Installation, configuration et utilisation du module EnvoiMoinsCher V 1.0 sur Magento 1.4 et 1.5

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1 Installation, configuration et utilisation du module EnvoiMoinsCher V 1.0 sur Magento 1.4 et 1.5 Page 1 sur 43

2 Sommaire Sommaire... 2 A propos du module EnvoiMoinsCher :... 3 Prérequis... 3 Installer le module :... 6 Configurer le module :... 8 a)page configuration : complétez le formulaire sur vos données d expédition... 8 b)page dimensions : personnalisez les dimensions maximum de vos envois (FACULTATIF) c)page grille tarifaire : précisez le type de tarif de chaque offre de livraison que vous avez sélectionnée. 15 Mises à jour du module (n écrase pas la configuration du module) Page tests : déterminer vos offres de livraison et estimer leurs tarifs (AIDE FACULTATIVE) Page offres de transport : personnaliser l intitulé des transporteurs Page Expéditions : livrer vos commandes via le module EnvoiMoinsCher a)envoi individuel/manuel b)envoi en masse c)le multi-colis Suivi de vos expéditions a)le suivi de base b)le suivi à paramétrer Bénéficier d un service client efficace et humain Page 2 sur 43

3 A propos du module EnvoiMoinsCher : Le module EnvoiMoinsCher permet de commander en ligne des prestations de livraison à des tarifs négociés. Les commandes de livraison peuvent être passées automatiquement ou manuellement dès enregistrement des commandes effectuées par vos acheteurs sur votre site de e-commerce. Il vous offre tous ces avantages : choisir librement le ou les transporteur(s) que vous souhaitez présenter sur votre boutique en ligne des tarifs négociés jusqu à 50% auprès de 20 transporteurs (UPS, Relais Colis, Fedex, Chronopost, etc.), sans minimum de commande et sans engagement de volume Un service client de proximité, avec un accompagnement de la prise de commande jusqu à la livraison simplification de la démarche d envoi des colis et gain de temps, grâce à un outil de gestion des envois simple et flexible qualité des prestations de livraison extension de votre zone de livraison (envois vers la France comme vers l international). De nouvelles fonctionnalités qui seront des atouts indéniables pour le développement de votre boutique online! Nous avons voulu cette documentation précise et détaillée afin de vous guider pas à pas dans la mise en œuvre de votre politique de frais de port, qui peut parfois paraitre complexe. N hésitez cependant pas à nous contacter si vous ne trouvez pas la réponse à vos questions. Avant de débuter, nous vous recommandons de vérifier que le ou les transporteurs que vous souhaitez utiliser sont bien disponibles via le module, consultez cette page : Prérequis Pour pouvoir utiliser le module EnvoiMoinsCher (parfois nommé par l abréviation EMC dans ce document), il est nécessaire d avoir créé un compte EnvoiMoinsCher.com et demandé une clé API : 1) Ouvrir un compte EnvoiMoinsCher Il vous suffit de vous rendre à cette adresse de remplir le formulaire et de valider. L inscription se fait en quelques minutes. N oubliez pas de confirmer votre compte en cliquant sur le lien fourni dans votre mail de confirmation! Page 3 sur 43

4 Aperçu de la page de création de compte : Une fois le compte confirmé, choisissez le mode de paiement différé dans votre profil. Ce mode de paiement est nécessaire afin que vous puissiez envoyer plusieurs commandes à la fois sans avoir à régler chaque commande. Vous serez facturé 2 fois par mois (plus d informations ici : Page 4 sur 43

5 Le choix du mode de paiement est à effectuer sur la page «Profil» de votre compte. Aperçu du bloc relatif au changement de mode de paiement : 2) Demander une clé d API Demandez une clé API en remplissant le formulaire au bas de cette page : et vérifiez que votre login et votre sont bien corrects avant de valider. Dans les 48h maximum, vous recevrez par mail une clé d API qui vous permettra d utiliser le module EnvoiMoinsCher.com Page 5 sur 43

6 Installer le module : L'installation du module se déroule dans la partie Magento Connect Manager à laquelle vous pouvez accéder à partir du menu : Système => Magento Connect. (pour les utilisateurs Magento 1.4, voir l update en page 6) Ensuite vous n'avez qu'à transférer votre fichier dans la partie indiquée ci-dessous : Une fois le processus d'installation terminé, le message «Package installed: community Envoimoinscher 1.0.0» devrait apparaître dans la fenêtre qui se trouve en bas de la page : Pour voir le module dans la liste des extensions installées, rafraîchissez la page (appuyez sur le bouton F5). Afin que le module soit opérationnel, vous devez passer à la partie suivante : Configuration qui est expliquée ci-dessous. Page 6 sur 43

7 UPDATE POUR LES UTILISATEURS DU MAGENTO 1.4 Si vous n'avez pas la possibilité de transférer un fichier sur MagentoConnect, cela veut dire que la version de ce module n'a pas été mise à jour. Afin de le faire, suivez les instructions suivantes : Dans la «Paste extension key to install» introduisez «magento-core/mage_downloader» : Cliquez sur Install. L'installation sera alors déclenchée. Page 7 sur 43

8 A la fin de l'installation cliquez sur le bouton Refresh. Si la mise à jour du MagentoConnect Manager s'est bien déroulée, vous devriez voir l'écran suivant : Vous pouvez alors suivre les instructions d'installation indiquées au début. Configurer le module : a) Page configuration : complétez le formulaire sur vos données d expédition Important : Le module EMC ne peut fonctionner que si le poids de vos produits est connu : c est une donnée obligatoire, le module en a besoin pour restituer les offres et les prix. Assurez-vous que le poids est bien spécifié sur les fiches produits de votre catalogue. Page 8 sur 43

9 Aperçu de la page configuration, accessible via Ventes > EnvoiMoinsCher > configuration : Voici à quoi correspond chaque élément de cette page. 1. Vos identifiants et paramètres Intitulés Explication et choix à effectuer Activé Permet d activer ou non le module : Login EMC.com Mot de passe EMC.com Clé API EMC.com Oui : active le module Non : désactive le module Login de votre compte EnvoiMoinsCher.com. Mot de passe de votre compte EnvoiMoinsCher.com. Clé que vous avez reçue par mail de la part d EnvoiMoinsCher.com. Il suffit de la recopier dans le champ prévu à cet effet. Page 9 sur 43

