Comment créer/configurer la numérisation réseau sur votre WorkCentre?

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1 Comment créer/configurer la numérisation réseau sur votre WorkCentre? Cette procédure s applique pour les modèles : WorkCentre Pro 35/45/55 (avec option de numérisation) WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 WorkCentre Pro 2128/2636/3545 WorkCentre 7232/7242 (avec option de numérisation) WorkCentre 7328/7335/7345 (avec option de numérisation) WorkCentre 7655/7665 (avec option de numérisation) Il se peut que les illustrations ou les thèmes utilisés dans ce document soient quelque peut différents de votre machine. 1. WebTools Pour configuration la numérisation réseau de votre appareil, il faut accéder au WebTools de votre appareil. Pour cela, tapez l adresse IP de votre Xerox (si vous ne la connaissez pas, vous pouvez la retrouver en imprimant un relevé de configuration depuis la machine) dans un WebBrowser (Internet Explorer, FireFox, Mozilla, ). Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 1 sur 13

2 2. Configuration d un espace d archivage a. Cliquez sur l onglet Propriétés. b. Dans le menu qui se trouve à gauche, cliquez sur Services, Numérisation Réseau puis Configuration espace d archivage des fichiers. c. Dans la partie Destination des fichiers par défaut, cliquez sur Modifier. d. Posibilité A : Pour configurer votre espace d archivage vers un répertoire FTP : ii. Si vous ne savez pas comment créer/configurer un répertoire FTP, reportez-vous au document «Comment créer/configurer un dossier FTP sous Windows ou Mac?» i. Dans la liste Protocole, sélectionnez FTP (ou TCP/IP selon votre modèle de machine) Nom complet : donnez un nom à votre espace d archivage par défaut (ex : Scan, Administration, ) Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 2 sur 13

3 iii. Nom ou adresse IP : choissiez si vous préférez définir l ordinateur de destination par son adresse IP ou son nom DNS Si vous voulez utiliser le nom DNS, assurez-vous que les adresses DNS soient bien configurées sur votre appareil. iv. Adresse IP et port : entrez l adresse IP du poste où vous avez configurer votre répertoire FTP afin de recevoir les documents numérisés v. Chemin du document (facultatif): Si vous souhaitez que vos documents numérisés soient redirigés vers un répertoire situés dans votre dossier FTP de base, il vous suffit d indiquer le nom de ce répertoire. Pour les utilisateurs Mac, mettez le nom du répertoire créé pour la numérisation. vi. Nom de connexion : entrez un nom de connexion (utilisateur) autorisé à accéder au répertoire FTP. Sur Windows, si vous n avez pas spécifié d utilisateur spécial pour le répertoire FTP, vous pouvez utiliser anonymous. Pour les utilisateurs Mac, il vous faut mettre le login de l utilisateur créé pour la numérisation. vii. Mot de passe : entrer le mot de passe de l utilisateur autorisé à accéder au répertoire FTP. Pour Windows, si vous utilisez l utilisateur anonymous, le mot de passe est également anonymous. Pour Mac, entrez le mot de passe de l utilisateur créé pour la numérisation. viii. Confirmer mot de passe : entrer à nouveau le mot de passe. ix. Mémoriser le nouveau mot de passe : veillez à ce que cette coche soient activée. x. Pour valider vos paramètre, cliquez sur le bouton Appliquer. Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 3 sur 13

4 Voilà, votre espace d archivage par défaut vers un répertoire FTP est maintenant configurer. Si votre pare-feu (pare-feu windows, antivirus, ) est activé, vérifiez que le port «21» ne soit pas bloqué! Si c est le cas, mettez le port «21» en exception. e. Posibilité B : Pour configurer votre espace d archivage vers un répertoire partagé (SMB, Windows uniquement) : Si votre réseau est constitué d un contrôleur de domaine, il se peut que l envoi de numérisation via le protocole SMB ne fonctionne pas sur certains modèles de machine. Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 4 sur 13

5 i. Dans la liste Protocole, sélectionnez SMB. ii. Nom complet : donnez un nom à votre espace d archivage par défaut (ex : Scan, Administration, ) iii. Nom ou adresse IP : choissiez si vous préférez définir l ordinateur de destination par son adresse IP ou son nom DNS Si vous voulez utiliser le nom DNS, assurez-vous que les adresses DNS soient bien configurées sur votre appareil. iv. Adresse IP et port : entrez l adresse IP du poste où vous avez votre répertoire partagé afin de recevoir les documents numérisés v. Partage : entrer le nom de partage de votre dossier partagé où vous souhaitez recevoir les documents numérisés. Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 5 sur 13

