RAPPORT D ACTIVITÉ SUR L ACHAT à la Sécurité sociale

Transcription

1 LE SECTEUR DE L ACHAT A LA SECURITE SOCIALE ra2 studio - Fotolia.com ANNEE 2012 Edition juillet 2013 RAPPORT D ACTIVITÉ SUR L ACHAT à la Sécurité sociale

2

3 3 Le mot du Président Les organismes mènent depuis plusieurs années une politique volontariste d optimisation des dépenses de fonctionnement, répondant aux objectifs de rigueur des politiques nationales. C est dans cette perspective que l Observatoire de l achat des organismes de Sécurité sociale s est inscrit depuis 6 ans avec un objectif : aider les organismes à acheter mieux. Bien définir les besoins, connaître l offre du marché, organiser les mises en concurrence les plus fructueuses, déterminer s il faut acheter seul ou se grouper, constituent les axes des travaux d étude qui sont menés par cette instance. C est donc bien au-delà de sa mission réglementaire de recensement des marchés, que se dirige l Observatoire pour éclairer et alimenter la réflexion des têtes de réseaux et des organismes locaux. Le recensement de l année 2012 affiche un volume d activité de marchés pour un montant de 1,2 milliards d euros HT ; l Institution constitue donc un acteur important du paysage économique et en tant que tel doit jouer un rôle positif en menant une politique d utilisation optimale des deniers publics. La mission n est pas simple! Il faut souvent mutualiser pour acheter le moins cher possible tout en respectant le tissu local des petites entreprises. Les publications de l Observatoire s attachent donc toujours à présenter des solutions pragmatiques, faciles à mettre en œuvre, respectueuses des politiques de branches et de régimes, ainsi que de l environnement économique et social. Cette année encore, les travaux d étude ont été riches. Trois grands domaines d achat ont été observés : la restauration collective, l intérim et le mobilier de bureau. Transversaux aux organismes de Sécurité sociale, ces études montrent qu il est possible de travailler ensemble pour optimiser les achats institutionnels dans de bonnes conditions. Je tiens à remercier les organismes de Sécurité sociale de contribuer à cet effort, notamment par leur implication dans la remontée des données. Bonne lecture à tous. Didier Malric Président de l Observatoire de l achat

4

5 5 Sommaire PARTIE I - L ACHAT À LA SÉCURITÉ SOCIALE 1. L achat à la Sécurité sociale p La centrale d achat de l Ucanss p Le pôle conseil achats-marchés de l Ucanss p La CCMOSS p. 32 PARTIE II - L OBSERVATOIRE DE L ACHAT 1. L Observatoire de l achat des organismes de Sécurité sociale p. 37 La mission réglementaire p. 37 L organisation et le fonctionnement p. 38 La communication p Les études de l Observatoire p. 44 Guide méthodologique sur les durées de conservation des archives p.45 La restauration des salariés p. 47 L intérim p. 50 Le mobilier et l aménagement de bureau p Le baromètre des achats p Le recensement des marchés p. 61 La remontée des données des marchés de l année 2012 p. 61 L outil informatique p. 64 Les chiffres clés de l année 2012 p. 66 Les chiffres détaillés issus du recensement des marchés notifi és en 2012 p. 67

6

7 L achat à la Sécurité sociale laurine45 - Fotolia.com Première partie

8

9 L achat à la Sécurité sociale 9 Introduction La Sécurité sociale comporte quatre branches pour le Régime général : - la branche maladie : la Caisse nationale de l assurance maladie des travailleurs salariés (CNAMTS), déclinée au niveau régional, avec les Caisses d assurance retraite et de la santé au travail (CARSAT), et au niveau local, avec les Caisses primaires d assurance maladie (CPAM) ; - la branche famille : la Caisse nationale des allocations familiales (CNAF) et ses organismes locaux, les Caisses d allocations familiales (CAF) ; - la branche recouvrement : l Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (ACOSS) et ses organismes locaux, les Unions de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d allocations familiales (URSSAF) ; - la branche retraite : la Caisse nationale d assurance vieillesse (CNAV) et ses organismes locaux, les 16 Caisses d assurance retraite et de la santé au travail (CARSAT). Elle est également constituée de deux principaux autres régimes : - le Régime agricole qui couvre les exploitants et les salariés agricoles. Il est géré par la Caisse centrale de la Mutualité sociale agricole ; - le Régime social des indépendants qui couvre les artisans, commerçants, industriels (RSI). A côté, existent aussi d autres régimes spécifi ques dits «spéciaux» : le régime des marins et inscrits maritimes, le régime des mines, de la SNCF, de la RATP, d EDF-GDF, de la Banque de France, de l Assemblée nationale, du Sénat, le régime des clercs et employés de notaire, le régime des ministres du culte On compte à ce jour plus de 500 organismes de Sécurité sociale répartis sur le territoire métropolitain et l outre-mer, qui reposent sur une hiérarchie d organismes locaux, régionaux et nationaux, structurés par nature de risque. Pleinement inscrite dans les politiques publiques de réduction des coûts, la Sécurité sociale s investit chaque jour dans des actions de rationalisation. Avec près de deux milliards d euros d achat, il est essentiel de mettre en place des politiques achats dont les objectifs sont d accroître durablement la performance, la sécurité juridique tout en diminuant les coûts. laurine45 - Fotolia.com

10 10 Les grands acteurs institutionnels Les Caisses nationales Les Caisses nationales, têtes de réseaux, construisent leur propre politique achat en tenant compte des contraintes de leur métier et des objectifs fi xés dans leur Convention d Objectifs et Gestion (COG). Elles contribuent à la démarche inter-branche coordonnée par l Ucanss dans le cadre des travaux de l Observatoire de l achat à partir de la politique institutionnelle validée par le Comité Exécutif. Elles recherchent le meilleur niveau d achat possible : local, régional, national. Elles s assurent de l effi cience de l acte d achat et de sa sécurité juridique. Au cours des dernières années, les Caisses nationales ont réorganisé la fonction achat en créant des réseaux d acheteurs en s appuyant notamment sur les organismes de leur branche. Les Caisses nationales des autres régimes s associent également aux échanges nationaux. Elles apportent d autres expériences tout aussi enrichissantes. Les organismes de Sécurité sociale Les organismes de Sécurité sociale ont un rôle prépondérant dans l acte d achat. Ils sont à l origine du besoin. Ils passent des procédures de marchés pour leurs besoins spécifi ques et notifi ent également les marchés subséquents suite aux accords-cadres passés par les Caisses nationales. 4 acteurs rattachés à l Ucanss Le Comité Exécutif de l Ucanss - Comex Le Comité Exécutif est une instance décisionnaire composée des quatre directeurs des Caisses nationales du Régime général et de quatre directeurs d organismes locaux, pour juger de l opportunité d effectuer tel ou tel achat au niveau inter-branche. Ces décisions sont prises au vu des propositions qui émanent des responsables achats nationaux des différentes Caisses nationales et de l Ucanss, à la suite des études effectuées par l Observatoire de l achat, ou à la suite d un besoin qui pourrait naître en cours d année dans une ou plusieurs branches. L Observatoire de l achat Outre son rôle réglementaire de recensement des marchés des organismes et de partage des bonnes pratiques, l Observatoire de l achat, instance placée auprès de l Ucanss, alimente les propositions qui sont portées devant le Comité Exécutif.

11 11 Chaque année, un bilan des travaux menés par l Observatoire de l achat est présenté au Comex qui valide le programme de travail. Il publie chaque année, pour l ensemble des directeurs d organismes, des acheteurs, un rapport sur l achat à la Sécurité sociale. Une description des activités de l année 2012 est présentée en page 37 du présent rapport. La centrale d achat L Ucanss est centrale d achat, ce qui permet aux organismes qui ont recours à elle, de s exonérer des procédures de passation de marchés publics. La centrale d achat est un outil d effi cience au service des branches puisque, lorsque la massifi cation des achats s avère pertinente, elle permet de centraliser les besoins au niveau national en inter-branche et inter-régime. Un bilan des actions réalisées en 2012 est développé en page 26. La CCMOSS La Commission consultative des marchés des organismes de Sécurité sociale (CCMOSS), prévue au titre IV de l arrêté du 16 juin 2008 modifi é, a pour vocation d apporter une assistance aux pouvoirs adjudicateurs pour l élaboration ou la passation de leurs marchés et accords-cadres. Elle apporte aussi un appui juridique concernant une diffi culté particulière rencontrée lors de la passation ou de l exécution d un marché ou d une demande d accompagnement pour la passation d une procédure ou son exécution. Elle sécurise donc les achats juridiquement. Une présentation est faite en page 32. Le schéma ci-dessous synthétise les acteurs autour de l achat UCANSS Observatoire de l achat Recherche l efficience de l achat public > Statistiques > Recommandations > Guides pratiques > Baromètre des achats COMEX Instance décisionnaire pour l acte d achat Caisses nationales du Régime général déterminent une politique d achat de réseau Caisses nationales des autres régimes Centrale d achat Mutualise les volumes d achat > Accords-cadres et marchés nationaux > Conventions > Marchés imprimés Organismes régionaux Organismes locaux CCMOSS Sécurise l achat public > Aide et assistance pour l élaboration et la passation de marchés > Veilles juridiques

12 12 La mutualisation des achats Dans l Institution, la mutualisation se situe à différents niveaux : - la mutualisation s opère par échanges d expériences et de compétences entre les organismes ; - la mutualisation s opère inter-branche, inter-régime à différents niveaux géographiques : national, régional et local, par le biais de groupements de commandes coordonnés par un organisme local ou national. Le partage des compétences, des savoir-faire reconnus Cette mutualisation consiste à mettre en commun les connaissances et les informations au sein d un réseau en laissant aux «mutualisés» leurs prérogatives d achat. Faire part de son retour d expérience et le mettre à la disposition de l ensemble de son réseau ou des autres réseaux permet d optimiser les processus d achats. La mutualisation des procédures permet ainsi de rendre l achat plus économique. A cet effet, des groupes de travail, composés d experts issus des services achats et juridiques se sont constitués sous l égide des Caisses nationales. Depuis la mise en place de ces organisations dans le domaine Achat, des actions concrètes de plus en plus nombreuses sont réalisées chaque année. Elles justifi ent à elles seules leur existence et leur nécessité. L effet «volume» Une seconde forme de mutualisation fait jouer l effet «volume». Elle se dégage tout naturellement, le plus souvent après le partage des informations. Se rassembler et travailler ensemble pour être plus performant économiquement est une évidence. En effet la consolidation des volumes d achats, par zone géographique de livraison, optimise les prix et génère des économies substantielles sur des achats communs. Une approche méthodique des besoins et des attentes des organismes se révèle incontournable. Il convient de déterminer les segments d achats qui seront les plus porteurs d économie. On recherche pour chaque segment d achat la meilleure performance économique en prenant en compte la notion de coût global (prix d achat + coût de passation + coût de possession + coût d utilisation + coût d élimination). Acheter autrement, c est à dire mieux, en termes de rapport qualité/prix, voire acheter moins quand cela se peut et, si possible, en s élevant à un niveau de qualité supérieur tout en sécurisant juridiquement la commande publique. Les gains attendus sont à la fois fi nanciers, qualitatifs (livraisons, relations

13 13 fournisseurs ) et durables (traitements des déchets, performances énergétiques ). Cette recherche s opère aux regards d éléments économiques, du service offert aux organismes, sans perdre de vue l impératif d accès des PME à la commande publique. Le choix du bon niveau d achat : local, régional ou national est à étudier. Il se fait à la lumière d éléments de coûts, mais aussi au regard du service de proximité apportés par les fournisseurs aux organismes. Des actions concrètes ont été engagées et/ou réalisées en On note notamment : Des marchés inter-régime La centrale d achat de l Ucanss a notifi é en 2012 deux accords-cadres interrégime : - bilan gaz à effet de serre et bilan carbone ; - diagnostics accessibilité aux personnes handicapées. Des marchés inter-branche Depuis l année dernière, les organismes des branches maladie, famille, et recouvrement bénéfi cient du même plan national d assurances pour les risques dommages aux biens et risques civils dont les cotisations sont prises en charge par les Caisses nationales. L Ucanss a également un rôle prépondérant dans ce domaine. Sa position lui permet de fédérer les réseaux et ainsi d accentuer le partage d un réseau à l autre. La centrale d achat de l Ucanss, en lien avec le réseau des conseillers achats de la branche famille, assure actuellement la passation de deux marchés relatifs aux fournitures de bureau et aux titres restaurant, suite à une décision du Comex. Le besoin d un marché émanant d une branche prend, dans le cadre des échanges nationaux, rapidement une dimension inter-branche. Des marchés nationaux portés par les branches pour leur propre réseau Depuis plusieurs années, les Caisses nationales ont focalisé leurs premiers efforts pour consolider leurs achats informatiques en passant des marchés nationaux. Depuis 2005, les achats de la branche maladie sont devenus de plus en plus stratégiques notamment en raison des contraintes budgétaires défi nies au niveau de la COG : moins 10% sur les comptes de fonctionnement. C est ainsi que les dépenses les plus importantes sont actuellement mises sous contrôle afi n de défi nir le niveau d implication sur certains nombres de segments d achat. Elle a, par exemple, notifi é en 2012 un marché dans le cadre du plan national d assurances pour les risques «automobile» et «auto-mission collaborateur». Ce marché national a un caractère obligatoire pour les caisses primaires. La branche maladie auto-fi nance une partie du risque de fréquence. Un système de bonus-malus a été élaboré pour inciter le réseau à mettre en place un «risk management» afi n de réduire la sinistralité.

14 14 Sur son propre réseau, la CNAF a diffusé, en 2012, un exemple de politique de gestion des déplacements à l attention des organismes locaux qui doivent se l approprier et l adapter en fonction de leur contexte local : réseau routier, ferroviaire, aérien, transport en commun. Des chartes «automobiles» ont été également mises à disposition par exemple pour l utilisation des véhicules de fonction, des véhicules de service mono attributaire et des véhicules de service multi attributaires. De plus, des préconisations en matière de choix de véhicules (catégorie, carburant) d achat ou location en fonction de la loi de roulage de chaque véhicule et des budgets (investissement, fonctionnement) ont été diffusées. Par ailleurs, plusieurs accords-cadres ont été lancés en 2012 au sein de la branche famille avec l aide des conseillers achats du réseau : papier, enveloppes, fournitures de bureau, titres de restauration. Le calendrier prévoit leur publication dans le courant de l année En matière d assurances, l accord-cadre concernant le risque «agression» a été reconduit tandis que celui de la fraude détournement a été dénoncé. Dans le domaine de la téléphonie (fi xe et mobile), plusieurs marchés concernant la relation «allocataires» ont été mis en œuvre. De son côté, la CNAV a porté ses efforts sur l ouverture d un portail «hôtelier» pour consolider le nombre des nuitées et négocier ensuite des prix en dehors de ceux déjà préférentiels fi gurant au portail. L ACOSS a notifi é en mai 2012 un marché national sur les prestations d intérim. Les premiers résultats montrent qu actuellement 80% des Urssaf se sont déjà associées à ce marché. Dans le cadre de l amélioration des performances de l ensemble de ses services à l usager, notamment les services d accueils téléphoniques, l ACOSS a notifi é en 2012, suite à un dialogue compétitif, un marché qui prend en charge l ensemble des services d accueils téléphoniques de la branche et un réseau de téléphonie fi laire IP/TDM national. Un marché subséquent pour le délestage des fl ux ISU (Interlocuteur Social Unique) a été passé en juillet 2012 par le biais de l accord-cadre national multi-attributaire notifi é par l ACOSS en La CCMSA a abordé en 2012 au niveau national plusieurs marchés qui pour certains ont été notifi és au cours de l année : éthylotests, pneumatiques, imprimés MSA, carburants, objets promotionnels, location courte et moyenne durée de véhicules, extincteurs et autres moyens de protection incendie, papier A4 et A3, vidéoprojecteurs. La Caisse nationale du RSI a réalisé au cours de l année 2012 un bilan sur le programme de la Politique nationale d achat menée sur la période Ce bilan montre les actions accomplies : organisation de la structure de pilotage et d animation, établissement d une cartographie des achats, création d un réseau de référents, mise en œuvre d une politique achat des équipements bureautiques, mise en place de marchés nationaux et des contrats nationaux et conventions avec l UGAP et la SNCF, élaboration d un guide de la fonction achat.

