Système électronique d inscription aux réunions. Instructions détaillées

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1 Système électronique d inscription aux réunions Instructions détaillées Juillet 2012

2 Table des matières Introduction... 3 ÉTAPE 1 : INSCRIPTION DU POINT FOCAL... 4 ÉTAPE 2 : INSCRIPTION DES DÉLÉGUÉS... 6 ÉTAPE 3 : MODIFICATION D INFORMATIONS CONCERNANT UN DÉLÉGUÉ AVANT L ENVOI... 9 ÉTAPE 4 : SUPPRESSION D UN DÉLÉGUÉ AVANT L ENVOI DES INFORMATIONS ÉTAPE 5 : ENVOI DES INFORMATIONS POUR TOUS LES DÉLÉGUÉS OU CERTAINS D ENTRE EUX ÉTAPE 6 : MODIFICATION DE LA DÉLÉGATION APRÈS L ENVOI DES INFORMATIONS

3 Introduction La Conférence des Parties (COP) est l organe directeur de la Convention-cadre de l OMS pour la lutte antitabac et elle se compose de toutes les Parties à la Convention. Elle se réunit tous les deux ans pour examiner la mise en œuvre de la Convention, prendre les décisions nécessaires afin de favoriser une mise en œuvre efficace et adopter des protocoles, annexes ou amendements au texte. Les observateurs accrédités à la Conférence des Parties peuvent également participer à ses travaux et à ceux de ses organes subsidiaires. Pour faciliter la présentation des pouvoirs et la désignation des représentants, l inscription en ligne est désormais requise pour les réunions de la Conférence des Parties et de ses organes subsidiaires. L inscription d un point focal, chargé de l inscription de l ensemble de la délégation, est nécessaire pour chaque réunion. Avant chaque réunion, une invitation sera envoyée aux Parties et aux observateurs accrédités auprès de la Conférence des Parties indiquant un lien pour accéder au système d inscription en ligne. Un point focal doit s inscrire dans le système. Pour faciliter la communication, le point focal désigné par un État Partie ou non Partie devrait normalement être basé à la mission permanente à Genève. Les États Parties et non Parties à la Convention-cadre de l OMS pour la lutte antitabac qui ne disposent pas de mission permanente à Genève devront désigner un point focal dans la capitale. Lorsque le point focal sera inscrit en ligne, son inscription étant accompagnée d une note verbale (note diplomatique officielle sur papier à en-tête, datée, signée et/ou estampillée), ou d une lettre officielle signée en provenance de la capitale ou de l organisation, selon le cas, il ou elle recevra par courriel un nom d utilisateur et un mot de passe uniques, ainsi que le lien pour accéder au système d inscription où il devra saisir les noms et les informations concernant la délégation. Le point focal devra aussi télécharger une note verbale ou une lettre officielle en provenance de la capitale ou de l organisation indiquant la composition de la délégation (c est-à-dire les pouvoirs de la délégation). Le Secrétariat de la Convention vérifiera les informations transmises par le point focal, qui seront ensuite utilisées pour établir les badges de la réunion et la liste des participants. 3

4 ÉTAPE 1 : INSCRIPTION DU POINT FOCAL N.B. : Il n est pas possible d inscrire un délégué si vous ne vous êtes pas inscrit au préalable en tant que point focal. 1. Accéder au site : et vous connecter avec le nom d utilisateur et le mot de passe indiqués dans la lettre d invitation envoyée à votre pays ou à votre organisation. 2. Une fois connecté au système, le «Focal Point Registration Form» (Formulaire d inscription du point focal) apparaîtra ainsi que le nom de la réunion pour laquelle vous vous êtes connecté. 3. Remplir la section «Focal Point Information» (Informations sur le point focal). 4

5 4. Joindre une note verbale ou une lettre signée par l autorité compétente dans votre capitale ou votre organisation et confirmant que vous avez été désigné comme point focal pour inscrire la délégation. N.B. : Veuillez vérifier la validité et l exactitude de votre adresse électronique car c est à cette adresse que vous seront envoyés le nom d utilisateur et le mot de passe uniques. 5. Cliquer sur Submit pour vous enregistrer et confirmer le point focal. N.B. : Le point focal recevra un courriel avec un nom d utilisateur et un mot de passe uniques pour inscrire la délégation (voir ÉTAPE 2). 5

6 ÉTAPE 2 : INSCRIPTION DES DÉLÉGUÉS 1. Accédez au système d inscription avec le lien adressé par courriel au point focal (voir exemple ci-dessous). Dr John, We are pleased to confirm your unique username: john@xxx.int and password: abcd123 (nom d utilisateur et mot de passe uniques) Online registration of your list of delegates for the 5th Session of the Conference of the Parties to the WHO FCTC can be done by clicking here. Please make sure to close your internet browser before clicking on the link. Kind Regards, Electronic Meeting Registration System ***DO NOT REPLY TO THIS . THIS IS AN AUTOMATED MESSAGE AND YOU WILL NOT RECEIVE A REPLY*** 2. Connectez-vous avec le nom d utilisateur et le mot de passe uniques qui vous ont été envoyés par courriel. Le point focal peut désormais inscrire les délégués. 6

