Mode d emploi : Utiliser le formulaire

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1 Mode d emploi : Utiliser le formulaire Avril Présentation du service formulaire Le Cybercollèges42 offre la possibilité aux enseignants et non enseignants de construire des formulaires afin de les proposer aux autres utilisateurs de l ENT. Cet outil peut être utilisé comme questionnaire ou comme enquête et peut être mis en ligne sur une page d accueil de rubrique, dans un article de blog, dans un message ou au niveau du cahier de textes. Le service formulaire se trouve sur la barre horizontale des services personnels. Ci-dessous, un exemple de formulaire qui peut être créé : 1

2 Exemples d utilisation : Interroger ses élèves à la fin d un chapitre. Mettre à la disposition des élèves la fiche de renseignements demandée à la rentrée scolaire sous forme de formulaire, et leur demander de la compléter. Recueillir les besoins des enseignants en matériel informatique. Recueillir des justificatifs Proposer des quiz, des énigmes 2- Création d un formulaire Cliquez sur le service formulaire Vous arrivez sur l écran d accueil des formulaires : Cliquez sur «Nouveau formulaire» (L un ou l autre des boutons) Vous arrivez sur le premier écran de la création : le paramétrage du formulaire 2

3 Au niveau des paramètres, il s agit de renseigner : Titre du formulaire (Ex : Enquête sur l utilisation de la baladodiffusion). Il s agit d un champ obligatoire. Type de formulaire. Il peut être de 3 types : o Public : le formulaire est accessible à tous les utilisateurs, sans obligation de s'authentifier pour y répondre, o o Authentifié : l'utilisateur est obligé de s'authentifier à l'ent pour répondre au formulaire, Anonymisé : les utilisateurs sont obligés de s'authentifier à l'ent pour répondre au formulaire. Les réponses enregistrées ne contiennent pas les noms et prénoms des répondants. Réponse modifiable : Si l'indicateur est "Oui", les répondants pourront soumettre une ou plusieurs réponses au formulaire. La dernière réponse viendra remplacer celle transmise précédemment. Si l'indicateur est "Non", les répondants ne pourront soumettre qu'une seule réponse, sans possibilité pour eux de venir la modifier ultérieurement. Afficher la synthèse : Possibilité de répondre par «Tous les répondants» ou «Aucun». Si la case "tous les répondants" est sélectionnée, la synthèse des réponses sera proposée aux répondants dès qu'ils auront validé leur réponse. Accès aux réponses : Il est possible de sélectionner une liste de personnes (maximum 5), autres que les répondants, pouvant accéder à l'ensemble des réponses d'un formulaire diffusé. Ceux-ci seront avertis par messagerie dès que le formulaire sera publié. Notification : A chaque réponse transmise par les utilisateurs, un message de notification sera transmis à l'auteur du formulaire et également à la liste personnalisée de personnes. Une fois ces paramètres renseignés, vous pouvez cliquer soit sur : - sur l onglet «Page 1» pour poursuivre la création 3

4 - Ou sur «Enregistrer» : le paramétrage est enregistré. Vous pouvez continuer la création du formulaire. - Ou sur «Valider» : le paramétrage du formulaire est enregistré. Vous êtes redirigé sur l accueil du service formulaire. Pour continuer la création, il s agira de cliquer sur le crayon qui signifie «Modifier» au niveau de la colonne «Actions». Par défaut, il est proposé l insertion d un texte et d une question (1). Le texte peut servir d introduction à votre formulaire. Vous pouvez par exemple expliquer pourquoi vous le proposez, les résultats que vous attendez, etc. Vous pouvez à ce niveau là, insérer des 4

5 fichiers sons MP3, des animations flash, des images. Tous les boutons de mises en forme vont sont proposés. La saisie d un texte n est pas obligatoire. En passant la souris sur l encadré «Texte», 3 boutons d actions s affichent : modifier, dupliquer et supprimer. N.B : les flèches noires directionnelles permettent de déplacer un texte ou une question au niveau de la page en cours ou sur d autres pages du formulaire. Si vous souhaitez un texte introductif pour par exemple insérer des ressources (son, image, etc.) dans votre formulaire, cliquez sur «Modifier» : Saisissez alors votre contenu et cliquer sur valider. 5

6 Si vous ne souhaitez pas de texte, cliquez sur le bouton «supprimer». Saisissez la question 1 : Pour cela, passez la souris sur l encadré «Question 1» et cliquez sur «Modifier». Saisissez l intitulé de la question Sélectionnez le type de réponse souhaité : Texte signifie qu il s agit d une question ouverte dont la réponse que vous attendez peut être courte ou longue. Vous pouvez limiter le nombre de caractères maximum. Pièce jointe signifie que vous attendez du répondant qu il dépose un fichier joint. Exemples : certificats, justificatifs, devis. )) 6