15 15 La Caisse nationale du RSI a notifi é en 2012 les marchés nationaux suivants : - renouvellement du marché national d assurances pour 4 ans pour les lots suivants : responsabilité civile dommages aux biens multirisques informatiques fl otte automobile et auto mission fraude et détournement de fonds dommage ouvrage et tous risques chantier individuelle accident administrateurs ; - marché national de téléphonie fi laire et mobile (pour 4 ans) ; - marché national de billetterie (aérien et ferroviaire) on line (objectif 90%) et off line ; - renouvellement des contrats partenaires RSI/ SNCF et Air France. Dans cet environnement, les compétences attendues sont élevées. La fonction s appuie sur des experts et des retours d expériences réussis. Les organisations achat en mutation permanente sont donc contraintes d évoluer. Elles tendent à devenir des structures de type coopératif. La technicité de l achat prend une réelle valeur. Ces organisations poursuivent la réfl exion engagée depuis quelques années sur le sujet. La fonction achat devient plus rationnelle et se modernise. La marge de progrès demeure encore conséquente. Elle demande de la part de tous les acteurs une grande implication et un savoir-faire expérimenté ; les dossiers sont en effet complexes. Ils nécessitent des analyses de besoins, des études de marchés, une technicité de l achat ciblé et le plus souvent une expertise pour des négociations pointues.

16 16 Les réseaux La structure des réseaux Les quatre Caisses nationales du Régime général, le Régime social des indépendants et la Mutualité sociale agricole ont structuré depuis quelques années leur réseau selon un découpage géographique ou selon des thèmes d achats mais ont toujours comme principal objectif de porter la politique achat de la branche ou du régime. Le nombre de collaborateurs présents dans les réseaux varie d une branche à l autre. Ce nombre dépend notamment de la structure géographique de la branche mais également des moyens humains disponibles. L ACOSS a réorganisé en 2012 son réseau achat articulé aujourd hui autour de 16 pôles achats marchés (PAM). Pour la gestion de certains segments d achats, elle s appuie sur des pôles référents achats-marchés (PRAM) qui émanent des PAM et qui sont choisis pour leur expertise dans les domaines concernés. Ils jouent donc le rôle d interface entre le réseau, la Caisse nationale et les prestataires. A ce jour, on compte quatre PRAM pour les domaines d achat suivants : fl otte automobile, téléphonie, assurances, prestations d intérim. Le pilotage et l animation du réseau achats sont assurés par Nicolas Freyne de la mission pilotage-achats de la direction de la gestion du réseau. Frédéric Geoffroy de la mission achat de la CNAMTS anime un réseau de collaborateurs pour échanger sur les bonnes pratiques achats et marchés. Pour mener les projets de mutualisation des achats nationaux, la CNAF s appuie sur 27 conseillers achats issus de 22 organismes du réseau Caf, Certi (centres informatiques) et PRM (pôle régional mutualisé). Ces conseillers achat sont en majorité des responsables de services généraux ou des experts marchés souhaitant s investir dans la fonction achat. Ils sont regroupés au sein d un comité opérationnel achats qui est animé par le responsable des achats nationaux, Hervé Bastard. Depuis fi n 2009, la CNAV coordonne et renforce son réseau de centres d expertises, sous la responsabilité du chargé de mission achat national Patrice Bacquet, en mettant en place des groupes de travail associés, constitués d équipes opérationnelles dans les domaines identifi és comme importants : téléphonie, assurances, services postaux, fournitures de bureau, ateliers d impression, déplacements professionnels, prestations de main-d œuvre. Sous l autorité de l organisme national, ces centres d expertises ont la charge d assurer une veille technique, de préparer les documents techniques nécessaires à la consultation des entreprises et, pour les marchés nationaux, de superviser leur exécution. Le réseau MSA est constitué de 127 collaborateurs répartis sur le territoire. Il regroupe des référents et des responsables locaux et régionaux. Le but est de faire remonter les expériences selon les domaines d achats étudiés. Les travaux sont coordonnés par Annie Peltier-Froment, responsable du département des achats institutionnels.

17 17 Composé de 30 caisses régionales et d une Caisse nationale, le RSI a mis en place dès sa création en 2006 une équipe en charge de la Politique nationale d achat composée de trois personnes au niveau national : un coordonnateur, Bruno Velluet, un acheteur et une assistance. Au niveau régional, des réunions régulières, portant en partie sur les achats, sont menées au niveau des 5 groupements inter-régionaux (GIR) du RSI. Des outils riches et dynamiques Créé dès le lancement de la mission institutionnelle achat en 2008, un outil Intranet qui peut être consulté par tout salarié de la MSA n a eu de cesse d évoluer quant à son contenu. Actualisé au fi l des jours en termes de veille, il est aussi très apprécié pour ses aspects de communication et d échanges qui permettent à chaque collaborateur d interpeller l ensemble du réseau. Parmi les évolutions 2012, il est à noter l optimisation d un service intégré, des cartes de visites. Une lettre trimestrielle est également distribuée, faisant le point de l avancement des procédures, mais également de la veille, des rencontres fournisseurs, conférences Dans le cadre de l animation des réseaux, des outils collaboratifs fonctionnent également dans les intranets de la CNAMTS, de l ACOSS et du RSI. Enrichis régulièrement, ils permettent à chaque acteur de l achat d obtenir des renseignements issus d une veille économique, technique et juridique. Certains réseaux mettent parallèlement en place des dispositifs de partage des compétences. La CNAV diffuse depuis fi n 2011, une lettre d information bi-annuelle à l attention de l ensemble du réseau d acheteurs et à ceux qui s intéressent également à l actualité de l achat. Cette newsletter intitulée AGORA est dédiée plus particulièrement à la mutualisation des achats. Un point sur les différents domaines achats mutualisables est présenté. La lettre communique également sur l état des travaux menés en inter-branche au niveau de l Ucanss. Lettre AGORA n 3 Juillet 2012 La newsletter dédiée à la mutualisation des achats

18 18 La professionnalisation de l achat Les métiers autour de l achat La fonction achat est partagée entre des acheteurs à proprement parler, c est-à-dire des personnes spécialistes de l achat et en charge des achats à temps plein, des juristes, et des gestionnaires des services généraux qui sont amenés à gérer les commandes, les réceptions, les stocks Actuellement, le Répertoire des métiers de l Ucanss reconnait dans la famille Gestionnaire des biens et des services deux métiers autour de l achat : acheteur et assistance acheteur. On peut préciser qu il s agit d acheter (ou de faire acheter) pour répondre au mieux aux besoins des utilisateurs, en cohérence avec les politiques achats et dans le respect de la réglementation du code des marchés publics. Des démarches conjointes Des rencontres inter-régionales d acheteurs En partenariat avec les Caisses nationales et les Centres de formation professionnelle, l Ucanss a organisé des rencontres régionales d informations destinées aux acteurs de l achat. Le thème principal retenu en 2012 a porté sur la carte d achat. Il s agissait de donner aux acheteurs, secrétaires généraux, responsables des services généraux et responsables des marchés, les outils pour mieux appréhender la mise en place des cartes d achat au sein des organismes de Sécurité sociale. Ces journées ont également été l occasion de faire découvrir l offre de formation «Grands comptes» et de permettre aux représentants des Caisses nationales de communiquer l actualité de leur branche à leur réseau. Ces rencontres ont rassemblé 264 participants. Les journées se sont tenues en 2012 selon le calendrier suivant : 15 juin à Lyon 26 Juin à Strasbourg 13 septembre à Nantes 27 septembre à Paris Un outil de partage Les fi ches du baromètre des achats contribuent également à la professionnalisation de l achat. Le contenu du baromètre est exposé en page 58. Des formations institutionnelles La formation des acheteurs est un des outils clés qui accompagne la professionnalisation de la fonction achat dans les organismes de Sécurité sociale. L Ucanss, en partenariat avec l IUT de Lille, met à la disposition des organismes

19 19 un cursus diplômant. Il est sanctionné par un diplôme universitaire «DU en achat public». Il a été rénové entièrement en 2011 en incluant notamment les bonnes pratiques en matière d achat et de développement durable. Ce dispositif vise à renforcer les compétences des acteurs de l achat par une meilleure maîtrise des méthodologies, des outils et des savoir-faire notamment en matière d évaluation des besoins, de négociation avec les fournisseurs, de pilotage des achats. Une étude sur la professionnalisation des acheteurs menée par l Observatoire de l achat En parallèle des démarches de professionnalisation menées par les Caisses nationales depuis plusieurs années, l Observatoire de l achat inclut dans son programme de travail de l année 2012/2013, la réalisation d une étude pour faire le point sur les dispositifs de formation professionnelle et le recueil des besoins éventuels d évolution. Un premier bilan fait ressortir un décalage entre les besoins de formations des acheteurs aujourd hui placés au cœur des enjeux d efficience des organismes et le faible nombre de participants aux dispositifs de formation proposés. Des actions ciblées au sein de chaque branche et régime Au sein de la branche famille, un groupe de travail composé de conseillers achats et d un expert RH s est penché en 2012 sur les questions de la professionnalisation de l acheteur. Les travaux ont notamment porté sur la rédaction d un autodiagnostic diffusé à l ensemble des conseillers achats. Cette stratégie a permis de mesurer l implication des conseillers sur les chantiers nationaux et de les associer à la construction d une démarche de professionnalisation. L ACOSS met en place régulièrement des formations pour les acteurs de la fonction Achat. Quinze sessions ont été organisées, 130 participants d horizons variés, acheteurs, directeurs, agents comptable, assistantes, chargés de l ordonnancement, ont contribué à la réussite de ces journées. Personnalisées Sécurité sociale, elles répondent à un vrai besoin quotidien d autant plus qu elles sont articulées autour des axes juridiques, achat, organisation. Les thèmes suivants ont notamment été abordés : l actualité réglementaire, la carte d achat, l exécution des marchés, la négociation d un marché. Chaque session donne lieu à la réalisation d un support pédagogique. Le bilan étant satisfaisant, de nouvelles actions similaires sont prévues en La branche maladie est engagée dans une professionnalisation des acheteurs liée à une dynamique nationale de plus en plus prenante pour le réseau. Quant au RSI, le bilan du programme de la Politique nationale d achat sur la période a montré que 85 collaborateurs ont participé à des formations achats-marchés. Le Régime agricole a testé en 2012 une formation achat hors aspect juridique. Cette formation certifi ante verra le jour en 2013 et sera inscrite dans le catalogue national sous la forme de modules dissociables, ou non, selon le niveau de connaissances des stagiaires du réseau MSA.

20 20 L achat responsable Ou comment concilier performance économique et responsabilité sociétale La Sécurité sociale s engage régulièrement dans de riches actions qui illustrent et traduisent les grands principes du développement durable. En effet, les organismes de Sécurité sociale, acteurs de la commande publique, intègrent dans leurs marchés des clauses sociales et environnementales qui sont un formidable levier de promotion du développement durable. Bien qu en 2012 on observe une stabilisation de la tendance, le taux d insertion des clauses sociales et environnementales dans les marchés n a cessé de progresser régulièrement au cours des dernières années. Les actions réussies sur le terrain sont d ores et déjà nombreuses. On relève notamment qu au cours du premier semestre 2012, l ACOSS a réalisé et diffusé dans son réseau un guide du handicap intégrant des recommandations en matière d achat socialement responsable. Ce guide en version dématérialisée est accessible sur le portail internet ILIAD du réseau recouvrement. Le Régime agricole organise régulièrement en région des séances de sensibilisation notamment dans le domaine du développement durable, tant environnemental que social et sociétal. De plus, une formation a également rassemblé de nombreux référents sur le thème «Acheteur auprès d ESAT* et EA**» courant Pour l animation du plan cadre développement durable , l Ucanss propose, au travers de son portail, deux documents concernant la responsabilité économique. Une charte de l achat responsable à l attention des fournisseurs qui permet aux organismes engagés dans une telle démarche d affi cher auprès de leurs fournisseurs des engagements forts afi n de faire de la commande publique un levier du développement durable. En adhérant à cette charte les organismes réaffi rment leur attachement au respect des principes de la commande publique, à la réduction des délais administratifs ou encore à l équilibre de la relation contractuelle. Le code de bonne conduite à l attention des acteurs internes du processus achat est un outil pédagogique qui rappelle les caractéristiques de l achat et les principes fondamentaux de la commande publique. Ce document décrypte par ailleurs l essentiel des valeurs auxquelles sont attachées tous les acteurs du processus achat. Pour en savoir plus Rubrique : Missions interrégime - Développement durable et patrimoine culturel L Ucanss publie également chaque année un rapport d activité sur le développement durable à la Sécurité sociale. Ce rapport présente l engagement de l Institution au travers d actions concrètes et illustre de manière chiffrée le fruit de ces actions au travers d indicateurs de performance. * ESAT : établissement et service d aide par le travail ** EA : entreprise adaptée

