REGLEMENT DEPARTEMENTAL DES AIDES FINANCIERES GUIDE DE PROCEDURE DESTINE AUX PROFESSIONNELS

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1 Direction de la Prévention et de l Action Sociale Janvier 2010 REGLEMENT DEPARTEMENTAL DES AIDES FINANCIERES GUIDE DE PROCEDURE DESTINE AUX PROFESSIONNELS Préambule : La création du fonds d'aide généraliste au sein du Service Départemental des Aides Financières (S.D.A.F.), a permis à partir de janvier 2007 d'harmoniser, de regrouper et de simplifier les différents dispositifs départementaux d'aides financières aux familles et aux personnes isolées attribuées par le Département, à savoir : - Les aides financières attribuées selon l'article L du Code de l'action Sociale et des Familles, aux familles, si la santé, la sécurité, l'entretien ou l'éducation de l'enfant l'exigent et si le demandeur ne dispose pas de ressources suffisantes. - Les aides financières ponctuelles extra légales à l'initiative du Président du Conseil général, accordées aux couples sans enfant et aux personnes isolées en situation de précarité sociale. - Les aides financières accordées aux personnes bénéficiaires du revenu minimum d'insertion, pour soutenir ponctuellement leur projet. - Le versement des aides du Fonds d Aide aux Jeunes (F.A.J.) Le règlement départemental des aides financières édicte les règles de fonctionnement et d'attribution de ces aides. 1. Définition Les aides financières accordées par le Président du Conseil général, sont destinées aux personnes résidant sur le qui disposent de ressources faibles, une fois déduits de leurs revenus : le loyer, les charges afférentes au logement et les charges courantes. Elles se situent dans le cadre global des actions de prévention menées par le département, et elles s inscrivent dans une démarche d autonomisation et d aide à l accès aux droits. Les demandes d aides sont généralement instruites par le Service Départemental des Aides Financières (S.D.A.F.) Elles sont instruites par le Service de l Aide Sociale à l Enfance (A.S.E.) lorsque la famille bénéficie d une aide ou d un accompagnement au titre de la protection de l enfance ou lorsque l aide concerne des dépenses spécifiques liées à la présence d enfants au foyer (frais de garde, d internat scolaire, de vacances.) Elles peuvent prendre la forme : d aides constituant un soutien ponctuel dans une situation de crise, d aides de plus longue durée lorsqu il existe un projet, soutenu dans le cadre d un accompagnement social. Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

2 A) Les aides traitées par le Fonds d Aide Généraliste Elles sont un soutien financier temporaire et exceptionnel pour permettre essentiellement le règlement des dépenses d'ordre alimentaire, celles liées au logement ou à l'hébergement, ou encore les dépenses péri-scolaires (restauration scolaire, centres de loisirs ). B) Les aides traitées par le service de l Aide Sociale à l Enfance Les aides financières restent un soutien temporaire et exceptionnel pour permettre le règlement des dépenses d ordre alimentaire ou lié au logement ou à l hébergement, ainsi que les dépenses liées à un projet éducatif ou de soutien à la parentalité dans le cadre de la protection de l enfance. Elles sont destinées : - aux personnes ayant au moins un enfant mineur (en garde), aux femmes enceintes justifiant l état de grossesse par un certificat de grossesse ou à un jeune en situation scolaire de moins de 21 ans présent au domicile familial ; - aux jeunes majeurs de moins de 21 ans, sur la base d un projet éducatif permettant la réalisation d un projet d insertion et complétant l aide apportée par le FAJ (Fond d Aide aux Jeunes) Les aides financières attribuées par le service de l aide sociale à l enfance sont inscrites dans un dispositif de prévention d une situation de danger ou de risque de danger pour l enfant mineur ou majeur de moins de 21 ans et sa famille. a)-elles concernent les enfants et les familles bénéficiant d un suivi dans le cadre d une mesure de protection de l enfance (administrative et judiciaire) ou bénéficiant d une évaluation ou d un accompagnement éducatif au titre de la prévention (intervention éducative de proximité, évaluation en cours, accompagnement en économie sociale et familiale, mesure judiciaire d aide à la gestion du budget familial et intervention TISF). Elles visent à permettre : - un soutien financier temporaire et exceptionnel pour permettre essentiellement le règlement des dépenses d ordres alimentaires, celles liées au logement ou à l hébergement, ou encore les dépenses périscolaires (restauration scolaire, centre de loisirs ) ; - la réalisation d un projet éducatif autour d activités et de prestations destinées à l enfant : loisirs, éducation (école, soutien scolaire), matériel scolaire particulier ; - dans le cadre de la prévention, des aides ponctuelles liées au maintien de l hébergement peuvent être attribuées à la famille afin de stabiliser la famille sur un territoire le temps d une intervention. - le maintien des relations entre l enfant et sa famille (conformément au projet pour l enfant défini par la loi du 5 mars 2007) lorsque celui-ci est confié au service de l aide sociale à l enfance, les autres prestations étant directement assurées par la prise en charge. Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