7 Réponse unique sous forme de bouton de radio ou d une liste déroulante. Le répondant apportera une seule réponse parmi la liste que vous proposerez. Exemple de bouton de radio Exemple de liste déroulante Réponse multiple : sous forme de cases à cocher. Le répondant pourra cocher plusieurs réponses. Si vous choisissez, «Réponse unique : bouton de radio» ou «Réponse unique : liste déroulante» ou «Réponse multiple : case à cocher», saisissez au niveau de l encadré «Réponses», les réponses proposées. 1 réponse = 1 ligne Vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, d activer «Saisie libre» pour apporter des éléments d informations complémentaires. Vous renseignerez alors ces éléments dans l encadré «Libellé». Déterminez ensuite si : o o o cette question est obligatoire. Cela signifie que l utilisateur ne pourra pas enregistrer son formulaire s il n a pas répondu à la question. vous souhaitez que le répondant apporte une pièce jointe à la réponse. Il peut s agir de fichier de tout type : traitement de texte, feuille de calculs, document PDF, images, sons, etc. vous souhaitez apporter une aide. Dans ce cas, saisissez les éléments d aide dans l encadré. Il peut par exemple s agir d un renvoi à un cours ou du rappel d une formule de mathématiques. 7

8 Cliquez ensuite sur «Valider» pour enregistrer la question 1. A noter : Pour savoir comment apparaîtra votre formulaire lorsque vous le mettrez en ligne, cliquer sur le bouton «aperçu» 8

9 Sur une page, vous pouvez insérer autant de textes et de questions que vous le souhaitez. Pour cela, utilisez les boutons «Insérer un texte» ou «insérer une question». Vous pouvez également créer plusieurs pages de questions en cliquant sur le bouton «+» à droite de page «Page 1». Cela vous permet d organiser vos questions, de les répartir. Une fois le formulaire terminé, cliquez sur «Valider». Vous arrivez alors sur l écran d accueil du service formulaire avec au niveau du tableau, le titre du formulaire que vous venez de créer. 9

10 3- Diffusion du formulaire Un formulaire peut être inséré au niveau : d une page d accueil de rubrique d un article de blog dans un message dans le cahier de texte au niveau d un contenu de séance ou d un travail à faire 3.1 Au niveau d un article d accueil ou d un article de blog : 1- Modifiez une page d accueil ou créez un nouvel article de blog 2- Cliquez sur le bouton «Insérer un formulaire» au niveau de la boite à outils. 10

11 3- Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez insérer. Par défaut, le Cybercollèges42 vous proposera le dernier formulaire créé mais vous pouvez en sélectionner un autre en cliquant sur la liste déroulante. Les paramètres du formulaire sont systématiquement rappelés avant insertion (type de formulaire, réponse modifiable, afficher la synthèse, etc.). Vous avez également la possibilité de les modifier. Cliquez sur OK. Retour sur la page avec l icône formulaire qui s affiche dans l encadré blanc. 11

12 Vous pouvez ajouter du texte avant l icône du type : «Bonjour, je vous remercie de bien vouloir répondre à l enquête en cliquant sur le lien [icône formulaire]. Cordialement,» Cliquez sur «Valider» Au niveau d un message : 1 Rédigez votre message 2- Insérez votre formulaire 12

13 3- Envoyez votre message Voici comment les destinataires visionneront votre message : 13

14 3.3 - Au niveau du cahier de textes : Il est possible d insérer un formulaire dans un contenu de séance ou dans un travail à faire. 1- Complétez votre séance 2- Insérez votre formulaire à l endroit souhaité (contenu de séance ou travail à faire) grâce au bouton : 14

15 3. Validez Vue coté élève : 15

16 4- Consultation et extraction des données saisies dans un formulaire Coté enseignant, un message est adressé lorsque le formulaire est mis en ligne et lorsqu une personne y répond. Pour consulter l ensemble des réponses : Dirigez-vous sur le service formulaire puis sur «Diffusions» 16

17 Un tableau récapitule les formulaires que vous avez diffusés en précisant la date, l endroit (blog, messagerie, etc.) et le nombre de réponses. Pour consulter la synthèse ou les résultats d un formulaire, cliquez sur le bouton «Visualisez le détail de la diffusion» au niveau de la colonne «Actions». 17

18 Vous accédez alors à la synthèse des résultats. Pour consulter le détail des réponses avec notamment le nom du répondant, cliquez sur l onglet «Réponses». Pour extraire l ensemble des réponses dans un tableur pour trier les réponses, sélectionnez toutes les réponses puis cliquez sur «Exporter». Un fichier ZIP s ouvre vous proposant un tableur avec l ensemble des réponses et les pièces jointes si des questions en nécessitaient. Ouvrez le tableur pour consulter les réponses. Enregistrez les pièces jointes. Vous pouvez alors commencer le traitement des réponses. 18