DocOnline. Guide utilisateur

Transcription

1 Guide utilisateur

2 For the English version click here DocOnline Accéder et s identifier à DocOnline Bienvenue sur DocOnline, système de facturation électronique en ligne de TOTAL, conçu pour vous donner un accès instantané aux factures que vous receviez auparavant par la poste. Ce guide a été conçu pour vous aider à démarrer avec le système et vous fournir des conseils utiles pour optimiser son utilisation. Vous pouvez changer de langue. Lien vers les coordonnées téléphoniques d assistance Lorsque de nouveaux documents sont ajoutés sur DocOnline, vous recevrez une notification à l adresse que vous nous avez fournie. Vous accédez à DocOnline à l adresse suivante : ou en cliquant sue le lien dans l qui vous a été envoyé avec votre code d utilisateur et votre mot de passe. Saisissez-les sur la page de connexion Si vous avez oublié votre code d utilisateur ou votre mot de passe, vous pouvez demander ici un mail de rappel de votre code d utilisateur ou votre mot de passe.

3 Page d accueil La page d accueil affiche : Le nom d utilisateur Les factures les plus récentes Le lien pour vérifier la signature électronique Les outils à télécharger pour ouvrir les factures et documents Les Conditions générales de vente et d utilisation Historique de factures (30-90 jours) Les factures du compte les plus récentes sont affichées. Pour visualiser ou télécharger un document, cliquez sur le numéro du document et cliquez sur ouvrir ou télécharger lorsque vous y êtes invité. Le document s affichera à l écran. Les nouveaux documents, ou documents non visualisés ou téléchargés, apparaissent en gras précédés de l indicateur. - Lien pour accéder au programme de vérification de la signature électronique. - Liens pour télécharger les outils Zip (décompression) et Adobe permettant la lecture des fichiers Zip et PDF. - Les Conditions Générales de Ventes et les Conditions Générales d Utilisation s obtiennent par un clic. Pour télécharger un document ou bien une liste de documents, cochez la case à l extrême droite comme montré sur l image et cliquez sur Télécharger. Vous serez ensuite invité à enregistrer un fichier compressé sur votre ordinateur.

4 Rechercher des factures Cliquez sur Documents pour accéder à la Recherche simple ou avancée de vos factures. Recherche simple : Rechercher un documents à l aide de son numéro Vous pouvez rechercher un document par : La recherche simple : Rechercher un document à l aide de son numéro. La recherche avancée par: Type de document, Date ou période, Métier et activité, Le numéro ERP. Recherche avancée par : Type de document, Date ou période, Métier et activité, Le numéro ERP s il y a plusieurs. ATTENTION: Vos factures sont téléchargeables pendant 18 mois, merci de penser à les télécharger et archiver.

5 Vous pouvez choisir le nombre de factures par page. Liste de factures - Pour télécharger plusieurs factures, vous pouvez cochez plusieurs cases. - Pour télécharger toutes les factures de Vous pouvez choisir la page, le Cochez la case en haut de nombre de factures colonne par page.

6 Gestion de mon compte Vous pouvez gérer votre adresse et votre mot de passe depuis Mon compte. Mot de passe Vous pouvez changer votre mot de passe dès que vous le souhaitez Adresse Vous pouvez changer l adresse d envoi des notifications.

7 Qu est-ce qu une facture électronique? La facture électronique est l image de votre facture papier au format PDF. Elle est accompagnée d une signature électronique qui assure son authenticité et son intégrité. L e-facture comprend-elle les mêmes infos que la facture papier? Oui, votre e-facture est une version PDF de la facture papier que vous recevez. Elle est opposable juridiquement pendant 10 ans à condition de la conserver avec sa signature électronique. Foire aux questions FAQ Comment consulter mes factures? Les factures peuvent être consultées 24h/24h sur DocOnline depuis tout ordinateur connecté à l internet. Comment savoir qu une facture est disponible sur DocOnline? Un de notification vous informe que votre facture est disponible sur DocOnline. Il vous permet d accéder directement au site de téléchargement. Quels sont les outils dont j ai besoin? Aucune application spécifique n est requise pour consulter vos factures électroniques. Les applications standards (7-zip; Acrobat Reader) sont disponibles gratuitement sur le site DocOnline. Mon entreprise est une PME est-ce facile pour moi? L e-facturation consiste simplement à télécharger un fi chier PDF depuis notre site sécurisé DocOnline. Vous pouvez ensuite traiter cette facture de la même manière qu une facture papier Combien de temps ma facture sera-t-elle disponible sur DocOnline? Les factures sont téléchargeables sur le site pendant 18 mois. Après ce délai, vos factures ne sont plus accessibles. Il vous appartient donc de les archiver. Une e-facture a-t-elle la même valeur juridique que le papier? Oui, conformément à la Directive Européenne 2006/112/EC, appliquée (ou en cours de mise en œuvre) dans tous les pays Européens. Comment utiliser DocOnline? ÉTAPE 1 Notification ÉTAPE 2 Accès DocOnline ÉTAPE 3 Téléchargement ÉTAPE 4 Consultation Vous recevez une notification par lorsqu une nouvelle facture est publiée. Un lien vous redirige vers DocOnline où vous pouvez télécharger vos factures. Vous vous identifiez avec vos codes d accès sécurisé (nom d utilisateur et mot de passe). Si vous avez oublié votre code d utilisateur ou mot de passe, vous pouvez les réinitialiser sur la page d accueil de DocOnline. Un clic suffit pour télécharger les dernières factures. Accédez aux critères de recherches avancées pour retrouver vos anciennes factures. Décompressez et ouvrez le fichier zip. Archivez votre facture.

