ExpressShipper. 1 Manuel de configuration. Documentation ExpressShipper Page 1 of 20

Transcription

1 ExpressShipper Documentation ExpressShipper Page 1 of 20

2 1 Introduction 3 2 Paramètres Add consignment range Valeurs métriques ou impériales (metric or Imperial) Address Import Document printer setup Paramètres standard d impression Paramètres d impression non standard HP2100 & HP Autres solutions pour autres imprimantes : HP4000, HP4050 & Export data to file Backup & restore Backup Restore Repair Goods Maintenance Article Maintenance 19 3 Document history 20 Documentation ExpressShipper Page 2 of 20

3 1 Introduction Vous avez choisi de rédiger vos bordereaux à l aide de la solution logicielle de TNT: ExpressShipper. Avec ExpressShipper, en plus de la création de bordereaux et étiquettes, vous pouvez créer des factures de douane et manifestes, faire l'exportation de données, la suivi d envois et bien d autres choses encore. Des questions ou problèmes concernant ExpressShipper? Contactez notre CIT Service Desk (CIT: Customer Interface Technology). Adressez-vous aussi à eux pour commander étiquettes et numéros de bordereaux. Documentation ExpressShipper Page 3 of 20

4 2 Paramètres Au démarrage d ExpressShipper, remarquez dans le bas de l écran la commande configuration. Cliquez dessus pour modifier quelques paramètres : fig Add consignment range Si la série de numéros de bordereaux est utilisée, contactez le CIT Service Desk. Cliquez sur add consignment range et indiquez votre numéro de client TNT ainsi que le numéro d enregistrement que vous trouvez à l écran suivant (fig. 2). Documentation ExpressShipper Page 4 of 20

5 fig. 2 Complétez le code qui vous sera fourni par le Service Desk et cliquez sur OK. 2.2 Valeurs métriques ou impériales (metric or Imperial) Cette option vous permet de paramétrer le système pour utiliser des valeurs métriques ou impériales. Le paramètre métrique est activé par défaut. Documentation ExpressShipper Page 5 of 20

6 2.3 Address Import Vous pouvez importer des adresses provenant de programmes comme Partnerschip Express, Partnership 4.0 ou de systèmes non TNT comme Excel, Access, etc. Important : le fichier doit être délimité par des virgules (comma delimited), le texte figurant entre guillemets. Field Field Name Type Width Dec Database Fields 1 Short Name C 10 0 as is 2 Full Name C 30 0 as is 3 Line1 C 30 0 as is 4 Line2 C 30 0 as is 5 Line3 C 30 0 as is 6 Town C 30 0 as is 7 Postcode C 9 0 as is 8 Province C 30 0 as is 9 CountryCode C 3 0 as is 10 CountryName C 30 0 as is 11 Tel1 C 16 0 as is 12 Fax1 C 16 0 as is 13 Contact C 22 0 as is 14 Account C 9 0 as is 15 VAT C 20 0 as is 16 C 50 0 as is 17 Address Type C 1 0 S=SENDER, C=COLLECTION, R=RECEIVER, D=DELIVERY Voorbeeld: fig. 3 Documentation ExpressShipper Page 6 of 20

7 2.4 Document printer setup Vous pouvez modifier les paramètres d impression du programme ; en d autres termes, définir quels documents sont imprimés sur quelle imprimante. ExpressShipper imprime l étiquette d adresse TNT au format A6. Ce format de papier n est pas supporté par toutes les imprimantes ni tous les drivers d imprimantes. Voici quelques conseils de réglages. Par défaut, le paramètre windows default printer est activé, même si vous ne voyez aucun paramètre dans document printer setup. Ce paramètre d origine imprime tout sur papier A4 et sur l imprimante par défaut. fig. 4 Dans le champ document profile type sélectionnez le type de paramètres d impression que vous désirez enregistrer : paramètres locaux (local), pour votre utilisateur (personal) ou pour tous (generic). Documentation ExpressShipper Page 7 of 20

8 2.4.1 Paramètres standard d impression Seules les imprimantes laser compatibles avec HP peuvent être utilisées pour imprimer correctement les étiquettes et manifestes. Pour bien imprimer les étiquettes, réglez l orientation sur landscape. La figure 5 illustre les paramètres corrects pour les documents. La configuration des étiquettes A6 est simple lorsque l imprimante reconnaît ce format. Complétez les champs comme indiqué ci-dessous. Cette capture d écran (fig. 6) illustre la configuration d une station de travail NT4 avec imprimante HP2300. Double-cliquez sur une ligne pour visualiser des détails ou procéder à des modifications ou sélectionnez la ligne et cliquez sur 'edit document' fig. 5 Documentation ExpressShipper Page 8 of 20

9 fig Paramètres d impression non standard HP2100 & HP2300 HP2100 fig. 7 fig. 8 HP2300 Windows 98 & NT4 Solution pour HP2300: PRINTER: sélectionnez envelope #10 (=105x241mm) sur l affichage de l imprimante. ExpressShipper: dans l'écran edit document printer, sélectionnez envelope #10 pour paper size et indiquez pour margins left la valeur 95. Solution pour HP2100 & HP2300: Documentation ExpressShipper Page 9 of 20

