Procès-verbal CONDOMINIUMS AU PIED DU MONT PHASE 1

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1 Procès-verbal CONDOMINIUMS AU PIED DU MONT PHASE 1 Procès-verbal de l assemblée générale annuelle des copropriétaires des condominiums APDM Phase 1 tenue le 20 novembre 2010 à 9h30 au 2 boulevard Bélanger à Beaupré. 1.0 Ouverture de l assemblée et vérification du quorum Constatant qu il y a quorum, le président, monsieur Jean-Noël Bégin (#151) déclare l ouverture de l assemblée à 9h33 et souhaite la bienvenue à tous les copropriétaires. Présences : 28 / 38 incluant les procurations 2.0 Lecture et adoption de l ordre du jour Il est proposé par monsieur Pierre St-Arnaud (#126) et appuyé par monsieur Marc Giguère (#156) d adopter l ordre du jour 3.0 Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée Il est proposé par monsieur Daniel Bourque (# 135) et appuyé par monsieur Raynald Babin (#113) d adopter le procès-verbal de la dernière assemblée. 1

2 4.0 Rapport de la présidence Axé sur le projet de revêtement en cours et le remplacement des fenêtres et des portes-patios Voir Annexe 1 IL est proposé par madame Caroline Beaulieu (# 115) et appuyé par madame Andrée Villemure (# 157) d adopter le rapport de la présidence tel que présenté. 5.0 Rapport des administrateurs et ratification des actes des administrateurs Il est proposé par monsieur Daniel Bourque (#135) et appuyé par madame Josée Gendron (#163) d adopter le rapport des administrateurs et la ratification des actes des administrateurs. 6.0 Fiduciaire d assurance (administration ) Le statu quo est maintenu. 7.0 Examen des états financiers Voir annexe Prévisions budgétaires et frais communs Il est proposé par monsieur Raynald Babin (#113) et appuyé par madame Nancy Grenier (# 164) d adopter les prévisions budgétaires et frais communs tel que présentés. 2

3 9.0 Paiement des frais communs en trois versements Il est proposé par madame Andrée Villemure (# 157) et appuyé par monsieur Claude Boivin (# 146) d adopter les frais communs. Les dates pour les paiements sont : en totalité pour le 15 décembre 2010, ou en trois paiements égaux 15 décembre 2010, le 15 mars 2011, le 15 mai 2011) Il est très important de respecter ces dates Dossier assurance coquille : JA Lemieux assurances Considérant qu au renouvellement de notre contrat d assurance nous changerons de courtier d assurances et d assureur, Considérant que chaque copropriétaire devra s assurer pour son contenu, Considérant que chaque copropriétaire devra s assurer pour une protection civile d au moins de 2 millions de dollars, Considérant que chaque copropriétaire de la phase devra fournir une preuve à l effet que ce dernier est assuré pour son contenu et pour une protection civile d au moins de 2 millions de dollars, Considérant que le copropriétaire devra transmettre au secrétaire de la phase cette dite preuve lors de son renouvellement de son contrat d assurance, Il est proposé par madame Caroline Beaulieu (#115) et appuyé par madame Nancy Grenier (# 164) de mandater les administrateurs à procéder au changement de courtier en matière d assurances Remisage des moustiquaires pour portes-patios Considérant que plusieurs portes-patios ont été changées depuis 2 ans, Considérant que plusieurs moustiquaires pour portes-patios ont été changées depuis 2 ans également, 3

