Test de fonctionnement sur un périmètre restreint

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1 Test de fonctionnement sur un périmètre restreint Méthodologie utilisée par les trois départements pour le choix des segments d achats, la réalisation de marchés exemplaires et le bilan Il ne s agit pas de présenter une méthodologie type mais bien de donner des orientations méthodologiques et de fournir des outils pratiques que les personnes publiques pourront se réapproprier. Une première étape consiste à réaliser : Le recensement des marchés à venir de l ensemble de nos collectivités réunies afin de connaître les dates de fin de marché de chacun, La planification des segments à massifier en respectant nos objectifs communs, Le choix des outils pouvant répondre aux objectifs (groupements de commandes, centrale d achat), Établissement d un calendrier de mise en œuvre. Identification des outils De par les compétences acquises par les trois collectivités et de par l intérêt concurrentiel et économique du regroupement, une réflexion sur les domaines d achats a été menée avec les trois conseils départementaux. Cette réflexion a été menée sur des segments d achats où les fournisseurs sont soit régionaux soit nationaux. En effet, pour les 3 départements, nous avons constaté avoir les mêmes fournisseurs pour certains domaines mais pas spécialement les mêmes prix. De plus, il est essentiel de connaître les réponses aux questions suivantes pour choisir le bon outil d achat. À savoir : La massification du segment d achat concerne-elle des fournisseurs nationaux, régionaux ou locaux? Le segment d achat concerne-t-il également les communes et les intercommunalités? Pour chacune des réponses, la forme du marché sera différente. 1. Lorsque le besoin était uniquement commun aux Conseils départementaux, Le regroupement des achats a suffi via des conventions de groupement article 8 du code des marchés publics. Le coordonnateur sera désigné à tour de rôle entre les Conseils départementaux. La constitution du groupement sera variable selon les segments d achats. 1

2 Les domaines pressentis répondant à ce principe étaient des segments relatifs aux achats de fournitures et de services. Ainsi, une première étape de réalisation d un marché en groupement de façon transversale entre les trois équipes des départements fondateurs a été menée. Cela a permis de se connaître et de comparer nos méthodes. Aucune procédure n a été imposée, tout a été créé par les trois commandes publiques en réunissant leur savoir-faire. Il s agissait des produits d entretien et des fournitures de bureau. 2. Lorsque le besoin d achat est commun à tout type de structure et pour lequel le regroupement permettra de faire des économies d échelle, il sera possible de mettre en place deux outils d achats : 1. Soit réaliser l achat dans une centrale d achat territoriale, 2. Soit de signer des conventions de groupement entre les grandes structures pour acheter à des centrales d achats existantes et obtenir des économies d échelle en ajoutant d autres collectivités qui souhaiteraient bénéficier de ce levier d économie. En résumé, trois types d axes d union pertinents sont ressortis de l étude menée par les 3 Conseils départementaux : Cependant, le test en groupement a été fait sur deux domaines, celui des produits d entretien et des fournitures de bureau car très vite les commandes publiques des trois départements ont constaté que l ensemble des fournitures et services concernés toutes les structures proches géographiquement de nos départements. C est ainsi que les trois commandes publiques ont testé le fonctionnement de la centrale d achat à trois départements afin de confirmer la pertinence du projet de création d une centrale d achat. C est ainsi que trois marchés ont été lancés entre les trois départements. Ainsi, outre la confirmation des gains économiques obtenus, cette étape a permis d apprendre à travailler à trois et de travailler sur nos méthodes de travail. Si nos besoins étaient communs, nos procédures d achat ne l étaient pas. Etapes indispensable à réaliser : 1. Le groupement d achats uniquement des 3 Conseils départementaux via des conventions de groupement pour des besoins connus et définis dès le départ et pour lesquels les collectivités de petites tailles ne sont pas intéressées, 2. Le groupement des achats via une centrale d achats, structure juridique ad hoc permettant le regroupement a posteriori, 3. Le regroupement des Conseils départementaux pour l adhésion à d autres centrales d achats Résultats du test Ce premier test a permis de répondre aux objectifs majeurs d adaptation au changement des ressources humaines, à savoir : 2

