DOSSIER EXPOSANTS. 44 e Congrès de l ADBU septembre Strasbourg, Palais de la Musique et des Congrès SOMMAIRE

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1 44 e Congrès de l ADBU septembre 2014 Strasbourg, Palais de la Musique et des Congrès DOSSIER EXPOSANTS (Date limite d inscription : 15 mai 2014) Andreas Trepte, (CC BY-SA 2.5) SOMMAIRE Vos contacts p. 2 Conditions de participation p. 3 Horaires et livraisons colis p. 4 Accès au Palais des Congrès p. 5 Fiche de réservation stand p. 7 Formulaire d inscription p. 8 Inscription au catalogue p. 9 Partenariats et sponsoring p. 10 Site internet :

2 LIEU DU CONGRÈS Palais de la Musique et des Congrès Place de Bordeaux Strasbourg T Site internet : VOS CONTACTS Réservations, inscriptions, catalogue Béatrice Pedot 17 rue Fabre d Eglantine Paris T / beatricepedot@wanadoo.fr Partenariat, sponsoring et organisation générale du congrès ADBU Stéphane Potelle, directeur exécutif de l ADBU directeur.executif@adbu.fr T Site internet : Services exposants du Palais de la Musique et des Congrès Votre interlocuteur pour la location de mobilier complémentaire, de matériel audiovisuel, de pauses café ou cocktails sur les stands Strasbourg Evénements Palais de la Musique et des Congrès Service exposants Avenue Herrenschmidt Strasbourg cedex T ou F exposants@strasbourg-events.com Un dossier descriptif des prestations complémentaires proposées par le service exposants du Palais de la Musique et des Congrès sera adressé aux exposants à réception de leur réservation de stand. Réservation hôtelière Une liste complète d hôtels à Strasbourg avec descriptif et disponibilités est en ligne sur le site de l Office du tourisme : Quelques hôtels à proximité du Palais de la musique et des congrès Ibis budget Strasbourg Palais des congrès ** l Lien vers le site de l hôtel Kyriad Strasbourg Nord Palais des congrès *** l Lien vers le site de l hôtel Mercure Strasbourg Palais des congrès **** l Lien vers le site de l hôtel Hilton Palais des congrès **** l Lien vers le site de l hôtel Il est conseillé de faire ses réservations hôtelières le plus tôt possible car les hôtels de la ville de Strasbourg sont souvent complets. Afin d inciter les congressistes à visiter les stands des exposants, l ADBU ne proposera aucune pause café durant toute la période du congrès. Si vous prévoyez un accueil spécifique sur votre stand, merci de le préciser page 9 afin que nous puissions le mentionner sur le catalogue distribué aux congressistes. 2

3 CONDITIONS DE PARTICIPATION 3 possibilités de participation vous sont offertes cette année : Pack Classique, Pack Privilège ou Pack Premium Pack CLASSIQUE Stand de 9 m2 livré équipé et meublé (cloisons, moquette, signalétique, 1 table et 2 chaises) Alimentation électrique 1KW, 1 rail de 3 spots Wifi : le wifi sur l espace d exposition est un service d appoint pour la consultation de l internet et de sa messagerie. Si vous souhaitez disposer d un très haut débit pour des besoins particuliers (streaming ), une connexion ADSL par câble peut être souscrite auprès du service exposants du Palais des Congrès. 1 page de présentation dans notre guide du visiteur Options : réserve 1m2, 250 TTC Mobilier et équipement audio-vidéo supplémentaires : voir offre Palais des Congrès de Strasbourg Pack PRIVILÈGE Stand de 18 m2 livré équipé et meublé (cloisons, moquette, signalétique, 1 table, 2 chaises, 2 tabourets, borne d accueil et porte document, réserve 1m2) Alimentation électrique 1KW, 1 rail de 6 spots Wifi : le wifi sur l espace d exposition est un service d appoint pour la consultation de l internet et de sa messagerie. Si vous souhaitez disposer d un très haut débit pour des besoins particuliers (streaming ), une connexion ADSL par câble peut être souscrite auprès du service exposants du Palais des Congrès. 1 page de présentation dans notre guide du visiteur Mobilier et équipement audio-vidéo supplémentaires : voir offre Palais des Congrès de Strasbourg Pack PREMIUM Stand de 27 m2 livré équipé et meublé (cloisons, moquette, signalétique, 1 table, 2 chaises, 2 chaises hautes et borne d accueil, 2 porte-documents, 1 réserve 2 m2) Alimentation électrique 1KW, 1 rail de 9 spots Wifi : le wifi sur l espace d exposition est un service d appoint pour la consultation de l internet et de sa messagerie. Si vous souhaitez disposer d un très haut débit pour des besoins particuliers (streaming ), une connexion ADSL par câble peut être souscrite auprès du service exposants du Palais des Congrès. 1 page de présentation dans notre guide du visiteur Votre logo sur le site web dédié à l événement ainsi qu un texte de présentation de 1000 signes Mobilier et équipement audio-vidéo supplémentaires : voir offre Palais des Congrès de Strasbourg Ces prix comprennent : - la réservation de l espace - le montage et le démontage des stands - le nettoyage des stands - le branchement électrique et l éclairage général - les déjeuners du mardi 4, du mercredi 5 et du jeudi 6 septembre pour 2 personnes Ces prix ne comprennent pas : - l assurance - la location d une réserve fermant à clé pour les packs classiques (à ajouter sur la fiche de réservation de stand p. 7) - la location de mobilier supplémentaire ou de prestations complémentaires (envoi d un dossier spécifique à réception des réservations de stand) - les déjeuners supplémentaires au-delà de 2 personnes par jour (à préciser lors de la réservation : 25 /personne) et la participation à la soirée de gala. Les documents suivants seront disponibles sur le site de l ADBU : - Dossier exposants - Plan du salon professionnel Le congrès débutera le mardi 2 septembre à 9h00 et se terminera le jeudi 4 septembre à 14h00. Les déjeuners des 2, 3 et 4 septembre seront tenus sous forme de buffets dans le salon des exposants. 3

