'. Pour avoir des données à jour dans votre outil d'agenda, il faudra renouveler l'opération d'export/import. Une autre fonctionnalité d'ade, directcal, permet d'avoir dans son outil d'agenda, des données actualisées automatiquement. La solution consiste à construire une url précisant les données à récupérer et de créer un compte avec abonnement à cette url dans l'outil d'agenda. Cette fonctionnalité est décrite plus loin dans le paragraphe 'Abonnement agenda'. Cette fonctionnalité fonctionne pour les outils d'agenda qui permettent l'abonnement à un agenda privé (la consultation de l'emploi du temps est soumise à une authentification Agalan) : - Thunderbird Lightning, - Applications icssync et calendarsync sur Android (payantes) - IOS (Iphone) / - Ical Mac OS Il ne fonctionne pas avec Google agenda pour le moment. Les deux méthodes utilisées en parallèle permettent d'identifier les modifications (mais surchargent un peu l'agenda). La fréquence de mise à jour de l'emploi du temps est paramétrable dans votre outil d'agenda, veillez à ne pas mettre une fréquence trop élevée pour ne pas surcharger le serveur inutilement. Il est préférable de mettre la fréquence la moins élevée et de lancer une synchronisation manuelle en cas de besoin. Lorsque vous renseignez vos identifiants Agalan dans votre smartphone, vous devez protéger ces données en suivant les recommandations de sécurité diffusées sur l'intranet : 3 / 10

4 2 Export agenda Voici les étapes à suivre dans directplanning: 1. A partir de l'écran directplanning, sélectionner les ressources à afficher à gauche et les semaines en bas 2. Cliquer sur 'Export agenda...' en bas à gauche de la fenêtre : 3. Importer le fichier ics dans son outil d'agenda Dans Thunderbird/Lightning, utilisez le menu 'Evènements et tâches/importer...' 3 Abonnement agenda 3.1 Construction de l'url a) Construction automatique de l'url dans directplanning Voici les étapes à suivre dans directplanning: 1. A partir de l'écran directplanning, sélectionner les ressources à prendre en compte 2. Cliquer sur le lien 'Export agenda...' en bas à gauche de la fenêtre 3. Dans la fenêtre 'Export agenda, Il n'est pas utile de modifier les dates, l'année complète est sélectionnée systématiquement : 4 / 10

5 Cliquer sur le bouton 'Générer URL' 4. L'URL est automatiquement créée avec en paramètre, les numéros des ressources sélectionnées dans la première étape : b) Construction manuelle de l'url Avec un paramètre L'URL doit avoir au minimum un paramètre, l' comme dans le modèle ci-dessus ou/et un ou plusieurs paramètres parmi : - resources : numéros des ressources à sélectionner - name, code ou type : différents critères de recherche des ressources à sélectionner 5 / 10

6 Pour connaitre le n d'une ressource, on peut placer le curseur au-dessus de la ressource et le n s'affiche en bas à gauche de la fenêtre : L'URL serait par exemple : Il est possible de combiner des paramètres en utilisant le caractère '&' comme séparateur, par exemple : [email protected] 3.2 Création du compte avec abonnement a) Créer un compte avec abonnement dans Lightning de Thunderbird Dans l'onglet Agenda, faire un clic droit puis 'Nouvel agenda' 6 / 10

7 Choisissez l'option 'Sur le réseau' puis cliquez sur 'Suivant' Cliquez sur 'Terminer'. Les activités ADE sont visibles dans Lightning. Renseigner l'url construite dans l'étape 1 dans la zone 'Emplacement' puis cliquez sur 'Suivant' Renseigner un nom d'agenda, choisissez une couleur puis cliquez sur 'Suivant' Faire un clic droit sur l'agenda créé et sélectionner 'Propriétés', changer la fréquence d'actualisation. Il est préférable de mettre la fréquence la moins élevée et de faire une synchronisation manuelle en cas de besoin. 7 / 10

8 Lors de la première connexion, Thunderbird affiche la fenêtre d'authentification avec possibilité d'enregistrer les paramètres de connexion. Renseignez vos identifiants Agalan. Cochez la case 'Utilisez le gestionnaire de mots de passe...' si vous souhaitez éviter la resaisie.. b) Créer un compte avec abonnement dans Zimbra 8.6 Dans l onglet Calendrier, faire un clic sur la roue dentée, puis «Ajouter un calendrier externe» Choisir l option «Ajouter un calendrier externe (autre)», cliquez sur suivant Choisi l option Type «Abonnement ical» Dans le champ URL ICS il faut renseigner l'url construite dans l'étape1 en insérant son nom d utilisateur Agalan suivit de son mot de passe séparé par «:» suivit d un «@» Par exemple : Puis cliquez sur 'Suivant' Choisir un nom et une couleur pour le calendrier puis cliquez sur OK. 8 / 10

9 c) Créer un compte avec abonnement sur un smartphone Android Les applications suivantes proposent une fonctionnalité d'abonnement à un agenda privé : icssync, payant après 20 j de test (~ 2.86 euros) calendarsync, payant (~ 8.5 euros) L'application icalsync2 gratuite permettait de s'abonner à un agenda privé mais cette application n'est plus maintenue et ne fonctionne pas avec les versions récentes d'android. Récupérez l'application icalsync2 si besoin et ajoutez un compte Renseignez l'url construite dans l'étape 1 Renseignez les identifiants de connexion Les activités ADE sont visibles. Informations icalsync2 : 9 / 10

10 d) Créer un compte avec abonnement sur un iphone Cliquez sur l'application Règlages puis sélectionnez 'Ajouter un compte' puis 'Autre' Sélectionnez 'Ajouter un calendrier avec abonnement' Renseignez l'url construite dans l'étape 1 dans la zone Serveur, une description de l'agenda, les paramètres d'authentification puis 'Enregistrer' Les activités ADE sont visibles. 10 / 10