Project Delivery Solutions is moving to e-bids!

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1 Project Delivery Solutions is moving to e-bids! As of May 1 st 2013, SNC-Lavalin O&M is proud to announce that we will be moving to an integrated vendor and tender management solution for Project Delivery Solutions using a MERX supported internet portal for all its clients. Starting July 1 st 2013, all tenders will be completely electronic from invitation to bid submission and award. WHAT WHAT The new SNC-Lavalin O&M MERX portal will allow project suppliers to manage their participation in the tender process for projects with SNC-Lavalin O&M through one user-friendly and efficient system, from qualification as a compliant vendor for Project Delivery Solutions to notification of awards and consultation of bid results. Suppliers will also be able to maintain their profile and information up-to-date by simply logging on to their online accounts at their own convenience.? Should I register with MERX and/or ComplyWorks? See page 3 WHO WHO All invitation only and public consultant and contractor tenders related to Project Delivery will be conducted through the MERX portal. Functionalities of the portal Project Supplier Compliance Management Online self application for suppliers Paperless, quick and easy to complete Project Supplier Rotation Management Fair automatic process, time and cost effective Tender Process Management Invitations, transmission of documentation, addendums and notifications Electronic Bid Submission and Opening Time and cost effective for the suppliers Paperless Award Management Notifications and publication of results for all projects delivered for PWGSC Dashboard Reporting and Business Intelligence Performance Management WHY WHY The new MERX portal will serve to modernize SNC-Lavalin O&M s project tender process while improving rotation and performance management. It will serve to better integrate different Strategic Client Units (SCUs) and help ease the compliance process for the project suppliers who work for multiple SCUs. (i.e. PWGSC, Standard Life, CMHC, etc.) SNC-Lavalin O&M is also motivated to respond to concerns brought forward by supplier associations relating to the understanding of their members of the tendering practices as well as their request for more transparency and publication of bid results. Transparency Fair and auditable tendering process Publication of all bids results for all projects delivered for PWGSC Enhance communication to the suppliers Sustainability Reduction in paper, postage and courier services Efficiency Maximize information available to all stakeholders Maximize efficiency of the tender cycle 1

2 Phase 1.1 May 1 st 2013 Project Supplier Compliance Management Paperless, quick and easy to complete Phase 1.2 July 1 st 2013 Project Supplier Rotation Management Fair automatic process, time and cost effective Tender Process Management Invitations, transmission of documentation, addendums and notifications Electronic Bid Submission and Opening Time and cost effective for the suppliers Paperless Award Management Notifications and publication of results for all projects delivered for PWGSC Dashboard Reporting and Business Intelligence Phase 1.3 Fall 2013 Performance Management WHEN Next Step - Week of April 29 th Suppliers currently compliant and qualified with Project Delivery Services will receive a notification from MERX to access the portal and follow the steps for registration and submission of their new request for qualification. New qualification will be valid for 2 years (until April 2015). Training and support will be offered by MERX. The annual registration fee of $250 will give full access to the SNC-Lavalin O&M MERX portal, including, but not limited to, unlimited download of solicitation documents, electronic notifications and electronic bid submissions. Suppliers are encouraged to register before July 1 st 2013 when solicitations will all be published on the MERX portal. Paperless bidding means: No risk of late submissions due to heavy traffic, difficult weather conditions and last-minute subtrades. No messenger or courier costs. No paper bids to send to the SNC-Lavalin O&M office in another city or province. Equity for bidders from all locations (urban or remote). Suppliers will be able to submit their bids online at any time using a third-party management system ensuring objectivity, transparency and enhanced tracking. This will be a fundamental enhancement to what has been a demanding process for both the suppliers and SNC- Lavalin