4 Considérant qu il serait préférable de remiser pendant l hiver les portes moustiquaires dans les remises de chacun des condos afin de les protéger, Il est proposé par madame Martine Paul-Hus (#154) et appuyé par monsieur Raynald Babin (# 113) que les administrateurs de la copropriété ne paient plus pour le remplacement de la moustiquaire Portail ( site web ) APDM Phase 1 Monsieur Marc Giguère (# 156) nous informe sur les avantages d utiliser un site web pour notre copropriété. Il nous fait une démonstration à partir de son portable. Projet à l étude. Voir annexe Remplacement futur des fenêtres et portes-patios Considérant que cette année nous avons changé beaucoup plus de fenêtres et portes-patios que prévu, Monsieur Jean-Noël Bégin (#151), notre président, informe les membres de l assemblée que pour l an prochain 2011 / 2012 le strict minimum sera fait afin de respecter notre budget Concours Nobilis 2011 / RAP Construction Il est proposé par madame Caroline Beaulieu (# 115) et appuyé par madame Andrée Villemure (#157) d appuyer la candidature de RAP Construction au concours Nobilis Rémunération des administrateurs Le statu quo est maintenu. 4

5 16.0 Frais de déplacement des administrateurs pour 2010 / 2011 Le statu quo est maintenu soit 0.40 / km jusqu à concurrence de $ maximum annuellement Comité de rénovation et corvée Une corvée aura lieu au printemps 2011 probablement vers la fin de mai ou au début de juin. Les administrateurs aviseront les copropriétaires de la date choisie. Pour le comité de rénovation voir annexe Élections Le statu quo est maintenu. Monsieur Jean-Noël Bégin (#151), notre président, informe les membres de l assemblée qu à notre prochaine réunion il faudra penser à la relève au sein du conseil d administration Varia Nouveau cadastre. Il est accepté unanimement de remettre à plus tard la révision du certificat de localisation; Fixtures avant et arrière. La copropriété fournira les ampoules pour le remplacement de celles-ci afin de préserver l uniformité; Climatisation. Projet à l étude; Décoration de saison. Ne rien fixer sur le nouveau revêtement; Hébergement Mont-Sainte-Anne : piscine intérieure accessible pour les copropriétaires. Pour les coûts communiquer avec HMSA; Internet non disponible à HMSA; Isolation du solage des 2 villas. Projet à l étude; Paysagement.Projet à l étude; 5

6 Déneigement. Il est encore possible d utiliser les mêmes espaces que l an passé; Service des clefs. Statu quo; Durant projet de revêtement : Il est proposé par monsieur Daniel Bourque(#135) et appuyé par madame Nancy Grenier (#164) de permettre aux administrateurs de la phase 1 d entrer dans les condos pour la bonne marche des travaux de revêtement Clôture de l assemblée La clôture de l assemblée à 12h59 6

7 ANNEXE 1 RAPPORT DU PRÉSIDENT Pour l année 2009 / 2010 Comité de gestion Opération Fenêtres novembre 2009 (août 2010) X X X X 81 P-P X 39 ajout (145) août X 63 ajout (131) Total dépenses $ (achat et pose) voir réel 2009 / X X X X X 81 P-P X 48 ajout (115) Opération Fenêtres août 2010 Total dépenses $ (achat et pose) voir au budget 2010 / 2011 Présentement nous avons 44 fenêtres sur 156 et 5 portes-patios sur 20 de remplacer soit 28% en 2 ans. À l automne 2011 (budget 2011 / 2012) nous remplacerons le strict minimum. Note : Ajout d une fenêtre ne sera plus accepté (le tout devient trop compliqué). 7

