Commission «Bibliothèques» du CIUF. Rapport annuel 2010

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1 Document de travail - P. 1 Commission «Bibliothèques» du CIUF Rapport annuel Introduction générale En 2010, les membres de la Commission «Bibliothèques» du CIUF étaient : Paul THIRION (ULg, Président) Catherine MASSELUS (UMONS, présidente à partir du 01/10/2010) Katrien BERGÉ (FUNDP) Françoise VANDOOREN (ULB, loco Jean-Pierre DEVROEY) Thibaut DELBUSHAYE (FUCAM) Charles-Henri NYNS (UCL) Nicole PETIT (FUSL) René PLISNIER (UMONS) Bernard POCHET (ULg Gembloux Agro-Bio Tech) Lucien REYNHOUT (KBR, loco Patrick LEFÈVRE) Marie-Blanche DELATTRE-DRUET (Musée Royal de Mariemont) Au cours de l année 2010, la Commission «Bibliothèques» s est réunie à sept reprises en séance plénière (11/01/10; 26/02/2010; 04/05/2010; 03/06/10; 08/09/2010; 14/10/2010 et 13/12/2010), accueillie par la Faculté des sciences agronomiques de Gembloux devenue ULg Gembloux Agro-Bio Tech. Le secrétariat a été assuré par Bernadette NAEDTS (CIUF) et, en cas d absence de celle-ci, par Lise-Anne HONDEKYN (CIUF). Tant dans la Commission «Bibliothèques» du CIUF (CB) que dans la BICfB, le contexte de changement du monde académique en Communauté française Wallonie-Bruxelles, a été en filigrane des collaborations entre bibliothèques universitaires tout au long de l année En ce qui concerne l impact du nouveau paysage universitaire sur la composition du Bureau, du Conseil et des Commissions, le Conseil du CIUF a décidé en sa séance du 13 octobre 2009, de ne pas modifier la composition du CIUF et de ses commissions jusqu au 1 ier octobre

2 Document de travail - P. 2 La perspective de ce nouveau paysage universitaire nécessitait une décision quant à la présidence de la CB. Les membres se sont exprimés en faveur d une reconduction exceptionnelle de la présidence de Paul Thirion au-delà de son mandat de 2 ans, pour ne pas dépasser le moment des fusions entre institutions. Lors de la réunion de la CB du 26 février 2010 en présence du secrétaire permanent Claude Lalout, Paul Thirion a été réélu comme président jusqu au 1 er octobre Deux vice-présidentes ont été désignées pour l accompagner : Katrien Bergé a été chargée de mener un travail de réflexion sur l avenir de la CB, en parallèle avec l étude sur le fonctionnement et les perspectives de la BICfB, menée par le président de l époque Charles-Henri Nyns et son équipe à l occasion du dixième anniversaire de la BICfB. Catherine Masselus a été chargée d assumer les aspects liés à la gestion de la commission. Elle a ensuite été mandatée pour reprendre la présidence de la CB à partir du 1 ier octobre. Bien que les commissions du CIUF n aient jamais eu un budget propre, durant les exercices 2008 et 2009, une dotation annuelle leur avait été accordée. Lors de son passage à la CB du 26 février, Claude Lalout a précisé que le secrétariat n avait plus la capacité d accorder une telle dotation aux commissions pour l année 2010, mais qu il gardait néanmoins des moyens pour financer des actions spécifiques à la demande des commissions. Des moyens ont été affectés essentiellement aux formations dont 50% des frais ont été payés par la CB. Comme les années précédentes, les activités de la CB ont été en adéquation avec ses missions : représenter les bibliothèques universitaires de la CfB aux niveaux communautaire, fédéral et international; mener des actions sur les questions ayant trait aux bibliothèques et à la documentation; travailler en étroite relation avec la BICfB. Pour sa réunion du 14 octobre 2010, la CB a été invitée par Lucien Reynhout à la KBR pour une visite de LIBRARIUM, le nouvel espace permanent de découverte des cultures, du livre et de l écrit. Tout comme les rapports précédents, le présent rapport est structuré autour des trois pôles d activité de la Commission : formations, dossiers stratégiques et collaborations, groupes de travail (GT). 2. Formations a. Droits d auteur La Commission Bibliothèques du CIUF a organisé, le 23 novembre 2010 à l ULB, un séminaire sur les aspects de droit d auteur liés au fonctionnement des bibliothèques. L'objectif général de ce séminaire était de présenter la loi sur le droit d auteur de manière générale et d ensuite examiner les cas pratiques auxquels les bibliothécaires sont confrontés et qui suscitent des questions en la matière: conservation numérique, prêt inter-bibliothèque, fourniture électronique de documents, numérisation et accessibilité en ligne de fonds documentaires, dépôts institutionnels, droits de reprographie, etc. Le séminaire était destiné principalement au personnel des