Gestion Électronique des Documents

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1 Gestion Électronique des Documents Instructions complémentaires concernant la liaison de documents et leur consultation au départ des encodages et des listes. Rel Inaras S.A.

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3 Table des matières TABLE DES MATIÈRES... 3 INTRODUCTION... 4 Qu entend-on par G.E.D.?... 4 Paramétrage... 4 G.E.D.: FONCTIONS ADDITIONNELLES Signification des nouveaux boutons... 5 Document Import Viewer... 5 Localisation des documents hébergés Barre d outils : - Document viewer (visionneur de documents) - Document import viewer (visionneur d importation des documents)... 6 Consulter les documents hébergés... 7 LIER LES DOCUMENTS... 8 Documents à traiter... 8 Lier les documents pendant l encodage Afficher les documents à traiter Saisir/encoder le document affiché Lier les documents après l encodage Lier les documents par le menu Gestion, SYNCHRONISER LES ADAPTATIONS/MODIFICATIONS HORS LIGNE TRAITEMENT AUTOMATIQUE DES FACTURES ÉLECTRONIQUES Entrer tous les détails de la e-invoice (facture électronique) en tant que lignes d écriture séparées G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 3/15

4 Introduction Ce manuel décrit la fonctionnalité offerte par Octopus qui consiste à lier des documents aux encodages, aux relations, aux dossiers, aux immobilisés etc Il décrit également la saisie des factures électroniques (e-invoice) aux normes e-fff UBL Qu entend-on par G.E.D.? Des documents hébergés en local peuvent être conservés dans un dossier Octopus de manière simple et conviviale. Ceci peut se faire soit pendant l encodage des saisies (achats, ventes), soit après que les encodages ont été effectués. Les documents peuvent être liés non seulement aux encodages, mais également à d autres éléments Octopus, tels que les dossiers, les relations, les immobilisés, les articles. Une version digitale de chaque document lié est hébergée/sauvegardée sur les serveurs Octopus. Les documents liés sont donc consultables à tout moment, où que l on se trouve et quel que soit l utilisateur mandaté ayant accès au dossier. De cette manière, un entrepreneur peut assumer lui-même l encodage et la liaison des documents, tandis que le comptable-conseil aura toujours un accès direct aux documents liés. Il est clair que ceci optimise au maximum la collaboration entre le comptable/gestionnaire et son client. Paramétrage Pour pouvoir utiliser le système de Gestion Electronique de Documents ( en abrégé : G.E.D. Octopus), il faut que celui-ci soit activé au préalable par Inaras SA. Au sein du dossier concerné, aucun autre paramétrage n est requis. G.E.D. Octopus est un module complémentaire au logiciel de base Octopus. Pour tout complément d information concernant le prix et l activation, vous pouvez vous adresser à info@octopus.be G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 4/15

5 G.E.D.: fonctions additionnelles. Lorsque la G.E.D. est active, 2 boutons additionnels apparaissent dans la barre d outils. Le bouton Visionneur d importation des documents Le bouton Visionneur de documents Signification des nouveaux boutons Document Viewer Permet de visionner tous les documents hébergés, partant d une structure simple : Documents encodés: tous les documents liés à un écran d encodage. Tous les documents encodés sont visualisés, subdivisés par exercice/journal. Documents par exercice: documents liés, par le menu Gestion, exercice Documents par dossier: documents liés par le menu Gestion, Dossier Documents Immobilisés : documents liés par le menu Gestion, Amortissements Documents Emprunts : documents liés par le menu Gestion, Emprunts Documents Comptes : documents liés par le menu Gestions, Comptes Documents Relations : documents liés par le menu Gestion, Relations Tous les documents liés par le menu Gestion, sont visualisés, subdivisés par exercice. Localisation des documents hébergés. La localisation des documents à lier au niveau du poste de travail (d où Octopus est utilisé) importe peu, puisque les documents sont automatiquement synchronisés sur les serveurs Octopus. Chaque document hébergé en ligne donnera lieu à une version offline (hors-ligne locale). La localisation de celle-ci est celle des fichiers d utilisateur en local. G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 5/15

