TP4 : Fiche de données, publipostage, création d étiquettes

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1 TP4 : Fiche de données, publipostage, création d étiquettes Durant ce TP, nous allons utiliser un outil très pratique lorsque vous avez un grand nombre de courriers «relativement» identiques à envoyer à des destinataires différents : le publipostage. Comment fonctionne le publipostage? Word vous offre la possibilité de créer une ossature de document, disons un masque, qu il peut remplir avec des données fournies par exemple dans un tableau excel. La première étape consiste à saisir les données dans un tableau excel. La seconde étape consiste à demander à Word d utiliser ces données pour créer automatiquement les documents. Exercice 1- Création d une feuille de données sous Excel Dans ce premier exercice, je vous propose de lancer Excel et de saisir le tableau suivant : La dernière colonne est volontairement laissée vide parce que nous allons utiliser une fonction Excel pour la remplir automatiquement. On fait l hypothèse que la demande de cotisation doit être relancée si et seulement si elle n a pas été déjà payée auparavant, c est à dire si et seulement si le champ «Payée le» est vide. - cliquez sur la cellule «A relancer» de la première personne (cellule I2 sur la figure) - saisissez la fonction suivante : =SI ( ESTVIDE (H2) ; "oui" ; "" ) Cette dernière fonction vérifie si le champ «Payée le» de l entrée courante est vide ou non. Le cas échéant, Excel insère le texte «oui» dans la cellule «A relancer» de l entrée courante

2 Maintenant, on va utiliser cette formule pour toutes les entrées. Comment faire?. En utilisant la copie incrémentée. Pour cela, cliquez sur la cellule I2. Vous verrez alors un carré noire en bas à droite de la cellule, cliquez alors dessus et descendez votre souris jusqu à la cellule I9. Cette dernière manipulation permet de recopier la formule, en l adaptant à l entrée courante. Ce que j appelle «entrée courante» est la ligne sur laquelle vous travaillez : la ligne 1 puis la ligne 2, puis la 3, etc. Vous devriez obtenir (vérifiez le!) le tableau suivant : Sélectionnez tout le tableau, allez dans le menu Insertion/Nom/Définir et ajoutez le nom «Adhérents» à cette feuille de calcul (cf. figure suivante) L intérêt de cette manipulation est que vous pouvez associer un nom à une table de données. Ainsi, si vous saisissez plusieurs tableaux sur une même feuille de calcul Excel, Word vous proposera, lors du publipostage, de choisir la table de données que vous souhaitez utiliser. Sauvegardez votre feuille de donnée Excel sur votre disque dur U :, dans un répertoire ou vous pourrez le retrouver facilement, sous le nom «donnees.xls». Maintenant que la feuille de donnée est saisie, lancez Word et passez à l exercice 2 pour réaliser le publipostage à proprement parlé

3 Exercice 2 Importation de la feuille de données et publipostage 1. Lancez Word et créez un nouveau document vide. 2. Cliquez sur Outils/Publipostage. 3. La fenêtre qui s ouvre (cf. figure suivante) se remplie pas à pas : 1. Dans le champ «Document principal», sélectionnez «Lettre type». Puis dans la fenêtre de dialogue qui s ouvre, choisissez «Fenêtre active» 2. Dans le champ «Source de données», cliquez sur «Ouvrir la source de données» et allez chercher votre document Excel réalisé à l exercice 1. Sélectionnez la feuille de calcul «Adhérents». Cliquez sur «Modifier le document principal» Vous devriez désormais vous retrouver face à une page vide, avec la barre d outils «Publipostage» ajoutée à votre interface : Il vous reste alors à définir l ossature de votre courrier et à y insérer ce que Word appelle les «champs de fusion», c est à dire les champs que vous avez insérés dans votre feuille de calcul Excel. Je vous propose de saisir le texte suivant : Adhérent : Adresse : Objet : paiement de votre cotisation. Sauf erreur de notre part, vous êtes redevable de la somme de pour votre cotisation Il nous reste plus qu à utiliser le publipostage à bon escient, afin de laisser Word remplir automatiquement les différents champs manquants. 1. Cliquez à droite de «Adhérent :», puis insérez les champs de fusion «prénom» et «nom» 2. Cliquez à droite de «Adresse :». Insérez un taquet de tabulation gauche pour que les différents champs de l adresse puissent être alignés (cf. figure suivante). A l aide de la touche tabulation, placez vous au niveau du taquet de tabulation et insérez le champ de fusion «Adresse». Passez à la ligne, insérez de nouveau un taquet de tabulation gauche, puis au niveau de ce taquet, insérez les champs de fusion «Code postal» et «ville» 3. Passez quelques lignes sous «Objet : paiement de votre cotisation» 4. Choisissez l option d alignement du texte «Centré» - 3 -

