Politique de voyage de la FIM

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1 Politique de voyage de la FIM 1) VOYAGES PRIS EN CHARGE PAR LA FIM Les frais de voyage et de séjour des délégués FIM* nommés par les Commissions, avec l approbation du Conseil de Direction, conformément aux nominations ou budgets spécifiques approuvés par la FIM, sont pris en charge par la FIM. *le terme «délégué» utilisé dans ces documents se rapporte à tous les Officiels nommés / mandatés ou élus par la FIM. Les frais de séjour ne doivent en aucun cas être pris en charge par l'organisateur ou la FMNR. a) Billet d avion Les billets d avion sont achetés au prix le plus bas, en classe économique. L utilisation des tarifs avec restrictions et des compagnies «low cost» (Virgin Express, Easyjet, etc.) à chaque fois que cela est possible est requise. Chaque délégué organise son voyage en avion au plus tôt, si possible 30 jours avant le début de la manifestation ou de la réunion, en demandant une offre à son agence de voyages locale, aux compagnies aériennes ou via Internet de façon à optimiser les coûts. Si le montant total du billet d avion (taxes d aéroport et éventuels frais d émission inclus) ne dépasse pas les montants suivants : CHF 800 ou EUR 600 ou USD 750 ou SEK 5'000 ou NOK 4'500 ou DKK 4'500 ou GBP 400, le délégué est prié d acheter directement son billet d avion sans faire aucune demande préalable auprès de la FIM. Afin de procéder au remboursement, le formulaire de commande de voyage dûment complété ainsi que la copie du billet d avion ou de la facture du prestataire avec le parcours détaillé, le numéro du billet et le prix toutes taxes comprises devront être envoyés à l Administration FIM, à l adresse suivante : travel@fim.ch au plus tôt ou en même temps que l envoi de la note de frais du délégué. Si le montant total du billet d avion (taxes d aéroport et éventuels frais d émission inclus) dépasse le montant maximum autorisé, la Coordinatrice Voyages vérifie et informe le délégué de la décision de la FIM, c est-à-dire : - soit la FIM autorise le délégué à acheter son billet d avion au tarif qu il a mentionné ; - soit la FIM soumet une alternative au délégué qui donne son accord dans les plus brefs délais pour permettre l émission et l envoi du billet d avion. Pour rappel, il est de la responsabilité de chaque délégué de s informer quant aux formalités d entrée et de séjour des pays dans lesquels il voyage pour le compte de la FIM (visa, validité du passeport, vaccins, etc). Version 2016 Page 1

2 Pour les ressortissants de certaines nationalités qui voyagent en transit ou à destination des USA, une autoriation (ESTA) est obligatoire. Ce système d enregistrement électronique ESTA (Electronic System for Travel Authorization) doit être rempli par le voyageur. Le site est disponible dans 16 langues. Sans cette demande complétée, le passager ne pourra pas embarquer sur son vol à destination des USA. b) Remboursement de voyage en véhicule privé du domicile au lieu de la manifestation/réunion Le formulaire de voyage dûment complété devra parvenir à la FIM au moins 30 jours avant la date de la manifestation. La FIM autorise tous déplacements en véhicule privé jusqu à concurrence de 1500kms. Au-delà des 1500 kms, une autorisation doit être demandée. Une comparaison sera alors effectuée par la Coordinatrice Voyages afin de vérifier que le coût cumulé du déplacement du domicile du voyageur à l aéroport de départ, du billet d avion dans la classe de tarif disponible la plus économique, plus la location d une voiture, ne soit pas inférieur au montant de l indemnité kilométrique à laquelle le délégué aurait droit. Si le délégué souhaite néanmoins voyager en véhicule privé, seul le coût cumulé et non pas l indemnité kilométrique complète lui sera remboursé. L indemnité kilométrique est fixée à 0,48 par kilomètre, mais au maximum 2'000 km (aller et retour). Ce montant inclut tous les frais encourus tels que l essence, le ferroutage, les assurances et les frais d amortissement du véhicule. Les frais de parking, péages autoroutiers, etc. sont couverts par les petits frais (voir lettre d) et donc à la charge du délégué. Dans le cas de 2 nominations effectuées consécutivement, le kilométrage maximum autorisé est de 3'000 km (aller et retour inclus). Si un délégué utilise le ferry-boat pour se rendre à une manifestation, la FIM rembourse le prix du ticket 2 ème classe aller-retour pour une personne et une voiture de tourisme (le billet original doit être joint à la note de frais). Dans ce cas, le délégué reçoit une indemnité kilométrique pour la distance effectivement parcourue en voiture (trajet en ferry-boat déduit). c) Transport en commun La FIM rembourse le billet de train de 1 ère classe, de navette, de bus lorsque ce moyen de transport est utilisé pour se rendre du domicile à la manifestation ou à l aéroport le plus proche, de l aéroport d arrivée à la manifestation et entre la manifestation et l'hôtel. Le billet original ou un scan du billet doit être joint à la note de frais. Version 2016 Page 2

