Apprentissage des ERP. Prélude ERP. Version 7. Manuel d utilisation. Gérard Baglin - Groupe HEC. Février Prélude 7 ERP Manuel d utilisation

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1 Apprentissage des ERP Prélude ERP Version 7 Manuel d utilisation Gérard Baglin - Groupe HEC Février 2009 Prélude 7 ERP Manuel d utilisation i

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3 Sommaire Objet et avantages de Prélude 1 La pédagogie des ERP 1 Plusieurs niveaux d utilisation 2 Des fonctions de planification étendues 4 Des besoins matériels réduits 4 Version de démonstration 4 Étendue de la licence 4 Licence étudiant 4 Les fonctions accessibles selon le niveau de licence 4 Options complémentaires 5 Installations 6 Configuration nécessaire 6 Installation sur des postes individuels 6 Installation sur les ordinateurs des étudiants 7 Installation sur un serveur de réseau local 7 Espace de travail 8 Mises à jour 8 Composants logiciels 8 Les configurations 9 Configuration en monoposte (multiples) 9 Logiciel sur le serveur 9 Configuration multipostes 10 Dossiers et archives 12 Les dossiers et les archives 12 Récupération d un dossier Prélude 3 13 Liste des fonctionnalités 14 Gestion des données techniques 14 Gestion des ventes 14 Gestion des stocks et des achats 14 Planification 14 Ordonnancement 15 Gestion de la distribution 15 Valorisations 15 Comptabilité générale 15 La documentation 16 Les diaporamas 17 Décompression des diaporamas 18 Prélude 7 ERP Manuel d utilisation iii

4 Les exercices 19 Le cas Picaso 20 Le cas Fabric 21 Exercices thématiques 22 Exercice DRP 23 Exercices sur l analyse globale des flux 24 Le module Supply Chain 26 Le principe des jeux en temps réel sous Prélude 7 26 L'organisation des dossiers 27 Le mode de fonctionnement «temps réel» de Prélude 7 ERP 28 Les fonctions de PPilote 28 Accès au répertoire commun 29 Connexion directe au serveur 29 Accès à un répertoire réseau 30 Accès à un serveur FTP via internet 31 Le mode Client-Serveur 31 Communication avec les équipes 33 Le programme PPvisu 34 Le jeu simple 35 Les configurations de jeux 36 Jeu en chaîne de distribution 36 Jeu en supply chain industrielle 36 Jeu compétitif 37 Les exercices 37 Le jeu de la bière 37 Le jeu compétitif 38 Nouveautés de Prélude 7 ERP 40 Généralités 40 Gestion des ventes et des achats 40 PIC 41 Planification 41 Gestion des co-produits 41 Gestion des flux 41 Comptabilité Tiers 41 Comptabilité générale 41 Fonctionnement en réseau (module Supply Chain) 42 Assistance 43 Site Web 43 Prélude 7 ERP Manuel d utilisation iv

5 Objet et avantages de Prélude La pédagogie des ERP Prélude 7 ERP est un ensemble d outils pédagogiques destinés à un apprentissage approfondi des la ERP et des mécanismes de la Supply Chain. Prélude ERP est utilisé comme outil de formation par plus de 200 établissements d'enseignement. Pour une présentation générale consulter le diaporama Prélude6.PPT dans le répertoire Documentation. A la différence des logiciels opérationnels, Prélude est un logiciel destiné exclusivement à la pédagogie des ERP. Il possède la majorité des fonctions les plus courantes des ERP mais offre un accès simplifié ce qui autorise un apprentissage rapide. Il permet de démontrer l intégration des fonctions (commercial, production, achats, coûts de revient, comptabilité, ) depuis la prise de commande jusqu à l enregistrement du règlement du client. Ce logiciel est de plus accompagné de supports de cours et d exercices progressifs : cas entièrement préparés et corrigés, documentation explicite, diaporamas, Prélude ERP a pour objectif de permettre aux participants de faire le tour complet des fonctions des ERP et d en comprendre les mécanismes et les contraintes. Prélude ERP est conçu pour être utilisé de façon individuelle, chaque participant effectuant lui-même l ensemble de la démarche de gestion intégrée, via la réalisation d exercices proposés. Dès la première session de formation, le participant parvient très rapidement à la maîtrise du système et peut ainsi se concentrer sur le contenu conceptuel de la formation. Depuis la version 5, grâce à son module Supply Chain, Prélude permet maintenant une véritable mise en situation des participants en les faisant travailler en "temps réel"; elle permet également le jeu en réseau, chaque équipe de participants prenant en charge un maillon de la Supply Chain ce qui permet de démontrer les inter-relations entre entreprises. La version 6 apporte les fonctions comptables à deux niveaux : une comptabilité Tiers : facturation des expéditions avec calcul de l'escompte et de la TVA, saisie des règlements et suivi des comptes clients avec lettrage et, symétriquement, saisie des factures des fournisseurs et des paiements effectués aux fournisseurs, une comptabilité générale et analytique complète, depuis la définition des comptes jusqu'à l'établissement des documents de synthèse, avec une intégration automatique des comptabilités clients et fournisseurs et des mouvements comptables issus de la gestion industrielle (mouvements de stock, déclarations de production). Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 1

6 Plusieurs niveaux d utilisation Prélude offre la possibilité de travailler à des niveaux de complexité croissante. Plutôt que de mettre d emblée les participants devant des écrans complexes et décourageants, il est recommandé de commencer la formation au niveau élémentaire sur un exemple simple pour comprendre les mécanismes généraux avant de passer à des niveaux de complexité plus élevés. Les niveaux d utilisation accessibles dépendent de la licence acquise (voir plus bas). Prélude 7 ERP s'adapte aux besoins de chaque utilisateur en ne lui présentant que les menus et les zones nécessaires. Il est possible de commencer une formation très simplement sans que les participants ne s'interrogent sur la signification de zones inutiles. On peut ensuite leur donner aux autres fonctions quand ils maîtrisent les fonctions de base. Niveau élémentaire Ce niveau donne accès à toutes les fonctions de la GPAO de façon très simplifiée pour offrir un abord facile. Définition des articles, des nomenclatures multiniveaux, des gammes de fabrication (temps machine uniquement) Calcul des besoins avec nombreux paramètres Gestion commerciale, gestion des achats, gestion des stocks Ordonnancement à capacité finie Suivi de fabrication Comptabilité Clients et Fournisseurs Lien avec documents multimédia d'illustration Niveau intermédiaire Ce niveau apporte de nombreuses fonctions supplémentaires. Nombreuses informations complémentaires pour toutes les entités gérées Dates de validité dans les nomenclatures Notion d'atelier, temps main-d'œuvre sur les gammes, opérations continues Options supplémentaires dans le calcul des besoins Chevauchement dans le jalonnement et l'ordonnancement Commandes ouvertes à l'achat et à la vente Post-consommation Comptabilité analytique complète (définition des sections analytiques, calcul des coûts de revient prévisionnels et réels avec de nombreuses options) Plan industriel et commercial (définition d'articles familles, des ressources et de leurs capacités, nomenclatures associées, calcul des charges à long terme, éclatement des PIC) Calcul des coûts fixes et variables par article et des quantités économiques Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 2

7 Niveau avancé Ce niveau inclut des fonctions permettant de rapprocher le fonctionnement du didacticiel de celui d'un progiciel opérationnel. Gammes arborescentes Décalages MRP par les temps gammes, planification à l heure, planification des composants à l opération Gestion du personnel par qualification, effectifs variables par qualification Gestion des outillages Bibliothèque d opérations Nomenclatures de fabrication multiples Changement de nomenclature d un OF Modification des besoins sur les OF Calcul des besoins et affermissement par groupe de planification Analyse des charges par atelier, par équipe, par qualification, par outillage Fonctions étendues dans l'ordonnancement (liens entre OF par les stocks prévisionnels, prise en compte de la disponibilité des outillages, figer l ordonnancement d un OF Post-consommation à l opération EDI : communication de commandes clients / fournisseurs entre dossiers Prélude Gestion de la distribution : notion d entrepôt de distribution, ventes par entrepôt, règles de gestion par entrepôt, calcul des besoins par entrepôt, gestion des ordres de transferts,... Analyse globale des flux : estimation des rapports charge/capacité, des temps de cycles et des interférences dues au pannes ou à la maind'œuvre Fonctions pouvant être activées ou masquées Accès aux documents multimédia Calcul des coûts de revient et valorisations Plans industriels et commerciaux Gestion de la distribution EDI Analyse globale des flux Comptabilité Tiers Comptabilité générale Le mode «Négoce» Si une formation approfondie en gestion de production n est pas nécessaire, il est possible de travailler en «mode Négoce» où les fonctions de gestion industrielles sont masquées. On conserve les fonctions de vente, d achat, de gestion des stock et de comptabilité. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 3

