DOSSIER D APPEL D OFFRES INTERNATIONAL. N 01/FONDS APPA/DE/AAF/AD/14 du 19 août 2014

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1 DOSSIER D APPEL D OFFRES INTERNATIONAL N 01/FONDS APPA/DE/AAF/AD/14 du 19 août 2014 Pour la sélection d un Cabinet chargé de l évaluation des candidatures au poste de Directeur Exécutif du Fonds APPA Contenu du présent dossier : - Termes de Références - Grille d évaluation (annexe 1) - Modèle de lettre de soumission (annexe 2) Cotonou, le 19 août 2014

2 Terme de références (TDR) de l Appel d Offres International (DAO) pour la sélection d un Cabinet chargé de l évaluation des candidatures au poste de Directeur Exécutif du Fonds APPA Contexte Le Fonds APPA pour la Coopération Technique est un organe financier de l Association des Producteurs de Pétrole Africains, dont la mission est de contribuer au financement des études et projets spécifiques au secteur des hydrocarbures et de l énergie, à la demande d un Pays Membre seul ou d un groupe de Pays Membres, dans le but d accélérer la réalisation des objectifs de l Association. Sa création avec un capital social fixé à $ US, avait été décidée à Abidjan en 1992 par le Conseil des Ministres des Pays Membres de l Association des Producteurs de Pétrole Africains (APPA). Les Pays Membres du Fonds APPA sont les Pays Membres de l Association des Producteurs de Pétrole Africains, notamment : Algérie, Angola, Bénin, Cameroun, Congo, République Démocratique du Congo, Côte d Ivoire, Egypte, Gabon, Ghana, Guinée Equatoriale, Libye, Mauritanie, Niger, Nigeria, République Sud-Africaine, Soudan et Tchad. Les domaines d opérations du Fonds couvrent les activités amont et aval du secteur des hydrocarbures, le secteur de l énergie et les échanges énergétiques africains. Le Fonds APPA est appelé à se positionner dans le créneau de banque d affaires spécialisée dans le conseil et l intermédiation. Le Siège du Fonds APPA est à Ganhi, Cotonou (BENIN), sis Immeuble KODEH 4 ème étage rue du Gouverneur Bayol. Missions et objectifs La mission fondamentale assignée au Fonds APPA, est la création d un cadre de coopération technique doté de ressources financières pour financer le développement des activités du secteur des hydrocarbures et de l énergie dans les pays membres de l APPA. Ses principaux objectifs sont donc, l assistance financière et le financement des études et projets spécifiques du secteur pétrolier et de l énergie. Il contribuera aussi, à la réalisation des objectifs de l APPA. Sur le plan organisationnel, l APPA compte deux instances et deux organes permanents. Les deux instances sont le Conseil des Ministres, instance suprême de décision et le Comité des Experts, chargé d examiner les dossiers présentés par la Direction du Fonds APPA en vue de leur soumission au Conseil des Ministres.

3 Parmi les organes permanents, figure le Fonds APPA dont le 1 er Responsable est le Directeur Exécutif. Il est nommé par le Conseil des Ministres devant lequel il est responsable. Son mandat est de trois ans renouvelable une seule fois pour la même durée. Le deuxième mandat de l actuel Directeur Exécutif en fonction arrive à échéance le 31 juillet Son successeur qui devra prendre service le 1 er août 2015, sera nommé par le Conseil des Ministres en mars C est pourquoi le Fonds APPA, conformément aux textes statutaires de l Association, lance le présent appel d offres international en vue de la sélection d un cabinet installé dans l un des dix-huit Pays Membres de l APPA, qui sera chargé de l évaluation et de la sélection des candidatures au poste de Directeur Exécutif du Fonds APPA. Missions du Cabinet Les principales missions du Cabinet seront les suivantes : 1. Proposer à la Direction Exécutive du Fonds APPA les termes de références et les critères de sélection du Directeur Exécutif ; 2. Analyser et évaluer tous les dossiers de candidatures que la Direction du Fonds APPA mettra à sa disposition ; 3. Accueillir les candidats et organiser dans les locaux du Cabinet, sur la base des critères prédéfinis, des sessions d évaluations écrites qui seront complétées par des entretiens collectifs et individuels approfondis. La durée des sessions d évaluation ne devra pas excéder cinq (5) jours ouvrables et se dérouleront selon un planning convenu entre le Cabinet et la Direction du Fonds APPA. 4. Proposer les trois (3) meilleurs candidats à classer par ordre de mérite sur la base des résultats de l évaluation ; 5. Transmettre à la Direction Exécutive du Fonds APPA, un rapport détaillé d évaluation en langues française et anglaise avec tous les détails d évaluation et de notation requise. Composition et présentation du dossier de soumission 1. Proposition technique La proposition technique du Cabinet devra contenir les informations suivantes ainsi que tous renseignements additionnels utiles : a. Un dossier administratif (prouvant l existence du Cabinet, son siège et sa situation fiscale) b. Une description de la méthodologie d évaluation ;