10 Environnement de travail Attention, cette clé doit correspondre à l environnement de travail choisi : test ou production (voir ci-dessous). L environnement de travail est celui d EnvoiMoinsCher.com. Vous devez choisir avec lequel vous souhaitez travailler : De test : pour passer des commandes de livraison factices, à partir de vos commandes réelles, effectuées par vos acheteurs sur votre site de e-commerce. De production : pour passer des commandes de livraison réelles, à partir de vos commandes réelles, effectuées par vos acheteurs sur votre site de e-commerce. Important : quand vous passez en production, n oubliez pas de : - changer la clé API - demander le mode de paiement différé sur la page «Profil» de votre compte en production, si ce n est pas déjà fait 2. Adresse d enlèvement Intitulés Explication et choix à effectuer Civilité de l'expéditeur Société Adresse Code postal Ville Numéro de téléphone Adresse Informations complémentaires sur l'adresse Début de disponibilité pour l'enlèvement Fin de disponibilité pour l'enlèvement Civilité de la personne qui expédie les commandes : choisissez M, Mme ou Mlle. Nom de la société d où partent les colis. L adresse à partir de laquelle partent les colis. Code postal de l adresse d où partent les colis. Ville de l adresse d où partent les colis. Numéro de téléphone de l expéditeur (il est possible que le livreur vous contacte pour vos enlèvements). Adresse de l expéditeur (EMC ou les transporteurs peuvent vous contacter à tout moment pour vos enlèvements). Si besoin, indiquez dans le champ prévu à cet effet, des informations complémentaires dont le livreur aurait besoin pour pouvoir enlever vos colis : code porte, nom sur l interphone, étage, etc. Heure à partir de laquelle vous êtes disponible pour les enlèvements de vos colis. Choisissez une heure dans la liste déroulante (les enlèvements effectués par les transporteurs commencent en général à partir de 12h00). Heure à partir de laquelle vous n êtes plus disponible pour les enlèvements de vos colis. Choisissez une heure dans la liste déroulante (les enlèvements effectués par les transporteurs commencent en général à partir de 12h00). Page 10 sur 43

11 Intitulés Offres de transport actives "offres économiques" France Offres de transport actives "offres économiques" International Offres de transport actives "expressistes" France Offres de transport actives "expressistes" International Livrer aux pays applicables Pays autorisés (liste détaillée) 3. Vos envois Explication et choix à effectuer Choisissez sur la liste proposée les offres que vous souhaitez afficher sur votre boutique pour envois vers la France. Les commandes seront expédiées via ces offres de transport une fois les commandes validées. Faites votre choix par un Ctrl + clic gauche de la souris. Remarque : d autres offres peuvent être disponibles via Envoi MoinsCher : nous contacter pour plus de détails (l ajout d une offre qui vous intéresse se fera simplement et rapidement par l installation d un patch). Choisissez sur la liste proposée les offres que vous souhaitez afficher sur votre boutique pour les envois vers l étranger. Les commandes seront expédiées via ces offres de transport une fois les commandes validées. Faites votre choix par un Ctrl + clic gauche de la souris. Choisissez sur la liste proposée les offres que vous souhaitez afficher sur votre boutique pour envois vers la France. Les commandes seront expédiées via ces offres de transport une fois les commandes validées. Faites votre choix par un Ctrl + clic gauche de la souris. Choisissez sur la liste proposée les offres que vous souhaitez afficher sur votre boutique pour les envois vers l étranger. Les commandes seront expédiées via ces offres de transport une fois les commandes validées. Faites votre choix par un Ctrl + clic gauche de la souris. Choisissez dans la liste déroulante si vous souhaitez livrer dans tous les pays ou dans certains seulement. Vous devez indiquer les pays vers lesquels vous souhaitez livrer via le module EMC. A l installation du module, nous reprendrons les pays sélectionnés sur Système => Configuration. Attention, si vous modifiez la liste des pays autorisés sur la page Système => Configuration, il faudra également mettre à jour la liste du module EMC. Faites votre choix par un Ctrl + clic gauche de la souris. Page 11 sur 43

12 Type d envois Choisissez dans la liste déroulante le libellé qui correspond à vos envois : Un pli est généralement une enveloppe dont le poids n'excède pas 3kg. Généralement un colis est une caisse en carton ou en bois dont le poids ne dépasse pas 70 kg. Mais pour les offres express, le colis doit faire moins de 30 kg. L'encombrant est un objet donc les dimensions rendent difficile un emballage standard : mobilier, objets de maison ou de bureau, électroménager, etc. Il nécessite plusieurs personnes pour être manipulé. L'emballage des encombrants peut être pris en charge par le transporteur (option). Une palette est une unité de chargement : elle est constituée à la base d'un plancher (ou plateau de chargement) et elle est composée d'objets maintenus fermement, le tout enveloppé à l'aide d'un film de palettisation. Son poids ne peut dépasser kg et sa hauteur ne peut dépasser 180 cm. Attention, si vous choisissez «colis» par exemple mais que les caractéristiques de la commande ne correspondent pas à ce type d envoi, aucune offre EMC ne sera affichée sur votre boutique. Nature de vos envois Date d'enlèvement : J + Vous devez indiquer le contenu de vos envois. Cette information est transmise au(x) transporteur(s), choisissez le libellé le plus exact possible parmi les libellés disponibles dans la liste déroulante. Indiquez combien de jours après la prise de commande par l'acheteur, l'enlèvement doit être programmé. Saisissez le nombre de jours qui vous convient dans le champ. Ce nombre sera valide quel que soit le mode de commande choisi (voir la ligne ci-dessous). Exemple : votre client commande sur votre site de e-commerce le jour J. Vous pouvez paramétrer une date d enlèvement pour tous vos envois à J+3 (vous prenez 3 jours pour préparer vos colis). Ainsi, si votre acheteur, M. Dupont commande le mardi 21 juin 2011, la date d enlèvement sera fixée au vendredi 24 juin Remarque : si vous ne déclenchez pas l envoi à la date prévue, vous pourrez toujours le faire ultérieurement. Dans notre exemple, vous déclenchez l expédition 3 jours après la date prévue d enlèvement (le lundi 27 juin au lieu du vendredi 24 juin) : l envoi sera bien pris en compte, la date de départ sera simplement mise à jour à celle du jour où vous effectuez l envoi (donc le lundi 17 juin). Si vous utilisez Colis Privé, vous ne devez pas faire attention au jour d enlèvement affiché par le module via cette fonctionnalité des J+X jours. Avec ce transporteur, vous vous serez mis d accord au préalable sur un ou plusieurs jours précis d enlèvement dans la semaine (par exemple tous les lundis). Par exemple, dans notre exemple précèdent, la date d enlèvement affichée par le module sera toujours le vendredi 24 juin mais le jour réel d enlèvement sera le lundi 27 juin car les enlèvements ne s effectuent que tous les lundis, conformément à ce que vous avez indiqué à Colis Privé. Page 12 sur 43