8 Des fonctions de planification étendues Prélude ERP propose un processus de planification hiérarchisée complète. On peut entrer un programme industriel et commercial (PIC) pour ajuster les charges et capacités à long terme et l optimiser par la programmation mathématique. On procède ensuite au calcul des besoins nets à partir des prévisions de vente et des commandes clients ce qui engendre des ordres d achat et des ordres de fabrication. Ceux-ci sont jalonnés à capacité infinie et peuvent être ordonnancés à capacité finie. Des besoins matériels réduits Les bases de données très compactes : elles occupent généralement que quelques dizaines de kilo-octets. Il est ainsi possible de conserver plusieurs états successifs d un exercice. Les bases de peuvent être sauvegardées sous une forme compressée. Plusieurs postes peuvent partager une même base de données pour simuler le fonctionnement d une entreprise (voir la section Configurations). Version de démonstration Une version de démonstration est proposée gratuitement. Cette version travaille sans licence. Elle donne accès à toutes les fonctions du logiciel. Elle ne peut cependant ouvrir un seul dossier déjà préparé à des fins de démonstration : le dossier EXEMPLE. Étendue de la licence La licence accordée est une licence valable pour un seul site géographique. Il est interdit d installer Prélude avec une même licence dans plusieurs établissements d un même organisme. Licence étudiant Les établissements peuvent demander une licence temporaire pour les étudiants pour la durée d un cours. Les étudiants peuvent installer le logiciel sur leur ordinateur personnel avec cette licence. Les fonctions accessibles selon le niveau de licence Selon le niveau de licence dont vous avez fait l acquisition, vous avez accès à une étendue de fonctions différentes : Prélude niveau A Logiciel de base au niveau élémentaire + Liaison documents multimédia + Comptabilité Tiers (Clients et Fournisseurs) Prélude niveau B Logiciel au niveau intermédiaire + Comptabilité industrielle + Plans industriels et commerciaux Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 4

9 Prélude niveau C Option C Logiciel au niveau avancé + Gestion de la distribution + Liaison EDI entre dossiers + Analyse globale des flux N. B. : L'option B permet de travailler au niveau A et l'option C permet de travailler aux niveaux A ou B. De plus, dans chacune des grandes fonctions, les options disponibles dépendent également du niveau de la licence. Options complémentaires Ces options font l objet d une facturation additionnelle. Comptabilité générale Permet de traiter une comptabilité générale complète Intégration automatique des mouvements de stock et des déclaration de production dans la comptabilité. Module Supply Chain Permet d organiser des jeux en réseau entre dossiers Prélude pour simuler le fonctionnement d une supply chain. La communication entre les «entreprises» passe par l EDI. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 5

10 Installations Configuration nécessaire Le logiciel demande une configuration modeste : un ordinateur personnel de type PC, disposant d une mémoire d au moins 512 Mo, une capacité disponible sur le disque dur d environ 40 Mo, Windows 95, 98, ME, NT 3.51, NT 4.0, 2000, XP, Vista Accès à une imprimante. Installation sur des postes individuels Insérer le CD-Rom Prélude dans le lecteur et aller dans le répertoire Install. Le logiciel installant des fichiers dans le répertoire Windows, assurez-vous que vous disposez des droits d écriture nécessaires (Administrateur). Double-cliquer sur l exécutable SETUP.EXE. Si vous disposez d une licence, le fichier licence (PRELUDE.LIC) doit se trouver dans le même répertoire que le programme Setup.exe. Vous pouvez aussi copier ultérieurement le fichier licence dans le répertoire où a été installé Prélude. Suivre les instructions qui apparaissent à l écran. Si le programme d installation annonce qu un fichier plus récent est présent sur l ordinateur, répondre : Conserver le fichier existant (si vous utilisez Windows XP, quelques fichiers sont plus récents que ceux présents dans l installation qui a été préparée à partir de Windows XP). Le programme d installation crée des entrées dans le menu Programmes. Pour désinstaller le logiciel, utilisez l entrée de désinstallation qui est présente dans le menu Prélude 7 ou la fonction de Windows «Ajout/Suppression de programme» à partir du panneau de configuration. NOTA : si Prélude 6.0 est déjà présent sur l ordinateur, il est recommandé de le désinstaller avant d installer Prélude 6.5. Installation de la police codes-barres La police codes-barres Code128.TTF est copiée par le programme d installation dans le répertoire Windows\Fonts. Si elle n est pas prise en compte par le système, il faut faire l opération manuellement, c'est-à-dire copier ce fichier Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 6

11 manuellement à partir du CD-rom, répertoire Install dans le répertoire Windows\Fonts. Problème lors de l installation du serveur graphique Il peut arriver sur certaines machines que le serveur graphique ne soit pas correctement enregistré. Les feuilles contenant des graphiques ne peuvent s afficher. Microsoft fournit un utilitaire pour enregistrer et dé-enregistrer manuellement les contrôles OLE et les DLLs. Il s agit de REGSVR32.EXE qui se trouve dans le répertoire Windows\System32. La syntaxe de la ligne de commande est la suivante : REGSVR32 [/u] nom_de_fichier nom_de_fichier est le nom complet du contrôle OLE ou de la DLL. Le switch /u permet de dé-enregister le composant. Si l on ne met pas ce switch, le composant est enregistré. On doit taper dans le menu Démarrer / Exécuter la ligne suivante : REGSVR32 graphs32.ocx Le système informe que le composant est correctement enregistré ou s il a rencontré un problème. Installation sur les ordinateurs des étudiants Vous pouvez installer sur des ordinateurs appartenant au étudiants à la condition de remplacer la licence illimitée qui est fournie avec le logiciel par une licence Étudiants qui sera envoyée gratuitement sur demande. Il s agit d une licence temporaire valable pour la durée d un cours. Envoyer un à [email protected] en précisant votre numéro de licence et la date de fin du cours. Installation sur un serveur de réseau local Créer un répertoire sur le serveur (assurez-vous que vous avez les droits d écriture sur le serveur). Insérer le CD-Rom Prélude dans le lecteur et aller dans le répertoire Install. Décompresser la totalité des fichiers contenus dans le fichier Prelude7Reseau.zip dans le répertoire du serveur. Sur chacun des postes utilisateurs, il est nécessaire de copier quelques DLL dans le répertoire Windows\System32 et de les enregistrer dans la base de registre pour afficher les graphiques. Assurez-vous que vous avez les droits administrateur pendant cette opération. Lancer le programme SetupGS70.exe et accepter les options proposées par défaut. Créer sur chaque poste de travail un raccourci vers le programme Prelude.exe du serveur : Sur chaque poste, recherche Prelude.exe sur le serveur. Faire un click droit. Sélectionner l option Envoyer vers, puis Bureau (créer un raccourci). Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 7

