Guide de l interface utilisateur d Optymo

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1 Guide de l interface utilisateur d Optymo Notes de lecture : dans ce document, les textes soulignés font référence à des libellés des fenêtres ou aux libellés associés à des boutons d Optymo. Les textes en caractères gras à des informations contenues dans les copies d écran. Ce document est structuré en 2 chapitres, le premier sur l application Assistants et un second qui survole l interface utilisateur d Optymo. Ce second chapitre (page 9) sera particulièrement intéressant pour de nouveaux utilisateurs Optymo. Introduction... 2 La fenêtre principale d Optymo... 2 Icône Recherche... 4 Les principales icônes d Optymo... 4 Les fenêtres d opérations... 5 Structure générale des fenêtres... 5 Les bandeaux d icônes... 6 La taille des fenêtres... 7 Listes déroulantes... 8 Navigation dans un champ... 8 Gestion du focus... 8 Les cadenas... 9 L icône de progression... 9 Menus contextuels... 9 Fenêtres de confirmation La gestion des tables dans Optymo Les codes couleurs dans les tables Plus de guides, plus d informations... 12

2 Introduction Optymo est un logiciel très puissant, couvrant une large gamme de tâches exécutées par différents intervenants dans l entreprise, et qui propose un ensemble riche de commandes permettant de traiter un grand nombre d opérations différentes. Il est donc important de bien comprendre la logique de présentation et d exécution. Dans ce document, nous présentons les principaux éléments de l interface utilisateur, ce qui vous aidera à appréhender le fonctionnement global de son interface utilisateur et les principaux concepts mis en œuvre. La majorité des fenêtres sont structurées de la même manière, et utilisent les mêmes icones aux mêmes endroits, ce qui rend l utilisation cohérente lorsqu on en a saisi les principes. La fenêtre principale d Optymo Appels des menus déroulants Blocs d icônes permettant de lancer les principales fonctions d Optymo Champ Rapports et icône d exécution du rapport sélectionné Zone de Travail d Optymo Lancement de l application Assistants Bandeau d information utilisateur La zone centrale (en gris) est la zone de travail dans laquelle vont s ouvrir les fenêtres Optymo, c est en quelque sorte le «bureau» Optymo. Les fenêtres que vous ouvrez peuvent être déplacées dans cette zone de travail. Les menus déroulants donnent accès aux principales opérations d Optymo, et fonctionnent de façon «classique Windows». Certaines commandes sont associées à des raccourcis par touches de fonction, ou peuvent avoir des sous- commandes. On retrouve dans le menu fichier (voir capture ci- dessus à droite) des icônes également présentes dans les blocs d icônes, et qui sont des raccourcis pour accéder directement aux fonctions d Optymo. Par exemple cliquer sur la 2

3 commande Système du menu Fichier, cliquer sur l icône ou appuyer sur la touche <F11> donnent accès aux mêmes éléments d Optymo (mais pas toujours avec les mêmes options). Voir la note d application sur l ouverture des enregistrements pour plus de détails sur les options. Les icônes sont regroupées dans des blocs correspondant aux grandes fonctions d Optymo. En passant la souris sur l icône, une info- bulle vous indique sa fonction. Chaque bloc peut être déplacé indépendamment et réorganisé en lignes (par exemple 2 lignes en haut d écran) ou sur les 4 cotés de l écran (voir exemple ci- dessous). Pour déplacer un bloc, cliquer sur la barre pointillée verticale à gauche du bloc pour faire apparaitre le symbole, et en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacer le bloc pour le positionner où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi personnaliser le bloc (enlever ou ajouter des icones, les réorganiser...) en cliquant sur le triangle en bas à droite du bloc. Ceci permet d adapter l interface au rôle de l utilisateur Optymo. Par exemple, un concepteur qui n a pas nécessité d avoir les icones d accès aux commandes fournisseurs ou clients peut ainsi simplifier son interface. En bas de la fenêtre Optymo se trouve un bandeau qui indique à droite l heure courante, au centre un zone d information, telle que l action de la commande qui a le focus souris (voir ci- dessous), et à gauche une zone qui : Indique le numéro du poste connecté Change de couleur lors des connexions serveur Permet de savoir sur quel serveur la station est connectée en plaçant la souris sur cette zone (ici la station est connectée au serveur Admin) 3