6 Exemple: C:\Users\Votre nom\octopus\datastore Si l on dispose de plusieurs dossiers, il y aura une subdivision à ce niveau, par dossier. En principe, cette localisation ne sera pas d application en dehors du système Octopus. Dans ce document, nous utiliserons les appellations suivantes: Documents en ligne pour les documents hébergés sur les serveurs Octopus ; Documents hors ligne pour la copie hébergée en local. Barre d outils : - Document viewer (visionneur de documents) - Document import viewer (visionneur d importation des documents) Synchroniser: Remplacer tous les documents en ligne par leur version hors ligne. Renouveler: Vérification du statut. Indique que les documents hors ligne correspondent ou non aux documents en ligne. Ouvrir le répertoire : Ouvrir le répertoire dans l Explorateur. Niveau supérieur: Passer à un niveau supérieur dans la structure arborescente. G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 6/15

7 Consulter les documents hébergés Tous les documents hébergés peuvent être appelés et consultés par : Le document viewer (voir plus haut) : Double-cliquez sur le nom du document/numéro de la pièce comptable : le document s affichera dans un onglet distinct. Les listes : CTRL-Clic sur le numéro de la pièce comptable : le document lié s affichera dans un onglet distinct. L écran d encodage : Cliquez sur le bouton de liaison distinct. : le document lié s affichera dans un onglet Lorsqu un document est affiché dans un onglet distinct, il peut être placé dans une fenêtre distincte par le raccourci CTRL-1 1: Cliquez sur le bouton de liaison. 2: Créez une nouvelle fenêtre parctrl-1 3: Glissez-déposez la fenêtre additionnelle vers la localisation souhaitée G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 7/15

8 Lier les documents Au sein du système Octopus, tous les types de documents peuvent être liés à un encodage, à un dossier, une relation etc, qu il s agisse de documents Word, de fichiers Excel, d images numérisées etc Documents à traiter La manière la plus simple de réaliser la liaison de documents en Octopus est de les mettre à disposition dans le Document Import Viewer (Visionneur d importation des documents) L exemple ci-dessous illustre comment sur un poste de travail donné - un document est mis en place dans le Document Import Viewer en vue d être traité. Il s agit ici d un document global numérisé antérieurement et reprenant plusieurs factures à traiter (à saisir). 1: Ouvrez le Document Import Viewer. 2: Glissez-déposez 1: Sleep het te verwerken le document à document traiter vers naar la fenêtre het geopende ouverte venster et en puis, laat lâchez het daar le. los Au moment où vous déposez, le fichier et tous les documents qu il contient sont automatiquement téléchargés vers les serveurs Octopus. A partir de ce moment, et sans aucune manipulation supplémentaire, ils sont disponibles en ligne pour quiconque a un accès au dossier. Le document est prêt à être traité en Octopus. C est de cette façon que des documents sont placés en attente en vue du traitement prévu. G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 8/15

9 Lier les documents pendant l encodage. Afficher les documents à traiter. Il est recommandé de placer le Document Import Viewer dans une fenêtre séparée. En cliquant sur l onglet Import, nous pouvons visualiser les documents à traiter (page par page). 1-Créez une nouvelle fenêtre par CTRL-1 et glissez-déposez celle-ci vers la localisation souhaitée 2-Cliquez sur Import pour visualiser la page à traiter 3: Un clic sur la page affichera le document dans la fenêtre exemple Pour un travail optimal, l emploi d un deuxième écran est souhaitable. G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 9/15

10 Saisir/encoder le document affiché Dans l exemple montré ci-dessous, nous traitons une facture d achat affichée et nous lions le document automatiquement à l encodage/l écriture. Nous ouvrons l écran d encodage. Dans la fenêtre Import, nous indiquons que nous voulons lier ce document à l écriture à encoder. Pour ce faire, nous cliquons sur le bouton Lier automatiquement lors de l exécution de l encodage Les données de l encodage sont entrées de la façon habituelle. 1: Indiquez que ce document doit être lié à une écriture. 2: Traitez les données du document affiché 3. Utilisez F12 pour saisir l encodage et réaliser la liaison avec le document En activant Exécuter l écriture (F12), le document affiché sera automatiquement lié à celleci. Dorénavant il pourra être appelé et visualisé en Octopus par un seul clic. La page suivante à traiter sera affichée directement, en même temps que le nouvel écran d encodage, prêts pour l encodage suivant. 3. Si gebruik plusieurs F12 pages voor doivent het opslaan être liées van à un de même boeking encodage, én het ceci se koppelen fait en cliquant van het sur document les pages supplémentaires respectives en tenant enfoncée la touche CTRL G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 10/15

