CAHIER DES CHARGES GÉNÉRALES

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1 CAHIER DES CHARGES GÉNÉRALES CONTRÔLE BIOLOGIQUE DES INSECTES PIQUEURS 2014 ET 2015 Le 24 janvier

2 1. MANDAT La Municipalité de Saint-Côme sollicite les services professionnels d une firme pour le contrôle biologique des insectes piqueurs pour les années 2014 et CONDITIONS PRÉALABLES Toute firme offrant ses services professionnels aux fins du présent mandat devra répondre aux exigences décrites dans la partie A (critères de sélection et de pondération) du présent document. 3. OFFRE DE SERVICE Toute soumission en réponse à cet appel d offres doit présenter, de façon claire et concise, tous les éléments décrits ci-dessous et présenter toutes les informations pertinentes suivantes : a) Le soumissionnaire devra faire la présentation de la firme ainsi que sa compréhension du mandat; b) Le soumissionnaire explique les mandats similaires qu il a réalisés, ou en cours de réalisation. Le soumissionnaire précise l expérience qu il possède. Le soumissionnaire présente son chargé de projet et chacun des membres de l équipe qu il compte former pour la réalisation du mandat, le tout en soulignant leurs compétences et leur contribution au mandat. Il joint à cet effet le curriculum vitae de ces derniers en annexe; c) Le soumissionnaire devra présenter son organisation du travail, décrire les étapes du mandat et fournir un plan de travail auquel sera joint un échéancier. 4. ÉVALUATION ET PONDÉRATION DES CRITÈRES DE SÉLECTION Le comité de sélection détermine dans quelle mesure chaque offre répond aux exigences du document d appel d offres et évalue les offres à partir des seuls renseignements qu elles contiennent. Pour chacune des offres, une fois tous les critères évalués, le comité additionne les points obtenus pour un total maximum de cent (100) points. Seuls les soumissionnaires dont l offre a atteint un pointage intérimaire d au moins 70 points au niveau de la qualité verront leurs enveloppes d offre de prix ouvertes. Toutefois, s il s avérait nécessaire pour la Municipalité d obtenir des précisions sur les renseignements fournis dans la soumission, ces précisions deviendraient partie intégrante de la soumission concernée. Les précisions ne devront ni améliorer l aspect qualificatif de la soumission concernée, ni réviser les coûts. L interprétation que fera la Municipalité des renseignements contenus dans les enveloppes sera finale et sans appel. Le comité de sélection devra rédiger un rapport à l intention de la Municipalité suite à l évaluation de chaque soumission selon le respect des critères et la pondération de la grille d évaluation figurant à titre d Annexe 1. Un comité de sélection procède à l évaluation de toutes les offres conformes et ce, à partir des critères définis et selon les pointages de la grille d évaluation prévue à cet effet. L évaluation qualitative de chaque offre est effectuée individuellement sans connaître le prix, celui-ci devant être contenu dans une enveloppe séparée scellée. 1