3 b)-les aides financières accordées pour les frais d accueil d enfant chez une assistante maternelle (agréée) ou en crèche ou garde à domicile déclarée (en dehors des aides spécifiques destinées aux bénéficiaires du R.M.I en Formation) Elles sont versées sur présentation d un contrat de garde ou d une fiche de paie et avec mention d une déclaration à l URSSAF réalisée par le bénéficiaire, en lien avec les services de PMI. Une contribution financière de la famille doit être sollicitée au regard de ses facultés et le versement de l allocation correspondant aux frais de garde attribuée par la CAF est un des éléments pris en compte dans le calcul de l aide versée. c)- Les aides financières accordées pour financer des dépenses de scolarité ou de formation : Les demandes doivent être motivées par un rapport social faisant état de la situation de l enfant et de sa famille suite à une co-évaluation. Cette demande s entend comme un outil éducatif complémentaire. Elles concernent des enfants auquel le cadre scolaire n est pas adapté, (faibles résultats, troubles de la conduite et du comportement, difficultés familiales particulières). Lorsque la demande concerne un internat scolaire celui ci doit être conventionné par l éducation nationale ou les ministères de tutelle compétents selon la nature des formations scolaires ou professionnelles dispensées. Ces aides financières ont un caractère subsidiaire et ne peuvent se substituer à celles des ministères de l éducation nationale, du ministère de l Agriculture et de la CPAM. L aide est accordée pour une durée n excédant pas l année scolaire. Elle ne sera renouvelée qu après évaluation. Il ne peut y avoir d effet rétroactif de prise en charge, l aide démarre effectivement à la date de la notification de la décision de l inspecteur. Le projet de l établissement, son conventionnement et ses tarifs doivent être transmis en annexe de la demande. Les frais de transport nécessaires au trajet domicile/internat peuvent être également pris en compte. d)-des aides accordées pour financer des frais d intervention de Techniciennes d Intervention Sociale et Familiale, d aides ménagères ou d auxiliaires de vie sociale : Une contribution de la famille est demandée par application des barèmes mis en place pour cette prestation par la CAF. Toutefois, au regard de la part restant à la charge de la famille, déduction faite des droits ouverts, une aide peut être attribuée selon le budget familial et des besoins de la famille, de l enfant. Dans le cadre de l accompagnement de maternité, de maladie, du handicap, les aides de la CAF et/ou de la MDPH (Fond de Compensation du Handicap) doivent être préalablement sollicitées, l ASE n intervenant qu une fois que l ensemble des droits ouverts a été épuisé (le document attestant de la fin de droit doit être communiqué). Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

