LE DEPÔT DE SANG :UN OPTIMUM POUR L ETABLISSEMENT DE SOINS AU VU DE LA NOUVELLE REGLEMENTATION? Bruno LAFEUILLADE - EFS Rhône Alpes, site de Grenoble

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1 LE DEPÔT DE SANG :UN OPTIMUM POUR L ETABLISSEMENT DE SOINS AU VU DE LA NOUVELLE REGLEMENTATION? Bruno LAFEUILLADE - EFS Rhône Alpes, site de Grenoble

2 Schéma général d une délivrance et de sa réception Commande de PSL Réception : prescription + IH (RAI, GS) Vérification et correction des non conformités Préparation de la commande Sélection PSL - en fonction IH PSL et Receveur - historique et protocoles Saisie informatique* Contrôle de délivrance Remise des PSL Contrôle de délivrance Transport Réception par l ES

3 Délivrance et dépôt de délivrance Etablissement de Soins Demande d approvisionnement en PSL par l ES à l EFS Commande de PSL Réception : prescription + IH (RAI, GS) Vérification et correction des non conformités Réception des PSL Stockage des PSL Gestion du stock Eviter les péremptions Gérer les renouvellement Préparation de la commande Sélection PSL - en fonction IH PSL et Receveur - historique et protocoles - du stock Saisie informatique Contrôle de délivrance Contrôle de délivrance Remise des PSL

4 Commande de PSL Réception : prescription + IH (RAI, GS) Vérification et correction des non conformités Préparation de la commande Sélection PSL EFS - en fonction IH PSL et Receveur - historique et protocoles Saisie informatique Contrôle de délivrance Contrôle de délivrance Remise des PSL destinés au dépôt Délivrance et dépôt relais Etablissement de Soins Dépôt Relais Stockage PSL délivrés (à un patient) dans le dépôt Demande de remise de PSL par le service Contrôle de délivrance Contrôle de délivrance Remise des PSL à la personne mandate par le service prescripteur

5 Dépôt d urgence vitale Etablissement de Soins Gestion simplifiée de stock le plus souvent 2 O+ / 2O- renouvellement simplifié Commande de PSL en UVI Réception : prescription +/- IH (RAI, GS) Préparation de la commande Sélection PSL simplifié (CGR O, Plasma AB) uniquement choix RH D+ ou D- pour les CGR Remise des PSL

6 Délai d obtention Commande de PSL Réception : prescription + IH (RAI, GS) Vérification et correction des non conformités Fax : < 5mn Autres :? Délai d obtention Préparation de la commande Sélection PSL - en fonction IH PSL et Receveur - historique et protocoles Saisie informatique* mn Contrôle de délivrance Remise des PSL Contrôle de délivrance Transport Réception par l ES

7 Contraintes d un ES à distance d un site Transport Un délai de transport = délai pour obtenir le transporteur délai du trajet vers l EFS délai du trajet EFS vers ES Logistique transport (optimiser le coût du transport, problème des transports multiples) Ces contraintes sont d autant plus importantes que l ES est loin que son activité de délivrance est importante qu il traite les urgences Difficulté organisationnelle pour les actes transfusionnels Le dépôt : une solution?

8 Bilan des 80 dépôts de la région Rhône Alpes en terme d activité et de distance Répartition des temps de transport entre le dépôt et le site EFS 12% 10% 4% 1% 5% > 60 minutes 34% 0-15 mn mn mn mn mn 39% mn 73 % < 30 minutes

9 Répartition de l'activité des dépôt (CGR délivrés) 7% > 2000 CGR / an > 8CGR / J ou 4 délivrance / J 9% 7% 22% <250 11% % 30% % < 500 CGR / an (< 2CGR ou 1 délivrance / J)

10 Analyser les besoins : Délai d obtention, délai de transport Logistique transport Besoins transfusionnels / pathologie (chirurgicale, médecine, urgence ) Coût transport / coût du dépôt Complexité réglementaire du dépôt Quelles solutions? en déduire Alternatives possibles Amélioration organisationnelle quand cela est possible «Descendre d un cran»

11 Dépôt de délivrance Dépôt relais + / - Dépôt UV Entreposage (bloc) Aucun dépôt (Optimisation organisationnelle)

12 Le dépôt relais Principe : Possibilité de conserver des PSL (au-delà de 6 heures) Ces PSL sont délivrés par l EFS à un patient Seule la conservation et la remise des PSL est à la charge de l ES Un facteur critique : la remise des PSL Cette étape a été à l origine d erreur d attribution et d incompatibilité ABO Nécessité d une procédure précise Aspects logistiques et économiques Le dépôt relais permet de regrouper le transport des PSL et donc de limiter le transport (le plus souvent <=1/jour) Nouvel réglementation : nécessité d un système informatisé gérant les flux de PSL et leur traçabilité Évaluer l économie en transport réalisé par le dépôt relais / coût du dépôt au vue de la nouvelle réglementation

13 Le dépôt relais dans l activité chirurgicale Concerne la chirurgie hémorragique Les contraintes : L heure de la transfusion est difficile à prévoir La série transfusionnelle peut nécessiter d être répartie dans le temps, et peut se dérouler hors du bloc (retour du patient dans le service) Le dépôt relais par la conservation des PSL permet de répondre à ces deux points Difficultés du dépôt relais dans le cadre de l activité chirurgicale : Evaluer avec précision les besoins Limiter la non utilisation Indicateur de bon fonctionnement % de destruction ou de retour pour réintégration (quand la procédure est prévue)