12 Espace de travail Que l on soit en configuration monoposte ou en configuration réseau, les postes doivent disposer d un espace accessible en écriture. Celui-ci se trouve généralement sur le chemin C:\Documents and Settings\user. Prélude crée le répertoire C:\Documents and Settings\user\Application Data\Prelude dans lequel il place ses fichiers temporaires. Si ce répertoire n est pas accessible, on peut préciser un chemin avec autorisation d écriture dans la ligne de commande, exemple : K:\Prelude\prelude.exe U:\TempPP01 Il faut créer pour chaque poste un chemin d accès particulier pour éviter tout conflit. Mises à jour Des mises à jour (correction d anomalies ou fonctions complémentaires) sont proposées sur le site page Mises à jour, sous forme de fichiers compressés. Pour installer ces mises à jour, télécharger et décompresser les fichiers proposés et les copier à l endroit où ils figurent dans l installation. Composants logiciels Le logiciel PRELUDE ERP est écrit en Visual Basic 6 Édition professionnelle de Microsoft. L installation est assurée par le logiciel Setup2Go de SDS Software. La gestion de fichiers est assurée par le logiciel CodeBase 6.5 de Sequiter Software. Les sauvegardes et la restauration des fichiers sont effectuées par le logiciel DYNAZIP Max 5.0 de Inner Media. Les graphiques sont affichés grâce au logiciel de Graphics Server 6.1. L optimisation du PIC est réalisée par les routines GLPK (GNU Linear Programming Kit) distribuées sous licence GNU GPL. Veuillez consulter cette licence avant d utiliser le logiciel. Les éditions sont réalisées au moyen du générateur d'états R&R Report Writer 10.0 de Liveware Publishing. Prélude Production ne comprend pas le logiciel de définition des états. Le manuel ainsi que l'aide en ligne ont été réalisés au moyen du logiciel Doc- To-Help 6.5 de Component One. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 8

13 Les configurations Prélude autorise un fonctionnement dans de multiples configurations. Se reporter au diaporama Configurations.PPT qui se trouve dans le répertoire Documentation. Configuration en monoposte (multiples) Procéder à l installation du logiciel sur chacun des postes. Prélude 1 Prélude 2 Prélude 3 Prélude 4 Prélude 5 Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier Chaque poste travaille sur ses propres dossiers qui se trouvent sur le poste de travail, soit sur le disque dur principal, soit sur des disques annexes (clé USB par exemple). Logiciel sur le serveur Procéder à l installation Réseau. Installer le serveur graphique sur chacun des postes. Créer les raccourcis de lancement de Prélude sur chacun des postes. Prélude Serveur Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier Chaque poste travaille sur ses propres dossiers qui se trouvent sur le poste de travail, soit sur le disque dur principal, soit sur des disques annexes. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 9

14 Configuration multipostes La configuration multipostes permet de simuler le fonctionnement d un système d information en entreprise. Cependant il n existe pas de système d autorisation d accès aux fonctions selon les utilisateurs : tous peuvent utiliser toutes les fonctions. Il existe néanmoins une protection entre les fonctions : deux utilisateurs ne peuvent modifier la même fiche simultanément. Procéder à l installation du logiciel sur chacun des postes. Prélude 1 Prélude 2 Prélude 3 Prélude 4 Prélude 5 Serveur Dossier Les postes doivent avoir accès à un serveur de réseau local. Un dossier partagé doit être créé sur le serveur. Chaque poste peut intervenir sur ce dossier. Pour éviter de faire apparaître à chaque ouverture du dossier le message L unité n est pas reconnue comme un disque de l ordinateur, aller dans le menu Fichiers, fenêtre Préférences, onglet Contrôles et cocher la case Ne pas contrôler les dossiers sur réseau. L animateur peut ainsi répartir le travail de saisie entre les postes et confier à chacun le travail d une fonction de l entreprise : - Commercial - Achats - Production - Comptabilité - etc. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 10

15 On peut procéder de la même façon à partir d une installation Réseau. Serveur Serveur Dossier Le logiciel se trouve sur le serveur auquel accèdent les postes de travail. Ils travaillent sur un dossier commun placé sur le serveur. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 11

16 Dossiers et archives Les dossiers et les archives Les données de Prélude se trouvent dans un répertoire contenant 35 fichiers dont le préfixe est PP7 avec des extensions.dbf et.mdx. Ils représentent l ensemble des données relatives à une entreprise à une date donnée. Le répertoire et ses fichiers est appelé un dossier. Le répertoire d un dossier peut se trouver sur le disque d un ordinateur individuel sur un serveur sur une clé USB, disque externe, Prélude 7 permet d ouvrir soit un dossier contenu dans un répertoire (comme dans les versions antérieures de Prélude), soit des dossiers contenus dans des fichiers d archive (fichiers de sauvegarde des versions précédentes sans passer par la fonction de restauration) avec l extension.ppz (recommandé) ou.zip. A l ouverture, le dossier est décompressé dans l espace de travail de Prélude On utilisera un dossier permanent (contenu dans un répertoire) lorsque le dossier est très volumineux ou doit être partagé par plusieurs utilisateurs simultanément. Un dossier permanent doit être archivé pour des raisons de sécurité (sauvegarde). Dans tous les autre cas, il est préférable de travailler directement sur des archives car cela évite de créer de nombreux répertoires et prend beaucoup moins de place. Sur la fenêtre de gestion des dossiers, les dossiers (répertoires ou archives) au format Prélude 7 sont repérés par des icônes de couleur verte. Si le répertoire ou le fichier d archive contient un ancien dossier créé par Prélude 4, 5 ou Prélude 6, le système l ouvre et le convertit au nouveau format dans son espace de travail. Les dossiers et fichiers d archive au format Prélude 4/5 sont repérés par une icône de couleur rouge ; les dossiers et fichiers d archive au format Prélude 6 sont repérés par une icône de couleur bleue. Le dossier devra être enregistré dans un répertoire ou dans une nouvelle archive. On peut travailler sur un nombre quelconque de dossiers (on n est pas limité à un dossier par installation) mais à un moment donné, on ne peut ouvrir qu un seul dossier. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 12

17 On peut conserver les données relatives à une entreprise à des moments différents dans plusieurs dossiers. Il n y a pas de limitation de taille à un dossier (la limite théorique est de plus de 2 milliards d enregistrements). La plupart des exercices proposés sont de très petite taille : ils occupent quelques dizaines de kilo-octets. Les dossiers sont archivés dans des fichiers compressés. L extension de ces fichiers de sauvegarde est.ppz par défaut mais on peut choisir l extension.zip. Récupération d un dossier Prélude 3 Il faut en premier convertir le dossier Prélude 3 en dossier Prélude 4/5 au moyen du programme PPCONV5.EXE et procéder ensuite comme indiqué ci-dessus. Ce programme se trouve dans le répertoire où est installé Prélude. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 13

18 Liste des fonctionnalités Prélude ERP offre donc une très grande richesse dans la description des systèmes de production, dans les méthodes de planification, d ordonnancement et de valorisation de la production et des stocks et dans la tenue d'une comptabilité. Gestion des données techniques gestion des articles, gestion des nomenclatures, gestion des ressources main-d'œuvre, gestion des postes de charge et des machines, gestion des gammes de fabrication et de leurs évolutions. Gestion des ventes saisie des prévisions de vente (avec imputation des commandes reçues), module de prévision à court terme à partir d'un historique hebdomadaire, gestion des clients, enregistrement des commandes clients, expédition des quantités commandées, facturation des expéditions, enregistrement des règlements, tenue des comptes clients (lettrage). Gestion des stocks et des achats gestion des fournisseurs, passation de commandes aux fournisseurs, transformation des ordres d achat en commandes, réception des marchandises, enregistrement des factures fournisseurs et des paiements, tenue des comptes fournisseurs, saisie de nombreux types de mouvements de stock, consultation des stocks par article et par magasin, clôture des stocks. Planification définition des calendriers de fonctionnement (multicalendriers), plans industriels et commerciaux (par familles), programmes directeurs par article, calcul des besoins nets, génération d ordres de fabrication (OF) et d achat (OA) suggérés (selon les paramètres de chaque article), gestion des OF (suggérés, fermes, lancés), jalonnement des OF (à capacité infinie), lancement des OF (vérification de la disponibilité des composants), Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 14

