Check-list destinée aux clients de la SaarLB aux fins de migration vers le schéma de paiement SEPA

Transcription

1 Check-list destinée aux clients de la SaarLB aux fins de migration vers le schéma de paiement SEPA Mise à jour de juillet 2013 Si vous avez d autres questions sur la migration vers le SEPA, n hésitez pas à contacter : Pia Kuhn Eric Waller Tél. : ++49 (0) Tél. : ++49 (0) Courriel : pia.kuhn@saarlb.de Courriel : eric.waller@saarlb.de

2 Organiser la migration vers le SEPA date Désigner un responsable SEPA : Planifier la migration Migration à une date fixe : Migration successive jusqu au 01/02/2014 Jusqu au Etablir un calendrier Nous recommandons de procéder à la migration d ici l automne 2013, au plus tard d ici le 31/01/2014. Analyse des flux de paiements et de la structure des opérations de paiement Analyser tous les secteurs procédant à des opérations de paiement et les intégrer dans la migration vers le SEPA Comptabilité financière Ressources humaines Analyser tous les types d ordres importants pour le SEPA aux fins de migration Virements en * Prélèvements en * Paiements étrangers en * * dans l espace SEPA : 28 Etats membres de l UE, autres Etats membres de l EEE Islande, Liechtenstein, Norvège ainsi que la Suisse et Monaco Les modes de présentation que vous utilisez jusqu à présent sont-ils compatibles avec le schéma SEPA? en ligne sans support papier par EBICS Les types d ordres EBICS CCM, CCT, CDB, CDD peuvent être utilisés dans le cadre de la présentation de paiements SEPA et sont déjà enregistrés auprès de votre SaarLB; à solliciter éventuellement dans d autres banques gérant les comptes. Les types d ordres CCC, CDC, C2C sont des «formats conteneurs» et ne fonctionnent que si les paiements SEPA sont présentés par le biais d unités centrales de traitement. Opérations bancaires en ligne par Internet par logiciel Votre SaarLB proposera également les fonctions de paiement (virement et prélèvement) pour le schéma de paiement SEPA à partir de la mi-2013 ou de l automne Centre informatique (par ex. Datev) Les centres informatiques respectifs procèdent aux travaux préparatoires techniques de manière centralisée et en temps requis. Contactez éventuellement votre conseiller fiscal sur ce point. 2

3 date Sans support papier par disquette La SaarLB annulera ce mode de présentation dans le cadre du schéma SEPA ; engager la migration vers les opérations bancaires en ligne la gestion électronique du compte (EBICS) Sur support papier Utilisation des nouveaux virements SEPA Vérifier le traitement centralisé de paiements SEPA nationaux et transfrontaliers depuis l Allemagne aucun besoin autres mesures : Adapter la correspondance commerciale Correspondance faisant référence aux données des comptes (IBAN, BIC) Facture (IBAN, BIC, information préalable sur le prélèvement, formulaire) Mise en demeure (IBAN, BIC) Utiliser les nouveaux formulaires En cas d utilisation de mandats de virement, passer suffisamment tôt aux mandats de virement SEPA ; vous pouvez vous les procurer auprès de votre SaarLB. Vérifier la compatibilité des systèmes informatiques avec le schéma SEPA Examiner dans quels systèmes, banques de données et applications les éléments de données SEPA doivent être inscrits Convertir l identifiant client existant (numéro de compte et code banque) en IBAN et BIC Examiner l utilisation éventuelle du convertisseur de compte SEPA de la SaarLB Utilisation prévue Utilisation non prévue Identifiants non convertibles et étrangers : demander les codes IBAN et BIC aux partenaires commerciaux et clients et les intégrer au système Mettre en cohérence le logiciel utilisé et les nouvelles exigences Vérifier la comptabilité XML : Assister le format SEPA-XML pour vos fichiers de paiement Traiter les avis d opéré entrants (nouveaux champs SEPA) Planifier la mise en œuvre de nouveautés/prendre contact avec des fournisseurs externes de logiciel pour ajustement 3