8 Foire aux questions FAQ DocOnline Quel navigateur utiliser pour me connecter à DocOnline? DocOnline fonctionne avec Internet Explorer 6, 7, 8, Mozilla, Safari et Google Chrome. Je n ai pas reçu l contenant mon code utilisateur et mot de passe. Vérifiez l recherché dans les courriers indésirables ou reconnus comme spam. Si vous ne retrouvez aucun , contactez votre Support et Assistance utilisateurs. Je ne reçois pas d lorsque j ai une nouvelle facture disponible. Si vous ne recevez pas les s indiquant la mise à disposition de nouvelles factures, vérifiez l recherché dans les courriers indésirables ou reconnus comme spam.si vous ne retrouvez aucun , contactez votre Support et Assistance utilisateurs. Où trouver le Guide utilisateur de Doc Online? Le guide utilisateur est téléchargeable en cliquant ici. J ai changé d , comment faire pour recevoir les notifications de mise à disposition des factures? Dans le menu de gauche dans DocOnline, cliquez sur «Mon compte» puis « ». Vous pouvez alors changer votre adresse . Le guide utilisateur téléchargeable en cliquant ici vous indique comment changer votre . Comment décompresser le fichier téléchargé? Nous mettons à votre disposition un utilitaire gratuit (7-zip) à télécharger et à installer sur votre ordinateur. Obtenez-le en cliquant ici. Vous trouverez également ce lien sur votre page d accueil DocOnline. Je n arrive pas à lire les fichiers une fois décompressés! Nous mettons à votre disposition un utilitaire gratuit (Acrobat Reader) à télécharger et à installer sur votre ordinateur. Obtenez-le en cliquant ici. Vous trouverez également ce lien sur votre page d accueil DocOnline. Puis-je télécharger mes bons de livraison sur DocOnline? DocOnline n est pas encore en mesure d envoyer les bons de livraisons associés à la facture. Aujourd hui, seuls les factures et avoirs sont disponibles dans DocOnline sans les pièces jointes. Je souhaite me désinscrire de ce service. Pour vous désinscrire, vous devez contacter votre contact commercial habituel.

9 Assistance Helpdesk Vous êtes client de Total Guadeloupe (+590) Total Caraïbe (+596) TOTAL MARKETING SERVICES (+33) (0.118 TTC/min) TMG & MMH Wenn Sie Probleme oder Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner Ihrer Region Total Belgium SA (+32) Total Nederland NV (+31) Total Austria Gmbh (+43) Total Slovensko (+420) Total Česká Republika (+420) Total Sweden AB (+46) Total Denmark A/S (+45) Total Suomessa (+358) Total Norge AS (+47) Total Espana (+34) Total Maurice (+230) TOTAL ADDITIFS ET CARBURANTS SPECIAUX +33 (0) Contact your usual Customer Services For any other countries or affiliates, please contact your usual Customer Services Pour les autres entités ou filiales, contactez votre Service Clients habituel

10 Access and log on to DocOnline Welcome to DocOnline, the secure TOTAL website designed to give you access to your e-invoices online at anytime, anywhere, instead of receiving hard copies by post. This guide provides rules and examples across a range of functions and contents in order to help you optimize the use of DocOnline. When a new document is added on DocOnline, you will receive in your box a notification . You can change the language here. Lien vers les coordonnées téléphoniques d assistance Access DocOnline at : or by clicking on the link in the notification you have received with your If you have forgotten you user name or password, request a new one by clicking here. user name and password.

11 Home page The home page displays : The user name The latest invoices The link to the signature check list The tools needed to open files and documents The Terms and Conditions Invoice history (30 90 days) The latest invoices are displayed New documents are in bold and the box is flagged in the column New Click on the Document N or the zip file to open or download the file The new documents, or documents not yet opened or downloaded, appear in bold with the New flag - Link to access to the electronic signature check. - Links to download useful tools, unzip and read files. - Click on the link to open or download the Terms and Conditions of Sales. If you want to download : All documents, click on the title box in the last column on the right. Several documents, click on the box on the corresponding line in the last column on the right. Then download the file on your computer.