4 c. Un aperçu de l expérience acquise dans le cadre des prestations similaires durant les cinq dernières années ; d. Un aperçu des références du personnel du cabinet et de leurs expériences acquises, avec un CV daté, signé et contresigné de chaque spécialiste engagé dans l évaluation ; le personnel affecté à cette mission devra être compétent et qualifié pour ce genre de mission ; e. Une proposition détaillée de la grille d évaluation des candidats ; f. Une proposition de planning d exécution de la mission ; g. Un projet de contrat de services La proposition technique devra être mise sous plis fermé avec la mention ² «OFFRE TECHNIQUE» 2. Proposition financière La proposition financière du Cabinet devra prendre en compte toutes les prestations du Cabinet y compris tous les débours. La proposition financière devra être mise sous pli fermé avec mention «OFFRE FINANCIERE» 3. Présentation du dossier de soumission Le dossier de soumission sera rédigé en deux langues de la façon suivante : - deux (2) exemplaires en langue anglaise dont un original et - deux (2) exemplaires en langue française dont un original Ce dossier de soumission devra être déposé sous pli fermé dans une grande enveloppe contenant : - l offre technique (pli fermé), et - l offre financière (pli fermé) Il sera déposé ou envoyé à la Direction Exécutive du Fonds APPA au 4 ème étage Immeuble KODEH Ganhi, Rue du Gouverneur Bayol, à Cotonou (République du Bénin), 01 BP 139 Cotonou, au plus tard le 20 décembre 2014 à 12 heures avec la mention sur la grande enveloppe : «CONFIDENTIEL A l attention de Monsieur le Directeur Exécutif du Fonds APPA pour la Coopération Technique Proposition pour le choix d un Cabinet pour l évaluation des candidatures au poste du Directeur Exécutif du Fonds APPA» 01 BP 139 COTONOU (BENIN)

5 Tous dossiers transmis à la Direction du Fonds APPA par courrier électronique ne sera pas pris en compte et sera par conséquent rejeté. 4. Conditions de participation à l Appel d Offres Pour participer à l appel d offres, tout cabinet intéressé doit être légalement constitué et avoir les compétences techniques et capacités financières requises pour la réalisation de la mission et être légalement installé dans l un des dixhuit (18) Pays Membres de l APPA. Le Dossier d Appel d Offres (DAO) peut être retiré à partir du 19 août 2014, à la Direction du Fonds APPA au Bénin à Cotonou au 4 ème étage de l immeuble KODEH ou téléchargé sur le site du Fonds APPA 5. Choix du Cabinet Le choix du Cabinet sera basé sur la qualité des dossiers et la pertinence des offres technique et financière. Les critères d évaluation des dossiers sont joints en annexe Annulation de l Appel d Offress/Rejet de l Offre La Direction du Fonds APPA se réserve le droit d annuler la procédure de l Appel d Offres ou de rejeter toutes les propositions, à tout moment, avant l attribution du marché, sans encourir de responsabilités à l égard du ou des soumissionnaire (s) affecté (s) par sa décision, ni d obligation de les informer des raisons de sa décision.

