RECOMMANDATIONS OPÉRATIONNELLES SUR LES RESPONSABILITÉS DES CHEFS DE FILE SECTORIELS ET D OCHA EN MATIÈRE DE GESTION DES INFORMATIONS

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1 RECOMMANDATIONS OPÉRATIONNELLES SUR LES RESPONSABILITÉS DES CHEFS DE FILE SECTORIELS ET D OCHA EN MATIÈRE DE GESTION DES INFORMATIONS Des recommandations détaillées sur l approche de responsabilité sectorielle sont données par le Comité permanent interorganisations (IASC) dans la Note d orientation sur la mise en œuvre de l approche de responsabilité sectorielle pour renforcer l action humanitaire, du 24 novembre Les Generic Terms of Reference for Cluster/Sector Leads at the Country Level (Termes génériques de référence pour les chefs de file sectoriels au niveau du pays) de l IASC exigent que les chefs de file nationaux veillent au «partage efficace des informations (avec le soutien d OCHA)». Les recommandations ci-après, destinées aux chefs de file sectoriels, au Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) et aux partenaires humanitaires, au niveau du pays, leur permettront de s assurer que des informations pertinentes sur les situations d urgence humanitaire sont fournies à la personne concernée, au bon moment et sous une forme utilisable afin de faciliter la compréhension et la prise de décisions dans une situation donnée. À l échelon national, les chefs de file sectoriels et OCHA doivent veiller à ce que les activités de gestion des informations soutiennent les normes et systèmes nationaux d informations, créent des capacités locales et maintiennent des liens adéquats avec les gouvernements, les États et les pouvoirs publics concernés. Les chefs de file sectoriels et OCHA doivent donc veiller à renforcer, et non pas à remplacer ou à diminuer, les efforts nationaux, notamment ceux des institutions ne faisant pas partie du groupe sectoriel ou du gouvernement. Qui est responsable de la gestion des informations en situation d urgence? La responsabilité d une bonne gestion des informations, nécessaire pour l intervention efficace et coordonnée d un groupe sectoriel, incombe au chef de file du groupe sectoriel 1. La responsabilité d une bonne gestion des informations, nécessaire pour l intervention efficace et coordonnée de plusieurs groupes sectoriels, incombe à OCHA. Comment la gestion des informations soutient-elle des interventions humanitaires efficaces en situation d urgence? La gestion des informations renforce les capacités d analyse et de décision des parties prenantes en améliorant la collecte, le traitement, l interprétation et la diffusion des informations à l intérieur des groupes sectoriels et entre groupes sectoriels. Les informations sont donc la base de la prise de décisions pour une intervention coordonnée et efficace. Une gestion solide des informations, visant à soutenir les processus coordonnés dans une situation d urgence donnée, permettra aux acteurs concernés de travailler avec des informations et données de référence identiques ou complémentaires et d avoir des informations aussi pertinentes, exactes et opportunes que possible. De plus, des données convenablement recueillies et gérées au cours d une urgence sont utiles pour les activités de reconstruction précoce, de redressement et, plus tard, de développement et de préparation aux catastrophes. Quelles sont les responsabilités des chefs de file sectoriels en matière de gestion des informations à l échelon du pays? Les organisations chefs de file sectoriels affecteront les ressources humaines et financières nécessaires à la gestion des informations. Chaque groupe sectoriel nommera un agent de liaison pour la gestion des informations qui devra posséder une expertise suffisante et l aptitude de travailler avec différents partenaires et groupes sectoriels. Bien qu il soit important d avoir un agent de liaison pour la gestion des informations par secteur/groupe sectoriel, les partenaires humanitaires sont incités à partager, s il y a lieu, les ressources et capacités de gestion des informations à l intérieur des groupes sectoriels et entre groupes sectoriels à l échelon du pays, pour promouvoir l harmonisation et les économies d échelle. Les agents de liaison pour la gestion des informations dans les secteurs/groupes sectoriels 1Le terme «gestion des informations» couvre «les diverses étapes du traitement des informations de la production jusqu au stockage et du retrait jusqu à la diffusion pour un meilleur fonctionnement de l organisation ; les informations peuvent provenir de sources internes et externes et se présenter sous divers formats». Association for Information Management (Association pour la gestion des informations) 2005, [consulté le 16 juillet 2007]