13 Mode de commande Vous avez le choix entre 2 modes de commandes : choisissez celui qui vous convient dans la liste déroulante : Automatique : vos acheteurs passent commande sur votre site de ecommerce. Dès qu une commande est validée par un acheteur, cela déclenche automatiquement la commande de livraison (vous n'aurez rien à faire depuis votre panneau d'administration ou back office) chez EnvoiMoinsCher.Com. Le bordereau d expédition sera alors disponible pour téléchargement et impression dans votre backoffice (voir le point 7 pour plus de détails sur le mode de commande Automatique) Manuel : vos acheteurs passent commande sur votre site de ecommerce. Dès qu une commande est validée par un acheteur, cette commande s affiche sur votre panneau d administration. Elle s affiche également sur la page «Expéditions» du module EMC. Si vous voulez déclencher la livraison de cette commande, vous devez la déclencher manuellement en cliquant sur le lien «expédiez» (voir le point 7 pour plus de détails sur le mode de commande Manuel) Mode de l'envoi en masse L envoi en masse permet de déclencher l envoi de plusieurs commandes en une seule fois. L envoi en masse est à déclencher à partir de la page d expéditions EMC (Ventes > EnvoiMoinsCher > expéditions) : le fonctionnement vous est expliqué en détails dans la partie 8. Vous pouvez lui attribuer 2 modes différents. Ce choix ne s appliquera que sur le 1 er tableau de la page d expéditions (le tableau «Commandes avec transporteur EnvoiMoinsCher sélectionné») : Avec vérification de chaque envoi : vous déclenchez plusieurs envois en même temps mais pour chacun d eux vous vérifiez les données avant de les valider. Vous allez donc entrer dans un processus vous présentant les écrans de vérification des informations de chaque envoi, les uns après les autres. Vous pourrez déclencher vous-mêmes les ordres de livraison de ces envois un à un. Sans vérification des envois : vous déclenchez plusieurs envois en même temps mais sans vérifier leurs informations au préalable. Le module déclenchera les ordres de livraison un à un. Quel que soit le mode choisi, le résultat de l envoi en masse vous est ensuite présenté. Page 13 sur 43

14 4. Paramètres facultatifs Intitulés Utiliser multi-colis Explication et choix à effectuer Vous pouvez choisir d expédier certaines commandes en plusieurs colis au lieu d un seul. Pour cela, lorsque vous êtes sur la page d expéditions (Ventes > EnvoiMoinsCher > expéditions), nous vous recommandons dans un 1 er temps d identifier les envois sur lesquels vous souhaitez appliquer le multi-colis. Puis déclenchez ces envois individuellement/manuellement en cliquant sur le lien «expédier» en dernière colonne (voir la partie 8 pour plus de détails sur l envoi individuel/manuel). Cela aura pour effet de vous faire passer par l écran de vérification des informations des envois. C est sur cet écran que vous allez va pouvoir définir votre multi-colis : vous spécifiez le nombre de colis à expédier pour chaque envoi et éventuellement le poids de chacun des colis (plus de détails en partie 7). Attention! Il pourra y avoir une différence de prix par rapport au tarif payé par votre acheteur. En effet, lorsque votre acheteur passe commande sur votre e-boutique, il paye le tarif pour l envoi d un colis seulement. Lorsque vous voudrez envoyer sa commande et que vous utiliserez le multi-colis, le devis se basera cette fois sur plusieurs colis. Il se peut donc que le tarif que vous payez soit plus cher ou moins cher que celui payé par l acheteur. Soyez en bien conscient avant d utiliser le multicolis. La commande ne peut être divisée en plusieurs colis qu au moment de l expédition car le colisage n est pas connu à l avance : il n est défini qu au moment de la préparation de la commande validée par l acheteur. Un bordereau émis est facturé, qu il soit ensuite utilisé ou non (par exemple 2 bordereaux pour 1 colis au final = 2 bordereaux facturés) Si vous cochez la case, un champ «Multi-colis» apparaîtra désormais sur la page de vérification/confirmation d expédition de chaque envoi, dans le bloc des «Informations obligatoires» : vous pourrez y spécifier votre multi-colis (plus de détails en partie 8). Votre Relais Colis pour le dépôt de vos colis Si vous avez sélectionné l offre Relais Colis pour votre site de e-commerce, vous devez nous indiquer dans quel point de proximité vous allez effectuer les dépôts de colis pour leur départ. Pour cela, cliquez sur le lien «Récupérer le code». Une pop-up s ouvre vous permettant de rechercher les Relais Colis proches de chez vous. Récupérez le code du relais choisi et saisissez-le dans le champ prévu à cet effet. Page 14 sur 43