21 La centrale d achat de l Ucanss 21 Introduction Au sens de l article 1 er de la directive 2004/18/CE relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et de l article 9 du code des marchés publics, une centrale d achat est un pouvoir adjudicateur qui : - acquiert des fournitures et/ou des services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, - passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs. En application de l article L du code de la Sécurité sociale, des articles 9 et 31 du code des marchés publics, l Ucanss assure la fonction de centrale d achat pour le compte des Caisses nationales du Régime général, de l Agence centrale des organismes de Sécurité sociale ou des organismes locaux. La loi de Financement de la Sécurité sociale 2012 élargit le périmètre des bénéfi ciaires au RSI et à la MSA. L Ucanss, centrale d achat, constitue donc un acteur spécifi que de l achat dont le rôle est de coordonner ses compétences en matière de passation des marchés publics et de mutualisation des demandes au bénéfi ce des organismes de Sécurité sociale. Le recours à la centrale d achat, elle-même soumise au code des marchés publics, au code de la Sécurité sociale et à l arrêté du 16 juin 2008 pour toutes ses procédures, dispense donc les organismes de Sécurité sociale de toute mise en concurrence et publicité préalables et assure l exécution des marchés et le suivi des litiges. Pour autant, tout organisme de Sécurité sociale peut choisir de conduire sa propre procédure. Dans ce contexte, la centrale d achat recherche la satisfaction maximale des organismes adhérents aux marchés et accordscadres nationaux. La centrale d achat constitue ainsi un levier de performance juridique et fi nancière en matière de rationalisation de la dépense et de développement durable. Elle accompagne notamment les organismes dans leurs besoins en matière d imprimés stockables ou personnalisés. Gina Sanders - Fotolia.com

22 22 La politique achat qui en découle peut être représentée par le schéma suivant : Négociation Mise en oeuvre des marchés mutualisés Synthèse Communication institutionnelle Stratégie achats liée au développement durable Diagnostic Etat des lieux Analyse du besoin, du marché, des coûts Retour sur expérience constant

23 23 Suivi des procédures lancées en 2011 Marché inter-régime «campagne de mesure des surfaces» Le marché «campagne de mesure des surfaces» notifi é en 2011 a pour objet la réalisation de relevés de mesure de surfaces et la réalisation de plans d étage de certains bâtiments de la Sécurité sociale. II s agit d une prestation inter-régime notamment pour les bâtiments de la branche famille, de la branche recouvrement, de la mutualité sociale agricole. Le marché a été élargi en octobre 2012 afi n d associer la branche retraite, l En3s, certains régimes spéciaux, les sites informatiques du recouvrement et tous les bâtiments restants de la MSA. Début janvier 2012 un nouveau décret impose une mesure supplémentaire ; «la surface plancher», mesure intermédiaire entre la SUN (surface utile nette) et la SHON (surface hors œuvre nette) qui est essentielle en cas de revente du bâtiment. Les trois titulaires du marché ont intégré cette nouvelle mesure et ceci pour l ensemble des sites (ceux à venir et ceux déjà réalisés). Montant estimatif : 3 millions d euros HT Une économie moyenne par rapport au prix du marché évaluée à 62% Marché inter-régime «carte d achat» Suite à une étude menée par l Observatoire de l achat en , la centrale d achat de l Ucanss a passé avec le Crédit mutuel, en 2011, un marché inter-régime relatif à la mise en place de la carte d achat de niveau I et III au bénéfi ce de l Ucanss et des organismes de Sécurité sociale. La carte d achat est un moyen de paiement pour effectuer des transactions d approvisionnement auprès de fournisseurs préalablement identifi és. Elle n est pas qu un simple moyen de paiement, elle est surtout un outil de gestion et d optimisation du processus de traitement administratif des achats hors production. Elle permet de simplifi er les processus achats et de responsabiliser les approvisionneurs en leur donnant plus d autonomie avec des outils de contrôle. Elle permet de réduire les coûts de gestion côté acheteurs, d alléger le processus de commande et de diminuer considérablement les délais de règlement côté fournisseurs. Le marché notifi é répond à quatre objectifs majeurs : - optimiser les délais de traitement des commandes et des factures pour les achats de faibles enjeux, - simplifi er les procédures internes,

24 24 - payer les fournisseurs référencés plus rapidement et à date certaine, - fl uidifi er et automatiser le règlement des factures émises par les fournisseurs référencés. Il s agit d une expérimentation inter-branche et inter-régime à destination de l ensemble des organismes locaux qui souhaitent y adhérer. Les organismes intègrent le dispositif tout au long de la durée du marché, selon le degré de maturation de l organisme ou selon la politique de la branche. Les gains attendus Le levier de la mutualisation permet d obtenir des tarifs très attractifs. Le coût des cartes est très réduit. De plus les commissions à la transaction obtenues sont des tarifs très avantageux notamment si l organisme privilégie le prélèvement hebdomadaire. On note que les gains et bénéfi ces engendrés par la carte d achat dans les organismes où elle est déployée, se rapprochent de ceux observés dans toutes les structures tertiaires qui en bénéfi cient déjà. Une participation à géométrie variable selon les branches La branche recouvrement qui bénéfi cie du retour d expérience de l Urssaf de l Eure, présente un degré de maturation plus avancé. Quinze autres Urssaf se sont dotées de la carte d achat courant A terme, l ensemble des Urssaf devrait intégrer le dispositif. Les branches famille, retraite et maladie ont associé quelques organismes pour la phase expérimentation (de 2 à 10 organismes) de leur réseau avant d élargir aux autres organismes. Fin 2012, deux MSA ont fait le choix de tester l outil carte d achat dont une à très grande échelle en se dotant de près de 40 cartes pour son seul organisme. Le déploiement progresse de façon exponentielle en Le RSI démarre en deux étapes : la Caisse nationale s est lancée dans le processus courant octobre 2012 et associe l ensemble des organismes de son réseau dès le premier trimestre Toutefois des diffi cultés ont été rencontrées lors du déploiement de l expérimentation de la carte d achat en raison du faible nombre de cartes en circulation, du peu de caisses participantes et ne concernant que des achats de proximité Des actions ont, d ores et déjà, été mises en œuvre en 2012 : - des fi ches pratiques ont été diffusées afi n de renforcer la pédagogie et l accompagnement sur le sujet. Synthétiques et appréciées des ordonnateurs comme des agents comptables, elles retracent l essentiel des informations à connaître lors de la mise en place d un tel programme ;

25 25 - des rencontres dédiées ont été proposées aux agences comptables de chaque Caisse nationale. Celles-ci ont pu avoir lieu à la CNAMTS, la CNAV, la CNAF, la Caisse nationale RSI et la CCMSA. Cela s est traduit par l implication des agences comptables nationales, et l extension du périmètre d expérimentation, par exemple, au sein de l assurance maladie ; - l accompagnement dédié auprès des caisses qui en formulent le besoin a été réalisé, y compris avec des déplacements sur le site de l Ucanss et de l assistance à maîtrise d ouvrage du projet. A la fin de l année 2012, 27 caisses ont déployé la carte d achat

26 26 Les travaux réalisés en 2012 La centrale d achat de l Ucanss a mené principalement trois grands projets : - marché inter-régime «bilan gaz à effet de serre et bilan carbone» ; - marché inter-régime «diagnostics accessibilité aux personnes handicapées» ; - convention Ucanss/UGAP. Marché inter-régime «bilan gaz à effet de serre et bilan carbone» Suite à la parution du décret n du 11 juillet 2011 relatif au bilan des émissions de gaz à effet de serre et au plan climat énergie territorial, l Ucanss a souhaité lancer un marché inter-régime afi n de faciliter l accès à ces bilans aux différents organismes de Sécurité sociale. Ce décret entré en vigueur le 13 juillet 2011, impose l établissement d un bilan des émissions de gaz à effet de serre aux entreprises de plus de 500 salariés en métropole, de 250 salariés en outre-mer, aux établissements publics de plus de 250 personnes, aux collectivités territoriales de plus de habitants, et à l Etat. Par ailleurs, le décret impose l établissement d un Plan climat énergie territorial pour les collectivités de plus de habitants. Le principe du bilan carbone est d évaluer l ensemble des émissions engendrées par l activité étudiée qu elles aient lieu sur le site ou ailleurs et qu elles soient émises avant ou après le déroulement de l activité auditée. Les objectifs de cette prestation dite «bilan carbone» sont donc : - d aboutir à un calcul des émissions de gaz à effet de serre générées par toute l activité évaluant son impact en matière d effet de serre ; - de hiérarchiser le poids de ces émissions en fonction des postes d émissions ; - d apprécier sa dépendance à l utilisation des énergies fossiles, principales sources d émissions et d en déduire sa fragilité dans un contexte de réduction des stocks d hydrocarbures ; - de proposer, pour réduire ces émissions et ainsi diminuer sa vulnérabilité économique, des orientations stratégiques déclinées en plan d action à court et moyen terme. La centrale d achat de l Ucanss a donc notifi é un marché à bons de commande, alloti en cinq lots géographiques. 70 organismes associés Un marché à bons de commande estimé à HT Economie de 12,6%

27 27 Marché inter-régime «diagnostics accessibilité aux personnes handicapées» La loi du 11 février 2005 relative à l égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées, dite «loi handicap» place au cœur de son dispositif l accessibilité du cadre bâti et des services à toutes les personnes handicapées. Cette loi vise désormais sans distinction, tous les types de handicap qu ils soient moteurs, sensoriels, cognitifs, mentaux ou psychiques. Elle rend essentielle la notion de continuité de la chaîne de déplacement afi n de faciliter l intégration et la participation des personnes handicapées dans la société. Les diagnostics des conditions d accessibilité doivent être réalisés par des personnes expérimentées ayant reçu une formation à l accessibilité handicapé. Outre les réglementations relatives à l accessibilité des personnes handicapées, la présente mission devra respecter toutes les réglementations applicables à la construction y compris les règlements locaux d urbanisme. Afi n de respecter, au 1 er janvier 2015, la mise aux normes accessibilité des établissements de Sécurité sociale recevant du public, ainsi que l exige le décret n du 17 mai 2006, un marché de diagnostics accessibilité a été notifi é en décembre 2012 par la centrale d achat pour aider les responsables immobilier des organismes à programmer les étapes de mises en conformité accessibilité de son patrimoine et de prévoir les budgets correspondants dans une vision globale de projet incluant les travaux prévisionnels de chaque organisme. Les diagnostics doivent permettre d identifi er avant le 31 mai 2013 les éléments suivants : - les ouvrages non-conformes extérieurs et intérieurs à l organisme ainsi que ceux des espaces et transports publics situés à proximité du site pour vérifi er la continuité de la chaine de déplacement ; - les travaux ou solutions réalistes à entreprendre pour la mise en conformité de tous les ouvrages inventoriés non-conformes ; - les estimations détaillées de tous les travaux de mises en conformité détaillées par corps d état, avec leurs travaux induits ; - les recommandations du prestataire concernant les travaux à réaliser et leurs coûts. Un marché alloti en 6 lots géographiques 850 bâtiments Une économie de 28%

28 28 Convention Ucanss/UGAP L Ucanss, dans sa fonction de centrale d achat, s est vue confi er par le Comex la mission de consolider les volumes d achat des Caisses nationales du Régime général de manière à pouvoir conclure avec l UGAP une convention de partenariat offrant notamment aux bénéfi ciaires des conditions tarifaires minorées et ce, dans un environnement juridique sécurisé. La convention a été initialement signée pour le Régime général et a été étendue à l ensemble de la Sécurité sociale en 2012, de ce fait la MSA et le RSI peuvent également bénéfi cier des remises accordées. Le périmètre s est donc élargi au fil de l eau et des demandes des organismes. Parallèlement, l offre de remise sur catalogue a elle aussi été élargie, notamment pour les dispositifs médicaux à la demande de la branche maladie. L ensemble des dépenses liées à la convention Ucanss/UGAP s élève à plus de 56 millions d euros hors taxes sur Un montant équivalent aux dépenses millions d euros HT. La branche maladie est acteur majeur de la convention Ucanss/UGAP en réalisant plus de 44% de dépenses. L Ucanss envisage également d étendre les bénéfi ciaires de la présente convention, aux Caisses nationales des autres régimes de Sécurité sociale en passant une convention avec celles-ci. 56 millions HT annuel d achat Répartition du montant annuel d achat 14% 7% 6% 9% 64% Régime général RSI MSA Régime des mines Autres régimes Achat grands comptes de formation professionnelle Les achats de formation professionnelle auprès de prestataires externes à la Sécurité sociale sont identifi és comme un enjeu important pour le Régime général. Ils représentent annuellement plus de 20 millions d euros sur un total d achat de formations dépassant 50 millions d euros. C est pourquoi la centrale d achat de l Ucanss a mis en place, en association avec les Centres régionaux de formation et de perfectionnement professionnels, une démarche d achats grands comptes qui s est traduite, à l issue d une procédure de marché, par la notifi cation de quatre lots avec les prestataires CEGOS et SOFIS. Des tarifs attractifs ont été ainsi obtenus.

29 29 Plus de 200 formations sont accessibles dans les quatre domaines suivants : - Développement personnel (CEGOS) - Formations juridiques (CEGOS) - Formations pour les secrétaires / assistantes (CEGOS) - Hygiène, sécurité et services généraux (incendie, secourisme, ergonomie, CHSCT, habilitations électriques) (SOFIS) Les organismes de Sécurité sociale ont été informés par lettre du 28 août 2012 de la mise en place du dispositif qui est déployé par les Centres régionaux de formation professionnelle du Régime général. Une activité régulière : les imprimés Les marchés d imprimés réalisés par la Centrale d achat sont les suivants : Les marchés de service d imprimés dit «stockables» Dans ce cadre, les imprimés sont commandés en ligne par les caisses via le catalogue de l Ucanss. Une fois les commandes traitées, les imprimés sont stockés et livrés aux organismes de Sécurité sociale. Il existe aujourd hui 236 références réparties sur environ 65 marchés nationaux. Les marchés de service d impression dit «pré-identifiés» ou «non stockables» Les marchés d imprimés «pré-identifi és» s identifi ent par la personnalisation (nom, prénom et adresse du médecin) de l imprimé. La passation des commandes se fait directement sur le site du fournisseur mis à la disposition des organismes. Les imprimés pré-identifi és sont ensuite expédiés directement aux praticiens. Il existe 16 références (feuilles de soins, ordonnanciers sécurisés, ordonnanciers bizone et avis d arrêt de travail) réparties sur 5 marchés nationaux. Chiffre d affaires de l année 2012 : 8,5 millions d euros HT Répartition du chiffre d affaires «imprimés» de l année % «stockables» «non stockables» 57%

30 Le pôle conseil achatsmarchés de l Ucanss 30 Le pôle conseil achats-marchés est un service du Département achatsmarchés qui relève de la Direction du développement durable des achats et de l immobilier (3DAI) de l Ucanss. Il a pour mission d assister les acheteurs et les juristes de l Institution en mettant à leur disposition une offre de service en marchés publics et en achats. Ses missions sont les suivantes : Conseiller et informer sur le droit de la commande publique (techniques, règles, procédures de passation et d exécution des marchés publics) Les conseils étaient donnés initialement pour la passation et l exécution des marchés de fournitures, de services. Depuis 2012, l offre de service est étendue à la réglementation des marchés de travaux et de maîtrise d œuvre. L assistance est apportée par téléphone et/ou par mail. Dans le cadre de l offre de service, les juristes s engagent à apporter une réponse aux organismes dans un délai de sept jours. Informer les organismes en matière d achat responsable Le pôle conseil édite depuis 2011 une lettre Infos achat responsable. Celle-ci fait le point sur l actualité, la réglementation, les bonnes pratiques en matière d achat responsable. Un focus sur un type d achat particulier est également présenté avec la diffusion de liens utiles en matière d achat responsable. Cette lettre fait l objet d une parution bimestrielle sur le portail de l Ucanss. Elle s adresse à l ensemble des organismes de l Institution. Informer les organismes en matière de réglementation des marchés publics Un mémento élaboré à partir notamment de la base de connaissances de l espace achats-marchés, est accessible sur le portail de l Ucanss. Il regroupe les principaux textes régissant les achats des organismes de Sécurité sociale. Il tient compte des importantes modifi cations du code des marchés publics intervenues en 2011 et de la mise à jour de l arrêté du 16 juin 2008 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité sociale. Ce mémento fait toujours l objet, à la demande, d une diffusion dans les organismes de Sécurité sociale. Il est consultable en ligne sur le portail de l Ucanss dans la rubrique «Service aux organismes / achats-marchés». Sergey Galushko - Fotolia.com