10 PRINTER: sélectionnez any size sur l affichage de l imprimante. PRINTER PROPERTIES: ouvrez printer properties et allez à l onglet paper. Cliquez sur le bouton Custom. Complétez ensuite les champs comme indiqué à la fig. 9. Modifiez source et type comme indiqué à la fig. 10 et cliquez sur OK. fig. 10 fig. 9 ExpressShipper: sélectionnez, dans edit document printer, le format de papier A6 TNT. Windows 2000 & XP Solution pour HP2300: PRINTER: sélectionnez envelope #10 (=105x241mm) sur l affichage de l imprimante. ExpressShipper: dans l'écran edit document printer, sélectionnez envelope #10 pour size et indiquez pour margins left la valeur 95. Documentation ExpressShipper Page 10 of 20

11 Autres solutions pour autres imprimantes : La plupart des versions Windows disposent d une option permettant de définir soi-même un format de papier. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Printer settings et sélectionnez l option Server properties. fig. 11 Une fois cette option sélectionnée, un nouvel écran s affiche. Cliquez sur Create a new Form. Complétez les champs comme indiqué à la fig. 12 et cliquez sur Save. fig.12 ExpressShipper: sélectionnez, à l écran edit document printer, le format de papier A6 TNT. Documentation ExpressShipper Page 11 of 20

12 HP4000, HP4050 & 4100 fig. 13 Toutes les versions Windows PRINTER: sélectionnez COM10 (=105x241mm) sur l affichage de l imprimante. ExpressShipper: dans l'écran edit document printer, sélectionnez envelope #10 pour size et indiquez pour margins left la valeur Export data to file Cette fonction vous permet d afficher des données de la base de données. Vous pouvez exporter aussi bien des adresses que des données sur des envois. Dans le champ export type, sélectionnez le type de données à exporter. Indiquez ensuite le format dan lequel vous voulez le fichier ( fixed ou delimited ). Si vous sélectionnez delimited, quelques options vous permettent de personnaliser le fichier. fig. 14 Documentation ExpressShipper Page 12 of 20

13 fig. 15 Choisissez ensuite l emplacement de sauvegarde du fichier et son nom et définissez le filtre de manière à n afficher que les données voulues. Une fois que tout est défini, cliquez sur export pour créer le fichier d exportation. Documentation ExpressShipper Page 13 of 20

14 2.6 Backup & restore Il y a 3 options : Backup, Restore et Repair. fig. 16 Documentation ExpressShipper Page 14 of 20

15 2.6.1 Backup Cette fonction vous permet de faire un backup de la base de données ExpressShipper. Cliquez sur backup. Un écran vous invite à indiquer l emplacement du backup. fig. 17 Cliquez sur Save et le backup est effectué. Documentation ExpressShipper Page 15 of 20

16 2.6.2 Restore Cette option vous permet de restaurer un backup. Il est importent que vous refermiez l écran principal d ExpressShipper en cliquant sur la croix en haut à droite, avant de restaurer un backup. Si vous disposez d une installation réseau, le programme devra être fermé sur tous les PC. fig. 18 Une fois que vous avez cliqué sur restore, il vous suffit de sélectionner le backup et tout sera en ordre. Attention : les numéros d envois ne sont pas repris dans une opération de restauration Repair Cette fonction vous permet de réindexer la base de données. Utilisez-la lorsque la base de données affiche des messages d erreur à la lecture. Cliquez simplement sur repair et les fichiers d index sont à nouveau créés. Il est importent que vous fermiez l écran principal d ExpressShipper en cliquant sur la croix dans le coin supérieur droit et, si vous disposez d une installation réseau, que le programme soit fermé sur tous les PC. Documentation ExpressShipper Page 16 of 20

17 2.7 Goods Maintenance Cette fonction vous permet de créer des colis standard afin que vous ne deviez pas réintroduire toutes les données chaque fois que vous préparez un envoi. Utilisez la fonction pour ajouter ou supprimer des colis, ou pour les paramétrer par défaut (standard). Fig. 19 Documentation ExpressShipper Page 17 of 20

18 Cliquez sur add goods item ou sur edit goods item pour passer à l écran suivant. Vous n êtes pas obligé de remplir les champs, sauf le champ goods description qui est obligatoire. Fig. 20 Documentation ExpressShipper Page 18 of 20

19 2.8 Article Maintenance Cet outil repose sur le même principe que goods maintenance mais il est destiné aux articles. Il vous permet de créer des articles standard pour préparer plus efficacement vos documents de douane. fig. 21 Documentation ExpressShipper Page 19 of 20

20 3 Document history Versie Datum Status Auteur Beschrijving /12/03 Draft TN Première version /08/04 Final TN Version définitive /11/2004 Final TN Version définitive FR /06/2006 Final TN Version définitive /02/2008 Final TN Fax update Documentation ExpressShipper Page 20 of 20