DOKEOS MANUEL DE L'ADMINISTRATEUR

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1 DOKEOS MANUEL DE L'ADMINISTRATEUR

2 DOKEOS, 2015 AUTEURS : VIRGINIE GOOSSENS & ZOE HOCKER TRADUCTEURS : JULIEN DE PRAETERE & GÉRARD LEGRAND 2

3 INDEX UNE TECHNOLOGIE FLEXIBLE...5 À VOTRE SERVICE...6 DOKEOS EST PLUS QU'UN SIMPLE LMS...7 LA DIGITAL LEARNING SUITE DOKEOS...8 DOKEOS DOKEOS DOKEOS DOKEOS DOKEOS DOKEOS DOKEOS TROIS MANAGER (LE CŒUR DU LMS)...8 AUTHOR (FORMATION RAPIDE PAR POWERPOINT)...8 EVALUATION (EXAMENS)...9 GAMES (SIMULATION)...9 SHOP (CATALOGUE DE FORMATIONS)...9 LIVE (VIDÉOCONFÉRENCE)...10 CHANNEL (VIDÉO À LA DEMANDE)...10 STRATÉGIES ÈRE STRATÉGIE : UN PORTAIL DE FORMATION ÈME STRATÉGIE : CHACUN CRÉE SON PROPRE PROGRAMME D'ÉTUDES ÈME STRATÉGIE : ÉVALUATION, KPI ET VALIDATION DES SOPS...14 UN DESIGN EFFICACE...19 DESIGN ERGONOMIQUE ET "MATERIAL DESIGN"...19 LE PANNEAU D'ADMINISTRATION...19 CONSTRUISEZ UN PORTAIL D'ACCUEIL SELON VOTRE STYLE...20 PERSONNALISATION DES LIENS DU MENU...21 CONTENU OPTIMISÉ POUR UN AFFICHAGE SUR MOBILE...22 GESTION DES UTILISATEURS...23 L'ÉQUIPE DE FORMATION DE L'ENTREPRISE...23 LA PROBLÉMATIQUE DU N SEPT PROFILS PAR DÉFAUT...24 EXEMPLE...24 DROITS SYSTÈME...25 AJOUT D'UTILISATEURS DANS LE SYSTÈME...26 AJOUT DE GROUPES DE PROFILS...26 GESTION DES COURS...27 CRÉATION DE CATÉGORIE DE COURS...27 CRÉATION DE FORMATIONS...27 L'OUTIL DE SCÉNARIO...28 LA BOÎTE À OUTILS DU FORMATEUR...29 AUTRES OUTILS DE GESTION DES COURS DANS LE PANNEAU D'ADMINISTRATION...30 PARAMÈTRES PARAMÈTRES DU PORTAIL...30 EN PROFONDEUR

4 MON COMPTE CLIENT...31 FORMULAIRE DE CONTACT

5 UNE TECHNOLOGIE FLEXIBLE Si vous êtes en charge de la formation, de la communication, de l'évaluation ou de la gestion de l'information dans votre entreprise, vous pourriez décider de vous appuyer sur un Learning Management System (LMS). Ces systèmes sont devenus courants populaires pour organiser les processus de formation et de gestion de l'information. Ils répondent aux besoins des employés et des clients pour une meilleure connaissance des produits et services. Quels que soient vos objectifs et votre stratégie, l'équipe Dokeos a concentré ses efforts sur la présentation d'un LMS aussi polyvalent que possible, capable de s'adapter aux différents contextes et projets, notamment : La formation de nouveaux employés ; La validation des compétences ; La vente de cours en ligne ; La fourniture de manuels ou de procédures ; La validation des programmes de formation ; La distribution de diplômes ou certificats ;... 5

6 À VOTRE SERVICE Vous pouvez configurer Dokeos en fonction de votre projet. Pour cela, plusieurs fonctions sont disponibles : Un catalogue de vente en ligne pour les différents cours ; Un COOC ou MOOC d'enteprise avec des programmes de formation disponibles et un système d'inscription automatique ; Une base de connaissances propre à l'entreprise où les utilisateurs peuvent rechercher des informations pertinentes ; Un centre d'examens pour évaluer les compétences ; Un canal de vidéos accessibles à la demande ; Un encadrement individuel où les utilisateurs peuvent participer à des vidéoconférences ; Un portail de formation qui organise des séminaires en face-à-face, des quiz en ligne et des activités de préparation ;... Nous savons à quel point chaque projet peut être différent. L'équipe Dokeos est à votre service pour vous aider à prendre le contrôle de cette puissante suite logicielle. 6

7 DOKEOS EST PLUS QU'UN SIMPLE LMS Dokeos est plus qu'un LMS. Il offre une palette d'outils riche et une offre globale de services. De plus, l'équipe Dokeos possède 15 ans d'expérience dans la gestion de projet. En termes de fonctionnalités, Dokeos propose : Une boîte à outils LMS riche ; Une interface ergonomique ; Un design souple, adapté à n'importe quel appareil : ordinateur, tablette, téléphone ; La Digital Learning Suite Dokeos qui complète l'ensemble varié de fonctionnalités du LMS avec une collection d'outils nécessaires à un projet de formation en ligne. En termes d'assistance, Dokeos propose : Quatre niveaux de services (SLAs) adaptés à votre projet : Basic, Corporate, Banking et Clinical. Une équipe d'assistance flexible, toujours disponible pour vous aider au téléphone ou sur place avec tous les petits détails de la gestion du contenu Une infrastructure d'hébergement solide et sûre pour accueillir vos données et distribuer vos cours dans le monde entier Des modèles, des rencontres entre participants et une base de connaissances pour partager les meilleures pratiques avec votre équipe Des garanties juridiques sur votre propriété intellectuelle et la continuité de la collaboration, avec à la clé des pénalités pour Dokeos. 7