31 31 Sur le portail de l Ucanss, le pôle propose également, dans l espace qui lui est dédié : - des actualités périodiques sur la réglementation des marchés publics, - un accès à la base documentaire réunissant l ensemble des textes législatifs et réglementaires intéressant les marchés publics, - une foire aux questions, - des études juridiques traitant du domaine de l achat mais également de la réglementation applicable aux marchés publics, - ainsi qu un lexique des termes juridiques applicables aux marchés publics. Il s agit d une aide visant à faciliter les recherches documentaires dans le domaine de l achat public. En 2013, les acheteurs de l Institution bénéfi cieront, via un accès réservé, d un guide pratique de la réglementation des marchés publics. Ce guide élaboré par le pôle conseil achats-marchés a pour vocation d être un outil pratique permettant de faire le point sur la réglementation, la jurisprudence et la doctrine applicables aux marchés des organismes de Sécurité sociale. Former les acteurs participant au processus achat Le pôle propose des formations nationales relevant : - du domaine de la réglementation des marchés publics, - du domaine économique, juridique et organisationnel de l achat. Les formations réalisées par des prestataires extérieurs se déroulent dans les Centres régionaux de formation professionnelle (CRFP) du Régime général. L offre de formation est consultable sur le catalogue en ligne de l offre institutionnelle de formation. Les juristes du pôle sont joignables par : - courriel à l adresse suivante : [email protected] - par téléphone au , de 9 heures à 17 heures. Pour en savoir plus Rubrique : Services aux organismes - Achats-marchés

32 La CCMOSS Commission consultative des marchés des organismes de Sécurité sociale 32 La Commission consultative des marchés des organismes de Sécurité sociale, prévue au titre IV de l arrêté du 16 juin 2008 modifi é, a pour vocation d apporter aide et assistance aux pouvoirs adjudicateurs pour l élaboration ou la passation des marchés et accords-cadres. Instance placée auprès de l Ucanss, elle joue un rôle de conseil juridique des ministères sociaux. La Commission doit être saisie obligatoirement de tout projet de marché ou d accord-cadre passé par les organismes de Sécurité sociale défi nis à l article 1 er de l arrêté du 16 juin 2008 modifi é et dont le montant estimé est supérieur à 4 millions d euros HT. Elle est amenée à formuler des observations, des recommandations voire des réserves. Elle peut aussi décider la mise en place d une mesure d accompagnement. La Commission a un rôle de conseil et d assistance qui intervient en amont de la procédure ce qui permet aux organismes de prendre en compte les propositions de modifi cations et parfaire ainsi la rédaction de leurs pièces. Accompagnée par le secrétariat, la Commission s efforce d apporter au travers de ses avis et conseils une aide et une assistance aux organismes de Sécurité sociale dans la réalisation de leurs marchés et accords-cadres, ceci avec le moins de risque contentieux possible. L examen des dossiers transmis à la Commission montre que les organismes éprouvent toujours des diffi cultés à réaliser au mieux des achats économiquement satisfaisants et juridiquement sécurisés. C est pourquoi, en 2012, la Commission a de nouveau porté son attention sur la phase de préparation de la procédure, en particulier en veillant à ce qu une défi nition appropriée du besoin contribue à la recherche de la bonne effi cacité économique de l opération. Elle s est également attachée à s assurer que le déroulement des procédures soit réalisé dans les meilleures conditions. Plus de 61% des dossiers présentés à la CCMOSS concernent le domaine immobilier et 18% le domaine des prestations informatiques. Ainsi, depuis 2006, 47 dossiers ont été transmis en moyenne chaque année pour un montant annuel moyen de 488 millions d euros. Ils se répartissent de la façon suivante : - 64% pour le Régime général (surtout les branches famille et maladie), - 9% pour le Régime social des indépendants (RSI), - 7% pour le Régime agricole, - 6% pour le Régime minier, - 14% pour les autres régimes et organismes. La Commission consultative des marchés est composée de 12 membres à

33 33 voix délibérative et de 4 membres à voix consultative. Membres avec voix délibérative : - 1 Président nommé par arrêté ministériel, - 1 Vice-Président nommé par arrêté ministériel, - 5 représentants administrateurs : CNAF, CNAV, ACOSS, CCMSA et CNRSI, - 1 représentant pour la CNAMTS désigné par le Directeur général de la CNAMTS, - 4 représentants experts du Régime général : CNAMTS, CNAF, CNAV et ACOSS. Membres avec voix consultative : - 1 représentant du ministre chargé de la Sécurité sociale, - 2 représentants du ministre chargé de l Economie et des Finances, - 1 représentant du ministre chargé de l Agriculture. Le secrétariat de la Commission est assuré par l Ucanss. Conformément aux modalités de l alinéa 12 de l article 14 de l arrêté du 16 juin 2008, quel que soit le montant du marché ou de l accord-cadre, les organismes peuvent solliciter directement le secrétariat d une demande d avis concernant une diffi culté particulière rencontrée lors de la passation ou de l exécution d un marché ou d un accord-cadre, voire d un recours contentieux, ou bien encore d une demande d accompagnement pour la préparation et la conduite d une procédure. Cette saisine facultative peut intervenir à tout moment lors de la préparation d un marché ou accord-cadre ou avant la notifi cation, en cas de doute sur la régularité de la procédure ou encore lors de l exécution du marché ou accord-cadre. Les organismes sont invités, en ce cas, à transmettre au secrétariat de la Commission par l intermédiaire de la boîte [email protected] un exposé sur les diffi cultés rencontrées, accompagné des pièces nécessaires à leur compréhension. Pour en savoir plus Rubrique : Missions inter-régime - CCMOSS

34

35 L Observatoire de l achat Fotolia.com Seconde partie

36

37 L Observatoire de l achat des organismes de Sécurité sociale 37 La mission réglementaire L Observatoire de l achat des organismes de Sécurité sociale a été créé par l arrêté du 4 octobre 2005 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité sociale, et confi rmé par l arrêté du 16 juin Les textes précisent que cette instance inter-branche et inter-régime a pour principale mission de rassembler et d analyser les données économiques de l achat dans l Institution. Les données recueillies sont celles prévues par les textes réglementaires : - le décret n du 28 août 2006 relatif au recensement des marchés publics et de certains contrats soumis à des obligations de mise en concurrence, - l arrêté du 11 décembre 2006 relatif au recensement économique de l achat public, et enrichies d informations complémentaires décidées par le Conseil de l Observatoire de l achat des organismes de Sécurité sociale. Les données collectées selon une méthodologie identique d une branche à l autre et d un régime à l autre permettent une consolidation institutionnelle et ainsi contribuent à l établissement d une cartographie des marchés. Ce travail de collecte répond aux directives européennes qui exigent les données relatives à la commande publique de chaque Etat membre de l Union européenne. Les données sont analysées puis transmises annuellement à l Observatoire Economique de l Achat Public (OEAP Observatoire de l Etat) qui les transmet à son tour aux institutions communautaires selon un formalisme et une typologie déterminés permettant comparaisons et classements. En plus de sa mission réglementaire liée à la collecte des données des marchés et à leur analyse, l Observatoire de l achat poursuit ses efforts afi n de fournir aux acheteurs des outils utiles à la fonction : études, guides, baromètre des achats

38 38 L organisation et le fonctionnement L Observatoire de l achat est doté d un Conseil. Il fonctionne d une part avec un secrétariat et d autre part avec des groupes de travail. Le Conseil Il se compose d un collège de quinze membres. Cinq d entre eux représentent les directions des organismes nationaux du Régime général. Les autres régimes représentés à ce Conseil sont la Mutualité sociale agricole (MSA), le Régime social des indépendants (RSI) et la Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires (CRPCEN) pour les régimes spéciaux. Deux organismes locaux sont représentés au Conseil : l Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d allocations familiales d Île-de-France et la Caisse primaire d assurance maladie de Meurthe-et- Moselle. Le président de la Commission Consultative des Marchés des Organismes de Sécurité Sociale (CCMOSS), le directeur de la Sécurité sociale et un représentant de l Observatoire Economique de l Achat Public siègent au Conseil. Sont également associées deux personnes qualifi ées hors Institution : un économiste et un acheteur. Philippe Renard, Directeur de l Ucanss, a assuré la présidence du Conseil jusqu au 30 novembre Puis Didier Malric lui a succédé en tant que directeur de l Ucanss et en tant que Président de l Observatoire de l achat. Les 15 membres qui siègent au Conseil sont les suivants : Représentants des directions des organismes nationaux du Régime général Frédéric Geoffroy - CNAMTS Gaëlle Gautronneau et Jean-Claude Jourdan - CNAF Sylvie Sambou et Florence Ouvrard - ACOSS Mickaël Gautronneau - CNAV Didier Malric Directeur de l Ucanss et Président de l Observatoire de l achat Représentants des directions des organismes nationaux des autres régimes Bruno Velluet - CNRSI Annie Peltier Froment - CCMSA Hélène Combarieu - CRPCEN Représentants des directions d organismes locaux du Régime général Laury Ducombs - URSSAF d Île-de-France Marie-Françoise Copey - CPAM de Meurthe et Moselle

39 39 Le Président de la CCMOSS Michel Duraffourg - IGAS Le représentant du ministère des Affaires sociales Thomas Fatome - Direction de la Sécurité sociale Le représentant de l Observatoire Economique de l Achat Public (OEAP) Serge Doumain Les personnes qualifi ées Marc Kénési, acheteur - CERP Poste vacant, économiste Le Conseil de l Observatoire de l achat tient deux séances plénières au cours desquelles il acte notamment : - l état de la remontée des données des marchés, - les actions de son programme de travail et en suit leurs exécutions, - les études et les guides pratiques. Il s est réuni deux fois en 2012 : le 27 juin et le 28 novembre. Les points suivants ont été abordés : Séance du 27 juin Présentation de l étude sur la restauration collective par Mathieu François du Cabinet PH Partners Séance 28 novembre Restitution de l étude sur l intérim par Steeve Roy de la Société Adjust RH - Restitution de l étude sur le mobilier de bureau par Yann Florencon et Gérard Pinot de la Société Génie des Lieux Le secrétariat de l Observatoire Le secrétariat de l Observatoire dépend de la Direction du Développement durable, des Achats et de l Immobilier (3DAI) dont Lionel Ferraris est le directeur. Le secrétariat se compose d une équipe de quatre collaborateurs : Jean Lavallette, (responsable), Isabelle Rousseau, Christine Chardard et Clara Brehm. Le secrétariat de l Observatoire prépare les travaux du Conseil et des groupes de travail : élaboration de l ordre du jour et des documents de travail, puis rédaction des comptes rendus et diffusion. Il accompagne également les organismes dans la saisie des fi ches de recensement et des données des rapports sur l exécution des marchés.

40 40 Il conduit les études, enquêtes et élabore les fi ches du baromètre demandées par le Conseil. Le secrétariat est chargé de la communication et des relations avec l OEAP (Observatoire Economique de l Achat Public). Les groupes de travail Des groupes de travail, dont les participants sont désignés par le Conseil, se réunissent en tant que de besoin.

41 41 La communication Des lettres d information et un rapport d activité sur l achat L Observatoire de l achat réalise et diffuse des lettres d information et élabore chaque année un rapport d activité sur l achat à la Sécurité sociale. Cinq lettres d information ont été ainsi diffusées au cours de l année 2012 : - 18 janvier, lettre n 1 - Recensement des données des marchés de l année juillet, lettre n 2 - Guide relatif à l Assistance à maitrise d ouvrage dans le domaine immobilier - 6 août, lettre n 3 - L acheteur face à l archivage - Guide méthodologique des durées de conservation des archives (hors documents métiers) - 3 août, lettre n 4 - Rapport d activité sur l achat à la Sécurité sociale de l année octobre, lettre n 5 - Etude sur la restauration collective et les titres restaurant Pour le Régime général, l Ucanss en assure la diffusion dans les organismes locaux ; les Caisses nationales sont invitées, quant à elles, à relayer l information par voie dématérialisée dans leur propre réseau. Pour les autres régimes, l Ucanss diffuse l information uniquement auprès des Caisses nationales qui sont chargées de répercuter l information auprès de leur réseau. Ces lettres d information, ainsi que le Rapport annuel sur l achat à la Sécurité sociale, sont en ligne sur le portail de l Ucanss : Rubrique : Missions inter-régime - Observatoire de l achat Un espace réservé aux acheteurs institutionnels L Observatoire de l achat dispose d un espace réservé aux organismes tous régimes confondus. Les organismes y retrouvent l intégralité des études, des guides et les fi ches du baromètre des achats produits par l Observatoire. Cet espace réservé nécessite des identifi ants (différents de ceux pour l applicatif Recensement des marchés). Il convient donc au préalable de demander un compte (identifi ant et mot de passe) au secrétariat de l Observatoire de l achat à l adresse suivante : [email protected]

42 42 Les études déjà disponibles sont les suivantes : - étude sur la restauration collective et les titres restaurant - édition l acheteur face à l archivage, deux volets : - guide méthodologique sur les durées de conservation des archives - édition résultat de l enquête menée auprès des organismes - édition facilities management - édition l assistance à maitrise d ouvrage dans le domaine immobilier - édition l affranchissement - édition la dérégulation postale - édition l achat de formation en les résultats de l enquête - la fl otte automobile - janvier guide pratique sur l achat des titres de transport - édition guide pratique des marchés de nettoyage - étude sur la mise en œuvre de la carte d achat dans les organismes de Sécurité sociale - édition 2010 La liste des fi ches du baromètre des achats est présentée en page 59. Une journée d information sur la restauration collective Le 18 septembre 2012, l Observatoire de l achat et la CCMOSS ont organisé conjointement une journée d information sur les achats en matière de restauration collective au Collège des Bernardins à Paris. Cette journée a rassemblé une centaine de personnes. Le programme de la journée a été le suivant : - Présentation des résultats de l enquête menée auprès des organismes : Mathieu François PH Partners, Jean Lavallette et Christine Chardard du secrétariat de l Observatoire de l achat ; - Cadre réglementaire pour l employeur : Gilbert Saint-Louis de l Urssaf d Île-de-France et Guillaume Loup de la Direction de l accompagnement et des ressources humaines de l Ucanss ; - Problématiques juridiques des prestations de restauration collective au regard de la réglementation des marchés publics : Véronique Symphorien et Gina Tocny du secrétariat de la CCMOSS. - Panorama des fournisseurs de prestations de restauration collective Mathieu François de PH Partners, Jean Lavallette et Christine Chardard du secrétariat de l Observatoire de l achat ;

43 43 - Eléments pratiques d amélioration d achat de prestation de restauration collective (mutualisation, élaboration cahier des charges ). Une synthèse de l étude menée par l Observatoire de l achat est présentée en page 47. Participation au séminaire annuel de la CCMOSS Comme chaque année, la CCMOSS a tenu son séminaire annuel à l attention des membres de la Commission et des rapporteurs. L objectif était de dresser le bilan de l année écoulée, de parfaire les modalités de fonctionnement de la CCMOSS et d aborder des thèmes concourant à une meilleure application du code des marchés publics. Michel Duraffourg, Président de la CCMOSS, a accueilli, le 18 décembre 2012, le secrétariat de l Observatoire de l achat afi n qu il présente le bilan annuel de ses activités, la remontée des données des marchés recensés et une synthèse des études réalisées courant Ce séminaire a également fait l objet de deux tables-rondes consacrées aux marchés portant sur des domaines complexes, notamment celui des services fi nanciers et celui des services informatiques. Le secrétariat de la CCMOSS publie sur le portail de l Ucanss le compte rendu des actes de ce séminaire.