O&M. Compliance process and contractual documents SNC-Lavalin O&M will be using this opportunity to better integrate all its clients in the compliance process and make it easier for project suppliers to work with different SCUs. Suppliers can register and request compliance for all SNC-Lavalin O&M strategic clients using the MERX portal with a single profile and application. Suppliers will be signing a single term-contract for all strategic clients Suppliers are responsible to ensure their request for qualification is submitted in a timely manner; allowing SNC-Lavalin O&M time to review and finalize their compliance before July 1 st. Tenders for projects delivered for PWGSC Contracts valued at less than $200,000 (including GST/HST) Upon invitation from a supplier rotation list to ensure proper distribution of work amongst the available providers, including small and medium size enterprises Rotation based on types and regions of work Suppliers, whose request for qualification for the PWGSC contract is approved, will automatically be added to the rotation list Contracts valued at more than $200,000 (including GST/HST) Public solicitation will be moved to the SNC- Lavalin MERX portal which will allow the registered suppliers to quickly and easily be made aware of those opportunities. 2

3 ComplyWorks vs. MERX COMPLYWORKS VS MERX? Many of our suppliers work with both SNC-Lavalin O&M Facilities Management Services and Project Delivery Solutions. As these services have different governance and procurement requirements, the compliance and contract award processes are managed independently from one another. Suppliers wishing to provide services for both Facilities Management Services and Project Delivery Solutions must register their companies with both groups, following their respective processes: Facilities Management Services Defined as the day to day operations related to the maintenance of facilities, without changing the form or function of the building. For suppliers wishing to perform on-site services for SNC Lavalin O&M in the Facilities Management Services line of business, they are required to register and purchase an annual membership with ComplyWorks. For more information in regards to qualifications with ComplyWorks, suppliers can contact: ComplyWorks Help Desk Support at: (403) / support@complyworks.com SNC-Lavalin O&M Internal Support at : supplier-relations@snclavalinom.com Project Delivery Solutions Defined as a range of large and small construction projects; such as a new construction, building expansion / additions, renovations, base building renewal, repairs and capital, tenant improvements. Limited duration Contracts are awarded to qualified vendors through a bid process (upon invitation or public) Based on Instructions to Bidders for Consultants or Contractors and including a specific project scope. For suppliers wishing to participate in the bid process and complete work for the Project Delivery Solutions line of business, they will need to register and pay the annual registration fee through this new MERX portal. Vendor Management will still be available to provide assistance or support and can be reached at: Questions QUESTIONS? In conclusion, as with all internal or external process changes, we are aware that our suppliers will have inquires or questions in which the Vendor Management team will be more than happy to assist with. Our goal is to ensure that the transition is made smoothly and efficiently for our valued suppliers that have been doing business with SNC Lavalin O&M throughout the years as well as our future suppliers. We appreciate your business and we are confident that the implementations of the new MERX portal will benefit and efficiently serve all the parties involved with our tender process. Vendor Management can be reached at 3

4 Solutions de réalisation de projets passent aux soumissions électroniques! SNC-Lavalin O&M est fière d'annoncer qu à compter du 1 er mai 2013 nous mettrons en place une solution intégrée de gestion des fournisseurs et des appels d offres pour Solutions de réalisation de projets (SRP) à l'aide d'un portail web MERX pour l'ensemble de nos clients. Tous nos appels d offres seront, à compter du 1 er juillet 2013, entièrement électroniques de l'invitation à l'attribution du contrat en passant par la soumission. WHAT QUOI Le nouveau portail MERX de SNC-Lavalin O&M permettra aux fournisseurs du SRP de gérer leur participation dans le processus d'appel d'offres pour les projets de SNC-Lavalin O&M à travers un système convivial et