6 ANNEXE 1 Critères d évaluation des offres dans le cadre de la sélection d un cabinet qui sera chargé de l évaluation des candidatures au poste du Directeur Exécutif du Fonds APPA 1. Critères de recevabilité des offres : - Date de dépôt du dossier de soumission ; - Présentation de l offre (pli fermé avec la mention «appropriée») ; - Dossier administratif, juridique et fiscal du Cabinet (N RC, N IFU, Certificat de non faillite, Patente, etc.) ; - Lettre de soumission suivant le modèle joint en annexe 2 ; - Contenu de l offre (offre technique et offre financière). 2. Critères et grille d évaluation de l offre technique (100%) N Critères d évaluation % 1 Présentation générale de l offre (reliure et pagination/forme et organisation du document) 5% 2 Présentation du Cabinet (son objet, ses domaines de compétences, son organisation et mode de gestion et de 5% fonctionnement) 3 Compréhension des objectifs de la mission 10% 4 Expériences du cabinet pour des missions similaires durant les 20% cinq dernières années 5 Expériences des membres de l équipe affectée à la mission 20% 6 Méthodologie du travail 15% 7 Planning de travail 10% 8 Moyens matériels mis en œuvre 5% 9 Système de contrôle interne de qualité de travail (résultat) 5% 10 Consistance de la proposition de projet de contrat 5% Note de l Offre Technique (NOT) 100% 3. Evaluation de l Offre Financière (100%) Seuls les soumissionnaires ayant obtenu une note technique supérieure ou égale à 60 sur 100 verront leur offre financière évaluée. L offre financière ayant le montant le moins élevé recevra le maximum de la note, à savoir 100 points. Le calcul des autres notes financières obéira à la formule suivante : Note de l offre (i)=100 x Montant de l offre financière la moins disante après vérification Montant vérifié de l offre (i)

7 4. Evaluation Final (attribution du marché) (100%) : L attribution du marché se fera au soumissionnaire ayant obtenu la meilleure note finale suivant la formule ci-dessous : Note finale =0,6*Note de l Offre Technique + 0,4*Note de l Offre Financière En cas d égalité, la préférence sera accordée au soumissionnaire ayant obtenu la meilleure note technique. Un soumissionnaire dont l offre n est pas retenue ne peut contester pour quelque motif que ce soit, le résultat de évaluation, ni en aucun cas être indemnisé de ce fait. N.B : Le retrait des termes de références à la Direction du Fonds APPA est gratuit.

8 ANNEXE 2 Modèle de lettre de soumission Je soussigné (nom et prénoms) Agissant en qualité de Au nom et pour le compte de la société. Dont le siège est à.. Immatriculée à... Sous le numéro.. Après avoir apprécié sous ma responsabilité la nature des prestations à exécuter, me soumets et m engage envers le Fonds APPA à exécuter toutes les prestations conformément aux conditions stipulées au dossier d Appel d Offres dont je déclare avoir une parfaite connaissance. Le délai d exécution est de (en lettre et en chiffres) à compter de la date d entrée en vigueur du contrat de prestation de services. J affirme sous peine de résiliation que ma société ne fait l objet d aucune interdiction légale d exercer. Je garantis la bonne exécution des prestations telles que décrites et prévues dans le Dossier d Appel d Offres. Fait à. le... Le Cabinet (Signature et cachet du représentant)

9 INTERNATIONAL TENDER N 01/APPA FUND/ED/AAF/AD/14 of 19 August 2014 For the selection of a Consulting Firm to evaluate and select candidates for the post of the Executive Director of APPA Fund Content of folder: - Termes of reference - Evaluation criteria (annex 1) - Sample letter of submission (annex 2) Cotonou, the 20 August 2014