8 RAPPORT DU PRÉSIDENT Pour l année 2009 / 2010 Comité de gestion Projet de revêtement (automne 2010) - Contrat accordé à RAP Construction Inc de Québec dont Monsieur Alain Robert en est le président; - Le contrat a été signé le 5 août 2010 pour la somme de 295,000.00$ + taxes; - Matériau utilisé le CanExcel; - La soumission originale de RAP Construction Inc était de 304, $ et nous avons dû négocier cette soumission à la baisse pour se rapprocher le plus possible de la compagnie RBR Construction dont la soumission était de 285,000.00$. (ce dernier nous a SURPRIS LE 16 JUILLET 2010 EN NOUS INFORMANT QUE SON PRIX AVAIT ÉTÉ RÉVISÉ À 328,750.00$ ET QU IL NE POURRAIT PAS EFFECTUER LE PROJET AVANT LE PRINTEMPS 2011); - Ceci explique que nous avons dû faire certains compromis tel que : contour des fenêtres en profilé d aluminium au lieu du bois usiné; - Dès le début d août nous avons commencé à recevoir les cotisations spéciales; Nous avons ouvert un compte à la Banque Nationale qui sera utilisé exclusivement pour le projet de revêtement; Lorsque le projet sera terminé ce compte nous servira à l administration de nos fonds de réserve et de prévoyance; - À ce jour, nous estimons que les travaux sont réalisés à 85% et nous avons fait jusqu à présent deux sorties de fonds majeures soient : 1 er 80,209.86$ le 15 octobre ième 142,878.97$ le 15 novembre 2010 Plus quelques dépenses mineures (fixtures d éclairages, prises de courrant; Plaques pour les adresses et frais déplacement ) pour un total de 3,286.91$; - Extra à date (probablement complet) : 8

9 a) entrées studios $ b) portes cabanon piscine $ c) petites toitures/paralames $ d) lattage aux 12 po; à 45* approx; $ e) isolation additionnelle gr;ch; Mezz approx $ f) main d œuvre sur le site de C.B. et J.-N. B. approx 175 hres à $$$ de l heure (environ $) 9

10 ANNEXE 2 ÉTATS FINANCIERS Le fichier des états financiers est envoyé séparément. 10

11 ANNEXE 3 COPROPRIÉTÉS EN LIGNE Description du site L adresse du site est : Il s agit d un portail où les copropriétés peuvent afficher leurs documents Accès facile Facile à utiliser Sans publicité Utilisateur : apdm1 Mot de passe : SteAnnep1* (L astérisque fait partie du mot de passe) À qui sert ce site Aux administrateurs o Pour sauver du temps, déplacements Pour les copropriétaires o Accès rapide aux documents sans déplacements Pour les notaires, agents immobiliers, futurs acheteurs o Accès aux documents sans déplacements Avantages à utiliser le site rendre les différents documents de copropriété disponibles sur Internet. afficher vos documents de copropriété tels o l acte de copropriété; o certificat de localisation. o les procès verbaux de cette année et années antérieures; o Autres documents. vous éliminerez les coûts de déplacements. Les coûts de photocopies. Les coûts de fourniture de bureau vous assurerez la conservation des documents en cas de perte ou de sinistre. permet de libérer les administrateurs. Adresse courriel unique pour la copropriété o Lors de changement des membres du conseil d administration o Le courrier peut être redirigé vers les boites de courriel des administrateurs. 11

12 Accessible de partout dans le monde Disponible 24heures /24 7 jours /7 Rapidité d accès pas d attente Plus besoin de chercher dans ses courriels ou vieux documents papiers Impression du document si nécessaire seulement. Élimine l accumulation des documents chez un des administrateurs. Dans la plupart des copropriétés les documents sont gardés chez un administrateur. Gestion D abord la gestion c est quoi : cela consiste à télécharger, supprimer les fichiers. Il y a 2 possibilités o Le service de gestion est inclus dans le contrat annuel. o Les administrateurs peuvent aussi télécharger et supprime les documents Coûts Annuel de 129,00 $ taxe incluse Numérisation des documents: o 0,10 $ / page (recto-verso = 2 pages) Les documents dans un format Word, Excel ou autre format électronique sont sans frais. Évolution du site Liens pertinents Page fournisseur à venir Version anglaise 12

