L intérêt de la norme ISO 15489

Transcription

1 L intérêt de la norme ISO Odile FROSSARD Service Archives du Commissariat à l énergie atomique Novembre

2 Plan de l intervention 1 - Le contexte CEA 2 - L intérêt de la Norme ISO pour les archivistes 3 Le dialogue facilité avec les autres métiers de l information Novembre

3 1 - Le Contexte CEA Etablissement public créé en 1946 "Organisme de recherche chargée de donner à la France la maîtrise de l atome, dans les secteurs de l énergie, de l industrie, de la recherche, de la santé, de l environnement et de la défense." Autonomie de gestion sous contrôle DAF Convention CEA/DAF Un service d archives historiques Des Unités en charge des archives intermédiaires Novembre

4 1 - Le Contexte CEA La réglementation des archives publiques Code du patrimoine (loi du 3 janvier 1979) Loi sur l accès aux documents administratifs Norme ISO Les objectifs archives du CEA Mission Opérationnelle Mission Fonctionnelle Conservation et communication des Archives historiques Définition de la politique archives CEA Novembre

5 2 - L intérêt de la norme ISO La promotion de pratiques existantes auprès des producteurs de documents A - Connaître et préserver le contexte de création et d exploitation des documents Entretiens restitués dans des comptes rendus B - Connaître le contexte réglementaire Prise en compte des durées légales de conservation dans des tableaux de gestion Mise au point d un référentiel des durées légales de conservation Novembre

6 2 - L intérêt de la norme ISO C - Analyser et hiérarchiser les activités 1/2 Etablissement de plans de classement des activités Une vision transversale Le plan de classement des étapes d un processus fait apparaître les interactions de tous les Services Une vision verticale Le plan de classement des activités d unservice fait apparaître la totalité des tâches d un Service Novembre

7 2 - L intérêt de la norme ISO C - Analyser et hiérarchiser les activités 2/2 Établissement de plans de classement des activités Dans les deux cas, activités ou tâches sont exprimés par des substantifs d actions Dans les comptes rendus d entretiens Dans les tableaux de gestion Novembre

8 2 - L intérêt de la norme ISO La formulation des activités : des substantifs d action Projet ITER Référentiel de sûreté nucléaire Mise en place Pilotage Suivi du projet ITER Rédaction du référentiel Mise à jour de sûreté nucléaire La formulation des activités : des libellés précis Pilotage du projet ITER # collaboration au projet ITER Novembre

9 2 - L intérêt de la norme ISO D - Définir les règles de conservation Tableau de gestion Production Réception document Classement en dossier Archives courantes Instruction du dossier Tri archives intermédiaires Consultation occasionnelle du dossier Tri Archives définitives Versement au Service archives Destruction Validation Échéance légale ou interne Tableau de gestion Records management Établissement de tableaux de gestion Fixent les responsabilités d archivage Outils de rationalisation documentaire Intègrent les contraintes réglementaires Outils de protection juridique Novembre

10 3 - Le dialogue facilité avec d autres métiers A Avec les gestionnaires des systèmes d information L électronique impose de Programmer l archivage des documents dès leur création Automatiser le processus d archivage Adaptation des outils de GED pour qu ils intègrent les règles de gestion Novembre

11 3 - Le dialogue facilité avec d autres métiers B Avec les qualiticiens Des principes communs Amélioration des processus métiers par la maîtrise du processus documentaire Garantie du principe de la preuve par un document écrit original Garantie du principe de la traçabilité des méthodes de travail qui se rejoignent Analyse fonctionnelle détaillée des processus, activités, tâches Mise au point de règles de gestion documentaires, définition de durées de conservation Novembre

12 Conclusions Un point de rencontre le processus Maîtrise des documents Reconnaissance du en tant qu acteur du processus Intégration d une deuxième sortie possible du processus : l archivage définitif Intégration des outils de travail de l archiviste Apport des qualiticiens Expertise méthodologique Rigueur du formalisme Apport des records managers Intégration de la typologie documentaire dans la chaîne des activités Expertise sur les règles de conservation des documents Novembre