44 Les études de l Observatoire 44 Introduction L Observatoire de l achat des organismes de Sécurité sociale a fi xé quatre thèmes d étude dans son programme de travail pour 2012 : - l acheteur face à l archivage deuxième volet : guide méthodologique sur les durées de conservation des archives ; - la restauration collective ; - l intérim ; - le mobilier de bureau. Fotolia.com

45 45 Guide méthodologique sur les durées de conservation des archives En 2010, l Observatoire a mené une étude sur le thème de «l acheteur face à l archivage». Une enquête menée dans le cadre de cette étude a mis en évidence les pratiques hétérogènes des organismes en matière de durées de conservation et les diffi cultés liées à la connaissance et à l application des règles de conservation et de destruction des documents archivés. Les différences de pratiques ont plusieurs explications : - le fait que la réglementation en vigueur ne comporte pas de manière explicite et exhaustive les durées de conservation de tous les types de documents gérés par les organismes, - le classement des documents en dossiers ou en séries chronologiques a un impact sur la faisabilité de destruction des documents périmés : en effet, si des documents à durée de conservation courte sont classés dans un dossier avec des documents à durée de conservation longue, on aligne en général la conservation de l ensemble du dossier sur la durée la plus longue, le tri étant fastidieux et aléatoire, - le risque attaché à la conservation ou à la destruction des archives peut être apprécié différemment d un organisme à l autre, selon sa propre histoire et les incidents auxquels il a dû faire face, - la place de stockage disponible qui est déterminante. A la suite de cette enquête, l Observatoire a donc fait réaliser un Guide méthodologique et pédagogique des durées de conservation (hors documents métiers qui sont du ressort des branches et régimes de Sécurité sociale). Avant sa diffusion, l Observatoire a recueilli la perception de ce document auprès d un certain nombre d organismes, quant à son utilité et son degré de satisfaction. Le guide a donc pour but : - de regrouper dans un même document de référence les règles à appliquer en matière de conservation d archives, - de les présenter de manière simple et opérationnelle. Il est en deux parties ; l une constituée du guide proprement dit et une annexe constituée des textes réglementaires. Il recense l ensemble des textes de référence relatifs aux durées de conservation des archives : codes, lois, autres textes réglementaires dont les circulaires.

46 46 Il présente d abord le cadre général de l archivage, avec la défi nition légale des archives, le fait que depuis l an 2000, les documents électroniques peuvent avoir la même valeur que les documents papier, et enfi n la réglementation sur la protection des données personnelles qui impose la destruction de certains documents. Les durées de conservation s appliquant aux différentes familles de documents produits et gérés par les organismes de Sécurité sociale (hors documents métiers) sont ensuite présentées en cinq chapitres thématiques : 1. les documents relatifs au personnel, 2. les documents relatifs aux fi nances, à la comptabilité et à l audit, 3. les documents liés aux bâtiments, équipements, prestations de service, 4. les documents relatifs aux relations avec l extérieur, 5. les documents de direction et de gestion. Chaque chapitre comporte : - 10 grandes familles de documents avec les durées de conservation associées et leur motivation, - le renvoi aux références réglementaires détaillées en annexe, - quelques conseils méthodologiques.

47 47 La restauration des salariés L éloignement croissant entre domicile et lieu de travail, la réduction régulière du temps de pause méridienne et la généralisation de la journée continue ou encore le développement de la gestion individualisée des temps de travail, sont parmi les facteurs rendant la problématique de la restauration des salariés particulièrement prégnante. Dans ce contexte, l Observatoire de l achat a mené une étude portant sur l achat des prestations de services de restauration collective dans les organismes de Sécurité sociale du Régime général toutes branches confondues (y compris les établissements sanitaires et sociaux relevant des Ugecam), de la MSA, du RSI, et du Régime des mines. Les objectifs, s inscrivant dans une logique de rationalisation et de développement durable, ont été les suivants : - permettre aux organismes, désirant passer un marché de restauration, de mieux connaître, en fonction de leurs besoins, les prestataires potentiels susceptibles de répondre aux consultations, - estimer les gains d effi cience possibles dans la gestion de la restauration, - préconiser les pistes d action envisageables pour en rationaliser la gestion, repérer les axes de performances et d établir des préconisations. Une enquête institutionnelle Une enquête a été réalisée avec comme principal objectif de cerner les pratiques des organismes de Sécurité sociale concernant la restauration de leurs salariés, tant au niveau des dispositifs mis en œuvre (restauration collective, titre restaurant ou solutions alternatives) qu en matière d achat de ces diverses prestations. Après une phase de validation par les Caisses nationales, un questionnaire en ligne, comportant une quarantaine de questions, a été mis à la disposition de l ensemble des organismes de Sécurité sociale tous régimes et toutes branches confondus du 5 janvier au 8 février Les données collectées sont donc relatives à l année À la clôture de l enquête, 341 questionnaires ont pu être exploités ce qui représente un taux de participation des organismes de 64,1% ; les organismes ayant répondu à l enquête regroupent 70,6% des salariés des organismes de Sécurité sociale. Les titres de restauration Il ressort de l enquête que la fourniture de titres restaurant est la solution la plus couramment mise en œuvre par les organismes de Sécurité sociale pour la prise en compte de la restauration de leurs salariés durant la pause méridienne. En effet, 90% des organismes proposent des titres restaurant à tout ou partie de leurs salariés.

48 48 La valeur faciale moyenne du titre restaurant est de 8,58, montant nettement supérieur à la moyenne de la valeur des titres restaurant en France, à savoir 7,31. Le Groupe Chèque Déjeuner, du fait de la mise en avant de son statut d entreprise coopérative, réalise 69% des parts de marché de titres de restauration au sein des organismes de Sécurité sociale. Répartition du montant des achats réalisés par les organismes 8% 9% Chèque déjeuner Chèque de table 14% Ticket restaurant Chèque restaurant 69% La restauration collective Près de 52% des organismes de Sécurité sociale mettent à disposition de tout ou partie de leurs salariés une solution de restauration collective. Lorsqu une offre de restauration collective est proposée, elle se situe dans 78% des cas directement sur le lieu de travail des salariés et se répartit assez équitablement entre restaurants dépendant directement des organismes (49% des cas) et solutions mutualisées - que ce soit une mutualisation avec d autres organismes de Sécurité sociale ou des structures type RIE. Les fournisseurs des organismes de Sécurité sociale sont les trois majors du marché : les groupes Sodexo (24%), Compass (Eurest) (24%) et Elior (21%) avec leurs différentes enseignes ou fi liales. Répartition du montant des achats réalisés par les organismes 31% 24% Groupe Sodexo Groupe Elior Groupe Compass (Eurest) Autres 24% 21% Autres : Restoria (3%) Resteco (3%) Restauval (2%) Rem C (2%) Id restauration (3%) Dupont (3%) Carec (2%) Ascanis (2%) - API (6%) Val de France (2%) autres (3%)

49 49 Si les trois grands groupes représentent 69% du marché, leur position est cependant moins prépondérante que sur le marché de la restauration collective en général. En effet, les organismes ont plus volontiers recours à des sociétés de restauration collective (SRC) à dimension multirégionale voire régionale ou locale. Les constats Au regard des réponses fournies, il convient de souligner la très bonne prise en compte par les organismes de Sécurité sociale de la problématique de la restauration de leurs salariés que ce soit par : - la fourniture de titres restaurant dont plus de 50% des salariés bénéfi cient ; avec une valeur faciale moyenne de 8,58 et un taux moyen de participation de l employeur de 59,7% qui sont plus favorables par rapport aux moyennes habituellement constatées ; - la mise en place de solutions de restauration collective, proposées par 51,9% des organismes, que ce soit directement sur le lieu de travail (78% des cas) ou non ; - la mise à disposition d espaces sociaux de restauration par 78% des organismes où les salariés peuvent consommer des repas qu ils ont amenés. Cette bonne prise en compte implique des budgets importants estimés, pour l ensemble des organismes de Sécurité sociale, au regard des résultats de l enquête à : - 20,8 millions de titres restaurant pour une valeur faciale de 178,3 millions d euros avec une participation de l employeur à hauteur de 106,5 millions d euros ; - 5,9 millions de repas pour une participation employeur d environ 25 millions d euros. Ces éléments budgétaires rendent la question de la qualité des achats de ces services prégnante. Un guide pratique Un guide pratique est accessible à partir du portail de l Ucanss. Il comporte notamment : - l étude de marché détaillée traçant le panorama des entreprises fournissant des prestations de restauration collective et de titres restaurant, - l état, circonstancié des prestations de restauration collective dispensées dans les branches de l Institution, - la synthèse des résultats de l enquête menée en janvier 2012 auprès des organismes de Sécurité sociale, - des documents de travail utiles lors de la passation d une procédure de marché de prestations de restauration collective (Règlement de consultation, cadre de réponses, CCTP, CCAP ).

50 50 L intérim L Observatoire de l achat a conduit une étude sur l intérim destinée à l ensemble des organismes de l Institution. La démarche s est articulée autour de quatre phases clés Des interviews des responsables/directeurs achats de chaque caisse nationale en vue de caractériser/déterminer de manière globale la politique Achat intérim de chaque branche et régime. La réalisation d une étude de marché du travail temporaire en France et ses différentes composantes. En complément de cette analyse, une enquête auprès des fournisseurs majoritaires des branches et régimes de Sécurité sociale a été menée afi n de cartographier les types et modes de recours au travail temporaire mettant en perspective, notamment, les différents prix et tarifi cation pratiqués. La réalisation d une enquête institutionnelle a été menée auprès des gestionnaires/pilotes intérim visant à identifi er le process actuel lié à la gestion du travail temporaire et ses différents aspects : niveaux de qualité, contraintes, diffi cultés et attentes des utilisateurs. Le recueil des éléments de l enquête réalisée auprès des prestataires, d une part, et le recueil des éléments de l enquête institutionnelle d autre part, a permis de réaliser une analyse objective du recours à l intérim mettant en perspective les indicateurs clés du processus, coûts directs et niveaux de qualité et attentes souhaitées par les utilisateurs. Cette analyse a donné lieu à la rédaction d un guide mettant en perspective, notamment, les leviers d optimisation clés et les gains associés. Deux sources de données Les données «Utilisateurs» ont été recueillies dans le cadre d une enquête institutionnelle réalisée en septembre organismes ont répondu à cette enquête soit 34% du panel (hors Cpam/Drsm). Cela a permis de comprendre les attentes des organismes et la perception des différents utilisateurs. Les données «Prestataires» ont été transmises par les cinq fournisseurs majoritairement représentatifs en France, reprenant missions d intérim réalisées sur 2011 avec l ensemble des organismes des branches et régimes de Sécurité sociale. L analyse de ces éléments a permis de cartographier les modes de recours à l intérim des différentes branches et régimes de Sécurité sociale, de calculer les indicateurs clés du processus et d évaluer la dispersion des coûts pour une même population cible. Les données clés de l enquête L analyse croisée de ces deux sources a permis de conclure que : - 40 à 45% des organismes ont recours à l intérim soit presque un organisme sur deux.

51 51 - les cinq premiers fournisseurs en France représentent 75% du panel des prestataires intérim. - le budget intérim consolidé est estimé entre 22 et 24 millions d euros pour l année Répartition du chiffre d affaires Intérim selon les branches et régimes 8% 9% 17% famille recouvrement retraite autres 42% maladie 24% Deux types de profi ls d intérimaires et cinq qualifi cations majeures : - le profi l généraliste : agents et gestionnaires administratifs, téléconseillers. - le profi l médical : aides-soignants, infi rmiers. Nombre de contrats recensés au titre de l année généraliste médical La première branche consommatrice d Intérim est la branche recouvrement qui a recours à une population intérimaire de profi ls «généraliste» : agent administratif, téléconseiller, gestionnaire administratif. Ensuite, viennent les branches maladie, retraite et dans une moindre mesure, la branche famille. Enfi n, certains organismes comme les unions immobilières du Régime général, le Régime agricole et le Régime des indépendants ont un recours plus modéré au travail temporaire.