4 Bandeau Recherche Le bandeau de Recherche regroupe les icones d accès direct à des fonctions de recherche et sélection. L icône Fournisseur favori permet d ouvrir directement le site web du fournisseur défini comme favori dans les fonctions EDI. L icône composant permet d ouvrir directement la fenêtre de recherche composant à partir du bandeau principal (sans avoir à ouvrir la fenêtre Composants). Cette fonction est aussi accessible à partir de l option Rechercher du menu Fichier. D autres boutons de recherche rapide seront ajoutés sur le même principe dans les versions à venir d Optymo. Les principales icônes d Optymo Ce document fait souvent référence aux icônes d Optymo, et certaines sont décrites dans le cours du document. Voici un rappel des principales icônes du logiciel : Système Composants Nomenclatures Production Préférences Arrêt d Optymo Accès à un Site Web Annule un lien Fournisseur Clients Ajouter Rechercher Renommer Exécuter Valider Etape suivante Parcourir Note : lorsqu on retrouve dans une fenêtre d Optymo les icônes qui font référence à un type d enregistrement de la base de données (Composants, Nomenclatures, Production/Bons de travail, Clients, Fournisseurs), elles indiquent une action ou un accès lié à ce type d enregistrement. Ainsi, dans la fenêtre nomenclature, les 3 icônes de droite permettent de travailler sur la nomenclature, la production ou les composants. 4

5 Les fenêtres d opérations Cliquer sur une des icônes ou une commande des menus déroulants ouvrira une fenêtre d opérations dédiée à la fonction spécifique d Optymo, notamment pour la gestion des différents types d enregistrements : composants, nomenclatures, fournisseurs, clients Note : il est possible d ouvrir plusieurs fenêtres d opérations dans Optymo. Notez bien que la première fenêtre ouverte est la fenêtre maître, et que les fenêtres ouvertes ensuite seront «esclaves» de la fenêtre maître. Ceci a 2 conséquences : Les informations affichées dans les fenêtres esclaves seront liées à la fenêtre maître. Si on ouvre la fenêtre Composants alors que la fenêtre Nomenclature est ouverte, le composant affiché sera celui sélectionné dans la nomenclature Les modifications faites dans une fenêtre esclave ne seront définitivement validées dans la base Optymo que lorsque la fenêtre maître aura été fermée et les modifications confirmées lors de cette fermeture La plupart des fenêtres opérationnelles sont bâties autour d une structure similaire, même si les contenus particuliers peuvent varier en fonction des informations affichées. Nous ne détaillerons pas ici chacune des fenêtres, mais nous nous intéresserons plutôt à la structure générale et aux éléments communs. Structure générale des fenêtres La plupart des fenêtres opérationnelles d Optymo affichent plusieurs sections (jusqu à 3 sections principales). L écran ci- dessous (une commande fournisseur) donne un bon exemple de cette structure : Une zone supérieure qui permet de sélectionner l enregistrement sur lequel on travaille, d afficher ou de sélectionner certains paramètres complémentaires pour cet enregistrement, et dont certaines icônes contrôlent l affichage et le focus (voir plus loin sur la gestion du focus) Une zone médiane comportant une série d onglets, chaque onglet permettant de connaitre ou renseigner des données concernant cet enregistrement Une zone inférieure sous forme de table, dont le contenu peut être modifié par les icônes de la zone supérieure. Chaque table peut concerner une vue différente ou une étape d un processus 5