19 analyse des charges par poste et des marges par OF. Ordonnancement chargement des OF à capacité finie au plus tôt et au plus tard, ordonnancement par règles de priorité de gestion des files d attente devant les postes (10 règles), chevauchement d opérations. Suivi de l'avancement sortie des composants, enregistrement des quantités fabriquées (pièces bonnes et rebutées) et des temps passés, analyse des opérations en attente et réalisées, clôture des ordres. Gestion de la distribution définition d'entrepôts avec un délai de transport, prévisions de vente et commandes clients par entrepôt, calcul des besoins dans les entrepôts (technique DRP), exploitation des besoins entrepôts au niveau de l'usine, expédition vers les entrepôts et réception dans les entrepôts, livraison des clients à partir des entrepôts. Valorisations gestion des centres de coût et des rubriques budgétaires, calcul des coûts standards des articles (avec un très grand nombre d options), valorisation des stocks des produits achetés au CUMP, calcul du coût réel des ordres de fabrication terminés et décomposition des écarts. Comptabilité générale définition des comptes et des journaux comptables, saisie d'écritures (avec modèles d'écriture), interrogation des comptes en détail et en cumuls, définition des états de synthèse, ventilation analytique sur les centres de coûts, clôture annuelle. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 15

20 La documentation La documentation détaillée est fournie dans le document Prelude.PDF (440 pages) qui se trouve dans le répertoire Documentation du CD-Rom. Cette documentation correspond à l aide en ligne de Prélude. Elle est accessible directement depuis le menu Aide de Prélude (Acrobat Reader doit être installé). Signification des icônes Devant certains paragraphes ou sections figurent des icônes qui spécifient la portée du texte : Niveau élémentaire : correspond aux fonctions élémentaires, Niveau intermédiaire : correspond aux fonctions présentes dans la version 3 de Prélude, Niveau avancé : correspond aux fonctions plus complexes à mettre en œuvre, Documents multimédia : fonctions liées à l utilisation des documents multimédia, Valorisations (comptabilité industrielle) : ensemble des fonctions de calcul des coûts, Plans industriels et commerciaux : détermination et optimisation des plans à long terme, Analyse globale des flux : étude des effets des phénomènes d attente dans le système de production, Gestion de la distribution : calcul des besoins de réapprovisionnement d entrepôts distants, Échange de données entre dossiers (EDI) : communication entre dossiers Prélude. Comptabilité Tiers (Clients et Fournisseurs) : création des factures et saisie des règlements, interrogation des comptes, balances. Comptabilité générale : Saisie et interrogation des écritures passées ; interrogation des comptes et des centres de coût, balance générale, comptes de résultat, bilan Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 16

21 Les diaporamas Prélude est fourni avec des diaporamas explicatifs sur chacune des fonctions. Ces diaporamas peuvent être utilisés par l animateur pour démontrer le fonctionnement du logiciel et introduire les notions essentielles qu il veut enseigner. Les diaporamas peuvent être affichés directement à partir de Prélude, menu Aide. Elles sont au format PowerPoint Elles ne peuvent être décompressées qu'au moyen du logiciel Prélude (voir page suivante). Les diaporamas disponibles sont les suivants : Informations générales Les ERP : ERP.pps (40 diapos) le cadre général de la Gestion de production : GP.pps (40 diapos) le travail sur les dossiers Prélude : Dossiers.pps (15 diapos) Niveau élémentaire Visite guidée sur le cas Picaso (10 diaporamas) Les documents multimédia : Docum.pps (11 diapos) Niveau intermédiaire Les articles : Articles.pps (26 diapos) Les nomenclatures : Nomenc.pps (38 diapos) Les fonctions de gestion des nomenclatures : NomencG.pps (13 diapos) La gestion des ressources et des gammes de fabrication : Gammes.pps (38 diapos) La gestion commerciale : Ventes.pps (18 diapos) La planification : Planif.pps (63 diapos) Les achats : Achats.pps (15 diapos) Les stocks : Stocks.pps (33 diapos) L'ordonnancement : Ordo.pps (35 diapos) Le suivi de fabrication : Suivi.pps (29 diapos) La comptabilité industrielle et les valorisations : Valor.pps (49 diapos) Le plan industriel et commercial : PIC.pps (45 diapos) Niveau avancé La fonction PDP : PDP.pps (41 diapos) Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 17

22 Les rebuts dans le système : Rebuts.pps (11 diapos) La gestion à l'affaire : Affaire.pps (14 diapos) La sous-traitance : Sous-traitance.pps (39 diapos) La distribution : Distrib.pps (35 diapos) L'EDI : EDI.pps (26 diapos) L'Analyse Globale des Flux : AGF.pps (35 diapos) La comptabilité générale ComptaGéné.pps (78 diapos) Décompression des diaporamas Les diaporamas sont fournis sous forme compressée dans les fichiers Visite.ZIP et Diaporamas.ZIP qui se trouvent dans le répertoire Prélude. Ils ne peuvent être décompressés que par le logiciel Prélude. La procédure est la suivante : 1. Lancer le logiciel Prélude et se placer sur la fenêtre de gestion des dossiers, 2. Créer éventuellement un répertoire qui recevra les présentations (bouton Créer un répertoire), 3. Cliquer sur le bouton Décompresser, 4. Entrer le mot de passe administrateur 5. Sélectionner le type de fichier ZIP, 6. Rechercher et sélectionner le fichier à décompresser dans le répertoire Prélude, 7. Cliquer sur OK. Le fichier est alors décompressé. On peut alors ouvrir la présentation.pps dans le répertoire des présentations au moyen du logiciel PowerPoint ou de la visionneuse. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 18

23 Les exercices Prélude ERP 7 est fourni avec des cas et des exercices progressifs ou thématiques. Ces exercices ne peuvent être utilisés que si l on dispose du niveau de licence adéquate. Ils sont fournis sous forme de fichiers de sauvegarde (avec l extension.ppz). Pour les utiliser, il faut d abord les restaurer dans un répertoire (à partir de la fenêtre de gestion des dossiers). Les cas sont divisés en plusieurs sessions. Les exercices abordent en profondeur un thème particulier. Options Niveau A Niveau B Niveau C Exercices de gestion de production Cas Picaso Cas Fabric Exercice PIC Exercice Valorisations Cas DRP Exercice Gestion des données techniques Exercice Ordonnancement Exercice Prévision Exercice Optimisation du PIC Exercice Gestion à l affaire Exercice Gestion de la sous-traitance Exercices Gestion de la distribution Exercice Supply chain Exercice Co-produits Exercice Planification (Prévisions, PIC, PDP, MRP) Si l on dispose de l option Comptabilité générale, on s initiera avec l exercice Balou. Pour montrer les conséquences comptables des mouvements de production et de la comptabilité tiers, on utilisera la cas PicasoCompta. Cet exercice reprend les données du cas Picaso ; l état du dossier est fourni à la fin de la session 5. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 19

24 Le cas Picaso Cet exercice est accessible au niveau élémentaire. Objectif de cet exercice : Ce cas constitue un exercice d'apprentissage de la gestion industrielle à destination des étudiants. Il s'agit d'un cas qui se veut simple et compact. Il se propose de faire progressivement découvrir les fonctions de base du logiciel Prélude ERP dans le domaine industriel et les interactions entre celles-ci (sans toutefois considérer l'ensemble des détails et particularités de mise en oeuvre de ces fonctions). L'objectif est donc une présentation unifiée des grandes fonctions du logiciel, sans considérer explicitement à ce niveau les nombreux paramètres de ces fonctions. Ce cas correspond au niveau élémentaire de Prélude 7 ERP. Dans ce cas, la plupart des données seront saisies par les étudiants eux-mêmes. La durée totale de cet exercice est de l'ordre de 5 heures. Le texte se trouve dans le fichier Picaso.pdf. Durant cet exercice, un modèle simplifié d'un système de production sera construit et saisi, et la gestion des flux sera assurée sur un certain horizon temps. L'énoncé se divise en sessions de travail qui constituent les différentes étapes de la mise au point et de l'exploitation d'une gestion de production. Les premières sessions consistent essentiellement à saisir les données techniques décrivant l'usine considérée. Ensuite, ces données seront exploitées afin de piloter l'activité de production. Il comprend 10 sessions : Session 1 : Saisie des articles Session 2 : Gestion des nomenclatures Session 3 : Postes de charge et gammes de fabrication Session 4 : Stockage et mouvements de stock Session 5 : Entrée des commandes clients Session 6 : Calcul des besoins nets Session 7 : Le traitement des achats Session 8 : Ordonnancement Session 9 : Lancement et suivi de fabrication Session 10 : Expédition des commandes clients et facturation Pour chaque session, une «visite guidée» est proposée sous forme de diaporamas (fichiers Visite00.ppt à Visite 10.ppt). Ce cas est accompagné d un corrigé qui présente les réponses posées dans le texte de l exercice. De plus, l état du dossier en fin de chaque session est fourni sous forme de fichiers de sauvegarde (PicasoXX.ppz). Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 20