bibliothèques membres de la Commission Bibliothèques du CIUF, mais était aussi ouvert à d autres professionnels des bibliothèques en fonction des places disponibles (sur base payante). Au total 68 personnes ont participé au séminaire. Les frais ont été pris en charge à 50% par le CIUF, le reste étant à charge des institutions. Les intervenants envisagent de rédiger un article s attachant principalement à relever et à décrire les difficultés et limites auxquelles sont confrontées les bibliothèques scientifiques et universitaires à cause de la loi actuelle et de ses exceptions. b. Accueil Comme les années précédentes le Centre pour la Formation et l Intervention Psychologiques (CIFP) a assuré deux sessions de formation. Une première les 15 et 25 2

3 janvier et une seconde les 2 et 24 mars Les retours de ces formations sont peu nombreux, mais globalement positifs. Quelques remarques récurrentes concernent le regret de ne pas avoir suffisamment pratiqué des mises en situations, ni abordé des questions de présentation de soi au comptoir d accueil d une bibliothèque, y compris au niveau de la tenue vestimentaire. L effet démultiplicateur attendu de la formation est palpable dans certaines bibliothèques, mais dépend essentiellement de la personnalité des participants. c. Patrimoine documentaire : Les supports : Comprendre, préserver et réagir Document de travail - P. 3 La journée d étude sur les supports, organisée le 27 mai 2010 par le GT «Plan d urgence», faisait suite à la journée «Patrimoine documentaire : Les gestes qui sauvent», qui avait eu lieu le 14 décembre Le programme était axé sur 5 interventions sur les supports courants dans les collections, suivies d une session de questions-réponses. Pour terminer, les 26 participants ont été invités à effectuer les gestes qui sauvent face à une simulation de sinistre. 3. Reprographie a. Reprobel Le Conseil a désigné de nouveaux négociateurs pour 2010, dont deux membres de la Commission. Il s agit de Philippe Gontier (UMONS), Bernadette Naedts (CIUF), Charles- Henri Nyns (UCL) et Paul Thirion (ULg). Bien que la convention actuelle ne courre que jusque fin 2010, aucune démarche n a encore été entreprise de la part de Reprobel pour démarrer les discussions sur les modalités futures du calcul de la redevance des universités. Par contre, Reprobel a voulu réunir l avis du CIUF et du VLIR sur l'étude globale qu'ils s apprêtent à lancer, étude qu ils sont légalement tenus de réaliser tous les 5 ans en vue de la perception de droits d'auteur sur les copies d'œuvres protégées. Le 29 avril a eu lieu une présentation par la société de consultance Profacts, choisie pour mener à bien l étude. La méthodologie proposée a suscité de nombreuses et importantes questions, notamment, mais pas uniquement liées au fait que le contexte universitaire comporte un grand nombre de spécificités qui n étaient absolument pas prises en compte par la méthodologie. Les représentants du VLIR et du CIUF ont décidé, dans la ligne de la négociation précédente avec Reprobel, de maintenir entre eux une collaboration forte de manière à présenter un front uni face à Reprobel. En concertation, suite à la présentation de cette méthodologie, ils ont donc établi une liste d une trentaine de questions transmise à Reprobel. Les réponses reçues ont été jugées pour une bonne partie insatisfaisantes par le groupe des négociateurs qui a reformulé un certain nombre de commentaires envoyées aux représentants de Reprobel le 8 septembre Dans leur accusé de réception, ceux-ci annoncent qu une tentative sera faite d intégrer les remarques émises par le groupe et qu ils espèrent pouvoir faire une nouvelle proposition de méthodologie susceptible d être acceptée par les universités vers la fin octobre Cette proposition n était pas encore reçue au moment de la rédaction du présent rapport (mi -janvier 2011). b. Commission Reprographie Pour rappel, la commission Reprographie est un organe consultatif institué au sein du Ministère de l Economie, PME, Classes moyennes et Energie en vertu de l article 59 de la loi du 30 juin 1994 relative au droit d auteur et aux droits voisins. Le CIUF est représenté au sein de la commission par Françoise HAVELANGE (FUNDP) et Laurence THYS (ULg). La Commission reprographie ne s est pas réunie en