15 Votre point relais Mondial Relay de dépôt de colis Mails que vous souhaitez recevoir ou envoyer Type du numéro de suivi Si vous avez sélectionné une ou plusieurs offres CpourToi Mondial Relay pour votre site de e-commerce, vous devez nous indiquer dans quel point de proximité vous souhaitez déposer les colis au départ. Cela ne s applique pas à l offre Spécial E-commerçants Mondial Relay car dans ce cas-là les colis sont enlevés à votre adresse de départ (offre sous conditions de volume, nous contacter pour en savoir plus). Pour indiquer votre relais de départ, cliquez sur le lien «Récupérer le code». Une fenêtre pop-up s ouvre vous permettant de rechercher les points relais proches de chez vous. Récupérez le code du relais choisi et saisissez-le dans le champ prévu à cet effet. indiquez les mails que vous souhaitez recevoir ou transmettre à votre destinataire chaque fois que vous déclenchez un ordre de livraison EMC : Mail avec le bordereau : envoyé à l expéditeur (en l occurrence vous), ce mail contient les instructions d expéditions et le ou les bordereau(x) d expédition Mail de notification au destinataire : envoyé au destinataire (votre acheteur), ce mail informe le destinataire qu un envoi va lui être prochainement livré. Attention cette notification est expédiée et signée par EnvoiMoinsCher et non par le transporteur. Mail avec la facture : envoyé à l expéditeur, ce mail permet de fournir la facture des envois que vous avez effectués. Sachez que le paramétrage des mails peut aussi s effectuer sur votre compte EnvoiMoinsCher.com : les choix que vous effectuerez sur EnvoiMoinsCher se répercuteront sur le module et inversement (il y a synchronisation de ces paramètres). A tout moment, vous pourrez retrouver tous les documents de vos envois (bordereaux/factures) sur votre compte EnvoiMoinsCher. Choisissez quel type de numéro de suivi doit être repris et utilisé pour les URL de suivi que vous aurez définies sur les fiches transporteur. Les fiches transporteur sont éditables sur Ventes > EnvoiMoinscher > offres de transport. Vous avez le choix entre le numéro de suivi EnvoiMoinsCher et le numéro de suivi du transporteur. Si vous choisissez le numéro EMC, c est l url de suivi EMC qu il faudra indiquer sur les fiches transporteurs : Pour plus de détails sur le paramétrage du suivi, voir la partie 9 N oubliez pas de sauvegarder vos modifications en cliquant sur le bouton «Sauvegarder» en haut à droite de la page. b) Page dimensions : personnalisez les dimensions maximum de vos envois (FACULTATIF) Cette étape est optionnelle mais nous vous recommandons de l effectuer, vous pouvez ainsi saisir les dimensions les plus courantes de vos cartons, par tranche de poids. Attention, ce sont les dimensions maximum qu il faut indiquer. Page 15 sur 43

16 Aperçu de la page dimensions : c) Page grille tarifaire : précisez le type de tarif de chaque offre de livraison que vous avez sélectionnée Après avoir sélectionné vos offres de livraison sur la page de configuration, vous allez devoir fixer la grille tarifaire de chacune d elles. Rendez-vous sur la page «Grille tarifaire». Aperçu de la page grille tarifaire : Sur cette page, seules les offres que vous avez sélectionnées sur la page configuration apparaissent cet exemple, nous avons choisi 5 offres différentes : 3 pour la France et 2 pour l étranger. : dans Page 16 sur 43

17 1. Choisissez une offre à paramétrer Vous choisissez par exemple l offre «Relais Colis» (France) : voici ce qui apparaît : 2. Choisissez le type de prix à afficher Vous devez ensuite choisir le type de tarif qui sera affiché sur votre site de e-commerce pour l offre «Relais Colis». L acheteur verra : soit le prix réel des offres de livraison (prix restitué tel quel par EMC), soit le prix que vous décidez d afficher (suivant un forfait fixe que vous devez définir). Voici un exemple fictif : l offre Relais Colis coûte par exemple 4.01 HT (4.80 TTC) pour une commande donnée (commande de 1 kg de journaux). Si vous affichez le prix réel, votre client verra 4.80 pour les frais de port via Relais Colis. Il payera Si vous décidez d afficher un prix fixe, vous avez par exemple défini un prix de 2.50 pour une commande de 1kg, ce seront ces 2.50 qui seront affichés sur votre boutique. Votre client payera 2.50 TTC. Pour afficher l offre Relais Colis par prix réel, laissez tel quel. Pour l afficher selon un forfait fixe, cochez «suivant un forfait fixe» et passez à l étape ci-dessous. 3. Elaborer votre forfait fixe de frais de port Le forfait que nous allons élaborer dans notre exemple sera appliqué pour les expéditions en France. Le principe est le même pour un forfait pour l étranger. Pour chaque offre, vous aurez une description courte (représentée par un «xxx» dans cette documentation). Cette description vous est destinée. Vos clients ne la verront pas. Elle a pour but de vous aider dans le choix de vos offres. D abord choisissez si vous souhaitez élaborer votre forfait suivant le poids de la commande de vos clients ou suivant sa valeur : les frais de port dépendront donc soit du poids, soit de la valeur de la commande. Page 17 sur 43

18 Exemple d élaboration d un forfait en fonction du poids de la commande : N hésitez pas à utiliser l outil vous permettant de gérer la rentabilité de votre forfait en fonction du poids. Il vous permet de masquer l offre de transport sur votre boutique si son prix réel (ce que l offre de livraison vous coûte vraiment) est supérieur au prix que vous avez fixé avec le forfait (montant reversé par votre acheteur). Ainsi vous ne perdrez pas d argent car vous ne prenez pas les offres où vous aurez à payer plus pour les frais de port que ce que votre client vous reverse lors de sa commande. Si prix réel dépasse le prix facturé au client, vous avez le choix entre 3 options différentes : Ne pas afficher l offre : Votre client devra donc choisir parmi les autres offres de transport affichées (des transporteurs hors EnvoiMoinsCher) Page 18 sur 43

19 Afficher l offre au prix réel dont le client sera facturé Avec cette option, vous allez choisir de ne pas afficher le prix fixe mais le prix réel. Votre client payera donc le coût réel du transport. Vous n aurez pas à payer de frais en plus. Afficher quand même l offre au prix fixe, dont le client sera facturé Avec cette option vous allez cette fois choisir d afficher quand même le prix fixe. Votre client payera le prix fixe. Vous choisissez donc de supporter vous-même l écart entre le prix fixe et le prix réel. Dans l exemple, nous choisissons la 1 ère option. Définissez votre forfait suivant différentes tranches. Dans l exemple, nous avons défini différentes tranches de poids et leur avons affecté un tarif à chacune : Avec la grille ci-dessus : - si la commande du client pèse 7 kg, il payera 6. - si la commande du client pèse 10 kg, il payera 6. - si la commande du client pèse 12,5 kg, il payera 9. Etc. Vous pouvez ajouter une tranche en cliquant sur «Ajouter une ligne» ou en supprimer en cliquant sur «supprimer cette ligne». Voilà! Vous avez fini de définir le forfait fixe d «UPS Standard» pour la France. N oubliez pas de sauvegarder vos modifications en cliquant sur le bouton «Sauvegarder» en haut à droite de la page. Page 19 sur 43

