RÉALISER DES ÉTIQUETTES DE PUBLIPOSTAGE

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1 RÉALISER DES ÉTIQUETTES DE PUBLIPOSTAGE 37 Nous allons voir ici comment éditer des étiquettes et réaliser une fusion à partir d une base de données. Nous pourrons ensuite les coller sur des enveloppes ou les utiliser pour personnaliser livres ou cahiers. I. Création de la base de données : Ici, nous allons utiliser comme source de données un fichier réalisé avec le module tableur de OpenOffice. Si ce fichier existe déjà, vous pouvez aller directement en II. 1. Créez un nouveau classeur : Fichier - Nouveau - Classeur. 2. La première ligne de chaque colonne doit contenir le nom du champ (ici écrit en gras) : A B C D E F Titre Prénom Nom Adresse Code postal Commune Mme Lucie Haule 3, rue des Iris Annecy Mr Marcel Demer 12, avenue des Alpes Metz-Tessy Mlle Aline Héat 5, rue de Narvik Chabeuil 3. Saisissez dessous les enregistrements. 4. Enregistrez votre base où vous le désirez. II. Ajout de votre fichier-base à la liste des bases de données d OpenOffice. OpenOffice ne peut utiliser un fichier de données que s il a été déclaré à la liste des sources de données. Cette opération peut être réalisée avec le module tableur ou le module de traitement de texte. Si votre base a déjà été ajoutée à la liste, vous pouvez aller directement en III. 1. Cliquez sur Outils -Sources de données. 2. La fenêtre de gestion des sources de données va s ouvrir : 3. Cliquez sur le bouton Nouvelle source de données. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office.org

2 4. Cliquez ensuite dans le champ Nom et saisissez le nom de la nouvelle source de données : ici, appelez-la liste d adresses. 5. Sélectionnez le type de la base de données à utiliser en cliquant sur ce bouton. 6. Dans notre cas, puisqu il s agit d un classeur OpenOffice Calc, choisissez Classeur. 7. Cliquez sur le bouton..., pour indiquer le chemin (l endroit où il se trouve) de votre fichier d adresses. 8. Une fenêtre Ouvrir apparaît : utilisez-la pour sélectionner le fichier de données. Ici, il s agit du fichier adresses qui se trouve dans D:\Mes documents\cri\. 9. Terminez en cliquant sur le bouton OK de la fenêtre de gestion des sources de données. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office.org

3 III. Édition des étiquettes Nous allons maintenant choisir le format des étiquettes et insérer des champs de fusion aux endroits qui doivent contenir les enregistrements de la source de données. 1. Créez un nouveau document texte : Fichier - Nouveau - s. 2. Cela va ouvrir la fenêtre s. 3. Cliquez dans l onglet s. 5. Dans la liste Table, sélectionnez la feuille qui contient les données. 4. Dans la liste Base de données, sélectionnez la base contenant les adresses. 6. Dans la liste Champ de BD, sélectionnez le champ à insérer, cliquez sur la flèche pour l'insérer dans le champ de gauche. 7. De même pour les autres champs. 8. Passons maintenant aux dimensions des étiquettes. 9. Sélectionnez la Marque (Avery par exemple), puis le Type (la référence est sur l'emballage). Ou, prenez le type [Utilisateur] et cliquez dans l'onglet Format pour régler cela (voir page 6). M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office.org

4 10. Cliquez maintenant sur l'onglet Options. 11. Si les étiquettes doivent être différentes les unes des autres, cochez Page entière. 12.Ne cochez pas Synchroniser le contenu. 14. La page d'étiquettes apparaît, mais avec uniquement les noms des champs. 13.Quand c'est fini, cliquez sur Nouveau document. 15. Vous pouvez modifier les attributs du texte (taille, alignement...) 16. Cliquez sur Imprimer. 13.Choisissez de fusionner vers l imprimante ou de générer un fichier par enregistrement. 17. Open Office vous demande si vous désirez imprimer une lettre type, répondez Oui. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office.org

5 IV. Fusion Le contenu de la base de données va compléter les champs. 1. La fenêtre Mailing s ouvre : 2. Pour imprimer directement vos étiquettes, cochez Sortie Imprimante. 3. Pour fusionner vers un fichier (c est ce que je vous conseille), cochez Sortie Fichier. 4. Si vous avez choisi de fusionner vers un fichier, pensez à renseigner le Chemin d enregistrement de celui-ci, à cocher Saisie manuelle et à lui donner un nom. 5. Terminez en cliquant sur OK. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office.org

6 Annexe : Comment régler le format personnalisé d étiquettes? 1. Sélectionnez le Type [Utilisateur]. 2. Cliquez sur l onglet Format. Marge gauche Écart vertical Écart horizontal Largeur Marge supérieure Hauteur 3. Réglez les différentes dimensions dans ces champs.. Colonnes correspond au nombre de colonnes d étiquettes contenues par une page.. Lignes correspond au nombre de lignes d étiquettes contenues par une page. 4. En cliquant sur le bouton Enregistrer... vous ajouterez le format personnalisé à la liste des types de l onglet s. 5. Retournez en page 4 ou cliquez sur Nouveau document si vous avez terminé. M.L. - C.R.I. Annecy III Le BA-Ba d Open Office.org