3 d) Voiture de location Lorsque le trajet de l'aéroport de destination au lieu de la manifestation nécessite la location d'une voiture, la FIM prend en charge les frais de la location. Nous comptons sur votre vigilance pour harmoniser les horaires, les destinations afin de limiter le nombre de véhicules et rationaliser les coûts. Les réservations doivent être exclusivement faites par l intermédiaire de la Coordinatrice Voyages de la FIM au moyen du formulaire de commande de voyage avec les dates, heures de prise en charge et de restitution et numéros de vols doivent être mentionnés pour l émission du bon de location. Le délégué recevra la confirmation par . La catégorie de voiture réservée à l attention des délégués est une catégorie «B» ou «économique» et une catégorie «C» ou «compacte» pour les Membres du Conseil de Direction et les Directeurs des Commissions. Dans tous les cas, le véhicule aura 4 portes. Le forfait d assurances conclut par la FIM pour toutes les locations de voitures comprend toutes les assurances que la FIM juge nécessaires. Le délégué est donc prié de ne souscrire aucune assurance supplémentaire sur place. La FIM assume le risque en cas de dommages sur le véhicule (excepté en cas de graves négligences). Par conséquent, les éventuelles assurances supplémentaires acceptées par le délégué sur place seraient à sa charge. Prestations incluses dans le forfait de la FIM : Kilométrage illimité Assurance responsabilité civile (RC) (selon les conditions locales) Assurance tout-risque (casco) avec assurance supplémentaire pour la suppression de la franchise (exceptions : graves négligences, bris de glaces, dégâts sur les pneus, le toit et le châssis) Assurance vol de la voiture (si le véhicule est parqué et fermé à clef) Surtaxe d aéroport et de mise à disposition Taxes locales et TVA Nota Bene : Les frais d essence des voitures de location sont pris en charge par la FIM sur la base des frais effectifs, et remboursés (en EUR) pour autant qu ils figurent sur la note de frais du délégué et soient supportés par des justificatifs (quittances, reçus, etc). Les frais de parking et de péages autoroutiers sont inclus dans les petits frais comme décrit ci-dessous et ne sont en général pas remboursés par la FIM (voir lettre e). Les assurances supplémentaires sont en principe directement débitées par le loueur de voitures de la carte de crédit du délégué laissée en caution ou portées en compte du délégué et déduits lors du paiement de sa prochaine note de frais. Version 2016 Page 3