52 52 Le recours à l intérim se caractérise par : contrats d intérim établis en % des contrats relatifs à un motif de remplacement. - Une durée moyenne des contrats de 14 jours ouvrés : 40 jours ouvrés pour le motif d accroissement d activité 4 jours ouvrés au titre du motif de remplacement. - Une grande disparité selon les profi ls : Les organismes ont majoritairement recours à l intérim pour un motif d accroissement temporaire d activité essentiellement pour la population d intérimaire de type généraliste. Ces profils signent en moyenne 1,5 contrat sur un an d une durée de 50 jours. A l inverse le recours pour motif de remplacement concerne plutôt la population de type médical. Ces profils signent en moyenne 3,4 contrats sur l année d une durée de deux jours ouvrés. On constate, de fait, une plus faible fidélisation de ces intérimaires. Le coût de gestion interne et de délivrance du service par les fournisseurs de travail temporaire est d autant plus élevé que les fl ux administratifs sont conséquents et la fi délisation des intérimaires faible. De fait le coût de production/service sera divergent selon les profi ls : - généraliste : bonne fidélisation et durée des contrats élevée = coût faible - médical : faible fi délisation et durée des contrats faible = coût élevé Les constats Les Entreprise de Travail Temporaire (ETT) établissent leurs tarifs en fi xant un coeffi cient qu elles multiplient avec le salaire brut versé à l intérimaire. Ce coeffi cient est établi au regard de plusieurs critères : - la complexité du profil recherché (niveau d étude, l expérience de l intérimaire.), - le coût des flux administratifs (tous les coûts liés au recrutement de l intérimaire), - le volume d achat. Les coeffi cients pratiqués dans les organismes de Sécurité sociale s étendent de 1,8 (minimum) à 3,61 (maximum). Le coût de gestion d un profil généraliste est inférieur au coût d un profil médical. Les principaux prestataires au sein des organismes Les cinq premiers réseaux de travail temporaire en France, représentant environ 75% du volume des dépenses en intérim des branches de Sécurité sociale, se positionnent de la manière suivante : - le groupe ADECCO (Adecco travail temporaire, Adia, Adecco Medical, Expert) est le premier fournisseur avec un peu plus de 8 millions d euros HT de chiffre d affaires généré pour l année 2011 ; - le groupe RANDSTAD (Randstad, Expectra, Appel Medical) est le second fournisseur avec 5 millions d euros HT de chiffre d affaires au titre de l année 2011 ;

53 53 - le groupe MANPOWER est le troisième fournisseur avec 1,8 million d euros HT de chiffre d affaires d euros sur 2011 ; - Le groupe CRIT est le quatrième opérateur ; - Le groupe KELLY SERVICES/ KELLY SANTE est le cinquième opérateur. Répartition du chiffre d affaires des Entreprises de Travail Temporaire (ETT) réalisé par les organismes au titre de l année % 11% 4% Adecco Crit 31% 52% Randstad Manpower Kelly Les recommandations Les grandes ETT négocient leurs tarifs dans des accords-cadres avec leurs principaux clients comme le secteur automobile ou le BTP. Pour les organismes de Sécurité sociale, le chiffre d affaires est estimé entre 22 à 24 millions d euros, ce qui représente un poids certain pour une négociation à l échelle nationale. Plusieurs leviers sont possibles pour négocier : - levier fi nancier portant sur le coeffi cient multiplicateur, - levier sur l engagement de qualité ou sur l engagement de moyens supplémentaires comme la formation, l insertion, la sécurité En conclusion, on constate des pratiques et recours à l intérim différents selon les branches de Sécurité sociale, en terme de motif (accroissement, remplacement, ), de profi ls (généraliste, médical) ou de niveau de dépenses. Ces pratiques engendrent des impacts en matière de coûts de gestion du processus interne et investissement des fournisseurs pour délivrer le service attendu. Pour optimiser les achats de prestations d intérim, il est possible d envisager la mise en place d un accord-cadre mutualisé qui permettrait, ainsi, d obtenir à terme une baisse évaluée à 3,5% des dépenses cumulées sur l ensemble des branches de Sécurité sociale ou alors un marché par branche qui permettrait de diminuer de 1,9% ces mêmes dépenses.

54 54 Le mobilier et l aménagement de bureau L objectif de cette étude était de comprendre le fonctionnement du marché mobilier, donner des repères aux acheteurs des organismes, les aider à bien identifi er et décrire leurs besoins. C était aussi l occasion de mieux connaître les habitudes d achats des organismes sociaux en mobilier et aménagement de bureaux et d identifi er ainsi des pistes de réfl exion pour optimiser les achats dans l Institution. Chiffres clés du marché français En France, le montant total du marché mobilier de bureau en 2010 s élève à 1,049 milliard d euros HT, alors qu en 2008 ce marché s élevait à 1,2 milliard d euros HT. Actuellement, c est un marché en régression. Les principaux postes d achat de mobilier sont : les rangements (31 %), les sièges (29 %), les bureaux et tables (26 %), Il s agit d un marché atypique caractérisé par une concentration élevée autour de trois fabricants leaders et de trois principaux distributeurs. Aujourd hui, dans les administrations publiques et para-publiques, l aménagement de l espace de travail est basé sur l implantation : couloir et bureau cloisonné, alors que le secteur privé favorise plutôt l espace partagé, ouvert et semi cloisonné. La tendance actuelle privilégie des organisations mixtes et intermédiaires, avec plus d espaces ouverts, une optimisation du ratio m² au poste de travail et une augmentation des services de proximité (salle de réunion, de détente ). Les principaux distributeurs DISTRIBUTEURS Chiffres d affaires année 2011 en millions d euros Clients Institutionnels Marques distribuées Silvera (France) marques nationales et internationales dont Dynamobel MTOP (Italie) 21 CPAM, UGECAM, CAF, URSSAF, MSA Actiu, Bisley, Elmar, Multipla, Segis, Thonet CEB (France) 7 CPAM, CNAF, URSSAF Principales marques françaises et internationales

55 55 Les principaux fabricants FABRICANTS Chiffres d affaires année 2011 en millions d euros Clients institutionnels postes de travail rangements Type de produits sièges de travail réunion attente accueil Steelcase (Etats-Unis) Majencia (France) Actiu (Espagne) Haworth (Etats-Unis) Arféo (France) CPAM, CARSAT, CAF, URSSAF CNAMTS, CNAV, CPAM, CARSAT, UGECAM, CAF, URSSAF, ACOSS, CNAF CPAM, URSSAF CARSAT, CAF CPAM, CARSAT, CAF, URSSAF, RSI, MSA, ACOSS CPAM, MSA, CARSAT, UGECAM, URSSAF, RSI X X X X X X X X X X X X Kinnarps (Suède) 26 CNAMTS, CNAV, CPAM, RSI CARSAT, CAF, UCANSS X X X Buronomic (France) Eurosit (France) Add form (France) Dynamobel (Espagne) 22 X X X 21 CNAMTS, CPAM, MSA, CARSAT, UGECAM, CAF, URSSAF, RSI X X X 4 CPAM, MSA X X X X X 4 ACOSS X X X Habituellement, on constate qu une entreprise consacre pour un poste de travail, un budget d environ de 1500 HT qui se décompose de la manière suivante : - un plan de travail pour une moyenne de 400, - un siège pour 250, - un caisson pour 250, - un rangement pour 300, - une armoire pour 300. Les habitudes d achat des organismes sociaux L Observatoire de l Achat a réalisé un sondage en octobre 2012, auprès d une cinquantaine d organismes des différents régimes de Sécurité sociale, afi n de mieux appréhender les pratiques d achats de mobilier.

56 56 Le sondage a révélé que les organismes ne consacraient que 800 en moyenne pour l aménagement d un poste de travail. Comparaison du budget mobilier entre une entreprise Grands comptes et un organisme Entreprises Grands comptes Organisme de Sécurité sociale Bureau Siège Caisson et rangement Il ressort également que plus les organismes ont un effectif important, plus ils ont recours à une politique de renouvellement du mobilier. Les organismes dont les effectifs sont inférieurs à 300 salariés renouvellent leur mobilier davantage au coup par coup. Le budget moyen annuel est évalué à HT. On relève que les organismes dont les effectifs sont inférieurs à 300 salariés, achètent en moyenne annuellement de mobilier ; entre 300 et 980 salariés, la dépense annuelle s élève à environ et les organismes de plus de 980 salariés consacrent en moyenne par an. Budget mobilier annuel moyen HT : HT Montant moyen annuel d investissement selon l effectif de l organisme 981 à à à De manière générale, pour l achat du mobilier, la procédure la plus utilisée est la procédure formalisée et les organismes passent des marchés avec plusieurs lots. Les critères de choix sont prioritairement le prix (37 %), la qualité (32 %) viennent ensuite la qualité du service, le développement durable, l esthétique,

57 57 9 à 14% des organismes recourent régulièrement à l UGAP, la moitié y ont recours ponctuellement. Ceux qui ont le plus recours à l UGAP, sont ceux qui ont les effectifs les plus nombreux. Ils en sont plutôt satisfaits à 80%. La mutualisation entre organismes ne se fait pas de manière spontanée et reste un acte isolé. 41 % des organismes ont recours à des prestations de conseil lorsqu il s agit de réorganisations ou de déménagements. Les prestataires les plus fréquemment retenus par les organismes de Sécurité sociale, sont : - pour le service et les conseils : Acte 2 AMO, Amsycom, Ancoe, Antares, Easy Buro, ECAFH, Sato, Ergonova,. - pour les fabricants : Majencia, Kinnarps, - pour les distributeurs : Atrium, Bos, Equip Buro, Mtop, Les bureaux cloisonnés sont majoritaires et les espaces ouverts représentent à peine 30 % des surfaces. 64% du mobilier des organismes a 5 ans et plus. 96 % des organismes souhaitent avoir une visibilité sur les prix obtenus par les autres organismes. 88 % des organismes souhaitent également obtenir des documents types pour rédiger leurs cahiers des charges. A partir de 200 postes (minimum) l étude de marché a mis en évidence qu il est possible d obtenir des remises importantes de l ordre de 20 à 40 % auprès de fabricants garantissant un mobilier d excellente qualité. A budget égal, l UGAP propose un mobilier de moyenne gamme. Quelques pistes de réflexion - Produire des cahiers des charges types pour aider les organismes à mieux évaluer leurs besoins et rédiger les appels d offres «mobilier». - Bénéfi cier pleinement des conventionnements avec l UGAP. - Passer des marchés nationaux avec trois ou quatre fabricants, davantage pour augmenter la qualité des achats et avoir accès à un éventail plus large de gammes de mobilier et de services que pour agir sur les prix. achats et avoir accès à un éventail plus large de gammes de mobilier et de services que pour agir sur les prix.

58 Le baromètre des achats 58 L Observatoire de l achat met en œuvre un baromètre des achats, à l attention des organismes de Sécurité sociale. Cet outil a pour objectif de permettre aux différents acteurs de l achat : de suivre et de piloter leurs achats qualitativement et quantitativement, de leur donner la possibilité de se situer par rapport au marché et d évaluer leur propre niveau de «maturité» en termes d achat, de fi xer leurs objectifs de prix lors de la passation de marchés, sensibiliser aux aspects du développement durable, de leur fournir les leviers de négociation associés en proposant des indices de prix avec leur évolution dans le temps et la tendance des marchés. Le baromètre des achats est constitué de fi ches pratiques permettant de piloter la famille d achat concernée sur les segments d achats les plus transversaux aux organismes. Une première enquête menée en septembre 2011 montrait que 95% des répondants estimaient le baromètre des achats «utile» ou «très utile». Cette enquête a montré que les fi ches sont utilisées principalement avant le début d une mise en concurrence comme une première approche du marché ou pour ajuster le besoin. Elles sont un outil d aide à la décision ou à la validation d une consultation. La structure des fiches Les fi ches du baromètre sont structurées de façon identique. Elles comportent les huit rubriques suivantes : Marché Typologie d achat Indicateur marché Décomposition du coût Leviers d optimisation et bonnes pratiques achats Achat responsable Outils, liens pratiques Lexique Cette classifi cation permet ainsi de retrouver facilement l information d une fi che à l autre. Fotolia.com

59 59 Aujourd hui, 19 fi ches sont disponibles : Fournitures Consommables informatiques Enveloppes Fournitures de bureau Mobilier de bureau Papier bureautique Systèmes de surveillance et de sécurité Services Déménagement de locaux professionnels Gardiennage ou surveillance humaine Nettoyage des locaux Prestations d archivage Recrutement Reprographie Restauration collective Vérifi cations périodiques Mobilité Titre de transport air et fer Frais d hôtellerie Véhicules : Achat ou location? Achat de véhicules LCD et LDD La périodicité des mises à jour des fi ches est variable selon la famille d achat : mensuelle, trimestrielle ou semestrielle. Un nouveau support mis en place en 2012 Jusqu en novembre 2012, le baromètre des achats était publié uniquement sur format PDF. Les travaux conduits 2012 avaient comme objectif de rendre le baromètre des achats plus interactif, de créer une réelle arborescence afi n d en faciliter l accès et d améliorer le rythme des mises à jour par l intégration plus aisée des informations. Aujourd hui, le baromètre des achats est déployé avec l outil Scenari qui est une suite logicielle libre de conception et d utilisation de chaînes éditoriales pour la création de documents multimédia.

60 60 Les projets 2013 Une nouvelle rubrique présentant des retours d expérience réussie sur une famille d achat sera créée. Un espace annonçant la tenue des salons professionnels dans le domaine de l achat sera mis en place. L Observatoire de l achat conçoit et publie une veille sur l achat, le lien entre cette veille et le baromètre des achats sera élaboré. Une nouvelle enquête de satisfaction sera réalisée courant 2013 pour mesurer la perception et la satisfaction des utilisateurs du nouveau support. Comment y accéder? Les fi ches sont accessibles en ligne dans l espace de l Observatoire de l achat (habilitation requise). Rubrique : Missions inter-régime Observatoire de l achat Baromètre des achats

61 61 Le recensement des marchés La remontée des données des marchés de l année 2012 Les textes L article 131 du code des marchés publics, le décret n et l arrêté du 11 décembre 2006 relatif au recensement des marchés publics disposent que les organismes qui passent des marchés transmettent, selon des modalités fixées par décret, les données nécessaires à ce recensement. L arrêté du 21 juillet 2011, applicable à partir du 1 er janvier 2012, relatif au recensement économique de l achat public a abrogé et remplacé l arrêté du 11 décembre 2006 pour tenir compte de l évolution des modes de collecte de l information relative à certains contrats publics. Les organismes de Sécurité sociale sont peu impactés par ce texte ; ils devront dorénavant recenser les accords-cadres. Le volume du recensement Les marchés notifi és et déclarés par les organismes de Sécurité sociale de droit privé au titre de l année 2012 sont au nombre de pour un montant total de 1,2 milliard d HT. Le montant total est quant à lui plus important en Cette forte augmentation est notamment due à la notifi cation de 14 marchés de plus de 10 millions d euros et de 1 marché de plus de 100 millions d euros HT. En comparaison, en 2011, le secrétariat de l Observatoire de l achat ne dénombrait qu un seul marché important de 15 millions d euros HT. Répartition des marchés supérieurs à 10 millions d euros sur les trois dernières années nombre montant en HT Année Année Année Fotolia.com

62 62 Les organismes de Sécurité sociale ont pris conscience de la spécifi cité des fi ches avenants et actes de sous-traitance. En effet, en 2012 on dénombre également 834 fi ches de recensement relatives à des avenants et 207 fi ches relatives à des actes de sous-traitance. Ces deux types de fi ches sont en augmentation constante par rapport à l année dernière : + 23,7 % pour les avenants + 31,0 % pour les actes de sous-traitance Le nombre moyen de contrats (marchés, avenants et actes de sous traitance) notifi és par mois au cours de l année 2012 est environ de 500. Le minimum (344) est observé en février et le maximum (724) en décembre. Le tiers des marchés est notifi é au cours du 4 ème trimestre de l année. Le graphe ci-dessous montre que le volume de marchés notifi és d une année sur l autre est relativement similaire. Historique du volume des notifications La qualité de la saisie est en nette progression ce qui rend les données plus fi ables : - la sélection du code CPV est davantage en adéquation avec le libellé du marché, - les marchés font l objet d une évaluation fi nancière correspondant à la durée du marché. Comme les années précédentes, il est observé que les organismes attendent le plus souvent janvier février pour saisir leurs fi ches de recensement. Cette activité cumulée en fi n d exercice engendre une charge de travail importante pour tous et s avère plus diffi cile que si elle était réalisée au fur et à mesure de la notifi cation des marchés.