8 LA DIGITAL LEARNING SUITE DOKEOS Dokeos est une suite de sept logiciels pour l'apprentissage. En voici une présentation rapide. DOKEOS MANAGER (LE CŒUR DU LMS) Dokeos MANAGER est un système complet et flexible de gestion de l'apprentissage. Il est le point de départ pour gérer votre portail de formation en ligne. Grâce à une interface intuitive, vous pouvez gérer votre programme de formation en quelques clics. Gérer les programmes de formation Personnaliser l'interface librement Distribuer aux ordinateurs, tablettes et smartphones DOKEOS AUTHOR (FORMATION RAPIDE PAR POWERPOINT) Dokeos AUTHOR est votre solution de formation rapide. Avec lui, vous pouvez créer des modules de formation personnalisés en quelques clics seulement. Vous pouvez aussi créer des modules d'auto-apprentissage à partir de zéro ou importer vos PowerPoint existants. Importer, convertir et créer des présentations PowerPoint Ajouter des voix-off, des quiz et des vidéos Distribuer aux ordinateurs, tablettes et smartphones 8

9 DOKEOS EVALUATION (EXAMENS) Dokeos EVALUATION permet de valider les compétences, de se préparer pour les bilans de compétences, d'organiser des examens, de créer des documents de formation individuelle, de gérer la compatibilité et les GxP et de créer tous autres types d'évaluations individuelles ou globales pour un meilleur rendement et une meilleure gestion de la qualité dans l'entreprise. Organiser les examens et valider en ligne Certifier les utilisateurs et diffuser des documents pour la formation individuelle Se conformer aux exigences réglementaires gouvernementales comme la signature électronique ou le versionage des examens DOKEOS GAMES (SIMULATION) Dokeos GAMES vous permet de simuler une situation de la vie réelle. Cette fonction étonnante prend en charge tous les aspects visuels et s'affiche en trois dimensions (3D). Concentrezvous sur vos Key Performance Indicators (Indicateurs clé de performance) et votre scénario de jeu, Dokeos GAMES fera le reste : Développer des jeux éducatifs sans devoir programmer Générer des environnements 3D immersifs en quelques clics Évaluer avec précision vos participants sur des compétences spécifiques. DOKEOS SHOP (CATALOGUE DE FORMATIONS) Si vous prévoyez d'organiser votre formation par catalogue ou de transformer la formation en centre de bénéfices via la vente de cours en ligne, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité utile axée sur le marketing et l'organisationde l'offre de formation. Dokeos SHOP va transformer votre LMS en magasin où chaque cours et chaque programme est un produit à vendre et où les utilisateurs s'inscrivent eux-mêmes ou bien demandent une inscription à leur N+1. Grâce au magasin de formation en ligne, proposez des ressources pédagogiques gratuites ou payantes, par abonnement ou non. Organisez un catalogue de formations Vendez des cours en ligne avec paiement par carte de crédit ou par virement 9

10 Assurez la promotion de certains produits de formation Obtenez un suivi précis du comportement des visiteurs DOKEOS LIVE (VIDÉOCONFÉRENCE) Formez à distance et en temps réel, entraînez les employés, partagez votre bureau et communiquez rapidement avec 50 personnes et plus. La vidéoconférence est la meilleure solution quand vous avez besoin d'être prêt rapidement et que vous n'avez pas eu le temps de vous préparer. Elle est aussi utile quand vous avez besoin d'une véritable interaction et qu'il n'est pas possible de se voir en face-à-face. De plus en plus de professionnels communiquent de cette façon pour économiser du temps et des dépenses inutiles. Formez à distance Encadrez les employés individuellement Adressez-vous à des publics variés DOKEOS CHANNEL (VIDÉO À LA DEMANDE) N'avez-vous jamais rêvé d'un canal vidéo Youtube privé pour former les employés et les clients à la demande? Téléchargez et envoyez des vidéos pour les intégrer à votre scénario de cours et les offrir ensuite à votre auditoire Distribuez du contenu vidéo à n'importe quel appareil : ordinateur, tablette ou smartphone Vidéos en haute définition (HD) et en streaming Contenus multimédia protégées contre le piratage 10