efficace, de la qualification en tant que fournisseur conforme pour la réalisation de projets aux avis d attribution des contrats et de la consultation des résultats des soumissions. Les fournisseurs seront également en mesure de maintenir leur profil et leurs informations à jour en se connectant à leur compte en ligne à leur propre convenance.? Dois-je m inscrire auprès de MERX et/ou ComplyWorks? Voir page 3 WHY WHO Tous les appels d offres pour la réalisation de projets, consultants comme entrepreneurs, sur invitation et public, seront effectués par le biais du portail MERX. POURQUOI QUI Fonctionnalités du portail Gestion de la qualification des fournisseurs SRP Application en ligne par le fournisseur Entièrement électronique, facile et rapide à compléter Gestion de la rotation des fournisseurs SRP Processus automatique et juste, efficace et rentable Gestion du processus d appel d offres Invitations, transmission des documents, addendum et avis Soumissions électroniques Efficace et rentable pour les fournisseurs Entièrement électronique Gestion de l attribution des contrats Publication des résultats de tous les appels d offres pour les projets réalisés pour TPSGC Tableaux de bord et analyses des informations d'affaires Gestion du rendement des fournisseurs Le nouveau portail MERX servira à moderniser les processus de soumission de SNC-Lavalin O&M pour la réalisation de projets tout en améliorant la rotation et la gestion du rendement. Le portail servira aussi à mieux intégrer les différentes unités stratégiques client (USC) et à faciliter le processus de qualification pour les fournisseurs SRP travaillant avec plusieurs USC (TPSGC, Standard Life, SCHL, etc) SNC-Lavalin O&M vise également à répondre aux préoccupations soulevées par les associations de fournisseurs concernant la compréhension de notre processus d'appels d'offres par leurs membres ainsi qu aux demandes pour plus de transparence et la publication des résultats des soumissions. Transparence Processus d appel d offres juste et vérifiable Publication des résultats de tous les appels d offres pour les projets réalisés pour TPSGC Amélioration de la communication aux fournisseurs Développement durable Réduction du papier et des envois postaux ou par messager postage and courier services Efficacité Optimisation de l information disponible à toutes les parties prenantes Optimisation du cycle d appel d offres 1

5 Phase er mai 2013 Gestion de la qualification des fournisseurs SRP Entièrement électronique, facile et rapide à compléter Phase er juillet 2013 Gestion de la rotation des fournisseurs SRP Processus automatique et juste, efficace et rentable Gestion du processus d appel d offres Invitations, transmission des documents, addendum et avis Soumissions électroniques Efficace et rentable pour les fournisseurs Entièrement électronique Gestion de l attribution des contrats Publication des résultats de tous les appels d offres pour les projets réalisés pour TPSGC Tableaux de bord et analyses des informations d'affaires Phase 1.3 Automne 2013 QUAND Gestion du rendement des fournisseurs Prochaine étape Semaine du 29 avril Les fournisseurs présentement qualifiés recevront une notification de la part de MERX leur donnant accès au portail afin de compléter et soumettre leur inscription et leur nouvelle demande de qualification. La nouvelle qualification sera valide pour 2 ans (avril 2015). MERX offrira la formation et le service à la clientèle. Les frais d inscription annuels de 250$ donneront accès au portail MERX de SNC- Lavalin O&M, incluant, sans s y limiter : téléchargements illimités des documents d appel d offres, réception d avis électronique et soumissions en ligne. Les fournisseurs sont encouragés à compléter leur inscription avant le 1er juillet 2013, date à partir de laquelle tous les appels d offres seront publiés sur le portail MERX. Soumissions électroniques signifient: Aucun risque de retard dû à la circulation, aux conditions météorologiques difficiles ou aux soustraitants de dernière minute. Aucun coût de messagers ou de courrier Aucun document papier à transmettre au bureau de SNC-Lavalin O&M situé dans une autre ville ou province. Équité pour les soumissionnaires de toutes provenances (urbain ou extérieur). Les fournisseurs seront en mesure de soumettre leur prix en ligne à tout moment, en utilisant un système géré par un tiers, assurant la transparence, l objectivité et une amélioration du suivi. Ce système apportera une amélioration fondamentale à un processus très exigeant, tant pour les fournisseurs que pour SNC-Lavalin