10 Terms of Reference (TOR) of the International Tender Bid for the selection of a Consultant Firm in charge of assessing the job applications for the post of the Executive Director of APPA Fund Backgroup APPA Fund for Technical Cooperation is a financial body of the African Petroleum Producers Association, the mission of which is to contribute to the funding of studies and projects specific to the hydrocarbons and energy sector, upon the request of a single member country or a group of member countries, in order to accelerate the achievement of the Association s objectives. Its creation, with a capital of US$ , was decided in Abidjan in 1992 by the Council of Ministers of the Member Countries of the African Petroleum Producers Association (APPA), namely: Algeria, Angola, Benin, Cameroon, Congo, Democratic Republic of Congo, Côte d Ivoire, Egypt, Gabon, Ghana, Equatorial Guinean, Libya, Mauritania, Niger, Nigeria, Republic of South Africa, Sudan and Chad. The Fund s areas of operation cover downstream and upstream activities in the hydrocarbons sector, the energy sector and energy exchanges in Africa. The Fund is therefore expected to develop itself into a trading bank with specialization in the consulting and intermediation areas. The headquarters of the Fund are located 4 th Floor, KODEH Building Ghanhi in Cotonou (BENIN), Missions & objectives The fundamental mission assigned to APPA Fun is to serve as an instrument for technical cooperation with the financial resources to support the development of the activities in the oil, gas and energy sectors in member countries of APPA. Its principal objectives are to provide necessary financial assistance for the realisation of the objectives and goals of APPA and contribute to the financing of specific studies and projects in the oil, gas and energy sector on the request of a Member Country or a group of Member Countries of APPA with goal of accelerating the realisation of the objectives of the Association. As an organization, APPA has two (2) bodies and two (2) permanent organs. The two (2) bodies are the Council of Ministers, which is the supreme decisionmaking body, and the Committee of Experts which is responsible for the examination of the documents submitted by the APPA Fund in view to being submitted to the Council of Ministers. APPA Fund is one of the executive organs and the Executive Director is the accounting officer. He is appointed by the Council of Ministers to which he is responsible. He is appointed for a mandate of three years renewable once for the same period. The second mandate of the current Executive Director will be expiring

11 on 31st July, His successor will be appointed by the Council of Ministers in March 2015 and should resume on 1st August, 2015 In conformity with the statutory regulations, APPA Fund is calling for international bids with a view to select a Consultant, resident in any of the 18 Member Countries of APPA, for the evaluation and selection of the candidates that would apply for the position of the Executive Director of the APPA Fund. Missions of the Firm The main tasks of the firm will be: 1. Propose to the APPA Fund the terms of reference and selection criteria for the Executive Director; 2. Analyze and evaluate all application files that the APPA Fund will make available; 3. Welcome candidates and organize in the premises of the firm on the basis of predefined criteria of evaluation, writing evaluation sessions which will be supplented by in-depth individual and collective interviews. The duration of evaluation sessions should not exceed five (5) working days and will take place according to a schedule agreed between the Firm and APPA Fund. 4. Propose the three (3) best candidates to rank by order of merit on the basis of the results of the assessment; 5. Provide the APPA Fund with a detailled evaluation in English and French with all the detaills required for appraisal of the report. Composition and presentation of the Tender 1. Technique Proposal The technical proposal of the firm shall contain the following information and any additional useful information: a. An administrative file (proving the existence of the Firm, its headquaters and tax status) b. A description of the evaluation methodology; c. An overview of the experience gained in similar services in the past five years; d. An overview of references of the office staff and their experience with a CV dated, signed and counterssigned of each specialist involved in the assessment ; the staff assigned to this task should be competent and qualified for this kind of mission; e. A detailled proposal of the evaluation grid of candidates; f. A proposal of the implementation schedule of the mission;

