TD1 Manipulation d un document long

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1 TD1 Manipulation d un document long ENREGISTREZ VOS DOCUMENTS REGULIEREMENT UTILISEZ LES UTILITAIRES D'AIDE A Rappel sur les modèles de documents A.1 Définition Un modèle est un objet destiné à être imité. Un modèle de document est un fichier contenant les éléments de mise en forme tels que la mise en page et les styles du document. A.2 Création d un modèle Pour créer un nouveau modèle, vous pouvez soit partir d'un modèle existant et le modifier soit le créer entièrement. Dans les deux cas, la technique la plus simple est de réaliser un document qui sera un exemple du modèle. Une fois cet exemple réalisé, vous pourrez créer le modèle à partir de l'exemple créé. 1. Ouvrir un nouveau document avec le modèle par défaut ou avec le modèle qui va vous servir de base en cliquant sur nouveau dans le menu Microsoft office en haut à gauche Modifier les éléments de mise en forme (mise en page, styles, etc.) afin d'obtenir un exemple du modèle souhaité. 3. Créer le nouveau modèle à l'aide du menu Microsoft office en haut à gauche /Enregistrer sous... puis choisir Modèle de document dans le type de fichier, il s'agit de fichier de type.dotx 1 1 B Rappel sur les styles B.1 Définition Un style définit un ensemble de caractéristiques de mise en forme (sur un paragraphe ou sur des caractères) auquel on associe un nom. Il existe deux types de styles : les styles de paragraphe et les styles de caractère. Exemple : Au style Normal sont associées les caractéristiques de mise en forme suivantes : Police : Arial, Taille : 12 pts Paragraphe : justifié à gauche, interligne simple, éviter veuves et orphelines. B.2 Création d un nouveau style Pour créer un nouveau style, vous pouvez : Figure 1- Barre de menu MS Word / 6

2 Définir chacune de ses caractéristiques directement à l'aide de la boite de dialogue de création : l onglet accueil 1 de la Figure2 / visualiser le volet des styles 2 / cliquer sur l icône créer un nouveau styles (Dans la boite de dialogue on précise le nom, le type de style, style de paragraphe, style de caractère, en cliquant sur Format) ou bien Définir le style à partir d'une mise en forme existante dans votre document en sélectionnant le paragraphe (resp. les caractères) / l onglet accueil 1 de la Figure2 / visualiser le volet des styles 2 / cliquer sur l icône créer un nouveau styles. Le style créé va prendre toutes les caractéristiques du paragraphe (resp. des caractères) sélectionné(s). B.3 Modification d un style Pour modifier un style, vous pouvez définir les nouvelles caractéristiques du style par l'intermédiaire de la boite de dialogue de modification (l onglet accueil 1 de la Figure2 / visualiser le volet des styles 2 /choix du style et Modifier) ou bien définir les nouvelles caractéristiques du style directement à partir de votre document, sélectionner le paragraphe, puis utiliser de mettre à jour en fonction de la sélection (l onglet accueil 1 de la Figure2 / visualiser le volet des styles 2 /choix du style et Mettre à jour pour correspondre à la sélection B.4 Application d un style à un caractère (resp. un paragraphe) Sélectionner les caractères (resp. le paragraphe)/ Sélectionner le style à appliquer dans le volet des styles Figure 2. Visualisation des styles. 2 / 6

3 C Exercice 1: réalisation d un modèle de document C.1 Objectif Conception d'un document de grande taille (type rapport ou article) Création et utilisation d'un modèle de document Création des légendes et utilisation des renvois Création des notes de bas de pages Utilisation des liens hypertextes C.2 Récupérations des ressources un fichier pdf, Droit_et_securite_sur_internet.pdf qui contient un document finalisé (mis en forme) et qui servira de référence. un fichier texte «brut», Parties_1_4.txt représentant une partie du document de référence (les parties 1 à 4) à mettre en forme tel que dans le fichier Droit_et_securite_sur_internet.pdf un fichier compressé, images.zip contenant les images à insérer. un fichier texte, Notes_bas_de_pages_parties_1_4.txt, contenant le texte des notes de bas de page à insérer (pour ne pas avoir à les ressaisir). un document d'aide, Indication_modèle, qui donne des indications pour créer le modèle de document (ModeleDoc.dot) à utiliser pour la mise en forme du texte brute (Parties_1_4.txt). C.3 Etapes à suivre 1. Créer un nouveau document. 2. Enregistrer-le sous forme modèle de document «ModeleTp.dotx». 3. En fonction de ce qui vous est indiqué dans la figure Fig. 33, créer les styles de paragraphe suivant : Titre principal, Résumé, Paragraphe indenté et Entête de liste. Remarque : - Eviter veuves et orphelines (permet d'éviter que la première ou la dernière ligne d'un paragraphe soit isolée sur une page séparée du reste du paragraphe) - Activer "lignes solidaires" pour éviter que le paragraphe de l'entête de liste ne soit sur plusieurs pages. - Activer "paragraphes solidaires" pour que le paragraphe suivant l'entête, soit le premier élément de la liste, ne soit sur la page suivante. 4. Les styles Titre 1, Titre 2, Titre 3 et Paragraphe de liste sont à modifier à partir des styles existants. Le style Paragraphe de liste est modifié de façon à remplacer la puce originale par le caractère. Il est possible d'ajouter l'option "paragraphes solidaires" au style Paragraphe de liste afin que tous les éléments de la liste ne soient pas répartis sur deux pages consécutives. Il faudra cependant faire attention à désactiver cette option pour le dernier élément de la liste afin de ne pas la lier au paragraphe suivant. D Créer votre nouveau document (Parties_1_4.doc) à partir du modèle ModeleTp.dotx 1. Créer un nouveau document, à partir du modèle ModeleTp.dot, que vous venez de créer. 2. Copier le contenu de Parties_1_4.txt dans le nouveau document 3. Enregistrer le document sous le nom Parties_1_4.doc 4. Appliquer les styles sur les différentes parties du document. Remarques : Le fichier Droit_et_securite_sur_internet.pdf permettra de repérer les titres, les paragraphes ainsi que les mises en forme particulières (par exemple les listes). Dans un premier temps, ignorer la table des matières, les images, les tableaux et les notes de bas de page. 3 / 6

