Des salles courriers plus simples et plus efficaces

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1 Des salles courriers plus simples et plus efficaces La gestion du courrier au sein d une entreprise professionnelle pose de plus en plus de questions aux responsables, pour que le courrier soit à la fois géré efficacement et que les coûts ne se renforcent pas. Ce qui se traduit par diverses solutions et produits concrets : mises sous pli, adressages et aussi des logiciels qui facilitent la gestion du courrier. Mais les différents types de gestion du courrier passent en premier lieu par la salle de courrier de l entreprise, dont l organisation ne cesse d évoluer, avec des matériels particuliers et des gestions mises en place par des groupes spécialistes. En voici des présentations des principaux spécialistes de ce domaine Salle courrier Annemas de Neopost Comment une entreprise équipe-t-elle au mieux une salle courrier? A cette question, le principe général est ainsi défini par Pascale Duclos, chef produits Secap groupe Pitney Bowes : «Les critères d équipement correspondent à trois secteurs : productivité, ergonomie et sécurité. Productivité : l agencement d une salle courrier doit être en fonction du sens du flux du courrier. En effet, pour traiter de manière efficace les flux entrants et sortants, l organisation et l agencement de la salle se font en fonction d un audit et d une analyse des flux courrier. Ergonomie : l ensemble du mobilier proposé doit répondre à des critères d ergonomie (position debout ou assise, hauteur des trieurs et supports, meubles réglables en hauteur...) afin d améliorer les conditions de travail. Et sécurité : suivant la typologie du courrier, les entreprises peuvent avoir des critères de sécurité (casiers fermés, sacoches de distribution...). Dans les salles courrier aménagées : documentation Satas - 32 Entrent dans les salles courrier les mobiliers suivants : les meubles supports matériel de mise sous plis, affranchissement adressage, ouverture, les meubles de tri de courrier, les trieurs avec cases (ajustement amovible), les casiers fermés...» «Il est important de bien définir ses besoins afin d avoir un équipement adapté à chaque phase de traitement de son courrier, explique de son côté Satas, avec son chef de produits Myriam Asselin. Ce qui se partage entre le volume courrier, le type de document traité, la répartition des tâches La productivité et le bon fonctionnement d une salle courrier dépendront d une combinaison de facteurs à réunir : une organisation bien définie, du matériel performant et adapté associé à un mobilier ergonomique et pratique.» «Les entreprises souhaitent pouvoir acheminer la bonne information au bon destinataire le plus rapidement possible, constatent chez Neopost Xavier Henry, directeur des marchés et de la communication, et Christophe Duxin, responsable marketing produits. Ce sont des enjeux stratégiques. La salle courrier devient alors une véritable plate-forme de traitement et de distribution des flots de données au sein des organisations.» «Mais la salle courrier, ajoutent-ils, c est aussi pouvoir traiter le courrier de façon professionnelle au moindre coût. Les responsables exploitation et les directeurs financiers sont de plus en plus conscients que près de 95 % des dépenses sont des dépenses d affranchissement et seulement 5 % concernent la location de la machine, son utilisation, etc.» «De plus en plus d entreprises regardent comment optimiser la gestion pour de meilleures tarifications», ajoute Xavier Henry (Neopost). «Et dans ce domaine, La Poste est largement accompagnée par Neopost qui propose la gamme la plus complète et performante de solutions de maîtrise des dépenses postales avec notamment son logiciel de suivi des dépenses MAS et son outil Intranet Neomanager, pour suivre les dépenses d un parc de machines à affranchir. La Poste propose des nouveaux tarifs préférentiels pour les moyens et gros volumes de courriers professionnels industriels : factures,

2 relevés, feuilles de paye, marketing direct, etc. Pour permettre aux entreprises de pouvoir traiter ces documents de façon professionnelle, Neopost a de nouveau innové en matière de solutions pour apporter des réponses aux nouveaux besoins des clients». Neopost : de larges évolutions dont celles liées à La Poste Neopost, présenté en tant que leader français de solutions de logiciels de courrier industriel, dispose d une expertise unique reposant sur une approche globale qui prend en compte les systèmes d information, les équipements, le confort et la productivité des opérateurs. Ainsi, pour répondre aux besoins de ses clients, expliquent les deux spécialistes Xavier Henry et Christophe Duxien, ce groupe met à disposition une expertise et des moyens reconnus dans ce domaine hyper-spécialisé qu est le traitement du courrier : une connaissance actualisée des technologies de traitement du