25 Le cas Fabric Cet exercice est accessible au niveau intermédiaire. Objectif de cet exercice : Ce cas constitue un exercice complet d apprentissage de la structure générale d une gestion de production. Il s agit d un cas qui a pour objectif d illustrer dans le détail les principales fonctionnalités d une gestion de production, les interactions entre celles-ci et ainsi que la complexité de mise en œuvre de ces outils de planification. Cet exercice explore les fonctionnalités du niveau Intermédiaire de Prélude 7 ERP. Dans ce cas, toutes les données seront saisies par les étudiants eux-mêmes, ce qui permet d illustrer les difficultés de saisie et de tenue des bases de données nécessaires à la planification et à la gestion de la production. La durée totale de cet exercice est de l ordre de 20 à 30 heures. Ce cas est accompagné d un ensemble de questions qui permettent aux étudiants de mieux situer chacune des fonctions ou manipulations demandées dans la logique générale de la gestion de production. Un corrigé donne les réponses à la plupart de ces questions. De plus, les fichiers solutions des différentes étapes de l exercice sont fournis (sous les noms Fabric0.ppz, Fabric01.ppz, ). Il se déroule en 13 sessions : Session 1 : Saisie des articles Session 2 : Gestion des nomenclatures Session 3 : Postes de charge, Gammes de fabrication pour les articles fabriqués, Informations concernant les fournisseurs pour les articles achetés Session 4 : Valorisation des coûts variables des articles Session 5 : Calcul des plans directeurs Session 6 : Stockage et mouvements de stock Session 7 : Procédure de calcul des besoins pour les approvisionnements Session 8 : Procédure de calcul des besoins en production Session 9 : Ordonnancement : la planification des opérations sur les machines Session 10 : Lancement et suivi de fabrication Session 11 : Valorisation des coûts standards des articles, Matières, Main d œuvre directe, Frais directs d atelier Session 12 : Amortissements des machines, Frais indirects et les unités d œuvre, Frais généraux ou périodiques Session 13 : Écarts et analyse Un corrigé fournit les réponses aux questions posées dans le texte de l exercice. On utilisera avec profit les diaporamas proposés. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 21

26 Exercices thématiques En dehors des exercices complets se déroulant sur plusieurs sessions, voici quelques exercices thématiques dans lesquels une seule fonction est étudiée qui peuvent être traités en une demi-journée. Certains sont basés sur la problématique du cas Fabric. Le matériel ainsi que les données de base se trouvent dans le répertoire Exercices thématiques du CD-Rom. Niveau intermédiaire Exercice sur l établissement des plans industriels et commerciaux (sousrépertoire PIC) Exercices sur le calcul des coûts de revient (sous-répertoire Valorisation) Exercice sur l ordonnancement (sous-répertoire Ordonnancement) Exercice élémentaire sur l analyse globale des flux (sous-répertoire Analyse Globale des Flux) Niveau avancé Exercice sur la gestion des données techniques (sous-répertoire Données techniques) Exercice sur la planification (sous-répertoire Planification) Exercice sur la prévision (sous-répertoire Prévision) Exercice sur l optimisation du PIC (sous-répertoire Optimisation du PIC) Exercice sur la distribution (sous-répertoire Distribution) Exercice sur la DRP (sous-répertoire DRP) Exercices avancés sur l analyse globale des flux (sous-répertoire Analyse Globale des Flux) Exercice sur la sous-traitance (sous-répertoire Sous-traitance) Exercice sur la gestion des co-produits (sous-répertoire Co-produits) Exercice sur la gestion à l affaire (sous-répertoire Affaire) Comptabilité générale Exercice de tenue d une comptabilité (sous-répertoire Comptabilité) Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 22

27 Exercice DRP Pour accéder aux fonctions de gestion de la distribution, il faut disposer de la licence de niveau C. Objectif de cet exercice : Comprendre et comparer deux méthodes de gestion de réseaux de distribution : - la méthode classique du système de gestion des stocks à point de commande, - la méthode D.R.P. (Distribution Requirements Planning) qui vise à anticiper les besoins à partir de prévisions de vente. Les premiers systèmes utilisés pour la planification de la distribution étaient basés sur les principes du point de commande. La première session du jeu consiste à déterminer les paramètres du système en point de commande de chacun des sites. Dans la deuxième session, la technique du point de commande est utilisée pour piloter la distribution pendant quelques jours. Des commandes de clients vont être passées tous les jours auprès des entrepôts sous la forme de messages informatiques (EDI). Elles seront expédiées à partir du stock existant. Les demandes de réapprovisionnements seront passées auprès de l usine qui devra les livrer à partir de son stock de produits finis. Les réceptions de marchandises seront faites. Dans la troisième session, la technique du DRP est utilisée pour générer le plan de réapprovisionnement sur le même jeu de donnée que les sessions précédentes. L objectif est de comprendre la logique DRP. Dans la quatrième session, la technique du DRP est mise en œuvre pour piloter la distribution pendant quelques jours sur le même jeu de donnée. Le fonctionnement reste relativement similaire à la session 2. L objectif est de comprendre la méthode DRP et d en dégager les avantages et inconvénients par rapport à la technique du point de commande. Dans la cinquième session, la technique du DRP est mise en œuvre pour planifier la distribution sur deux articles en parallèle et dans un contexte plus large qu uniquement planifier le réapprovisionnement d entrepôts. On inclut la planification plusieurs aspects physiques à la distribution comme le stockage et le de transport. Dans la sixième session, la technique du DRP est mise en œuvre avec le MRP pour planifier la distribution et la production sur deux articles en parallèle. L ensemble du matériel relatif à cet exercice se trouve dans le répertoire DRP. Il comprend les solutions aux questions de la première session sous forme de fichier Excel. Des diaporamas accompagnent chaque session. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 23

28 Exercices sur l analyse globale des flux Pour accéder aux fonctions d analyse globale des flux, il faut disposer de la licence de niveau C. Objectif de l analyse globale des flux Les systèmes de production présentent des dynamiques complexes, qui ne peuvent être capturées par une formule simple : des produits multiples passent de postes de charge en postes de charge, nécessitant diverses ressources de production, des phénomènes de pannes ou d absence d opérateurs pouvant perturber tout ce processus. Une approche d'analyse possible, mais lourde et longue à exploiter, consiste à simuler le système (via un module de planification hiérarchisée par exemple). Une alternative est de capter les dynamiques (complexes) de ces systèmes industriels à l'aide d'équations mathématiques issues de la théorie des files d'attente. L'idée de base consiste à construire un modèle mathématique du système de production qui permette d'analyser les flux en termes taux de charges, délais et en-cours. Ce type d'analyse enrichit les analyses traditionnelles basées uniquement sur les rapports charges/capacités. La base théorique permettant ce type d'analyse est la théorie des files d'attente, qui permet d'évaluer les performances d'un système industriel en termes d'en-cours et de délais, à partir des données techniques standards. Il est donc possible, via cette technique de modélisation, d'évaluer de manière prévisionnelle (sans aller jusqu'à un ordonnancement détaillé) les niveaux d'encours, les délais et temps d'attente ainsi que les taux d'utilisation effectif des équipements. Ces délais pourront donc être exploités dans l ensemble de la gestion des flux (en particulier pour le paramétrage du calcul des besoins). Les informations de base concernent les articles à fabriquer, les gammes de production, les ressources (personnel, équipements,..), les phénomènes de lots, les aléas divers (fluctuations des temps opératoires, pannes, temps d'attente,...), les rebuts, les mécanismes de chevauchement, etc. L'utilisation de méthodes de résolution numériques approchées permet d'évaluer les performances en un temps calcul très court. Ces méthodes se décomposent en trois modules connectés : un module d analyse de la disponibilité effective des équipements en tenant compte des phénomènes de pannes et réparations, un modèle d analyse des temps perdus suite à l indisponibilité d opérateurs pour réaliser une opération de réglage ou de production et enfin un modèle global d analyse des flux sur chaque ressources de production (intégrant bien entendu les résultats obtenus par les deux modules précédents). Les modèles mathématiques utilisés sont les méthodes d analyse des réseaux ouverts généraux de files d attente multi-serveurs et des réseaux fermés correspondants. Les sorties de ces module incluent des rapports sur les taux de production, les taux d'utilisation des ressources, la longueur des files d'attente et des en-cours, les temps d'attente. Bien que les seules valeurs de ces rapports soient des valeurs moyennes, l'expérience a montré qu'en général cela suffit pour dimensionner les systèmes industriels. Documentation Consulter la documentation détaillée : AGF.PDF Ce fichier se trouve dans le répertoire Documentation. Consulter le diaporama AGF.PPT. Ce diaporama est contenu dans le fichier AGF.zip du répertoire Diaporamas. Décompresser le en utilisant la procédure décrite ci-dessus. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 24