2 doivent contribuer à la coordination de la gestion des informations entre groupes sectoriels, dirigée par OCHA, et soutenir les efforts visant à obtenir cohérence et coordination des initiatives de gestion des informations à l intérieur des groupes sectoriels et entre groupes sectoriels. Les agents de liaison pour la gestion des informations dans les secteurs/groupes sectoriels ont la responsabilité de veiller à ce que les normes, politiques et critères mondiaux de gestion des informations soient respectés et que les normes, politiques et critères nationaux soient pris en considération. Les groupes sectoriels mondiaux et OCHA peuvent être appelés à fournir expertise, soutien opérationnel, orientation générale, outils de formation et fonds en matière de gestion des informations, selon les besoins. Les agents de liaison pour la gestion des informations dans les secteurs/groupes sectoriels travailleront avec OCHA pour établir les systèmes et processus nécessaires au partage efficace, avec les partenaires des groupes sectoriels, des informations relatives à la coordination et à la programmation entre groupes sectoriels. Les chefs de file sectoriels ont la responsabilité de produire des informations à jour, propres aux groupes sectoriels (p. ex. listes de contacts, procès verbaux de réunions, formulaires standard, orientations politiques ou techniques, ensembles de données, analyse des besoins/lacunes, etc.) et de les partager avec OCHA afin de soutenir le partage de données entre groupes sectoriels. Le cas échéant, les chefs de file sectoriels ont la responsabilité d établir une politique de confidentialité et de protection des données à l intérieur de leur groupe sectoriel, pour garantir, comme il se doit, l anonymat des ensembles de données de nature délicate et des personnes identifiables. Les chefs de file sectoriels doivent s assurer que toutes les informations sont ventilées par âge et par sexe s il y a lieu. Quelles sont les responsabilités d OCHA en matière de gestion des informations au niveau du pays? Fournir des produits et des services d informations à la communauté humanitaire est un aspect important du rôle de coordination d OCHA, aussi bien dans les situations d urgence récente que dans les situations d urgence continue. OCHA affectera les ressources adéquates en matière de gestion des informations, en fonction de la nature et du champ de l urgence. OCHA suggèrera des normes qui permettront la compatibilité des ensembles et des bases de données pour faciliter l interopérabilité des données. L ensemble minimum de produits d informations standardisés prévisibles devant être fournis en collaboration avec les secteurs/groupes sectoriels et devant être mis à disposition à tous sont : Les listes de contacts des partenaires humanitaires et des agents de liaison pour la gestion des informations ; Les calendriers, programmes et procès verbaux des réunions de coordination présidées par le coordinateur humanitaire ou par OCHA ; Qui fait quoi et où : bases de données et produits dérivés tels que les cartes ; L inventaire des documents pertinents sur la situation humanitaire, p. ex. les rapports de mission, les appréciations, évaluations, etc. ; L inventaire des ensembles de données pertinentes communes aux secteurs/groupes sectoriels, y compris les données démographiques ventilées par âge et par sexe 2 ; Les données sur les exigences et contributions humanitaires (par le biais du FTS) 3 ; Le portail web humanitaire spécifique au pays ou à la catastrophe ; Les rapports de situation ; et Les produits de cartographies. Les services minimums qui doivent être fournis ou mis à la disposition des secteurs/groupes sectoriels sont : Un lieu où la communauté humanitaire peut accéder aux ressources d informations ; Le maintien des ensembles de données communes utilisées par la majorité des 2 Données opérationnelles minimales communes. Frontières politiques/administratives (Frontières nationales, niveau administratif 1, niveau administratif 2, niveau administratif 3, niveau administratif 4, 1:250000) : Zones peuplées (avec, entre autres, les attributs suivants : latitude/longitude, autres noms, chiffres démographiques, classification) Peuplements 1: : : Réseau de transport routier, ferroviaire 1: : Infrastructure des transports ; Aéroports/plateforme d hélicoptère, ports maritimes, 1: : Hydrologie ; Rivières, Lacs, 1: : plans de villes, plans de villes scannés, 1: Financial Tracking Services (Services de suivi financier) des Nations Unies. Pour plus de renseignements, visiter :

3 secteurs/groupes sectoriels ; Des données et une analyse géo-spatiales utiles pour la prise de décisions entre secteurs/groupes sectoriels ; La gestion de la collecte et de la diffusion de toutes les informations entre groupes sectoriels ; Un plaidoyer pour le partage des données et des informations à l intérieur de la communauté humanitaire ainsi que l adoption de normes globales concernant les données ; La fourniture de conseils techniques aux secteurs/groupes sectoriels en matière de gestion des informations, relatifs à la conception d enquêtes pour la détermination des besoins et/ou d autres exercices de collecte de données externes importants ; et L accès aux calendriers, programmes et procès verbaux de réunions de coordination des secteurs/groupes sectoriels. OCHA s efforcera aussi de fournir une analyse standardisée des besoins/lacunes entre groupes sectoriels, basée sur les informations