11 Lier les documents après l encodage. S il s avère nécessaire de lier des documents à un encodage réalisé antérieurement, il suffit de les Glisser-déposer dans l écran concerné. Octopus mettra automatiquement le document à disposition en ligne. Le document sera affiché directement dans le Viewer (visionneur) Glissez-déposez le document à lier vers l écran d encodage concerné Octopus affiche directement le document lié dans un onglet Viewer distinct. Un clic sur le bouton de liaison affiche le document lié dans un onglet distinct. G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 11/15

12 Lier les documents par le menu Gestion, Les documents peuvent être liés non seulement aux encodages, mais également par le menu Gestion, Exercice/Dossier/Amortissements/Emprunts/Comptes/Relations Il suffit de glisser-déposer le document à lier vers la fenêtre Gestion,.etc. L exemple ci-dessous illustre la liaison d un fichier Excel à un amortissement. Glissez-déplacez de document à lier vers l écran Octopus concerné Octopus mettra automatiquement le document à disposition en ligne Dans le Document Viewer (Visionneur de documents ), nous voyons le document sur l onglet Gestion des fichiers. Un double-clic sur le nom du fichier ouvre automatiquement l application liée (dans ce cas, Excel) Important: Si le document est modifié ultérieurement hors ligne, la modification ne sera pas reprise dans la version en ligne. G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 12/15

13 Synchroniser les adaptations/modifications hors ligne. Dans le Document viewer, le bouton Renouveler permet de vérifier si les documents hors ligne correspondent à leurs homologues en ligne. 2: Les versions en ligne et hors ligne diffèrent. 1: Cliquez sur Renouveler pour vérifier le statut des documents hors ligne Synchronisez les fichiers hors-ligne et en ligne dans le sens que vous choisissez. 1: Cliquez sur le document à adapter 2: Utilisez les boutons Upload ou Download Upload : le document en ligne sera écrasé par la nouvelle version hors ligne. Download : le document hors ligne sera écrasé par la version en ligne hébergée sur les serveurs Octopus. G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 13/15

14 Traitement automatique des factures électroniques Lorsque la fonction G.E.D. est active dans un dossier, ceci amène une fonctionnalité Octopus supplémentaire : le traitement des factures électroniques établies aux normes einvoice (e-fff UBL). L exemple ci-dessous illustre la saisie d un achat sur base d un fichier e-invoice transmis par voie électronique. Une fois que le document est présent au niveau du Document Import Viewer, un doubleclic suffit pour le visualiser dans l onglet d importation. Dans l écran ci-dessous, le document a été placé dans une fenêtre séparée par le raccourci de clavier CTRL-1 1: Ouvrez l écran d encodage 2: Indiquez que ce document doit être saisi 3: Cliquez sur le document à saisir Toutes les informations concernant le fournisseur sont présentes dans le document électronique. Puisque la relation est connue d Octopus et est paramétrée en liaison avec un compte de charge par défaut, la saisie se fera correctement. Il suffit de terminer l opération par F12 pour exécuter la saisie et réaliser le lien avec le document original. G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 14/15

15 Entrer tous les détails de la e-invoice (facture électronique) en tant que lignes d écriture séparées. Si l on désire entrer toutes les lignes de détail de la facture électronique en tant que lignes d écriture distinctes, l on peut au départ de l onglet d importation utiliser le raccourci de clavier CTRL ALT. Un clic sur CTRL-ALT, permet d entrer les lignes de détail de la facture comme lignes d écriture distinctes. G.E.D. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 15/15