20 La démarche est ensuite la même pour toutes vos autres offres de livraison. Mises à jour du module (n écrase pas la configuration du module) Pour vérifier les mises à jour à effectuer, rendez-vous dans Ventes > EnvoiMoinsCher > Mises à jour. Dans tous les cas, il faut d abord lire le tableau «Tableau d'information sur les nouvelles mises à jour à effectuer : description et instructions» : c est lui qui vous guide dans l exécution des mises à jour avec : une courte description de la mise à jour à mettre en place un lien vers le changelog qui vous explique les différentes étapes à effectuer pour appliquer la mise à jour. Vous aurez éventuellement à effectuer le transfert d un fichier dans le répertoire de votre boutique (votre configuration actuelle ne sera pas écrasée). Dans ce cas-là, une fois le fichier transféré, vous devrez utiliser le 2 ème tableau «Tableau d'installation des nouvelles mises à jour transférées sur le répertoire de votre boutique» : il suffira de cliquer sur le lien disponible pour exécuter la mise à jour. Si tout s est bien passé, un message apparaîtra et confirmera la bonne exécution de la mise à jour. Il existe différents types de mises à jour : i. La mise à jour des offres de transport uniquement ii. Toute autre mise à jour (nouvelle fonctionnalité, etc.) Voici plus d explications sur la mise à jour des offres de transport uniquement : La mise à jour des offres de transport permet d effectuer automatiquement : l ajout des nouvelles offres la suppression de toute offre qui ne serait plus valide Page 20 sur 43

21 la mise à jour des informations sur les offres existantes (description des offres, etc.) Le tableau d information vous indiquera comment procéder. Généralement vous devrez cliquer sur le lien «Vérifier les mises à jour sur les offres de transport». Une fois que vous aurez cliqué sur ce lien, la mise à jour s exécutera et s appliquera instantanément. Vous aurez ensuite le résultat de la mise à jour sur votre écran : Offres ajoutées : [Nombre d offres ajoutées] (Nom des offres ajoutées) Offres supprimées : [Nombre d offres supprimées] (Nom des offres supprimées) Offres actualisées : [Nombre d offres actualisées] (Nom des offres actualisées) Pour que les modifications décrites ci-dessus apparaissent sur votre module veuillez rafraîchir la page. Si nécessaire les offres ont aussi été mis à jour sur la page configuration (offres ajoutées/supprimées) : nous vous recommandons de vérifier vos offres actives après chaque mise à jour Page tests : déterminer vos offres de livraison et estimer leurs tarifs (AIDE FACULTATIVE) Pour vous aider dans le choix de vos offres de livraison, EMC met à votre disposition la page «tests». Cette étape est facultative si vous savez déjà exactement quelles offres de transport sélectionner. Elle permet d effectuer des devis de transport pour les envois que vous effectuez. Vous visualiserez alors les offres adaptées à vos envois. Si vous préférez, vous pouvez effectuer les devis directement sur le site EMC : Aperçu de la page test : Pour effectuer un devis : Choisissez un produit dans votre catalogue dont vous souhaitez simuler l envoi Si vous n avez pas de modifications à effectuer sur l adresse de départ, passez à l étape suivante Indiquez ensuite les informations sur l adresse d arrivée : code postal, ville et adresse (rue) Valider ensuite en cliquant sur le bouton «Estimer» en haut à droite. Page 21 sur 43

22 Le devis s affichera instantanément à l écran avec les offres adaptées à votre envoi. Ce sont ces offres que vous pouvez normalement sélectionner pour votre boutique. Ce devis vous permet également de connaître le prix de ces offres pour vous aider à déterminer vos forfaits fixes de frais de port. Aperçu d un devis sur la page test : Page 22 sur 43

23 Page offres de transport : personnaliser l intitulé des transporteurs Cette page permet de consulter et de modifier le libellé des offres. Seules celles que vous avez sélectionnées apparaissent. Aperçu de la page offres de transport : Intitulés Nom du service Nom du service (vue magasin) Description Explication Nom de l offre de transport, visible seulement sur votre back office. Nom de l offre de transport, telle qu elle apparaîtra sur votre site de ecommerce. Description de l offre qui vous est destinée (représentée par un «xxx» dans cette documentation). Vos clients ne la verront pas. Cette description a pour but de vous aider dans le choix de vos offres. Description (vue magasin) Cette description de l offre est destinée à vos clients. EMC vous proposera des libellés par défaut (dans la capture d écran, cette colonne est pour le moment vide). Vos clients pourront lire la description des offres de transport lors de l étape des frais de port. Attention, par défaut Magento n affiche pas cette description (voir ci-après pour savoir comment l afficher et comment personnaliser les informations). Page 23 sur 43

24 Action En cliquant sur «Editer» vous pourrez si vous le souhaitez personnaliser le nom (vue magasin) de l offre (nom apparaissant sur votre site de e-commerce) et la description (vue magasin) de l offre (description apparaissant sur votre site de e-commerce). La colonne «Lien suivi» sera expliquée dans la partie 9. Vos offres apparaîtront ainsi par défaut sur votre site de e-commerce : Vous pouvez bien sûr choisir de ne pas intituler l ensemble de ces offres «envoimoinscher». L'affichage des offres est adapté au module par défaut. Cependant, vous avez la possibilité de le personnaliser en fonction de vos besoins. Avec chaque liste des offres, l'api EnvoiMoinsCher renvoie les éléments suivants : - le logo du transporteur - la description précise de l'offre - les prix HT et TTC - le lien vers l'offre sur Les offres de transport sont présentées à travers le fichier app/design/frontend/base/default/template/checkout/onepage/shipping_method/available.phtml. Il vous suffit de l'éditer afin d'afficher, par exemple, une courte description de l'offre. Par exemple, voici une page avant modification (sans description de l offre pour Relais Colis ) : Page 24 sur 43