3 Calcul du pointage final Le comité de sélection procède ensuite à l ouverture des offres de prix présentées à l égard des offres de services acceptables. Il effectue, selon la formule présenté à la Partie B, le calcul du rapport «qualité/prix» de chacune des offres acceptables afin de déterminer l offre comportant le meilleur rapport «qualité/prix». 5. DOCUMENTS D APPEL D OFFRES 5.1 Les soumissions ne doivent d aucune façon être conditionnelles ou restrictives. 5.2 Les ratures ou les corrections apportées aux soumissions doivent être paraphées par le représentant autorisé du soumissionnaire. 6. RÉCEPTION DES SOUMISSIONS 6.1 Quel que soit le mode d expédition choisi par le soumissionnaire, toute soumission doit être, pour être validement reçue, adressée à la direction générale, en trois (3) exemplaires et se trouver physiquement au 1673, 55 ème rue, Saint-Côme, Québec, J0K 2B0 au plus tard le 12 février 2014 à 11 h. Toutes les offres reçues après le délai fixé seront retournées aux soumissionnaires sans avoir été ouvertes. 6.2 Le soumissionnaire peut retirer son offre en personne ou par lettre recommandée, en tout temps avant l heure et la date limite fixée pour la réception des offres, sans pour cela lui enlever le droit d en présenter une nouvelle dans le délai prescrit. 7. GARANTIE DE SOUMISSION ET CAUTIONNEMENT D EXÉCUTION Les soumissionnaires doivent inclure dans leur soumission : 1. Un chèque visé, lettre de garantie bancaire ou un cautionnement de soumission émis par une compagnie d assurance au montant de dix pour cent (10 %) du total incluant les taxes de leur soumission. La garantie de soumission doit être valide pour cent vingt (120) jours. 2. Une lettre d intention émise par une compagnie d assurance confirmant que si le contrat est accordé et accepté, elle émettra, en faveur de la Municipalité de Saint- Côme, un cautionnement d exécution et un cautionnement des obligations pour gages, matériaux et services, chacune pour cinquante pour cent (50%) du montant total incluant les taxes de leur soumission. Si le soumissionnaire a fourni un chèque visé ou une lettre de garantie bancaire en guise de garantie de soumission, la Ville pourra, à la demande du soumissionnaire, accepter de conserver le chèque ou la lettre de garantie afin de servir de garantie d exécution. La lettre de garantie devra couvrir la période de soumission ainsi que la période de travaux considérée comme étant du 15 avril au 15 septembre de chaque année et devra être renouvelé annuellement pour la période des travaux. Le soumissionnaire pourra également remplacer son chèque ou sa lettre de garantie dans les 21 jours suivant l adjudication du contrat par un cautionnement d exécution, tel que décrit au paragraphe précédent. 2

4 8. ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE, PROFESSIONNELLE ET AÉRIENNE Sans aucunement limiter les différentes couvertures d assurances auxquelles l adjudicataire doit souscrire, afin de protéger adéquatement les risques inhérents à ses opérations dans le cadre de son contrat, il doit souscrire au moins aux assurances énumérées ci-après. La police doit être souscrite sous une forme acceptable par la Ville et comporter obligatoirement : - Une police d assurance responsabilité civile de $ dans lequel la Ville apparaît comme assurée additionnelle et incluant une protection pour dommages causés à une ou plusieurs personnes et dommages causés à la propriété d autrui ou à celle de la Ville; - Une clause de responsabilité civile aérienne pour un montant minimal de 5 millions - Une clause de responsabilité professionnelle et pollution pour un montant minimale de 2 millions 9. OUVERTURE DES SOUMISSIONS L ouverture des soumissions se fera en public, au bureau du maire au 1673, 55 ème rue, Saint-Côme, Québec, J0K 2B0, immédiatement après l heure indiquée à l article 6.1 du présent document. Le nom des soumissionnaires ayant présenté une soumission sera divulgué et une copie de cette liste sera transmise aux soumissionnaires qui en font la demande. 10. RÉSERVE La Municipalité ou son représentant aura pleine autorité pour planifier l exécution des travaux, donner des directives et la Municipalité se réserve le droit de passer outre à toute irrégularité ou ambiguïté, relevée dans les documents d appel d offres ou dans les soumissions, qui n affecte en rien l essence même de l appel d offres et qui ne porte pas atteinte au principe d égalité entre les soumissionnaires. 11. CONFIDENTIALITÉ Tout soumissionnaire et, le cas échéant, le soumissionnaire retenu s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour maintenir et assurer en tout temps la confidentialité de toutes données, rapports ou renseignements pouvant émaner directement ou indirectement à l'occasion de l'appel d'offres et, le cas échéant, durant l'exécution du contrat de services. Le vérificateur ne doit les utiliser que pour les fins de l exécution du mandat. 3