6 Noter que dans certaines fenêtres, 2 tables différentes peuvent être affichées, et qu il est parfois possible de masquer la zone d onglet pour avoir une plus grande zone de travail. Les bandeaux d icônes Chaque fenêtre opérationnelle a un bandeau inférieur qui propose une série d icônes, une zone d information et les boutons de fermeture. Les icônes de l illustration ci- dessous sont celles que l on retrouve le plus couramment dans ce bandeau. Elles permettent (de gauche à droite dans l exemple ci- dessous) de naviguer dans la base (revenir au 1 er enregistrement, au précédent, aller au suivant, au dernier), ajouter un enregistrement (l ajout s applique sur l élément qui a le focus), insérer un nouvel enregistrement (l insertion se fait juste avant la donnée sélectionnée à cet instant),supprimer la dernière information rentrée (cette icône est rouge quand elle est active), renommer l élément qui a le focus, copier, coller, coller en incrémentant, rechercher un enregistrement et ouvrir le menu contextuel. Si une icône est grisée, elle est inactive à ce moment là. En passant la souris sur l icône, une info- bulle vous indique sa fonction. Selon les fenêtres, vous rencontrerez régulièrement d autres icônes telles que : Pour réordonner les enregistrements (remonter, descendre, classer) Pour exécuter (un rapport, une recherche, éditer ) Pour effectuer un calcul Pour afficher plus de détails sur cet enregistrement, ce champ, ces données Il existe souvent 2 options pour l ajout d éléments, l une pour ajouter à la suite, l autre pour insérer le nouvel enregistrement ou la nouvelle donnée. Dans le cas d une insertion, elle se fait juste avant la donnée sélectionnée à cet instant. Selon les fenêtres, d autres icônes spécifiques aux fonctions de cette fenêtre seront également présentes dans le bandeau. 6

7 Le bandeau central de la fenêtre ouverte est un bandeau d information qui indique typiquement le numéro dans la base de l enregistrement actuellement présenté et le nombre total d enregistrements de cette catégorie dans la base (ici le 9 ème sur 9). Attention, lorsque l index dans ce bandeau est rouge, c est que vous n avez plus le contrôle sur cette fenêtre. Dans ce cas, vous ne pourrez pas faire de modification sur cet enregistrement, elles ne seraient pas prises en compte dans la base de données (en principe, Optymo vous empêche d éditer les champs de cette fenêtre). Ceci est du principalement à 3 causes : le temps de libération de l enregistrement courant (défini dans les préférences, voir l adminstrateur de votre configuration Optymo) est dépassé un autre utilisateur a le contrôle de cet enregistrement, et travaille dessus. Dans ce cas, en double cliquant sur ce bandeau, vous pourrez voir quel autre utilisateur est actuellement en train de travailler sur cet enregistrement la fenêtre a été ouverte en mode consultation et non en modification.dans ce cas, il n y a pas de boutons OK et Annuler, juste un bouton Fermer Le(s) bouton(s) de fermeture permettent de fermer la fenêtre maître en acceptant les modifications (OK) ou en les refusant (Annuler). S il s agit d une fenêtre esclave, le bouton est libellé Fermer, il ferme la fenêtre, et les changements seront validés (ou pas) à la fermeture de la fenêtre maitre. Attention : si dans une fenêtre, vous trouvez 2 bandeaux d icônes, l un en bas, l autre sur la droite, comme dans le cas de l onglet Adresses du fichier Fournisseurs. Le bandeau inférieur s applique à l élément principal de l enregistrement (ici le fournisseur). Les opérations d ajout, de suppression ou de changement de nom s appliqueront sur le fournisseur. Le bandeau de droite s applique lui aux éléments liés à l onglet ouvert : les icônes de droite vous permettent d ajouter ou supprimer une adresse Certaines fenêtres peuvent présenter un panneau complémentaire sur la droite, comme ici pour le classement de Fournisseurs favoris. Dans ce cas, on peut retrouver un bandeau vertical d icônes qui s applique spécifiquement à ce panneau, et dans lequel on retrouvera le même type de fonctions que celles décrites plus haut. La taille des fenêtres Comme dans toute application Windows, vous pouvez gérer les tailles des fenêtres. Vous pouvez les minimiser ou les maximiser, et les ramener à leur taille initiale avec les icones 7