courrier, une gamme de produits et solutions. De façon opérationnelle, la gamme de mobiliers de salles courrier est modulaire et vaste, de quelques cases de tri à des salles de plusieurs dizaines de mètres carrés. Pour réaliser de tels projets, Neopost applique son expertise et sa connaissance des salles courrier dans tous les domaines suivants : - Le conseil : une étude des flux actuels et une proposition d optimisation ; - La conception : un projet sur mesure tenant compte de la spécificité des besoins et des contraintes d exploitation ; - L étude : une équipe de spécialistes et un bureau d études dédié, formé aux normes AFAQ ; - La sécurité : le respect des normes de sécurité les plus exigeantes ; - La qualité : des finitions esthétiques, une fabrication contrôlée à toutes les étapes ; - La pérennité : des matériaux innovants à la résistance éprouvée ; - L ergonomie : des équipements fonctionnels jusque dans le moindre détail ; - L évolutivité : une gamme de mobiliers complète et modulable ; - La réalisation : une installation et un montage précis par ses équipes de spécialistes ; - Le contrôle : une revue détaillée à l issue du processus pour attester de la conformité de l exploitation du client. Neopost dispose de solutions uniques sur ce segment du courrier industriel. Les solutions Valipost, filiale de Neopost, permettent aux clients de préparer leurs envois en conformité avec les dernières demandes postales, en toute sécurité et pour bénéficier des meilleures tarifications postales en matière de courrier de gestion et de courrier de marketing direct. Avec l acquisition de PFE, Neopost renforce sa gamme de mise sous plis haut volume déjà importante sur le haut du segment ; et avec l acquisition de Rena, qui développe de nouvelles solutions d adressage haut de gamme, il se positionne comme l acteur majeur de l adressage en Europe. «Avec ces trois gammes, résume Xavier Henry, nous sommes présents pour tous types de courriers. Et Neopost se positionne en acteur incontournable du courrier industriel en France...» Parmi les dernières nouveautés de cette société, est particulièrement mis en avant une nouvelle solution de courrier industriel : l IJ110 Marquage pour permettre d apposer les empreintes de courrier industriel, Tem Post, Eco Pli ou Destineo sur les enveloppes, solution à moyen et haut volume. «L important, explique Christophe Duxin, est que l entreprise puisse conserver sa souplesse d envoi et ainsi de pouvoir traiter deux applications sur une même machine: affranchissement et marquage sur une enveloppe selon le type de courrier à envoyer.». D où la sortie prochaine de l IJ 110 Mixte. Xavier Henry, responsable du marché et de la communication de Neopost, et Christophe Duxien, responsable des produits : «Neopost se positionne en acteur incontournable du courrier industriel en France.» IJ110 Marquage de Néopost. Autre type de nouveauté de Neopost, les systèmes de mise sous pli haut volume : les DS 100, DS140 et DS1000, pour permettre de traiter jusqu à plis par mois et bénéficiant des dernières innovations comme un écran PC à commande tactile ; et les connections Intelligentes INT2/INT3, exclusivité Neopost, pour permettre une communication permanente entre la machine de mise sous pli et la machine à affranchir. Ainsi la mise sous pli peut se comporter comme une balance, c est-à-dire indiquer précisément le poids de chaque pli à la machine pour affranchir au juste prix. Neopost se consacre entre autres à traiter aussi des plus petits volumes de courrier pour les PME et TPE. Deux importantes nouveautés entrent dans ce domaine DS62 de 1 à 2 stations 1/2 : solution de mise sous pli moyen volume pour permettre aux entreprises d accéder à moindre coût à des solutions professionnelles et productives (de 500 à envois par mois). L Extranet, considéré comme «génial», avec qui tous les clients de Neopost peuvent se connecter sur Internet. «Grâce à cette fonctionnalité, le client a la possibilité de s informer sur les machines à affranchir» Secap groupe Pitney Bowes : de l environnement aux nouveautés Présenté en tant que «fournisseur mondial de systèmes, services et solutions intégrés de gestion du courrier et de documents», Pitney Bowes reste l un des principaux fournisseurs et gestionnaires de courrier en France. Dans le cadre de l environnement, Pitney Bowes met en avant le principe de «mailstream». Explication : «Le mailstream a une 33 -