4 e)-les aides accordées pour les séjours de vacances (centre de vacances, centre de loisirs, séjour en famille) : L intérêt particulier que représente cette réponse pour l enfant dans le cadre de son éducation, de ses relations avec sa famille doit être démontré (ou maintien des liens). Elle peut permettre de poser un regard complémentaire sur une situation d enfant en risque de danger. Les aides ouvertes par la CAF et d autres organismes doivent avoir été préalablement sollicités. 2. Conditions d'attribution des aides financières Les aides financières du fonds généraliste sont accordées par le Président du Conseil Général, aux personnes qui en font la demande : 1) Si elles sont domiciliées de manière continue sur le. 2) Si leur situation sociale ne leur permet pas de répondre à une urgence vitale ou à une situation de précarité à laquelle aucune autre solution n'a pu être apportée. Les aides financières du fonds généraliste sont accordées, aux personnes qui remplissent les conditions d'attribution et lorsque leurs droits objectifs à obtenir les mêmes prestations auprès d'autres organismes ou des tiers ayant des obligations envers eux, ont été sollicités. Particulièrement, lorsqu une demande d aide financière est présentée par un parent qui élève seul son ou ses enfants, les éléments contenus dans le dossier ou dans l évaluation sociale doivent faire apparaître les modalités d exercice de l autorité parentale par l autre parent et, éventuellement, les démarches entreprises par le parent demandeur pour faire valoir ses droits, ou celles qu il projette d entreprendre. 3. Modalités de dépôt des demandes d'aide financière Le demandeur peut présenter et déposer sa demande seul, directement auprès de Monsieur le Président du Conseil général de la Seine-Saint-Denis, Direction de la Prévention et de l Action Sociale, Service Départemental des Aides Financières, HOTEL DU DEPARTEMENT, BOBIGNY - CEDEX. S il choisit de s adresser à un service pour déposer sa demande, les services compétents pour l y aider sont les : - Services sociaux départementaux, - Services sociaux municipaux - Services sociaux CRAMIF; - Services sociaux CAF, - Services sociaux spécialisés (hospitaliers, scolaires, travailleurs sociaux auprès des bailleurs sociaux ) - Associations, - Services de tutelle. - Missions locales. - Projets Villes R.M.I. - Services habilités pour la protection de l enfance (ADSEA, AVVEJ, Association Jean COXTET ) Dans le cas d'une vacance de poste au Service Social, les demandes peuvent être déposées (imprimé en annexe) auprès du secrétariat du Service Social de sa commune de résidence par l'intéressé. Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

5 Pour les demandes relevant du dispositif de la protection de l enfance, une évaluation rédigée par un professionnel médico-social est nécessaire. 4. Constitution des dossiers de demande d'aide financière Les demandes d'aide financière doivent être formulées sur les dossiers normalisés du Département, ou sur papier libre pour les demandes émanant directement des usagers. Pour les demandes d aide sur plusieurs mois formulées dans le cadre d un accompagnement social, une évaluation rédigée par le travailleur social est obligatoire. Toutes les rubriques du dossier doivent être obligatoirement renseignées : - état civil, - récapitulatif des ressources et des charges, - synthèse en quelques paragraphes de la situation du demandeur, avec état de l accès aux droits - indication du montant et de la destination de l'aide demandée, - date de la demande, - signature originale du demandeur, sur un formulaire joint à l évaluation sociale. Le service émetteur de la demande ou la personne elle-même doit accompagner le dossier de documents récents justifiant l état civil, et les ressources et charges du foyer (datant de moins de 3 mois.) Sauf urgence, ou cas particulier précisé dans l évaluation sociale, tout dossier ne comportant pas ces éléments sera retourné au demandeur sans être traité. Si un complément d information est nécessaire pour traiter le dossier, le service instructeur adresse une demande à la personne concernée lui précisant les éléments qui lui manquent. Celui-ci a alors 2 mois pour les faire parvenir au S.D.A.F. S ils ne sont pas retournés dans ce délai de 2 mois, le dossier fait l objet d une décision de refus. 5. Instruction des demandes d'aide financière Toutes les demandes (sous réserve qu elles soient complètes) font l objet d une instruction et d une réponse motivée. Elles sont examinées dans l'ordre de réception des dossiers. a) Par le Service Départemental des Aides financiè res (SDAF) Trois procédures d'instruction spécifique ont été mises en place pour chaque type de demande d'aide financière : 1) Demandes relevant d un traitement courant. 2) Demandes relevant d un passage en commission pour les situations complexes. 3) Procédure d urgence 1) Instruction des demandes relevant d un traitement courant : Le traitement se fait directement par l'instructeur et le rédacteur ayant en charge le secteur géographique de référence, au vu du dossier et des pièces justificatives fournies. - Le service émetteur de la demande est informé de la décision. Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