8 qui se trouvent alors en haut à droite de la fenêtre Optymo. Bien que les fenêtres puissent être fermées avec le croix, il est recommandé d utiliser les boutons OK, Annuler, Fermer. Listes déroulantes Dans de nombreux cas, les champs des fenêtres Optymo se présentent sous forme de listes déroulantes. Dans ce cas, la zone textuelle du champ est bordée d une flèche cliquable, qui offre à l utilisateur la liste de choix possibles et prédéfinis pour ce champ. En cliquant sur la flèche, on ouvre la liste d options dans laquelle on fait son choix en cliquant. Dans ce cas, il n est pas possible d entrer un texte directement dans le champ texte correspondant. Navigation dans un champ Dans certains cas, il est possible de naviguer dans les différentes valeurs d un champ. Par exemple, dans la liste des nomenclatures, bons de travail ou catégories/sous catégories, ou encore lorsque plusieurs adresses existent pour un client ou un fournisseur, on peut naviguer entre ces enregistrements : Avec les icones du bandeau inférieur pour revenir au 1 er enregistrement ou au précédent, aller au suivant ou au dernier. L action porte sur le champ sélectionné (ce champ doit apparaitre en surbrillance bleue comme dans l exemple ci- dessous). Attention, si le focus est sur une table de la fenêtre et non sur le champ souhaité, les icones (comme les actions clavier et souris ci- dessous) agiront sur les lignes de la table Avec les flèches montante/descendante du clavier (le champ doit être sélectionné). Le bandeau médian de la fenêtre donne l index de l enregistrement affiché dans la liste globale des enregistrements de ce type Avec la roulette de la souris pour monter ou descendre dans la liste. Comme pour les options précédentes, le champ dit être sélectionné Par la flèche d accès à la liste déroulante Dans de nombreux champs, en tapant le premier caractère du libellé recherché, le champ pointe sur la première entrée de ce type commençant par ce caractère (le libellé est affiché dans le champ), ce qui peut faciliter la recherche dans de longues listes. Dans certains cas (fiche client par exemple), il faut appuyer sur la touche <Tab> pour valider l entrée Avec les icônes bleues de montée et de descente qui se trouvent à droite de certains champs Gestion du focus Certaines fenêtres Optymo peuvent afficher plusieurs séries d informations concernant le même enregistrement. Par exemple ici pour le Fichier nomenclatures, qui affiche une partie les informations de référence (nom, révision ) de la nomenclature dans la partie médiane de la fenêtre, et son contenu (composants) ou les étapes de production dans la partie basse. Selon l étape de création/modification où se trouve l utilisateur, il devra transférer le focus (c'est- à- dire la partie de la 8

9 fenêtre sur laquelle il agit), généralement en cliquant sur une icône. Cette icône se trouve dans un pavé en haut à droite de la fenêtre. Notez que dans certains cas, l icône de transfert de focus permet aussi d indiquer à Optymo le type d élément sur lequel on va travailler dans la partie basse. Icône de transfert de focus Informations de référence de la Nomenclature Liste des composants constituant la Nomenclature Les cadenas Dans de nombreuses fenêtres Optymo, on trouve un cadenas associé à un champ de donnée. Le rôle de ce cadenas est de permettre de bloquer ou débloquer l édition de ce champ et éventuellement des champs associés. Ce cadenas peut être vert (débloqué), rouge (bloqué) ou gris (inactif). Dans la fenêtre Composants, on peut bloquer/débloquer d un clic tous les cadenas des niveaux supérieurs en appuyant sur la touche <Maj> au moment de cliquer sur le cadenas. Ainsi en cliquant sur le cadenas de la sous- catégorie 3 avec la touche <Maj> appuyée, on bloque/débloque les cadenas des sous- catégories 1 et 2 et celui de la catégorie principale. Une fois un cadenas activé, les données bloquées ne pourront être modifiées que par des utilisateurs ayant les droits d accès à ces données en modification. L icône de progression Dans certaines opérations d Optymo (commandes par exemple), l évolution de l opération se fait en changeant l état de l enregistrement en cours en cliquant sur l icône de progression située à droite du champ Etat. En passant la souris sur l icône, une info bulle (reprise dans le bandeau inférieur d Optymo) indique l opération qui sera réalisée en changeant d état (validation ou classement par exemple). L icône est grisée classer une commande non terminée). si aucune progression n est possible (par exemple Menus contextuels Selon les fenêtres, et notamment dans les affichages de liste, le clic droit de la souris peut donner accès à un menu contextuel. Comme son nom l indique, ce menu varie selon les fenêtres et les listes. Il permet des opérations génériques telles que des tris, des imports, des 9