7 1. Sélectionner «Add Delegate» («ajouter un délégué») pour inscrire un nouveau délégué. 2. Remplir la section «Add Delegate et inscrire par un chiffre l ordre de priorité de ce délégué. Ce chiffre permettra de déterminer l ordre dans lequel les délégués apparaîtront sur la liste officielle des participants. 7

8 3. Cliquer sur «Confirm Add Delegate» en bas à droite de l écran. Les informations concernant le délégué apparaîtront dans la «List of Meeting Delegates» (Liste des délégués à la réunion). Répéter les actions 3 à 5 ci-dessus pour ajouter autant de délégués que nécessaire. Le point focal peut désormais MODIFIER (ÉTAPE 3), SUPPRIMER (ÉTAPE 4) ou ENVOYER (ÉTAPE 5) la composition de la délégation. 8

9 ÉTAPE 3 : MODIFICATION D INFORMATIONS CONCERNANT UN DÉLÉGUÉ AVANT L ENVOI 1. Sélectionner «Edit Delegate» pour modifier les informations concernant un délégué. 2. Sélectionner le délégué dont vous souhaitez modifier les informations. 3. Cliquer sur «Confirm Edit Delegate» en bas à droite de l écran pour confirmer les modifications apportées. 4. Sélectionner «Upload credential» pour continuer avec l envoi des informations concernant les délégués (voir ÉTAPE 5). En cliquant sur «Close» sans télécharger de pouvoir, vous enregistrerez les informations dans le système pour un traitement ultérieur des données. 9

10 ÉTAPE 4 : SUPPRESSION D UN DÉLÉGUÉ AVANT L ENVOI DES INFORMATIONS 1. Sélectionner «Delete delegate». 2. Sélectionner le délégué dans la liste «List of Meeting Delegates». 10

11 3. Cliquer sur le bouton «Confirm Delete delegate» en bas à droite de l écran pour confirmer la suppression. 4. Sélectionner «Upload credential» pour continuer l envoi des délégués (voir ÉTAPE 5). En cliquant sur «Close» sans télécharger de pouvoir, vous enregistrerez les informations dans le système pour un traitement ultérieur des données. 11

12 ÉTAPE 5 : ENVOI DES INFORMATIONS POUR TOUS LES DÉLÉGUÉS OU CERTAINS D ENTRE EUX Pour envoyer (confirmer) les informations concernant les délégués, le point focal doit télécharger les pouvoirs. 1. Sélectionner «Upload Credentials» pour envoyer les informations concernant les délégués. L écran ci-dessous apparaît. 12

13 2. Cliquer sur «Select ALL Delegates» pour envoyer les informations concernant TOUS les délégués. Pour n envoyer les informations que pour certains délégués, sélectionner les délégués dans la liste de gauche. 3. Cliquer sur l icône «Delegates Credential» pour joindre le document officiel de désignation (note verbale ou lettre). 4. Cliquer sur «Upload Credential». Le mot «View» apparaît dans la colonne «Credential» («Pouvoir»). 5. Cliquer sur «Submit» pour confirmer l envoi et le pouvoir. N.B.: Le point focal recevra une notification par courriel après l envoi des informations concernant la délégation. 13

14 ÉTAPE 6 : MODIFICATION DE LA DÉLÉGATION APRÈS L ENVOI DES INFORMATIONS Accéder au système d inscription grâce au lien fourni dans le courriel envoyé au point focal après l envoi des informations concernant la délégation. Dear., Please be informed that submitted delegates for the 5 th Session of the Conference of the Parties to the WHO FCTC have been included in the list of participants. If you have not done so already, kindly provide original credentials to the Convention Secretariat as soon as possible and no later than the opening of the session. If you want to make any modification/amendments to the submitted delegates, please click here Kind Regards, Electronic Meeting Registration System ***DO NOT REPLY TO THIS . THIS IS AN AUTOMATED MESSAGE AND YOU WILL NOT RECEIVE A REPLY*** 1. Vous connecter en utilisant les mêmes nom d utilisateur et mot de passe uniques du point focal. 2. Le point focal peut alors sélectionner l une des actions suivantes : a. Add delegate (Inscription d un délégué, ÉTAPE 2, actions 3 à 5), b. Modify delegate (Modification d un délégué, ÉTAPE 3, actions 1 à 4), c. Delete delegate (Suppression d un délégué, ÉTAPE 4, actions 1 à 4). N.B. : Le point focal recevra une notification par courriel après avoir envoyé les modifications. 14