25 Et voici la page après modification (avec description de l offre pour Relais Colis ) : L'opération n'est pas compliquée. Cependant, elle devrait être faite par une personne au profil technique. Page Expéditions : livrer vos commandes via le module EnvoiMoinsCher La page d expéditions EMC est accessible sur Ventes > EnvoiMoinsCher > expéditions. Vous pouvez expédier les commandes EMC de 2 manières différentes : a) Individuellement/Manuellement : soit un seul envoi à la fois et en vérifiant ses informations au préalable avant de déclencher l ordre de livraison. Cette fonctionnalité est disponible via le lien «expédier» présent en dernière colonne de chaque commande : b) En masse : soit plusieurs envois en même temps, en vérifiant ou non au préalable les informations sur chaque envoi avant de les déclencher. La vérification dépend du mode que vous avez appliqué sur l envoi en masse dans la page de configuration du module (voir partie 4) a.). Cette fonctionnalité est disponible en cochant les envois que vous souhaitez déclencher puis en choisissant le libellé «Expédier» dans la liste déroulante en haut à droite du tableau et enfin en cliquant sur le bouton «Valider»: Page 25 sur 43

26 La page d expéditions peut ensuite comporter 3 tableaux différents : i. Commandes avec transporteur EnvoiMoinsCher sélectionné : ce sont les commandes pour lesquelles votre acheteur a choisi un transporteur EMC à l'étape "frais de port" sur votre boutique en ligne. Le transporteur EMC est déjà défini : vous pouvez expédier ces commandes dès maintenant sans avoir à les compléter. Toute commande traitée sera classée dans l historique. Toute commande incomplète ou comportant une erreur sera classée dans le dernier tableau «Commandes à compléter ou invalides». ii. Commandes sans transporteur EnvoiMoinsCher sélectionné : Voici les commandes pour lesquelles votre acheteur a désigné un transporteur autre que ceux proposés par le module EMC ou aucun transporteur. Si vous souhaitez en expédier avec notre module, vous devrez pour chacune d'entre elles sélectionner le transporteur EMC avant déclenchement de l'envoi. Vous devrez donc passer automatiquement par l'écran de vérification des informations de chaque envoi pour compléter les données. iii. Commandes à compléter ou invalides : Voici les commandes pour lesquelles il existe des informations manquantes (l'offre de transport choisie par votre acheteur n'est plus disponible par exemple) ou des erreurs de validation : (numéro de téléphone du destinataire incorrect, etc). Souvent ce seront des commandes qui n ont pas pu être expédiées via le 1 er tableau. Elles sont alors classées dans celui-ci pour que vous puissiez les corriger et les déclencher ultérieurement. Pour cela, vous passerez automatiquement par l'écran de vérification des informations de chaque envoi pour pouvoir corriger les données. Dans le cas où l'offre n'est plus disponible, vous pourrez sélectionner une nouvelle offre de transport qui remplacera l'ancienne (n'oubliez pas d'en informer votre client), etc. Ci-dessous, voici le déroulement de l envoi individuel puis de l envoi en masse sur chacun des 3 tableaux cités. a) Envoi individuel/manuel On prend ici l exemple d un envoi où c est un transporteur EMC qui a été choisi sur la commande. La commande s affiche sur votre panneau d administration. Elle s affichera également sur la page expéditions du module EMC. Page 26 sur 43

27 1. Mode de commande Automatique de la livraison Si vous avez choisi le mode de commande Automatique sur la page de configuration, vos ordres de livraison seront déclenchés automatiquement. Ainsi, dès validation de la commande du client sur votre site de e-commerce, un ordre d envoi sera automatiquement transmis à EMC et au transporteur choisi par votre client. La commande sera alors classée dans l historique de vos envois (Ventes > EnvoiMoinsCher > historique des envois) avec les informations de livraison. Il ne vous reste qu'à télécharger et imprimer les bordereaux d expédition. Attention! Si le client paye par chèque, l ordre d envoi ne sera pas transmis à EMC automatiquement. Vous devrez déclencher la commande manuellement dès réception du paiement de votre client. Exemple de la page Historique des envois traités : Coût du transport qui vous sera facturé par le transporteur C oût du transport payé p ar votre acheteur Montant total de la commande (livraison incluse) Permet de visualiser la fiche commande Permet de télécharger les bordereaux d expédition (voir ci-dessous) 2. Mode de commande Manuel de la livraison Si vous avez choisi le mode de commande Manuel sur la page de configuration, vous devez déclencher vous-même les ordres de livraison. A la validation de la commande du client sur votre site de e-commerce, la commande apparaît sur la page Expéditions mais il n y a aucune information sur la livraison de cette commande, l ordre d envoi n ayant pas encore transmis à EMC. Page 27 sur 43

28 Pour expédier la commande manuellement, cliquer sur le lien «expédier», en dernière colonne du tableau. Vous verrez alors apparaître une page de confirmation d expédition (écran de vérification des informations de l envoi) qu il vous faut vérifier et valider. Vous n avez pas d informations complémentaires à saisir. Vous pouvez si vous le souhaitez modifier certaines données. Cliquez sur le bouton «Expédier» pour demander un ordre d enlèvement pour cette commande. L ordre a bien été transmis à EMC lorsque vous êtes renvoyé vers la liste des expéditions avec un message de confirmation : L envoi est alors classé, soit tout de suite soit au rafraichissement de la page, dans l historique de vos envois et les informations sur le transport de cette commande apparaissent alors sur la ligne de la commande (date de collecte prévue, etc.) Une fois les ordres d envoi transmis à EMC, il reste à télécharger et imprimer les bordereaux d expédition. Page 28 sur 43

29 Comment télécharger les bordereaux d expédition à partir de votre backoffice? Deux méthodes possibles, rendez-vous sur l historique de vos envois et : - Si vous souhaitez télécharger et imprimer un bordereau d expédition, cliquez sur le lien «télécharger bordereau». - Si vous souhaitez télécharger et imprimer plusieurs bordereaux d expédition : sélectionnez les commandes concernées en cochant la case dans la colonne de gauche puis sélectionnez «Imprimez les bordereaux» dans la liste des actions proposées (vous pouvez en sélectionnez jusqu à 30). Il ne reste alors plus qu à coller les bordereaux sur les colis, ils sont prêts à partir. Page 29 sur 43

30 Cas particulier : En mode manuel, il se peut que vous rencontriez le cas suivant : l offre de transport choisie par le client n existe plus. Ce cas est extrêmement rare. Le système vous en informera et vous proposera alors de nouvelles offres de transport (vous pouvez aussi essayer d effectuer l envoi plus tard). Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité d effectuer l envoi avec une des offres proposées (on vous proposera le choix le plus vaste possible). Dans ce cas, n oubliez pas d informer votre client que sa commande sera expédiée par un autre transporteur que celui qu il a choisi! b) Envoi en masse i. Envoi en masse via le tableau 1 «Commandes avec transporteur EnvoiMoinsCher sélectionné» Déclenchez l envoi en masse en cochant les envois que vous souhaitez faire partir puis en choisissant le libellé «Expédier» dans la liste déroulante en haut à droite du tableau et enfin en cliquant sur le bouton «Valider». Page 30 sur 43