5 12. PRIX Le prix doit comprendre toutes les taxes applicables. La soumission doit identifier le prix pour une période de deux (2) ans (2014, 2015,). La municipalité se réserve une option, après évaluation, d une reconduction à la fin de la première année du contrat à sa discrétion. Advenant une décision d exercer, ou de ne pas exercer son option de reconduction pour la deuxième année, elle doit en aviser l adjudicataire par écrit avant le 15 novembre, et ce, sans pénalités et sans autres formalités aux mêmes conditions que celles qui sont spécifiées dans le cahier des charges. La Municipalité de Saint-Côme ne s engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues, ni à encourir aucune obligation, ni aucun frais d aucune sorte envers le ou les soumissionnaires. L analyse des offres de services sera effectuée par un comité de sélection qui évaluera les offres sur la base d un ensemble de critères. Le contrat est adjugé à la firme dont l offre conforme est la plus avantageuse compte tenu de la note obtenue suite à l analyse des critères d évaluation présents sur la grille de pointage. En cas d égalité des résultats, le contrat est adjugé à la firme dont le prix soumis est le plus bas. 13. MODALITÉS DE PAIEMENT Le contrat annuel sera payé en trois (3) versements comme suit : 40 % le 15 mai 40 % le 1er juillet 20 % à la remise du rapport final. 14. POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE Prendre connaissance de la Politique de gestion contractuelle de la Municipalité de Saint-Côme et compléter obligatoirement les formulaires requis. 4

6 Partie A (critères de sélection) a) Compréhension, méthodologie et échéancier Le soumissionnaire doit faire clairement état de sa compréhension des attentes du projet à réaliser, des enjeux qui s y rattachent et de la portée de sa prestation. La proposition doit aussi comprendre un programme de travail explicite appuyé par une méthodologie permettant de mener à bien le projet. Chacune des étapes du contrat doit être couverte et les activités décrites en détail. L échéancier de l ordonnancement des tâches doit également être fourni. Il doit notamment décrire les moyens techniques et logistiques qu il entend utiliser lors des opérations d épandage par voie aérienne et terrestre, ces deux types d épandage étant requis considérant les caractéristiques du territoire à couvrir. L utilisation d avions et d hélicoptères doit être prévue pour réaliser l épandage aérien. Le soumissionnaire doit également décrire les appareils proposés, le système d épandage ainsi que l équipe de support aérien et terrestre. Il doit aussi décrire l ensemble des éléments du contrat, et plus particulièrement le déclenchement des opérations, la localisation des gites de reproduction des insectes, la méthodologie d intervention sur le terrain, les larvicides et leur dosage et le contenu des rapports périodiques. Il doit enfin préciser les mesures qu il entend prendre pour démontrer la réduction effective des insectes piqueurs. 5

7 b) Expérience et résultats historiques de la firme dans la réalisation de mandats similaires Évaluation de l expérience du soumissionnaire en regard du projet, en considérant la nature et l importance de cinq (5) projets réalisés par le soumissionnaire Les principaux points à considérer sont la complexité, les particularités et les contraintes des projets. Pour qu un contrat soit considéré, il doit : Avoir traité les mêmes espèces de moustiques. Avoir été réalisé dans la province de Québec. Avoir un budget de plus de $ sur une base annuelle. Le soumissionnaire doit joindre à sa soumission la liste des contrats de même nature (espèces contrôlées) et d envergures similaires ou supérieures réalisés au cours des cinq dernières années. Les éléments suivants doivent apparaître : Nom du projet similaire et année de réalisation Description et montant du projet similaire Rendements obtenus durant la saison Nom du client, personne-référence, fonction et numéro de téléphone Seuls les contrats réalisés par le soumissionnaire, et non pas par l entremise de son personnel ou de ses sous-traitants, seront pris en considération. c) Expérience de l équipe proposée Évaluation de l équipe en regard du projet et définition du rôle de chaque membre que le soumissionnaire propose d affecter à la réalisation du projet. Fournir l organigramme. Évaluation de l expérience et la compétence des membres du l équipe en considérant leurs qualifications professionnelles et leur curriculum vitae respectif. Pour le chargé de projets, le nombre de projets de contrôle biologiques sélectifs des moustiques (et le nombre d année d expérience que ces projets représentent) sera l aspect principal. Pour le personnel de terrain, les années d expérience dans le traitement sera pris en compte. Une préférence sera accordée au personnel régulier avec de l ancienneté chez le soumissionnaire plutôt que les contractuels, les sous-traitants ou les artisans. 6