29 Les exercices Exercice élémentaire (accessible au niveau intermédiaire de Prélude) : Fichier à restaurer : AGF0.ZIP Texte de l'exercice : AGF0.PDF Exercice intermédiaire (accessible au niveau avancé de Prélude) : Fichier à restaurer : AGF1.ZIP Texte de l'exercice : AGF1.PDF Exercice avancé (accessible au niveau avancé de Prélude) : Fichier à restaurer : AGF2.ZIP Texte de l'exercice : AGF2.PDF Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 25

30 Le module Supply Chain L utilisation suppose d une part de disposer d un réseau local auquel auront accès les participants et d autre part, d une licence particulière. Une description complète de ce module est fournie dans le fichier PPilote.pdf qui se trouve dans le répertoire Documentation. Consulter le diaporama PreludeSC.PPT qui se trouve dans le répertoire Documentation. Il est possible de jouer en réseau à travers internet ou à partir d ordinateurs équipés de la technologie WiFi. Pour cela, il faut installer le logiciel Clientserveur (voir plus bas). Le principe des jeux en temps réel sous Prélude 7 Ce dispositif était l un des principales nouveautés de Prélude 5. Il permet de mettre les étudiants en situation comme s ils devaient gérer une véritable production. Les étudiants doivent travailler sur des dossiers déjà préparés. Dans ce mode, on utilise largement les fonctionnalités d EDI qui permettent l échange de données entre plusieurs dossiers Prélude. Prélud Entreprise Prélud Entreprise Prélud Entreprise Prélud Entreprise Prélud Fournisseur Animate Prélude Prélud Client Le pilotage du jeu se fait au moyen du programme PPilote qui est réservé à l'animateur. L ensemble de la chaîne travaille «en temps réel» : toutes les entreprises sont à la même date. C est l animateur qui fait progresser le temps au moyen du programme PPilote pour simuler un véritable fonctionnement en temps réel. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 26

31 Les équipes ne peuvent tricher en modifiant leurs données techniques, leur calendrier, leurs stocks ou leurs capacités de production. La date ne peut être modifiée dans Prélude. Chaque équipe gère son entreprise grâce à Prélude Production. Elle doit planifier sa production et ses achats pour satisfaire les commandes de ses clients qui lui parviennent par le réseau et elle passe des commandes à ses fournisseurs à travers le réseau. Pendant chaque période du jeu, les équipes doivent satisfaire des commandes de leurs clients (qui arrivent par EDI), passent des commandes à leurs fournisseurs (qui sont transmises par EDI). Ils prennent des décisions relatives à la production à chaque période pour aboutir à un ordonnancement d OF lancés. Celui-ci représente la production qui sera effectivement réalisée (on suppose que les standards seront respectés). Pour simuler plus simplement une chaîne d'approvisionnement, on peut placer Prélude en mode "Négoce" ce qui masque toutes les fonctions de gestion de production. Objectifs pédagogiques L'organisation des dossiers Mettre les participants en situation de décision d achat et de production, Définir des politiques d approvisionnement et de production, Apprendre à travailler en «temps réel», dans un temps limité et sans possibilité de revenir en arrière, Comprendre les enjeux d une gestion globale de la supply chain. Les dossiers Prélude de chaque équipe sont des sous-répertoires d'un répertoire "Jeu" (exemple : REDIX_SC) placé sur un serveur de telle sorte qu'il soit accessible par toutes les équipes. Chaque équipe ouvre donc son dossier Prélude sur le serveur. Chaque dossier peut être protégé par un mot de passe de telle sorte qu'une équipe ne modifie pas le dossier d'une autre équipe. Le répertoire "Jeu" contient de plus les fichiers EDI de communication entre les équipes. Le programme Ppilote sauvegarde et restaure l'ensemble d'un jeu, c'est-à-dire le répertoire "Jeu" et ses sous-répertoires. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 27

32 Le mode de fonctionnement «temps réel» de Prélude 7 ERP Les fonctions de PPilote Le mode de fonctionnement «Temps réel» limite certaines fonctions de telle sorte que les équipes ne puissent modifier les données relatives au jeu. Il n est pas possible de modifier la date courante. Il est interdit de dupliquer, renommer, réinitialiser le dossier. Les données techniques (tables, calendriers, sections, qualifications, postes de charge, gammes, articles, nomenclatures, clients et fournisseurs) ne sont accessibles qu en consultation seulement. Les règles de gestion des articles peuvent être modifiées non pas à partir de la fiche Article mais à partir de l option «Règles de gestion» qui figure en tête du menu Planification. Il est interdit de passer directement des mouvements de stock et d effectuer une clôture des stocks. Les réceptions ne peuvent intervenir qu à travers la fonction EDI. Il est interdit de créer une nouvelle indisponibilité de machine, ni de modifier ou de supprimer une indisponibilité existante. Il est interdit d effectuer manuellement des sorties de composants sur OF ou d effectuer une entrée en stock d un OF. Pour les sorties de composants, c est donc la post-consommation qui sera systématiquement et automatiquement mise en œuvre. L entrée en stock sera faite automatiquement dès qu une quantité est déclarée à la dernière opération d une gamme. Il n est pas possible d effectuer directement des déclarations de production. Celles-ci ne peuvent s effectuer qu au moyen de la fonction de Déclarations automatiques (menu Suivi). Cette fonction déclare toutes les fabrications ordonnancées sur des OF lancés jusqu à la veille du jour courant. En revanche, toutes les autres fonctions sont disponibles, en particulier, on peut effectuer une planification complète (calcul des besoins, jalonnement et calcul des charges, affermissement des OF, lancement, ordonnancement). Le bouton Terminé! informe l animateur que l équipe a effectué l ensemble des opérations de la journée. Un jeu se compose d un ensemble de dossiers Prélude qui figurent à l intérieur d un même répertoire de jeu. Le programme PPilote permet de gérer l ensemble des dossiers d un jeu. Il est réservé à l animateur. C est grâce à lui que l on pourra passer les dossiers des participants en mode «temps réel» ou au contraire les faire repasser en mode «libre». Le mode «libre» permet de préparer les dossiers ou de les modifier en cours de jeu. De plus, il donne un accès direct à quelques fonctions de Prélude sur les dossiers de participants. Au lancement du programme, il est demandé un mot de passe (pour éviter que des participants ne changent de mode de fonctionnement). Entrez le mot de passe qui vous a été communiqué. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 28

33 Consulter la documentation dans le fichier PPilote.pdf (répertoire Documentation). Cliquer ici pour changer la date Mode libre ou Temps réel Dossier Entreprise Professeur Accès au répertoire commun Prélude 1 Prélude 2 PPilote Prélude 3 Prélude 4 Internet / WiFi Serveur Jeu 1 Jeu 2 Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier Quatre solutions peuvent être mises en œuvre selon l infrastructure informatique disponible : Connexion directe au serveur Si les ordinateurs sont connectés directement au réseau local et qu ils «voient» des disques réseau repérés par une lettre, sélectionner le «disque» qui contient le répertoire du jeu. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 29