4 Nous allons insérer les mots de salutations «Cher» ou «Chère» en fonction de la civilité de l adhérent. Comment faire? 5. Insérez un mot clé «Si.Alors.Sinon». La fenêtre suivante devrait s ouvrir. Le mot clé «Si.Alors.Sinon» vous permet d utiliser des tests conditionnels afin de modifier du texte en fonction du contexte. A côté de «Cher» qui a du apparaître à la suite de l insertion du test conditionnel, insérez le champ de fusion «prénom» Voici à quoi devrait ressembler votre document. Terminez votre saisie en ajoutant le champ de fusion «Cotisation_2001» dans le corps de la lettre, après les mots «redevable de la somme de». Votre document est désormais bien formaté. Une dernière chose et le publipostage sera terminé : la lettre ne doit être éditée (envoyée) que pour les adhérents qui n ont pas payé leur cotisation. Pour prendre ce paramètre en compte, ajoutez, en tête de votre document, le mot clé «Sauter l enregistrement Si» et dans la boite de dialogue, saisissez les bonnes informations pour que le test soit : Sauter l enregistrement si le champ «à relancer» est différent de oui - 4 -

5 Votre document terminé ressemble désormais (si ce n est pas le cas, appelez-moi) : SAUVEGARDEZ!! Sauvegardez votre document Word en lui donnant le nom de fichier : «PublipostageCourrier.doc» Pour terminer le publipostage, cliquez, dans la barre d outils «Publipostage» sur l outils «Fusionner vers un nouveau document» Votre publipostage est enfin terminé! Pour profiter du spectacle, passez en mode d affichage «Normal». Tous les courriers devraient apparaître vous devriez en avoir 5, si ce n est pas le cas, appelez-moi! SAUVEGARDEZ!! Sauvegardez le document Word qui s est ouvert (celui ou apparaît tout les courriers) en lui donnant le nom de fichier : «Courrier.doc» Exercice 3- Réalisation automatique d enveloppes ou d étiquettes par publipostage Maintenant que vos courriers sont prêts, nous allons voir comment créer automatiquement des enveloppes ou des étiquettes tout aussi facilement. Pour ce faire, créez un nouveau document Word vide. 1. Rendez vous dans le menu Publipostage et pour la première étape, au lieu de choisir «Lettres Types», choisissez «Enveloppes». 2. Utilisez la même source de données que précédemment (c est à dire le fichier donnees.xls et la table «Adhérents»). Cliquez sur «Préparer le document» 3. La fenêtre qui s ouvre alors vous permet de choisir l imprimante sur laquelle imprimer. Comme nous n allons pas aller jusqu à imprimer les enveloppes, faites simplement OK - 5 -

6 La fenêtre suivante devrait s ouvrir. Elle vous permet de choisir les champs à faire apparaître sur votre courrier. Arrangez-vous pour faire apparaître les champs : «civilité» «nom» «prénom» «adresse» «code postal» «ville» Faites apparaître en gras les champs : «civilité», «nom» et «ville» puis cliquez sur Fermer. Ajoutez en haut à gauche de votre enveloppe le nom et l adresse de l entreprise suivante : Wood Computer 126 Boulevard Ney Maris Ajoutez en tête de votre enveloppe le mot clé Sauter l enregistrement si pour que le test conditionnel soit le suivant : Sauter l enregistrement si le champ «à relancer» est différent de oui Votre document devrait désormais ressembler à la figure suivante

7 Cliquez sur l outil «Fusionner vers un autre document» et affichez le nouveau document en mode «Normal» pour voir le résultat. Vous devriez obtenir 5 enveloppes qu il ne vous resterait en théorie plus qu à imprimer. Sauvegardez vos deux derniers documents sur votre compte informatique

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