3 valeur en soi, pour un marché qui surveille de plus en plus l impact et les avantages du courrier sur l environnement. L importance du mailstream est soulignée par sa taille très importante, et le nombre d organisations qui dépendent de lui (enseignement, entreprises, non lucratives). La notion de mailstream recouvre tous les documents et courriers du monde, physiques et numériques, ainsi que les colis qui vont et viennent, pour les entreprises comme pour les particuliers. L amélioration des technologies, l évolution des réglementations postales ainsi que du type et de la quantité des courriers livrés, et enfin une plus grande sensibilisation à l impact sur l environnement, sont des facteurs qui auront tous une influence majeure sur le mailstream. Ils ont déjà entraîné de nombreux changements dans le secteur du courrier, et sont en train de modeler son avenir.» Ce qui est donc largement appliqué par cette société. Pascale Duclos, chef produits Secap Groupe Pitney Bowes explique que «l une de nos très importantes évolutions concerne ce que nous proposons aux PME». Voici les nouveautés de cette année Le lancement de un système de traçabilité renforcée, offrants les dernières innovations en termes d installation, d utilisation et de gestion de document, est ainsi défini : «Une solution simple et efficace au service de la traçabilité des objets entrants et sortants...» Conçu pour les entreprises de toute taille, le système permet d éviter les lourdes et lentes tâches manuelles optimisant ainsi le traitement de la traçablité de centaines de plis par jour. En partenariat avec Bouygues Telecom, Secap groupe Pitney Bowes a lancé Clik TM, la machine à affranchir communicante. Cette solution Clik TM, CordLessIntelliLinK, permet la communication des machines à affranchir sans ligne téléphonique analogique dédiée. Elle s adapte à l ensemble de la gamme de machines à affranchir Intellilink (DM55, DM100, DM Infinity) ainsi qu à la majorité des machines connectées en parc pour répondre aux besoins de tous types d entreprises. Secap groupe Pitney Bowes a reçu l agrément de La Poste pour commercialiser sa toute nouvelle machine à affranchir de production jet d encre et numérique: la DM Infinity TM. Ce lancement intervient après celui de février 2007 et concerne 4 nouvelles solutions d affranchissement pour expéditeurs de petits à moyens volumes : les DM100i, DM125i, DM210i, DM390i et DM55. Secap groupe Pitney Bowes dispose ainsi d une gamme complète de solutions d affranchissement à destination du marché. La DM Infinity : nouvelle solution de Secap Pitney Bowes d affranchissement jet d encre et numérique, conçue pour aider les entreprises à optimiser la gestion de leur courrier industriel Boîtier de la communication : Clik, de Pitney Bowes, est sorti en juin dernier «Avec cette nouvelle offre, Secap Groupe Pitney Bowes est aujourd hui le premier acteur à lancer un système d affranchissement sans fil sur le marché européen». Il s agit d une solution d affranchissement sans fil complètement autonome ; Clik TM se présente sous la forme d un boitier qu il suffit de connecter à la machine à affranchir ; une offre «tout inclus» et économique C est une solution adaptée à l ensemble des entreprises qui s adresse tant aux petites entreprises qui ne possèdent que très rarement une ligne téléphonique analogique dédiée à l affranchissement, qu aux grandes entreprises, qui ont aujourd hui des réseaux en voix sur IP et pour lesquelles Clik TM évite l installation d une ligne analogique additionnelle au service courrier. Clik TM est également dédié aux sites de production qui utilisent la machine à affranchir de production numérique DM Infinity et qui ne peuvent utiliser des lignes filaires sur site Satas : de l efficacité à l économie Expert dans les solutions courrier, Satas accompagne les entreprises dans le choix du matériel et de l organisation à adopter. «Il est important de bien définir les besoins, explique son chef de produits, Myriam Asselin-Louis. Chaque problématique est différente : le volume courrier, le type de document traité, la répartition des tâches nous faisons ainsi un diagnostique précis des besoins de nos clients et proposons le matériel qui leur convient. Une réflexion globale sur l organisation de l entreprise permet à nos clients de gagner en efficacité mais aussi de réaliser des économies au quotidien. Concernant l ergonomie «c est un terme qui fait parler de lui ces derniers temps. Nous avons pris conscience que c est l élément primordial pour le bon fonctionnement d un service courrier. L amélioration des conditions de travail permet de répondre à plusieurs objectifs : prévention de la santé par diminution des TMS ; plus grande motivation du personnel ; intégration des syndicats et CHSCT par une démarche participative ; amélioration de la productivité ; réduction de l absentéisme...» C est pourquoi «nous faisons appel à un cabinet d experts qui fait un diagnostic complet de chaque poste de travail (Mesure de la pénibilité physique ; Evaluation de l environnement matériel). Ensuite, nous proposons une organisation et des postes de travail pour des conditions de travail optimales.» Satas accompagne aussi ses clients pour l amélioration de la circulation de leur flux de courrier et l aménagement de leurs espaces. Ainsi, les solutions de mobiliers sont spécialement conçues pour le traitement du courrier et le matériel de traitement du courrier, de façon : - Ergonomique pour améliorer les conditions de travail ; - Modulaire pour évoluer avec le client ;