34 Repérer le répertoire qui contient le dossier sur lequel le groupe doit travailler et cliquer sur Ouvrir. Accès à un répertoire réseau L administrateur du réseau peut créer un espace partagé sur un serveur : par exemple \\serv-proconseil\prelude Chaque poste doit s identifier sur cet espace : il faut passer par démarrer => exécuter Il faut ensuite définir un lecteur réseau : à partir de l explorateur de fichiers, menu Outils => Connecter un lecteur réseau Entrer le nom de l espace qui a été défini, par exemple \\serv-proconseil\prelude Sélectionner la lettre identifiant le lecteur (accepter la lettre par défaut). Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 30

35 Le lecteur défini sera vu dans la fenêtre de sélection des dossiers de Prélude. Nota : on peut accéder à cet espace via le WiFi. Accès à un serveur FTP via internet Les bases de données du jeu peuvent être placées sur un serveur FTP mais il faut faire apparaître le serveur comme un lecteur réseau. Cela peut être obtenu en utilisant le logiciel WebDrive. Le lecteur se trouvera dans la liste déroulante des lecteurs de la fenêtre de sélection du dossier. Le mode Client-Serveur Cette solution est plus lourde à mettre en œuvre. Consulter le diaporama PreludeCS.PPT dans le répertoire Documentation. Ce mode permet de jouer en réseau à travers internet ou à partir d ordinateurs connectés au réseau local par la technologie WiFi. Consulter le diaporama PreludeCS - Installation.PPT qui se trouve dans le répertoire Documentation. Tous les dossiers se trouvent sur le serveur sur lequel on aura installé le logiciel serveur. Le serveur doit disposer d une adresse IP fixe. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 31

36 Il faut donner les autorisations d accès nécessaires de telle sorte que les ordinateurs des participants puissent accéder au serveur. Le logiciel Prélude doit être installé sur chacun des ordinateurs. Il faut de plus copier une DLL particulière dans le répertoire qui contient le logiciel. Installation du logiciel sur le serveur Créer un répertoire sur le serveur. Copier le contenu du répertoire CB_Server du CD-Rom dans ce répertoire. Les jeux seront contenus dans des sous-répertoires du répertoire du serveur. CB_SERVEUR Contient le logiciel serveur et quelques fichiers de configuration Jeu 1 Dossier 1 Dossier 2 Dossier 3 Dossier 4 Contient les 35 fichiers du dossier Jeu 2 Dossier 1 Dossier 2 Repérer l adresse IP du serveur selon la procédure suivante : Cliquer sur Démarrer, puis Exécuter Entrer cmd et valider. La fenêtre de commande s affiche. Taper alors ipconfig et valider. Noter le numéro de l adresse IP qui sera demandé lors de la connexion de Prélude, de PPilote et de PPvisu. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 32

37 Lancement du logiciel serveur Pour lancer le logiciel serveur, double-cliquer sur le programme S4Server.exe. Il affiche le nombre de connections, le nombre de bases ouvertes, etc. Il peut aussi être lancé comme un service sous en double-cliquant sur S4service.exe. Installation sur les ordinateurs des participants Prélude 6 doit être installé normalement sur l ordinateur de chaque participant. Il faut copier la dll c4dll.dll spécifique au mode client-serveur (longueur 348 ko) dans le répertoire qui contient Prelude.exe. Cette DLL se trouve dans le répertoire CB_Server du CD-Rom. Pour revenir au mode de fonctionnement local, supprimer cette dll du répertoire Prélude.. Procéder de même pour PPilote sur l ordinateur de l animateur. Lorsque l on lance Prélude (et PPilote et PPvisu), le système demande l adresse IP du serveur : Communication avec les équipes Lorsque le jeu se déroule dans un lieu unique, la communication avec les équipes ne pose naturellement pas de problème. En revanche, lorsque le jeu se déroule à distance, il faut pouvoir communiquer (démarrage, connexion, délai de prise de décision, ). Le meilleur moyen consiste à utiliser une messagerie instantanée (MSN par exemple). L animateur doit disposer des adresses de chaque équipe pour leur envoyer des instructions mais les équipes ne doivent pas communiquer entre-elles. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 33

38 Le programme PPvisu Le programme PPvisu.exe est à la disposition des participants au jeu. Il permet de surveiller l état du réseau de dossiers comme PPilote mais ne permet pas d intervenir. Lancer PPvisu.exe. Il ne demande pas de mot de passe. Sélectionner le répertoire Jeu. Les équipes voient ainsi quelles entreprises sont prêtes et quelles entreprises n ont pas encore terminé leurs opérations. PPvisu permet aussi de visualiser l effet des décisions des équipes à travers le menu Récapitulations. Ce menu n est pas accessible pendant le déroulement du jeu. En fin de jeu, l animateur donne accès aux historiques des décisions : dans PPilote, menu Fichiers, cliquer sur Activer PPvisu. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 34

39 Le jeu simple Le jeu simple permet de se familiariser avec les procédures d EDI entre dossiers. Il est destiné à être utilisé par l animateur sur un poste de travail. Les documents correspondants se trouvent dans le répertoire JeuSimpl. Le jeu simple est décrit dans le texte Jeusimpl.pdf et dans le diaporama JeuSimpl.ppt. Suivre les instructions. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 35

40 Les configurations de jeux Plusieurs configurations de jeux sont possibles Jeu en chaîne de distribution On démontre l effet «coup de fouet» (amplification des fluctuations). Un bon exemple est le «jeu de la bière» proposé ci-après. Jeu en supply chain industrielle Les équipes font partie d une chaîne logistique qui doit satisfaire les besoins d un client. Elles doivent apprendre à collaborer. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 36

41 Jeu compétitif Toutes les entreprises sont au départ dans la même situation et reçoivent les mêmes commandes à servir. Les équipes doivent planifier au mieux leur production pour éviter les retards de livraison Les exercices Deux jeux sont proposés sur le CD-Rom. Le jeu de la bière Fondamentalement l objectif de ce jeu est de montrer comment améliorer les performances d une chaîne logistique. En particulier on illustre ici les différents mécanismes qui déstabilisent les flux dans un tel système et, par là-même, entraînent une détérioration des performances logistiques, se traduisant par une baisse de la qualité et/ou un accroissement du niveau moyen des stocks. Un des points clés mis en évidence par le jeu de la bière est l importance de l information : on montrera que l information concernant les niveaux de stocks, les commandes et livraisons en cours, les ventes futures, les promotions éventuelles, constitue un levier-clé d amélioration sensible des performances. Cette information permet notamment de - réduire la variabilité des flux au sein de la chaîne logistique - permettre aux fournisseurs de mieux prévoir leurs flux - mieux coordonner les stratégies d approvisionnement, production et distribution dans l ensemble de la chaîne logistique - réduire stocks et délais - accroître la qualité de service. Il est important d identifier les méthodes et outils permettant de contrôler l accroissement de variabilité du flux au sein de la chaîne logistique. Cinq causes principales peuvent être identifiées : - le processus de prévision des besoins (à chaque niveau de la chaîne). Fondamentalement, on peut prouver que le couplage entre une politique de gestion de stock et une méthode de prévision dynamique (comme le lissage Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 37

