La salle courrier est stratégique pour l entreprise!

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1 La salle courrier est stratégique pour l entreprise! La salle courrier n est pas un service secondaire dans l entreprise, c est le cœur névralgique des flux entrants et sortants. De ce fait, la salle courrier requiert l attention des entreprises à la hauteur de sa valeur stratégique. (image : Outils Océan) Longtemps considéré comme un service secondaire au sein de l entreprise, le service courrier est, au contraire, un service stratégique pour l entreprise. Flux entrants ou sortants, c est à partir de la salle courrier qu ils transitent. Une salle courrier ne peut donc pas être aménagée n importe comment : il faut tenir compte du matériel, du mobilier et de l agencement même de la salle courrier pour assurer non seulement l ergonomie de cet espace de travail, mais assurer qu il fonctionne au mieux. Factures, paiements, recommandés, etc. Tout transite par la salle courrier. De plus, c est aussi le nexus où se rencontrent la GED d une entreprise et le monde extérieur. Voici donc un regard sur cet espace de travail qui, loin d être un espace secondaire que l entreprise peut négliger, est au centre de la communication d une entreprise. Nous sommes (ou devrions être) loin de l époque où le service courrier était considéré comme un service «placard» où l on relègue des salariés qui y verront leur avenir professionnel stagner. En effet, le service courrier souffre d une image peu «glamour» dans l entreprise. Mais, c est par le service courrier (comme nous le verrons ci-dessous) que transite les factures, les contrats, les règlements, etc. C est donc un centre névralgique pour l entreprise et devrait être considéré comme tel. Les avancées technologiques des dernières années font qu un service courrier n est plus un service qui transfère les enveloppes à qui de droit, mais est un service qui rentre les flux entrants dans la GED d une entreprise et qui gère les flux sortants, ce qui n est pas un rôle anodin. Mais pour bien fonctionner, le service courrier requiert un espace de travail adapté à ses besoins et à ses tâches. Avril

2 Trop souvent, la salle courrier est considérée comme un centre de coûts, mais il faut considérer celle-ci comme créatrice de valeur ajoutée. Acheminer la bonne information au bon destinataire le plus rapidement possible et assurer les temps de réponse les plus courts sont d une importance capitale pour l entreprise. Une salle courrier se doit d être une véritable plate-forme de traitement et de distribution des données au sein de l entreprise. Il est donc impératif de pouvoir adapter le mobilier à l espace existant dans l entreprise ainsi que d assurer une bonne ergonomie dans l espace alloué. Neopost dispose d une expertise unique reposant sur une approche globale qui prend en compte les systèmes d information, les équipements, le confort et la productivité des opérateurs. (image : Neopost) Pitney Bowes : L ergonomie d une salle courrier est primordiale Depuis le lancement de sa première machine à affranchir dans les années 20, Pitney Bowes a continué son développement suivant les besoins grandissants des entreprises en termes de courrier. Ainsi, au-delà de son offre produit, la société propose aussi des services d audit et d aménagement des salles courrier. Pour assurer le bon fonctionnement du service courrier et augmenter sa productivité, l ergonomie de la salle courrier est primordiale. «Il y a un lien évident entre les équipements et la façon dont ils sont positionnés,» explique Mme Isabelle Billoy, chef de produits chez Pitney Bowes. «Passer à côté du volet mobilier se fait à l encontre d une bonne utilisation de l équipement. Pour utiliser correctement une machine à affranchir, elle doit être positionnée sur un meuble adapté, aux dimensions de la machine et de ses accessoires (balance, ordinateur ) à la taille de l opérateur (possibilité de réglage en hauteur) aux besoins de déplacement ou de rangement.» Mais au-delà des performances des équipements, il faut considérer l environnement de travail de l opérateur. «Le respect de l opérateur par l amélioration de ses conditions de travail est un facteur de valorisation. Si le fonctionnement des équipements est optimisé, si la circulation des flux est maîtrisée, si l espace de travail est agréable, ce sont des facteurs de motivation.» Il est clair, par les interventions qui accompagnent ce texte, que la salle courrier est un des espaces nécessaires à l entreprise. Une ergonomie qui permet aux salariés de pouvoir pleinement donner un rendement maximum à l entreprise, une intelligence Pitney Bowes propose une large gamme de logiciels, d équipements et de services qui vont beaucoup plus loin que la simple machine à affranchir. (image : Pitney Bowes) au niveau de l agencement de l espace et une reconnaissance de l importance stratégique de la salle courrier permettront aux entreprises de réduire leurs dépenses tout en assurant un meilleur fonctionnement du service courrier : c est une situation «gagnant gagnant» pour l entreprise Avril 2011