O&M. Qualification et documents contractuels SNC-Lavalin O&M profitera de cette opportunité pour mieux intégrer l'ensemble de ses clients dans le processus de qualification et le rendre plus facile pour les fournisseurs SRP travaillant avec différentes USC. Les fournisseurs pourront s inscrire et faire une demande de qualification pour tous les clients de SNC- Lavalin O&M en utilisant un profile unique sur le portail et une seule application. Les fournisseurs signeront un seul contrat à durée fixe pour tous les clients. Les fournisseurs sont responsables de soumettre leur demande de qualification en temps opportun afin de permettre à SNC-Lavalin O&M de l analyser et de finaliser le processus de qualification avant le 1 er juillet. Appel d offres des projets réalisés pour TPSGC Contrats dont la valeur est estimée à moins de $ (incluant TPS/TVH) Sur invitation à partir d une liste de rotation de fournisseurs qualifiés afin de promouvoir une distribution équitable du travail parmi tous les fournisseurs, incluant les petites et moyennes entreprises. La rotation est basée sur le type et la région de travail. Les fournisseurs, dont la demande de qualification pour TPSGC est approuvée, sont ajoutés automatiquement à la liste de rotation. Contrats dont la valeur est estimée à plus de $ (incluant TPS/TVH) Les appels d offres publics seront maintenant publiés sur le portail SNC- Lavalin MERX afin de permettre aux fournisseurs inscrits de prendre connaissance rapidement et simplement de ces opportunités. 2

6 ComplyWorks vs. MERX COMPLYWORKS VS MERX? Plusieurs fournisseurs travaillent à la fois avec les Services de gestion immobilière de SNC-Lavalin O&M et les Solutions de réalisation de projets. Puisque ces équipes ont des exigences distinctes en matière de gouvernance et de gestion de l approvisionnement, les processus concernant la conformité des fournisseurs et l attribution de contrats sont gérés indépendamment pour la gestion immobilière et la réalisation de projets. Les fournisseurs qui souhaitent faire affaire avec les Services de gestion immobilière et Solutions de réalisation de projets doivent enregistrer leur entreprise avec les deux groupes, suivant leur processus respectif: Services de gestion immobilière Responsable des opérations quotidiennes liées à l exploitation et à l'entretien des installations, sans changer la forme ou la fonction du bâtiment. Les fournisseurs souhaitant offrir leurs services à l équipe des Services de gestion immobilière, pour l opération et l entretien d infrastructures immobilières sont tenus de s inscrire et d acquitter un abonnement annuel avec ComplyWorks. Pour de plus amples informations sur l enregistrement auprès de ComplyWorks, les fournisseurs peuvent contacter : Service de Soutien à la clientèle ComplyWorks (403) / support@complyworks.com Service de soutien interne de SNC-Lavalin O&M supplier-relations@snclavalinom.com Solutions de réalisation de projets Responsable de la livraison de projets de construction, de grande et petite envergure, tel qu une nouvelle construction, des travaux de réparation ou d amélioration des systèmes de l immeuble de base, des travaux visant l amélioration locative et le réaménagement, etc. Les projets sont d une durée limitée Les contrats sont attribués à des fournisseurs qualifiés suivant un processus d appel d offres (sur invitation ou public) Basé sur des Instructions aux soumissionnaires pour les consultants ou entrepreneurs ainsi qu une portée de projet spécifique. Les fournisseurs souhaitant participer aux processus d appel d offres et travailler avec l équipe de Solutions de réalisation de projets sont tenus de s inscrire et d acquitter un abonnement annuel à ce nouveau portail MERX. L équipe de Gestion des fournisseurs demeure disponible pour fournir assistance et support : Questions QUESTIONS? En conclusion, comme pour tous les changements de processus internes ou externes, nous sommes conscients que nos fournisseurs auront des questions ou demandes de renseignements. L équipe de Gestion des fournisseurs sera heureuse d y répondre. Notre objectif est de s'assurer que la transition se fasse en douceur et efficacement pour nos précieux fournisseurs qui font des affaires avec SNC Lavalin O&M depuis des années, ainsi que pour nos nouveaux fournisseurs. Contacter l équipe de Gestion des fournisseurs Nous vous remercions de faire affaire avec nous et nous sommes confiants que la mise en place de ce nouveau portail MERX sera bénéfique et servira efficacement toutes les parties impliquées dans notre processus d'appel d'offres. 3