31 Si vous êtes en mode «Avec vérification de chaque envoi», vous passerez par l écran de vérification des informations de chaque envoi avant de les déclencher vous-mêmes : Tout au long du processus, un bloc sur le haut de la page permet de vous indiquer où vous en êtes dans le traitement des envois. Il vous permet également de sortir et d interrompre l envoi en masse à tout moment en cliquant sur le lien «Annuler les envois restants». Vous pouvez aussi choisir de continuer l envoi en masse mais de ne pas traiter l envoi en cours : pour cela il vous suffit de cliquer sur le lien «Passer à la commande suivante». Vérifiez les informations et déclenchez les envois en cliquant sur le bouton «Expédier», tout comme vous le faites sur un envoi individuel/manuel. Page 31 sur 43

32 Si vous êtes en mode «Sans vérification des envois», vous verrez juste le module traiter les envois un à un de lui-même pour vous : Tout au long du processus, un bloc sur le haut de la page permet de vous indiquer où le module en est dans le traitement des envois. Par contre, il ne vous permet pas d interrompre l envoi en masse car il n y a pas de lien «Annuler les envois restants». Veuillez à bien sélectionner et vérifier les envois avant de les déclencher. Quel que soit le mode appliqué, le résultat de l envoi en masse vous est affiché une fois que tous les envois ont été traités. Si tous les envois ont réussi, ils sont classés dans l historique des envois traités et un message de confirmation s affiche : Page 32 sur 43

33 S il y a eu un problème sur un ou plusieurs envois, les envois qui ont réussi sont toujours classés dans l historique mais les envois erronés sont classés dans le dernier tableau de la page («Commandes à compléter ou invalides») pour y être corrigés et débloqués ultérieurement. De cette façon, on ne perturbe pas le déroulement de l envoi en masse du 1 er tableau et on consacre le temps passé sur l envoi des commandes uniquement. Un message d erreur s affichera pour indiquer quels sont les envois erronés : Remarque : pour les envois vers l étranger, le module ne bloque pas les envois si la description du contenu n a pas été traduite en anglais. Veuillez surveiller les traductions. i. Envoi en masse via le tableau 2 «Commandes sans transporteur EnvoiMoinsCher sélectionné» : La procédure est la même que pour l envoi via le 1 er tableau. Comme expliqué précédemment : sur le tableau 2, vous devez sélectionner le transporteur EMC de chaque envoi pour pouvoir déclencher les livraisons. Vous devez donc obligatoirement passer par l écran de vérification de ces envois : c est lui qui vous permet de choisir un transporteur EMC. Vous êtes en mode «Avec vérification de chaque envoi» : le mode ne change jamais sur le tableau 2. Seul celui du tableau 1 peut être changé via la page de configuration du module (voir partie 4. a)). Page 33 sur 43

34 A la différence du tableau 1, le tableau 2 vous présentera toujours au préalable un écran de sélection du transporteur EMC : Il suffit de choisir l offre qui vous convient puis de cliquer sur le lien correspondant «remplacer par cette offre». Vérifiez ensuite l envoi sur l écran suivant et déclenchez-le en cliquant sur le bouton «Expédier». Là aussi, le résultat de l envoi en masse vous est affiché une fois que tous les envois ont été traités. Si les envois ont réussi, ils sont classés dans l historique des envois traités. Les envois erronés sont classés dans le dernier tableau de la page («Commandes à compléter ou invalides») pour y être corrigés et débloqués ultérieurement. Page 34 sur 43

35 ii. Envoi en masse via le tableau 3 «Commandes à compléter ou invalides» : La procédure est là aussi la même que pour l envoi via le 1 er ou le 2 ème tableau. Comme expliqué précédemment : le tableau 3 est consacré au débuggage et au déblocage des envois erronés : vous devez donc obligatoirement passer par l écran de vérification de ces envois : c est lui qui vous permet de prendre connaissance des anomalies sur les envois et de les corriger. Vous êtes en mode «Avec vérification de chaque envoi» : le mode ne change jamais sur le tableau 3. Seul celui du tableau 1 peut être changé via la page de configuration du module (voir partie 4. a)). Le tableau 3 vous présentera les anomalies sur les envois pour que vous puissiez les corriger, souvent après un 1 er clic sur le bouton «Expédier», exemple : Dans cet exemple, il suffit de corriger l erreur sur le numéro de téléphone dans la case correspondante du bloc «Informations obligatoires» puis de valider en cliquant sur le bouton «Expédier». Page 35 sur 43

36 Corrigez, vérifiez et validez chaque envoi un à un. Une fois que vous aurez débloqué tous les envois, un message de confirmation apparaîtra. c) Le multi-colis Pour utiliser le multi-colis (décrit dans la partie 4.a)), nous vous conseillons de repérer les envois sur lesquels vous souhaitez l appliquer puis de les envoyer individuellement/manuellement (voir partie 8. a). Vous pourrez ainsi accéder à l écran de vérification des envois et y spécifier le multi-colis. Le multi-colis est en réalité accessible à chaque fois que vous passez par l écran de vérification des envois (cela peut donc être aussi le cas dans le mode «envoi en masse»). Le multi-colis est à spécifier via le bloc «Informations obligatoires» : Si vous ne souhaitez finalement pas utiliser le multi-colis sur une commande, laissez la case vide et la commande sera envoyée en un seul colis comme d habitude. Si vous souhaitez utiliser le multi-colis, indiquez un chiffre supérieur ou égal à 2 pour indiquer en combien de colis la commande doit être expédiée. Le poids total de la commande sera divisé suivant le nombre de colis indiqué (exemple : le poids total de votre commande est 30 kg. Vous avez indiqué 3 colis. Chaque colis fera alors 10 kg). Vous pourrez si besoin modifier le poids de chaque colis s il ne vous convient pas. Les dimensions appliquées sur ces colis seront reprises du tableau des dimensions que nous conseillons de personnaliser (voir partie 4. b)). Le tarif sera alors mis à jour et vous sera présenté. Vous pourrez soit confirmer l envoi en plusieurs colis soit revenir à l envoi en un seul colis. Après validation de l envoi, les bordereaux seront générés suivant votre choix. Page 36 sur 43