3 Satas : La salle courrier comme centre stratégique de l entreprise Satas, fournisseur de produits et solutions courrier nous donne sa vision de l aménagement des salles de courrier, de l identification des besoins à la réalisation en passant par les besoins ergonomiques. Les enjeux d un service courrier sont importants : imaginer que les factures ne partent pas ou de perdre un jour dans les encaissements parce que le tri n a pas été fait assez vite. Cela a un impact sur l ensemble de l entreprise. C est un secteur qui se professionnalise de plus en plus. Les entreprises cherchent aussi des environnements de travail pour les salles courrier plus clairs, plus épurés avec moins de risques physiques pour leurs salariés. Elles visent davantage l ergonomie et le confort. L objectif principal de la salle courrier est d optimiser l ensemble des flux de traitement du courrier entrants et sortants. Il s agit de sécuriser les envois, notamment avec des solutions de traitement des recommandés. Accélérer le traitement du courrier dit administratif telles que les factures. La gestion par les services concernés en est d autant plus efficace et rapide. Un mailing doit avant tout être mis sous pli rapidement et sans erreur à l insertion dans l enveloppe pour partir en temps et en heure. Tous ces éléments relèvent d une bonne gestion du courrier au sein d une salle courrier étudiée et aménagée en fonction du flux courrier de l entreprise. Comment organise-t-on une salle courrier depuis la réflexion jusqu à la mise en place? La démarche d aménagement Satas prend appui sur une équipe spécialisée et une connaissance précise de la fonction courrier et de ses particularités. Pour accompagner les établissements dans leur démarche d optimisation de la fonction courrier, Satas a développé une véritable offre autour de l aménagement. Une étude préalable complète Etat actuel Etude de l existant, en terme de : - organisation - flux courrier de l entreprise - ressources - matériels Définition des besoins et attentes. Préconisations d optimisation : - des flux courrier de l entreprise - des espaces de travail - de l organisation - de l ergonomie du poste de travail Notre équipe élabore les projets d aménagement en accordant une attention particulière aux conditions d ergonomie, les troubles musculo-squelettiques (TMS) reconnus comme maladie professionnelle. En France, les TMS représentent plus de 70 % des maladies professionnelles reconnues, avec une croissance de 20 % environ par an (depuis 10 ans). (source CNAMTS) Un ensemble de relevés sera étableiafin de préparer et mettre en œuvre la conception des espaces courrier (prise de mesures, installation électriques, dimensionnement matériel..). Etude d aménagement Traduction des besoins via un schéma d implantation détaillant : - L implantation de chaque poste de travail - Les flux courrier au sein du service courrier Conception & réalisation La conception et réalisation des espaces courrier sont entièrement prises en charge par nos équipes d experts en aménagement. Installation Nous définissons avec vous la date de livraison afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de votre service courrier. Une équipe formée à ce type d installation est spécialement dédiée à la livraison et installation du mobilier de votre salle courrier. Concessionnaire de La Poste depuis son origine, Satas met son savoir-faire au profit de l ensemble des entreprises et développe son expérience et sa notoriété auprès des administrations régionales et nationales. (image : Satas) Notre prestation couvre : - Transport - Dépalétisation - Montage - Installation au point d utilisation - Reprise des emballages Ces dispositions permettent notamment d être assuré du bon état de la marchandise, et lors de la signature du PV de livraison de porter les éventuelles réserves en toute objectivité. Avril