4 Document de travail - P EDL-Net Belgium Jean Moulin a proposé que le niveau fédéral reprenne le flambeau du groupe EDL-Net Belgium, créé à l initiative de la CB en vue de coordonner les efforts de numérisation aux niveaux communautaire et fédéral, associant services d archives, musées et bibliothèques. Deux groupes ont été créés : un groupe restreint composé de la KBR et des 3 communautés; ainsi qu un groupe de contact DC Bel (Digital Culture) qui s est réuni le 28 avril 2010, un an après sa constitution. Cette réunion a été l occasion d échanges intéressants. 5. LibQUAL+ Le rapport de l enquête de qualité LibQUAL+ résumant les résultats a été présenté lors de la séance du Conseil du CIUF du 16 février Le rapport ne met pas en évidence les comparaisons interuniversitaires, mais souligne les lignes de forces globales révélées par l enquête. Une première ligne de force concerne les types d usage différents par trois groupes d utilisateurs : les enseignants-chercheurs consultent les ressources documentaires trois fois plus qu ils ne fréquentent la bibliothèque ; à l inverse les bacheliers fréquentent la bibliothèque deux fois plus souvent qu ils ne consultent le site web; les étudiants en master et les doctorants font l usage le plus intensif de la bibliothèque, tant de la documentation imprimée que de l électronique. Dans le domaine des services, les bibliothèques rencontrent en moyenne le minimum d exigence des usagers en particulier pour les questions de confiance, compétence et courtoisie. Pour les locaux, il apparaît que les bibliothèques ne sont plus perçues comme des lieux tranquilles. Les espaces individuels font défaut et la fréquentation des groupes pose problème. Les ressources documentaires - papiers d abord, numériques ensuite et revues en général - n atteignent pas les minima requis et la communication relative aux accès à distance est globalement insatisfaisante. Pour ce qui est des questions supplémentaires, les bibliothèques sont très bien cotées pour les formations à la recherche documentaire. Elles devront par contre renforcer les services du Prêt interbibliothèques (PIB) et modifier les horaires si elles souhaitent rencontrer les exigences du public. Le Groupement LibQUAL+ Belgique Francophone (GLBF), crée en 2008 et rassemblant les bibliothèques de L UCL, de l ULB et de l ULg en vue d adapter le questionnaire international aux spécificités de la CfB, poursuit ses travaux afin de faire part des résultats de l enquête et de tirer parti de l expérience de chacun pour améliorer les points faibles identifiés durant l enquête et de rencontrer les aspirations des utilisateurs afin que la bibliothèque continue d offrir un espace physique et virtuel de partage du savoir, pour tous. 6. DONum Pour rappel, le projet DONum (Dépôt d Objets NUMérisés) est un projet informatique, financé par la BICfB, qui a pour objectif de construire un outil ouvert, rendant accessibles les travaux numérisés localement dans les universités et dans les institutions associées (telles que la Bibliothèque royale de Belgique et le Musée Royal de Mariemont). 1 A. ALEXANDRE (ULg), F. BRODKOM (UCL), F. VANDOOREN (ULB), L enquête de qualité LibQUAL+ dans las bibliothèques de l UCL, de l ULB et de l ULg : Synthèse des résultats. 4

5 Un comité de pilotage a été chargé, pour les partenaires (BICfB et CB du CIUF), des choix stratégiques et de la gestion financière. Il est composé des présidents des deux instances partenaires, du président du GT «Numérisation», d un représentant par Académie et du coordinateur du projet. L objectif spécifique de la 1 ière phase, terminée fin 2009, était de vérifier la faisabilité de la mise en place de DONum dans les trois académies sur base des technologies développées dans le cadre de la mise en place des dépôts institutionnels (DI). Tandis que l Académie Wallonie-Bruxelles était autorisée de postposer la réalisation de la 1 ière phase à 2011, les deux autres Académies ont mis en œuvre la 2 ième phase qui prévoyait le début de l utilisation en production des DI pour les objets numérisés à travers des interfaces d encodage spécifiques. La BICfB a initié la mise en place de la 3 ième phase du projet, qui consistera en la création d une interface d interrogation et d un portail DONum commun aux trois académies et ouvert à d autres partenaires. La réalisation du portail sera prise en charge par L ULg. 7. Site Internet Document de travail - P. 5 La révision globale du site de la CB, entamée au cours de l année 2009 a été poursuivie. Tous les membres de la Commission, ainsi que les responsables des GT ont contribué à la rédaction des textes du nouveau site qui a été soumis à l approbation du Secrétaire permanent, et mis en production avec l aide efficace d Alain Somville au mois d octobre C est sans aucun doute à la persévérance du président qu il faut attribuer la réalisation des objectifs, à savoir mettre en évidence le travail de la CB et y donner encore plus de