11 TROIS STRATÉGIES La configuration de votre portail d'apprentissage en ligne dépend de vos objectifs et stratégies. Voici trois exemples qui impliquent des configurations différentes. Votre projet est probablement un mélange des ces trois exemples. L'équipe Dokeos sera heureuse de vous aider à perfectionner votre stratégie de formation et d'adapter les outils en conséquence. La personnalisation est dans notre ADN. 1ÈRE STRATÉGIE : UN PORTAIL DE FORMATION Vous êtes le directeur des ressources humaines ou de la formation. Votre entreprise a besoin de former des employés (commercial, technique, qualité...). Dans cette stratégie, les employés ne décident pas des cours qu'ils suivent. Le choix des cours est défini par l'équipe des ressources humaines ou de formation sur base des données du répertoire du personnel de l'entreprise : niveau, département, business unit, diplôme ou tout autre critère. Choisissez un beau design à partir de Administration > Portail > Configurer les paramètres > Feuilles de styles. Ajoutez votre logo (n'importe quelle image PNG 960 X 120 à 300 pixels), une photo pour votre page d'accueil (720x540), ou bien une vidéo ou un texte. Organisez les utilisateurs par groupes à partir de Administration > Utilisateurs > Profils pour organiser la liste des utilisateurs dans Dokeos. Vous pouvez par exemple nommer un groupe : "service". Cela peut aussi correspondre à votre LDAP ou Microsoft Active Directory. Importez des utilisateurs en fonction de ces groupes d'utilisateurs additionnels. Ajoutez par exemple une colonne : département dans votre fichier CSV. Créez des cours, du contenu et des scénarios (voir le Manuel du formateur). Créez des cours pour chaque catégorie d'employés. C'est ici que les domaines de profil agiront comme FILTRES pour vous aider à trier les employés en catégories appropriées. Vous pouvez par exemple trier les employés par département. 11

12 Ci-dessous : bannière supérieure et image de l'écran d'accueil Image de 960 X 150 : Logo et bannière supérieure Image de 720 x 540 : Image d'accueil du partail Ci-dessous : Utilisateurs classés par groupes 12

13 2ÈME STRATÉGIE : CHACUN CRÉE SON PROPRE PROGRAMME D'ÉTUDES Votre entreprise a différents domaines de compétences comme les affaires juridiques, les normes réglementaires, la productivité, l'hygiène, la sécurité, la stratégie commerciale, la logistique, l'apprentissage des langues, etc. Ci-dessous : un catalogue de formation créé avec Dokeos SHOP Partons de l'idée que vous ne voulez pas organiser les programmes de formation, mais que vous voulez construire un répertoire complet de qualifications pour que chacun y sélectionne ses cours sur demande en fonction de son travail. Vous pouvez alors mélanger les programmes d'études obligatoires avec des cours adaptés au besoin de chacun. Illustrez chaque cours avec une image dans Cours > Paramètres > Importer une image > redimensionner Ajouter des catégories de formation pour trier les cours disponibles. Par exemple en départements : (commercial, technique, qualité ). Pour cela dirigez vous vers Administration > Cours > Catégories de cours. Classez chaque cours par catégories Administration > Cours > Modifier les cours (icône représentant un crayon) Créez un catalogue de formation avec Dokeos SHOP dans Administration > Boutique et prenez quelques minutes pour tout paramétrer. Concernant l'option de paiement en ligne, ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours la désactiver par la suite. Remplissez avec les produits de formation, décrivez-les un par un, rendez-les GRATUIT S ou PAYANTS Administration > Boutique > Produits. Cliquez sur l'icône représentant 13

14 l'œil, puis cliquez sur l'icône représentant le crayon pour remplir la description du cours dans le catalogue Modifiez les onglets supérieurs pour afficher l'onglet CATALOGUE Administration > Portail > Menu > Liens Ci-dessous : La description d'un produit dans Dokeos SHOP 3ÈME STRATÉGIE : ÉVALUATION, KPI ET VALIDATION DES SOPS Vous êtes le responsable des ressources humaines ou le responsable qualité de votre entreprise et vous avez besoin de : Préparer une audit externe de la société (FDA, EMEA, ISO, etc.) Améliorer l'évaluation des performances clés de la société Certifier les compétences et construire une analyse qui analyse les lacunes et les besoin de formation de votre entreprise Dokeos LMS et Dokeos EVALUATION offrent une riche palette d'outils permettant d'entreprendre de tels projets. Accordez une attention particulière aux données : organisez, 14

15 triez et filtrez vos données de départ pour élaborer des rapports. Cela inclut : Modifier les données des utilisateurs (filtrage des utilisateurs par groupes, sousgroupes, départements, etc.) Ajouter des données relatives au rendement de la société : identifier les compétences que vous évaluez (connaissance de produits, performance, négociation, procédures,...) Il pourrait s'avérer utile d'utiliser ces outils pour passer d'une liste de cours à une liste compétences a atteindre afin d'augmenter la pertinence des rapports Jouer sur les délais de réponse (de sorte que vous puissiez comparer un avant et un après ou un X avec un Y) Modifier tout autre paramètre qui vous semble utile Ci-dessous : une possibilité d'affichage pour la page d'accueil de votre portail d'évaluation des KPI Le processus d'évaluation est complexe et varie selon votre coeur de métieer et les attentes de votre entreprise. La façon dont vous interrogez les utilisateurs varie selon vos ressources et votre investissement dans les différents domaines. Une évaluation standard comprend les étapes suivantes : Construire un beau portail d'accueil (voir 1ère stratégie) Ajouter des champs de profil pour classer les utilisateurs (voir 1ère stratégie) Créer des programmes de formation en faisant attention à la date de début et la date 15