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5 Dynapost au service des salles de courrier Nous sommes donc en pleine migration entre une salle courrier qui était purement liée à la logistique de réception ou de départ du courrier et qui intégrait principalement des prestations basiques vers une situation ou l on est de plus en plus en train d intégrer de l informatique, de la numérisation, du «tracking», et une réponse aux besoins des utilisateurs en termes de sécurisation et de rapidité. Les entreprises de toutes tailles qui reçoivent un volume de courrier assez important, ont de plus en plus besoin de capter cette information rapidement et de l intégrer dans leurs systèmes d information. Les systèmes de GED, aujourd hui, ne sont plus réservés qu aux grands groupes. L informatique est partout et aujourd hui, l information issue du courrier doit pouvoir intégrer l ensemble de ces flux. C est un monde en pleine évolution, et même si cela ne semble être que le début, les grands groupes, eux, sont dans cette démarche depuis plusieurs années. La synergie offerte par Dynapost et Extelia au sein de Docapost BPO permets de répondre à ces besoins tant sur site que sur des plateformes industrielles permettant d absorber des volumes importants. «Les entreprises de toutes tailles qui reçoivent un volume de courrier assez important, ont de plus en plus besoin de capter cette information rapidement et de l intégrer dans leurs systèmes d information.» Rémy Colmant, directeur commercial et développement, groupe Dynapost. (image : Dynapost) Spécialiste du courrier des entreprises, Dynapost développe toute une gamme de service de la transformation du papier en numérique et du numérique au papier. Avec plus de 400 sites en France et 1200 collaborateurs Dynapost se considère leader du traitement du courrier sur site client. M. Rémy Colmant, directeur commercial et développement du groupe nous répond sur l importance des salles courrier et sur ce que Dynapost propose aux entreprises. Info Buro Mag : D après votre expérience, est-ce que les entreprises voient les salles courrier comme des centres stratégiques? Rémy Colmant : Les salles courrier deviennent de plus en plus reconnues par des groupes qui ont besoin d intégrer les données issues des documents dans leurs systèmes d informations internes, que ce soit au travers de la gestion électronique de documents ou d une connexion directe avec un ERP. L objectif est de pouvoir synchroniser des flux physiques avec des flux numériques, et donc, de ce fait, de pouvoir apporter le meilleur service, tant aux utilisateurs internes que sont les salariés de l entreprise, qu à leurs clients, afin de pouvoir leur transmettre les réponses les plus rapides. Info Buro Mag : Outre la présence d une machine à affranchir, comment devrait-on organiser une salle courrier? Rémy Colmant : La partie «machine à affranchir» est presque le plus facile à organiser en terme de manipulation logistique. Aujourd hui, au niveau des flux départ, ce que les entreprises essaient d optimiser, c est la partie affranchissement, car ils sont plusieurs à y voir des opportunités d économies. C est surtout sur toute la partie des flux internes et des flux arrivée qu il existe une évolution que l on peut mettre au compte des baisses de volume. Les informations qui arrivent ont besoin d intégrer les systèmes informatiques. On reçoit des chèques, des factures, des informations importantes pour les ressources humaines, etc. Il faut pouvoir en assurer le traitement le plus rapidement possible. Pour ce faire, il y a beaucoup d apport, de savoir-faire et de plus en plus d outils qui permettent de garantir la qualité de tous les process liés aux flux à l arrivée. Il faut donc faire une analyse pragmatique des flux à valeur d usage, identifier les flux qui ont le plus d importance pour pouvoir architecturer une organisation qui sera adaptée à ces flux qui représentent l essence même du démarrage d une journée. Info Buro Mag : Lorsqu une entreprise décide de revoir son service courrier, c est donc un chantier assez important. Rémy Colmant : Je crois que cela nécessite une réflexion sur ce qu est l organisation interne de l entreprise de façon à pouvoir bien identifier ses flux et, ainsi, lui fournir une organisation, des moyens et un matériel adaptés. Il devient de plus en plus important pour les entreprises de mettre les bons outils aux bons endroits de façon à pouvoir optimiser les ressources..../... Avril

6 Une bonne organisation permet l optimisation et l apport de valeur ajoutée au niveau des budgets qui sont attribués à ces environnements. Info Buro Mag : Vous y mettez un volet ergonomique alors? Rémy Colmant : Evidemment, il est important d avoir les bons outils, les bonnes tables aux bonnes hauteurs, parce qu au moment où l on veut un environnement de travail performant, une bonne ergonomie permet d apporter à ce point névralgique un niveau de qualité de services qui est devenu indispensable. Apporter de la formation aux collaborateurs de l environnement «courrier» est également important pour que ceux-ci se sentent reconnus comme étant l un des maillons essentiels de la «bonne» communication dans l entreprise. Info Buro Mag : Comment se passe une demande client typique au niveau d une salle courrier? Rémy Colmant : Nous commençons par une étude des flux et l analyse de la valeur d usage. Nous identifions les services porteurs, nous observons ce que les différents services vont faire de ces flux tout en gardant en tête l approche volumétrique de ce qu il y aura à traiter, ainsi nous pouvons conseiller sur les matériels, nombre de casiers qu il faudra installer, les tables de tri, les sacoches de distribution, etc. soit, les outils adaptés à leur besoins. Nous allons aussi suggérer comment disposer cette salle, nous sommes alors sur l adaptation de l environnement de travail par rapport à l espace mis à disposition. Nous sommes en mesure d assurer la totalité d une mise en place de salle courrier, le client peut nous laisser un espace vide que nous sommes en mesure d aménager en salle courrier. Nous offrons ainsi à nos clients de véritables solutions «Plug and Play». Chaque jour l actualité de votre métier en temps réel En permanence les événements à ne pas rater La possibilité de vous abonner et de télécharger votre magazine de référence Avril 2011