visibilité pour nos collègues et partenaires dans un format actualisé dont le style, le fond et la conception correspondent aux attentes de la CB. 8. Code de déontologie Le code de déontologie rédigé par le groupe de travail «deontologie» de la Vlaamse Vereniging voor Archief, Bibliotheek & Documentatie (VVBAD), a été traduit en français. Le document n est pas contraignant, mais fait office de jurisprudence et invite à réfléchir sur notre métier. La CB a estimé que le code pourra avoir une utilité d usage interne aux bibliothèques et pour le travail réalisé dans le cadre de la coopération au développement. La CB a convenu de ne pas donner une priorité à la finition et/ou l adaptation du code en l état actuel des choses. Le code a été transmis à Florence Richter, rédactrice en chef de Lectures, et à Jean-François Füeg, directeur du Service de la Lecture publique (SLP). Avec l accord des collègues de la VVBAD, un lien a été établi vers leur site ainsi que vers les codes en usage dans d autres pays. 9. Divers a. Convention relative au prêt Lors de la CB du 11 janvier 2010 les membres ont approuvé le texte de la «Convention relative au prêt dans les bibliothèques du CIUF». Le texte a été accepté par le Conseil CIUF lors de sa séance du 13 février b. Bureau des Normes La CB a approuvé et encouragé la continuation de l activité de Ghislaine Declève (UCL) dans ISO TC 46/SC 8 (TC 46 Information and documentation SC 8 Quality-Statistics 5

6 Document de travail - P. 6 and performance evaluation). Elle y participera activement à la révision de la norme ISO (library performance indicators). Un retour intéressant peut être obtenu au bénéfice de certains groupes de travail (numérisation, plans d urgence, LibQUAL+, statistiques). 10. Groupes de travail a. Conservation partagée des périodiques (CPP) et le projet UniCat Françoise Pasleau et Katrien Bergé, ont été mandatées par la CB pour rencontrer Jan Corthouts de l Université d Anvers (UA) afin d évaluer les différentes hypothèses possibles pour atteindre les objectifs du groupe CPP quant aux possibilités de catalogage et de prendre connaissance de ce qui a été mis en place dans le Nord du pays. La CB a donné autorisation au GT CPP d utiliser l outil d interface développé par l équipe de l UA et a demandé aux responsables informatiques des différentes institutions participantes en Communauté française de procéder à la mise à jour d Antilope - le catalogue collectif de périodiques des bibliothèques scientifiques en Belgique - à partir de leurs différents OPAC. La répartition des coûts se fera en fonction du nombre de titres de chaque institution présents dans Antilope. Le projet UniCat, qui vise la mise en place d un catalogue collectif virtuel entre bibliothèques universitaires belges et la KBR, reste toutefois d actualité et il n est pas souhaitable de maintenir en parallèle deux systèmes différents reprenant les fonds des universités. Les membres ont approuvé comme règle empirique que le travail se fasse sur base de ce qui existe déjà dans les universités et soit pérenne. La CB a donc demandé à Charles-Henri Nyns de représenter les bibliothèques universitaires de la CfB dans le comité d accompagnement qui est en cours de constitution et dans lequel seraient représentés la KBR, les bibliothèques du Nord et du Sud du pays et le groupe technique. b. Rallyvre et Numérisation Les groupes «Rallyvre» et «Numérisation» ont poursuivi leur collaboration, commencée en 2009, autour du développement d une vitrine numérique. Celle-ci est un portail commun qui aura pour objectif de faire connaître plus largement les richesses patrimoniales conservées dans les bibliothèques universitaires et la Bibliothèque royale (patrimoine «francophone») et d attirer l attention sur leur diversité. Elle visera le monde scientifique et les décideurs mais également le grand public. En 2010, le groupe de travail s est réuni deux fois. Autour du thème retenu (l enseignement considéré au sens large, y compris l apprentissage, la recherche, etc.), chaque institution a élaboré une liste de pièces remarquables qu elle pourra proposer. La sélection finale ne dépassera pas 10 pièces par institution. On ne se focalisera pas uniquement sur le livre mais aussi sur d autres types de documents (livres précieux, notes de cours, manuels, dictionnaires, ouvrages scientifiques, diplômes, médailles, etc.). Nos bibliothèques universitaires présenteront également un historique de leurs collections. On ne proposera pas de numérisation intégrale des documents, un renvoi se faisant, le cas échéant, au site de chaque institution. La navigation se fera à deux dimensions : on pourra bien sûr passer d une institution à l autre, mais aussi voyager suivant un fil rouge thématique entre les pièces de différentes époques ou genres. Les FUNDP ont fait réaliser un prototype par un stagiaire, étudiant en infographie. Ce site a fait l objet d une évaluation par les membres du groupe. En 2011, celui-ci envisagera la faisabilité budgétaire et technique du projet. 6