16 de fin (voir 1ère stratégie) Créer des cours, abordez chaque cours et désactivez tous les outils qui ne sont pas apparentées à votre évaluation. Vous pourriez vous retrouver avec seulement ces outils : Scénario + Quiz + Travaux + Évaluation + Enquête Construire des quiz, des évaluations (y compris les évaluations de KPI), des enquêtes et articuler chacune de ces activités au scénarios Créer des programmes de formation et attacher chaque groupe d'employés à son propre programme. Cela vous aidera plus tard à trier les données en fonctions des programmes. Un exemple typique est l'évaluation des performances par rapport à une SOP. Vous pouvez déposer le PDF d'un SOP dans la 1ère étape du scénario et un questionnaire à choix multiples comme activité à la 2ème étape pour vérifier si l'employé a lu et compris le SOP. Dokeos propose d'utiliser une signature électronique pour vous aider à respecter les exigences réglementaires Inviter les utilisateurs dans le processus d'évaluation par des s automatiques : Administration > Portail > s automatiques Rappeler aux utilisateurs leurs obligationsgrâce aux annonces personnalisés par Cours > Annonces > En fonction du scénario > Sélectionnez le groupe cible en fonction de l'étape du scénario réalisée Afficher le Suivi ou Reporting et sélectionner les données pertinentes (tri par programme, cours, quiz, face à face, participants) et gérer lles Pages Individuelles des Participants (Individual Training Files). Imprimez les rapports ou exportez les vers Excel. 16

17 Ci-dessous : Compte rendu des compétences individuelles Pour obtenir ce rapport, nous avons fait en sorte que chaque compétence corresponde à un questionnaire différent et que chaque cours corresponde à un scénario différent. Vert = Résultats satisfaisants Gris clair = L'activité na pas encore démarré Orange = Les résultats sont satisfaisant mais le participant éprouve encore quelques difficultés Rouge = Les résultats ne sont pas satisfaisants La clé du succès pour une information pertinente est de définir une stratégie claire en termes de : 1. Qu'est-ce que je veux analyser : les SOPs, les KPIs, les compétences, les talents, les performances des groupes, les performances individuelles, la comparaison avant / après. En fin de compte, vous obtenez ce que vous aviez prévu d'obtenir. 2. Comment puis-je implémenter ma stratégie d'évaluation dans Dokeos et contourner le fait que ce logiciel n'organise pas les données à ma façon : imaginez par exemple que vous souhaiter nommer «MODULE» ce que Dokeos appelle un «Cours», et que ce que vous appelez programme s'appelle "Curriculum". Notre conseil est de commencer par ignorer cette limite et de vous concentrer sur les fonctionnalités. Regardez si elles correspondent à ce que vous recherchez et adaptez votre stratégie. Par exemple, si vous regrettez l'absence de catégories de questions dans les quiz, pourquoi ne pas créer deux quiz : un par catégorie? 17

18 3. Dokeos offre de nombreux types de questions. Ces modèles facilitent le montage d'épreuves d'auto-évaluation.. Toutefois, dans un objectif d'évaluation seulement (et non d'exercicsation), vous pouvez vous contenter de choix multiples. Les exercices et les évaluations sont deux activités distinctes. Si vous construisez votre projet avec ces trois concepts clés à l'esprit, vous obtiendre les tableaux de suivi dont votre entreprise a besion. 18

19 UN DESIGN EFFICACE Les humains ont toujours été fascinés par la beauté et le design. Les récents succès de sociétés comme Apple ou Google nous rappellent combien un design agréable et utilisable peut être important. La conception des sites Internet est passée par différentes évolutions. Le style Acqua et les effets 3D des années 1990 sont morts. DESIGN ERGONOMIQUE ET "MATERIAL DESIGN" Étant donné que les sites web sont désormais consultés sur ordinateurs, tablettes et smartphones, le design doit être réactif et s'adapter à la largeur de l'écran. Cela a des conséquences sur la gestion et l'esthétique et de l'espace : les objets se déplacent, les tableaux deviennent des listes, les images sont redimensionnées, etc. Les tendances récentes sont le flat design et le material design. Utiliser le savoir-faire d'android et de Google est devenu primordial pour la création de nouveaux sites et d'applications Web. Dokeos propose des solutions concrètes pour adapter votre contenu quelle que soit la taille de l'écran. Le design Dokeos suit les évolutions récentes de la conception de sites web. Nous respectons certaines règles, notamment : Une adaptation rapide à toutes tailles d'écrans Le Material Design Une esthétique au goût du jour Des principes ergonomiques simples LE PANNEAU D'ADMINISTRATION Dokeos est un LMS (Learning Managment System). Comme la plupart d'entre eux, Dokeos appartient plus généralement à une catégorie de logiciels nommés CMS (système de gestion de contenu). Comme WordPress ou Drupal, Dokeos est un logiciel basé sur le Web avec un FrontOffice pour les utilisateurs et un BackOffice nommé panneau d'administration. Seul l'administrateur a accès au panneau d'administration. L'accès au panneau d'administration se fait par la barre des onglets supérieure. 19