4 Ne pas oublier d'appliquer la mise en forme des termes mis en évidence dans le document Droit_et_securite_sur_internet.pdf (mots en gras et/ou en italique). Marge haut : 2,5 cm Marge bas : 2,5 cm Marge gauche : 2,5 cm Marge droit : 2,5 cm Style : Titre 1 Police Times New Roman + 16 pts Gras Espacement après : 6 pts + Hiérarchisation Style : Titre principal Basé sur "Normal Police Times New Roman + 24 pts + Gras Espacement après : 36 pts Retrait à gauche : 4 cm Retrait à droite : 4 cm Style : Résumé Police Times New Roman + 10 pts Espacement avant : 6 pts Espacement après : 0 pt Retrait à gauche : 2 cm Retrait à droite : 2 cm + Bordures Style : Entête de liste Basé sur : corps de texte Style du paragraphe suivant : Liste Niveau : corps de texte + Lignes solidaires + Paragraphes solidaires Style : Paragraphe indenté Retrait de 1 ère ligne : + 1 cm Basé sur : corps de texte Niveau : corps de texte Style : Titre 2 Police Times New Roman + 14 pts Gras Espacement après : 6 pts Style : Titre 3 Gras Espacement après : 6 pts Style : Liste Espacement avant : 0 pt Espacement après : 0 pt Alignement justifié + Numérotation Style : Corps de Texte Espacement avant : 6 pts Espacement après : 0 pts Alignement justifié + Eviter veuves et orphelines Fig. 3 : Les styles à créer E Les notes de bas de page 1. Insérer les notes de bas de page dans le document en les importants du fichier «Notes_bas_de_pages_parties_1_4» à partir de l onglet «Références». F Insertion d image F.1 Contenu Insertion des images et leurs légendes pour arriver au document suivant : «Droit_et_securite.pdf» 4 / 6

5 F.2 Exercice En utilisant les images décompressées : 1. Insérer à leur place les images dans le texte. Ne pas hésiter à réduire leur taille si nécessaire. 2. Référencer les images par l'ajout de leurs légendes respectives. 3. Lier les images à leur légende en activant l'option Paragraphes solidaires au niveau du style du paragraphe de l'image. G Tables G.1 Contenu Création de la table des matières et table d image comme présenter dans le document «Droit_et_securite.pdf» G.2 Exercice H 1. En utilisant l onglet Références / table des matières / insertion d une table de matière, générer une table des matières dans une nouvelle page insérée après celle du titre. 2. En utilisant l onglet Références / insertion d une table de figure, générer une table de figures dans la même page de celle de la table des matières. Structuration d un document H.1 Contenu Organiser votre document en insérant les sauts de page et sauts de section nécessaires. H.2 Définition : La section découpe le document en différentes parties dans lesquelles nous pouvons modifier les éléments de mise en page. Cette séparation se fait à l'aide des sauts de section. Cela permet notamment d utiliser des entêtes ou pieds de pages différents. Les sauts de pages vous permettent de changer de page et de créer une nouvelle page. Pour insérer un saut de page ou un saut de section utiliser : l onglet Mise en page / sauts de pages / choisir le type de saut qui nous intéresse I H.3 Exercice 1. Insérer les sauts de pages et les sauts de sections nécessaires pour structurer votre texte. Les en-têtes et les pieds de pages I.1 Définition : L'en-tête et le pied de page servent à inclure des informations liées au document (auteur, titre, date, numéro de page, logo, etc.). L'en-tête est imprimé dans la marge du haut et le pied de page dans la marge du bas. 5 / 6

6 Pour insérer un entête ou un pied de page utiliser : l onglet insertion/ Entête et pied de page Note : pour séparer entre les différentes sections il faut vérifier que l option «lier au précédent» ne soit pas activée. J I.2 Contenu Créer un en-tête et pieds de page pour chaque chapitre (et donc chaque section) I.3 Exercice 1. Insérer les en-têtes de page qui correspond à chaque section. 2. Insérer dans le pied de page la numérotation des pages «vérifier que l option «lier au précédent» est activée ; les numéros de pages d une section doivent suivre ceux de la section précédente. Création d un fichier au format PDF J.1 Définition : Un document est accessible s'il peut être lu et utilisé par n'importe quel utilisateur, quel que soit l'outil informatique dont il dispose : écran, synthèse vocale, terminal braille, clavier ou dispositif de pointage spécial. Le Portable Document Format (communément abrégé PDF) est un langage de description de pages d'impression créé par Adobe Systems. La spécificité du PDF est de préserver la mise en forme (polices d'écritures, images, objets graphiques ) telle qu'elle a été définie par son auteur, et ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisées pour imprimer ou visualiser ledit fichier. J.2 Exercice 1. A partir de l icône de Microsoft office 2007 enregistrer votre document sous le format PDF. 6 / 6