3 - reposer sur la mobilisation des services des membres d Approlys selon des modalités de fonctionnement coopératives. - privilégier les compétences parmi les adhérents fondateurs pour chaque famille d achat - partager un plan de charge de façon équitable entre chaque département pour améliorer le service public malgré des budgets contraints Résultats : - Sans création de postes, APPROLYS a disposé au cours du premier semestre d exercice d un modèle économique s appuyant sur la mutualisation pragmatique et efficace des ressources de ses membres, - Un partage des tâches équitables entre les trois membres fondateurs a été organisé permettant ainsi une diminution des charges de chaque Département., - Malgré un rodage nécessaire portant sur les modalités de fonctionnement d Approlys, qui a engendré une augmentation de certaines tâches, la rationalisation purement liée aux tâches de passation des marchés publics, a été partagé entre les trois départements. - Ainsi, au lieu de réaliser trois marchés de sels de déneigement, ou de matériels de visioconférence ou de gaz pour chacun des départements, soit au total 9, nous en avons réalisé que 3. - Une collaboration étroite entre les trois directions de la commande publique a permis de prendre en charge des dossiers complexes et d asseoir nos choix. - Cette expérience de mutualisation a permis d améliorer la qualité du service public, de créer une confiance réciproque entre les agents. - Ce dispositif de coopération permet de réexaminer les méthodes de travail. - Cette première version d Approlys a levé les craintes qui pouvaient exister sur la rationalisation des postes lors d une mutualisation entre plusieurs collectivités pour montrer que le premier objectif est de créer un outil d optimisation du service public. Les équipes Fort de cette première expérimentation, nous avons pu travailler sur l équipe nécessaire au bon fonctionnement de la centrale d achat. Ainsi, des mises à disposition de ressources humaines sur des métiers ciblés ont été faites. Dans ce contexte, afin de ne pas créer de dépenses supplémentaires et d optimiser les moyens communs disponibles, Approlys fonctionne grâce à la mise à disposition partielle d agents (titulaires et non-titulaires en CDI) employés par les trois conseils départementaux membres fondateurs du GIP. C est ainsi que le personnel nécessaire est mis gratuitement à disposition par ces trois collectivités sans refacturation, conformément aux dispositions du 2 de l article 113 de la loi du 17 mai 2011, qui prévoit une dérogation au principe de droit commun du remboursement de la mise à disposition dans le cadre précis de la mise à disposition de personnels au titre de la contribution aux ressources d un groupement par un membre de ce groupement. Le fonctionnaire ou l agent non titulaire en CDI mis à disposition continue à percevoir la rémunération correspondant à son grade ou à l emploi qu il occupe dans son administration. La mise à disposition individuelle des agents auprès d Approlys est prévue par la convention de mise à disposition présentée dans l annexe 1. Il est a précisé que les agents sont mis à 3

4 disposition, avec leur accord, au travers des emplois et quotités de travail. Il est précisé que la présente convention de mise à disposition vaut participation aux ressources du GIP APPROLYS. Par conséquent, le GIP APPROLYS est exonéré de l obligation de remboursement, même partiel, de la rémunération, ainsi que des cotisations et contributions y afférentes. Organigramme au départ d Approlys 1 Président Assemblée Générale 1 représentant par membre (1 titulaire ou 1 suppléant) 1 Directeur COPIL 2 représentants par membre 1 Assistante de Direction 3 Juristes marché 3 Acheteurs 3 Gestionnaires Marché 1 Comptable 4

5 Moyens humains de départ Une représentation des mises à disposition des personnels par profil de poste nécessaire au bon fonctionnement du GIP est présentée dans le tableau suivant étant précisé que la répartition équitable des mises à disposition par les Membres s appréciera sur l ensemble des moyens humains et non distinctement sur chacun des profils recensés dans le tableau ci-dessous : MOYENS HUMAINS 2015 (*) % ETP % ETP % ETP Juriste marché (****) 3 x 10 % 3 x 20 % 3 x 30 % Gestionnaire marché (****) 3 x 25 % 3 x 50 % 3 x 75 % Acheteurs pour gestion du marché dans segment d achat pour CCTP (****) 3 x 30 % 3 x 60 % 3 x 90 % Assistante 1 x 40 % 1 x 60 % 1 x 80 % Chef de projet 1 x 40 % 1 x 60 % 1 x 80 % Comptable 1 x 5 % 1 x 10 % 1 x 15 % Chef de projet informatique 0 % 3 x 30 % 3 x 20 % Chargé de communication 0 % 3 x 30 % 3 x 20 % Juriste généraliste 0 % 1 x 5 % 1 x 5 % Coûts globaux estimatifs des rémunérations 2, 8 ETP 7.05 ETP 8.85 ETP (*) A partir de 2015, le format d Approlys sera différent compte tenu de l arrivée de nouveaux membres dans le GIP. Les nouvelles missions de service public confiées aux agents mis à disposition par les Départements auprès du Groupement d intérêt public APPROLYS, consistent à assurer, au travers de leurs activités respectives des besoins en terme : Visas de marchés, Sourcing et Benchmarking sur les marchés, Rédaction de dossiers de consultation pour les marchés, 5

6 de conception de campagne de communication, d élaboration et de maintenance du site Internet, de réponse à des questions juridiques générales, notamment concernant les statuts pour les besoins propres du groupement. Il est précisé que le temps de travail pris en considération aux fins du calcul de la quotité de temps de travail que chaque agent, mis à disposition par les Départements, effectue auprès du Groupement d intérêt public APPROLYS, est le temps de travail qu effectuerait l agent concerné s il effectuait l intégralité de son temps de travail au profit de l exercice de ses missions initiales au sein des Départements. Il est précisé que le temps de travail des agents mis à disposition auprès du GIP sera identique à celui effectué actuellement. Le lieu de travail de chaque agent mis à disposition auprès du Groupement d intérêt public APPROLYS est le lieu de travail de l agent lorsque celui-ci exerce son activité. En effet, tous les réunions sont réalisées en visio conférence et les échanges sont faits par courriels. 6