que ces derniers fourniront. OCHA a la responsabilité d établir un groupe de travail sur la gestion des informations au niveau du pays afin de coordonner les activités de gestion des informations et de soutenir les secteurs/groupes sectoriels dans leurs activités de gestion des informations, notamment de promouvoir des pratiques exemplaires. Au moment de donner sa réponse en matière de gestion des informations, OCHA saura quelles organisations ont des capacités opérationnelles pour la gestion des informations dans le pays et souhaitent soutenir l intervention humanitaire entre groupes sectoriels tout au long de l urgence. Quel est le rôle du groupe de travail sur la gestion des informations au niveau du pays? Le rôle du groupe de travail sur la gestion des informations au niveau du pays est d exploiter les systèmes d informations pertinents qui ont été mis en place dans le pays et de soutenir les efforts du gouvernement pour coordonner et harmoniser les activités de gestion des informations de tous les partenaires humanitaires. Par le biais de l équipe nationale humanitaire, le groupe de travail soutiendra les efforts visant à obtenir un consensus sur les ensembles de données communes fiables, ventilées par sexe et par âge. En conséquence, tous les partenaires seront informés des nombres et définitions des bénéficiaires, des frontières administratives et des zones opérationnelles. Le groupe de travail devra s efforcer de représenter tous les secteurs/groupes sectoriels, y compris les autorités nationales. Qu attend-on des partenaires des secteurs/groupes sectoriels au niveau du pays? Les représentants des gouvernements joueront un rôle important pour s assurer que la gestion des informations destinée à soutenir l intervention humanitaire est basée, de manière durable, sur des ensembles de données et des systèmes de gestion des informations nationaux actuels. Les acteurs humanitaires participant au secteur/groupe sectoriel sont censés être des partenaires proactifs dans l échange d informations pertinentes à la compréhension d une situation et à l intervention prévue. Les partenaires du secteur/groupe sectoriel doivent respecter les définitions et indicateurs convenus pour les besoins et activités «sectoriels», utiliser les données de référence, ventilées par âge et par sexe et prendre en considération les questions de diversité le cas échéant. Les acteurs humanitaires qui participent au secteur/groupe sectoriel en tant qu observateurs doivent être invités à partager les informations avec la communauté humanitaire au sens large. Quel est le rôle du Centre d informations humanitaires (CIH) La mission du Centre d informations humanitaires (CIH) est de soutenir la communauté humanitaire dans la collecte systématique et standardisée, le traitement et la diffusion des informations dans le but d améliorer la coordination, la compréhension d une situation et la prise de décisions. En assumant cette mission, le CIH complètera les capacités de gestion des informations des autorités nationales ainsi que celles des acteurs de développement et des acteurs humanitaires dans le pays, afin d optimiser l intervention et de satisfaire les besoins de la population touchée. Le CIH ne sera déployé que dans des situations d urgence récentes complexes ou dans des catastrophes auxquelles le/s État/s membre/s et l IASC n auront pas les capacités de répondre. En assumant cette mission, le CIH sera guidé par les principes de gestion et d échange d informations humanitaires en situation d urgence : l accessibilité, l inclusivité, l interopérabilité, la responsabilisation, la vérifiabilité, la pertinence, l objectivité, la

4 neutralité, le caractère humanitaire, la ponctualité, la durabilité et la confidentialité 4. Comment la gestion des informations peut-elle soutenir les activités d estimation des besoins? Les informations sur les besoins humanitaires sont recueillies par le biais d estimations et d analyses de ces estimations. Les estimations sont principalement la responsabilité des secteurs/groupes sectoriels et des organisations opérationnelles individuelles. Cependant, les secteurs/groupes sectoriels sont invités à demander l aide d un spécialiste en gestion des informations (au sein du secteur/groupe sectoriel ou d OCHA) qui pourra contribuer au processus de plusieurs manières : Fournir des conseils sur la conception et la mise en œuvre des enquêtes, notamment sur l échantillonnage, la création/l adaptation d instruments, la collecte des données, le tri, le stockage, la transformation, l analyse et l établissement de rapports (pour faire en sorte que la qualité, le type et le format des données recueillies répondent aux besoins de l utilisateur) et conseiller sur les données pertinentes qui existent ; Donner des conseils techniques sur la propriété, le traitement, la gestion et la sortie des données pour distribution ; Les secteurs/groupes sectoriels doivent élaborer des stratégies et outils appropriés, lorsque ceux-ci ne sont pas disponibles, pour la collecte, l interprétation et la vérification des données, avec