20 CONSTRUISEZ UN PORTAIL D'ACCUEIL SELON VOTRE STYLE Commencer par votre page d'accueil vous permet d'imposer votre identité visuelle. La page d'accueil est divisé en différentes sections dont la taille maximale est calculées en pixels. BANNIÈRE ONGLETS SUPÉRIEURE SUPÉRIEURS : 960 X 150 : ACCUEIL CATALOGUE COURS SUIVI AJOUTEZ DES LIENS SLIDER 720X240 (OPTIONNEL) ZONE ZONE CENTRALE 720X540 AJOUTEZ IMAGE, TEXTE, DE CONNEXION VIDÉO ACTUALITÉS (OPTIONNEL) PIED DE PAGE AJOUTEZ DES LIENS Allez dans Administration > Portail > Feuilles de style et sélectionnez la feuille de style de votre choix : Black Tablet, Red GSF, Blue Tabletetc. Vous pouvez aussi nous demander de créer pour vous une feuille de style (ou CSS) personnalisée. Dans Photoshop ou autre logiciel similaire, créez l'image de la bannière supérieure au format png (960 x 150) en vous assurant que ses couleurs correspondent à la feuille de style que vous avez choisie Connectez vous en tant qu'administrateur pour ensuite télécharger cette image en haut à droite du panneau d'administration. Préparez le texte, l'image ou la vidéo de la zone centrale (720 x 540). Insérez la via Accueil > Modifier l'accueil > Modifier (icône du crayon). 20

21 Conseil : Faites une capture d'écran du portail après avoir sélectionné la feuille de style et choisissez la même couleur pour créer la bannière supérieure et l'image de la zone centrale. PERSONNALISATION DES LIENS DU MENU Ajoutez ou retirez des liens dans l'onglet supérieur, la zone de connexion et le pied de page. Commencez par créer de nouvelles pages via Accueil > Modifier l'accueil > Nouvelle page et modifiez les paramètres de cette page pour la lier à l'onglet supérieur, au pied de page ou au menu de gauche. 21

22 Rendez vous ensuite dans Administration > Portail > Liens et modifiez l'en-tête, le menu latéral et le pied de page pour simplifier au maximum l'interface. Par exemple, n'activez pas l'agenda ou le Réseau Social si vous n'en avez pas besoin. CONTENU OPTIMISÉ POUR UN AFFICHAGE SUR MOBILE Si vous envisagez de créer des cours pour des utilisateurs mobiles, gardez à l'esprit ces quelques conseils : Les tablettes sont des cibles raisonnables parce que leurs écrans sont comparables a des petits ordinateurs. Les smartphones vous mèneront à des choix plus radicaux. Comme par exemple uniquement de l'audio ou de la vidéo. Importez des vidéos MP4 de maximum 480 pixels dans Dokeos CHANNEL ou WEBTV Remplacez n'importe quel document MS-Office par son équivalent web. Un document Word peut devenir un PDF ou un Dokeos BOOK, plus léger, plus facile à afficheer sur tout support Construisez votre scénario avec des images 2D simples et un minimum de mots. Par exemple remplacez "Étape 1 : Présentation de nos différents objectifs" par "Objectifs" Dokeos AUTHOR inclut un convertisseur qui transforme vos présentations PowerPoint en présentations mobiles standardisées et normalisées SCORM. Placez des diagrammes simples sur vos slides, utilisez de grandes polices lisibles de type Verdana, aucun entête ni pied-de-page. Supprimez ou limitez les marges. Vous gagnerez en lisibilité et 22

23 vous trnasformerez vos présentations en modules de formation individualisée. GESTION DES UTILISATEURS L'ÉQUIPE DE FORMATION DE L'ENTREPRISE La taille et la structure de votre équipe de formation est fonction de la taille de votre entreprise. Les profils typiques (souvent fusionnés en une, deux ou trois personnes) sont : Directeur de projet : Il/elle définit la stratégie du projet, le budget et l'agenda des réunions de suivi. C'est généralement le directeur de formation, des ressources humaines ou de la qualité. Donnez lui les droits de superviseur ou d'administrateur dans Dokeos. Administrateurs : Ils/elles ajoutent les utilisateurs, créent des cours, gèrent l'affichage de la page d'accueil du portail, configurent le panneau des paramètres d'administrateur et dépannent les utilisateurs. Généralement engagés par le responsable informatique où un membre de cette équipe. Essayez de définir entre un et cinq administrateurs de portail. Créateurs de contenu : Ce sont les auteurs ou les formateurs. Ils créent du contenu, construisent des quiz, déposent des documents PDF, convertissent des présentations PowerPoint en modules en ligne, téléchargent des vidéos, créent des modules et les accrochent au scénario du cours. Donnez-leur le sttatut de formateur. Experts externes en contenu : Dans certains projets, les experts ne publient pas directement dans Dokeos mais vous fournissent des documents : Word, Powerpoint, Vidéo, PDF, modules SCORM Assurez-vous dans ce cas que ces documents s'appuient sur des modèles ou templates qui donneront au tout une structuration et un e apparnce professionnelle.. Role dans Dokeos : aucun. Ils passent par vous. Professeurs / Formateurs : Si les fomateurs ne créent pas de contenu, mais se contentent de superviser les apprentissages eet d'interagir avec les participants, créez des Programmes de formation depuis le panneaau d'administration et donnez aux formateurs le rôle de tuteurs de programmes. Attention : pour être tuteur de programme, il faut préalablement avoir été créé dans le système comme formateur, même si on n'est le formateur d'aucun cours. Utilisateurs : Employés, partenaires, clients, ils sont la raison d'être du dispositif. Assurez vous que vous les inscrivez avec des champs de profil supplémentaires Vous pourrez alors trier et filtrer les utilisateurs pour générer des groupes, etc. Leur rôle dans Dokeos : apprenants. 23