63 63 Le graphe ci-dessous montre les pics d activité. Historique des pics d activité Volumes des notications volume des saisies L Observatoire de l achat recommande aux organismes d effectuer le recensement à chaque notification de marché.

64 64 L outil informatique Pour répondre à l obligation réglementaire de recensement des marchés, l Observatoire de l achat a mis en place un applicatif informatique depuis mai Cet outil est développé régulièrement par les services informatiques de l Ucanss au regard de la réglementation et des demandes des utilisateurs. Il est directement accessible à partir du portail de l Ucanss, en page d accueil : ou via l espace Observatoire de l achat (depuis le menu Missions inter-régime). Son accès internet permet de travailler en temps réel. Le secrétariat dispose des informations dès l enregistrement des données et peut ainsi répondre aux interrogations et intervenir à la demande des utilisateurs. L accès direct à l applicatif est le suivant :

65 65 Les étapes du recensement Le secrétariat de l Observatoire de l achat préconise de procéder au recensement des marchés en cinq étapes. Etape n 1 Enregistrement des fi ches Tout au long de l année à la notifi cation du marché. Au plus tard au 1 er paiement Etape n 2 Etape n 3 Validation des fi ches Saisie des informations liées à la clôture des marchés Tout au long de l année Au plus tard au 28/02/N+1 Les fi ches «marché» sont clôturées à la fi n du marché tout au long de l année Au plus tard le 28/02/N+1 Etape n 4 Etape n 5 Edition : - de la liste des marchés conclus l année précédente - du rapport sur l exécution des marchés Validation du questionnaire annuel Opération possible dès la fi n des opérations des étapes n 2 et 3. Au plus tard le 28/02/N+1 Au plus tard le 28/02/N+1 Un guide est à la disposition des utilisateurs depuis l espace Observatoire de l achat. L applicatif permet à chaque organisme de retrouver les informations saisies. Il permet notamment la restitution de l ensemble des données sous deux formats : PDF ou un fi chier export ; l utilisateur peut ainsi exploiter les données avec l outil bureautique de son choix. Des requêtes sont disponibles. L utilisateur retrouve la liste des fi ches, la liste des marchés triés par date, par titulaire, par procédure de passation. En sus de ces requêtes, des documents tels que le rapport sur l exécution des marchés en cours et soldés et la liste des marchés conclus l année précédente sont générés automatiquement à partir des données saisies au travers des fi ches de recensement. La relation avec les utilisateurs Le secrétariat de l Observatoire de l achat accompagne tout au long de l année les organismes dans leur activité de saisie des fi ches. En sus de l accueil téléphonique et de la gestion des mails, le secrétariat organise régulièrement des ateliers rassemblant une douzaine de participants tous régimes confondus. Les ateliers sont mis en place en fonction des besoins. Les utilisateurs sont invités à se faire connaître. Le secrétariat de l Observatoire de l achat est disponible au pour tout complément d information.

66 66 Les chiffres clés de l année ,6% des organismes de Sécurité sociale de droit privé ont participé au recensement marchés sont recensés pour un montant de euros HT. 27% des marchés sont des marchés de plus de HT et représentent à eux seuls 90% des montants ; dont : 1 marché de plus de 100 millions d euros 14 marchés de plus de 10 millions d euros 111 accords-cadres pour 9,4 millions d euros 42% des marchés sont des marchés de service et représentent 57% des montants. 64% des marchés sont passés selon une procédure adaptée. Les marchés passés par «appel d offres ouvert» représentent 66% des montants. 10,6% des marchés sont des contrats sur la base d un accord-cadre et représentent 7% des montants. 10,9 % des marchés incluent une clause sociale. 37% des marchés incluent une clause environnementale. 11% des offres sont dématérialisées fournisseurs ont été attributaires de marchés.

67 67 Les chiffres détaillés issus du recensement des marchés notifi és en 2012 Taux de participation p. 69 Volumétrie des marchés notifiés en 2012 p. 70 Selon la procédure p. 72 Selon l effectif de l organisme p. 76 Selon la région de l organisme p. 77 Selon la catégorie du marché p. 80 Selon la procédure et la catégorie du marché p. 82 Les marchés de Fournitures p. 84 Les marchés de Services p. 89 Les marchés de Travaux p. 92 Durée des marchés p. 94 Les clauses de développement durable p. 96 Information sur la dématérialisation p. 97

68 NOTES TECHNIQUES Toutes les entités publiques ou privées soumises au code des marchés publics ont l obligation de produire une fi che de recensement pour chacun de leur marché (article 131 du code des marchés publics 2006). Cette fi che collectée, par l Observatoire de l achat des organismes de Sécurité sociale au travers d un applicatif accessible à partir du portail de l Ucanss, est ensuite transmise à l OEAP (Observatoire économique de l achat public) pour être ajoutée aux données nationales et européennes. Ce document tient compte de l ensemble des régimes de Sécurité sociale. La Mutualité sociale agricole et le Régime social des indépendants ont été mis en évidence en raison du volume de leurs achats. Le niveau du seuil de recensement, positionné à HT depuis le 1 er janvier Le présent rapport communique les données détaillées sur les trois derniers exercices : 2010, 2011 et Références des textes réglementaires Article 18 de l arrêté du 16 juin 2008 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité sociale, Articles 130 et 131 du code des marchés publics, Arrêté du 11 décembre 2006 relatif au recensement économique de l achat public. L applicatif Recensement des marchés est accessible directement à l adresse : Pour plus d information, n hésitez pas à contacter le secrétariat de l Observatoire de l achat : [email protected] téléphone : Lecture des pages suivantes : Le premier chiffre présente le nombre de marché, le second le montant des marchés : En nombre En montant

69 69 TAUX DE PARTICIPATION Nombre d'organismes participants Nombre d'organismes au 31 décembre 2012 Taux de participation Régime général ,6% RSI ,5% MSA ,0% Autres régimes ,6% GIP-GIE ,0% Ensemble ,6% ,4% ,0% Zoom sur le Régime général Nombre d'organismes ayant déclaré au moins un marché Nombre d'organismes au 31 décembre 2012 Taux de participation Cpam et centres informatiques ,8% Ugecam ,8% Caf et centres informatiques ,6% Urssaf et centres informatiques ,1% Carsat/Cram/Crav ,8% Autres organismes ,3% ,4% ,3% TAUX DE PARTICIPATION 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% TOUS REGIMES RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Régime général REGIME GENERAL Cpam Ugecam Caf Urssaf Carsat Autres - Données au 15/04/2013

70 70 VOLUMETRIE DES MARCHES NOTIFIES EN 2012 Marchés inférieurs à Marchés supérieurs à Ensemble Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble REPARTITION DES MARCHES EN NOMBRE Moins de De à Plus de REPARTITION DES MARCHES EN MONTANT Moins de De à Plus de Montant total Montant moyen - Données au 15/04/2013

71 71 > > > Zoom sur le Régime général Marchés inférieurs à Marchés supérieurs à Ensemble Cpam et centres informatiques Ugecam Caf et centres informatiques Urssaf et centres informatiques Carsat/Cram/Crav Autres organismes REPARTITION DES MARCHES EN NOMBRE Moins de De à Plus de REPARTITION DES MARCHES EN MONTANT Moins de De à Plus de Montant total Montant moyen - Données au 15/04/2013

72 72 SELON LA PROCEDURE Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence Procédure négociée sans publicité préalable et sans mise en concurrence Procédure spécifique à certains marchés de la défense Dialogue compétitif Concours Système d'acquisition dynamique Procédure adaptée (MAPA) Autre Contrats sur la base d'un accord cadre Non renseigné Ensemble Données au 15/04/2013

73 73 > > > ANNÉE 2012 REPARTITION EN NOMBRE Procédure adaptée (MAPA) 64,4% Autre 13,9% Contrats sur la base d'un accord cadre 10,6% Non renseigné 3,3% Regroupement* 3,0% Appel d'offres restreint 0,4% Appel d'offres ouvert 18,3% REPARTITION EN MONTANT Regroupement* 5,3% Appel d'offres restreint 0,6% Procédure adaptée (MAPA) 19,5% Autre 8,0% Contrats sur la base d'un accord cadre 7,1% Appel d'offres ouvert 66,6% Non renseigné 0,9% ÉVOLUTION DEPUIS % 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% EN NOMBRE Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Regroupement* Procédure adaptée (MAPA) Autre EN MONTANT 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Regroupement* Procédure adaptée (MAPA) Autre * Regroupement : procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence, procédure négociée sans publicité préalable et sans mise en concurrence, procédure spécifique à certains marchés de la défense, dialogue compétitif, concours, système d'acquisition dynamique - Données au 15/04/2013

74 74 > > > Zoom sur le Régime général Cpam et C.I. Ugecam Caf et C.I. Urssaf et C.I. Carsat/Cram/C rav Autres organismes Ensemble Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence Procédure négociée sans publicité préalable et sans mise en concurrence Procédure spécifique à certains marchés de la défense Dialogue compétitif Concours Système d'acquisition dynamique Procédure adaptée (MAPA) Autre Contrats sur la base d'un accord cadre Non renseigné Ensemble Données au 15/04/2013

75 75 > > > ANNÉE 2012 REPARTITION EN NOMBRE Procédure adaptée (MAPA) 65,3% Autre 15,7% Contrats sur la base d'un accord cadre 11,9% Non renseigné 3,8% Regroupement 2,1% Appel d'offres ouvert Appel d'offres 16,5% restreint 0,3% REPARTITION EN MONTANT Procédure adaptée (MAPA) 43,0% Regroupement 1,7% Appel d'offres restreint 0,7% Autre 14,8% Contrats sur la base d'un accord cadre 12,6% Appel d'offres ouvert 39,8% Non renseigné 2,2% ÉVOLUTION DEPUIS % 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% EN NOMBRE Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Regroupement Procédure adaptée (MAPA) Autre 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% EN MONTANT Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Regroupement Procédure adaptée (MAPA) Autre * Regroupement : procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence, procédure négociée sans publicité préalable et sans mise en concurrence, procédure spécifique à certains marchés de la défense, dialogue compétitif, concours, système d'acquisition dynamique - Données au 15/04/2013

76 76 SELON L EFFECTIF DE L ORGANISME Non renseigné Moins de 100 De 100 à 199 De 200 à 299 De 300 à 499 Plus de 500 Ensemble Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble Zoom sur le Régime général Effectif total Cpam et C.I. Ugecam Caf et C.I. Urssaf et C.I. Carsat Autres organismes Ensemble Non renseigné Moins de 100 De 100 à 199 De 200 à 299 De 300 à 499 Plus de Ensemble Données au 15/04/2013

77 77 SELON LA REGION DE L ORGANISME Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble Ile de France Champagne Picardie Haute-Normandie Centre Nord Lorraine Alsace Franche-Comté Basse-Normandie Pays de la Loire Bretagne Limousin Auvergne Poitou-Charentes Aquitaine Midi-Pyrénées Bourgogne Rhône-Alpes Languedoc Provence-Côte d'azur Corse Outre-Mer Ensemble Données au 15/04/2013

78 78 > > > Zoom sur le Régime général Cpam et C.I. Ugecam Caf et C.I. Urssaf et C.I. Carsat/Cram/ Crav Autres organismes Ensemble Ile de France Champagne Picardie Haute-Normandie Centre Nord Lorraine Alsace Franche-Comté Basse-Normandie Pays de la Loire Bretagne Limousin Auvergne Poitou-Charentes Aquitaine Midi-Pyrénées Bourgogne Rhône-Alpes Languedoc Provence-Côte d'azur Corse Outre-Mer Ensemble Données au 15/04/2013

79 79 > > > Représentation géographique du montant total des marchés du Régime général OUTRE-MER - Données au 15/04/2013

80 80 SELON LA CATEGORIE DU MARCHE Fournitures Services Travaux Ensemble Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble REPARTITION DES MARCHES PAR CATEGORIE Fournitures Services Travaux En nombre En montant REPARTITION SELON LE NOMBRE DE MARCHES NOTIFIES PAR CATEGORIE ET REGIME 100% 75% 50% 25% 0% Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Fournitures Services Travaux - Données au 15/04/2013

81 81 > > > Zoom sur le Régime général Fournitures Services Travaux Ensemble Cpam et C.I Ugecam Caf et C.I Urssaf et C.I Carsat/Cram/Crav Autres organismes Ensemble REPARTITION DES MARCHES PAR CATEGORIE Fournitures Services Travaux En nombre En montant REPARTITION SELON LE NOMBRE DE MARCHES NOTIFIES PAR CATEGORIE ET TYPE D'ORGANISME 100% 75% 50% 25% 0% Cpam et C.I. Ugecam Caf et C.I. Urssaf et C.I. Carsat Autres organismes Fournitures Services Travaux - Données au 15/04/2013

82 82 SELON LA PROCEDURE ET LA CATEGORIE Fournitures Services Travaux Ensemble Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence Procédure négociée sans publicité préalable et sans mise en concurrence Procédure spécifique à certains marchés de la défense Dialogue compétitif Concours Système d'acquisition dynamique Procédure adaptée (MAPA) Autre Contrats sur la base d'un accord cadre Non renseigné Ensemble REPARTITION EN NOMBRE FOURNITURES % 22% 22% 2% 0% 2% 2% 52% 53% 53% 21% 24% 22% % 1% 4% 56% 14% SERVICES % 20% 1% 4% 1% 4% 55% 57% 20% 19% % 1% 87% 7% TRAVAUX % 0% 3% 84% 2% 8% 1% 2% 86% 3% Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Regroupement* Procédure adaptée (MAPA) Autre * Regroupement : procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence, procédure négociée sans publicité préalable et sans mise en concurrence, procédure spécifique à certains marchés de la défense, dialogue compétitif, concours, système d'acquisition dynamique - Données au 15/04/2013

83 83 > > > Zoom sur le Régime général Fournitures Services Travaux Ensemble Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence Procédure négociée sans publicité préalable et sans mise en concurrence Procédure spécifique à certains marchés de la défense Dialogue compétitif Concours Système d'acquisition dynamique Procédure adaptée (MAPA) Autre Contrats sur la base d'un accord cadre Non renseigné Ensemble REPARTITION EN NOMBRE TRAVAUX SERVICES FOURNITURES % % % % % % % 1% % 3% % 1% 3% 2% 1% 2% 1% 3% 1% 3% 1% 3% 53% 51% 52% 57% 57% 56% 89% 83% 85% 23% 27% 22% 15% 22% 19% 9% 2% 4% Appel d'offres ouvert Appel d'offres restreint Regroupement* Procédure adaptée (MAPA) Autre * Regroupement : procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence, procédure négociée sans publicité préalable et sans mise en concurrence, procédure spécifique à certains marchés de la défense, dialogue compétitif, concours, système d'acquisition dynamique - Données au 15/04/2013