4 HORAIRES ET LIVRAISONS DES COLIS A - HORAIRES Jour et horaires d installation des exposants Lundi 1er septembre de 15h à 18h Jours et horaires d ouverture du congrès Jour et horaires de démontage des stands Mardi 2 septembre de 9h à 18h Mercredi 3 septembre de 9h à 18h Jeudi 4 septembre de 9h à 14h Jeudi 4 septembre de 14h à 17h B LIVRAISONS PAR TRANSPORTEUR Les colis peuvent être livrés pour réception au Palais de la Musique et des congrès à partir du mercredi 27 août. Horaire de livraison : 9h-12h / 14h-17h Contact/suivi livraison : bsaulnier@strasbourg-events.com Les colis doivent mentionner : - l adresse du Palais des congrès - l intitulé et la date de la manifestation - le nom et le n de stand - le nom du responsable du stand Strasbourg Evénements Palais de la Musique et des congrès Avenue Herrenschmidt F STRASBOURG cedex Congrès ADBU septembre Nom et n du stand : Contact sur le stand : REPRISE DES COLIS PAR TRANSPORTEUR obligatoirement le jeudi 4 septembre de 14h à 17h ou le vendredi 5 septembre (9h-12h / 14h-17h) Sans ces indications, le PALAIS DES CONGRES se réserve le droit de refuser les livraisons et leur stockage. Il vous appartient de vérifier la bonne réception de vos colis avant le jour de montage auprès de votre transporteur. Le PALAIS DES CONGRES se réserve également le droit de faire enlever et transporter aux décharges publiques tout objet laissé par les exposants à l issue de la manifestation. 4

5 ACCÈS AU PALAIS DES CONGRÈS AÉROPORT Liaison TER aéroport /centre ville (gare) 9mn, puis liaison Tram TRAIN Gare à 15mn du Palais des Congrès (liaison par Tram) TRAM Ligne B, direction HOENHEIM, arrêt «Lycée Kléber» ou «Wacken» VOITURE Sortie A350 Parking Palais des Congrès 5

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7 44 e Congrès de l ADBU FICHE DE RÉSERVATION DE STAND (à envoyer obligatoirement avant le 15 mai 2014) Nom de la société : Adresse : Téléphone : Courriel : Réserve un stand PACK CLASSIC 9 m² - Réservation avant le 15 mai 2014 Prix : m² - Réservation entre le 16 mai et le 15 juin 2014 Prix : En option : Réserve sur stand de 1m 2 avec porte fermant à clé Prix : 250 Total à payer (Association non assujettie à la TVA) : Chaque stand est fourni avec une table rectangulaire blanche et 2 chaises noires. Si vous ne souhaitez pas bénéficier de ce mobilier, merci de cocher la case ci-dessous. Ne souhaite pas bénéficier du mobilier mis à disposition Réserve un stand PACK PRIVILÈGE 18 m² - Réservation avant le 15 mai 2014 Prix : m² - Réservation entre le 16 mai et le 15 juin 2014 Prix : Total à payer (Association non assujettie à la TVA) : Réserve un stand PACK PREMIUM 27 m² - Réservation avant le 15 mai 2014 Prix : Total à payer (Association non assujettie à la TVA) : Paiement par chèque joint au bon de réservation (une facture acquittée vous sera adressée à réception) Paiement par virement bancaire (une facture acquittée vous sera adressée à réception de la commande) A , le Signature et cachet Cette demande de réservation est à retourner à : Béatrice Pedot - 17 rue Fabre d Eglantine PARIS Tél : / Courriel : beatricepedot@wanadoo.fr 7