6 2) Instruction des demandes d'aide financière relevant d un passage en commission: Lorsque la demande présente un caractère complexe, nécessitant un apport technique particulier dans l élaboration de la décision, ou lorsqu elle entraîne un engagement financier important dans le montant ou la durée de l aide sollicitée, le traitement de la demande se fait, au vu du dossier et des pièces justificatives fournies, lors de commissions, organisées par chacun des secteurs du S.D.A.F. Composition : - L instructeur du S.D.A.F. - Le rédacteur du S.D.A.F. - Un cadre (Responsable de Circonscription ou adjoint), du S.S.D. pour les communes du secteur. - Une Assistante Sociale polyvalente pour les communes du secteur. Périodicité : Chaque semaine, le S.D.A.F. organise une commission par secteur, pour l étude des situations complexes, où peuvent être présentes une ou plusieurs circonscriptions sociales du secteur. - La commission émet un avis. Celui-ci est soumis en vue d une prise de décision au Chef de Service. Les renseignements sont saisis sur une base de données informatiques, générant l'édition papier d une notification de décision adressée à l usager (conformément au n 1 de l article 5) - Le service émetteur de la demande est informé de la décision. Les commissions examinent des situations individuelles, mais permettent également au travers de cet examen, une réflexion et une élaboration commune autour des aides financières. Elles doivent permettre de dégager des lignes d harmonisation des pratiques et d observer les évolutions des problématiques de la population. 3) Procédure d'urgence Les demandes d'aides financières formulées dans l'urgence par des personnes se trouvant dans l'incapacité totale de faire face à leurs besoins immédiats, soit d'ordre alimentaire, soit d'hébergement, pourront être transmises en urgence par les services cités à l'article 3 du présent règlement : - Soit par télécopie. - Soit par messagerie électronique ( ). au Service Départemental des Aides Financières. Après examen du dossier et des pièces justificatives fournies, l'instruction de ces demandes sera faite immédiatement selon les procédures décrites dans les articles 5 et 6 du présent règlement. b) Par le service de l Aide Sociale à l Enfance (ASE) Deux procédures d instruction sont mises en place : 1) demande relevant du traitement courant 2) procédure d urgence Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