13 ANNEXE 4 RÉVISÉ LE 17 NOVEMBRE 2010 RECOMMANDATIONS FAIT PAR COMITÉ D EMBELLISSEMENT APDM PHASE I 2010 CONDO AU PIED DU MONT PHASE 1 TRAVAUX DU 1 ER SEPTEMBRE 2010 AU 30 NOVEMBRE 2010 PRODUIT CANEXEL MODÈLE Prestige revêtement double de 5 à gorge (khaki ou sierra) MURS DE PORTES D ENTRÉE PRINCIPALE À L AVANT Couleur khaki ou sierra revêtement posé verticalement (ton sur ton) MOULURES DE BOIS USINÉ Condo khaki moulures sierra (portes, portes patio SEULEMENT) Condo sierra moulures café (portes, portes patio SEULEMENT) COINS CONTINU EN ALUMINIUM Couleur sierra pour condo khaki (coins extérieurs & fenêtres SEULEMENT) Couleur sierra pour condo sierra (coins extérieurs & fenêtres SEULEMENT) JOINTS Mécanique COULEUR DE MURS 13

14 khaki majoritairement (certaines unités de couleurs différentes (4) sierra voir détail ci-joint) LARGEUR DE MOULURES ALUMINIUM Largeur 3 COULEUR DE MOULURES Couleur café ou sierra (fenêtres et coins extérieurs) LE CAS ÉCHÉANT MOULURES COINS DE MURS ALUMINIUM Assortie à la couleur du revêtement pour sierra et khaki seront sierra CHEVRONS DÉCORATIF Couleur sierra partout (voir légende Bois d ipé ) FASCIA ET SOFFITE NE CHANGE PAS ET RESTE BLANC GALERIES ET ESCALIERS ARRIÈRE (CHOIX SE FERA À LA RÉUNION ANNUELLE) Non déterminé encore seront tous de couleur différentes 3 choix à choisir (codes à venir) ESCALIERS AVANT Couleur bois peinture Sico suprême CIGARE SORTIE DE SÉCHEUSE ET HOTTE DE CUISINE Couleur khaki ou sierra (LE CAS ÉCHÉANT) (selon couleur du mur) 14

15 PORTES DE CABANON Couleur sierra ou khaki (LE CAS ÉCHÉANT) (couleur du mur ton sur ton) DESCENTE DE GOUTTIÈRES Couleur khaki ou sierra (LE CAS ÉCHÉANT) (selon couleur du mur) PETITS TOITS Tôle à baguette acier (Idéal revêtement Aluminium à baguette Résidentiel sierra) LUMINAIRES ARRIÈRE PORTE PATIO Changer pour luminaires neuf de couleur noir tel que celui à l avant phase II LUMINAIRES AVANT Changer hauteur du luminaire (hauteur à 12 pouces du haut du cadre de porte) CABANON DE PISCINE khaki moulures sierra Porte blanche (acier) Revêtement CANEXEL et éliminer fenêtre PLAQUES ADRESSE changer pour nouvelles plaques en bois couleur chêne doré avec chiffre noir 36.29$ + taxes applicable X 38 PRIX APPROXIMATIF fournisseur Réno dépôt fabriquant LES ATELIERS FREEZONE WORSHOP 15

16 LÉGENDE DE COULEUR : BOIS (teinture extérieur semi-transparente SICO (Bois d ipé )) CANEXEL SIERRA (peinture SICO suprême (CAN-SQ11591)) CANEXEL KHAKI (peinture SICO suprême (CAN-SM33526)) GALERIE AVANT EN BOIS CIGARE (peinture SICO suprême ( )) FIN 16

17 ADMINISTRATEURS APDM PHASE 1 Président : M. Jean-Noël Bégin # , ave. Jacques-Ibert Québec, Québec G1P 1B9 Téléphone : (418) Cellulaire : (418) Courriel : j.begin43@sympatico.ca Secrétaire : M. Serge Lecomte # 144 5, rue Olier Victoriaville, Québec G6P 5P8 Téléphone : (819) Courriel : slecomte@tlb.sympatico.ca Trésorier : M. Claude Boivin # 146 2, boul. Antoine-Bélanger Beaupré, Québec GOA 1EO Téléphone : (418) Cellulaire : (418)