l aide du chef de file sectoriel ; Lorsque c est possible, des mécanismes d estimation communs, complémentaires ou répartis doivent être mis en place par OCHA et par les chefs de file sectoriels pour éviter les estimations superflues par de multiples organisations. Les chefs de file sectoriels doivent coordonner et partager les efforts de collecte des données avec le groupe de travail sur la gestion des informations au niveau du pays pour permettre l harmonisation des normes relatives aux données et pour éviter la répétition inutile de collectes de données. Comment la gestion des informations peut-elle soutenir le suivi de la réponse humanitaire? Chaque chef de file sectoriel doit identifier des normes et indicateurs communs pour le suivi des progrès et de l efficacité de l intervention humanitaire à l intérieur de leur secteur/groupe sectoriel. Les normes et indicateurs doivent tenir compte des normes adoptées mondialement telles que celles de SPHERE, de l ISO, de l IASC ou d autres normes propres au secteur/groupe sectoriel ainsi que les normes ou lignes directrices nationales. Une fois les indicateurs adoptés par chaque secteur/groupe sectoriel, les mécanismes pour la collecte continue de données et l établissement de rapports réguliers doivent être harmonisés avec l équipe nationale humanitaire et OCHA. Les mécanismes doivent clairement indiquer a) Quelles données sont nécessaires ; b) Qui recueillera les données ; c) Où les données seront ventilées et traitées ; d) À quelle fréquence les données seront mises à jour ; e) À qui les informations seront diffusées. Quels sont les principes de la gestion et de l échange d informations humanitaires en situation d urgence? Les principes opérationnels suivants doivent être utilisés pour guider les activités de gestion et d échange des informations en situation d urgence 5 : 4 OCHA, Best Practices in Humanitarian IM and Exchange (Pratiques exemplaires pour l échange et la gestion d informations humanitaires), Colloque sur les pratiques exemplaires pour l échange d informations humanitaires, Palais des Nations, Genève, Suisse, 5 8 février 2002, Note : principes abrégés et adaptés de la version originale de 2002, disponible chez 5 OCHA, Best Practices in Humanitarian IM and Exchange (Pratiques exemplaires pour l échange et la gestion d informations humanitaires), Colloque sur les pratiques exemplaires pour l échange d informations humanitaires, Palais des Nations, Genève, Suisse, 5 8 février 2002, Note : principes abrégés et adaptés de la version originale de 2002, disponible chez

5 Accessibilité. Les informations humanitaires doivent être rendues disponibles à l aide de formats et outils faciles à utiliser et en traduisant les informations dans les langues courantes ou locales selon le besoin. Inclusivité. L échange d informations doit reposer sur un système de partenariat avec un degré élevé d adhésion par de multiples parties prenantes, en particulier par les représentants de la population et du gouvernement concernés. Interopérabilité. Toutes les données et informations pouvant être partagées doivent être rendues disponibles dans des formats facilement accessibles, partagés et utilisés par les organisations humanitaires. Responsabilisation. Les utilisateurs doivent pouvoir évaluer la fiabilité et la crédibilité des informations en connaissant leur source et en ayant accès aux méthodes de collecte, de transformation et d analyse des informations. Vérifiabilité. Les informations doivent être pertinentes, exactes, cohérentes et doivent reposer sur des méthodologies sérieuses, validées par des sources externes et analysées dans le contexte approprié. Pertinence. Les informations doivent être d utilité pratique, flexibles, adaptées aux besoins et motivées par les besoins opérationnels pour soutenir la prise de décisions dans toutes les phases d une crise. Objectivité. Diverses sources doivent être utilisées pour recueillir et analyser les informations afin d obtenir des perspectives variées et équilibrées pour aborder les problèmes et recommander des solutions. Neutralité. Les informations ne doivent pas faire l objet d influences politiques pouvant fausser une situation ou une intervention. Caractère humanitaire. Les informations ne doivent jamais être utilisées pour fausser, induire en erreur ou porter atteinte aux populations en danger et doivent respecter la dignité des personnes concernées. Opportunité. Les informations humanitaires doivent être tenues à jour et rendues disponibles en temps voulu. Durabilité. Les informations humanitaires doivent être de source ouverte, préservées, cataloguées et archivées afin de pouvoir être retirées ultérieurement, par exemple pour la préparation, l analyse, l apprentissage et l évaluation. Confidentialité. Les données et informations de nature délicate qui ne doivent pas être rendues publiques doivent être gérées comme il convient et clairement marquées à cet effet. Approuvé par l équipe de travail du Comité permanent interorganisations (IASC sur l approche de responsabilité sectorielle, Genève, 17 octobre 2007