7 1) Traitement courant Chaque groupement réceptionne les dossiers de demande d aides financières de son secteur géographique. Les demandes d aide financière sont examinées dans l ordre de réception des dossiers. Les dossiers doivent donc comporter obligatoirement la preuve d arrivée au service de l aide sociale à l enfance et être enregistrés sur une grille de commissions. Les commissions se tiennent hebdomadairement sur chaque groupement à jour fixe. Le jour est communiqué aux partenaires. Le traitement se fait par les collaborateurs des inspecteurs de groupement ayant en charge le secteur géographique de référence (groupements), qui au vu du dossier et des pièces justificatives fournies émettent un avis. Cet avis est transmis à l inspecteur. Un avis motivé est formulé par l inspecteur pour les demandes dépassant le montant fixé par leur arrêté de délégation de signature La décision finale sera prise par l autorité hiérarchique compétente et ayant reçu délégation de signature du Président du Conseil général. Les renseignements sont saisis sur une base de données informatiques, générant l édition papier d une notification de décision adressée à l usager. Le service émetteur de la demande est informé de la décision. 2) procédure d urgence Les demandes d aides financières formulées dans l urgence par des personnes se trouvant dans l incapacité totale de faire face à leurs besoins immédiats, soit d ordre alimentaire, soit d hébergement, pourront être transmises en urgence par les travailleurs sociaux par télécopie. Après examen du dossier et des pièces justificatives fournies, l instruction de ces demandes sera faite immédiatement selon les procédures décrites dans les articles au présent règlement. 6. Modalités de prise de décision Les décisions sont prises en fonction de l ensemble des éléments contenus dans le dossier, en respectant les orientations posées dans le règlement départemental (caractère ponctuel de l aide, accompagnement d une démarche d autonomisation ou d accès aux droits, ) et en se référant à un barème indicatif pour les demandes traitées par le SDAF.(voir en annexe) Ce barème représente un reste pour vivre calculé en déduisant des revenus du demandeur, ses charges régulières. Il permet d identifier les demandes qui sont éligibles à l attribution d une aide financière. Il constitue une première indication qui peut être pondérée par les éléments contenus dans l évaluation sociale. Les revenus pris en compte pour le calcul de ce reste pour vivre sont : - les salaires, - indemnités ASSEDIC, - indemnités maladie ou invalidité, - le Revenu Minimum d Insertion (R.M.I.), Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

8 - les prestations familiales, - l Allocation Adulte Handicapé (A.A.H.), - les pensions de retraite, - les pensions alimentaires perçues, ou d entretien, ou toute autre forme de prestation ou de revenu. Les charges prises en compte sont : - le loyer résiduel (APL déduite) - les charges locatives ou de copropriété ou toute charge liée à l hébergement - les crédits immobiliers - les factures d eau, d énergie - l assurance habitation - les taxes foncières, d habitation, et l IRPP - les frais péri-scolaires (cantine, centre de loisirs,) - les frais de garde (crèche, assistante maternelle, ) - les remboursements mensuels dans le cadre d un plan de surendettement - les frais de mutuelle - les frais de transport en commun et individuels - Les frais de téléphone (jusqu à 45 / mois) L évaluation sociale : L évaluation présentée par un travailleur social est un élément déterminant dans la prise de décision. Elle présente la situation du demandeur dans sa globalité, sa position au regard de l accès aux droits et précise les motifs de la demande ainsi que la nature et le montant de l aide demandée. Elle permet d inscrire l aide dans un processus global d accompagnement du demandeur et garantit que le recours à l aide financière est la réponse adaptée, dans le respect du principe de subsidiarité. L évaluation sociale peut proposer d autres montants d aide que ceux contenus dans le barème indicatif dès lors qu ils correspondent à des dépenses clairement identifiées (ex : facture EDF ou de restauration scolaire, dette locative, assurance habitation, projet éducatif pour l enfant ) 7. Nature des décisions Les décisions prises sont soit : a) Des accords d aides Les aides attribuées le sont à titre définitif ou sous forme de prêt. Les prêts accordés sont des prêts sans intérêts, remboursables en une ou plusieurs fois, en fonction de la situation du demandeur. Les modalités de remboursement sont précisées dans une lettre d engagement signée par le demandeur. En cas d accord une notification d attribution est adressée par courrier au demandeur. b) Des ajournements pour compléments d informations ou des pièces manquantes au dossier. Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