42 exponentiel) utilisée pour estimer à chaque période la demande moyenne et la dispersion de cette demande conduit à des flux d approvisionnement plus variables que les flux de demande observés. Ce phénomène provient tout simplement de l impossibilité, faute d information complémentaire, pour le prévisonniste à savoir exactement si une fluctuation de demande correspond à un aléa ou au contraire est annonciatrice d un changement durable. - La taille du délai d obtention, qui induit de fait l horizon de prévision nécessaire, et l on sait que plus l horizon augmente et plus l erreur de prévision s accroît. - Les politiques de lotissement, liées à des tailles de lots minimum pour l approvisionnement (système de recomplètement avec seuil) ou optimum (formule de Wilson), ou pour la production, en liaison avec les pertes de capacité induites par des temps de changement de série. La présence de tels lots induits des flux irréguliers. - Les fluctuations de prix. Ces fluctuations peuvent dépendre du temps (périodes de promotion par exemple) ou de la quantité commandée (rabais sur quantité). Ces fluctuations provoquent elles aussi des périodes de fortes commandes et des périodes de faibles commandes, déstabilisant les flux. - Stratégie d accroissement de commandes en période de rupture chez le fournisseur. De telles stratégies sont fréquentes lorsqu un produit risque d être en rupture. Dans ce cas, il est anticipé de recevoir une livraison qui soit une fraction de la commande passée. On notera qu on ne prend pas en compte, dans cette analyse, la problématique de synchronisation des flux en vue d assemblage (problématique supposée résolue via MRP), mais simplement l étude de la dynamique de chacun des flux. L ensemble du matériel se trouve dans le répertoire JeuBiere du CD-Rom. Le jeu compétitif L objectif de ce jeu est de montrer comment paramétrer une gestion de production et mettre en œuvre la gestion des flux dans une entreprise fictive, et ce sur un horizon fixé. Des données identiques seront ainsi proposées en même temps à différents groupes de participants qui pourront comparer les performances de leurs approches respectives. En particulier on illustre ici les choix de base à réaliser lors de la structuration de la gestion des flux (production-sur-prévision vs production-à-la-commande), les paramètres de gestion à se fixer (stocks de sécurité, tailles de lots, équilibrages charge/capacité) et enfin les arbitrages à faire en temps réel en fonction des ventes effectives (choix des priorités) et le bouclage de la planification afin d intégrer les écarts entre réel et planifié. L exercice d'apprentissage décrit ici est basé sur un exemple très simple, qui possède toutefois l ensemble des éléments nécessaires pour mettre en évidence les mécanismes fondamentaux recherchés ici. On peut mettre en compétition jusqu à 8 équipes de 2 à 3 participants. Ce jeu compétitif est divisé en plusieurs sections : Découverte de la problématique : 1 heure 1. présentation générale de la problématique d entreprise et du problème de gestion des flux à résoudre 2. présentation, via Prélude ERP, des données techniques correspondant au problème posé. Afin d alléger au maximum le travail des compétiteurs, ces données techniques ont été préalablement saisies dans Prélude Production Conception d une logique globale de gestion des flux : 1 heure Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 38

43 1. sélection du mode de gestion des flux pour les articles (production sur prévision ou production à la commande, choix des stratégies d ordonnancement et de priorités) 2. paramétrage de la GP (choix des tailles de lots en fonction des équilibres charges/capacité souhaité, évaluations de délais de réalisation des OF, choix des niveaux de stock de sécurité, ) Illustration des différentes étapes opérationnelles à mettre en œuvre à chaque période du jeu compétitif : 1/2 heure 1. découverte du processus de réception des lignes de commande, de création des commandes clients associées et d expédition de ces commandes à partir du stock disponible, 2. découverte du processus de planification et de production, via la réalisation d une période de production (avant arrivée de la première commande) pour initialiser les stocks de produits finis (PF1 et PF2) et en-cours (SENSCO) suivant les objectifs de stocks choisis par chaque participant. Réalisation de la gestion des flux en temps réel sur un horizon donné (du 01/01/2003 au 27/01/2003) : 2 heures Pour chacune des périodes du jeu compétitif, en fonction des commandes réelles transmises à chaque période par EDI et selon la logique générale de gestion des flux déterminée au point précédent, 1. déclarations de production et entrées en stocks des fabrications de la veille 2. acceptation ou refus des commandes périodiques, 3. expédition des commandes réalisées et réalisation des ventes (et du chiffre d affaires!) 4. calcul et génération d éventuels nouveaux ordres de fabrication 5. lancement et suivi des ordres de fabrication en-cours, selon des règles de priorité optimisées Analyse de performances de chaque équipe par l animateur A l issue des périodes simulées, l animateur évalue et compare les stratégies et performances des différents participants. En particulier, les indicateurs visualisés seront : 1. le chiffre d affaires réalisé, 2. les retards de livraison et les pénalités associées, 3. le niveau moyen des stocks et en-cours. L ensemble du matériel se trouve dans le répertoire JeuComp du CD-Rom. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 39

44 Nouveautés de Prélude 7 ERP Généralités Interface redessinée Accès rapide à toutes les fonctions ; possibilité de créer une liste d'accès rapide aux fonctions les plus utilisées (favoris) Gestion automatique de l'emplacement des fichiers temporaires pour fonctionnement en réseau local Possibilité de choisir le premier jour de la semaine Possibilité de choisir le format d affichage des dates Ouverture automatique des dossiers PP4/5/6 et des sauvegardes PP4/5/6 Affichage du tableau des valeurs sur de nombreux graphiques Accès à la liste des factures en saisie de règlements clients et fournisseurs Affichage de la répartition des coûts de fabrication sur la fenêtre Article Affichage des numéros de semaine ou de noms de mois réduits Appel étendu de documents multimédia (et de tous documents ou applications) Appel direct du manuel d utilisation Affichage direct des diaporamas de présentation des fonctions Impression de codes-barres sur les éditions (Code 128) qui permet une lecture des informations au moyen d un lecteur de codes-barres Gestion des ventes et des achats Notion de catégorie de client / fournisseur (utilisé en comptabilité) Ajout d'un tri par client ou fournisseur sur les listes des lignes de commandes clients ou fournisseurs et sur les OA Duplication de commandes clients et fournisseur Incorporation directe de plusieurs ordres d'achat dans les commandes fournisseur Possibilité d'annuler une commande Affichage du disponible à la vente en saisie de ligne de commande client Taux de remise par client et fournisseur, modifiable par ligne de commande Gestion des retours clients et fournisseurs Nouvelle gestion à l'affaire Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 40

45 PIC Récapitulation des plans directeurs Calcul du PIC en marge Éclatement des prévisions selon les jours ouvrables Module de prévision à moyen terme calcul complet des coûts des articles Famille et des articles Ressource définition de contraintes de comportement sur les articles Famille et les articles Ressource contrôle de cohérence du PIC valorisation globale du PIC optimisation du PIC sous contraintes avec des variables continues (programmation linéaire) ou entières (Mixed Integer Programming) Planification Notion d'article directeur (cf. fonction PDP) Possibilité de gérer tous les ordres à partir du programme directeur de l'article Calcul des charges globales et détaillées des articles directeurs Ordonnancement des articles directeurs Module de prévision à court terme Gestion des co-produits Définition d'un type d'article co-produit Calcul des besoins particulier Mouvements d'entrée des co-produits Gestion des flux Gestion des retours clients ou fournisseurs (et transmission par EDI des retours) Nouvelle gestion de la sous-traitance Nouvelle gestion à l affaire Liste des écarts sur prix d achat Comptabilité Tiers Création des factures et des avoirs à partir des bordereaux de livraison/réception Définition des taux de TVA Possibilité d'ajouter des lignes d'articles de prestation Saisie des règlements Interrogation des comptes clients et fournisseurs Balance Clients/Fournisseurs Échéanciers Clients/Fournisseurs Comptabilité générale Définition du plan comptable Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 41

46 Définition des journaux comptables Importation/Exportation d'une structure comptable Création automatique de tous les mouvements comptables - à partir des factures et règlements client/fournisseurs - à partir de tous les mouvements de stock - à partir des déclarations de production Saisie/Modification d'écritures Édition des documents comptables - généraux - par centre de coût Fonctionnement en réseau (module Supply Chain) Possibilité d'accès via internet (accès par WiFi et à distance) Transmission des factures et règlements via EDI Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 42

47 Assistance En cas de difficultés, consulter le site web pour y rechercher les réponses éventuelles à vos questions. Vous pouvez y déposer un rapport de bogue ou nous faire des suggestions. Pour les problèmes commerciaux, contacter [email protected]. Pour les problèmes concernant le fonctionnement du logiciel, contacter [email protected]. Pour les problèmes concernant les exercices, contacter [email protected]. Préciser dans votre message : Le système d exploitation utilisé et la configuration mise en œuvre Le numéro de version du logiciel, La nature de la difficulté rencontrée, Les circonstances de l erreur ou de l anomalie (joindre éventuellement des images d écran), Joindre le dossier sur lequel l erreur ou l anomalie est survenu sous forme de sauvegarde (dossier.ppz). Site Web Un site Web est à votre disposition à l adresse Il contient les dernières mises à jour et vous informe des nouveautés. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 43