12 Search invoices Click on «Documents» in the menu to display the advanced search. Simple search: Search for documents by entering the «Document N» You can search for a document by: The simple search: Search for documents by entering the «Document N» The Advanced search by: Document type Date or period, Business and activities, The ERP code. Advanced search by: Document type Date or period, Business and activities, The ERP code if there are more than one. ATTENTION: Your invoices remain available during 18 months on DocOnline, please download and archive your documents in time.

13 Invoice list You can display 25 to 100 invoices per page. If you want to download : All documents, click on the title box in the last column on the right. Several documents, click on the box on the Vous pouvez corresponding choisir le line in the last column on the right. nombre de factures par page.

14 My Account In My Account, I can : Password : Change the password at anytime. address: Update the notification address.

15 What is an electronic invoice? An electronic invoice is the picture of your paper invoice in PDF. This invoice is secured by an electronic signature which guarantees its authenticity and integrity. The authenticity proves that the origin of the invoice comes from TOTAL. The integrity certifies that the content has not been modified between the sending and delivery of the invoice. Do e-invoices contain the same information as hard copies? Yes they do. Your e-invoices are PDF versions of invoices you used to receive. Frequently Asked Questions FAQ How can I reach and download my e- invoices? E-invoices are available 24/7 from any computer with Internet connection. How can I know if an invoice is available on DocOnline? A notification informs you that new invoices are available on DocOnline. A link enables you to access directly to DocOnline website. Do I need any specific program? No specific program is required to consult your invoices but standard programs (WinZip; Acrobat Reader). They can be downloaded for free from DocOnline website. What about SMB (small & medium sized businesses), can they use the service too? Any companies or individuals can do it. E-invoicing only involves downloading a PDF file from a secure website. Then, you can process and archive it as usual on your PC, a hard drive or the web. How long are e-invoices stored on DocOnline? You can download your e-invoices from DocOnline for 18 months. Once this time is up, you have to store your invoices on your own. Is an e-invoice a genuine invoice with legal validity? Yes it is. Your invoice is compliant with the European Union Directive 2006/112/EC European countries tax laws and has been checked with local laws. How does DocOnline operate? STEP 1 notification STEP 2 DocOnline access STEP 3 Downloading STEP 4: Consultation You receive a notification when a new invoice is available A link will redirect you to DocOnline where you can download your invoices. You enter your login and password to get into DocOnline. If you have forgotten your login or password, you can request a reset. You clic on zip files to download your latest invoices. You can find a specific invoice or your background invoices with an advanced search. Unzip the file which contains the invoice in PDF format and the signature in.xm lformat. Archive the whole zip file.

16 Which web browser is needed to connect DocOnline? DocOnline is valid with Internet Explorer 6, 7, 8, Mozilla, Safari and Google Chrome. I did not receive the with my user code and password Check your spam folder or s. If you do not find any , contact your Helpdesk or your usual Customer Services. I do not receive any notification for new invoices If you do not receive s that inform you of the availability of new invoices, please check your spam folder or s. If you do not find any , please contact your Helpdesk or your usual Customer Services. Frequently Asked Questions FAQ Where can I find the DocOnline User Guide? The user guide can be downloaded by clicking here My has changed, what shall I do to be notified when I get a new invoice? You can change your address by clicking on "My Account \ in the left menu of DocOnline. The operating mode is in the user guide. How to unzip the downloaded files? If you do not have a unzip application on your computer yet, you can download a free tool (7- zip) and install it by clicking here. You can also find this link on the homepage of DocOnline. I can not read the unzipped files! If you do not have a Reader application on your computer yet, you can download a free tool (Acrobat Reader) and install it by clicking here. You can also find this link on the homepage of DocOnline. Can I download my delivery note on DocOnline? DocOnline is not yet able to send delivery notes linked to the invoices. Today, only the invoices and credit notes are available on DocOnline, without attachments. I would like to unsubscribe from this service. Please contact your usual Customer Services to unsubscribe.

17 Assistance Helpdesk Vous êtes client de Total Guadeloupe (+590) Total Caraïbe (+596) TOTAL MARKETING SERVICES (+33) (0.118 TTC/min) TMG & MMH Wenn Sie Probleme oder Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner Ihrer Region Total Belgium SA (+32) Total Nederland NV (+31) Total Austria Gmbh (+43) Total Slovensko (+420) Total Česká Republika (+420) Total Sweden AB (+46) Total Denmark A/S (+45) Total Suomessa (+358) Total Norge AS (+47) Total Espana (+34) Total Maurice (+230) TOTAL ADDITIFS ET CARBURANTS SPECIAUX +33 (0) Contact your usual Customer Services For any other countries or affiliates, please contact your usual Customer Services Pour les autres entités ou filiales, contactez votre Service Clients habituel