12 g. A draft service contract. The technical proposal shall be in a sealed envelope marked «TECHNICAL BID» 2. Financial Proposal The financial proposal of the Cabinet will take into account all services of the Cabinet including all disbursements.. The financial proposal should be in a sealed envelope marked «FINANCIAL BID» 3. Presentation of the Tenter The submission will be written in two languages as follows: - two (2) copies, in English language of which one is an original and - two (2) copies in Franch language of which one is an original The tender documents should be submitted in a sealed envelope enclosed in a large envelope containing: - The technical bid (sealed envelope), and - The financial bid (sealed envelope) It will be deposited or sent to the APPA Fund on the 4th floor of the KODEH Building at Ganhi, in Cotonou (Républic of Benin), 01 BP 139, no later than 20 december 2014 at 12:00 with the words on the large envelope: «CONFIDENTIAL For the attention of the Executive Director of APPA Fund For Technical Cooperation Proposal for the selection of a consultant firm for the evaluation of Job applications for the post of Executive Director of APPA Fund 01 BP 139 COTONOU (BENIN) All documents forwarded to the APPA Fund by will not be considered and will therefore be rejected. 4. Conditions for participation in the Tenter To participate in the tender, any interested firm must be legally established and have the technical skills and the financial capacities required to achieve the mission and be legally established in one of the eighteen (18) APPA Member Countries.

13 The Tender File can be obtained from the APPA Fund in Cotonou BENIN on the 4th floor of the KODEH Building à Ganhi or downloaded from the website of the APPA Fund 5. Selection of the Firm The choice of the Consultant will be based on the quality of files and relevance of technical and financial bids. The evaluation criteria files are attached in Annex Cancellation of Tender / Rejection of offer The APPA Fund reserves the right to cancel the Tender procedure or reject all proposals at any time prior to contract award, without incurring the resjponsibilities or the tenderer (s) affected (s) in its decision, nor any obligation to inform them of the reasons for its decision.

14 ANNEX 1 Criteria for evaluation of bids for the selection of a consultant in charge of assessing job applications for the post of the Executive Director of APPA Fund 1. Eligibility criteria of submission: - Date of submission of the tender ; - Introducing the offer (sealed envelope titled (appropriately») ; - Administrative record, legal and tax Cabinet (N RC, N IFU, Certificate of non-bankruptcy, Patent, etc.) ; - Letter of submission according to the model in Annex 2 ; - Content of the tender (technical bid and financial bid). 2. Criteria for evaluating the technical bid (100%) N Criteria % 1 General presentation of the offer (pagination and binding/format and organization of the document) 5% 2 Presentation of the Cabinet (its object, fields of competence, organization, management and operational methods) 5% 3 Understanding of the objectives of the mission 10% 4 Experience of the firm in similar assignments in the past five years 20% 5 Experiences of team members assigned to the mission 20% 6 Working methodology 15% 7 Working Plan 10% 8 Material rsources implemented 5% 9 Internal control system of quality of work (result) 5% 10 Consistency of the proposed draft contract 5% Technical Bid mark 100% 3. Evaluation criteria of Financial Bid (100%) Only bidders whose technical mark is equal to or above 60% will have their financial bid considered. The most competitive financial bid shall eam the highest mark of 100. Bid mark (i)= 100 x Lowest financial bid amount, upon verification Verified Bid Amount (i)

15 4. Final Evaluation (Contract Award) (100%) : The contract will be awarded to the bidder who obtains the highest final mark, according to the described formula below: Final Mark =0,6* Technical Bid Mark + 0,4*Financial Bid Mark In case two or more bidders obtain equal marks, preference will be given to the bidder having obtained the highest technical mark. A bidder who is not successful connot, for whatever reasons, challenge the result of the said evaluation, nor can he/she be eligible for any claims for damages or compensation in this connection. N.B : Obtaining the terms of reference from APPA Fun dis free of charge.

16 ANNEX 2 Sample letter of submission I, undersigned (surname and first name) Acting.. In the name and on behalf of the company... With Headquarters at.. registered in.... Under the number After having read the entire Tender Bid file on : After having evaluated under my responsibility the nature of services to be performed, submit myself services in accordance with the conditions stipulated in the Tender File which I declare having perfect knowledge. The deadline for execution is (in words and figures) from the date of entry into force of the contract of service. I affirm under penalty of termination that my company is not subject to any legal prohibition to practice. I guarantee the good performance of the services as described and set out in the Tender File. Done,. the... Cabinet (Signature and stamp of the representative)

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