7 Document de travail - P. 7 c. Statistiques En 2010, le GT a continué à remplir sa mission principale : organiser et superviser les récoltes annuelles de statistiques et résoudre les problèmes méthodologiques qui pourraient se présenter. Une seule réunion a eu lieu, l essentiel du travail étant toujours coordonné par courrier électronique. La Commission a de nouveau souhaité pouvoir disposer des données 2009 pour la fin du premier semestre. Les chiffres ont pu être transmis au début du mois de juillet et présentés aux Recteurs. La récolte des statistiques a posé peu de problèmes et a pu être clôturée dans les délais impartis. Quelques graphiques, représentatifs de faits marquants ou permettant une meilleure comparaison ont également été élaborés. Pour les données 2010 (qui seront traitées en 2011), la présentation devra être revue puisque le paysage institutionnel a été modifié. Par ailleurs, la Commission Bibliothèque du CIUF a chargé le GT d envisager une nouvelle forme du tableau, plus synthétique et pertinent quant aux possibilités d interprétation des données. d. Plans d urgence Au cours de l'année écoulée le groupe s'est réuni à cinq reprises (18 janvier, 9 mars, 29 avril, 3 et 23 juin). Il a poursuivi son travail de mise en commun et de partage d'informations sur ce qui se fait dans les institutions membres du CIUF en matière de préservation et de sauvegarde des collections. À l'actif du groupe, épinglons une journée de formation et la mise en place d'un site web collaboratif. La journée de formation s'est déroulée le 27 mai à Namur dans les locaux de la bibliothèque des FUNDP. Elle portait sur les différents supports que l'on rencontre le plus généralement en bibliothèque. Divers orateurs se sont succédé pour traiter du parchemin, du papier, du cuir, des documents photographiques sans oublier les supports numériques et analogiques. Un site web collaboratif, actuellement hébergé sur un serveur de l'ulg, est en cours de développement. Une fois terminé, il renseignera les coordonnées des membres du groupe, des adresses de fournisseurs et de prestataires de services, il permettra le stockage de documents de travail, mais il fournira également des conseils pratiques, des informations diverses et donnera accès aux "Plans d'urgence" mis au point dans les différentes institutions partenaires. Une partie du site sera accessible au public. e. Concours EduDOC L assemblée générale d EduDOC, en sa séance du 30 août 2010, a décidé de la dissolution de l asbl. La CB a accepté d être bénéficiaire de l héritage financier de l asbl EduDOC, d organiser un concours pour la réalisation d un travail de fin d études et d en assurer la publication. Un GT de la CB a été créé et a pris en charge la réalisation concrète de ce projet. François Frédéric (ULB) a accepté de piloter le groupe qui s est réuni une première fois le 15 décembre pour préparer le lancement du concours. f. Evolution des normes de catalogage Sur l initiative de Laurence Richelle (ULg), une rencontre entre responsables du catalogage a eu lieu le 6 juillet Cette rencontre a fait apparaître un réel besoin d échanges sur l évolution accélérée des normes, e.a. le lancement du nouveau code de catalogage RDA (Resource Description and Access) qui remplacera les règles de catalogage anglo-américaines. La CB encourage le groupe à poursuivre les rencontres, à rester ouvert à la collaboration avec la KBR, et à garder contact avec la Bibliothèque nationale de France et l Association pour l avancement des Sciences et des Techniques de la Documentation (Canada) qui préparent la transposition des règles RDA pour l espace linguistique francophone. 7

8 Document de travail - P Conclusions En 2010, la Commission a poursuivi ses activités habituelles et a en outre déjà posé quelques nouveaux jalons pour accomplir ses missions dans le futur. Au cours de l année 2011, la réflexion sur l avenir de la CB devrait dégager des réponses aux questions de définition des objectifs, d évolution des structures, de hiérarchisation des travaux de collaboration, et des moyens à mettre en œuvre. Les changements institutionnels resteront d actualité et requerront aussi en 2011 l attention particulière de la Commission. Le 21 janvier