6 Vérifiez que dans les Autorisations du partage il est bien des droits de lecture et de modification : Dans l onglet Sécurité (si présent), vérifiez également qu il y est au moins des droits de lecture et d écriture pour tout le monde (ou pour l utilisateur utilisé par la machine pour la numérisation. Voir point vii): vi. Chemin du document (facultatif): Si vous souhaitez que vos documents numérisés soient redirigés vers un répertoire situés Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 6 sur 13

7 dans votre dossier partagé de base, il vous suffit d indiquer le nom de ce répertoire. vii. Nom de connexion : entrez un nom de connexion (utilisateur) autorisé à accéder au répertoire partagé. viii. Mot de passe : entrer le mot de passe de l utilisateur autorisé à accéder au répertoire partagé. ix. Confirmer mot de passe : entrer à nouveau le mot de passe. x. Mémoriser le nouveau mot de passe : veillez à ce que cette coche soient activée. xi. Pour valider vos paramètre, cliquez sur le bouton Appliquer. Voilà, votre espace d archivage par défaut vers un répertoire partagé (SMB) est maintenant configurer. Si besoin, vous pouver créer jusqu à 4 espaces d archivage supplémentaires sous la rubrique Autres destinations des fichiers en cliquant sur Ajouter. Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 7 sur 13

8 3. Création de modèles de numérisation Après avoir configurer votre espace d archivage par défaut, vous verrez apparaître à gauche DEFAULT en appuyant sur numérisation réseau. A partir de là, vous pouvez déjà scanner vers votre espace d archivage configuré, tout en choisissant vos options de numérisation. Toutefois, il arrive que utilisé certains paramètres (ex : PDF, 300dpi, recto-verso, ) très régulièrement pour certains type de documents que vous désiriez scanner. Afin d éviter à chaque fois ces manipulations, vous pouvez créer ce qu on appelle des modèles de numérisation. Voici comment procéder : a. Cliquez sur l onglet Numérisation. b. Nom du modèle : Définissez un nom pour votre modèle de numérisation (ex : JPG_200DPI, Contrat, Secrétariat, ) Evitez les caractères spéciaux (é,à, «espace», ) Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 8 sur 13

9 c. Description(facultatif) : permet de donner une brève description à propos du modèle à titre d information. d. Propriétaire (facultatif) : permet d entrer le nom de la personne concernée par ce modèle à titre d information. Lorsque vous avez rempli les informations, cliquez sur Ajouter pour créer le modèle et pouvoir le configurer. a. Si vous souhaitez modifier le format de fichier ainsi que le préfixe du nom du fichier, cliquez sur Modifier. Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 9 sur 13

10 b. A cette emplacement, vous pouvez modifiez le préfixe du nom des documents numérisés avec ce modèle. La machine attribuera automatiquement un numéro après le nom pour éviter les doublons. Choisi ensuite le type de format de numérisation. Pour les machines couleur, il se peut que le bouton radio «JPG»soit grisé. Pour pouvoir l activé, il vous faut d abord réglé le mode «Couleur»(ou quadrichromie) dans les options de numérisation. Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 10 sur 13

11 c. Si vous souhaitez que votre modèle envoie le document numérisé vers une(des) autre(s) destination(s) supplémentaire(s) que vous avez ajouter dans les autres espaces d archivage, cliquez sur Ajouter. Par défaut, le fichier est envoyé vers l espace d archivage par défaut. d. Destination des fichiers : sélectionnez l espace d archivage supplémentaire dans la liste pour ce modèle. e. Méthode d archivage : sélectionnez la méthode désirée pour ce modèle. Par défaut, tout nouveau document porte un nom différent. f. Chemin du document (facultatif) : Si vous souhaitez que vos documents numérisés avec ce modèle soient redirigés vers un répertoire situés dans le dossier de base, il vous suffit d indiquer le nom de ce répertoire. g. Cliquez sur Appliquer pour valider. Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 11 sur 13

12 La partie Champs de gestion de document (Facultatif) ne peut pas être utilisé si vous de disposer pas d un logiciel pour la gestion de document (ex : DocuShare, ScanFlowStore, ) Sous la rubrique Options de numérisation, cliquez sur Modifier pour paramétrer vos options de numérisation pour ce modèle : Pour des question de confort, décochez «Relevez de confirmation»(imprime une page de confirmation à chaque numérisation, par défaut la machine vous en imprime une uniquement en cas d erreur) et «Journal des travaux»(utile uniquement avec un logiciel de gestion). Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 12 sur 13

13 Voilà, vous venez de créer un modèle de travail. Vous le retrouverez ensuite lorsque vous allez sur le bouton Numérisation réseau de votre appareil, à gauche en dessous de DEFAULT. Pour l utiliser, il vous suffira de le sélectionner, puis d appuyer sur le bouton vert comme pour faire une copie. A noter que les options prédéfinies sur le modèle peuvent toujours être modifiables sur l appareil luimême lorsque vous souhaitez numériser. Support Axius Comment créer/configurer la numérisation sur votre WorkCentre? Page 13 sur 13