14 Le dépôt relais dans le cadre de l activité médicale Concerne la transfusion d anémie par défaut de production Le plus souvent constituées progressivement Donc pas de notion d urgence relative (2-3 heures) le plus souvent (Exemple : myélodysplasie, aplasie iatrogène..) concerne le plus souvent les personnes âgées (médiane 70 ans). Les contraintes transfuser au moment où les moyens du service permettent la meilleure surveillance et non au moment de la réception de remettre les PSL au rythme jugé optimal par le médecin selon l état clinique Difficultés du dépôt relais dans l activité médicale Qui prend en charge la gestion du dépôt Indicateur de bon fonctionnement % de destruction

15 Conclusion Avantages : Le dépôt relais offre une grande souplesse pour l organisation des actes transfusionnelles Il permet de limiter les transports (d autant plus intéressant que l activité est importante) Les étapes les plus critiques de la délivrance sont effectuées par l EFS Inconvénients Le coût du dépôt : surtout au vu de la nouvelle réglementation Les moyens humains pour le faire fonctionner C est un choix d établissement

16 Principes : pouvoir conserver les PSL pendant une durée pouvant dépasser 6 heures mais toujours < 24 heures avec un conteneur L entreposage Restrictions : Uniquement l activité chirurgicale du bloc : Situation chirurgicale à haut risque hémorragique Pour le bloc (pas de possibilité de transfuser ultérieurement dans le service) Conservation : Pendant la durée de l intervention Toujours < 24 heures Nécessité à la fermeture du bloc de renvoyer tous les PSL restants. Intérêt : diminuer la contrainte Convention versus dossier de dépôt relais

17 Le conteneur Point critique : éviter les erreurs de destination toujours avoir un contenant avec identification complète ES/Service/ Patient avec Fiche de délivrance = le sac EFS même rigueur dans les procédures de réception que le dépôt relais Propositions pour la notion réglementaire du conteneur : Un contenant identifié Un conteneur de transport qualifié Pas de changement aux pratiques actuelles Un conteneur d entreposage : une enceinte qualifiée Remise des PSL : même contrainte que les dépôts Etape critique (des dysfonctionnements à ce niveau ont été à l origine d accident ABO) Nécessité d une procédure précise comme dans le dépôt relais

18 Enregistrement de température et reprise Les PSL de la commande sont solidarisées avec un enregistreur (commun à la région) Conséquences : gestion des retours de ces enregistreurs à prévoir conduite à tenir en cas de perte et de non retour (identification des enregistreurs, facturation ( euros? = ½ CGR, dans quel délai..) Indicateur : déterminer un taux de retour «acceptable» Valorisation du retour et de la réintégration : échelle de grandeur (20 30 euros)

19 Conclusion sur l entreposage Solution moins contraignante / dépôt relais Mais plus limité Attention à la simplicité apparente Importance de structurer ce mode de fonctionnement dans la convention : Transport Le cas échéant reprise La gestion du matériel, leur retour (la sonde), la facturation si perte..)

20 Comparaison entreposage/ dépôt relais Domaine d application Services Durée de stockage Contraintes Informatique Besoin de responsable et gestionnaire dépôt Modes opératoires : Reprise Réception Remise des PSL Gestion des retours des enregistreurs = Perte = Gain Dépôt relais Tous services (médecine, chirurgie Tous services Durée > 6heures sans limitation Administratif (dossier) Oui Oui Oui Le cas échéant Si retour prévu Entreposage Chirurgicale Bloc Durée de l intervention, < 24 heures Convention Non Non Oui, avec la même rigueur Le cas échéant Dans tous les cas

21 Alternative pour les dépôts relais à activité médicale Concerne les transfusions non urgentes (> 2-3 heures de délai d obtention) Organiser la «logistique» des demandes transfusionnelles Regrouper les commandes Un transport pour plusieurs commandes Indication d une «chronologie type» en CSTH Numération : quand? Commande, envoi commande : quand? Navette de transport : quel navette? Réception? Cette logistique peut répondre à : Limitation des frais de transport Pouvoir transfuser dans un délai < 6 heures Inconvénients Pas très souple Nécessité de l adhésion des prescripteurs.

22 Dépôt d urgence vitale (1) Niveau d urgence vitale : Urgence vitale immédiate Sans délai des PSL sur place Urgence vitale <30 minutes Dans la mesure du possible isogroupe prévoir, structurer les demandes de groupe, en absence de documents de groupage

23 Dépôt d urgence vitale (2) Le dépôt d UV est «une solution d attente» Sa composition dépend : De l éloignement Du type d activité Le stock est toujours limité Ressource rare Réduire l immobilisation (200 CGR O- immobilisés, soit 25 % des O-) S intègre dans une procédure de gestion de l urgence vitale : 4 temps Délivrance simplifié de O (O+ ou O- selon les cas) Groupage en urgence en absence de groupe Demande de réapprovisionnement du DUV Commande des PSL isogroupes pour la continuité de la prise en charge transfusionnelle

24 Dépôt d urgence vitale (3) Aspects logistiques Prévoir un circuit rapide de communication de la prescription et du réappro (fax, / ) Prévoir un transport disponible 24h/24h pour l urgence Prévoir un circuit rapide pour les prélèvements de groupe et de RAI et un groupage rapide par le labo Indicateur de bon fonctionnement Nombre de PSL utilisé pour la thérapeutique transfusionnelle À titre indicatif, un nombre <5 nécessite l analyse de la pertinence de la mention UV

25 Alternatives et solutions Dépôt de délivrance Dépôt relais + / - Dépôt UV Entreposage (bloc) Aucun dépôt (Optimisation organisationnelle)