4 date Vérifier l utilisation du SEPA-XML-Converter/XML-Checker de la SaarLB Utilisation prévue Utilisation non prévue Intégrer le répertoire SEPA des banques participant au système (BIC) Source : Deutsche Bundesbank SEPA-Clearer Directory (particulièrement important en cas d utilisation du prélèvement SEPA Entreprises, car les banques ne sont pas tenues de le proposer) «Identification de bout en bout» (End-to-End-Identification) Vérifier si l identification de bout en bout doit être utilisée doit être utilisée aucun besoin si utilisation prévue : mettre en place un système de numéros de référence pour les paiements clients Raccourcir le libellé de l opération Limiter à 140 caractères (378 caractères jusqu à présent) Passer éventuellement du libellé au numéro de référence du client Tenir compte du fait qu un jeu de caractères unique est prescrit, mais que les trémas ne sont pas toujours assistés Migrer vers le virement SEPA Vérifier les différentes étapes et affecter des «purpose codes» aux virements Exemples : Purpose- Code GVC (MT940) Clé Description SALA SEPA Salaire / traitement / retraite PENS SEPA Salaire / traitement / retraite BONU SEPA Salaire / traitement / retraite CBFF SEPA Versement de l aide à l accession à la propriété Migrer vers le prélèvement SEPA Identifiant créancier SEPA (ICS) à solliciter : Votre banque se chargera de demander en votre nom à la Banque de France l attribution d un identifiant créancier SEPA (ICS). Cet identifiant vous sera nécessaire lors de l émission de vos futurs ordres de prélèvement SEPA. si besoin est, définir l identification du département (pré-définition ZZZ) l inscrire dans les données de base présenter le courrier de votre banque avec l accord d encaissement SEPA à la SaarLB en sa qualité de banque tenant les comptes 4

5 date Passer avec la SaarLB et d autres banques tenant les comptes de nouveaux accords d encaissement pour les schémas de prélèvement SEPA Vérifier les différentes étapes et les affecter au prélèvement SEPA de base ou au prélèvement SEPA Entreprises Gestion des mandats Opter pour un mandat-cadre ou un mandat individuel : Mandat-cadre (un mandat par relation d affaires) Mandat individuel (plusieurs mandats par relation d affaires, par ex. par contrat) Concevoir une structure précise de la référence du mandat Combinée á l identifiant créancier SEPA (ICS), la référence du mandat permet d identifier le mandat sans équivoque, par ex. numéro client/contrat ou référence complété par un numéro courant ; au plus 35 caractères alphanumériques. Intégration de la référence du mandat dans les mandats Prélèvement SEPA de base : Clients existants: Continuer d utiliser les autorisations de prélèvement délivrées de plein droit (applicable en Allemagne) Fixer la date de migration Informer le client de la migration vers le SEPA et communiquer - l identifiant créancier SEPA (ICS) - la référence du mandat - la date de la migration Nouveaux clients Avant la migration vers le SEPA : vérifier l utilisation du mandat combiné A partir de la nouvelle migration vers le SEPA : se procurer un nouveau mandat de prélèvement SEPA de base Prélèvement SEPA Entreprises : Il n est pas possible de continuer d utiliser les ordres de prélèvement automatique délivrés de plein droit dans le cadre du schéma de prélèvement automatique Se procurer un nouveau mandat de prélèvement SEPA Entreprises Il convient de signaler au débiteur qu il doit confirmer l octroi du mandat à son organisme de paiement avant encaissement du premier prélèvement En cas d encaissement de prélèvement avec des consommateurs dans le cadre du schéma de prélèvement automatique, il convient de passer au schéma de prélèvement SEPA de base Intégrer l organisation technique de la gestion des mandats 5

6 Contrat client date Demander les formulaires modèles de mandats de prélèvement SEPA à la SaarLB (disponibles en allemand, en français et en anglais) Elaborer et envoyer l information préalable sous forme de texte aux clients Informer le débiteur de l échéance et du montant du prélèvement. Sauf disposition contraire, le débiteur doit être informé au moins 2 semaines avant encaissement du prélèvement (par ex. sous forme de facture/plan de paiement/contrat de vente). L échéance peut être abrégée par un accord (par ex. Conditions Générales), il est cependant important que l information préalable soit envoyée au débiteur avant écriture au débit. Echéances de présentation et archivage Présentation des fichiers de prélèvement compte tenu des nouvelles échéances de présentation Voir accord d encaissement SEPA et barème de prix et de prestations de la SaarLB Archiver les documents de prélèvement Organiser l archivage physique des mandats de prélèvement SEPA Prévoir un archivage électronique supplémentaire pour pouvoir répondre rapidement aux demandes de clarification / traiter les non-paiements de prélèvements Le bénéficiaire doit conserver l original du mandat de prélèvement pendant au moins 14 mois suivant le dernier encaissement en veillant à la forme prescrite par la loi. Traitement de transactions R (non-paiement d avis de prélèvement) Affecter le rejet à la transaction d origine (identification de bout en bout) Evaluer et classer les codes de rejet («ISO Reason Codes» en cas d utilisation de XML-camt ou «compléments de clé» dans le format MT940/DTI), par ex. code SEPA MD06=opposition au prélèvement faite par le client Ajuster les processus de traitement à cause des nouvelles échéances de restitution Prélèvement SEPA de base : 8 semaines suivant l échéance en cas de paiement autorisé 13 mois suivant l échéance en cas de paiement non autorisé Prélèvement SEPA Entreprises : pas de restitution possible Information : toutes les descriptions de format SEPA sont spécifiées dans l accord sur le télétraitement passé entre le client et l établissement de crédit (accord de télétraitement), annexe 3. La version actuelle figure sur le site : 6