8 44 e Congrès de l ADBU FORMULAIRE D INSCRIPTION EXPOSANTS Société Nombre de personnes présentes Nom(s), Prénom(s) Adresse électronique du contact : Déjeuners de midi (compris dans le tarif de location de stand, dans la limite de 2 personnes) Merci de mentionner sur la première ligne le nombre de personnes (1 ou 2) pour lesquelles le repas est compris dans le tarif de location du stand et les repas supplémentaires sur la deuxième ligne. Mardi 2 septembre... personne(s) Repas supplémentaires (25 /personne)... personne(s) =.... Mercredi 3 septembre... personne(s) Repas supplémentaires (25 /personne)... personne(s) =.... Jeudi 4 septembre... personne(s) Repas supplémentaires (25 /personne)... personne(s) =.... Soirée de gala (Pavillon Joséphine, Parc de l orangerie, Strasbourg) Mercredi 3 septembre, 20 h 50 X... personne(s) =.... Tarif s inscription : 50 /personne Total à régler = Paiement par chèque joint au formulaire d inscription (une facture acquittée vous sera adressée à réception) Paiement par virement bancaire (une facture acquittée vous sera adressée à réception de la commande) A , le Signature et cachet Cette demande de réservation est à retourner avant le 15 mai 2014 à : Béatrice Pedot - 17 rue Fabre d Eglantine PARIS Tél : / Courriel : beatricepedot@wanadoo.fr 8

9 44 e Congrès de l ADBU INSCRIPTION AU CATALOGUE Raison sociale : Texte de l enseigne (18 caractères maximum, espaces compris), en majuscules SVP : N du stand (à renseigner par l organisateur du congrès) : Adresse : Tél. : Fax : Courriel : Site web : Nom, prénom, fonction du (des) contact(s) à insérer dans le programme (2 contacts maximum) : Présentation de votre société (texte de caractères espaces compris) : (à envoyer de préférence en fichier word séparé) Animations prévues sur le stand (pause café, apéritif, jeux, concours, remise de prix ) Mardi 2/09 Animation prévue (préciser) : Accueil du matin Pause du matin Midi Pause de l après-midi Mercredi 3/09 Animation prévue (préciser) : Accueil du matin Pause du matin Midi Pause de l après-midi Jeudi 4/09 Animation prévue (préciser) : Accueil du matin Pause du matin Midi À retourner par courriel avant le 15 mai 2014 à : Béatrice Pedot Tél : / Courriel : beatricepedot@wanadoo.fr 9

10 PARTENARIATS ET SPONSORING Différentes possibilités de partenariats vous sont proposées en 2014 afin de maximiser votre présence sur ce congrès. SPONSORING DE LA SOIRÉE DE GALA Cocktail 2500 TTC Votre logo lors de la soirée de gala sur des cartels disposés sur chaque point de restauration et sur le carton d invitation avec mention de votre sponsoring Animation musicale 1500 TTC Votre logo sur le carton d invitation à la soirée avec mention de votre sponsoring PRISE DE PAROLE SUR L AGORA 1500 TTC (6 créneaux disponibles) En collaboration avec l ADBU, nous vous proposons de présenter sur l espace Agora un nouveau service ou une expérience client ou une toute autre initiative. Vous bénéficiez pour cela de l accompagnement de l ADBU SPONSORING GUIDE DU VISITEUR (CATALOGUE) 2500 TTC Votre logo et un encart publicitaire de votre société sur la 4ème de couverture SPONSORING DE LA MALLETTE DES PARTICIPANTS 2500 TTC Votre logo sur la mallette de l événement et votre plaquette commerciale à l intérieur de la sacoche VOTRE CONTACT POUR LES OPÉRATIONS DE PARTENARIATS ET DE SPONSORING Stéphane Potelle Directeur exécutif de l ADBU Courriel : directeur.executif@adbu.fr Tél. :