84 84 LES MARCHES DE FOURNITURES Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble Imprimés et produits connexes Instruments de musique, articles de sport, jeux, jouets, articles pour artisanat, articles pour travaux artistiques et accessoires Logiciels et systèmes d'information Machines agricoles Machines industrielles Machines, appareils, équipements et consommables électriques ; éclairage Machines, matériel et fourniture informatique et de bureau, excepté les meubles et logiciels Matériaux et structures de construction ; produits auxiliaires pour la construction (à l'exception des appareils électriques) Matériels médicaux, pharmaceutiques et produits de soins personnels Meubles (y compris les meubles de bureau), aménagements, appareils électroménagers (à l'exclusion de l'éclairage ) et produits de nettoyage Produits agricoles, de l'élevage, de la pêche, de la sylviculture et produits connexes Produits alimentaires, boissons, tabac et produits connexes Produits chimiques Produits d'exploitation des mines, métaux de base et produits connexes Produits en cuire et textiles, matériaux en plastique et en caoutchouc Produits pétroliers, combustibles, électricité et autres sources d'énergie Vêtements, articles chaussants, bagages et accessoires Données au 15/04/2013

85 85 > > > suite du recensement des marchés "Fournitures" Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble Équipement de sécurité, de lutte contre l'incendie, de police et de défense Équipement de transport et produits auxiliaires pour le transport Équipement minier, équipement pour l'exploitation de carrières, matériel de construction Équipement de laboratoire, d'optique et de précision (excepté les lunettes) Équipements et appareils de radio, de télévision, de communication, de télécommunication et équipements connexes Non renseigné Ensemble Données au 15/04/2013

86 86 > > > Zoom sur les 5 types de marchés "Fournitures" représentant les dépenses les plus importantes Nombre Montant Machines, matériel et fourniture informatique et de bureau, excepté les meubles et logiciels Machines, matériel et fournitures de bureau, excepté ordinateurs, imprimantes et meubles Matériel et fournitures informatiques Non renseigné Mobilier Non renseigné Meubles (y compris les meubles de bureau), aménagements, appareils électroménagers (à l'exclusion de l'éclairage) et produits de nettoyage Appareils ménagers Produits de nettoyage et produits à polir Aménagements Matériels médicaux, pharmaceutiques et produits de soins personnnels Articles textiles Equipements divers Équipements médicaux Non renseigné Produits pharmaceutiques Produits de soins personnels Non renseigné Logiciels utilitaires Logiciels de transactions commerciales et de transactions personnelles Logiciels et systèmes informatiques divers Logiciels et systèmes d'information Systèmes d'informations et serveurs Logiciels de création de documents, de dessin, de synthèse d'images, de planification et de productivité Logiciels de réseau d'internet et d'intranet Logiciels de bases de données et d'exploitation Logiciels pour l'industrie Imprimés divers Non renseigné Imprimés et produits connexes Timbres, formules de chèque, billets de banque, actions, publicité professionnelle, catalogues et manuels Registres, livres comptables, classeurs, formulaires et autres articles de papeterie imprimés en papier ou en carton Livres, brochures et dépliants imprimés Cartes postales, cartes de vœux et autres imprimés Plaques ou cylindres d'impression, autre matériel d'imprimerie Journaux, revues spécialisées, périodiques et magazines Ensemble Données au 15/04/2013

87 87 > > > Zoom sur le Régime général Cpam et C.I. Ugecam Caf et C.I. Urssaf et C.I. Carsat/Cram/ Crav Autres organismes Ensemble Imprimés et produits connexes Instruments de musique, articles de sport, jeux, jouets, articles pour artisanat, articles pour travaux artistiques et accessoires Logiciels et systèmes d'information Machines agricoles Machines industrielles Machines, appareils, équipements et consommables électriques, éclairage Machines, matériel et fourniture informatique et de bureau, excepté les meubles et logiciels Matériaux et structures de construction ; produits auxiliaires pour la construction (à l'exception des appareils électriques) Matériels médicaux, pharmaceutiques et produits de soins personnels Meubles (y compris les meubles de bureau), aménagements, appareils électroménagers (à l'exclu-sion de l'éclairage) et produits de nettoyage Produits agricoles, de l'élevage, de la pêche, de la sylviculture et produits connexes Produits alimentaires, boissons, tabac et produits connexes Produits chimiques Données au 15/04/2013

88 88 > > > suite du zoom sur les marchés "Fournitures" du Régime général Cpam et C.I. Ugecam Caf et C.I. Urssaf et C.I. Carsat/Cram/ Crav Autres organismes Ensemble Produits pétroliers, combustibles, électricité et autres sources d'énergie Vêtements, articles chaussants, bagages et accessoires Équipement de sécurité, de lutte contre l'incendie, de police et de défense Équipement de transport et produits auxiliaires pour le transport Équipements de laboratoire, d'optique et de précision (excepté les lunettes) Équipements et appareils de radio, de télévision, de communication, de télécommunication et équipements connexes Non renseigné Ensemble Données au 15/04/2013

89 89 LES MARCHES DE SERVICES Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble Recherche et développement et services de conseil Autres services communautaires, sociaux et personnels Agricoles, sylvicoles, horticoles, d'aquaculture et d'apiculture Services aux entreprises : droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité Services d'appui et services auxiliaires dans le domaine des transports, services des agences de voyages Services d'architecture, construction, d'ingénierie et d'inspection Enseignement et formation Hôtellerie, restauration et commerce au détail Services d'installation (à l'exception des logiciels) Evacuation des eaux usées et d'élimination des déchets, hygiénisation et services relatifs à l'environnement Services de l'administration publique, de la défense et de la Sécurité sociale Réparation et entretien Services de santé et services sociaux Technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui Transport (à l'exclusion du transport des déchets) Postes et télécommunications Services financiers et d'assurance Services immobiliers Services publics Services récréatifs, culturels et sportifs Non renseigné Ensemble Données au 15/04/2013

90 90 > > > Zoom sur les 5 types de marchés "Services" représentant les dépenses les plus importantes Nombre Montant Services de recrutement Services divers aux entreprises et services connexes Services juridiques Services d'enquête et de sécurité Services aux entreprises : droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité Services d'impression et services connexes Études de marché et recherche économique; sondages et statistiques Services d'évacuation des eaux usées et d'élimination des déchets, services d'hygiénisation et services relatifs à l'environnement Non renseigné Services de comptabilité, services d'audit et services fiscaux Conseil en affaires et en gestion et services connexes Services d'appui bureautiques Services de nettoyage et d'hygiène Services liés aux déchets et aux ordures Services relatifs à l'environnement Services de propreté et d'hygiénisation en milieu urbain ou rural, et services connexes Services des eaux usées Services de réparation et d'entretien Services de réparation et d'entretien d'installations de bâtiments Services de réparation, d'entretien et services connexes relatifs aux ordinateurs personnels, au matériel de bureau, au matériel de télécommunications et au matériel audiovisuel Services de réparation et d'entretien de matériel médical et de matériel de précision Non renseigné Services divers d'entretien et de réparation Services de réparation et d'entretien de véhicules et d'équipements associés et services connexes Services de réparation et d'entretien de pompes, de vannes, de robinets, de conteneurs en métal et de machines Services de réparation et d'entretien des matériels de défense et de sécurité Services de réparation, d'entretien et services connexes relatifs au matériel de transport aérien, ferroviaire, routier et maritime Services de programmation et de conseil en logiciels Services d'assistance et de conseils informatiques Non renseigné Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui Services informatiques Services de commutation de données Services internet Services d'audit informatique et services d'essai informatique Services de réseaux informatiques Services de conseil en matériel informatique Services d'assurance et services de retraite Services bancaires et d'investissement Services financiers et d'assurance Non renseigné Services de trésorerie Ensemble Données au 15/04/2013

91 91 > > > Zoom sur les marchés "Services" du Régime général Cpam et C.I. Ugecam Caf et C.I. Urssaf et C.I. Carsat/Cram/ Crav Autres organismes Ensemble Recherche et développement et services de conseil Autres services communautaires, sociaux et personnels Agricoles, sylvicoles, horticoles, d'aquaculture et d'apiculture Services aux entreprises : droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité Services d'appui et services auxiliaires dans le domaine des transports, services des agences de voyages Services d'architecture, construction, d'ingénierie et d'inspection Enseignement et formation Hôtellerie, restauration et commerce au détail Services d'installation (à l'exception des logiciels) Evacuation des eaux usées et d'élimination des déchets, hygiénisation et services relatifs à l'environnement Services de l'administration publique, de la défense et de la Sécurité sociale Réparation et entretien Services de santé et services sociaux Technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui Transport (à l'exclusion du transport des déchets) Postes et télécommunications Services financiers et d'assurance Services immobiliers Services publics Services récréatifs, culturels et sportifs Données au 15/04/2013

92 92 LES MARCHES DE TRAVAUX Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble Autres travaux de parachèvement de bâtiment Non renseigné Ouvrages d'art et de génie civil Revêtement de sols et de murs Travaux d'installation de clôtures, de garde-corps et de dispositifs de sécurité Travaux d'isolation Travaux d'équipement électrique Travaux de construction d'usines, d'exploitations minières et d'unités de fabrication et de bâtiments pour l'industrie du pétrole et du gaz Travaux de construction de bâtiments Travaux de construction de pipelines, de lignes de communication et d'énergie, d'autoroutes, de routes,d'aérodromes et de voies ferrées; travaux de nivelage Travaux de couverture et travaux d'autres corps de métier spécialisés Travaux de démolition de bâtiments et travaux de terrassement Travaux de menuiserie et de charpenterie Travaux de peinture et de vitrerie Travaux de plomberie Travaux de plâtrerie Ensemble Données au 15/04/2013

93 93 > > > Zoom sur le Régime général Cpam et C.I. Ugecam Caf et C.I. Urssaf et C.I. Carsat/Cram/ Crav Autres organismes Ensemble Autres travaux de parachèvement de bâtiment Non renseigné Ouvrages d'art et de génie civil Revêtement de sols et de murs Travaux d'installation de clôtures, de garde-corps et de dispositifs de sécurité Travaux d'isolation Travaux d'équipement électrique Travaux de construction d'usines, d'exploitations minières et d'unités de fabrication et de bâtiments pour l'industrie du pétrole et du gaz Travaux de construction de bâtiments Travaux de construction de pipelines, de lignes de communication et d'énergie, d'autoroutes, de routes,d'aérodromes et de voies ferrées; travaux de nivelage Travaux de couverture et travaux d'autres corps de métier spécialisés Travaux de démolition de bâtiments et travaux de terrassement Travaux de menuiserie et de charpenterie Travaux de peinture et de vitrerie Travaux de plomberie Travaux de plâtrerie Ensemble Données au 15/04/2013

94 94 DUREE DES MARCHES De 0 à 6 mois De 7 à 12 mois De 13 à 24 mois De 25 à 36 mois De 37 à 48 mois Plus de 48 mois Ensemble Régime général RSI MSA Autres régimes GIP-GIE Ensemble Nombre % 35% 19% 10% 17% 17% 3% 100% Nombre % 29% 19% 13% 19% 18% 3% 100% Nombre % 33% 23% 10% 18% 14% 2% 100% Zoom sur le Régime général De 0 à 6 mois De 7 à 12 mois De 13 à 24 mois De 25 à 36 mois De 37 à 48 mois Plus de 48 mois Ensemble Cpam et centres informatiques Ugecam Caf et centres informatiques Urssaf et centres informatiques Carsat/Cram/Crav Autres organismes Ensemble Nombre % 37% 19% 8% 17% 16% 2% 100% Nombre % 28% 19% 12% 20% 18% 3% 100% Nombre % 32% 21% 10% 20% 15% 3% 100% - Données au 15/04/2013

95 95 > > > TOUS REGIMES ANNÉE 2012 Pour mémoire - ANNÉE 2011 De 13 à 24 mois 9,8% De 7 à 12 mois 18,9% De 25 à 36 mois 17,3% De 37 à 48 mois 16,7% Plus de 48 mois 2,6% De 13 à 24 mois 12,7% De 25 à 36 mois 18,9% De 37 à 48 mois 17,7% Plus de 48 mois 3,0% De 0 à 6 mois 34,7% De 7 à 12 mois 19,2% De 0 à 6 mois 28,6% REGIME GENERAL ANNÉE 2012 Pour mémoire - ANNÉE 2011 De 13 à 24 mois 8,3% De 7 à 12 mois 19,1% De 25 à 36 mois 17,3% De 37 à 48 mois 16,3% Plus de 48 mois 2,3% De 13 à 24 mois 12,4% De 25 à 36 mois 19,7% De 37 à 48 mois 18,1% Plus de 48 mois 3,0% De 0 à 6 mois 36,8% De 7 à 12 mois 18,6% De 0 à 6 mois 28,3% - Données au 15/04/2013

96 96 LES CLAUSES DE DÉVELOPPEMENT DURABLE Clauses sociales Clauses environnementales Nombre % Nombre % Régime général ,9% ,6% RSI 40 16,3% 68 27,6% MSA 43 12,4% ,5% Autres régimes 21 6,3% 59 17,8% GIP-GIE 0,0% 0,0% Ensemble ,9% ,0% ,9% ,0% ,2% ,8% Zoom sur le Régime général Clauses sociales Clauses environnementales Nombre % Nombre % Cpam et centres informatiques ,9% ,2% Ugecam 1 0,5% 38 18,2% Caf et centres informatiques ,1% ,3% Urssaf et centres informatiques 41 9,8% ,6% Carsat/Cram/Crav 62 17,8% ,1% Autres organismes 14 4,5% 92 29,8% ,9% ,6% ,4% ,0% - Données au 15/04/2013

97 97 INFORMATION SUR LA DEMATERIALISATION Offres reçues Offres dématérialisées Nombre Moyenne par marché Nombre % Régime général , ,6% RSI , ,8% MSA , ,5% Autres régimes , ,8% GIP-GIE 70 2, ,0% Ensemble , ,1% , ,5% , ,1% Zoom sur le Régime général Offres reçues Offres dématérialisées Nombre Moyenne par marché Nombre % Cpam et centres informatiques , ,7% Ugecam 938 4,5 90 9,6% Caf et centres informatiques , ,0% Urssaf et centres informatiques , ,1% Carsat/Cram/Crav , ,6% Autres organismes , ,9% , ,4% , ,0% - Données au 15/04/2013

98 Vous souhaitez : - des compléments d informations, - faire des propositions sur ce document, - des interventions sur des domaines d achats particuliers, Le secrétariat de l Observatoire de l achat est à votre disposition : Téléphone : [email protected]

99 Nous contacter : Editions Ucanss 18 avenue Léon Gaumont Paris cedex 20 [email protected] Conception - rédaction Groupe Collecte des données Direction des Etudes et Statistiques - Ucanss Direction de la Communication Studio graphique - Ucanss Directeur de la publication Didier Malric

100 Retrouvez le rapport d activité sur l achat :