24 LA PROBLÉMATIQUE DU N+1 Pour définir le N+1 de chaque participant, ajouter un champ de profil N+1 à la liste des utilisateurs. Ainsi vous pourrez à tout moment filtrer cette liste pour retrouver les employés liés à tel responsible. SEPT PROFILS PAR DÉFAUT Pour vous aider à définir le rôle de chacun, Dokeos offre sept profils par défaut. De Superviseur à Apprenant. N RÔLE DESCRIPTION 1 SUPERVISEUR IL VOIT TOUT (Y COMPRIS LES RAPPORTS). IL NE PEUT RIEN MODIFIER. 2 ADMINISTRATEUR IL VOIT TOUT. IL PEUT TOUT MODIFIER. C'EST L'ÉQUIVALENT DE "DIEU" DANS LES SYSTÈMES INFORMATIQUES. IL PEUT ACCÉDER AU PANNEAU D'ADMINISTRATION POUR GÉRER LES UTILISATEURS, LES COURS, LES PROGRAMMES DE FORMATION, LE CMS (AFFICHAGE ET OPTIONS DU PORTAIL), LE CATALOGUE. 3 ADMINISTRATEUR DE PROGRAMMES IL PEUT IMPORTER DES UTILISATEURS ET LES AJOUTER À DES COURS OU DES PROGRAMMES DE FORMATION. 4 FORMATEUR IL CRÉE DES COURS ET IL GÈRE LE SCÉNARIO ET L'AFFICHAGE DES COURS. 5 TUTEUR IL INTERAGIT AVEC LES UTILISATEURS (ANNONCES, SUIVI, RETOURS D'INFORMATIONS). 6 APPRENANT IL SUIT LES COURS, LES PROGRAMMES DE FORMATION TOUT CELA SUIVANT LE SCÉNARIO DE COURS. IL PEUT ACCÉDER À SES PROPRES RAPPORTS DE SUIVI. IL PEUT AJOUTER DES COURS À SA LISTE DE COURS EN UTILISANT LE CATALOGUE (S'IL EST ACTIVÉ) 7 VISITEUR UNE PERSONNE QUI N'A PAS DE LOGIN POUR ENTRER DANS LE PORTAIL A ACCÈS À LA PAGE D'ACCUEIL DU PORTAIL ET AU CATALOGUE (LE CAS ÉCHÉANT). IL PEUT AUSSI (SI PERMIS) AJOUTER DES COURS À SON PANIER, S'AUTO-INSCRIRE, ET AJOUTER DES COURS A SA LISTE DE COURS. EXEMPLE Alice est la responsable qualité et elle démarre le projet de formation. Elle a les droits de superviseur et agit en tant que responsable de projet, en suivant les progrès des participants dans l'outil de suivi. et les progrès des programmes d'études dans l'outil de rapport. L'entreprise a trois business units : à Londres, New York et Shangaï. À Shangaï, Pin est le responsable local. Il a les droits de gestion sur les programmes de formation et inscrit les employés dans les programmes. Une série de formateurs (localisés dans la troisième unité) construisent des scénarios et importent du contenu dans le système Chang est formateur dans l'unité de Shangaï. Il supervise trente personnes dans cette 24

25 unité qui ressortissent au programme «Nouvelles recrues Shangaï 2015». Tien-Mi est une nouvelle employée. Elle a été engagée dans Dokeos avec les droits des utilisateurs et prend part à ce programme. Pour modifier un profil, connectez vous en tant qu'administrateur, allez dans le panneau d'administration et cherchez le nom de l'utilisateur. Les détails du profil de l'utilisateur sont accessibles en cliquant sur l'icône crayon. On peut alors modifier changeant les droits de l'utilisateur. DROITS SYSTÈME ACCÉDER AU CATALOGUE DE FORMATION ACCÉDER À L'ACCUEIL DU SITE WEB (CMS) CRÉER UN COURS CRÉER DU CONTENU, DÉFINIR DES SCÉNARIOS, CONFIGURER LES OUTILS D'INTERACTION ACCÉDER AU CONTENU, SUIVRE DES SCÉNARIOS, INTERAGIR ADMINISTRER LES COURS : SAUVEGARDER, FAIRE DES RAPPORTS DE SUIVI, CONFIGURER AJOUTER DES UTILISATEURS AU PORTAIL, AUX COURS ET AUX PROGRAMMES CRÉER DES PROGRAMMES DE COURS AJOUTER DES COURS ET AJOUTER DES UTILISATEURS DANS UN PROGRAMME DE FORMATION 25 ADMINISTRATEUR RESPONSABLE DE PROGRAMMES SUPERVISEUR FORMATEUR TUTEUR PARTICIPANT DROITS SYSTÈME VISITEUR Pour désigner un tuteur de programme, il faut que cet utilisateur soit un formateur La colonne "formateur" décrite ci-dessous a donc les droits de Tuteur seulement dans les programmes en question.