4 La voiture de location est généralement remise au délégué avec le plein d essence (sauf aux USA entre autre). Dans ce cas, il est prié de la restituer également avec le plein, sous peine d être facturé par le loueur pour l essence manquante, souvent à un prix majoré et taxé de frais. Il est de la responsabilité du délégué de vérifier l état du véhicule lors de sa prise en charge et de signaler toute anomalie au loueur afin qu il ne soit pas tenu pour responsable lors de dégâts causés par un précédent client. En cas d accident ou de dégâts provoqués par le délégué sur le véhicule, il peut être débité du montant de la franchise par le loueur. La FIM ayant contracté une assurance «suppression de franchise» pour la plupart des locations, elle s efforcera d obtenir un remboursement de la part du loueur pour le compte du délégué, sous réserve que ce dernier informe la Coordinatrice Voyages de la FIM dès son retour et qu il lui fournisse : - la copie du contrat signé chez le loueur ; - la quittance ou relevé bancaire ou de carte de crédit comme preuve du montant payé par le délégué ; - le rapport de police en cas d accident. Le délégué est également tenu d avertir au plus tôt la Coordinatrice Voyages de la FIM en cas d annulation et/ou de changement de sa location de voiture. Le délégué doit obligatoirement posséder une carte de crédit internationale à son nom qui devra être présentée au loueur sur place, pour que la FIM puisse effectuer une réservation de voiture de location. e) Petits frais Le délégué FIM reçoit un montant forfaitaire, variable en fonction de la durée du voyage, pour couvrir les frais de parking, péages, taxi, téléphone, fax, photocopies, journaux, visas, assurances complémentaires, etc., encourus pendant un déplacement pour le compte de la FIM. Les montants forfaitaires sont de respectivement 60 pour un séjour de 1 à 4 nuits et 95 pour 5 nuits et plus. Les petits frais sont versés pour chaque mission lorsque le délégué effectue plusieurs missions au cours d'un seul et même voyage. f) Frais de séjour (hébergement et repas) Le délégué FIM reçoit 185 par nuit passée hors du domicile et ayant occasionné des frais d hébergement. Aucune indemnité journalière n'est versée pour les nuits passées dans un quelconque moyen de transport (avion sur un vol long courrier, train etc.) ou n ayant occasionné aucun frais pour le délégué. Version 2016 Page 4

5 g) Couverture de 2 manifestations consécutives (mid-week) Dans le cas où le délégué FIM est nommé à 2 manifestations ayant lieu lors de 2 week-ends consécutifs, et lorsque le délégué FIM effectue ses déplacements à ces 2 manifestations en 1 seul voyage depuis son domicile, la FIM prendra à sa charge ses frais de séjour pour les jours de semaine entre les 2 manifestations. Dans ce cas, les petits frais sont versés pour chacune des missions. Le délégué doit néanmoins soumettre 1 note de frais pour chaque manifestation. h) Notes de frais Le délégué FIM doit remplir et envoyer à la Coordinatrice Voyages de la FIM, 1 note de frais pour chaque manifestation/réunion. Les montants des notes de frais sont remboursés en EURO/ uniquement. Le délégué FIM est prié d envoyer sa note de frais dans un délai de 72 heures après la manifestation. Une copie de la note de frais sera envoyée par au délégué après que le remboursement ait été effectué, pour son information. Les paiements sont effectués 1 fois par semaine. Les notes de frais reçues les mardis soir au plus tard seront payées dans la même semaine. i) Couverture d assurance voyage pour les délégués FIM Une couverture d assurance pour les délégués a été souscrite. Prière de se référer au document annexé pour la couverture disponible en 2016 («Couverture d assurance voyage pour les délégués FIM»). 2) VOYAGES PRIS EN CHARGE PAR LA FMNR a) Les frais de voyage et de séjour des Membres du Jury et des Commissaires nommés par la FMNR (y compris les Directeurs de Course et les Arbitres). Tous les frais des Membres du Jury qui participent à une manifestation dans leur propre pays sont pris en charge par leur propre FMN, conformément aux barèmes de remboursement de cette dernière. Version 2016 Page 5

6 b) Les frais de voyage et de séjour de l'inspecteur FIM chargé de l'inspection d 'un(e) circuit/piste, non pris en charge et supportés par la FMN. c) Les frais de voyage et de séjour des membres nommés lorsqu ils participent aux réunions des Commissions, des Bureaux de Commission et de leurs groupes respectifs (à l exception de ceux du Directeur). 3) NOMINATION DES DELEGUES FIM PAR LES CONU POUR DES INSPECTIONS ET/OU DES MANIFESTATIONS SOUS L AUTORITE DES CONU Lorsque des Délégués FIM sont nommés par les Unions Continentales en tant que délégué de la CONU respective, les Délégués FIM sont remboursés par la CONU concernée, aux conditions fixées par cette dernière. Version 2016 Page 6