10 rapports ou plus spécifiques à cette fenêtre (par exemple des transferts dans un bon de travail). Les commandes affichées en grisé dans un menu contextuel ne sont pas accessibles dans le contexte d appel du menu. Une flèche en bout de ligne de menu indique un choix entre différentes options pour cette commande. Il suffit de positionner le souris sur la ligne pour ouvrir le sous- menu contextuel et exécuter la commande. Fenêtres de confirmation En quittant une fenêtre par le bouton Annuler, Optymo affiche une fenêtre de confirmation afin de vous assurer que vous quittez bien sans enregistrer les modifications. Vous pouvez alors enregistrer vos changements (Oui), quitter sans enregistrer (Non) ou revenir à la fenêtre (Annuler). La gestion des tables dans Optymo Dans de nombreuses fenêtres d Optymo, les données sont présentées sous forme de tables. C est le cas par exemple dans l onglet Contacts du fichier Fournisseurs : Pour plus d informations sur l exploitation des tables dans Optymo, reportez vous à la note d application dédiée (dans la section support du site Inlynk) Pour personnaliser ces tables, double cliquez sur n importe quel libellé de la table. Ceci ouvre une fenêtre vous permettant de : Modifier les libellés de colonnes affichées! tapez un nouveau texte dans la colonne Libellé de ce champ Supprimer ou ajouter des colonnes de l affichage (notez que supprimer une colonne ne supprime pas les données dans la base)! cochez/décochez la case visible de ce champ Reformater la zone de ce champ! modifiez les champs Largeur auto, Hauteur auto, Alignement, mini, maxi Choisir des champs utilisateurs à afficher dans la table. Chaque table contient un certain nombre de champs prédéfinis, et vous pouvez en ajouter! entrez un libellé, sélectionnez le champ utilisateur associé (il doit avoir été créé auparavant) et définissez le formatage de la colonne 10

11 Vous pouvez aussi déplacer une ou plusieurs colonnes : Cliquez sur le libellé de la colonne (la colonne passe en fond noir). Si vous voulez déplacer 2 colonnes contigües, maintenez le bouton de la souris enfoncé, et déplacez la sur la colonne suivante Cliquez à nouveau sur le libellé, et glissez/déposez la colonne sélectionnée à l endroit souhaité Les codes couleurs dans les tables Optymo présente les données dans les tables en fonction d un code couleur et d un format de polices, que l on retrouve dans l ensemble des fenêtres, et qui permettent à l utilisateur une analyse rapide des données de la table, et de celles qui requièrent son attention éventuelle. Les codes couleur/police sont donc les suivants. En général : Noir! valeurs automatiques : elles sont déterminées par Optymo, et proviennent de données déjà contenues dans la base. Elles peuvent être non éditables. Si elles sont modifiables, elles passent en couleur bleue après modification Bleu! c est la couleur par défaut : données entrées localement, ou données issues de la base mais modifiées localement Rouge! couleur d erreur, indique un problème dans la ligne : le stock est insuffisant pour l opération, certains prix n ont pas été validés (par exemple la demande a été faite pour 2 fournisseurs, et un n a pas répondu), les dates indiquées sont dépassées Vert! traitement terminé, indique que les paramètres sont OK pur la cellule (stock suffisant, prix vérifiés ) Mauve! traitement en cours : après traitement, les données passeront en vert (traitement terminé) ou rouge (erreur ou insuffisance après traitement) Dans certains cas, une donnée peut apparaitre dans la même couleur, mais plus foncée. Ceci signifie que la ligne affiche un substitut, comme dans l exemple ici (LS08 est un substitut au HCT08) : 11

12 Il existe également quelques cas particuliers, pour lesquels la police permet de préciser la nature du problème ou de l article dans la table : Marron! l article est annulé (dans une commande fournisseur ou client) Rouge italique! pièce sans fournisseur (dans une Nomenclature) Désignation du composant en gras! produit fini (dans une commande client) ou sous- Nomenclature (dans une Nomenclature) Nombre en gras! la pièce est traçable manuellement (dans un Bon de travail, commande fournisseur ou client) Plus de guides, plus d informations Note : sur le site utilisateur d Inlynk, vous trouverez des vidéos explicatives pour certaines fonctions d Optymo, n hésitez pas à le consulter. Il y a notamment une vidéo détaillée sur l interface utilisateur qui complètera les explications ci- dessus : 12