8 d) Assurance qualité Le soumissionnaire doit identifier les facteurs clés de succès du mandat et sa capacité à rencontrer les attentes et à surpasser le niveau d efficacité demandé au devis. Il doit démontrer sa capacité à faire face à tous impondérables et aux conditions météorologiques d exception et avoir un plan de contingence et un plan de relève adaptés aux exigences contractuelles. e) Connaissance des lieux Le soumissionnaire doit décrire son niveau de connaissance des particularités des gîtes de développement des insectes piqueurs du territoire à protéger et à traiter et expliquer de quelle façon il l a obtenu et en quelle année. Évaluation du soumissionnaire quant à son niveau de connaissance du territoire qu il a à traiter dans le cadre du présent contrat. Le soumissionnaire doit démontrer qu il connaît ce territoire, ses caractéristiques, son occupation et son utilisation. Il doit faire des liens entre ces caractéristiques et les types d intervention qu il entend privilégier dans l exécution du contrat. En plus d évaluer la connaissance des lieux, ce critère évalue la compréhension de la problématique du mandat par le soumissionnaire. Il tient compte notamment de la vision proposée. 7

9 Pointage intérimaire La cote attribuée par le comité de sélection pour chacun de ces critères est indiquée sur la grille d évaluation et est multipliée par le facteur de pondération de ce critère. Plusieurs soumissionnaires peuvent se voir attribuer la même note. Le résultat total obtenu pour tous les critères donne un résultat sur une base maximale de 100. Ce résultat constitue le pointage intérimaire final du soumissionnaire. L offre de services d un soumissionnaire doit obtenir un pointage intérimaire final d au moins 70 pour que son enveloppe de prix soit ouverte. L enveloppe contenant une offre de prix correspondant à une offre de services ayant obtenu un pointage intérimaire inférieur à 70 ne sera pas décachetée et sera retournée au soumissionnaire concerné qui sera ainsi écarté des prochaines étapes du processus d évaluation et de sélection. Partie B Pointage final Le comité de sélection procède à l ouverture des offres de prix correspondant aux offres de services ayant obtenu la note minimum de 70. Il effectue ensuite le calcul du pointage final de chacune de ces offres afin de déterminer celle offrant le meilleur rapport qualité/prix. L établissement du pointage final pour les offres dont le pointage intérimaire est d au moins 70 Formule : (pointage intérimaire + 50) x Prix soumis 8

10 ANNEXE 1 A) CRITÈRES DE SÉLECTION ET DE PONDÉRATION a) Compréhension, méthodologie et échéancier 10 % b) Expérience et résultats historiques de la firme dans la réalisation de mandats similaires c) Expérience de l équipe proposée : Expérience du chargé de projet et nombre d années affecté à des mandats similaires; Description de l expérience de l équipe et nombre d années affecté à des mandats similaires; Qualifications professionnelles (présentation des curriculum vitae). d) Assurance Qualité: Reconnaissance des facteurs-clés de succès du mandat; Sensibilité au contexte et difficultés de réalisation; Capacité à rencontrer les attentes en termes d étude, de plans et devis et de surveillance des travaux; Contingence et capacité de relève (disponibilité des ressources humaines et des équipements affectés au mandat). e) Connaissance des lieux : Connaissance du territoire à traiter et des espèces nuisantes ciblées f) Qualité générale de la présentation : Détail, pertinence et suffisance de l information. 30 % 15 % 25 % 15 % 5 % 9

11 B) ÉCHELLE D ATTRIBUTION DES NOTES SELON LA VALEUR DU CRITÈRE APPRÉCIATION Excellente (90 % à 100 %) Dépasse substantiellement sur tous les aspects le niveau de qualité recherché pour ce critère Plus que satisfaisante (71 % à 89 %) Dépasse pour plusieurs éléments importants le niveau de qualité 4 8 ou 9 11 à à à 24 recherché pour ce critère Satisfaisante (= 70 %) Répond en tout point au niveau de qualité recherché pour ce critère Insatisfaisante (40 % à 69 %) N atteint pas pour quelques éléments importants le niveau de qualité 2 ou 3 4 à 6 7 à 10 8 à à 17 recherché pour ce critère Médiocre (< 40 %) N atteint pas sur plusieurs aspects le niveau de qualité recherché pour ce 1 1 à 3 1 à 6 1 à 7 1 à 9 critère Nulle (= 0 %) Aucune information dans l offre permettant d évaluer ce critère