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5 - Esthétique pour travailler dans un climat agréable ; - Bien pensée pour plus de productivité En conclusion, Myriam Asselin rappelle que «La productivité et le bon fonctionnement d une salle courrier dépendra de la combinaison des facteurs à réunir : une organisation bien définie, du matériel performant et adapté associée à un mobilier ergonomique et pratique.» Les produits importants de cette société sont les solutions d affranchissement, les solutions de mise sous plis, les solutions d ouverture du courrier, une gamme de mobilier sur mesure ou de supports Sur tous les systèmes d affranchissement, et/ou de solutions mises sous plis «Nouvelle Génération», Satas met à disposition avec SatasIservices une grande nouveauté : des services à distance : - Diagnostic et résolution de problèmes immédiate ; - Alerte «niveau d encre bas» pour éviter la rupture d encre ; - Ajout de fonctionnalités sans intervention, sans délai, sans changement de matériel ; - Téléchargement de tâches complexes pré-programmées Et pour les systèmes d affranchissement, téléchargement des tarifs postaux : à chaque changement, les nouveaux tarifs et services de la Poste sont immédiatement disponibles. Ce nouveau service garantit une utilisation sans interruption. SatasIservices : «Encore plus d efficacité, de garantie et de rapidité pour les solutions courrier». Myriam Asselin-Louis, chef de produits Satas : «Gagner en efficacité et réaliser des économies au quotidien.» La Poste et sa holding : simplifier au maximum - 36 Simplifier la gestion du courrier des entreprises et accélérer les échanges : c est le principe d évolution de La Poste et de ses différentes filiales. C est au salon Siseg-Proseg de mai dernier que La Poste a largement présenté ses évolutions : «Des solutions innovantes pour accompagner les entreprises au quotidien dans la gestion de leurs problématiques de courrier». Le groupe La Poste propose «une offre complète qui couvre l ensemble des processus de gestion du document et du courrier : collecte, remise et affranchissement du courrier». L une des nouveautés les plus importantes de La Poste est celle de «le partenaire de «l agilité documentaire» des entreprises». Son explication : «Pour trouver des réponses aux problématiques documentaires auxquelles elles sont confrontées, les entreprises doivent aujourd hui se tourner vers des acteurs différents selon la problématique. Avec holding opérationnelle et industrielle, le groupe La Poste facilite la vie des entreprises en leur proposant un accompagnement personnalisé, avec un interlocuteur unique, du conseil jusqu à la mise en oeuvre des solutions, sur toute la chaîne documentaire. La holding qui regroupe les 9 filiales courrier du groupe La Poste expertes en gestion du document, se positionne comme un opérateur de solutions et services documentaires unique sur le marché européen, qui accompagne les entreprises sur toute la chaîne de valeur du document.» Les nouveautés des filiales de : - Dynapost, expert propose Dynazoom : baromètre de l efficacité du service Courrier. Véritable enquête de satisfaction auprès des clients internes de l entreprise, Dynazoom aide les entreprises à mesurer le pilotage opérationnel et stratégique de leur service courrier. - Dynateam : issue de la synergie des compétences de Dynapost et de sa filiale, CC Team Aurore, cette solution pilote et optimise les activités accueil et courrier ainsi que diverses tâches annexes au sein de l entreprise. Au-delà d un service, Dynateam apporte un savoirfaire aux entreprises. Autres particularités L Enrichissement de Let Post, «imprimante virtuelle», développée par Maileva et Sagem Communication, pour expédier le courrier postal depuis un ordinateur sans quitter l application bureautique classique s enrichit de nouvelles fonctionnalités pour plus de performance et de simplicité. Elle est adaptée à tous types d entreprises, TPE, PME ou grands comptes, quel que soit le secteur d activité (banque, assurances, automobile, commerce de gros ). Let Post est une application logicielle qui fonctionne comme un driver d imprimante. Matérialisée par une brique logicielle, Let Post permet l envoi des documents du client directement depuis son application vers la plateforme de traitement du courrier en ligne de Maileva. La plateforme Maileva transforme alors ces données en courriers en respectant les options choisies par l utilisateur (couleur et mise en forme). Les courriers sont ensuite mis sous pli, affranchis puis remis à La Poste. Let Post propose les différents types de dépôt de courrier aujourd hui possibles via Maileva On line: envoi unitaire, publipostage ou flux d impression. Autre type de solutions, celle d Aspheria, expert : Hubmail est une solution de massification de courrier décentralisée. Elle collecte les courriers courants issus d applications métier ou bureautiques dans des corbeilles virtuelles, afin de massifier les envois. Cette solution permet ainsi à l entreprise de réduire ses coûts en bénéficiant des meilleurs tarifs d affranchissement, d améliorer sa productivité en libérant les employés des tâches quotidiennes de préparations des envois consommateurs de temps, et de suivre et contrôler ses envois. Avec Hubmail, les courriers créés depuis les applicatifs métiers et logiciels bureautiques sont analysés et ventilés dans des corbeilles électroniques paramétrées pour chaque type d envoi. Ces courriers peuvent transiter par un workflow de validation. À l heure choisie par l entreprise, les corbeilles électroniques sont relevées et les courriers sont préparés selon des règles de massification propres à chaque corbeille (lettre prioritaire, recommandée, avec enveloppe retour). «L envoi du courrier devient aussi simple et rapide que l envoi d un », est-il assuré

6 Des matériels et mobiliers destinés aux salles courrier Une corbeille à papier grande capacité est particulièrement pratique pour les salles de courrier. CEP Office Solutions présente dans ce domaine sa nouveauté, une corbeille à papier «géante et respectant l environnement» de 40 litres. Grâce à ses parois pleines (au décor mat/brillant), précise-t-on chez CEP Office Solutions, la corbeille ne se déforme pas au fur et à mesure de son remplissage. Son diamètre : 380 mm et sa hauteur : 495 mm. Elle peut être utilisée à l intérieur comme à l extérieur, et reste étanche et se manie très facilement grâce à sa légèreté. Autre précision importante : «son excellent rapport qualité/ prix en fait un best seller.» Corbeille à papier de CEP Office Solutions, à destination des salles de courrier : elle respecte parfaitement l environnement, étant fabriquée à partir de matière 100 % recyclée. La société Frama explique qu elle propose une gamme complète de machines à affranchir, conformes aux normes en vigueur et dotées de fonctionnalités inédites, qui simplifient radicalement la tâche de l utilisateur. Sa grande nouveauté de mai dernier : la gamme Mailmax, sur le segment haut volume. Mailmax représente une nouvelle génération de terminaux de traitement de courrier en haut rendement. Conformes à la norme MAi, ils établissent de nouveaux standards de performances et changent la donne sur le segment de l affranchissement haut volume. Parmi les mises en avant de cette gamme : tests d utilisation sévères, contrôles stricts tout au long de leur cycle de production, nouvelles technologies digitales qui augmentent la productivité courrier de l entreprise. A quoi s ajoutent rendements, simplicité d utilisation, sécurité du traitement, économies générées. Et encore : écran tactile de commande, ni clavier, ni boutons La gamme Mailmax se partage en trois domaines : Mailmax sans alimenteur automatique, Mailmax Confort avec alimenteur automatique, et Mailmax Speed, avec alimenteur motorisé haut rendement. Mailmax : la nouvelle référence sur le segment haut volume de Frama. 37 -

7 Société anglaise créée en 1930 par le père de l actuel propriétaire Antony Brown, Bisley travaille avec personnes, dont 920 pour la fabrication. Ses 3 filiales se partagent entre l Allemagne, le Pays-Bas et la France. Le classement est l une de ses offres les plus importantes, dont ce qui concerne les salles de courrier. «La réception et la distribution du courrier sont des domaines où les solutions de classement ont changé de façon significatives ces dernières années», analyse-t-on chez Bisley. Trois des points de réception/affranchissement pour départ/arrivée du courrier collectif peuvent être organisés dans des zones de classement/stockage partagés. La distribution du courrier individuel et nominatif peut se faire grâce à des boîtes aux lettres/casiers vestiaires. Assisdeb d Eurosit «Eurosit s est intéressé depuis longtemps à des stations assises spécialeset a mis son savoir-faire et sa plateforme technique au service de certains espaces spécifiques (assis-debout pour les stations de métro), ainsi que pour les sièges destinés aux postes de tri du courrier.» A partir de cette explication de Patrique Ramade, au sein d Eurosit, sont ainsi présentés deux exemples de sièges déjà référencés dans les entreprises, en fonction des besoins : la Selle et l Assisdeb. «Bien entendu, nous insistons sur un fait primordial : un diagnostic sur site, en fonction des mouvements à opérer, du sol, de la hauteur nécessaire, etc...» La Selle de cheval (siège Eurosit) avec dossier et mousses spécifiques avec surmoussage au niveau des ischions, a été référencé par exemple dans les centres de tri de La Poste, et ceux-ci après 6 mois d essai et de mises au points du produit in-situ. Bisley Bite

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