9 Les compléments d information ou les pièces manquantes doivent être retournés dans les deux mois qui suivent l ajournement ; dans le cas contraire, un refus sera prononcé. c) Des refus d attributions d aides Ils font l objet d une notification motivée, adressée au demandeur par courrier. Les voies de recours sont indiquées à l article 10 du présent règlement. 8. Versement de l'aide financière L'aide financière accordée est incessible et insaisissable, (article L du code de l action sociale et des familles). Elle peut-être versée sous différentes formes : Par titre de paiement échangeable contre des espèces au Trésor Public. L aide est versée au demandeur majeur ou émancipé sous la forme d un titre de paiement à encaisser auprès d une perception du Département, sur présentation par l intéressé d une pièce d identité en cours de validité, et de la notification d attribution délivrée en même temps que le titre de paiement. L aide peut-être versée à un tiers, avec l accord écrit du demandeur, selon les mêmes modalités. Dans ce cas, un reçu du versement du montant de l aide au bénéficiaire doit être retourné au service instructeur, daté et signé par le tiers et le bénéficiaire. Par virement bancaire sur le compte du demandeur ou d un tiers désigné par lui. Dans ce cas, le relevé d identité bancaire (RIB) du demandeur (ou du tiers) doit être fourni avec la demande. Par la remise au bénéficiaire de Chèques d Accompagnement Personnalisé (C.A.P.) Ces tickets-service permettent d assurer un certain nombre de dépenses courantes (alimentation, habillement, ) Par la remise au bénéficiaire d espèces, délivrées par la régie d avances du S.D.A.F (à titre exceptionnel et uniquement pour les dossiers traités par ce service). Dans tous les cas, le demandeur doit fournir au service instructeur le justificatif attestant du paiement des frais pour lesquels la demande a été faite, hormis pour les dépenses alimentaires. 9. Périodicité de l'aide financière L'aide financière a un caractère ponctuel. Sur présentation d'un dossier circonstancié, le Président du Conseil Général peut accorder le renouvellement de l'aide dans la même année. Le traitement de la nouvelle demande est subordonné aux mêmes conditions d'instruction, de décision ou de versement que l'attribution initiale. Lorsque l aide est accordée sur la base d un projet d accompagnement social, elle peut être attribuée sur plusieurs mois de suite, en fonction du projet. Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

10 10. Voies de recours Les recours contre les décisions prises en application du présent règlement par le Président du Conseil Général sont formés dans un délai de deux mois à compter de leur notification, par l intéressé. Recours administratif : Préalablement au recours contentieux l'intéressé a la possibilité d'exercer un recours gracieux par lettre motivée, accompagnée d'une copie de la notification de décision auprès de : CONSEIL GENERAL DE LA SEINE-SAINT-DENIS Direction de la prévention et de l action sociale Service départemental des aides financières BOBIGNY CEDEX La lettre doit être motivée et assortie de tous les éléments justifiant du bien fondé de la demande de révision de la décision. En cas de maintien de la décision contestée ou du silence gardé par l administration sur ce recours, l'intéressé dispose d'un délai de deux mois à compter de la date de la notification de la décision apportée ou à l expiration du délai du recours administratif, pour former un recours contentieux. Recours contentieux : Le recours contentieux est exercé dans un délai de deux mois à compter de la date de la notification de la décision ou le cas échéant, de la notification de rejet du recours gracieux, par requête accompagnée d'une copie de la notification de décision auprès du : Tribunal Administratif de Cergy-Pontoise 2 4, boulevard de l'hautil B.P CERGY PONTOISE CEDEX Barème indicatif : Composition familiale 1 personne 2 personnes 3 personnes 4 personnes 5 personnes 6 personnes par personne en plus Composition familiale 1 personne 2 personnes 3 personnes 4 personnes 5 personnes 6 personnes par personne en plus Reste pour vivre Fourchette d intervention de 0 à 150 de 0 à 200 de 0 à 250 de 0 à 300 de 0 à 350 de 0 à Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11

11 Cette fourchette d intervention correspond à une aide pour la satisfaction des besoins courants du mois (alimentaire, dépenses courantes, ) L évaluation sociale peut proposer d autres montants d aide lorsqu ils correspondent à des dépenses clairement identifiées (ex : factures EDF ou de restauration scolaire, dette locative, assurance habitation ou autre, ) Direction de la Prévention et de l Action Sociale janvier / 11