Concevoir des modèles de lettres : courriers administratifs, lettres de motivation. WORD La lettre de motivation

Transcription

1 Concevoir des modèles de lettres : courriers administratifs, lettres de motivation WORD La lettre de motivation

2 DES MODÈLES DE LETTRES SOMMAIRE : I - METTRE EN FORME L EN-TETE Définir une police Saisir les coordonnées Ajouter un mot au dictionnaire Word Les liens hypertextes Saisir la date (utilisation d un taquet de tabulation) Saisir les coordonnées du destinataire (utilisation du retrait gauche) 6 II - LE CORPS DE LA LETTRE ET LA SIGNATURE Appliquer un attribut de caractère gras et souligné aux caractères Utiliser le taquet par défaut (touche Tab) Saisir le texte Justifier les paragraphes Vérifier le document 10 Page 1 sur 10

3 I - METTRE EN FORME L EN-TETE Définir une police Commencez par définir la police de caractères que vous allez retenir pour l ensemble du document. Nous pouvons choisir les polices Arial ou Times New Roman qui sont des polices de caractères bien lisibles Saisir les coordonnées Commencez ensuite à rédiger vos coordonnées en haut à gauche du document. Assurez-vous que l alignement est bien à gauche. Exemple : François DUPONT 2 bis, rue Fallempin PARIS Tél : Mail : f.dupont@gmail.com Appuyez sur les touches Shift + Entrée pour passer à la ligne sans changer de paragraphe. Page 2 sur 10

4 1.3 - Ajouter un mot au dictionnaire Word Lorsque le traitement de texte souligne un mot en rouge, effectuez un clic droit sur le mot pour accéder aux différentes propositions. Lorsqu il s agit d un nom propre, comme ici Fallempin, le traitement de texte propose plusieurs corrections La plupart du temps, ces propositions sont à ignorer. Mais si vous choisissez AJOUTER AU DICTIONNAIRE, le traitement de texte ne soulignera plus le mot Fallempin dans le document ni dans tous les autres documents ultérieurs Les liens hypertextes Le traitement de texte reconnaît automatiquement les adresses et les adresses de sites Internet grâce aux et la suite des trois w (www) ou encore Exemples : karlos.pasq@gmail.com Il souligne alors automatiquement ces adresses pour leur donner l aspect du lien cliquable. En effet, lorsqu une adresse est soulignée en bleu, il suffit de cliquer sur celle-ci, soit pour envoyer un message, soit pour accéder au site Internet. Le clic droit sur l adresse vous permet de modifier le lien, de le sélectionner, de l ouvrir, de le copier ou encore de le supprimer (ce qui a pour effet d enlever la mise en forme du texte souligné en bleu et donc le lien). karlos.pasq@gmail.com Page 3 sur 10

5 1.5 - Saisir la date (utilisation d un taquet de tabulation) Pour saisir la date alignée horizontalement à droite de François DUPONT, utilisez un taquet de tabulation droit : Lorsque vous saisissez du texte au niveau d un taquet droit, le texte s étend à gauche de celui-ci (donc du curseur d insertion). - Pour sélectionner le taquet, faites-le défiler sur le bouton des taquets en haut à gauche de Word et arrêtez-vous au taquet désiré. - Placez ensuite le taquet à l extrémité de la règle blanche, la partie de la règle représentant les marges de votre feuille. - Placez le curseur à la fin de votre nom puis appuyez une fois sur la touche de tabulation de votre clavier pour atteindre le taquet. - Passez en mode de caractère d organisation visible pour voir le caractère d organisation qui représente la tabulation effectuée. - Saisissez ensuite la date. Le raccourci MAJ+ALT+D vous donne la date du jour Pour actualiser, la date cliquez sur "Mettre à jour les champs" ou F9. Page 4 sur 10

6 Aussi, vous pouvez modifier le champ : 1. Faites un clic droit sur la date ; 2. Cliquez sur "Modification du champ " 12/11/ Choisissez le format de date qui vous convient ; 4. Cochez la case "Conserver la mise en forme à chaque mise à jour" ; 5. Validez en cliquant sur le bouton "OK" Page 5 sur 10

7 1.6 - Saisir les coordonnées du destinataire (utilisation du retrait gauche) Avec une enveloppe à fenêtre Pour saisir les coordonnées du destinataire, nous allons utiliser le retrait (de paragraphe) gauche : Lorsque vous saisissez du texte au niveau d un taquet Retrait négatif, le texte s étend à droite de celui-ci (donc du curseur d insertion). - Cliquez sur le retrait gauche ; - Puis faites-le glisser sur la règle ; Page 6 sur 10

8 - Placez ensuite le taquet à environ 8 cms du point 0 de la règle (fin de la marge gauche). Avec une marge de 2,5 cms (marge par défaut), le texte sera donc situé à 10,5 cms du bord de la page ; - Enfin, saisissez les coordonnées du destinataire. Page 7 sur 10

9 II - LE CORPS DE LA LETTRE ET LA SIGNATURE Appliquer un attribut de caractère gras et souligné aux caractères - Pour donner l aspect gras au paragraphe concernant le poste recherché, commencez à saisir le texte, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton Gras ; - Pour ajouter un souligné uniquement à un mot («Poste» par exemple), il vous faut sélectionner le mot et cliquer sur le bouton Souligné Utiliser le taquet par défaut (touche Tab) - Pour saisir «Madame, Monsieur», avec un retrait droit, appuyez sur la touche TAB une fois. Cette touche a pour effet d appliquer un taquet par défaut. - Vous pouvez changer la valeur de ce taquet dans l onglet ACCUEIL/ PARAGRAPHE/ TABULATIONS/TAQUETS PAR DEFAUT. Sa valeur par défaut est de 1,25 cm. - Saisissez ensuite «Madame, Monsieur». Page 8 sur 10

10 2.3 - Saisir le texte Saisir ensuite le reste du texte en insérant à chaque début de paragraphe un retrait gauche. Pour ce faire, 1. Cliquez dans l onglet ACCUEIL/ PARAGRAPHE ; 2. Puis cliquez sur la flèche située en bas de la section "Paragraphe" afin d afficher la boîte de dialogue 3. Changez la valeur de votre retrait gauche à 1,25 cm. 4. Validez en cliquant sur le bouton "OK" Page 9 sur 10

11 2.4 - Justifier les paragraphes La meilleure façon d aligner correctement les paragraphes est d utiliser la valeur d attribut de paragraphe Justifier : - A la fin de la lettre, saisissez votre «prénom suivi de votre nom» en utilisant le retrait gauche (voir 1.6) Vérifier le document Pensez enfin à bien vérifier à la fois le fond, la forme et l orthographe de votre lettre. Pour cela, utilisez le correcteur d orthographe puis faites lire votre document à une personne de votre entourage. Vous pouvez envoyer cette lettre soit par la poste en l imprimant soit par courrier électronique en pièce jointe. Voilà, VOTRE LETTRE EST TERMINÉE! Et maintenant, tous à vos ordis! Page 10 sur 10