37 Attention! Il pourra y avoir une différence de prix par rapport au tarif payé par votre acheteur. En effet, lorsque votre acheteur passe commande sur votre e-boutique, il paye le tarif pour l envoi d un colis seulement. Lorsque vous voudrez envoyer sa commande et que vous utiliserez le multi-colis, le devis se basera cette fois sur plusieurs colis. Il se peut donc que le tarif que vous payez soit plus cher ou moins cher que celui payé par l acheteur. Soyez en bien conscient avant d utiliser le multi-colis. Un bordereau émis est facturé, qu il soit ensuite utilisé ou non (par exemple 2 bordereaux pour 1 colis au final = 2 bordereaux facturés) Suivi de vos expéditions a) Le suivi de base Pour suivre l acheminement de vos commandes, rendez-vous dans l historique des envois puis cliquez sur le lien «Voir» de la colonne «fiche commande». Vous arrivez sur la fiche commande. Sur le bas de la fiche, vous aurez un nouveau bloc qui vous fournira toutes les informations de suivi. Vos clients pourront également suivre leurs commandes à partir des fiches commandes. Il suffit qu ils se connectent à leur compte sur votre site de e-commerce et qu ils se rendent sur ces fiches. Un bloc de suivi sera présent avec les mêmes informations de suivi que celles du back office. b) Le suivi à paramétrer En plus du suivi de base, vous pouvez paramétrer les éléments de suivi suivants : i. le numéro de suivi EMC ou transporteur ii. le lien vers le suivi en ligne EMC ou transporteur Page 37 sur 43

38 iii. le numéro de suivi EMC ou transporteur Par défaut, c est le numéro de suivi EMC qui est appliqué. Le numéro EMC est de ce type : FEDX1234FR C est un numéro avec 10 chiffres, 4 lettres, 4 chiffres et 2 lettres. Il apparaît sur votre back office Magento, sur vos fiches commandes. De même le numéro de suivi transporteur apparaît (si le transporteur en fournit un) : Il va falloir que vous indiquiez au module lequel de ces numéros doit être utilisé pour les liens de suivi de vos commandes (par défaut c est le numéro EMC qui est appliqué). Le paramétrage des liens de suivi est détaillé dans la partie suivante. Pour leur appliquer le numéro EMC ou transporteur, rendez-vous sur la page de configuration du module et choisissez «EnvoiMoinsCher» ou «Transporteur» pour l option «Type du numéro de suivi» (voir partie 4. a)). Remarque : Le numéro de suivi transporteur ou EMC (selon votre choix) est affiché en front sur votre boutique en ligne. L acheteur pourra en prendre connaissance en consultant ses fiches commandes. ii. le lien vers le suivi en ligne EMC ou transporteur Ce lien est à paramétrer dans les fiches transporteur : Ventes > EnvoiMoinsCher > offres de transport Page 38 sur 43

39 Vous pouvez indiquer : - l url de suivi EMC : - ou l url de suivi transporteur : pour chaque transporteur vous devez retrouver le lien, soit par internet soit en vous renseignant auprès du transporteur. Par exemple pour Mondial Relay, le lien est de ce type : Par exemple, vous allez rentrer l url vers le suivi transporteur dans la fiche transporteur de Mondial Relay : Comme indiqué, le signe «@» est à placer dans l url. Il sera remplacé par le numéro de suivi de la commande quand cliquerez sur le lien de suivi de la commande : c est soit le numéro de suivi EMC, soit le numéro de suivi transporteur qui sera repris. Le choix dépend du paramétrage que vous avez effectué sur l option ««Type du numéro de suivi» de la page de configuration du module (voir partie 4. a) et voir partie précédente) Remarque : l url de suivi EMC fonctionne avec les deux types de numéros de suivi : EMC et Transporteur. Page 39 sur 43

40 Dès lors, sur chaque commande, vous aurez accès au lien de suivi en ligne transporteur ou EMC. Sur le back Office, c est le lien «suivre mon colis sur le site du transporteur» qui apparaitra après le numéro de suivi : Page 40 sur 43

41 Sur le front (la boutique en ligne), l acheteur aura accès au lien sur la fiche commande : Dans ce lien, le signe «@» est remplacé automatiquement par le numéro de suivi transporteur, soit « ». Page 41 sur 43

42 En cliquant sur le lien de suivi, on est bien redirigé vers le suivi en ligne du transporteur Mondial Relay : Le champ du numéro de suivi est pré-rempli (« » au lieu de «@»). Sur Mondial Relay, il faut en plus que l utilisateur indique le code postal d arrivée pour avoir accès au suivi. Remarque : sur des commandes test, il n y aura bien sûr pas de résultats de suivi à afficher. C est donc normal si le suivi en ligne EMC ou transporteur vous affiche un message d erreur à la place. Bénéficier d un service client efficace et humain Vous bénéficiez d un seul point de contact pour tous vos envois par EnvoiMoinsCher.com. Notre service client est là, en avant et en après-vente, pour vous guider tout au long du processus de commande, puis avant, pendant et après toutes vos livraisons. Vous envoyez ainsi des paquets par le biais de différents transporteurs sur EnvoiMoinsCher.com mais si vous avez la moindre question ou si vous rencontrez le moindre problème, vous n avez qu un seul contact à joindre. Le service client d EnvoiMoinsCher est un service client de proximité qui vous accompagnera tout au long de vos envois. Il s occupera de récupérer toute information qui vous sera utile auprès des transporteurs. Si vous rencontrez un problème avec un transporteur en particulier, c est le service client d EnvoiMoinsCher qui se chargera de le résoudre pour vous. Il se mettra ainsi en relation directe avec le transporteur en question pour trouver une solution. Page 42 sur 43

43 Contacts service client : * [email protected] * par téléphone au +33 (0) Contacts techniques : * [email protected] * par téléphone au +33 (0) * via skype : dev_envoimoinscher Retrouvez également dans la partie «Aide» du module le récapitulatif des éléments/informations qui peuvent vous aider, comme les coordonnées ci-dessus. Page 43 sur 43