26 AFFICHER LES TABLEAUX DE SUIVI AJOUT D'UTILISATEURS DANS LE SYSTÈME Vous pouvez ajouter des utilisateurs de quatre façons : Un par un : Adminisration > ajouter un utilisateur Par groupes : Administration > Utilisateurs > Import Grâce à une connexion avec votre Active Directory : Administration > Portail > LDAP Grâce à une connexion avec votre service web HRMS (contactez Dokeos pour télécharger l'api) Ci-dessous : Construction de vos listes d'utilisateurs dans Excel, exportés ensuite vers CSV Conseil : Dans le cas ou Dokeos n'accepte pas d'importer vos listes d'utilisateurs, vérifiez le nombre d'utilisateurs maximum autorisé par votre contrat. Contactez Dokeos pour augmenter la capacité de votre portail. AJOUT DE GROUPES DE PROFILS Avant l'ajout de nouveaux utilisateurs, ajoutez des champs de profil de manière a organiser les utilisateurs par critères comme Département, Langue, Pays ou tout autre critère pertinent. Pour cela, allez dans Administration > Utilisateurs > Import Une fois que les champs de profil sont créés, allez dans Utilisateurs > Importer pour Exporter le template CSV puis le remplir avec les utilisateurs. Ensuite assurez-vous que vous avez bien sauvegardé le fichieer au format CSV séparé par des point-virgule. 26

27 GESTION DES COURS CRÉATION DE CATÉGORIE DE COURS Quel que soit le but de votre portail de formation, c'est une bonne idée d'organiser ses données au départ pour mieux trouver de l'aide plus tard. Commencez par créer des catégories de cours : Administration > Cours > Catégories de cours. Vous pouvez créer beaucoup de sous-catégories si besoin. Ce sera particulièrement utile pour Construire un catalogue de formations destiné l'auto-inscription des utilisateursou à la vente de formations en ligne Trier les données de suivi Créer des programmes de formation organisés par catégories CRÉATION DE FORMATIONS Les paramètres du portail vous permettent d'autoriser ou non les formateurs à créer des cours ou si vous voulez limiter leurs droits à la modification de cours existants. Ajoutez des formateurs dans le portail ou modifiez les droits d'un utilisateur pour le rendre formateur. Une formation peut être créée par l'administrateur du portail et n'être associée a aucun formateur. Si vous créez une formation, donnez lui : Un nom Un nom de code comme TRAVAIL001 (optionnel) Un formateur (optionnel) Des formateurs associés (optionnel) dans le cas où vous avez besoin d'une équipe éditoriale Une langue (dans le cas où votre portail est multilingue) Une catégorie de cours (utile notamment pour gérer le catalogue des formations) Un niveau de confidentialité qui peut aller de l'accès public sur le web (comme pout un tutoriel que quiconque pourr aconsulter) à un accès totalement fermé (le cours est en maintenance, seul le formateur y accède). 27

28 Un niveau e confidentialité : accès web sans login (par exemple un tutoriel), sécurité complète (contenu essentiel des affaires de l'entreprise) Un volume maximum en Bytes (5 GB) est un bon début Vous pouvez ignorer les autres paramètres pour le moment Ci-dessous : Création d'un cours depuis le panneau d'administration L'OUTIL DE SCÉNARIO Ce qui fait de Dokeos un LMS à part est son outil de scénarisation. Ci-dessous : Un scénario en cinq étapes de diverses activités en rich-media. Avec Dokeos SCENARIO, vous serez capable de : 28

29 Construire des parcours de formation personnalisés pour vos employés Interagir avec eux en fonction de leurs avancements dans le scénario Suivre leur progression tout au long du scénario dans l'outil de reporting (suivi) Le scénario s'affiche au dessus de chaque cours. Cliquez sur le bouton SCÉNARIO pour le modifier : Ajoutez des étapes, illustrez-les, renommez-les Ajoutez des activités à l'intérieur des étapes : présentations, vidéos, PDF, quiz, examens, sondages, devoirs, etc. Créez une séquence avec les conditions préalables pour bloquer l'accès à l'étape N+1 Plus de détails dans le manuel du formateur LA BOÎTE À OUTILS DU FORMATEUR Dokeos LMS inclut douze outil pour aider le formateur à créer des médias riches en contenu et des interactions pédagogiques sophistiquées avec son public : annonces, documents, modules, questionnaires, wiki, etc. En plus de ces douze outils, Dokeos offre six modules complémentaires dans la Suite Dokeos elearning : Auteur, Evaluation, Games WebTV,... Ci-dessous : les 12 outils LMS ddu formateur + les 6 modules complémentaires de la Suite Dokeos elearning Dokeos SCENARIO est une solution tout-en-un pour la création, la diffusion et le suivi des contenus de formation. Pour bien en tirer parti, procédez en 3 étapes. Utilisez les 12+6 outils pour construire du contenu riche et des interactions sophistiquées. 29

30 Créer votre scénario et liez ce contenu aux étapes du scénario. Cachez tous ou la plupart de ces 12+6 outils en cliquant sur l icône OEIL. Les participants ne verront que votre scénario. AUTRES OUTILS DE GESTION DES COURS DANS LE PANNEAU D'ADMINISTRATION Recherche : trouvez un cours dans la liste Liste de cours : listez les cours, cliquez sur les en-têtes des rubriques pour les trier par catégories, formateur, etc. Inscription automatique : tous les cours dans la liste de droite seront attribuées à tout utilisateur ajouté au portail Exportez les cours : exportez la liste des cours, sans le contenu Importez une liste de cours : cela va créer un cours vide en ligne à partir de votre fichier CSV Ajoutez des utilisateurs aux cours : nous vous recommandons de ne pas ajouter d'utilisateurs aux cours directement mais de procéder en deux étapes : ajoutez un ou plusieurs cours à un Programme, ajoutez ensuite des utilisateurs à ce Programme. De cette façon, vous pouvez supprimer le Programme sans supprimer les cours et vous pouvez recycler le contenu du cours d'un une année sur l'autre, d'un groupe à l'autre et vous obtenez une présentation plus lisible des tableaux de suivi (ou reporting). Importer des listes d'utilisateurs : ajoutez des utilisateurs aux cours par groupes. Voir ci-dessus. Ceci n'est pas recommandé. PARAMÈTRES DU PORTAIL PARAMÈTRES EN PROFONDEUR Dokeos est un Learning Management System ou LMS. Mais c'est aussi un Content Management System ou CMS. Comme la plupart des applications web, Dokeos a une partie visible (le site web de formation ou front office) et une partie cachée (le panneau de l'administrateur ou back office). Dans la section Portail du back office, vous agissez sur les fonctions de CMS : apparence graphique, modèles de pages, menus visibles par les participants notamment dans la barre d'onglets située en haut de l'écran, paramètres de sécurité, gestion des actualités, langues disponibles etc. La section Portail gère la complexité de votre projet. Imaginez que vous avez besoin 30

31 d'un portail multilingue en anglais, français et espagnol et que vous voulez décider que les utilisateurs espagnols peuvent accéder au catalogue anglais, vous pouvez activer ces trois langues et paramétrer le catalogue en mode international. Voici un tableau des paramètres les plus stratégiques pour la gestion de votre portail. PARAMÈTRE INTENTION SECTION NOM DU PORTAIL E-LEARNING C'EST UNE MÉTADONNÉE. DÉTERMINEZ LE NOM DE L'ONGLET DE VOTRE NAVIGATEUR. GOOGLE UTILISEA CETTE DONNÉE POUR INDEXER VOTRE SITE WEB DANS SES SERVEURS. PORTAIL ADMINISTRATEUR DU PORTAIL : PAR DÉFAUT, LES S AUTOMATIQUES ENVOYÉS À PARTIR DU PORTAIL SERONT CONSIDÉRÉS COMME ENVOYÉS PAR L'AUTEUR DU MESSAGE INSCRIPTION FERMEZ CELA POUR ÉVITER L'AUTO-INSCRIPTION POUR DES RAISONS DE SÉCURITÉ. ESPACEDISPONIBLE SUR LE SERVEUR LIMITEZ LE NOMBRE MAXIMUM DE DONNÉES DANS CHAQUE COURS. SI LES AUTEURS S'EN PLAIGNENT, AUGMENTEZ CETTE VALEUR. ALLER AU COURS DIRECTEMENT APRÈS LA CONNEXION FORCER LE CHANGEMENT DU MOT DE PASSE APRÈS LA PREMIÈRE CONNEXION COURS PAS DE LISTE DE COURS SI L'UTILISATEUR N'A QU'UN COURS. CELA AMÉLIORE LA NAVIGATION. UNE BONNE CHOSE SI VOUS IMPORTEZ UNE LISTE D'UTILISATEURS CSV ET QUE VOUS DONNEZ LE MÊME MOT DE PASSE A CHACUN AU DÉPART. SÉCURITÉ RÈGLES DE MOT DE PASSE AMÉLIOREZ LA SÉCURITÉ EN FORÇANT LES UTILISATEURS À UTILISER DES MOTS DE PASSE COMPLIQUÉS. ADRESSE PRINCIPALE DU SERVEUR LDAP CONNECTEZ DOKEOS À VOTRE ACTIVE DIRECTORY. LDAP ACTIVATION CAS CONNECTEZ DOKEOS À VOTRE CENTRAL AUTHENTICATION SERVICE PAR EXEMPLE EN PASSANT PAR LE PROTOCOLE SAML CAS FEUILLES DE STYLE CHOISISSEZ LE DESIGN GRAPHIQUE DE VOTRE CHOIX MODÈLES CONSTRUISEZ DES MODÈLES (AVATARS, STYLE, FOND D'ÉCRAN, ETC.). ILS SERONT DISPONIBLES POUR N'IMPORTE QUEL AUTEUR DANS LE SYSTÈME. FEUILLES DE STYLES MODÈLES GÉREZ LES S AUTOMATIQUES GÉNÉRÉS PAR LE PORTAIL EN NO-REPLY SUR CERTAINES ADRESSES MAIL AFFICHAGE DU CATALOGUE SUR LA PAGE D'ACCUEIL FAISANT EN SORTE QUE CERTAINS MESSAGES SOIENT ACCOMPAGNÉS DE LA MENTION "PAS DE RÉPONSE". ATTENDEZ VOUS À UNE LONGUE DE LISTE D' S DE CE TYPE SI VOUS ENVOYEZ DES ANNONCES, ETC. RÉGLAGES FINAUX PLACEZ VOTRE CATALOGUE DE FORMATION SUR VOTRE PORTAIL D'ACCUEIL MON COMPTE CLIENT Mon compte client est votre formulaire de contact pour poser n'importe quelle question à la société Dokeos. Posez vos questions types grâce au support, augmentation du nombre d'utilisateurs maximum, mise à jour du logiciel, etc. Vous pouvez aussi demander de l'aide sur le site web dokeos.com. Regardez ci-dessous. 31

32 FORMULAIRE DE CONTACT Contactez Dokeos pour plus d'aide : Nous serons heureux de vous aider. L'équipe Dokeos dispose depuis longtemps d'une tradition de service et d'assistance à chaque étape d'un projet de formation par le web. 32